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Para gestores municipais de servios de sade
Gesto de
Recursos
Materiais e de
Medicamentos
Gonzalo Vecina Neto
Wilson Reinhardt Filho
GESTO DE RECURSOS
MATERIAIS E DE MEDICAMENTOS
PARA GESTORES MUNICIPAIS DE SERVIOS DE SADE
GESTO DE RECURSOS
MATERIAIS E DE
MEDICAMENTOS
Gonzalo Vecina Neto

Wilson Reinhardt Filho
INSTITUTO PARA O DESENVOLVIMENTO DA SADE IDS

NCLEO DE ASSISTNCIA MDICO-HOSPITALAR NAMH/FSP USP
BANCO ITA
SO PAULO
1998
Copyright 1998 by Faculdade de Sade Pblica

da Universidade de So Paulo
Coordenao do Projeto
Gonzalo Vecina Neto, Valria Terra, Raul Cutait
e Luiz Eduardo C. Junqueira Machado
Produo editorial e grfica
Editora Fundao Peirpolis Ltda.

Rua Girassol, 128 Vila Madalena
So Paulo SP 05433-000
Tel: (011) 816-0699 e Fax: (011) 816-6718
e-mail: peiropol@sysnetway.com.br
Projeto grfico e editorao eletrnica
AGWM Artes Grficas
Dados Internacionais de Catalogao na Publicao (CIP)

(Cmara Brasileira do Livro, SP, Brasil)
Vecina Neto, Gonzalo
Gesto de Recursos Materiais e de Medicamentos, volume 12 / Gonzalo Vecina
Neto, Wilson Reinhardt Filho. So Paulo : Faculdade de Sade Pblica da Universidade de So Paulo, 1998. (Srie Sade & Cidadania)
Realizadores: Instituto para o Desenvolvimento da Sade IDS, Ncleo de
Assistncia Mdico-Hospitalar NAMH/FSP USP, Banco Ita.
1. Estabelecimentos de assistncia sade Administrao de materiais 2.
Hospitais Sistemas de distribuio de medicamentos 3. Municpios Governo e
administrao Brasil 4. Servios de sade Administrao Brasil I. Reinhardt
Filho, Wilson. II. Ttulo. III. Srie.
98 4502
CDD 362.10687
ndices para catlogo sistemtico:

1. Medicamentos : Gesto : Servios de sade : Administrao : Bem-estar social
362.10687
2. Recursos materiais : Gesto : Servios de sade : Administrao : Bem-estar
social 362.10687
Tiragem
3.000 exemplares
autorizada a reproduo total ou parcial
deste livro, desde que citada a fonte.
Distribuio gratuita
IDS Rua Barata Ribeiro, 483 6 andar
01308-000 So Paulo SP
e-mail: ids-saude@uol.com.br
FSP Av. Dr. Arnaldo, 715 1 andar Administrao Hospitalar
Tel: (011) 852-4322 e Fax: (011) 282-9659
e-mail: admhosp@edu.usp.br
Banco Ita PROAC Programa de Apoio Comunitrio
Rua Boa Vista, 176 2 andar Corpo I
Fax: (011) 237-2109
REALIZAO
INSTITUTO PARA O DESENVOLVIMENTO
DA SADE
Presidente: Prof. Dr. Raul Cutait
FACULDADE DE SADE PBLICA DA
UNIVERSIDADE DE SO PAULO FSP/USP
Diretor: Prof. Dr. Jair Lcio Ferreira
NCLEO DE ASSISTNCIA
MDICO-HOSPITALAR NAMH/FSP
Coordenador: Prof. Gonzalo Vecina Neto
BANCO ITA S.A.
Diretor Presidente: Dr. Roberto Egydio Setubal
APOIO
CONSELHO NACIONAL DE SECRETRIOS

MUNICIPAIS DE SADE
MINISTRIO DA SADE
ORGANIZAO PAN-AMERICANA DA SADE
FUNDO DAS NAES UNIDAS PARA A INFNCIA UNICEF
AGRADECIMENTOS
Agradecemos s equipes das secretarias da Sade dos
cinco municpios que participaram dos mdulos de
treinamento, que, atravs da troca de experincias e sugestes incorporadas neste manual , enriqueceram
sobremaneira o seu contedo:
DIADEMA
Ana Aparecida de Andrade
Juarez Augusto de Souza
Ronaldo Jos de Oliveira
FORTALEZA
Francinete Teles
Jorge Luiz Campelo Tavares
Maria Lcia Fernandes Gurgel
VOLTA REDONDA
Celia Gomes
Ivone Maria de Barros
Jorge Shimoda
Vnia Martins da Silva
Zila Marcet de Andrade
FOZ DO IGUAU
Marcelo Morato Corra
Mohamad Abdul Hadi
Osmar Jos da Silva
BETIM
Rilke Novato Pblio
PREFCIO
ste conjunto de manuais para o projeto Sade &

Cidadania se insere no trabalho iniciado h cinco anos
pelo Banco Ita com a criao do Programa de Apoio
Comunitrio (PROAC). Voltado desde a origem para
programas de educao bsica e sade, o PROAC tem
desenvolvido dezenas de projetos de sucesso. Um dos
melhores exemplos o Razes e Asas, elaborado em
parceria com o Fundo das Naes Unidas para a Infncia
(Unicef) e o Centro de Estudos e Pesquisas em Educao, Cultura e Ao Comunitria (Cenpec). Com iniciativas como essa, o Programa de Apoio Comunitrio
tem recebido diversas manifestaes de reconhecimento
e premiaes.
Os resultados positivos obtidos com os programas j
implantados levam agora o Ita a viabilizar este projeto
dirigido s necessidades detectadas na rea de sade. O
projeto Sade & Cidadania resulta da honrosa parceria
do Banco Ita, do Instituto para o Desenvolvimento da
Sade (IDS) e do Ncleo de Assistncia Mdico-Hospitalar
da Faculdade de Sade Pblica da Universidade de So
Paulo (NAMH/FSP USP). A meta agora divulgar para
os municpios brasileiros o conhecimento e as experincias acumuladas por especialistas na rea da sade
pblica, que participaram da elaborao destes manuais,
bem como os resultados advindos da sua utilizao na
fase de teste em cinco municpios. Por meio deles pretende-se aperfeioar a atuao dos gestores municipais
de servios de sade para a melhoria da qualidade de

vida das comunidades a partir de noes bsicas de
gesto da sade. Nos manuais, os gestores da sade
encontraro fundamentos sobre planejamento em
sade, qualidade na gesto local de sade pblica, vigilncia sanitria, gesto financeira, gerenciamento de
equipamentos hospitalares, gesto de medicamentos e
materiais, entre outros.
O trabalho de divulgao do que pode ser considerado um dos pilares da sade pblica a viabilizao
da otimizao dos recursos disponveis com o objetivo
de melhorar a qualidade do atendimento prestado
populao contar com o apoio da rede de agncias
do Ita que, sempre sintonizadas com as necessidades
locais, podero ajudar a divulgar o material elaborado
pelo projeto.
A inteno deste programa, vale frisar, ser sempre
aumentar a eficcia da ao dos gestores municipais da
sade quanto s melhores maneiras de aproveitar ao
mximo todos os recursos que estiverem efetivamente
ao seu alcance, por mais limitados que possam parecer.
Os beneficirios deste trabalho sero as populaes das
cidades mais carentes, e o Brasil em ltima anlise, por
meio da disseminao de tcnicas e experincias de
ltima gerao.
O Banco Ita, no seu papel de empresa-cidad e
socialmente responsvel, acredita que assim estar contribuindo para a melhoria da qualidade dos servios de
sade e para a construo de uma sociedade mais justa.
ROBERTO EGYDIO SETUBAL

Diretor Presidente
Banco Ita S.A.
APRESENTAO
setor da sade no Brasil vive hoje um

momento peculiar. O Sistema nico de Sade (SUS)
constitui um moderno modelo de organizao dos
servios de sade que tem como uma de suas caractersticas primordiais valorizar o nvel municipal. Contudo,
apesar de seu alcance social, no tem sido possvel
implant-lo da maneira desejada, em decorrncia de
srias dificuldades relacionadas tanto com seu financiamento quanto com a eficincia administrativa de
sua operao. Essa situao fez com que fossem
ampliados, nos ltimos anos, os debates sobre o
aumento do financiamento do setor pblico da sade
e a melhor utilizao dos limitados recursos existentes.
Sem dvida, as alternativas passam por novas propostas de modelos de gesto aplicveis ao setor e que
pretendem redundar, em ltima anlise, em menos
desperdcio e melhoria da qualidade dos servios
oferecidos.
Os Manuais para Gestores Municipais de Servio de
Sade foram elaborados com a finalidade de servir
como ferramenta para a modernizao das prticas
administrativas e gerenciais do SUS, em especial para
municpios. Redigidos por profissionais experientes,
foram posteriormente avaliados em programas de
treinamento oferecidos pela Faculdade de Sade Pblica da USP aos participantes das cidades-piloto.
Este material colocado agora disposio dos
responsveis pelos servios de sade em nvel municipal.
XII
Daqui para a frente, esforos conjuntos devero ser multiplicados para que os municpios interessados tenham
acesso no apenas aos manuais, mas tambm sua
metodologia de implantao. Mais ainda, a proposta
que os resultados deste projeto possam ser avaliados de
maneira a, no futuro, nortear decises tcnicas e polticas
relativas ao SUS.
A criao destes manuais faz parte do projeto Sade
& Cidadania e fruto dos esforos de trs instituies
que tm em comum a crena de que a melhoria das
condies sociais do pas passa pela participao ativa
da sociedade civil: o Instituto para o Desenvolvimento
da Sade (IDS), que uma organizao no-governamental, de carter apartidrio, e que congrega indivduos
no s da rea da sade, mas tambm ligados a outras
atividades, que se propem a dar sua contribuio para
a sade; o Ncleo de Assistncia Mdico-Hospitalar da
Faculdade de Sade Pblica da Universidade de So
Paulo (NAMH/FSP USP), que conta com a participao
de experiente grupo da academia ligado gesto e
administrao; e o Banco Ita, que, ao acreditar que a
vocao social faz parte da vocao empresarial, apia
programas de ampla repercusso social. O apoio oferecido pelo Conselho Nacional de Secretrios Municipais
de Sade (CONASEMS), pelo Ministrio da Sade e pela
Organizao Pan-Americana da Sade (OPAS) refora a
possibilidade de xito dessa proposta.
O sentimento dos que at o momento participaram
deste projeto de entusiasmo, acoplado satisfao
profissional e ao esprito de participao social, num legtimo exerccio de cidadania. A todos os nossos profundos
agradecimentos, extensivos Editora Fundao Peirpolis,
que se mostrou uma digna parceira deste projeto.
RAUL CUTAIT
Presidente
Instituto para o
Desenvolvimento da Sade
NOTAS EXPLICATIVAS
UM
POUCO DE HISTRIA
As duas ltimas dcadas foram marcadas por intensas transformaes no sistema de sade brasileiro, intimamente relacionadas com as mudanas ocorridas no mbito
poltico-institucional. Simultaneamente ao processo de
redemocratizao iniciado nos anos 80, o pas passou por
grave crise na rea econmico-financeira.
No incio da dcada de 80, procurou-se consolidar o
processo de expanso da cobertura assistencial iniciado
na segunda metade dos anos 70, em atendimento s
proposies formuladas pela OMS na Conferncia de
Alma-Ata (1978), que preconizava Sade para Todos no
Ano 2000, principalmente por meio da Ateno Primria
Sade.
Nessa mesma poca, comea o Movimento da Reforma Sanitria Brasileira, constitudo inicialmente por uma
parcela da intelectualidade universitria e dos profissionais da rea da sade. Posteriormente, incorporaramse ao movimento outros segmentos da sociedade, como
centrais sindicais, movimentos populares de sade e
alguns parlamentares.
As proposies desse movimento, iniciado em pleno
regime autoritrio da ditadura militar, eram dirigidas
basicamente construo de uma nova poltica de
sade efetivamente democrtica, considerando a
descentralizao, universalizao e unificao como
elementos essenciais para a reforma do setor.
Vrias foram as propostas de implantao de uma
rede de servios voltada para a ateno primria sade,
XIV
com hierarquizao, descentralizao e universalizao,

iniciando-se j a partir do Programa de Interiorizao das
Aes de Sade e Saneamento (PIASS), em 1976. Em
1980, foi criado o Programa Nacional de Servios Bsicos
de Sade (PREV-SADE) que, na realidade, nunca saiu
do papel , logo seguido pelo plano do Conselho
Nacional de Administrao da Sade Previdenciria
(CONASP), em 1982, a partir do qual foi implementada a
poltica de Aes Integradas de Sade (AIS), em 1983.
Estas constituram uma estratgia de extrema importncia para o processo de descentralizao da sade.
A 8 Conferncia Nacional da Sade, realizada em
maro de 1986, considerada um marco histrico, consagra os princpios preconizados pelo Movimento da
Reforma Sanitria.
Em 1987 implementado o Sistema Unificado e
Descentralizado de Sade (SUDS), como uma consolidao das AIS, que adota como diretrizes a universalizao e a eqidade no acesso aos servios, a integralidade
dos cuidados, a regionalizao dos servios de sade e
implementao de distritos sanitrios, a descentralizao das aes de sade, o desenvolvimento de instituies colegiadas gestoras e o desenvolvimento de uma
poltica de recursos humanos.
O captulo dedicado sade na nova Constituio
Federal, promulgada em outubro de 1988, retrata o
resultado de todo o processo desenvolvido ao longo
dessas duas dcadas, criando o Sistema nico de Sade
(SUS) e determinando que a sade direito de todos e
dever do Estado (art. 196).
Entre outros, a Constituio prev o acesso universal
e igualitrio s aes e servios de sade, com regionalizao e hierarquizao, descentralizao com direo
nica em cada esfera de governo, participao da comunidade e atendimento integral, com prioridade para as
atividades preventivas, sem prejuzo dos servios assistenciais. A Lei n 8.080, promulgada em 1990, operacionaliza as disposies constitucionais. So atribuies
do SUS em seus trs nveis de governo, alm de outras,
ordenar a formao de recursos humanos na rea de
sade (CF, art. 200, inciso III).
No entanto, um conjunto de fatores como problemas
ligados ao financiamento, ao clientelismo, mudana do
padro epidemiolgico e demogrfico da populao, aos
XV
crescentes custos do processo de ateno, ao corporativismo dos profissionais da sade, entre muitos outros
tem se constitudo em obstculos expressivos para
avanos maiores e mais consistentes. Tudo isso redunda
em uma sensao de inviabilidade do SUS, apesar de o
caminho ser unanimemente considerado como correto.
Existe um consenso nacional de que uma poltica
substantiva de descentralizao tendo como foco o
municpio, que venha acompanhada de abertura de
espao para o controle social e a montagem de um sistema de informao que permita ao Estado exercer seu
papel regulatrio, em particular para gerar aes com
capacidade de discriminao positiva, o caminho para
superar as causas que colocam o SUS em xeque.
Assim, necessrio desenhar estratgias para superar
o desafio da transformao a ser realizada, e uma delas
diz respeito ao gerenciamento do setor da sade. preciso criar um novo espao para a gerncia, comprometida com o aumento da eficincia do sistema e com a gerao de eqidade.
Dessa forma, entre outras aes, torna-se imprescindvel repensar o tipo de gerente de sade adequado para
essa nova realidade e como deve ser a sua formao.
Esse novo profissional deve dominar uma gama de
conhecimentos e habilidades das reas de sade e de
administrao, assim como ter uma viso geral do contexto em que elas esto inseridas e um forte compromisso social.
Sob essa lgica, deve-se pensar tambm na necessidade de as organizaes de sade (tanto pblicas como
privadas) adaptarem-se a um mercado que vem se tornando mais competitivo e s necessidades de um pas
em transformao, em que a noo de cidadania vem se
ampliando dia a dia.
Nesse contexto, as organizaes de sade e as pessoas
que nelas trabalham precisam desenvolver uma dinmica de aprendizagem e inovao, cujo primeiro passo
deve ser a capacidade crescente de adaptao s
mudanas observadas no mundo atual. Devem-se procurar os conhecimentos e habilidades necessrios e a melhor maneira de transmiti-los para formar esse novo
profissional, ajustado realidade atual e preparado para
acompanhar as transformaes futuras.
esse um dos grandes desafios a serem enfrentados.
XVI
PROJETO
SADE & CIDADANIA
A partir da constatao da necessidade de formar

gerentes para o nvel municipal, um conjunto de instituies articulou-se para desenvolver uma estratgia que
pudesse dar uma resposta ao desafio.
Assim, o Instituto para o Desenvolvimento da Sade
(IDS) e o Ncleo de Assistncia Mdico-Hospitalar da
Faculdade de Sade Pblica da Universidade de So
Paulo (NAMH/FSP USP), com o apoio poltico do Conselho Nacional de Secretrios Municipais de Sade
(CONASEMS), da Organizao Pan-Americana da Sade
(OPAS) e do Ministrio da Sade, com o apoio financeiro do Banco Ita, desenvolveram este projeto com os
seguintes objetivos:
Apoiar, com fundamento em aes, a implantao
do Sistema nico de Sade (SUS).
Criar uma metodologia e organizar um conjunto de
conhecimentos que possam ser aplicados amplamente no desenvolvimento de capacitao gerencial em gesto de aes e servios de sade prestados em municpios com mais de 50.000 habitantes.
Colocar disposio dos municpios brasileiros um
conjunto de manuais dedicados gesto local de
servios de sade, tanto em forma de livros como em
meio magntico e ainda por intermdio da Internet.
Gerar a formao de massa crtica de recursos
humanos com capacidade para interpretar, analisar
e promover mudanas organizacionais em favor de
uma maior eficincia do setor da sade.
Mediante a organizao e consolidao de um conjunto de conhecimentos j disponveis, o projeto desenvolveu uma srie de doze manuais que privilegia a rea
gerencial e que, alm de reunir os conhecimentos existentes de cada tema especfico, articula as experincias
prticas de seus autores, gerando um produto final
capaz de oferecer ao usurio um caminho para seu
aprendizado de forma clara e acessvel. Portanto, no se
trata de um simples agrupamento de manuais e sim de
um projeto educativo e de capacitao em servio no
tradicional, destinado a criar e fortalecer habilidades e
conhecimentos gerenciais nos funcionrios que ocupam
postos de responsabilidade administrativa nos servios
locais de sade.
XVII
Os manuais que compem o projeto e seus respectivos autores so os seguintes:

1. Distritos Sanitrios: Concepo e Organizao
Eurivaldo Sampaio de Almeida, Cludio Gasto
Junqueira de Castro e Carlos Alberto Lisboa.
2. Planejamento em Sade Francisco Bernardini
Tancredi, Susana Rosa Lopez Barrios e Jos
Henrique Germann Ferreira.
3. Qualidade na Gesto Local de Servios e Aes de
Sade Ana Maria Malik e Laura Maria Cesar
Schiesari.
4. Gesto da Mudana Organizacional Marcos
Kisil. Colaborao de Tnia Regina G. B. Pupo.
5. Auditoria, Controle e Programao de Servios de
Sade Gilson Caleman, Marizlia Leo Moreira e
Maria Ceclia Sanchez.
6. Sistemas de Informao em Sade para Municpios Andr de Oliveira Carvalho e Maria
Bernadete de Paula Eduardo.
7. Vigilncia em Sade Pblica Eliseu Alves
Waldman. Colaborao de Tereza Etsuko da Costa
Rosa.
8. Vigilncia Sanitria Maria Bernadete de Paula
Eduardo. Colaborao de Isaura Cristina Soares de
Miranda.
9. Gesto de Recursos Humanos Ana Maria Malik e
Jos Carlos da Silva.
10. Gesto de Recursos Financeiros Bernard Franois
Couttolenc e Paola Zucchi.
11. Gerenciamento de Manuteno de Equipamentos
Hospitalares Saide Jorge Calil e Marilda Solon
Teixeira.
12. Gesto de Recursos Materiais e Medicamentos
Gonzalo Vecina Neto e Wilson Reinhardt Filho.
METODOLOGIA UTILIZADA
Aps a elaborao da primeira verso dos manuais,

realizaram-se trs mdulos de treinamento com os cinco
municpios indicados pelo CONASEMS (Diadema-SP,
Betim-MG, Foz do Iguau-PR, Fortaleza-CE e Volta Redonda-RJ) com o objetivo de test-los e exp-los crtica.
XVIII
A proposta de aplicao desenvolveu-se da seguinte

forma:
Mdulo 1: apresentao pelo docente do material
produzido e discusses em sala de aula, com a
proposio de sua aplicao ao retornar para o
campo.
Mdulo 2 (seis semanas aps o primeiro): apresentao pelos alunos das dificuldades encontradas no
campo e transformao da sala de aula em um
espao de consultoria e troca de experincias.
Mdulo 3 (seis semanas aps o segundo): avaliao
dos avanos obtidos, das limitaes, dos contedos
dos manuais e do processo como um todo.
Cada mdulo de treinamento dos manuais 1, 2, 3 e 4
prolongou-se por quatro dias, contando com cerca de cinco participantes de cada municpio, de preferncia do nvel poltico-administrativo. Para os manuais operacionais
(de 5 a 12), os treinamentos desenvolveram-se em mdulos de trs dias, com trs participantes por municpio.
Na avaliao final, ficou claro que todo o processo foi
extremamente positivo tanto para os participantes como
para os autores, que puderam enriquecer os contedos
dos manuais mediante a troca de experincias e a colaborao dos mais de cem profissionais que participaram
dos seminrios.
Tambm ficou evidenciado que, para o desenvolvimento futuro do projeto, o primeiro mdulo (didtico)
dispensvel para o processo de aprendizado. Entretanto, fundamental um momento de esclarecimento de
dvidas e de proposio de solues para as dificuldades encontradas, principalmente se isso ocorrer em
um espao que permita troca de idias com outras pessoas com experincias semelhantes.
O projeto Sade & Cidadania prope que, paralelamente ao uso dos manuais, seja utilizado o projeto
GERUS Desenvolvimento Gerencial de Unidades Bsicas de Sade, para a capacitao de gerentes de
unidades de baixa complexidade. O GERUS um projeto desenvolvido conjuntamente pelo Ministrio da
Sade e pela Organizao Pan-Americana da Sade que
pretende institucionalizar mudanas nos padres de
organizao dos servios, com o objetivo de adequ-los
XIX
realidade de cada localidade ou regio, e j est em

uso em vrios municpios do pas.
IMPLEMENTAO DO PROJETO
O material resultante do processo relatado pode

ser utilizado diretamente pelas secretarias municipais da
Sade para a capacitao dos profissionais que ocupam
postos de responsabilidade administrativa.
Eventualmente, a simples leitura dos manuais e a discusso entre seus pares podero ser consideradas pelos
gerentes como insuficientes para um melhor desempenho
das atividades descritas, ou talvez haja a necessidade de
um maior aprofundamento das questes levantadas.
Nesse caso, o gestor municipal poder solicitar ao
Ncleo de Sade Pblica ligado universidade mais
prxima de seu municpio ou, se houver, escola de formao da secretaria da Sade de seu Estado, a realizao de um perodo de treinamento (nos moldes do
descrito no mdulo 2), tendo como base o material oferecido pelo projeto Sade & Cidadania. Como j foi
mencionado, esse processo torna-se muito mais
proveitoso quando possibilita a troca de experincias
entre profissionais de diferentes municpios.
Uma outra proposta, ainda em fase de desenvolvimento, a transformao dos manuais em hipertexto,
tornando-os disponveis em CD-ROM e em site na Internet,
este ltimo possibilitando inclusive a criao de chats
para discusso de temas especficos e um dilogo direto
com os autores.
Nesse entretempo, o Ncleo de Assistncia MdicoHospitalar da Faculdade de Sade Pblica dever realizar
reunies com os ncleos de Sade Coletiva que estiverem
dispostos a formar monitores para o processo. Tambm
poder realizar treinamentos em municpios que os solicitarem. Para isso, devem entrar em contato com a Faculdade de Sade Pblica, por meio de carta, fax ou e-mail.
PERSPECTIVAS
A cultura organizacional do setor pblico brasileiro, em geral, no estimula a iniciativa e a criatividade
de seus trabalhadores. Entretanto, deve-se lembrar que
todo processo de mudana implica a necessidade de
profissionais no apenas com boa capacitao tcnica,
mas com liberdade de criao e autonomia de ao.
XX
O projeto Sade & Cidadania oferece aos municpios

um instrumental testado de formao de gerentes. O
desafio agora utiliz-lo, tendo sempre presente a perspectiva de que a transformao est em marcha e ainda
h um longo caminho a ser percorrido no processo de
implementao e viabilizao do SUS.
GONZALO VECINA NETO
RAUL CUTAIT
VALRIA TERRA
Coordenadores do Projeto
SUMRIO
Introduo
.............................................................................................................
Funes da administrao de materiais
.....................................................
.........................................................................
Subsistema de controle ......................................................................................
13
Subsistema de normalizao
Subsistema de compras
................................................................................... 29
Subsistema de armazenamento
..................................................................... 49
Estrutura organizacional para a

administrao de materiais ...........................................................................
71
Propostas de rotinas para o sistema de

administrao de materiais .............................................................................
73
Anexos
................................................................................................................... 81
Bibliografia
........................................................................................................... 93
Os autores
............................................................................................................. 95
1
GESTO
DE RECURSOS MATERIAIS E DE MEDICAMENTOS
INTRODUO
objetivo bsico da administrao de materiais consiste em colocar os

recursos necessrios ao processo produtivo com qualidade, em quantidades adequadas, no tempo correto e com o menor custo.
Materiais so produtos que podem ser armazenados ou que sero consumidos
imediatamente aps a sua chegada. Baseado nesse conceito, esto excludos os
materiais considerados permanentes, como equipamentos mdico-hospitalares, mobilirio, veculos e semelhantes, e includos, portanto, os demais produtos, como medicamentos, alimentos, material de escritrio, de limpeza, de
conservao e reparos, de uso cirrgico, de radiologia, de laboratrio, reagentes
qumicos, vidraria, etc.
Os medicamentos, que costumam receber um tratamento diferenciado devido a sua importncia estratgica para as aes de sade, sero considerados
como um grupo de materiais uma vez que essa diferenciao no garante um
gerenciamento satisfatrio se comparado com os demais grupos de materiais.
Em um hospital, os gastos com materiais representam aproximadamente de
15 a 25% das despesas correntes. Em um ambulatrio, a estimativa varia de
acordo com a forma de prestao do servio. A dispensao de medicamentos
um dos itens que afetam de forma fundamental os gastos da unidade. Ainda
assim, pode-se dizer que os materiais comprometem entre 2% e 5% do total de
despesas correntes de uma unidade ambulatorial.
O sistema de materiais de um hospital registra de 3.000 a 6.000 itens de consumo adquiridos com certa freqncia; um ambulatrio, entre 200 e 500 itens.
Apenas como comparao, um caminho mdio se compe de aproximadamente 10.000 peas.
Esses nmeros mostram que a complexidade de um sistema no est restrita
quantidade de variveis ou ao seu custo necessrio considerar tambm a
complexidade do seu processo produtivo.
2
GESTO
O processo de produo do setor da sade muito complexo e o hospital, uma

das mais intrincadas unidades de trabalho, porquanto ele constitui um centro de
interao de vrias disciplinas e profisses, incorporando tecnologias, gerando um
modelo assistencial com uma variedade enorme de itens e graus de diversidade.
Uma das maiores dificuldades da administrao de materiais reside na distncia entre o processo produtivo e os sistemas de apoio, fato que se repete na
administrao de recursos humanos e outros sistemas atuantes nas unidades.
POR
QUE FALTA MATERIAL?
Uma maneira interessante de formular essa questo : em que medida as

faltas so resultantes de falhas da administrao de materiais? Ou ainda: por
que os sistemas meio e fim funcionam de forma to dissociada?
A resposta questo fundamental, pois identifica as causas e orienta as
aes necessrias para sua correo. O diagnstico inadequado leva a uma
ao que no produzir os efeitos desejados.
As causas da falta de materiais podem ser identificadas em trs diferentes
grupos:
Causas estruturais
Falta de prioridade poltica para o setor: baixos investimentos, baixos
salrios, corrupo, servios de baixa qualidade, etc.
Clientelismo poltico: diretores incompetentes, fixao de prioridades
sem a participao da sociedade, favorecimentos, etc.
Controles burocrticos: que agem sobre os instrumentos, particularmente naqueles de carter econmico, levando desvalorizao das
aes executadas e invertendo o referencial das organizaes.
importante lembrar que no basta fazer as coisas corretamente: devese tambm fazer as coisas certas. A burocracia somente se preocupa
com o rito a ela no interessa o produto final.
Centralizao excessiva: produz danos imensos na rea de materiais.
Compras centralizadas e baseadas exclusivamente em menores preos
so exemplos que devem ser evitados.
Causas organizacionais
Decorrem, em geral, das descritas anteriormente.
Falta de objetivos: quando os objetivos no esto claros, cada unidade
cria seu prprio sistema de referncia. Como conseqncia, pode
ocorrer uma dissociao entre a rea fim e as reas meio.
Falta de profissionalismo da direo.
3
GESTO
Falta de capacitao e de atualizao do pessoal.

Falta de recursos financeiros.
Falta de controles.
Corrupo.
Falta de planejamento.
Rotinas e normas no estabelecidas adequadamente.
Causas individuais
Em parte, tambm derivam das anteriores.
Diretores improvisados: inseguros ou incapazes de inovar, sem condies de manter um dilogo adequado com a rea fim.
Funcionrios desmotivados: sem compromisso com a instituio. Seu
principal objetivo a manuteno do emprego.
Considerando-se tudo o que foi colocado at agora, a pergunta passa a ser: a
administrao de materiais possui os elementos adequados para evitar as faltas?
Se a resposta for positiva, a administrao de materiais, equipada de tecnologia adequada, poder evitar, em parte, a falta de materiais, porm essa ao isolada no suficiente sem a eliminao das causas. A administrao de materiais
isoladamente no capaz de evitar as faltas. O sistema de materiais deve ser
entendido como um subsistema do sistema de produo que funciona como
meio para que se alcancem os objetivos. Trata-se, portanto, de uma rea que
depende do processo de formulao de objetivos e metas da organizao.
5
GESTO
FUNES DA ADMINISTRAO
DE MATERIAIS
rios e conflitantes interesses esto envolvidos na administrao de

materiais.
O ponto de vista do usurio: deseja o material correto, em condies
apropriadas de utilizao, entregue no lugar certo e a tempo de evitar a sua falta. Podemos ainda acrescentar que o usurio gostaria que
o tempo despendido na entrega fosse o menor possvel e que se gastasse o mnimo de tempo no preenchimento de formulrios e seu
arquivamento.
O ponto de vista da rea econmico-financeira: deseja adquirir o
material ao menor custo e maiores prazos de pagamento; busca uma
reduo do valor do estoque e no quer que ocorrncias relacionadas
a materiais (como compras erradas, falta de itens crticos, etc.) sejam
freqentes.
O ponto de vista dos fornecedores: desejam fornecer a maior quantidade de material possvel, vend-lo ao maior preo, receber a curto
prazo e no ter qualquer responsabilidade futura a respeito da utilizao dos itens.
A administrao de materiais deve conciliar esses interesses to diversos.

Para tanto, utiliza tcnicas cujas funes esto ilustradas na figura 1 e agrupadas em quatro subsistemas ou grupos:
Grupo 1 Subsistema de normalizao

Responsvel por responder pergunta: o qu? (comprar, armazenar e distribuir). composto das funes de normalizao, que vai selecionar, padronizar
e especificar os materiais, e de classificao/codificao de materiais.
6
GESTO
Grupo 2 Subsistema de controle

Deve responder s questes: quando e quanto? Suas funes so gesto e valorao de estoques.
Grupo 3 Subsistema de aquisio

Possui duas funes a aquisio, que responde pela compra dos materiais, e
a alienao, que cuida da venda de materiais no utilizados ou inservveis.
Grupo 4 Subsistema de armazenamento

Responsvel pelo recebimento de materiais, armazenamento e distribuio.
Nesse subsistema h as funes de armazenamento, movimentao e transporte de materiais e o controle de qualidade.
Figura 1
Grupo 1
Normalizao
Classificao
de Materias
Normalizao e
Padronizao de
Materiais
Gesto de
Estoques
Recebimento e
Inspeo de
Qualidade
Valorao de
Estoques
Movimentao e
Transporte de
Materiais
Grupo 4
Armazenamento
Grupo 2
Controle
Armazenamento
de Materiais
Aquisio
de Materiais
Alienao
de Materiais
Grupo 3
Aquisio
7
GESTO
SUBSISTEMA DE NORMALIZAO
efere-se aos instrumentos necessrios perfeita especificao dos materiais utilizados. o lao de unio entre a proposta assistencial e o sistema
de apoio. Nesse campo ocorre o dilogo tcnico entre as reas meio e fim.
Infelizmente, na rea da sade as maiores falhas dos sistemas de administrao
de materiais se encontram nesse ponto.
Poucas so as organizaes que elaboraram de forma adequada um catlogo
de materiais e mais raras ainda as que respeitam e atualizam o catlogo existente.
Entende-se por catlogo de materiais o conjunto de itens consumidos pela
instituio devidamente classificados e codificados.
O subsistema de normalizao utiliza como entradas:
As normas tcnicas, a poltica da organizao, os recursos tecnolgicos e
de produo disponveis no mercado, que serviro para definir o modelo assistencial, o grau de atendimento a ser prestado, alm de verificar as
possibilidades de resposta do mercado s solicitaes de materiais.
As classificaes denominadas ABC de valor e ABC de popularidade
(ou XYZ de importncia) so tambm importantes e sero detalhadas
no subsistema de controle. A primeira classifica os materiais conforme
o comprometimento de recursos financeiros para cada item. A segunda utiliza como parmetro a freqncia de solicitao do item e a sua
importncia para o processo produtivo. Ambas as classificaes sero
teis para a definio da poltica de estoques.
Os relatrios de materiais adquiridos/solicitados, sejam os mantidos
em estoque, sejam os de entrada e sada, bem como o relatrio que
relaciona os materiais no utilizados h mais de um ano, fornecem
importantes subsdios para nortear as incluses ou excluses de itens
do catlogo.
8
GESTO
O processamento dos dados, feito manual ou eletronicamente, fornece os relatrios de materiais por ordem alfabtica, por cdigo, e o catlogo de especificaes.
As funes desenvolvidas pela rea so as seguintes:
NORMALIZAO
OU SELEO
Para executar adequadamente essa tarefa, fundamental a participao

de todos os setores que tomam parte no processo produtivo. O grupo multidisciplinar seleciona os itens que sero includos ou excludos do catlogo de
materiais. A elaborao, reviso peridica e atualizao do catlogo de materiais no deve ser feita apenas pela administrao de materiais uma obrigao de todos.
O grupo escolhido deve ser tecnicamente capaz de executar a tarefa, ser respeitado do ponto de vista tcnico e manter um dilogo contnuo com os usurios, para que o produto final represente as necessidades do sistema fim.
Considerando-se a realidade atual, com grandes mudanas tecnolgicas e
cada vez mais rpidas, torna-se obrigatrio que o grupo desenvolva suas atividades de modo contnuo, para que, observando o ambiente externo, possa
acompanhar as transformaes e atualizar o catlogo sempre que necessrio.
De acordo com C. Moreno e G. Jaramill, a escolha de medicamentos essenciais concebida como um processo dialtico, necessariamente influenciada
pelas mudanas das condies epidemiolgicas das reas objeto de ateno,
das culturas e seus costumes, alm dos avanos dos conhecimentos e tcnicas
farmacolgicas e farmacuticas.
A seleo de medicamentos adquire grande relevncia se se levar em conta
o nmero exagerado de produtos similares e, ainda, o lanamento de outros,
que no apresentam vantagens em relao aos existentes no mercado.
Adicionalmente, a liberdade de fixao de preos e de propaganda induz
automedicao e ao consumo de medicamentos sem eficcia. Portanto, a seleo
adequada proporciona ao sistema de sade benefcios de ordem econmica,
administrativa e teraputica.
Etapas da seleo
1 etapa fase poltica
apoio poltico; apoio dos profissionais da sade em todos os nveis;
apoio dos conselhos e associaes profissionais; apoio das universidades e rgos afins.
2 etapa fase tcnica-normativa

Formao de uma comisso de farmcia e teraputica (ou comit de seleo
de medicamentos e materiais, ou outro nome qualquer) para desempenhar a
atividade: esses rgos so colegiados, de carter permanente e deliberativo.
9
SUBSISTEMA
DE NORMALIZAO
O grupo escolhido dever ter alta capacitao tcnica, ser hierarquicamente

bem situado na esfera poltica e administrativa e manter um dilogo contnuo
com o usurio. Eventualmente o grupo poder receber especialistas para orient-lo nos casos de insumos e medicamentos para clnicas especializadas.
Entre os critrios utilizados para a seleo devem ser considerados os seguintes: segurana, eficincia, eficcia, qualidade, disponibilidade no mercado,
impacto administrativo e menor custo. Os dados relativos ao consumo histrico, perfil da morbimortalidade e complexidade dos servios de sade devem
ser levantados.
3 etapa fase de estruturao da lista

Essa a fase da definio da lista a ser apresentada, considerando os grupos de
medicamentos ou materiais, bem como os nveis de complexidade da utilizao dos produtos.
Alm do catlogo, h a necessidade do desenvolvimento de formulrios destinados incluso ou retirada de itens para prescrio e uso de materiais fora da
seleo. Esses modelos proporcionaro o enriquecimento e aperfeioamento da
lista, pois facilitam a participao e a adeso dos profissionais de forma dinmica.
4 etapa fase de implantao e divulgao da lista
O apoio governamental de extrema importncia para a legalizao e
a apresentao da lista, transformando-a em fato poltico.
O apoio dos profissionais, entidades representativas de classe, universidades e comunidade avaliao e divulgao da lista poder ser feito
por meio de seminrios, palestras e meios de comunicao como forma
de legitimar o trabalho.
No se deve esquecer que a deciso de comprar um item implica a realizao de alguma atividade ou obteno de algum produto. Portanto, esse um
grupo estratgico.
ESPECIFICAO
Especificao de um determinado produto ou servio a sua descrio
precisa, utilizando-se critrios objetivos, de fcil compreenso, que possibilite
a sua identificao por parte dos clientes tanto internos quanto externos.
A elaborao de especificaes no deve incluir restries demasiadas, que,
alm de dificultar a aquisio do produto, certamente aumentar o valor de
compra.
A especificao pode utilizar: nome do fabricante e nmero do catlogo
(usado nos casos de peas de reposio); critrios de uso e desempenho
como em luvas de procedimentos; propriedades fsicas e qumicas do produto como em cloreto de sdio PA; normas tcnicas como ABNT; materiais
10
GESTO
utilizados na confeco do produto como em seringa de vidro, luva de ltex;

marca do produto, etc.
Sempre que possvel, os critrios acima devem ser usados de forma combinada para que a especificao tcnica seja mais completa.
O setor pblico resiste utilizao da marca registrada do produto em suas
especificaes, pois desrespeita o princpio de igualdade entre os licitantes.
Em alguns casos, porm, no h outra possibilidade. Como exemplo podemos
citar equipamentos que utilizam apenas insumos especificados pelo fabricante. A justificativa tcnica deve ser elaborada de modo a resistir a eventuais discusses jurdicas.
A especificao completa de um item serve como meio de comunicao
entre a unidade e os fornecedores externos. Uma descrio simplificada para
utilizao interna, com a gerao de um segundo catlogo, muito til.
CLASSIFICAO
A classificao dos produtos leva em considerao determinados critrios de agrupamento dos itens de modo que possam ser codificados posteriormente. Os itens devem ser classificados de maneira simples e objetiva para
facilitar a padronizao, o armazenamento, a distribuio e o processamento
eletrnico dos dados, obrigatrio atualmente.
CODIFICAO
A rea de materiais possui um grande nmero de transaes e os registros devem se manter atualizados. Para auxiliar a execuo dessas tarefas, h
uma linguagem especfica para a administrao de materiais. A codificao
cumpre esse papel.
O cdigo deve ser capaz de identificar o produto de modo que a um determinado cdigo corresponda um e apenas um produto, e viceversa. O sistema
de codificao no pode depender de critrios pessoais e deve ser expansvel,
de modo a suportar incluses de novos itens.
Os cdigos numricos no seqenciais e estruturados so os mais utilizados
hoje. O nmero de dgitos, dos grupos e dos subgrupos depende do tamanho
do sistema a que se destina. Costuma-se fixar um grupo de nmeros para identificar o grupo de materiais, outro para o subgrupo e um terceiro conjunto
numrico para o item, alm de um dgito verificador, adicionado pelo sistema
de processamento eletrnico de dados.
11
SUBSISTEMA
DE NORMALIZAO
Figura 2
Estrutura de cdigos
00
00
000
0
Grupo
Subgrupo
Item
Dgito controle
Uma estrutura de cdigos como essa contm at 100 grupos (de 00 a 99); em
cada grupo, ser possvel incluir at 100 subgrupos, e o sistema comporta at
1.000 itens em cada subgrupo.
Como exemplo, mostramos a seguir a tabela que contm os grupos definidos no sistema de materiais do Hospital das Clnicas da Faculdade de Medicina
da Universidade de So Paulo.
Tabela de grupos de materiais do
Hospital das Clnicas da FMUSP
GRUPO
01
02
03
04
05
07
10
11
12
14
20
21
22
23
24
25
30
31
40
41
42
43
44
DESCRIO
Material de enfermagem
Fios e agulhas para suturas
Material radiolgico, fotogrfico e grfico
rteses e prteses
Instrumental cirrgico
Material odontolgico
Produtos qumicos
Medicamentos acabados
Produtos HC (produtos industrializados no HCFMUSP)
Material para laboratrio
Perfis
Material eltrico
Conexes (manuteno)
Ferramentas
Peas e acessrios
Outros materiais
Gneros alimentcios
Utenslios de cozinha
Produtos de limpeza e segurana
Rouparia
Material de escritrio
Formulrios e impressos
Vidraria
12
GESTO
APNDICE
Para a elaborao de um catlogo de materiais, devem-se seguir os seguintes passos:
obter apoio tcnico e poltico para seu uso;
criar um grupo responsvel pela padronizao de materiais, ligado ao
nvel poltico da organizao e cujos membros sejam respeitados pelos
seus conhecimentos tcnicos e tenham capacidade de dilogo com
seus pares;
obter informaes a respeito da morbidade prevalente, da complexidade da rede, dos materiais utilizados, das caractersticas de demanda
e do modelo assistencial, da capacitao profissional do pessoal da
rea de sade, das caractersticas do mercado fornecedor; avaliar catlogos de organizaes semelhantes e dos eventuais problemas de
logstica;
decidir a estrutura do catlogo, os critrios de seleo, a classificao e
a codificao dos produtos, bem como a classificao por nvel de uso;
selecionar os materiais;
definir os nveis de utilizao dos itens;
difundir o catlogo;
divulgar normas de utilizao do catlogo;
atualizar o catlogo conforme a necessidade;
revisar o catlogo periodicamente.
13
GESTO
SUBSISTEMA DE CONTROLE
eve responder s questes: quando e quanto comprar? Suas funes so

gesto e valorao de estoques. Utiliza como entradas do processo as
normas contbeis da organizao para determinar o valor dos estoques,
os objetivos definidos em relao aos nveis de estoques a serem mantidos, os
catlogos existentes, as relaes de entrada e sada de materiais.
O ideal a existncia de reas distintas para compras e armazenamento. Essa
medida permite um duplo controle dos estoques existentes, alm do controle
fsico-financeiro. Para maiores detalhes, veja o captulo destinado estrutura
organizacional para rea de materiais.
VALORAO
DE ESTOQUES
Determinar o valor dos estoques uma tarefa que depende de vrios

fatores, e existem diversos mtodos para sua execuo.
Ao analisar-se o custo de um produto na entrada do estoque, devemos considerar todos os valores envolvidos na sua aquisio, que vo alm do simples
custo do produto em si. Devem ser observados os gastos com fretes, seguros e
impostos, que afetam enormemente o custo do material em estoque.
Por essa razo, prefere-se determinar o valor do produto na sada do estoque, e h trs possibilidades de faz-lo:
Mtodo PEPS ou FIFO (First In First Out): o primeiro a entrar o primeiro
a sair do estoque. Esse mtodo proporciona maior lucro para a empresa.
Mtodo UEPS ou LIFO (Last In First Out): o ltimo a entrar o primeiro a sair. A empresa registra menor lucro contbil.
Mtodo do custo mdio ponderado: fornece um resultado mais real.
14
GESTO
Cada mtodo apresenta vantagens e desvantagens. A escolha depende dos

objetivos de cada empresa.
No Brasil, a Lei 4.320/69, em seu art. 106, determina que os rgos pblicos
faam uso do custo mdio ponderado.
Figura 3
Representao parcial de uma ficha de controle fsico-financeiro,
destinada a obter o custo mdio
QUANTIDADE
VALOR
DATA
TIPO DE
DOCUMENTO
ORIGEM/
DESTINO
ENTRADA
SADA
SALDO
5/6
6/6
7/6
8/6
9/6
NF 123456
Requisio A
Requisio B
NF 234567
Requisio C
Forn. X
Usurio 1
Usurio 2
Forn. Y
Usurio 3
600
240
18
24
48
600
582
558
798
750
ENTRADA
SADA
18.000,00
540,00
720,00
9.600,00
1.584,48
SALDO
18.000,00
17.460,00
16.740,00
26.340,00
24.755,52
Como se pode notar na primeira entrega de 600 unidades do item, o custo

unitrio de 30,00. Na segunda entrega, cada unidade custou 40,00. No dia 8/6
havia 798 unidades em estoque, das quais 558 custaram 30,00 e 240 custaram
40,00. Na sada realizada para atendimento do usurio 3 no dia 9/6, o custo
mdio subiu de 30,00 para 33,01.
GESTO
DE ESTOQUES
Para determinar as quantidades a serem adquiridas, h vrios mtodos,

dos quais mencionamos trs a representao esquemtica est na figura 4.
A maior parte dos mtodos propostos passa por consultas aos usurios a respeito das previses de consumo, principalmente quando se trata de atividade
ou servio novos.
O primeiro mtodo considera as necessidades de atendimento da populao.
Nesse processo, a dificuldade reside no fato de que ser necessrio um envolvimento considervel de levantamentos epidemiolgicos e formas consensuais
de tratamento a ser dispensado. Embora possua qualidades, a aplicao dessa
metodologia muito difcil na prtica.
Outro mtodo utiliza parmetros referentes populao a ser assistida pelos
servios de sade. Apresenta os mesmos inconvenientes do mtodo anterior.
O mtodo baseado na mdia histrica de consumo o mais barato e simples.
Para sua aplicao, torna-se necessrio dispor de registros confiveis como o
mostrado na figura 3. As estimativas de necessidades futuras so feitas a partir
dos dados de entradas e sadas dos meses anteriores.
A sistemtica proposta, denominada mdia aritmtica mvel, considera
perodos de consumo dos seis meses anteriores para fazer-se a previso de consumo. Assim, para o clculo de consumo do ms 7, utilizamos os dados dos
meses 1 a 6; para o ms 8, os registros dos meses 2 a 7, e assim por diante.
Se no ocorrer nenhuma epidemia, uma unidade de sade apresenta um
15
SUBSISTEMA
DE CONTROLE
padro de consumo aproximadamente constante, porm podem sobrevir variaes devidas a alteraes de padro de atendimento, ocorrncias sazonais, etc.
Uma observao importante: perodos de estoque zero de um produto no
devem ser considerados no clculo da mdia, devendo ser substitudos para
que no afetem o resultado final.
Uma ateno especial deve ser dispensada para os casos em que faltas de
produtos determinam um aumento do consumo mdio de outros. Isso ocorre
quando, por exemplo, seringas de 20 ml passam a ser mais utilizadas devido
falta de seringas de 10 ml.
Figura 4
Necessidades
de Sade
Estudos
epidemiolgicos
Populao a ser
coberta Anlise
de risco
Estimativa
populacional
Produo de sade
Parmetros
de tratamento
Metas dos
Servios
Perfil
epidemiolgico de
demanda Servios a
serem cobertos
Estimativas
baseadas em servios
e programas de sade
Padronizao
Demanda
de Sade
Servios
existentes e dados de
consumo real
atualizados
Estimativas
baseadas em
consumo e projees
de dados atuais
Populao a
ser atendida pelo
servio
QUANDO
Estimativas
das necessidades
futuras de
materiais
COMPRAR?
A literatura especializada indica vrias tcnicas para responder a essa

pergunta. De modo bastante sinttico, pode-se dizer que a compra deve ser
feita sempre que o estoque apresente uma quantidade de produto suficiente
para atender as necessidades do perodo compreendido entre a solicitao
e a chegada do pedido. Esse tempo chamado de prazo de abastecimento
(PA); o nvel de estoque que indica o momento de solicitao de compra
denominado nvel de ressuprimento (NR). A quantidade a ser adquirida
deve ser a mnima suficiente para atender as necessidades at que se atinja
um novo perodo de abastecimento e calculada a partir das mdias j
mencionadas.
Durante o perodo de renovao, que o tempo que decorre entre dois
pedidos consecutivos, podem ocorrer algumas falhas, motivadas, por exemplo, por atrasos por parte dos fornecedores na entrega dos produtos ou por
aumento de demanda.
Para evitar falta de produtos e compras emergenciais, introduz-se o conceito
de estoque de reserva (ER), que uma quantidade de material para suprir eventuais necessidades do sistema.
16
GESTO
H vrias formas de calcular os estoques de reserva. Neste livro, mencionamos duas delas.
A primeira forma determina que o ER uma quantidade igual ao aumento
de demanda (D) durante o perodo de abastecimento (nD x PA), somada
quantidade a ser consumida durante o perodo estimado de atraso do fornecedor
(D x nEAF).
ER = (nD x PA) + (D x nEAF), em que:
nD = variao de demanda;
PA = prazo de abastecimento;
D = demanda mdia esperada (calculada a partir da mdia aritmtica
mvel);
nEAF = variao da expectativa de atraso do fornecedor (costuma-se considerar que para um prazo de entrega estimado de quatro semanas
haja um atraso de cerca de duas semanas).
Para dimensionar adequadamente os prazos que decorrem desde o pedido
at a entrega dos produtos, as instituies pblicas devem ainda considerar os
prazos legais obrigatrios (que variam conforme a modalidade de compra),
assim como o tempo despendido com os trmites internos.
Um mtodo emprico, porm bastante utilizado, estabelece os estoques de
reserva (em semanas de consumo) de acordo com o prazo de abastecimento:
PRAZO DE ABASTECIMENTO
1 ms
2 meses
3 meses
4 meses
5 meses
8 meses
12 meses
ESTOQUE DE RESERVA
(SUFICIENTE PARA)
2
4
5
6
8
9
12
semanas
semanas
semanas
semanas
semanas
semanas
semanas
Entendidos os conceitos anteriores, passa-se ento apresentao de dois

dos mtodos utilizados para renovao de estoques.
Modelo de estoque mnimo

Esse modelo estabelece que o nvel de reposio ser uma quantidade de material necessrio para atender ao perodo de abastecimento, tendo em vista a
expectativa de consumo indicada pela mdia aritmtica mvel, mais o estoque
de reserva. Sempre que o nvel de estoque de um determinado item atingir esse
valor, ser feito o pedido.
17
SUBSISTEMA
DE CONTROLE
A expresso do modelo :
Q = ER + (PA x D), em que;
Q = quantidade a ser adquirida;
ER = estoque de reserva;
PA = prazo de abastecimento;
D = demanda mdia.
Figura 5
Representao grfica do modelo de estoque mnimo
Quantidade em
estoque
Pedido
Pedido
Pedido
EMi
Estoque Mnimo
EMe
Estoque Mdio
Estoque de Reserva
ER
Recebimento
Recebimento
Recebimento
Recebimento
Tempo
Prazo de
abastecimento
Esse grfico mostra a variao de estoques quando se utiliza o modelo de estoque mnimo, considerando-se um item de consumo constante ao longo do tempo.
Figura 6
Representao grfica do comportamento de um item de
consumo varivel
Quantidade em
estoque
Pedido
Pedido
Pedido
Pedido
Estoque Mnimo
EMi
ER
Estoque de Reserva
Recebimentos
Recebimentos
Tempo
18
GESTO
Como pode-se notar, em ambos os casos a quantidade que determina o

ponto de pedido. Sempre que se atingir um volume de estoque definido como
estoque mnimo, ser feito o pedido de uma certa quantidade, calculada segundo
a frmula citada anteriormente.
Modelo de estoque mximo ou de renovao peridica

Esse mtodo estabelece que o pedido seja feito de acordo com datas estabelecidas; por exemplo, a cada dois meses verifica-se a posio de estoques e emite-se um pedido de compra.
A quantidade a ser adquirida calculada da seguinte maneira:
Q = EMax ED, em que:
Q = quantidade a ser adquirida;
EMax = estoque mximo;
ED = estoque disponvel (soma dos estoques existentes + pedidos j
feitos e ainda no recebidos).
Define-se como estoque mximo (EMax):
EMax = ER + (D x PR) + (D x PA), em que:
ER = estoque de reserva (verificar forma de clculo citada anteriormente);
D = demanda mdia (calculada a partir da mdia aritmtica mvel);
PR = prazo de renovao (perodo entre duas avaliaes do estoque);
PA = prazo de abastecimento (tempo que decorre entre o pedido e a
entrega efetiva do material).
Figura 7
Variao das quantidades em estoque de um item de
consumo constante
Quantidade em
estoque
EMax
Estoque Mximo
Pedido
Pedido
Pedido
EMe
Estoque Mdio
ER
Estoque de Reserva
Recebimento
Prazo de
renovao
Recebimento
Recebimento
Prazo de
abastecimento
Recebimento
Tempo
19
SUBSISTEMA
DE CONTROLE
No grfico da figura 7, as quantidades adquiridas em cada pedido so iguais

apenas porque o item possui consumo constante e a avaliao dos estoques
ocorre a intervalos regulares.
Figura 8
Comportamento de um item de consumo varivel
Quantidade em
estoque
EMax
Estoque Mximo
ER
Estoque de Reserva
Tempo
Prazo de
renovao
Prazo de
renovao
Prazo de
abastecimento
Prazo de
abastecimento
A figura 8 mostra a variao das quantidades em estoque de um item que

adquirido conforme o modelo de renovao peridica e cujo consumo varivel; ela revela ainda que os pedidos so feitos e as quantidades de cada um,
variveis. Assim, no momento do pedido (P1), solicita-se a quantidade suficiente para atingir o estoque mximo (Q1), e o recebimento dessa quantidade est
representada por (R1).
Seguindo o mesmo raciocnio, esto representados os pedidos 2, 3 e 4, com as
quantidades correspondentes e os respectivos recebimentos. importante notar
que os prazos de renovao so constantes, conforme definido pelo modelo.
Como pode-se observar, para itens de consumo constante os mtodos apresentam comportamento semelhante.
O modelo de estoques mnimos tem nveis de estoque mdio mais baixos e
uma freqncia varivel de compras, ao passo que o mtodo de estoques mximos apresenta uma distribuio mais homognea de processamento ao longo
do tempo.
A escolha da metodologia depende da poltica de armazenamento dos produtos a ser adotada.
Em qualquer situao, o sistema deve estar sempre pronto a emitir relatrios
de estoques que permitam agir prontamente para suprir necessidades emergenciais, que podem indicar a adoo de medidas extraordinrias para evitar a
falta de material.
20
GESTO
INDICADORES
DE GESTO
A literatura apresenta vrios dados que funcionam como indicadores da

gesto de materiais. Alguns deles so citados a seguir:
Porcentagem de funcionrios de compras: no mximo, 2% do total de
funcionrios do hospital.
Nmero de compras por comprador ao ms: aproximadamente 200
aquisies por comprador /ms.
Custo de um pedido: divide-se o custo do setor de compras pelo
nmero total de aquisies efetuadas no perodo. O resultado no
deve ser superior a 10 dlares.
Nvel de servio: uma relao expressa em porcentagem diviso do
nmero total de pedidos atendidos pelo nmero de solicitaes recebidas, multiplicada por 100. O ideal que essa relao seja o mais prximo de 100%.
Tempo mdio de abastecimento: o tempo decorrido entre a solicitao
de compra e a entrega do produto. importante que se monitore esse
perodo, o que pode ser feito por amostragem.
Giro de estoque ou rotatividade: um indicador que reflete o nmero de
vezes que o estoque roda em um determinado perodo. A expresso
matemtica para calcul-lo :
Giro =
Consumo no perodo (em unidades)

Estoque mdio no perodo (em unidades)
O dado referente ao estoque mdio de um determinado item obtido calculando-se a mdia dos estoques dirios do produto no perodo considerado.
Uma forma simplificada de clculo substitui o estoque mdio do perodo pelo
nmero de unidades em estoque no ltimo dia do perodo considerado.
Assim, se um hospital consome 200 caixas de seringas de 10 ml por ms e
possui um estoque mdio de 400 caixas, o giro desse item ser 0,5. Isso significa que o estoque do produto girou meia vez em um ms.
O inverso do giro (ou antigiro) indica o nmero de perodos necessrios para o
consumo do estoque. No caso acima, dois perodos, que equivalem a dois meses.
Valores elevados de giro indicam a necessidade de compras freqentes; por
outro lado, valores baixos revelam um volume elevado de estoque e, portanto,
grandes valores monetrios imobilizados.
A monitorao de preos e quantidades adquiridas so ferramentas importantes para o administrador de materiais. O estudo desses parmetros fornece
indicaes acerca de variaes percentuais de preos em determinado perodo,
variaes de quantidades em estoque ou aumento de consumo.
A seguir, apresentamos um exemplo de instrumento que contm as quantidades mensais de cefotaxima dispensadas por clnica de um hospital.
Consumo mensal de cefotaxima por clnica

MS 2
39
39
9
30
21
168
24
1276
108
24
57
32
70
332
95
20
392
24
18
3.012
MS 4
12
45
82
186
176
131
1640
101
200
62
486
43
230
69
96
4
44
171
34
295
48
2
86
32
10
4
4.293
MS 5
15
20
100
66
78
60
184
1008
52
78
26
580
24
169
89
36
8
177
19
377
10
4
3.180
MS 6
312
29
128
12
104
536
201
2075
198
302
398
546
60
415
132
99
82
40
42
331
296
30
446
130
147
2
7.096
MS 7
56
42
72
96
27
380
297
87
1050
230
240
217
308
27
48
117
40
88
43
108
415
272
236
26
423
252
40
56
6
5.301
MS 8
54
18
98
104
80
78
152
140
988
137
36
428
135
152
12
28
44
310
8
34
307
184
3
3.535
MS 9
16
56
42
36
400
438
8
78
81
98
18
88
13
159
15
79
1.631
MS 10
21
32
608
102
75
24
74
13
416
20
1.398
MS 11 MS 12
18
40
15
546
238
13
495
228
60
46
60
209
214
77
85
113
84
16
21
333
61
63
16
25
9
472
638
12
13
19
2
8
2.182
2.067
MS 13
164
361
52
144
80
54
147
96
55
40
12
593
15
3
1.816
MS 14
22
106
366
12
104
120
112
12
94
59
35
439
32
110
1.629
MDIA
129
37
33
15
82
57
37
50
165
199
105
938
119
109
142
344
42
91
140
81
74
25
52
176
178
118
23
393
122
4
63
78
10
19
20
s
160
18
21
8
36
35
46
27
114
175
63
551
71
109
144
172
28
112
50
34
30
16
37
185
124
121
12
133
78
3
33
61
33
DE CONTROLE
339
18
130
135
48
66
39
109
345
54
6
370
112
11
16
3.536
MS 3
79
104
6
158
1090
20
336
91
86
SUBSISTEMA
CLNICA MS 1
1
7
32
8
28
9
10
11
12
54
13
1487
14
114
15
48
16
114
17
384
18
19
8
20
123
21
57
22
91
23
3
24
8
25
26
232
27
28
44
29
178
30
106
31
32
33
34
35
6
36
37
38
39
1
TOTAIS
3.118
21
22
GESTO
ANLISE ABC
DE VALOR E ANLISE
XYZ
Cada produto consumido pelo sistema de sade possui a sua importncia, porm, quando se fala dos custos envolvidos na aquisio de cada item de
estoque, existem diferenas entre os materiais.
A anlise dos recursos financeiros alocados em cada produto vai demonstrar
que um pequeno nmero de itens responsvel pelo comprometimento de um
grande volume de recursos despendidos com materiais.
Com variaes devidas complexidade dos servios oferecidos, estima-se
que a distribuio seja:
5% do total de itens em estoque consomem cerca de 80% dos recursos;
15% do total de itens em estoque consomem aproximadamente 15%
dos recursos;
80% do total de itens em estoque consomem aproximadamente 5% dos
recursos.
Os itens do primeiro grupo so classificados como itens A. Embora representem os maiores gastos, no so necessariamente aqueles de maior custo unitrio. Produtos de custo unitrio mdio, mas de consumo elevado, absorvem
grandes volumes financeiros.
Os itens do segundo grupo so denominados B e os do terceiro, conhecidos
como itens C.
Naturalmente, os critrios de gerenciamento de estoque aplicados para os
produtos A so diferentes dos demais. Para esses itens, as aes devem ter
como meta:
reduo dos prazos de abastecimento;
reduo dos estoques;
reduo dos perodos de renovao;
reduo dos estoques de reserva;
estabelecimento de controles de utilizao;
busca dos melhores fornecedores;
obteno dos melhores preos.
Evidentemente, haver uma reduo dos estoques desses itens e, conseqentemente, necessidade de maior nmero de pedidos de compra; o controle contnuo dos estoques existentes fundamental para que se evitem faltas de itens A.
Em relao aos itens C, pode-se trabalhar com maiores prazos de abastecimento, aumentar os estoques de reserva, e os controles podem ser mais flexveis.
23
SUBSISTEMA
DE CONTROLE
Para os itens classificados como B, adota-se uma poltica intermediria entre

as propostas para A e C.
Como foi mencionado, a classificao ABC de popularidade (ou XYZ) pode
ser feita de maneira anloga classificao ABC de valor, apenas substituindose os valores despendidos pelo nmero de unidades consumidas pelo item.
Nesse caso, supe-se que itens muito utilizados so importantes.
De fato, no setor da sade, isso nem sempre verdade. O fato que difcil eleger critrios para indicar a importncia de um item em relao a outro. A
quantidade de uso um deles, mas talvez no seja suficiente. Outros critrios
so a eficcia teraputica, a possibilidade de gerar efeitos colaterais, etc.
O objetivo da anlise chamada XYZ melhorar ainda mais a gesto de estoques, tomando sempre providncias adicionais em relao aos itens X, ou seja,
os mais importantes do processo assistencial.
No apndice inserido a seguir, h um exerccio que permitir o acompanhamento passo a passo da construo de uma curva ABC.
SADAS
DO SUBSISTEMA DE CONTROLE
Classificao ABC de valor

Classificao ABC de popularidade
Pedidos de compra
Movimentao de estoques valorizados
Indicadores de gesto de estoque
Relao de materiais no utilizados em determinado perodo (um ano,
por exemplo)
Relatrio de estoque
APNDICE
A definio do momento da compra depende do modelo adotado para a
renovao dos estoques. Assim, como foi visto, pode-se comprar quando o
estoque chega ao ponto considerado mnimo ou aguarda-se o perodo preestabelecido para que seja feita a avaliao dos estoques.
Um sistema hbrido utiliza perodos de reviso associados ao conceito de
estoques mnimos, e as compras sero feitas ao se atingir o prazo de renovao
ou o estoque mnimo.
Os modelos citados indicam as quantidades a serem adquiridas no momento do pedido.
As quantidades a serem compradas podem ser dimensionadas tambm por
outros mtodos. Entre os mais utilizados, est o chamado lote econmico de
compra, que busca reduzir os custos de obteno e de posse do material. A
expresso matemtica utilizada para o clculo do LEC :
24
GESTO
LEC =
2 x C1 x b
C2 x I
, em que
C1 = custos envolvidos na aquisio, tais como custo do pessoal de compras, custo de editais, publicidade, etc.;
b = demanda mdia anual prevista para o item (em unidades);
C2 = custo unitrio final do item;
I = taxa (e, portanto, um valor percentual) que exprime o custo de
manuteno do estoque. Nessa taxa encontram-se os custos de seguro, juros sobre o material imobilizado, custo do espao fsico, etc.
Exemplo: se o custo de aquisio de um item (C1) 6 dlares; a demanda
mdia anual (b) de 800 unidades; o custo unitrio final (C2) de 10 dlares,
e o custo de manuteno do estoque 30%, o lote econmico de compra ser:
LEC =
2 x 6 x 800
10 x 0,3
Efetuando-se os clculos, chegamos a um valor de LEC = 57 unidades.

Existem outros ndices que podem ser calculados para auxiliar a realizar a
melhor compra. Tais frmulas de clculo so encontradas na literatura especializada.
Construo de uma curva ABC de valor

A relao de produtos ordenados segundo a classificao ABC de valor para um
certo perodo (por exemplo, um ano) obtida seguindo-se os passos abaixo:
1. Calculam-se os valores globais de consumo para cada item de compra no

perodo considerado. O valor global resultado da multiplicao do custo unitrio do produto pelo nmero de unidades consumidas ao longo do perodo.
2. Os valores de cada artigo so colocados em ordem decrescente.

3. Calcula-se o total acumulado despendido somando-se os valores globais de
cada item, anotando os valores aps a adio de cada parcela, at se obter o
valor total consumido.
4. Calcula-se o valor percentual de gasto de cada item dividindo-se o seu gasto

pelo total de recursos gastos.
5. Da mesma forma que foi feito em 3, efetua-se o clculo de percentagens

acumuladas.
6. Definem-se os itens A, B e C.
A seguir, exemplificamos os passos acima, para 20 itens, e o aspecto da curva
para esses itens.
25
SUBSISTEMA
DE CONTROLE
Evidentemente, trata-se de um exemplo e, portanto, os valores percentuais

estimados das classes A, B e C no sero encontrados nessa amostra.
A primeira pgina informa os dados iniciais e permite que se tente preencher
os campos em branco, com base no fluxo descrito acima.
Na pgina seguinte, est a soluo para os itens considerados.
Finalmente, a figura 9 ilustra a representao grfica da curva ABC para os
produtos em questo, para mostrar a forma que essa curva assume.
Embora seja um exemplo hipottico, o aspecto da curva o mesmo obtido
na prtica quando se faz a anlise ABC de valor.
26
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
(1)
(2)
(1 x 2)
UNIDADES
NO PERODO
VALOR
UNITRIO
CUSTO
TOTAL
11.535
2.000
1.253.470
8.459
7.690
12.304
56.137
5.383
5.000
769
27.684
8.000
56.906
8.459
1.538
116.888
7.690
5.383
200
769
2,00
23,07
0,50
20,00
1,50
2,50
5,00
25,00
15,38
50,00
2,50
7,69
15,00
55,00
10,00
6,25
12,50
10,00
269,15
10,00
COLOCA
EM ORDEM
ORDENA
POR CUSTO
ACUMULA
VALOR
% GASTO
POR ITEM
ACUMULA
% GASTO
ACUMULA
% ITENS
NMERO
DO ITEM
GESTO
Dados de consumo e preos unitrios para a construo de curva ABC de valor
Soluo do exerccio de construo de curva ABC de valor
NMERO
DO ITEM
(2 )
(1 x 2)
VALOR
UNITRIO
CUSTO
TOTAL
11.535
2.000
1.253.470
8.459
7.690
12.304
56.137
5.383
5.000
769
27.684
8.000
56.906
8.459
1.538
116.888
7.690
5.383
200
769
2,00
23,07
0,50
20,00
1,50
2,50
5,00
25,00
15,38
50,00
2,50
7,69
15,00
55,00
10,00
6,25
12,50
10,00
269,15
10,00
23.070,00
46.140,00
626.735,00
169.180,00
11.535,00
30.760,00
280.685,00
134.575,00
76.900.00
38.450,00
69.210,00
61.520,00
853.590,00
465.245,00
15.380,00
730.550,00
96.125,00
53.830,00
53.830,00
7.690,00
COLOCA
EM ORDEM
17
14
3
6
19
16
5
7
9
15
10
11
1
4
18
2
8
13
12
20
ORDENA
POR CUSTO
ACUMULA
VALOR
853.590,00
730.550,00
626.735,00
465.245,00
280.685,00
169.180,00
134.575,00
96.125,00
76.900.00
69.210,00
61.520,00
53.830,00
53.830,00
46.140,00
38.450,00
30.760,00
23.070,00
15.380,00
11.535,00
7.690,00
853.590,00
+1.584.140,00
2.210.875,00
2.676.120,00
2.956.805,00
3.125.985,00
3.260.560,00
3.356.685,00
3.444.585,00
3.502.795,00
3.564.315,00
3.618.145,00
3.671.975,00
3.718.115,00
3.756.565,00
3.787.325,00
3.810.395,00
3.825.775,00
3.837.310,00
3.845.000,00
% GASTO
POR ITEM
ACUMULA
% GASTO
22,2%
19,0%
16,3%
12,1%
7,3%
4,4%
3,5%
2,5%
2,0%
1,8%
1,6%
1,4%
1,4%
1,2%
1,0%
0,8%
0,6%
0,4%
0,3%
0,2%
22,2%
+ 41,2%
57,5%
69,6%
76,9%
81,3%
84,8%
87,3%
89,3%
91,1%
92,7%
94,1%
95,5%
96,7%
97,7%
98,5%
99,1%
99,5%
99,8%
100,0%
ACUMULA
% ITENS
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
50%
55%
60%
65%
70%
75%
80%
85%
90%
95%
100%
SUBSISTEMA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
(1)
UNIDADES
NO PERODO
DE CONTROLE
27
28
GESTO
Figura 9
Curva ABC
% Gasto
100,00
90,00
80,00
70,00
60,00
50,00
40,00
30,00
20,00
10,00
0,00
00 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Itens
29
GESTO
SUBSISTEMA DE COMPRAS
figura 1 (pgina 6) mostra que esse subsistema apresenta funes relacionadas com a compra e venda de materiais. A venda de materiais por uma
empresa pblica feita seguindo-se determinados princpios legais. Tal
venda desempenhada pela funo de alienao de materiais e a freqncia
com que ocorre muito baixa.
A razo para que no existam muitos casos de alienao reside no fato de
que a atividade de compra e venda com caractersticas comerciais no objetivo principal de rgos pblicos e , portanto uma ocorrncia fortuita. Importa
saber que a funo existe e permite a transferncia de um bem (ou servio)
pblico para terceiros.
Por outro lado, a funo de aquisio reveste-se de caractersticas prprias
do setor pblico. Comprar buscar o atendimento s necessidades de produtos (ou servios), conforme os requisitos de qualidade estabelecidos pelo
processo produtivo, no tempo correto, com os melhores preos e condies
de pagamento.
Cada organizao, seja pblica, seja privada, realiza essa funo segundo as
normas internas, quase sempre controlada pela administrao superior. Nas
empresas particulares, dependendo de sua complexidade, existem diferentes
graus de controle do processo de compra, diversos graus de complexidade e
instncias do processo.
Em empresas pblicas, as normas esto estabelecidas em dispositivos legais,
cuja complexidade varia conforme o valor do compromisso financeiro envolvido. Denomina-se licitao o processo formal de aquisio executado por
rgos pblicos, desenvolvido conforme os preceitos estabelecidos para tal
fim, com o objetivo de atender s necessidades da organizao quanto compra de produtos, bens ou servios destinados ao processo produtivo.
As licitaes no Brasil esto regulamentadas pela Lei 8.666 de 21 de junho de
1993, atualizada pelas leis 8.883 de 8 de junho de 1994 e 9.648 de 27 de maio
30
GESTO
de 1998. Todo administrador pblico deve necessariamente t-las, l-las e

conhec-las.
As entradas principais do sistema so a legislao (ver princpios da licitao), o mercado, as empresas assemelhadas (verificar como, de quem, a que
preo esto comprando instituies semelhantes), classificao ABC de valor,
solicitaes fora do catlogo, relatrios de movimentao de estoque, catlogo
de especificaes.
Os tpicos seguintes detalham o modo pelo qual as instituies pblicas
fazem suas compras.
LICITAO
1. Princpios da licitao
As licitaes possuem determinados princpios bsicos que devem ser observados para que ao final do processo este seja vlido e atenda aos objetivos da
compra (ver definio acima).
Procedimento formal
Os regulamentos internos das organizaes tratam de estabelecer as regras que
nortearo as relaes entre os licitantes e a administrao, adequando o processo
licitatrio aos diplomas legais obrigatrios. O estabelecimento de regras claras,
sem aumento da burocracia, e o cumprimento da legislao so os objetivos a
serem perseguidos no momento da definio do regulamento interno.
Publicidade dos atos
Considerando-se que a licitao, por definio, um processo pblico, no se
pode imaginar que os diversos passos de seu desenvolvimento no o sejam.
No existe licitao secreta. A todos os interessados deve ser garantido o acesso a informaes, desde que cumpridas as formalidades exigidas por lei. A
publicidade dos atos licitatrios varia conforme o tipo de processo e sua importncia, podendo ser apenas uma publicao interna ou efetuada por um meio
de divulgao de grande alcance.
Igualdade entre os licitantes
O processo no pode conter clusulas que possam favorecer ou eliminar determinados fornecedores, desde que qualificados, e o tratamento dispensado aos
participantes deve ser igual. Convm lembrar que permitido estabelecer critrios mnimos para que um fornecedor participe do processo. Esses critrios
visam garantir o cumprimento do contrato, e no estabelecer diferenas de tratamento entre os proponentes.
Sigilo na apresentao de propostas
A organizao responsvel pela manuteno do sigilo das propostas at o
momento da abertura delas. A quebra do sigilo promover desigualdade entre
os participantes, ferindo o princpio acima.
31
SUBSISTEMA
DE COMPRAS
Vinculao ao edital
O edital serve para mostrar aos participantes os bens, servios ou produtos que
sero adquiridos e as regras utilizadas durante o processo. Estas no podem ser
alteradas durante o certame, assim como no devem ser elaborados contratos
para aquisio de itens diferentes daqueles estabelecidos ao incio dos trabalhos
e consignados no edital. Vale dizer que, no caso de materiais de consumo, a descrio dos produtos, em geral, reproduz a especificao do material, sendo esta
mais uma razo para que se tenha cuidado ao elaborar a descrio dos produtos, conforme foi ressaltado quando se abordou a funo de normalizao.
Julgamento objetivo
O julgamento das propostas deve ser feito com base em critrios objetivos, se
possvel mensurveis, observando-se a qualidade, o rendimento do produto,
os preos, os prazos de pagamento e entrega, e outros que possam ser solicitados, integrantes do edital, sendo vedada a introduo de parmetros arbitrrios e no consignados no edital. Aqui tambm ser possvel verificar a importncia de uma especificao correta. A lei recomenda que se d prioridade ao
critrio de menor preo quando do julgamento das propostas. Pode-se dizer
que a especificao feita com cuidado levar aquisio do material correto ao
menor preo. Opinies tcnicas devem ser solicitadas sempre que necessrio,
convocando-se os usurios para que participem da tomada de deciso.
Adjudicao compulsria
A adjudicao um ato do processo em que a organizao define que o vencedor da licitao vai fornecer o produto. Um procedimento licitatrio sem
vcios gera, aps o julgamento, o direito de o vencedor estabelecer o contrato
com a instituio. S se admite que seja adjudicado a quem perdeu nos casos
em que o vencedor no puder fornecer, seja por desistncia expressa, seja por
outros casos previstos na legislao.
2. As fases do processo licitatrio

Requisio de compra e abertura do processo
Para que se inicie um procedimento de compra, h a necessidade de uma requisio de compra. Sua emisso ocorre de forma automtica quando existe um sistema eletrnico, ou gerada manualmente na ausncia deste. O momento da
emisso da requisio depende do modelo de gesto de estoques adotado. A
requisio de compra o documento inicial para a montagem do processo.
Autorizao de compra e reserva de verba
Uma vez tomadas as providncias preliminares, o processo remetido autoridade maior da organizao que detm a competncia para aprovar a despesa. Aps essa etapa, o responsvel pela rea financeira tem a obrigao de
reservar o recurso para efetuar a aquisio.
32
GESTO
Definio da modalidade, edital e convocao de fornecedores

O edital pea fundamental em um processo de compra (ver Princpios da
licitao).
Deve conter de forma clara:
descrio do objeto a ser adquirido;
informaes sobre prazos e condies do processo licitatrio;
solicitao de garantias;
forma de pagamento e reajustes, se for o caso;
solicitao de descrio das condies especiais para o recebimento
dos produtos;
critrios para que o fornecedor participe da licitao;
critrios a serem utilizados no julgamento;
informaes gerais a respeito do processo em questo;
indicaes especficas, quando necessrio;
normas internas da organizao.
Em geral, a rea de compras responde pelos dados referentes estimativa de
preos, alm de inserir no processo as normas que o regero, bem como o
regulamento interno de licitaes.
Como se pode perceber, at esse ponto do processo no ocorreu nenhuma
ao fora da organizao, e o tempo despendido depende exclusivamente da
agilidade dos envolvidos.
A descrio no inclui, evidentemente, todos os detalhes que esto presentes
durante o trmite do processo, como, por exemplo, as passagens por secretrias, expedientes e outros, que podem adicionar alguns dias para que a aquisio
se efetive.
Imaginando-se uma situao normal, estima-se que sero necessrios, em
mdia, quinze dias para se atingir esse estgio do processo, contados a partir
da emisso do pedido de suprimento.
Convm notar que a aquisio de certos tipos de servio exigem instrumentos especficos, que devem ser consultados antes de confeccionar-se o edital. A
Instruo Normativa n 18/1997 do Ministrio da Administrao Federal e
Reforma do Estado, publicada no Dirio Oficial de 29 de dezembro de 1997,
disciplina a contratao de servios de vigilncia e limpeza.
O HCFMUSP coloca em seus editais de registro de preos para aquisio de
medicamentos alguns itens importantes, como a apresentao pelos licitantes de:
33
SUBSISTEMA
DE COMPRAS
Carta de credenciamento expedida pelo fabricante, garantindo

qualitativa e quantitativamente o fornecimento, quando a proposta
for apresentada por representante ou distribuidor.
O no cumprimento desta exigncia obrigar o fornecedor a
apresentar em no mximo 72 (setenta e duas) horas o documento
solicitado, sob pena de desclassificao do item cotado.
Se necessrio, poder ser solicitado s empresas participantes a
apresentao de trabalhos clnicos cientficos, nacionais ou internacionais, a respeito do princpio ativo produzido pelo laboratrio.
Recebimento de propostas
A modalidade escolhida depende dos valores envolvidos. A legislao define
para cada modalidade o prazo durante o qual poder ser feito o recebimento
de propostas por meio de protocolo geral da instituio. Decorrido esse tempo, pode-se proceder abertura delas.
Abertura, qualificao, opinio tcnica, julgamento e adjudicao
Em geral, as aberturas so marcadas com antecedncia, de acordo com os prazos legais. A abertura feita por funcionrios designados para tal finalidade, em
local claramente identificado no edital.
Aps a abertura, os fornecedores que cumpriram as exigncias do edital continuam a participar do processo e aqueles que no o fizeram so excludos.
Essa a fase de qualificao.
Definidos os participantes, a comisso designada para efetuar o julgamento
poder solicitar de especialistas um laudo tcnico que auxilie o julgamento das
propostas apresentadas. Deve-se ressaltar que esse passo no obrigatrio.
Sempre que a comisso tenha segurana e conhecimento para emitir o seu julgamento, deve faz-lo, s recorrendo ao parecer para esclarecimento dos casos
que suscitem dvidas.
O julgamento tornado pblico e formalizado mediante a adjudicao (ver
item sobre princpios da licitao na pgina 30).
Recurso
O recurso pode ser interposto at cinco dias aps o ato que o motivou. To logo
seja recebido, os demais participantes devem ser notificados da existncia do fato.
O recurso deve ser dirigido autoridade superior por intermdio da autoridade que praticou o ato que gerou o recurso proposto.
Homologao e contrato
A homologao s pode ser feita aps decorrido o prazo legal para a apresentao de recursos contra a adjudicao. um ato da autoridade superior da instituio e na prtica significa a autorizao para que o proponente ao qual foi
adjudicado o fornecimento possa, finalmente, celebrar o contrato com a entidade compradora do produto, bem ou servio.
34
GESTO
O setor administrativo recebe o processo devidamente homologado, procedendo confeco do contrato e cuidando dos passos para sua assinatura.
Somente aps esse procedimento que ser emitido o empenho, com a autorizao para a entrega do material ou a prestao do servio. No caso de compras,
a lei define as hipteses em que h a obrigatoriedade do contrato; do contrrio, o
empenho considerado documento equivalente.
3. O fornecedor
Segundo a legislao, as empresas que participam de determinadas modalidades
de licitao devem apresentar documentos que forneam provas da capacidade jurdica e de regularidade fiscal da empresa. Os primeiros so documentos
que toda empresa legalmente estabelecida possui. Os demais servem para
comprovar que a empresa cumpre as obrigaes fiscais.
Dependendo dos valores do contrato, os dispositivos legais podem requerer
que o fornecedor demonstre sua idoneidade financeira. Podem ser solicitados
tambm atestados que contenham informaes acerca de desempenho no fornecimento de produtos, bens ou servios semelhantes a outras instituies. a
chamada capacitao tcnica.
Cabe organizao executar aes para aumentar as possibilidades de fornecimento por meio da manuteno de um cadastro atualizado de fornecedores,
com anotaes de eventuais ocorrncias e avaliaes.
Outra providncia interessante a troca de informaes com entidades
semelhantes e um servio de busca ativa de novas empresas, anotaes referentes aos preos praticados, cumprimentos dos prazos de entrega, conformidade dos produtos entregues. Quando houver falhas por parte do fornecedor,
deve-se aplicar as penalidades previstas. Para tal aplicao, importante que
haja registro formal das falhas atribudas ao fornecedor.
Por outro lado, a organizao deve manter as suas obrigaes em dia para
com os fornecedores, se quiser conserv-los.
4. Revogao e anulao
No transcurso de um procedimento licitatrio podem ocorrer atos que o embarguem, parcial (alguns itens) ou totalmente.
Tanto a revogao quanto a anulao levam ao mesmo resultado, ou seja, a
suspenso do trmite; porm, existem diferenas entre os dois conceitos.
A revogao um ato que a administrao pode tomar no interesse pblico,
desde que justifique devidamente a sua necessidade. Assim, possvel revogar
determinados itens ou mesmo todo o processo.
Suponhamos que determinado item de consumo regular, especfico para certo
procedimento, esteja sendo adquirido pela emisso de um pedido de suprimento regular. Durante a tramitao do processo, ocorre uma deciso de transferir tal tipo de servio para outra instituio. Nesse caso, aplicvel a revogao,
que se justifica pela alterao do perfil de atendimento.
35
SUBSISTEMA
DE COMPRAS
Enquanto a revogao uma medida que pode ser tomada visando ao interesse da administrao, a anulao constitui, na realidade, um dever do administrador. Caso no o faa, haver a possibilidade de que o Judicirio tome essa
providncia. A anulao determinada por alguma ilegalidade existente no
processo que obriga a sua interrupo.
5. Julgamento
o ato que seleciona a proposta mais vantajosa, que atenda aos critrios especificados no edital (ver item sobre princpios da licitao), e fatores a serem
considerados. O parecer tcnico, quando solicitado, pode ser referido como
elemento levado em considerao para a escolha da proposta vencedora.
Entre os fatores que podem ser comparados para o julgamento e que devem
constar do edital podem-se citar: qualidade, rendimento, preos, condies de
pagamento, prazos, etc.
Na licitao do tipo menor preo, esse critrio deve prevalecer sobre os
demais. Nos casos de melhor tcnica e preo, h a necessidade de apresentao de cada uma dessas propostas em envelopes separados para que se proceda qualificao tcnica antes do julgamento final.
6. Modalidades de licitao
As modalidades de licitao, como foi visto anteriormente, so definidas pelos
limites de valores fixados pela legislao. Torna-se importante, portanto, a pesquisa de preos tanto para reservar-se a verba (compromisso) quanto para definio da modalidade a ser adotada.
Convite
Modalidade utilizada para valores menores, em que os prazos de recebimento
das propostas so menores (cinco dias). um expediente mais gil que permite a contratao de fornecedores cadastrados ou no. O convite vlido desde
que sejam apresentadas no mnimo trs propostas lcitas.
Tomada de preos
Nessa modalidade s podem participar fornecedores devidamente cadastrados,
podendo faz-lo at trs dias antes da data estipulada para o recebimento das
propostas. As tomadas de preos devem ser publicadas em rgos da imprensa oficial de modo resumido, com indicao do local onde o edital completo
pode ser obtido. As propostas podem ser entregues num prazo de quinze dias
aps a data da publicao.
Concorrncia
Usada para contratos de maior valor. Podem participar proponentes cadastrados ou no, desde que atendam aos requisitos solicitados pelo edital para a
qualificao dos participantes. Independentemente dos valores envolvidos,
36
GESTO
obrigatrio seu uso para os casos de alienao (venda) de bens imveis, concesso de direito de uso, obras pblicas e para o registro de preos. A publicidade feita com antecedncia de trinta dias em jornal de grande circulao e
no Dirio Oficial. Deve ser comunicado ao rgo de classe. A concorrncia tem
sempre duas fases qualificao e classificao, o que implica a apresentao
de dois envelopes.
Leilo
Ocorre com a participao de qualquer interessado na aquisio dos bens
mveis que no servem mais administrao. Seu prazo de publicao de
quinze dias anteriores data estipulada para o evento.
Concurso
a forma disposta para escolher um trabalho artstico, cientfico ou semelhantes. Podem participar quaisquer interessados. So institudos prmios aos vencedores que atendam aos critrios estipulados no edital. O edital deve ser
publicado com antecedncia de 45 dias.
Considerando-se a situao de estabilidade econmica, merece um detalhamento maior a modalidade de concorrncia mediante o registro de preos. Ao
final deste captulo h um modelo de proposta de edital com comentrios e
outro de contrato.
7. Dispensa e inexigibilidade das licitaes

Em alguns casos, previstos na legislao, as licitaes podem ser dispensadas
ou mesmo inexigveis.
Embora tanto a dispensa quanto a inexigibilidade tenham o mesmo resultado, so situaes diversas.
A dispensa de licitao (artigo 24) uma solicitao feita ao ordenador da despesa, que, aps analis-la, pode ou no conced-la ao solicitante. H necessidade de justificativa para solicitar a dispensa. Os casos passveis de dispensa so:
valores dentro dos limites legais;
guerra ou perturbao da ordem;
emergncia ou calamidade pblica;
ausncia de interessados aps duas tentativas;
para regular preos;
operaes entre rgos pblicos;
casos de comprometimento da segurana nacional;
objetos de arte;
37
SUBSISTEMA
DE COMPRAS
quando os preos da licitao estiverem acima do mercado;

peas de reposio, quando exclusivas;
aquisio ou locao de imveis para uso do servio pblico.
A inexigibilidade (artigo 25) significa que no h possibilidade de ocorrer
uma licitao. Os casos previstos so:
aquisio de produtos exclusivos;
notria especializao;
contratao de artistas.
APNDICE
Processo de registro de preos
A modalidade de licitao conhecida como registro de preos uma das formas
empregadas pela administrao pblica para contratao.
Esse conceito est presente em vrios instrumentos jurdicos, mesmo nos
anteriores atual legislao, e sua aplicao esteve restrita a certos produtos, razo pela qual no existia tradio de praticar-se essa modalidade de
contrato.
O registro de preos foi concebido para ser utilizado em aquisies de produtos que apresentam consumo freqente. Imaginou o legislador: se um produto adquirido vrias vezes em um mesmo exerccio, seria conveniente que
houvesse uma forma de registrar-se o valor unitrio do item, emitindo-se a
ordem de fornecimento sempre que necessrio pelo valor consignado no julgamento do processo licitatrio.
Quando o governo federal possua rgos incumbidos de estabelecer polticas de regulamentao de preos para certos segmentos de mercado, definindo ndices de reajustes para os produtos fabricados por esses setores, algumas
instituies executavam licitaes do tipo registro de preos valendo-se do fato
de que havia o tabelamento determinado pela administrao federal.
Durante o perodo de instabilidade econmica vivida nos ltimos anos, essa
modalidade ficou restrita aos produtos que tinham preos controlados, o que
fez diminuir a freqncia de ocorrncia desse certame, e em alguns casos a
administrao abandonou por completo seu uso.
Com o advento da nova legislao para as licitaes, o instrumento existente foi mantido tanto na Lei 8.666 de 21 de junho de 1993 como na Lei 8.883 de
8 de junho de 1994, que atualizou a primeira.
Nos dois diplomas legais citados, na Seo V Das compras , encontra-se
o seguinte texto:
38
GESTO
Art. 15 As compras, sempre que possvel, devero:

[...]
II- ser processadas atravs do sistema de registro de preos;
(Grifo do autor)
A anlise do artigo 15 admite uma interpretao que considera o sempre que

possvel como a possibilidade de o mercado responder solicitao do setor
pblico. Nessa linha de raciocnio, com elevados ndices inflacionrios, sem o
controle do governo sobre os preos praticados pelos fornecedores, no existiam condies de contratar segundo essa modalidade, pois no seria possvel
a manuteno dos preos por prazos longos de fornecimento.
Quando se praticava o registro de preos, os detentores do certame solicitavam reajustes, realinhamentos, reposies, ou quaisquer outros nomes que se
queira dar, para conseguir maior remunerao pelo produto. A no-aceitao
dos ndices propostos acabava por inviabilizar a continuidade do fornecimento e obrigava a administrao a abrir novo expediente, tornando o registro uma
licitao que no cumpria adequadamente o objetivo que se propunha, ou seja,
de facilitar a aquisio de produtos de uso constante.
Hoje, a situao econmica muito distinta daquela vigente anos atrs, e
existe total condio de aplicao desse tipo de licitao, medida que, mantida a estabilizao da moeda, os fornecedores tero um maior interesse de fornecer administrao pblica mediante registro de preos.
Continuando a anlise, os rgos encarregados de fiscalizar as contas
pblicas podero utilizar a expresso sempre que possvel, como algo que
deve ser tentado sempre, de modo prioritrio, optando-se por outras formas
de aquisio somente quando esgotadas as possibilidades de praticar o registro de preos.
Cabe ressaltar que a aplicao dessa modalidade est limitada por algumas
pr-condies, descritas nos pargrafos 1 a 3 do artigo 15.
Assim, a primeira delas diz respeito regulamentao, respeitadas as condies regionais. Isso implica entendimentos com os rgos administrativos
municipais, que devem ser acionados para viabilizar o certame.
Os pargrafos 1 e 2 devem ser utilizados para qualquer modalidade e no
representam nenhuma novidade. O cuidado no levantamento dos dados de
mercado torna-se mais importante quando se vai usar por um perodo mais longo. O erro cometido no incio do processo ir se reproduzir, levando a uma
aquisio por preos acima do desejado.
Os limites financeiros para tal modalidade so os definidos para concorrncias; portanto, a escolha dos tipos de produtos deve ser feita utilizando-se os
dados obtidos pela curva ABC de valor e ABC de popularidade. Em outras
palavras, adquirir os produtos de uso geral a preos unitrios baixos, mas que
39
SUBSISTEMA
DE COMPRAS
comprometem um percentual importante dos gastos do material de consumo

ou produtos de uso mais restrito, porm de valores unitrios elevados.
Embora esse expediente facilite sobremaneira a aquisio, torna-se imperativo que se faa uma avaliao cuidadosa dos preos praticados no mercado,
principalmente no caso de aquisies de produtos cujos fornecedores sejam
exclusivos e nas hipteses em que as empresas contratadas representem oligoplios, pois poder ocorrer superfaturamento.
Recomenda-se a realizao de avaliaes peridicas durante a vigncia do
registro de preos para que se mantenha atualizado o valor de mercado do
produto.
Essa providncia, alm de proporcionar a coleta de dados para futuros
expedientes, traz informaes a respeito de alteraes de mercado. Considerando-se a inflao estvel, a administrao pode optar por abrir um novo
expediente de compra, do tipo convite ou tomada de preos, se os valores dos
produtos diminurem no mercado.
Isso significa que o instrumento do registro de preos poder ser abandonado
sempre que a administrao achar conveniente, simplesmente suspendendo o
fornecimento do registro temporria ou definitivamente. Essa possibilidade
est descrita no pargrafo 4 do artigo 15 da Lei 8.666.
Embora a legislao seja absolutamente clara a esse respeito, o edital deve
conter explicitamente essa clusula, desobrigando a administrao de utilizarse do registro de preos compulsoriamente at o final do prazo estipulado no
incio do processo.
O fato de tentar-se aquisies atravs de outras modalidades de licitao
deve ser precedida de ampla divulgao dos preos dos produtos registrados,
pois essa relao servir como preo base para os licitantes, pois garantida ao
fornecedor detentor do preo registrado a preferncia em caso de igualdade
em outros processos. Outro benefcio do registro de preos o parcelamento
das entregas, o que facilita o trabalho de organizao do almoxarifado.
Segue-se uma proposta de edital a ser utilizado como modelo bsico para as
licitaes do tipo registro de preos.
40
GESTO
Proposta de edital para registro de preos

Encontra-se aberta na Seo de Compras da
Rua
..........................................,
..........................................................................................................
Concorrncia n
........................
localizada
.........., .......
andar, a
para Registro de Preos, visando aquisio dos
materiais descritos em folheto anexo, que parte integrante deste edital, conforme consta do Processo n ..........................................
A presente licitao reger-se- pela Lei Federal n 8.666 de 21 de junho de
1993, atualizada pela Lei n 8.883 de 8 de junho de 1994, bem como a legislao estadual vigente, demais normas legais, administrativas e princpios gerais
das licitaes pblicas e as disposies do presente edital.
Disposies preliminares
Os interessados em participar deste certame podero examinar o presente
ou adquiri-lo mediante solicitao Seo de Compras e recolhimento tesouraria da .......................................... de
............................. a
quantia de R$ ..................................
vedada a participao de empresas concordatrias, que cumpram penalidades impostas pela administrao, sob processo de falncia, bem como os
demais casos previstos na legislao.
No ser permitida a participao de empresas cujos gerentes, scios, diretores ou responsveis tcnicos sejam servidores ou tenham ocupado postos de
trabalho nesta administrao em um perodo at 180 (cento e oitenta) dias anteriores data de publicao da convocao para a presente licitao.
As despesas correro por conta da ...................................................................................
elemento .................................................................................................................
O encerramento desta dar-se- s 16 horas do dia ....... /....... / ......... e a abertura
dos envelopes de documentao ser s ....... horas do dia ....... /....... / ......... na sala
de aberturas da Comisso de Julgamento de Licitaes, situada
............................................................................................,
Rua
n ..............
Os interessados em participar desta licitao devero entregar no protocolo

situado ............................................................................................, at o encerramento, dois
envelopes lacrados com indicaes conforme modelo a seguir:
41
SUBSISTEMA
DE COMPRAS
Envelope 1 Documentao
SECRETARIA DA SADE DE .........................................................
CONCORRNCIA N .....................................................................
PROCESSO N ..................................................................................
ENCERRAMENTO: 16 HORAS DO DIA ....... /....... /199........
ABERTURA: ................. HORAS DO DIA ....... /....... /199.......
RAZO SOCIAL DO LICITANTE
Envelope 2 - Proposta tcnica comercial

SECRETARIA DA SADE DE .........................................................
CONCORRNCIA N .....................................................................
PROCESSO N ..................................................................................
ENCERRAMENTO: 16 HORAS DO DIA ....... /....... /199........
ABERTURA: ................. HORAS DO DIA ....... /....... /199.......
RAZO SOCIAL DO LICITANTE
[Comentrio: o termo concorrncia obrigatrio para o registro de preos.]
Documentao
O envelope 1 deve conter os documentos abaixo descritos, apresentados em
sua forma original ou cpias autenticadas ou ainda por meio de cpias de
publicaes em rgos da imprensa oficial.
1. Documento de identidade do(s) representante(s) da empresa licitante.

2. Registro comercial, no caso de firma individual.
3. No caso de sociedade comercial, cpia do ato constitutivo, estatuto ou contrato social em vigor. Nos casos de sociedade por aes ou sociedades civis,
acrescentar os documentos da ltima eleio de seus administradores.
4. Decreto de autorizao e ato de registro ou autorizao para funcionamento, expedido pelo rgo competente nos casos de empresas ou sociedades
estrangeiras em funcionamento no pas.
5. Prova de inscrio no Cadastro de Pessoas Fsicas ou Cadastro Geral dos

Contribuintes.
6. Prova de regularidade com a Fazenda federal, estadual e municipal do domiclio ou sede do licitante.
7. Prova de regularidade junto ao INSS, PIS, FGTS.
42
GESTO
8. Balano patrimonial e demonstraes contbeis do ltimo exerccio, j exigveis e apresentados na forma da lei, comprovando a boa situao financeira
da empresa.
9. Certido negativa de falncia ou concordata expedida pelo distribuidor da

sede da pessoa jurdica ou de execuo patrimonial expedida no domiclio da
pessoa fsica.
10. Os licitantes devero entregar em envelope separado documentao para
credenciamento de representante para o procedimento licitatrio, qualificando-o e conferindo amplos poderes para tanto. Caso a representao do proponente seja feita por meio de um procurador, exige-se o instrumento que o
habilite. A falta de representao no inabilita a empresa.
11. Os licitantes devero apresentar declarao de inexistncia de impedimento para participar da licitao. Caso haja alterao dessa situao
durante o certame, a empresa dever comunicar Secretaria da Sade de
............................................................
12. Os licitantes devero indicar a agncia do Banco ......................................................

(especificar o banco onde a administrao efetua seus pagamentos), na qual
dever ser feito o pagamento, caso seja o vencedor do certame.
13. Os documentos dos itens de 1 a 9, excetuando-se os itens 6 e 7, podero

ser substitudos pelo CRC.
Habilitao
A Comisso de Julgamento de Licitaes analisar e rubricar os documentos
contidos no envelope 1. Os representantes credenciados podero examinar os
documentos e rubric-los, bem como apresentar impugnaes, cujos registros
sero feitos em ata prpria para esse fim.
A Comisso de Julgamento de Licitaes decidir da habilitao dos licitantes.
Os licitantes inabilitados recebero de volta os envelopes de propostas.
Proposta
O envelope 2 deve conter a proposta do licitante, redigida em lngua portuguesa,
em duas vias, sem rasuras ou entrelinhas, e conter:
1. Identificao da empresa com nome ou razo social, CGC, endereo, nome,

cargo ou funo do signatrio, que dever rubricar todas as pginas e assinar a
ltima.
2. Descrio completa por item ofertado obedecendo-se s caractersticas do

solicitado neste edital e seus anexos.
3. Marca do fabricante e procedncia do material ofertado.
43
SUBSISTEMA
DE COMPRAS
4. Os distribuidores ou representantes devero juntar carta do fabricante

onde este autorize o distribuidor ou representante a apresentar proposta para
esta licitao, bem como declarao de garantia de fornecimento das quantidades cotadas.
[Comentrio: a introduo do item acima visa evitar que proponentes sem produto apresentemse para a licitao e posteriormente busquem alternativa de fornecimento, tentem troca de marcas ou qualidade de produtos, com a alegao de que o fabricante no os entregou.]
5. Prazo de validade da proposta mnimo de 60 dias da data de encerramento

da licitao.
6. Prazo de entrega de .......................... dias aps a autorizao de fornecimento
e entregas conforme cronograma estabelecido pela Secretria da Sade de
......................................................
[Comentrio: a definio de prazos deve ser feita baseada na necessidade de material para uso.
O cronograma de entrega pode ser definido posteriormente ao certame, porm o tempo necessrio para cada entrega deve ser estipulado previamente.]
7. Os preos dos produtos cotados devero ser apresentados unitariamente

e total para cada item cotado, grafados numericamente e por extenso,
expressos em reais, incluindo todos os tributos referentes fabricao, venda, circulao da mercadoria, transporte, seguro e demais custos incidentes
at a colocao do produto no local indicado pela Secretaria da Sade de
......................................................, sendo vedada qualquer previso de reajustes
durante o prazo de vigncia do registro.
8. A apresentao da proposta significa a aceitao das normas contidas no
edital.
Validade do registro de preo

O presente registro de preos ter validade de .............. meses, prazo este contado
a partir da data de assinatura do contrato, o que dever ocorrer em .............. dias
aps a publicao da homologao do processo mediante convocao.
O no comparecimento dentro dos prazos estabelecidos implicar a aplicao das penalidades previstas na legislao.
Caso no seja feita convocao do(s) vencedor(es) dentro do prazo de validade das propostas, os licitantes estaro desobrigados dos compromissos
assumidos.
O presente registro poder ser objeto de alteraes nas quantidades, dentro
das mesmas condies de contrato, mantidos os limites legais para o caso.
44
GESTO
Fica estabelecido que a Secretaria da Sade de ..........................................................

no est obrigada a adquirir os produtos constantes deste processo exclusivamente atravs do registro, podendo utilizar outras formas de aquisio,
assegurando ao proponente cujo preo est registrado a preferncia em caso
de igualdade de condies.
Pagamentos
Os pagamentos sero efetuados 30 dias aps a entrega no local indicado pela
Secretaria da Sade de ....................................................................... , desde que o material
esteja em conformidade com o solicitado no edital. O proponente receber o
pagamento atravs de crdito junto ao Banco ............................................ , na agncia
indicada pelo licitante.
A Secretaria da Sade de ............................................ reserva-se o direito de estabelecer o cronograma de entregas.
Anlise de propostas
A Comisso de Julgamento de Licitaes publicar a relao de proponentes
habilitados, bem como a data de abertura do envelope de proposta.
A Comisso de Julgamento de Licitaes analisar e rubricar os documentos contidos no envelope 2. Os representantes credenciados podero examinar
os documentos e rubric-los, bem como apresentar impugnaes cujos registros sero feitos em ata prpria para esse fim.
Julgamento
Os critrios estabelecidos para o julgamento levaro em conta os seguintes
aspectos, buscando a melhor oferta para a instituio do ponto de vista da economicidade, qualidade, rendimento, preo, incluindo-se neste item a anlise do
prazo de pagamento, considerando-se custos financeiros vigentes, prazos de
entrega e demais condies estabelecidas neste edital e legislao pertinente.
Sero desclassificadas as propostas que apresentem preos unitrios ou globais simblicos, irrisrios ou de valor zero, baseados em propostas de outros
licitantes ou vantagens no previstas no edital.
O proponente vencedor ser aquele que, tendo ofertado produto conforme
as especificaes do edital e aplicadas as condies de comparao de preos,
apresentar a oferta mais vantajosa para a instituio, obedecendo-se aos critrios estabelecidos para o julgamento.
No caso de empate entre dois ou mais licitantes, ser aplicado primeiramente o disposto no pargrafo 2 do artigo 3 da Lei 8.666 de 21 de junho de 1993
e modificaes posteriores e, em caso de no ser aplicvel este instrumento, o
disposto no pargrafo 2 do artigo 45 da mesma lei.
45
SUBSISTEMA
DE COMPRAS
[Comentrios: em caso de empate, a preferncia ser dada a empresas brasileiras de capital

nacional e, quando no for possvel a diferenciao pelos critrios do pargrafo 2 do artigo 3,
proceder-se- ao sorteio previsto no pargrafo 2 do artigo 45.]
Recursos
O presente edital poder ser objeto de recurso conforme dispe o pargrafo
1 do artigo 41 da Lei 8.666 de 21 de junho de 1993. Neste caso, o recurso dever ser encaminhado ao ............................................................
Os recursos habilitao, julgamento, adjudicao, anulao ou revogao
do processo licitatrio devero ser encaminhados ao Exmo. Senhor Secretrio,
observando-se o prazo de 5 (cinco) dias teis a contar da intimao do ato ou
da lavratura da ata.
Disposies finais
Aps a homologao a empresa vencedora ser convocada para em 5 (cinco)
dias teis assinar o termo de contrato ou instrumento equivalente. Esse prazo
poder ser prorrogado quando solicitado durante o perodo, desde que haja
motivo justificado.
A Secretaria da Sade de
.....................................................................
poder rejeitar
todas as propostas, revogar ou anular a licitao, desde que haja motivos fundamentados para tal.
No sero consideradas para efeitos de inabilitao formalidades que no
tenham implicaes fundamentais para o processo licitatrio.
[Comentrio: procura-se evitar que sejam consideradas relevantes certas solicitaes que no possuem qualquer relao com o processo licitatrio. mais comum do que se imagina o nmero
de licitantes desclassificados por preenchimento errado de numerao de folhas, correes de
erros de datilografia que no se relacionam com os preos ou descries dos produtos.]
A solicitao de entrega ser feita pela Secretaria da Sade de

...................................................... atravs de Autorizao de Fornecimento, ficando o
fornecedor obrigado a atender a todos os pedidos, acompanhados da respectiva nota fiscal, durante a vigncia do Registro de Preos, mesmo que o prazo de
entrega seja posterior data de validade do certame.
A Secretaria da Sade de ............................................................... poder cancelar ou
suspender de modo temporrio ou definitivo o presente Registro, quando julgar
que o fornecedor est impossibilitado de cumprir as exigncias estabelecidas
nesta concorrncia, ou no interesse da administrao, ressalvadas as solicitaes j feitas com base neste expediente.
46
GESTO
[Comentrio: podero ocorrer durante a vigncia do registro de preos fatores de natureza econmica, alteraes de poltica econmica, ndices de inflao ascendentes ou outros que, de forma clara, sejam indicativos de que o fornecedor esteja com dificuldades de cumprimento do contrato. Recomenda-se nesses casos que a anlise considere a possibilidade de suspenso.]
Os casos omissos sero resolvidos baseados na legislao vigente e pelo

Exmo. Senhor Secretrio Municipal da Sade.
Minuta de contrato
Contrato que entre si celebram a Prefeitura Municipal de ............................................,
atravs da Secretaria Municipal da Sade, e a empresa
........................................,
para
fornecimento de ........................................, conforme Processo n ....................................... /........

Pelo presente instrumento, de um lado a Secretaria Municipal da Sade,
doravante denominada CONTRATANTE, com sede ......................................................
n ........ , na cidade ....... , inscrita no Cadastro Geral dos Contribuintes do Ministrio da Fazenda sob o n
......................... /........ -........
, neste ato representada pelo
Sr. Secretrio Municipal, Sr ......................................................................, e, de outro lado, a

empresa ....................................................., doravante denominada CONTRATADA, com
sede
...................................................................................................................................
.........,
inscrita no Cadastro Geral dos Contribuintes do Ministrio da Fazenda sob o

n
......................... /........ -........,
portador do RG n
neste ato representada pelo Sr ...............................................
...............................................
Ministrio da Fazenda sob o n
e do Cadastro de Pessoas Fsicas do
..............................-.....,
tm entre si justo e conven-
cionado a celebrao do presente instrumento, visando o fornecimento de

...............................................,
conforme licitado atravs do Sistema de Registro de Pre-
os n ............................., Processo n ..............................-....., que fica fazendo parte integrante deste, sujeitando-se ainda s normas da Lei Federal n 8.666 de 21/06/93,
atualizada pela Lei n 8.883/94 e Decreto Municipal n ..............................-......
Clusula primeira do objeto

Pelo presente instrumento, a CONTRATADA obriga-se a fornecer CONTRATANTE os seguintes produtos, nas quantidades a seguir discriminadas:
Item .....................................
Item .....................................
Item .....................................
Item .....................................
Quantidade .....................................
Quantidade .....................................
Quantidade .....................................
Quantidade .....................................
Unidade ...........................
Unidade ...........................
Unidade ...........................
Unidade ...........................
47
SUBSISTEMA
DE COMPRAS
Clusula segunda dotao oramentria

As despesas com a execuo do presente contrato sero cobertas com os recursos provenientes do Elemento ................................
Clusula terceira do fornecimento
O fornecimento ora contratado foi objeto de licitao atravs do Sistema de
Registro de Preos n ................................, Processo n .......................-.........
Clusula quarta prazo de validade do registro
O prazo de validade do presente registro ser de ....................... meses, a partir da
data de assinatura do presente contrato.
1 - Durante esse perodo, a CONTRATANTE no ficar obrigada a adquirir
o(s) produto(s) referido(s) na clusula primeira exclusivamente pelo sistema de
registro de preos, podendo cancel-lo ou proceder a licitaes atravs de
outras modalidades, quando achar conveniente, sem que caiba recurso ou
indenizao de qualquer espcie empresa CONTRATADA.
Clusula quinta do preo

Para cada fornecimento decorrente deste expediente, o preo ser o constante
do Processo n .......................-........., integrante do presente instrumento.
Clusula sexta prazos de entrega
Para cada fornecimento, o prazo de entrega ser solicitado pela CONTRATANTE, no podendo ultrapassar .................. dias da entrega da Nota de Empenho.
Clusula stima prazos de pagamento
Para cada fornecimento, a CONTRATANTE pagar CONTRATADA a quantia
constante na respectiva Nota de Empenho atravs de crdito na conta corrente
indicada pela CONTRATADA conforme constante da proposta de fornecimento. O crdito ser feito 30 dias aps o recebimento dos produtos.
Clusula oitava das condices para o fornecimento
1 - O compromisso de fornecimento ser caracterizado pela retirada da Nota
de Empenho pela CONTRATADA.
2 - A CONTRATADA ficar obrigada a atender aos pedidos de fornecimento,
durante o perodo de vigncia do presente, mesmo que a entrega venha a ocorrer em data posterior ao vencimento do contrato.
3 - O(s) produto(s) dever(o) ser entregue(s) acompanhado(s) da respectiva Nota Fiscal ou Nota Fiscal Fatura.
48
GESTO
4 - A CONTRATANTE solicitar o fornecimento atravs de Autorizao de

Fornecimento, onde constar(o) o(s) produto(s), sua(s) quantidade(s),
valor(es) unitrio(s), local para entrega, assinatura e carimbo do solicitante.
5 - A Autorizao de Fornecimento dever ser devolvida CONTRATANTE
para que seja anexada ao processo e liquidao das despesas.
Clusula nona das penalidades

A recusa injustificada da CONTRATADA em assinar, retirar o instrumento equivalente, dentro dos prazos estabelecidos pela CONTRATANTE, caracteriza o
descumprimento total da obrigao assumida, sujeitando a CONTRATADA s
penalidades estabelecidas pela legislao vigente.
Clusula dcima das multas
Usar parmetros locais.
Clusula dcima primeira do foro
Fica eleito o foro da comarca de ......................, com renncia de qualquer outro,
por mais privilegiado que seja, para dirimir quaisquer questes oriundas deste
Contrato.
E, por estarem assim de perfeito acordo, assinam o presente instrumento
em...................... vias, de igual teor, na presena das testemunhas abaixo qualificadas.
...................................................................
CONTRATANTE
CONTRATADA
...................................................................
TESTEMUNHA
.............................................., ................
...................................................................
...................................................................
TESTEMUNHA
de .............................. de ................
49
GESTO
SUBSISTEMA DE ARMAZENAMENTO
funo de inspeo da qualidade apresenta aspectos diversificados e complexos devido grande variedade de produtos constantes dos catlogos
de produtos do setor da sade.
Em virtude dessa particularidade, muito difcil a estruturao de um sistema adequado de verificao da qualidade dos produtos recebidos.
Os servios de vigilncia sanitria so os instrumentos mais adequados disponveis para o exerccio dessa funo (ver manual Vigilncia Sanitria).
O recebimento dos materiais efetuado com a conferncia dos dados
constantes na nota fiscal de entrega com os emitidos na nota de empenho.
Eventualmente, pode-se comparar os produtos com as amostras fornecidas ao
incio do processo. Em certos casos, pode ser necessria uma avaliao posterior. Assim, pode ser feito um recebimento fsico provisrio, seguido de
uma avaliao tcnica posterior.
Os controles dos materiais em estoque so efetuados atravs de fichas de
prateleira e das fichas de controle fsico-financeiro. H sistemas eletrnicos
para esses controles disponveis no mercado.
FUNO ALMOXARIFADO
O almoxarifado o reduto onde se encontram os insumos materiais

necessrios sustentao do processo e do sistema produtivo, seja ele de bens,
seja de servios.
Entretanto, no vai longe a poca em que a idia de almoxarifado sugeria
uma espcie de velho armazm, de ambiente escuro e ar viciado, onde se arrecadavam, indistintamente, com mais ou menos ordem, coisas velhas e novas,
sob a responsabilidade de um homenzinho, ignorado ou quase, ao qual, at
parece ironia, se dava o nome de almoxarife, quando, na realidade, no passava de um simples guarda que, alm da misso de guardar, tinha ainda a seu
cargo as funes de recebedor e entregador de materiais e artigos diversos.
50
GESTO
Por outro lado, a importncia atribuda atualmente ao almoxarifado j se faz

sentir, quer em termos de planejamento para a sua instalao, quer em termos
de escolha do responsvel pela sua gesto, quer na seleo do pessoal auxiliar
para a composio do seu quadro, haja vista os destaques que se notam na
seo de classificados da imprensa.
Os objetivos do almoxarifado, assim como de todo e qualquer sistema de
administrao de materiais, prendem-se aos seguintes tpicos:
ter o material certo;
na quantidade certa;
na hora certa;
no lugar certo;
na especificao certa;
ao custo e preo econmicos.
Organizao de almoxarifados
Primeiramente, necessrio mencionar as funes desempenhadas pelo administrador de almoxarifados, agrupadas em atividades de:
receber materiais,
guardar materiais,
localizar materiais,
assegurar materiais,
preservar materiais,
entregar materiais.
Essas funes podem ser distribudas em dois grandes grupos, com caractersticas distintas um do outro.
Num dos grupos sintetizam-se as atividades de planejamento dos almoxarifados, fundamentais para o desempenho de suas funes e principalmente das
atividades consideradas operacionais, cujo estudo constitui uma de nossas
preocupaes neste trabalho.
Grosso modo, todas as atividades acima mencionadas possuem caractersticas de funes de planejamento e de funes operacionais. Entretanto, o agrupamento sugerido para este estudo leva em conta as caractersticas mais predominantes, de sorte que a atividade de localizao de materiais apresenta caractersticas predominantemente de planejamento, ao passo que a recepo, a
guarda e a entrega de materiais podem ser caracterizadas como operacionais.
A segurana e a preservao possuem caractersticas dos dois grupos e por
esses motivos so considerados em ambos.
51
SUBSISTEMA
DE ARMAZENAMENTO
Porm, importante destacar uma atividade ainda no citada, a de controle

de materiais. Ela representada pelos servios de controle fsico-financeiro da
movimentao dos estoques, no mbito do almoxarifado, e tem caractersticas
nitidamente operacionais.
Entretanto, considerando os dados, informaes e relatrios gerados pelas
demais atividades, que constituem os subsdios orientadores do processo de
planejamento, pode-se, sem sombra de dvida, considerar tal atividade parte
integrante do planejamento.
Em sntese, a organizao de almoxarifados rene o conjunto de responsabilidades, tarefas e inter-relacionamentos capazes de gerar o planejamento das
instalaes dos almoxarifados e engloba as atividades de:
localizao de materiais,
segurana de materiais,
preservao de materiais,
que so consideradas preponderantemente nas funes de planejamento,
enquanto:
recebimento de materiais,
segurana de materiais,
preservao de materiais,
guarda de materiais,
entrega de materiais,
constituem o grupo de atividades com as quais se procede operao dos
almoxarifados.
Em outras palavras, a funo do administrador de almoxarifado consiste em
planejar esses setores (localizar, preservar e assegurar), de modo a oper-lo
(receber, guardar, entregar e controlar) preservando os materiais de deterioraes e desvios.
Instalaes de almoxarifados
Alm dos objetivos que o almoxarifado visa alcanar, ou seja, atender ao processo produtivo de bens e servios, como vimos na introduo deste texto, a
organizao do almoxarifado pressupe a viso de objetivos de mbito interno,
responsveis pelo bom funcionamento do setor, quais sejam:
pronto acesso aos principais itens;
alto grau de flexibilidade do arranjo fsico;
utilizao adequada do espao;
52
GESTO
reduo da necessidade de equipamentos de movimentao de materiais;

minimizao das perdas por deteriorao dos materiais;
minimizao das perdas por desvio de materiais;
garantia dos requisitos mnimos de segurana individual e coletiva.
O ponto de partida para a organizao de um almoxarifado consiste na
obteno de todas as informaes relevantes de cada item a ser estocado, que
permitir identificar os fatores crticos para o correto arranjo dos produtos.
Para obter esses fatores e identificar a influncia relativa que eles exercem
sobre o armazenamento, faz-se necessrio um estudo tomando-se como ponto
de partida questes como:
Qual o espao necessrio para estocar adequadamente cada material?
Nesse aspecto, leva-se em conta:
previso da quantidade mxima a ser estocada;
tamanho do lote de cada requisio;
condies de embalagem.
Qual a freqncia de utilizao do material?
Ou: Quantas vezes requisitado por dia, semana, etc.?
Quais so os centros consumidores e quais so aqueles que mais utilizam
cada tipo de material?
Qual o tipo de instalao mais adequada para o armazenamento do material?
Aqui, levam-se em conta as seguintes caractersticas: peso, volume, fragilidade do material e/ou sua embalagem, formato do material e/ou de sua embalagem, condies de preservao (perecibilidade) e a facilidade ou dificuldade
de manuseio.
Quais as dificuldades de armazenamento do material com outros materiais
devido sua incompatibilidade?
Quais so os requisitos de segurana exigidos para o seu armazenamento,
tais como segurana individual e coletiva, higiene e segurana de trabalho,
segurana patrimonial e social, no caso de armazenamento de materiais
inflamveis ou explosivos?
Aps a obteno das respostas aos itens acima enumerados, resta ao planejador sugerir duas ou mais solues distintas para o problema do armazenamento, cada uma das quais com uma determinada capacidade de atendimento
aos objetivos.
Para cada uma dessas solues devero ser estimados os custos totais de
armazenamento (custos de planejamento e operacionais), e a escolha recair
sobre a alternativa de menor custo. O critrio que leva em conta os custosbenefcios o que melhor atende ao estudo.
53
SUBSISTEMA
DE ARMAZENAMENTO
Classificao dos materiais

A classificao dos materiais representa um dado prvio para a construo dos
armazns, bem como para a sua localizao.
reas de armazenamento
O estudo das reas de armazenamento visa atender s necessidades de todos os
setores da organizao. Para conseguir a melhor e mais adequada estruturao
conveniente analisar as possibilidades de instalao de vrios armazns e de um
centro de abastecimento, assim como as caractersticas que mais os diferem entre si.
Tais caractersticas podero ser assim arroladas:
materiais pesados de manejo e transporte difcil;
materiais pequenos muito diversificados e de uso freqente;
materiais com grande freqncia de sada e pouco volume.
Analisadas essas caractersticas, chega-se ao tipo de armazm necessrio para
um perfeito entrosamento entre os estoques e os centros consumidores, ou, ainda em decorrncia desse levantamento, chega-se situao em que o armazm
atender a todas as necessidades. Ento, nesse caso, a ateno deve-se voltar para:
espao necessrio;
tipo de instalao adequada;
distribuio dos estoques nas reas que melhor atendero o consumo;
meios de transporte;
tipo de controle a ser adotado;
nmero de funcionrios para manuteno dos estoques.
Localizao do armazm
De acordo com os planos j estabelecidos, a localizao dos armazns depende de certos fatores: alguns prprios do tipo de operao ou de atividades da
empresa, outros devidos s instalaes e situaes dos prdios.
No existem solues e esquemas prontos que possam ser aplicados a qualquer organizao tudo depende da anlise particular de cada caso, e para tanto
devem se observar os seguintes princpios orientadores:
Ajustar a localizao dos armazns s necessidades dos setores de
consumo.
Planejar a localizao de maneira que permita atender rapidamente o
fluxo de movimentao dos materiais, mesmo em situao de aumento do volume de consumo.
54
GESTO
Os armazns ou reas de estocagem devem ser localizados prximo

aos setores de consumo, em considerao ao volume, peso e tamanho
do material estocado, evitando-se com isso consumo de maior nmero
de horas para sua movimentao.
Tipos de instalao
H trs tipos principais de edificaes destinados ao armazenamento de materiais.
Armazns
So edificaes de alvenaria, fechadas lateralmente e com telhado, com ou sem
forro, cujo piso deve ser construdo com material resistente ao peso dos materiais armazenados. Nesse tipo de instalao, convm instalar estufas, geladeiras, desumidificadores, etc.
A rea total aproveitada como:
rea de armazenamento: local reservado ao armazenamento propriamente dito e aos corredores de acesso s prateleiras;
rea de servios: locais destinados s rampas de acesso, ao atendimento ao pblico (usurios, entregadores) e ao recebimento de materiais;
rea de administrao: local designado para a realizao dos servios
administrativos e burocrticos, com instalaes sanitrias e vesturio.
Galpes
So edificaes cobertas, s vezes fechadas lateralmente, com piso apropriado
s cargas que dever suportar e sem condies de controle da maior parte das
condies ambientais. Alm de rea de armazenamento, ela pode ser utilizada
tambm como rea de servio.
Ptios
So terrenos descobertos, com piso nivelado e drenado, utilizados unicamente
como rea de armazenamento, na qual no h o mnimo controle de qualquer
condio ambiental.
Distribuio interna das reas do armazm

Tal distribuio, tambm chamada estudo de lay-out, tpico importante no
rol das preocupaes do organizador de almoxarifados. Neste estudo, podemos considerar:
rea disponvel
Com a anlise dos estudos para a identificao e classificao de materiais,
definimos a rea necessria para abrigar os materiais a serem estocados em
cada armazm.
55
SUBSISTEMA
DE ARMAZENAMENTO
Isso, entretanto, no suficiente, pois necessrio prever uma futura

ampliao, em conseqncia de provvel expanso e aumento de produtividade da organizao. A visualizao da rea feita em forma de planta, que deve
ser conhecida pelas pessoas envolvidas na administrao dos almoxarifados.
Um modelo de planta, com sugesto da distribuio interna e da rea proporcional de cada espao, que poder servir de orientao a inmeros casos reais,
apresentado por Messias * e consiste em, primeiramente, verificar e determinar:
as quantidades dos materiais A, B, C, D, E, etc.;
o espao em metros quadrados que os materiais iro ocupar no armazm;
a metragem dos suportes, prateleiras, estrados, etc., onde os materiais
sero armazenados;
a rea de expedio de materiais;
a rea de entrada e recebimento de materiais;
as ruas e avenidas internas;
a oficina interna para manuteno do prprio armazm;
os servios de controle dos materiais;
a rea para expanso.
Segundo o referido autor, o esquema ideal do espao do armazm pode ser
visualizado no desenho abaixo:
Sada
Servio de
controle
Oficina
interna
rea de
sada
rea de
entrada
rea para
expanso
rea para
expanso
Entrada
* Srgio Bolsonaro Messias, Manual de Administrao de Materiais, So Paulo, Atlas, 4 ed.
56
GESTO
Supondo que a rea total desse armazm seja 1.000 metros quadrados, a sua
distribuio pelos diversos compartimentos seria, em termos ideais, a seguinte:
Prateleiras e suportes
rea de entrada
rea de sada
Ruas e avenidas
Oficina interna
Servios de controle
reas de expanso
374 m2 com materiais

48 m2
48 m2
400 m2
30 m2
18 m2
82 m2
1.000 m2
A partir desse esquema, obtm-se a melhor utilizao do espao de um

armazm que funcionar com flexibilidade e possibilitar adaptaes, expanses, alm de um trabalho racional e produtivo.
Armazm
Para se realizar uma estocagem correta, h que se observar um conjunto de
regras formuladas segundo critrios definidos. Cada almoxarifado ter, segundo as suas peculiaridades de organizao e funcionamento, as suas normas de
funcionamento, cujos preceitos devem ser observados rigorosamente pelos
operadores e usurios do armazm.
Entretanto, mesmo que haja variao de um almoxarifado para outro em
organizaes diferentes, tais regras buscam os mesmo objetivos, quais sejam:
reduo das perdas por quebra;
diminuio de acidentes no trabalho, por dispensar o elemento humano
da movimentao de cargas pesadas;
menor tempo gasto nas movimentaes e expedio;
ampliao, com melhor aproveitamento de rea til de armazenamento.
Em sntese, o que se procura por meio das normas de armazenamento
aumento da eficincia do processo de estocagem, traduzindo, em expresses
mximas, o seu rendimento e, em expresses mnimas, os seus custos.
Critrios de armazenamento
Entre os critrios mais comuns que orientam a elaborao de normas de armazenamento, podem ser enumerados os seguintes:
rotatividade de materiais;
volume e peso;
ordem de entrada/sada;
57
SUBSISTEMA
DE ARMAZENAMENTO
similaridade;
valor;
carga unitria;
acondicionamento e embalagem;
Rotatividade de materiais
Dentre os itens de material mantidos em estoque, existem aqueles que tm
maior movimentao em relao a outros, em virtude de sua utilizao por
maior nmero de usurios, ou por outro motivo qualquer. A esses materiais que
entram e saem com maior freqncia deve ser dado um tratamento especfico
em relao localizao no armazm, ou seja, armazen-los nas proximidades
das portas (setores de expedio e embalagem).
Esse procedimento oferece as seguintes vantagens:
minimizao de nmero de viagens entre as reas de estocagem e de
expedio;
descongestionamento do trnsito interno do almoxarifado;
melhor aproveitamento da mo-de-obra interna, com menor desgaste
fsico dos operadores;
maximizao do tempo despendido na expedio do material, etc.
Volume e peso do material

Da mesma forma, os itens mais volumosos e pesados devem ficar perto das
portas para facilitar no s a sua conservao, como tambm a sua movimentao, e ser colocados sobre estrados ou pallets (tipo especial de estrado que
veremos adiante).
Ordem de entrada/sada
Armazenar, observando esse critrio, significa obedecer ordem cronolgica
de sada levando em conta a sua poca de entrada. Isso quer dizer: as unidades
estocadas h mais tempo devem sair primeiro, a fim de que no venham a ocorrer
situaes de esquecimento de itens em estoque, o que pode causar oxidaes,
deteriorao, obsoletismo, perda de propriedades fsicas, endurecimentos, ressecamentos e outras situaes que impliquem em perda de material (fundamental no armazenamento de medicamentos).
Similaridade
Sempre que possvel, os materiais devem ser armazenados considerando a sua
similaridade com outros itens, o que pode ser feito mais facilmente com o auxlio
do catlogo de materiais.
58
GESTO
O agrupamento de materiais que apresentam caractersticas fsicas, aplicaes ou naturezas semelhantes em locais adjacentes facilita a sua localizao, a
movimentao e at a contagem.
Valor do material
O valor financeiro que um determinado material representa para o estoque
define a sua forma de armazenamento. As regras no diferem muito daquelas
adotadas para os demais itens, porm deve-se destacar que o local deve ser
apropriado e proporcionar maior condio de segurana.
Para os controles de estoque que utilizam o mtodo denominado ABC, ou
curva ABC, podemos adiantar que os itens de material aqui tratados integram
a letra A.
Carga unitria
O critrio de carga unitria baseia-se na constante necessidade de racionalizao do espao til de armazenamento, com o mximo aproveitamento do conceito de cubagem. Porm, aliada racionalizao do espao, a carga unitria
favorece sobremaneira a boa movimentao do material, a rapidez de carga e
descarga e, conseqentemente, a reduo dos custos.
Esse mtodo consiste na arrumao ou composio de pequenos itens
pacotes ou unidades menores em volumes dimensionados em peso, cubagem
e quantidade maiores. Pode-se dizer tambm que o critrio de carga unitria
significa transformar as unidades simples em unidades mltiplas.
Acondicionamento e embalagem
A abertura das caixas ou embalagens recebidas do fornecedor para conferncia dos materiais adquiridos uma praxe. Porm, depois disso, deve-se lacrlas novamente, com o aproveitamento da prpria embalagem. Evidentemente,
s se deve deixar desembalado o contingente de unidades necessrias entrega do perodo.
Tal procedimento traz os mesmos benefcios apontados no critrio da carga
unitria, pois guarda com ele uma grande similitude.
Equipamentos para armazenamento

Tambm chamados de unidades de estocagem, esses equipamentos compreendem:
armaes;
estrados do tipo pallets;
engradados;
contenedores.
59
SUBSISTEMA
DE ARMAZENAMENTO
Armaes
So prateleiras fabricadas com estruturas de ao ou de madeira em unidades
padronizadas, segundo as necessidades do armazm e da estocagem. Na construo das prateleiras, h que se levar em conta, alm dos objetivos a que se
destinam, as propores e posicionamentos estudados no lay-out.
A maioria dos almoxarifados de pequeno porte usa estantes de madeira
fabricadas na prpria oficina da organizao, pois os contingentes estocados
so constitudos de materiais leves, de pequeno volume, como os materiais de
escritrio, de limpeza, etc.
Entretanto, nos ltimos anos, tem-se observado uma gradual substituio
das armaes de madeira por estruturas metlicas, mesmo nos pequenos
almoxarifados.
As estruturas metlicas possuem uma srie de vantagens adicionais em relao madeira: so imunes ao de insetos e roedores, suportam maior peso,
so mais fceis de ser montadas ou desmontadas e tm grande durabilidade.
Estrados
Como unidade de estocagem, os estrados ou pallets revolucionaram os mtodos e tcnicas de armazenamento, modificando radicalmente a concepo de
transporte e movimentao de material vigente at pouco tempo atrs.
Consistem em estrados feitos principalmente de madeira, com medidas
padronizadas, sobre os quais se montam cargas unitrias, possibilitando eficiente guarda e/ou movimentao de materiais, por meio de equipamentos de
transporte interno.
Esse sistema de armazenamento denomina-se tambm sistema de blocagem.
Ele permitiu a melhor utilizao do espao vertical com a ajuda de prateleiras
de ao chamadas porta- pallets, com a vantagem dos benefcios proporcionados
pela movimentao das cargas unitrias.
Casos h em que se pode dispensar as estruturas de ao porta- pallets, como,
por exemplo, nas cargas uniformes que formam uma superfcie de sustentao,
que possibilitam a superposio de vrios blocos paletizados. Verifica-se a
tambm a otimizao do aproveitamento do espao vertical do armazm apenas
com blocos superpostos.
Tipos e dimenses de estrados

Existem vrios tipos e tamanhos de pallets que atendem s especificaes de
uso, porm com aberturas laterais para entrada e sustentao dos garfos de
empilhadeiras e carrinhos de transporte.
As medidas adotadas pela ASME (Sociedade Americana de Engenheiros
Mecnicos), e com ligeiras variaes pela ISO (Organizao Internacional para
a Estandardizao), so as seguintes:
60
GESTO
a. Estrados retangulares
600 mm x
800 mm
800 mm x 1.000 mm
900 mm x 1.050 mm
800 mm x 1.200 mm
900 mm x 1.200 mm
1.000 mm x 1.200 mm
1.200 mm x 1.500 mm
1.200 mm x 1.800 mm
2.200 mm x 2.700 mm
b. Estrados quadrados
900 mm x
900 mm
1.050 mm x 1.050 mm
1.200 mm x 1.200 mm
Engradados
So estrados providos de proteo lateral. Prestam-se guarda e transporte de
materiais que, devido fragilidade de sua embalagem e/ou irregularidade de
seu formato, no admitem o uso de estrados.
Contenedores
Mais conhecidos como containers (caixas de carga), apresenta-se sob a forma
de uma caixa metlica retangular, revestida de chapa de ao, alumnio ou fibra
de vidro, hermeticamente fechada e selada, destinada ao acondicionamento
(no confundir com embalagem) e ao transporte intermodal de mercadorias
consolidadas (desde o fabricante at o consignatrio ou importador).
Entretanto, o termo contenedor vem se estendendo a outras formas de
construo, aplicao e finalidade, e j existe no mercado uma variedade para
uso industrial, comercial e com mltiplas finalidades, como as caixas de plstico para armazenar e transportar leite, carne, bebidas, pescado, etc., que, alm
de tudo, so fabricadas de maneira a possibilitar um eficiente empilhamento.
Transporte de materiais
Essa funo compreende todas as tarefas, responsabilidades e relacionamentos
utilizados na movimentao/deslocamento de materiais demandados pelo processo de criao de bens e servios.
Devido sua natureza, pode-se dizer que realizado dentro do sistema de
produo a fim de deslocar materiais:
do recebimento para o almoxarifado;
do almoxarifado para a unidade de produo;
de uma unidade de produo para outra;
61
SUBSISTEMA
DE ARMAZENAMENTO
de uma unidade de produo para o almoxarifado;

do almoxarifado de produtos acabados para o despacho.
Escolha de equipamentos de transporte

Antes de mais nada, deve-se ter em conta que a escolha do equipamento de
transporte de material deve ser precedida de um estudo baseado no critrio do
custobenefcio, mediante o qual se procura adotar a melhor soluo entre as
alternativas viveis, o que implica escolher a alternativa de menor custo dentre
as que atendem aos requisitos mnimos de transporte.
Os principais fatores que influenciam o custo so:
Quanto natureza do material
estado fsico: slido (unitrio ou granel), lquido, gasoso;
forma, dimenses, peso e perecibilidade;
tipo de embalagem.
Quanto demanda do material
quantidade de unidades movimentadas em cada intervalo.
Quanto aos locais de armazenagem e utilizao
pontos de origem e destino dos materiais;
rea livre para circulao;
altura e p-direito do armazm ou galpo;
obstculos existentes nos armazns ou galpes, como vigas, colunas, etc.
dimenses das portas de acesso e sada.
O mercado brasileiro dispe de grande nmero de opes e modelos de
equipamentos, j padronizados segundo detalhes de segurana, economia, utilizao, etc. Entretanto, no se deve descartar o critrio do menor custo.
Exemplos de equipamentos:
carros de trao manual;
empilhadeiras manuais e motorizadas;
guindastes manuais e automotores;
carros-prtico;
tratores de armazm;
62
GESTO
talhas;
pontes rolantes;
elevadores;
correias transportadoras;
dutos de suco e conduo de gros, etc.
Central de abastecimento farmacutico

Devido sua singularidade, neste tpico destaca-se a questo dos almoxarifados de medicamentos, que se destina ao recebimento, conferncia, estocagem,
distribuio e controle de medicamentos e materiais mdico-hospitalares, com
proteo contra riscos, deteriorao e prejuzos eventuais.
Em virtude dos altos custos que encerram os medicamentos e os materiais
mdico-hospitalares, a segurana um item que requer muita ateno. Assim, o
local deve possuir apenas uma entrada/sada, o que permite o total controle de
todo material que entra e sai, bem como das pessoas que tenham acesso a ele.
A central de abastecimento deve ter como reas componentes: carga e descarga, quarentena, administrao, reas de armazenamento especficas para controlados, inflamveis e termolbeis, assim como uma rea geral de estocagem.
A rea de carga e descarga deve comportar:
recepo: rea destinada ao recebimento do material e onde se procede verificao, conferncia e separao dos medicamentos para posterior armazenamento.
expedio: rea destinada expedio dos medicamentos; ela pode se
localizar no mesmo espao da recepo, mas deve ficar distintamente
separada das reas restantes.
A central deve oferecer (possuir):
proteo contra animais;
proteo contra incndio;
boa circulao de ar, ausncia de umidade, temperatura no superior
a 25 C;
circulao interna entre estrados e estantes ou porta- pallets, com boa
operacionalidade;
no caso de empilhadeira, verificar o raio de seu giro para que haja livre
movimentao.
63
SUBSISTEMA
DE ARMAZENAMENTO
Recepo de medicamentos/materiais mdico-hospitalares

Ao receber os medicamentos e/ou os materiais mdico-hospitalares, o funcionrio deve conferir os dados constantes na nota fiscal de entrega com os emitidos na nota de empenho, verificando os seguintes itens:
se o nome genrico do produto enviado o mesmo do solicitado;
se os preos unitrios e totais so os mesmos que foram empenhados;
se a quantidade recebida igual quantidade solicitada;
se a forma farmacutica enviada igual solicitada;
se a especificao do material recebido igual ao solicitado;
se a concentrao recebida igual solicitada;
se a data de validade maior ou igual a dois anos a contar da data da
entrega;
se na embalagem, empacotamento e envases de todas as formas farmacuticas constam: nome do produto, nmero de registro, nmero do
lote, prazo de validade, volume ou peso e via de administrao;
se a embalagem apresenta indcios de violao;
observar possveis alteraes organolpticas nas diferentes formas farmacuticas.
Armazenamento de medicamentos
Nessa rea, devem-se observar os seguintes critrios:
armazenar os produtos por forma farmacutica;
armazenar os produtos pelo nome do princpio ativo em ordem alfabtica rigorosa, da esquerda para a direita;
armazenar os produtos por prazo de validade: os que vo vencer primeiro devem ser armazenados esquerda e na frente;
observar o empilhamento mximo permitido para o produto (ver recomendaes do fabricante);
observar a temperatura ideal a que o produto deve ser armazenado;
as caixas que forem abertas devem ser riscadas, indicando a violao, a
quantidade existente anotada e, em seguida, a caixa deve ser lacrada.
Armazenamento do material mdico-hospitalar

O material deve ser mantido na embalagem original.
A estocagem deve ser por ordem alfabtica de grupo de material, obedecendo a uma ordem alfabtica rigorosa em cada grupo, da seguinte maneira:
64
GESTO
Adesivos
Esparadrapo
Fita cirrgica
Fitas de papel adesivo
Plsticos aderentes
Cnulas, drenos e tubos

Cnulas: endotraqueal
Guedell
Traqueal
Drenos: Kerr ou sonda T
Penrose
Tubos: aspirao
C.E.C. Oxigenadores
Coletores
Bolsa para colostomia
Coletor de urina infantil feminino
Coletor de urina infantil masculino
Coletor de urina sistema aberto
Coletor de urina sistema fechado
Dispositivos para infuso

Agulhas
Cateteres
Equipos
Scalps
Seringas
Fios cirrgicos
Material txtil
Algodo
Atadura
Campo operatrio (cirrgico)
Gaze
Gorro
Mscara
Sapatilha
Prteses e implantes
65
SUBSISTEMA
DE ARMAZENAMENTO
Sondas
Aspirao traqueal
Enteral
Foley
Hemosttica
Nasogstrica
Oxigenoterapia
Retal
Uretral
As reas de armazenamento devem ser identificadas de acordo com o grupo
e os produtos, armazenados de maneira que permita a perfeita visualizao do
nome, nmero de lote e prazo de validade aquele que for vencer primeiro
deve estar frente e do lado esquerdo.
As reas que abrigaro os materiais precisam ter as seguintes caractersticas:
ausncia de umidade e de calor ou frio excessivos (temperatura no
superior a 25 C;
proteo contra animais e parasitas;
proteo contra incndio;
boa circulao de ar;
disposio adequada para movimentao de pessoas e materiais;
rea administrativa;
rea para produtos que necessitam de temperatura controlada;
rea para produtos inflamveis.
Alguns materiais necessitam de controles estritos de temperatura.
Medicamentos termolbeis: trata-se de uma rea reservada aos medicamentos que necessitam, para sua correta preservao, de local com
temperatura mdia de aproximadamente 25 C, pois, quando armazenados em locais quentes e sem ventilao, esto sujeitos a ter suas
caractersticas fsico-qumicas alteradas.
uma rea opcional que deve ser construda somente quando o almoxarifado localizar-se em regies quentes ou no possuir temperatura
interna favorvel, isto , mxima de 28 C.
Para tanto so necessrios aparelhos condicionadores de ar, que permitem total controle da temperatura ambiente, e forro para diminuir a
metragem cbica da sala, favorecendo o funcionamento dos aparelhos.
importante tambm que se proceda a um rigoroso estudo da capaci-
66
GESTO
dade de refrigerao dos aparelhos em relao cubagem da sala, bem

como observar a necessidade de esquadrias que permitam uma ventilao natural quando houver cortes no fornecimento de energia eltrica.
Dimensionamento: deve estar relacionado diretamente real necessidade de guarda temperatura em torno de 25 C de certos medicamentos,
levando-se tambm em conta que nem sempre possvel a manuteno
de todos os produtos nesse local, razo pela qual a seleo precisa ser
rigorosa, considerando ainda que o tipo de embalagem e a taxa de umidade da regio influem na conservao dos medicamentos.
Imunobiolgicos: nessa rea ficam armazenados soros e vacinas, produtos que necessitam, para sua conservao, tanto de uma baixa temperatura de congelamento ( 20 C) como, em outros casos, temperatura de resfriamento (+4 C a +8 C). Por esse motivo, importante que
o almoxarifado defina os equipamentos de frio de acordo com as
necessidades locais, que, em almoxarifados centrais, so:
cmara fria: utilizada para a conservao de vacinas a temperaturas
de 20 C e entre +4 C e +8 C, com dois compartimentos distintos
(com as temperaturas mencionadas) para conservao de acordo
com a necessidade (podem-se usar como alternativa duas cmaras
separadas com temperaturas diferentes). Nos locais onde existem
cmaras do tipo Randon, torna-se necessrio estabelecer no projeto
os afastamentos mnimos da cmara das paredes adjacentes:
paredes laterais: 100 cm
parede de fundo: 200 cm
parede de frente: 150 cm
teto: 100 cm.
freezer: substitui a cmara fria com temperatura a 20C e pode ser
usado tambm para a produo de gelo para as embalagens de
transporte das vacinas.
geladeira: assim como o freezer, a geladeira do tipo comercial de
quatro, seis ou oito portas, com ventilador interno pode substituir
a cmara fria com temperatura entre +4C e +8C.
O dimensionamento das cmaras e a quantidade de freezers ou geladeiras relacionam-se diretamente com a demanda de cada Estado.
preciso haver um projeto especfico para todo o sistema, cuja elaborao deve contar com a orientao do Ministrio da Sade, por meio do
Programa Nacional de Imunizaes (PNI), observando-se as determinaes do Manual de Vacinao.
67
SUBSISTEMA
DE ARMAZENAMENTO
Relacionamos a seguir as vacinas com a temperatura ideal de armazenamento e o equipamento necessrio.

VACINA
TEMPERATURA IDEAL DE ARMAZENAMENTO
EQUIPAMENTO
Antiplio oral
Anti-sarampo
Contra febre amarela
Antimeningoccica
20 C
Cmara fria
ou
Freezer
Trplice
Dupla
Toxide tetnico
Anti-rbica humana
Contra febre tifide
BCG
+ 4 C a + 8 C
Cmara fria
ou
Refrigerador
Fonte: Manual de Vacinao do Ministrio da Sade.
FUNO DISTRIBUIO
A funo de distribuio gera um dos problemas mais graves do sistema

de materiais, principalmente quando se aborda um sistema sem os instrumentos adequados para desempenhar as tarefas. mais comum do que se possa
imaginar o estabelecimento de um ciclo acumulativo (figura 10), que deve ser
rompido para que o sistema como um todo possa ser aprimorado.
Figura 10
O usurio pede mais do

que necessita
Como o usurio pede mais

do que precisa, o sistema
distribui menos
O sistema distribui menos

do que foi pedido
Como o sistema distribui

menos, o usurio pede
mais do que precisa
A observao desse ciclo leva a uma nica possibilidade de rompimento:

estoques suficientes para garantir o abastecimento. Sem essa medida, no h
como obter um equilbrio do sistema.
68
GESTO
Quando no h confiana entre o usurio e a administrao de materiais, instala-se o ciclo acima que leva a uma relao de sabotagem mtua e criao
de estoques perifricos que prejudicam ainda mais o sistema.
A principal regra de distribuio, a ser aplicada aps a ruptura do ciclo de
desconfiana, que o sistema deve distribuir a menor quantidade que a sua
logstica permitir. Esse procedimento se justifica pelo fato de que o usurio em
geral no possui condies adequadas de armazenamento, e os estoques perifricos significam aumento dos recursos imobilizados.
Outras condies a serem implementadas so:
Estabelecer um registro dos usurios: significa saber quem pode solicitar
o material, como contatar o usurio, tempo para se efetuar o contato.
Fazer um cadastro dos itens que podem ser consumidos pelo usurio.
Cada usurio, tendo em vista o seu papel na organizao, possuir um
elenco de produtos que poder solicitar. A comisso de normalizao
(que especificar os produtos) poder colaborar ou mesmo definir
quem pode pedir o qu. Assim como a normalizao, o cadastro deve
ser revisto periodicamente e atualizado com inseres e excluses
sempre que necessrio.
Definir as quantidades de cada item a serem concedidas ao usurio,
inicialmente de acordo com a previso. Fazer o monitoramento e as
correes, conforme as solicitaes.
A auditoria dos estoques dos usurios, com apoio da direo da organizao, deve ser feita periodicamente, buscando verificar as condies
de armazenamento e auxiliando o usurio a aprimorar os seus sistemas
de controle.
Estabelecer um sistema de atendimento s emergncias para que o
usurio possa confiar no sistema, diminuindo-se com isso a formao
de estoques nas reas.
Difundir entre os usurios a prtica de utilizar o material e reduzir ao
mnimo possvel o tempo despendido com as aes relacionadas
administrao de estoques perifricos e distribuio de produtos.
A funo de distribuio pode ser desenvolvida seguindo-se modelos j estabelecidos, entre os quais se podem sugerir:
Sistema de complementao da previso: tomando-se a previso
como ponto de partida, determina-se a data de requisio do material.
O usurio, no momento adequado, informa o estoque existente na
unidade e recebe uma quantidade suficiente para complementar os
nveis de estoque constantes de sua previso.
69
SUBSISTEMA
DE ARMAZENAMENTO
Sistema de unidades mveis: nesse modelo, o usurio recebe todos os

itens de sua previso em um carrinho e nesse momento devolve a unidade que estava em uso, com as sobras existentes. bastante utilizado
nos centros de material esterilizado, postos de enfermagem e centros
de sade.
Sistema de ordem de produo: utilizado para dispensar medicamentos, com base nas prescries para que se embalem quantidades suficientes para atender aos pedidos. Apesar de ser um sistema complexo,
que exige vrios funcionrios e depende de disciplina para entrega dos
pedidos, traz grande economia segundo publicaes especializadas,
pode-se reduzir de 20 a 30% os gastos com esses produtos. Esse sistema conhecido como sistema de dose unitria ou individualizada e
no ser abordado neste livro.
71
GESTO
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL PARA

A ADMINISTRAO DE MATERIAIS
ps a explanao de cada uma das funes do sistema de materiais, passamos a uma breve apreciao da introduo desse sistema na estrutura
organizacional.
A estrutura da rea de materiais pode assumir vrias formas, desde completamente descentralizada, em que cada unidade cuida da renovao de seus
estoques, compra e demais funes de seu prprio material, at completamente
centralizada, em que todas as aquisies, em todos os nveis da organizao,
so realizadas por um nico departamento de materiais. Entre as duas formas
extremas existem configuraes intermedirias.
H na literatura especializada vasta argumentao a favor da adoo de um
ou outro modelo. Uma avaliao adequada, levando em considerao o tamanho da organizao e a aplicao de modelos matriciais ou no em seus diferentes nveis, pode auxiliar a escolher a melhor forma de estruturar o sistema
de materiais.
De uma forma geral, as funes de padronizao de materiais esto vinculadas s comisses de planejamento de materiais e comisses de farmacologia,
que so multiprofissionais e ligadas administrao superior.
As funes de especificao, classificao e codificao so desenvolvidas internamente e em geral pela rea de compras, auxiliada pela rea de armazenamento.
Conforme mencionamos na funo de controle de estoques, sugere-se a criao de uma rea especfica para o desempenho de tal funo, que ser responsvel pela programao e controle dos estoques, definindo quantidades a serem
adquiridas, o perodo de aquisio, e emitir os documentos necessrios para os
inventrios. Essa medida cumpre duas funes bsicas: a primeira delas deixa
que os responsveis pelas compras cuidem de faz-las e no defini-las; a outra
retira do almoxarifado a deciso a respeito da movimentao de estoques.
As funes de aquisio so desempenhadas pela rea de compras, que, por sua
vez, apoiada pelas comisses de registro cadastral e de julgamento de licitaes.
72
GESTO
O almoxarifado responde pelas funes de recebimento, armazenamento e

distribuio dos materiais.
A rea de materiais est usualmente subordinada diretoria administrativa.
Uma estrutura que pode ser proposta para a rea de materiais mostrada
abaixo, na figura 11.
Figura 11
rea de
materiais
Programao e
controle de estoques
Compras
Almoxarifado
Finalmente, importante ressaltar que a administrao de materiais no tem

tido um tratamento profissional como seria desejvel que ocorresse, considerando-se a importncia do setor, os valores envolvidos e o estabelecimento de um
sistema como tal. mais comum do que se imagina entregar a responsabilidade
de desenvolvimento de tais funes a funcionrios sem a devida qualificao,
usualmente de nvel mdio, sem o domnio da linguagem do setor e os conhecimentos bsicos que norteiam as diversas atividades do sistema de materiais.
Na falta do administrador de materiais, h a alternativa de utilizar-se, por
exemplo, um farmacutico ou mesmo um nutricionista para exercer essa funo. Cursos especializados para tais profissionais, para que possam assimilar os
conceitos mais importantes, resultam em ganho de tempo importante.
73
GESTO
PROPOSTAS DE ROTINAS PARA O SISTEMA

DE ADMINISTRAO DE MATERIAIS
s rotinas apresentadas a seguir servem de ponto de partida para adaptaes a serem utilizadas pelo sistema de materiais, de acordo com as
necessidades locais.
Rotina operacional para reposio de estoques

Desempenhada pelo auxiliar administrativo responsvel pela programao e
controle de estoques.
Recebe a nota fiscal enviada pelo almoxarifado (proveniente do recebimento de materiais) e as requisies de materiais procedentes das
unidades.
Registra as entradas e sadas, utilizando as notas fiscais de entrada e as
requisies de materiais das unidades e posteriormente envia os documentos aos destinatrios.
Quando a quantidade em estoque atinge o ponto de ressuprimento,
emite duas cpias do pedido de compra de material, indicando a
quantidade a ser reposta. Uma das cpias enviada para a comisso
de planejamento e normalizao de materiais e medicamentos e a
outra, arquivada na unidade. Esta ltima eliminada quando da chegada dos produtos.
Quando a quantidade em estoque atinge o nvel de reserva, emite um
pedido de compra de emergncia em duas vias.
Normas anexas rotina operacional para reposio de estoques

Desempenhada pelo auxiliar administrativo responsvel pela programao e
74
GESTO
O auxiliar administrativo manipula de 300 a 500 fichas de controle fsico-financeiro.

O ponto de reposio ou estoque mnimo pode ser calculado pela
seguinte frmula: PR = D x 3, sendo D a mdia mensal de consumo do
item nos ltimos seis meses. A primeira quantidade D refere-se ao estoque de reserva, as duas outras so destinadas a cobrir o prazo de processamento mais o prazo de entrega. A frmula pode ser alterada de
acordo com os tempos para cumprir estes prazos.
O lote de reposio ou de compras deve ser igual ao estoque mnimo.
Na ficha de controle fsico deve constar o consumo mdio mensal referente aos ltimos seis meses atualizado e a quantidade do estoque mnimo. Os estoques de reserva so iguais a um consumo mdio mensal.
Dependendo da classificao ABC do item, os valores podem variar.
Rotina de compras sem licitao

Aplicvel, por exemplo, a compras de emergncia.
Quando a quantidade em estoque atinge o nvel de reserva, o auxiliar
administrativo da unidade de programao e controle de estoques
emite o pedido de compra de emergncia em duas vias e faz constar a
anotao de que o produto atingiu o nvel de estoque de reserva. Uma
via enviada para a chefia da unidade e a outra, arquivada.
A chefia da unidade de programao e controle de estoques descreve a
necessidade, justificando-a, e solicita a dispensa da licitao, encaminhando-a comisso de planejamento e normalizao de materiais e
medicamentos. Em casos particulares, essa solicitao (igualmente em
duas vias, com as justificativas) pode ser feita diretamente pelo usurio.
A comisso de planejamento e normalizao de materiais e medicamentos analisa os pedidos, avalia as justificativas e emite parecer conclusivo destinado ao diretor-geral da instituio.
O ordenador da despesa, aceitando as condies e recomendaes da
comisso de planejamento e normalizao de materiais e medicamentos,
autoriza a dispensa e abertura do processo. Nesse caso, h necessidade
de manifestao da consultoria jurdica, que pode ser eliminada se esta
expedir uma formulao genrica para os casos mais corriqueiros. O
expediente remetido para a unidade de comunicao e arquivo para
providncias. Caso no seja aprovada a dispensa, o expediente retorna
para conhecimento dos interessados.
A unidade de protocolo e arquivo abre o processo, remetendo-o para
o departamento financeiro para que seja feita a reserva de recursos.
75
PROPOSTAS
DE ROTINAS
O departamento financeiro classifica a despesa, efetua o compromisso,

faz os registros necessrios e envia o processo para o departamento
de compras.
O departamento de compras efetua a aquisio e envia o processo
para o departamento financeiro.
O departamento financeiro emite o empenho e o contrato, remetendo-os
ao diretor-geral.
O diretor assina o contrato e o encaminha para a rea que receber o
material.
O responsvel pelo recebimento solicita ao fornecedor para efetuar a
entrega dos produtos.
O almoxarifado recebe o produto, confere os dados constantes do
empenho com os da nota fiscal.
Os passos iniciais das aquisies com licitao variam conforme o produto e
se ele um item de estoque ou no. Abaixo so descritos os passos para cada
uma das possibilidades. Aps os passos iniciais, os demais so comuns a todos
os processos.
Rotina operacional de compras com licitao
Para materiais mantidos em estoque (passos iniciais)

O auxiliar administrativo da unidade de programao e controle de
estoques emite o pedido de compra em duas vias. Uma via enviada
para a comisso de planejamento e normalizao de materiais e medicamentos e a outra, arquivada.
A comisso de planejamento e normalizao de materiais e medicamentos analisa o pedido de compra de material, aprova-o com ou sem
alteraes. A autorizao implica o consentimento para abertura de
processo e compromisso oramentrio.
Caso o pedido no seja aprovado (ou alterado), a unidade de programao e controle de estoques receber o pedido de volta e o encaminhar ao expediente e posterior arquivo.
Para materiais no mantidos em estoque (passos iniciais)

O solicitante emite pedido de compra em duas vias, arquiva uma delas
e remete a outra comisso de planejamento e normalizao de materiais e medicamentos.
76
GESTO
Para equipamentos, servios e reformas (passos iniciais)

O solicitante preenche em duas vias o formulrio especfico para aquisio de material permanente, em que faz constar, alm da justificativa, uma
descrio do equipamento, principais caractersticas e as necessidades
para instalao (reformas, adaptaes, pontos de energia eltrica, etc.) e
envia a primeira via para a comisso de planejamento e arquiva a cpia.
A comisso de planejamento recebe o documento, compara com os
projetos existentes, analisa e emite parecer conclusivo. Caso a deciso
seja favorvel, a aprovao j autoriza a abertura de processo e compromisso. O expediente enviado para o setor de protocolo e arquivo. Se a comisso no autorizar a compra, o expediente devolvido ao
solicitante para conhecimento e arquivo.
Os passos descritos a seguir so comuns a

todas as rotinas com licitao
A unidade de protocolo e arquivo abre o processo e remete-o para o
departamento financeiro para que seja feita a reserva de recursos.
O departamento financeiro classifica a despesa, efetua o compromisso,
faz os registros necessrios e envia o processo para o departamento de
compras.
O departamento de compras define a modalidade de licitao, toma as
medidas necessrias para dar publicidade licitao, fixa as datas para
recebimento das propostas e de abertura e encaminha o expediente,
juntamente com os comprovantes de entrega e de publicidade, para a
comisso de julgamento de licitaes.
A comisso de julgamento de licitaes recebe as propostas identificadas
e lacradas, procede abertura na data e horrio estipulado, faz uma ata
da abertura, procede qualificao ou desqualificao dos participantes,
faz os registros internos de controle de processos, realiza um estudo
comparativo de preos, convoca, se necessrio, a pessoa responsvel
para emitir o parecer tcnico, julga as propostas, classifica-as e adjudica
a licitao, publicando o ato. Aguarda o prazo legal para recebimento de
recurso e envia o processo para o ordenador da despesa.
O diretor-geral da instituio recebe o processo, analisa-o e, estando
de acordo, homologa-o e remete-o ao departamento financeiro. Caso
no esteja de acordo, procede revogao do processo e devolve-o ao
solicitante, por meio da comisso de julgamento de licitaes.
O departamento financeiro recebe o processo homologado e emite o
contrato, que enviado ao diretor-geral.
77
PROPOSTAS
DE ROTINAS
A autoridade superior assina as trs vias do contrato, anexando duas

delas ao processo, e remete a terceira ao departamento financeiro para
processamento. O processo completo enviado para a rea de compras.
O departamento de compras recebe o processo, registra os dados
necessrios para controle, convoca o fornecedor e entrega cpia do
empenho e/ou contrato. Remete o processo para o almoxarifado.
O almoxarifado recebe o processo, arquiva-o e controla o prazo de
recebimento. Recebe o material. Confere os dados da nota fiscal, encaminha o processo e respectiva nota fiscal para a unidade de programao e controle de estoque. Se necessrio, convoca o usurio ou ainda
procede a um recebimento provisrio (o processo s ser liberado
aps o recebimento definitivo). No caso de equipamentos, comunica o
recebimento ao departamento de controle e patrimnio.
A unidade de programao e controle de estoques registra a entrada
do material nas fichas apropriadas, anota que a compra est encerrada
e remete o processo ao departamento financeiro.
O departamento financeiro emite a ordem de pagamento e remete o
processo para arquivamento.
Rotina operacional de distribuio
Sub-rotina de estabelecimento de nvel de consumo

O usurio confecciona, conforme calendrio estabelecido, uma lista de
itens de consumo com as quantidades necessrias para atendimento
de suas necessidades. Envia duas cpias para a comisso de planejamento e normalizao de materiais e medicamentos e arquiva uma terceira para controle interno.
A comisso de planejamento e normalizao de materiais e medicamentos avalia as solicitaes e remete uma das cpias da lista para a
unidade de programao e controle de estoques e devolve a outra ao
solicitante para que tome conhecimento de eventuais modificaes.
A unidade de programao e controle de estoques recebe a lista e
arquiva por ordem de usurio.
Sub-rotina de estabelecimento de calendrio de distribuio

O almoxarifado estabelece o calendrio considerando: os recursos disponveis para distribuio, a periodicidade estabelecida para distribuio,
a data de envio das informaes do estoque existente para o usurio, a
data de distribuio do material.
78
GESTO
Sub-rotina de envio de informao de nvel

de estoque para requisio de material
O usurio faz o pedido de reposio de material em quatro vias, arquivando uma delas e remetendo as demais para a unidade de programao
e controle de estoques.
A unidade de programao e controle de estoques estabelece a quantidade a ser distribuda, considerando a posio de estoques, atualiza as
fichas de controle, preenche os campos do pedido de reposio de
material relativos s quantidades a serem dispensadas e respectivas alteraes. Uma via arquivada e as demais, enviadas para o almoxarifado.
O almoxarifado recebe as duas vias, atualiza as fichas do kardex, arquiva uma via do pedido de reposio de material, envia a outra para o
usurio, junto com o material solicitado.
Sub-rotina de requisio de material de carter emergencial

O usurio faz o pedido de material urgente em quatro vias, arquivando uma delas e levando as demais para a unidade de programao e
A unidade de programao e controle de estoques aprova a solicitao, atualiza as fichas de controle, preenche os campos do pedido de
emergncia de material relativos s quantidades a serem dispensadas e
respectivas alteraes. Uma via arquivada e as demais, enviadas para
o almoxarifado.
O almoxarifado recebe as duas vias, atualiza as fichas do kardex, arquiva uma via do pedido de emergncia de material, envia a outra para o
usurio, junto com o material solicitado.
Rotina operacional de devoluo de materiais

O usurio identifica os materiais que no sero utilizados ou cuja data
de expirao esteja prxima, preenche a nota de devoluo em duas
vias e remete-a ao almoxarifado.
O almoxarifado recebe o material, confere-o, retm uma via da nota e
devolve a outra ao usurio. Quando o material inservvel, envia a
cpia, juntamente com o material, para descarte. Deve se tentar proceder troca dos produtos com os fornecedores. Caso o material possa
ser utilizado, procede-se entrada desse item e encaminha-se a cpia
para a unidade de programao e controle de estoques.
79
PROPOSTAS
DE ROTINAS
A unidade de programao e controle de estoques registra a entrada

nas fichas, contabilizando-a como doao.
Finalmente, deve-se ressaltar que as rotinas propostas so genricas. Cada
instituio deve estud-las e promover as alteraes necessrias para que possam ser adaptadas sua realidade.
importante realar tambm que, com a informatizao e em particular com
o uso de redes, essas rotinas podem ser processadas via e-mail. No entanto, o
processo ainda deve ser constitudo e nele devem existir provas de todos os
passos, pelo menos at que os Tribunais de Contas acordem para os novos tempos e proponham novas sistemticas mais consentneas com esses tempos.
Observao: Tanto a autorizao para a abertura quanto aquela destinada
reserva de recursos so atos da autoridade maior; portanto, devem ser especificamente delegadas se essas rotinas forem aplicadas.
81
GESTO
ANEXOS
Pedido de compras
Cotao de compras
Solicitao de suprimentos
Relatrio de entrada de materiais
Ficha de material inutilizado
Ficha de estoque
Requisio de material
Grade de comparao de preos
Ficha de prateleira
Pedido de suprimento
82
GESTO
HOSPITAL GERAL
UNIDADE DE
RECURSOS MATERIAIS
PEDIDO DE COMPRAS
CDIGO
DISCRIMINAO DO MATERIAL
UNIDADE
QUANTIDADE
PRAZO
SOLICITADO
OBS.:
DATA: ____ /____ /____

RESPONSVEL
PELAS COMPRAS
DIRETOR
ADMINISTRATIVO
HOSPITAL GERAL
UNIDADE DE RECURSOS MATERIAIS
COTAO DE COMPRAS
DISCRIMINAO
QUANTIDADE
FORNECEDOR
PREO
UNITRIO
FORNECEDOR
PREO
UNITRIO
FORNECEDOR
PREO
UNITRIO
CONDIES DE PAGAMENTO
PRAZO DE ENTREGA
DO RESPONSVEL PELAS COMPRAS
ANEXOS
DATA: ____ /____ /____

ASSINATURA
83
84
GESTO
HOSPITAL GERAL
SOLICITAO DE SUPRIMENTOS
ITEM
DISCRIMINAO
UNIDADE DE
RECURSOS MATERIAIS
ESTOQUE
MNIMO
CONSUMO
MENSAL
EMITIDO POR:
SETOR DE COMPRA
DATA: ____ /____ /____
DATA: ____ /____ /____
ESTOQUE
ATUAL
HOSPITAL GERAL
RELATRIO DE ENTRADA DE MATERIAIS

FORNECEDOR
NOTA FISCAL N
PEDIDO N
ASSINATURA
DO RESPONSVEL
ANEXOS
DATA: ____ /____ /____
MATERIAL
85
86
MATERIAL INUTILIZADO
CDIGO
UNIDADE
QUANTIDADE
PREO
UNITRIO
TOTAL
DATA: ____ /____ /____

ASSINATURA
DO RESPONSVEL
ASSINATURA DO RESPONSVEL
DISCRIMINAO
GESTO
HOSPITAL GERAL
FICHA DE ESTOQUE
HOSPITAL DAS CLNICAS

DA FACULDADE DE MEDICINA DA UNIVERSIDADE DE SO PAULO
MATERIAL:
CDIGO:
QUANTIDADE
UNIDADE
DATA
DIA
MS
MXIMA
MNIMA
COMPROVANTE
ANO
ESPEC.
NMERO
PONTO DE REQUISIO
PREO
UNITRIO
REQUISIO PADRO
PROCEDNCIA DO LANAMENTO
SETOR
PROCESSO
NMERO
LOCALIZAO
RUA
ESCANINHO
MATERIAL
ENTRADA
SADA
EXISTENTE
ANEXOS
87
88
GESTO
REQUISIO DE MATERIAL
DA FACULDADE DE MEDICINA DA UNIVERSIDADE DE SO PAULO

RGO REQUISITANTE
CDIGO
ITEM
N
ANDAR
SALA
TELEFONE
INTEIRA
MATERIAL:
FRAO
FORNECIDA
INTEIRA
DATA DA REQUISIO
MATERIAL
QUANTIDADE
REQUISITADA
N DA REQUISIO:
FRAO
UNIDADE
CDIGO
DISCR.
CDIGO
DISCRIMINAO
Recebi o material constante da presente requisio, excetuando os seguintes itens
SEPARADO POR:
REQUISITANTE
ENTREGUE POR:
DATA: ____ /____ /____

ASSINATURA
OBS.
PARA QUALQUER ESCLARECIMENTO COMUNIQUE-SE COM:
PREFIXO

DA FACULDADE DE MEDICINA DA
CIRCULAR N ......................................................................
COMPARAO DE PREOS
(GRADE)
UNIVERSIDADE DE SO PAULO
REQUISIO N ..................................................................
PROCESSO N ......................................................................
M A T E R I A I S
ITEM
FORNECEDORES
N DE
ORDEM
NOME
N DE
INSCRIO
ITEM
ITEM
ITEM
ITEM
PREO LQUIDO
ANEXOS
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
CHEFE DO MATERIAL
89
FUNCIONRIO
90
GESTO
UNIDADE
LOCALIZAO NO ARMAZM
SETOR
DA
RUA
ESCANINHO
FACULDADE DE MEDICINA DA UNIVERSIDADE DE SO PAULO
FICHA DE PRATELEIRA
MATERIAL
DATA
DIA
MS
COMPROVANTE
ANO
ESP.
NMERO
CDIGO
PROCEDNCIA
DO
LANAMENTO
MATERIAL
ENTRADA
SADA
EXISTENTE
91
ANEXOS
DATA DE ENTRADA ..............................
DA
N DE PAPEL ..........................................
FACULDADE DE MEDICINA DA UNIVERSIDADE DE SO PAULO
N DO PROCESSO ..................................
N ........................................................
A7
____ /____ /____
Requisio n
CLASSIF. ALFABTICA ............................

CDIGO PROCEDNCIA ......................
PEDIDO DE SUPRIMENTO
DISTRIBUDA..........................................
..............................
DISCRIMINAO DO MATERIAL
DOCUMENTOS ......................................
CDIGO
ENCARREGADO DA TURMA DE CONTROLE
UNID. DE
MEDIDA
QUANT.
PREO UNIT. DA
LTIMA COMPRA
CHEFE DA A 7
TOTAL
BIBLIOGRAFIA
ANSARI, A. e B. Modarress. Just in Time Purchasing. Nova York, The Free Press, 1990.
BLACKBURN, J. Time-Based Competition, The Next Battleground In American Manufacturing. Homewood, Illinois, Busines One Irwin, 1991.
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CORREA, J. Gerncia Econmica de Estoques e Compras. Rio de Janeiro, Editora da Fundao Getlio Vargas, 7 ed., 1987.
DIAS, M. A. P. Administrao de Materiais - Uma Abordagem Logstica. So Paulo, Atlas,
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Washington, OPAS/OMS, 1987.
REISMAN, A. Systems Analysis in Health-Care Delivery. Lexington, Massachusetts, Lexington
Books, 1979.
OS AUTORES
GONZALO VECINA NETO
Mdico, mestre em Administrao de Empresas (rea de concentrao: Administrao Hospitalar e de Sistemas de Sade) pela Escola de Administrao de Empresas de So Paulo da
Fundao Getlio Vargas, professor assistente do Departamento de Prticas de Sade
Pblica da Faculdade de Sade Pblica da Universidade de So Paulo (FSP USP), mdico
do Programa de Estudos Avanados em Administrao Hospitalar e de Sistemas de Sade
do Hospital das Clnicas da Faculdade de Medicina da USP (PROAHSA HC/FMUSP).
Endereo para correspondncia: Av. Dr. Arnaldo, 715 1 andar Adm. Hospitalar.
WILSON REINHARDT FILHO
Farmacutico bioqumico, especializao em Administrao Hospitalar e de Sistemas de

Sade pela Escola de Administrao de Empresas de So Paulo da Fundao Getlio Vargas,
consultor em administrao hospitalar e de sistemas de sade.
Endereo para correspondncia: Rua Sabar, n 566 conj. 171 Higienpolis So Paulo SP
CEP: 01239-010
e-mail: reinhard@stbnet.com.br

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