Anda di halaman 1dari 32

PERANGKAT RPP SMK

MENENTUKAN SISTEM KEARSIPAN


KELAS X / SEMESTER I

Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

Penyusun:
RISKA NADYA PRATIWI

PROGRAM STUDI
PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
2014

KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas kemurahan-Nya, sehingga kami
dapat menyelesaikan perangkat pembelajaran ini. Perangkat ini dibuat dengan maksud
memenuhi tugas Peserta Pelatihan Dosen Pembimbing, Guru Mitra dan Workshop
Penyusunan Perangkat Pembelajaran PPG, untuk Program Studi Pendidikan Administrasi
Perkantoran.
Perangkat ini dibuat sebagai acuan bagi para mahasiswa untuk melakukan peerteaching, microteaching dan implementasinya dalam pembelajaran nyata melalui kegiatan
PPL sehingga diperoleh hasil belajar kognitif, afektif dan psikomotorik. Hasil belajar kognitif
Administrasi Perkantoran meliputi produk dan proses, hasil belajar psikomotorik berupa
keterampilan dalam melaksanakan aktivitas kerja ilmiah, hasil belajar afektif terdiri dari
perilaku berkarakter dan keterampilan sosial.
Dengan demikian perangkat pembelajaran ini merupakan contoh perangkat RPP dan
kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, psikomotor,
keterampilan sosial dan menumbuhkembangkan perilaku berkarakter.
Perangkat ini terdiri dari: Kurikulum PPG, Silabus, RPP, LKS dan Kunci LKS, LP-1:
Penilaian Produk, Kunci LP-2: Penilaian Proses, LP-3 Penilaian Psikomotor, LP-4:
Pengamatan Perilaku Berkarakter, dan LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial,

Modul,

Media pembelajaran berupa slide power point.


Mudah-mudahan perangkat ini memberikan kemudahan bagi mahasiswa ekonomi
calon guru Administrasi Perkantoran dalam mengelola pembelajaran sehingga memberikan
ruang yang amat luas bagi peserta didiknya untuk mengembangkan keterampilan berpikir,
keterampilan proses, keterampilan sosial, dan mewujudkan perilaku berkarakter.

Malang,

April 2014

SILABUS MATA KEGIATAN MANAJEMEN KEARSIPAN


Standar Kompetensi : Mengelola sistem kearsipan
Kompetensi Dasar:
1.
2.
3.
4.

Menentukan sistem kearsipan


Menentukan kebutuhan alat dan bahan kearsipan
Mengimplementasikan sistem kearsipan
Memelihara sistem kearsipan.

Kompetensi dasar yang dikembangkan untuk RPP: Menentukan sistem kearsipan

SILABUS
Nama Sekolah
Kompetensi Kejuruan
Kompetensi Keahlian

: SMK Negeri 1 Malang


: Kearsipan
: Administrasi Perkantoran

Kls/ Semester
Alokasi Waktu
Standar kompetensi

: X / II
: 4 x 45 menit
: Mengelola sistem kearsipan

Materi
Pembelajara
n

Kegiatan
pembelajaran

Indikator Pencapaian
Kompetensi

Penilaian
Bentuk
Teknik Instrumen

Contoh
Instrumen

Tes

LP-1:
Produk

Alokasi
Waktu

Sum
Bela

Produk
1.

Pemahaman
konsep sistem

1. Memahami sistem

Tes Tulis

kearsipan

4 x 45 1. LKS
a.

kearsipan dan kriteria

kears
efek

2. Memahami kriteria sistem


sistem kearsipan yang
kearsipan yang efektif
efektif
3. Memahami Prosedur
2. Prosedur
penyimpanan arsip .
penyimpanan arsip
Menentukan
4. Memahami metodesistem
3. Metode/system
metode/sistem
kearsipan
penyimpanan arsip
penyimpanan arsip.

b.

peny
c.

peny

d. LK

langk
Arsip
Tes

Proses

Asesmen
Kinerja
Proses

LP-2:
Proses

Melaksanakan praktek
prosedur penyimpanan arsip

e. LK

secara sistematis untuk

langk
Arsip

efisiensi penyimpanan arsip


dan efisiensi penemuan

Tes

kembali arsip..

Assesmen
Kinerja
Psikomoto LP-3:
r
Psikomotor

f.

Psikomotor

g.

Mempraktekkan langkah-

h.

LP

i.

j.

L
Peril

k.

L
Kete

l.

m.

Mo

langkah penyimpana arsip


secara sistematis yang
meliputi kegiatan
mengindeks, memberi kode,
menyortir, mengurutkan dan
menyimpan.

Penga
matan

Afektif:
Karakter

Pengamat
an
perilaku
berkarakte
r

LP-4:
Pengamata
n perilaku
berkarakter
arsiparis

1. Teliti, tekun, cekatan


2. Jujur, loyal, kreatif
3. Disiplin
4. Dapat dipercaya,
menyimpanan rahasia

Penga
matan
Pengamat
an
Keterampi

LP-5:
Pengamata
n

B. Rencana Pelaksanaan Pembelajaran


Satuan Pendidikan

: SMK Negeri 1 & 4 Makassar

Mata Pelajaran

: Kejuruan Administrasi Perkantoran

Kelas/Semester

: Kelas X / Semester I

Materi Pembelajaran

: Mengelola Sistem Kearsipan

Alokasi Waktu

: 4 x 45 menit

I. Standar Kompetensi
II. Kompetensi Dasar

: Mengelola sistem kearsipan


: Menentukan sistem kearsipan

III. Indikator
A. Kognitif
1. Produk:
a. Memahami sistem kearsipan
b. Memahami kriteria sistem kearsipan yang efektif
2.

Proses:

Melaksanakan praktek prosedur penyimpanan arsip secara sistematis untuk efisiensi


penyimpanan arsip dan efisiensi penemuan kembali arsip yang meliputi kegiatan:
a.
b.
c.
d.
e.

mengindeks,
memberi kode,
menyortir,
mengurutkan dan
menyimpan.

B. Psikomotor
Mempraktekkan langkah-langkah penyimpana arsip secara sistematis yang meliputi kegiatan:
mengindeks, memberi kode, menyortir, mengurutkan dan menyimpan.
C. Afektif
1. Mengembangkan sikap berkarakter arsiparis, meliputi :
a.
b.
c.
d.
e.
f.

Teliti, tekun, cekatan


Jujur, loyal, kreatif
Disiplin
Dapat dipercaya,
Dapat menyimpanan rahasia
Kreatif-inovatif

2. Keterampilan sosial:
a. berkomunikasi
b. bekerjasama
c. melayani
IV. Tujuan Pembelajaran:

A. Kognitif
1. Produk:
a. Siswa dapat mendeskripsikan

sistem kearsipan

dengan mengerjakan soal

sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban.


b. Siswa dapat menyebutkan kriteria sistem kearsipan yang efektif dengan mengerjakan
soal sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban.
c. Siswa dapat menjelaskan prosedur penyimpanan arsip dengan mengerjakan soal
sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban.
d. Siswa dapat mendiskripsikan metode-metode/sistem penyimpanan arsip dengan
mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1: Produk sesuai kunci jawaban
2. Proses
Disediakan seperangkat warkat dan map penyimpanan sementara, sehingga siswa dapat
melakukan prosedur penyimpanan arsip dengan langkah-langkah yang benar sesuai dengan
rincian tugas kinerja yang ditentukan di LP 2, proses meliputi: mengindeks, memberi kode,
menyortir, mengurutkan dan menyimpan.
B. Psikomotor
Disediakan warkat dan peralatan pengarsipan meliputi: alat tulis, paper klip, map. Siswa
dapat melakukan proses penyimpanan arsip sesuai dengan tugas kinerja yang ditentukan
pada LP 3 Psikomotor.
C. Afektif
1. Karakter:
Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa.

Siswa dinilai membuat

kemajuan dalam menunjukkan karakter arsiparis yang teliti, tekun, cekatan, jujur, loyal,
kreatif, disiplin, dapat dipercaya, dapat menyimpanan rahasia, kreatif-inovatif sesuai dengan
LP 4 : Pengamatan Perilaku berkarakter.
2. Keterampilan sosial:
Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa. Siswa dinilai membuat kemajuan
dalam menunjukkan perilaku keterampilan sosial bertanya, menyumbang ide atau
berpendapat, menjadi pendengar yang baik, dan berkomunikasi, bekerjasama, melayani
sesuai dengan LP 5: Keterampilan sosial.
V. Model dan Metode Pembelajaran:
Model Pembelajaran: Model Pembelajaran Kooperatif (MPK)
Metode Pembelajaran: tugas proyek berupa simulasi penanganan arsip dikombinasikan
dengan inquiry.
VI. Bahan

Lembar Kerja 1, 2, 3

VII. Alat dan Media:


Alat terdiri dari:

5 (lima) set perangkat praktek yang masing-masing berisi 10 sampai dengan 15 surat,

Alat Tulis Kantor (ATK),

peralatan penyimpanan arsip;

LCD
Media terdiri dari Slide tentang:

Sistem kearsipan

Prosedur sistem kearsipan

VIII. Proses Belajar Mengajar


A.

Pendahuluan

Kegiatan
1. Mengkomunikasikan tujuan pembelajaran produk, proses, psikomotor, keterampilan
sosial, dan karakter. Siswa dapat mengemukakan pengertian system kearsipan, kreteria
system kearsipan yang efektif, prosedur penyimpanan arsip, dan metode-metode
penyimpanan arsip .
Guru meminta siswa mengemukakan pendapatnya, bagaimana sikap siswa ketika melihat
atau menemukan warkat dalam sauatu instansi/organisasi yang tidak tertata dengan baik.
(Fase 1 MPK)
2. Guru memberi penjelasan bahwa pengelolaan arsip yang baik bukan sekedar ditumpuk
dengan rapi, melainkan harus dikelompokkan, disusun, dan ditempatkan dengan
menggunakan dengan suatu system tertentu. Sehingga bila dibutuhkan sewaktu-waktu dapat
ditemukan dengan cepat. Layanilah pihak-pihak yang berkepentingan dengan arsip secara
cepat, akurat, dan terpercaya. (Fase 1 MPK)

B. Inti

Penilaian
oleh
Pengamat
1 2 3

Penilaian
Pengamat
1
2
3

Kegiatan
Penggalan 1
a.

Siswa mendiskusikan pengertian, tujuan, elemen dan manfaat system

kearsipan. (Fase 2 MPK)


b.
Guru memberikan informasi tentang

pengertian, tujuan, elemen dan

manfaat system kearsipan. Guru membagikan LKS satu LKS tiap Kelompok .
(Fase 3 MPK)
c.
Siswa mendiskusikan kriteria sistem kearsipan yang efektif.

Siswa

mengisi LKS, LKS. (Fase 4 MPK)


d.
Guru menginformasikan kreteria atau karakteristik system kearsipan
efektif
Penggalan 2
a. Mengorganisasikan siswa dalam kelompok-kelompok kooperatif . Setiap
kelompok terdiri dari 2 3 siswa, untuk mencari informasi dari internet tentang
prosedur penyimpanan arsip yang meliputi kegiatan mengindeks, memberi
kode,

menyortir, mengurutkan arsip, dan menyimpan arsip. Catatlah

keterangan yang anda peroleh.


b. Membimbing siswa mengerjakan LKS 3 tentang prosedur menata arsip
yang efektif. (Fase 4 MPK)
c. Memberi tugas kelompok kepada siswa untuk melakukan untuk melakukan
prosedur penataan arsip yang efektif, berupa sekumpulan warkat acak.
d. Meminta siswa untuk melakukan prosedur pengelolaan arsip mulai dari
mengindeks, memberi kode, menyortir, mengurutkan, dan menyimpan arsip
dengan benar. (Fase 5 MPK)
e. Melakukan evaluasi formatif dengan asesmen kinerja psikomotor dengan
cara meminta siswa menunjukkan hasil pengelolaan arsip.
Penggalan 3
a. Mengorganisasikan siswa dalam kelompok-kelompok kooperatif. Setiap
kelompok terdiri dari 2 3 siswa, untuk mencari informasi dari internet tentang
metode-metode penyimpanan arsip.
b. Guru memberikan informasi tentang metode-metode sistem penyimpanan
arsip, yakni metode: abjad (alphabetical system), nomor (numerical system),
wilayah (geographical system), masalah (subject matter system), tanggal
(chronological system), dan kombinasi (combination system). (Fase 5 MPK)
Penggalan 4

oleh
4

Penilaian
Pengamat
1
2
3

Kegiatan
a.

oleh
4

Membimbing kelompok berkomunikasi untuk menyampaian pendapat

dalam menarik kesimpulan dengan mengacu pada Lembar Kerja.


b.

Memberikan penghargaan kepada individu dan kelompok yang berkinerja

baik dan amat baik dalam kegiatan belajar mengajar tersebut.

C. Penutup
Penilaian
Pengamat
1
2
3

Kegiatan
Menutup pelajaran dengan membimbing siswa membuat rangkuman

dan

memberi Pekerjaan Rumah

X. Sumber Pembelajaran
1. LKS 1 : Pengetian, tujuan dan manfaat, elemen sistem kearsipan
2. LKS 2 : Kriteria system kearsipan yang efektif
3. Kunci LKS 1, 2
4. LP 1: Produk
5. LP 2: Proses
6. LP 3: Psikomotor
7. LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter
8. LP 5: Pengamatan Keterampilan Sosial
9. Tabel Spesifikasi Penilaian
10. Silabus
11. Modul
Daftar Pustaka
Amsyah, Zulkifly.2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama
Barthos, Basir. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara
Basuki, Sulistyo. 2009. Kamus Istilah Kearsipan. Yogyakarta: Canisius
Soedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung:
Mandar Maju
Suraja, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan. Malang: DIOMA

oleh
4

Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________


Lembar Kerja Siswa 1 : Sistem Penyimpanan Arsip
Tujuan :
1. Dapat memahami pengertian sistem
2. Dapat memahami pengertian system kearsipan;
3. Dapat mengeahui elemen-elemen system kearsipan
Rumusan Masalah : Apakah arti sistem dan sistem kearsipan ?
Langkah langkah :
1. Mendefinisikan dengan bahasa sendiri tentang arti/makna konsep sistem dan
aplikasinya dalam konteks sistem kearsipan.
2. Untuk pendalaman pemahaman konsep, siswa diminta memberi contoh penerapan
konsep sistem dalam kehidupan sehari-hari.
3. Mendiskusikan dalam kelompok kecil, menganalisis dampak apabila sub sistem atau
elemen kearsipan dalam instansi tidak lengkap.

Analisis :
1.

Menurut

sistem?

pendapat

anda

apakah

yang

dimaksud

dengan

. ................................................................................................................................

......................................................................................................................................................
............................
2.

Menurut pendapat anda apakah yang dimaksud dengan sistem kearsipan?

...................................................................................................................................
......................................................................................................................................
3.

Apakah elemen/unsur/sub sistem dari sistem kearsipan?

......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................

Kunci Lembar Kerja 1 :


Menurut pendapat anda apakah yang yang dimaksud dengan konsep sistem?
1. Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri atas beberapa elemen atau sub sistem yang
saling terkait, saling membutuhkan dan saling ketergantungan untuk menghasilkan suatu
performance tertentu.
2. Apakah yang dimaksud dengan sistem kearsipan?
Suatu system, yang di dalamnya meliputi prosedur, metode, caradan teknik yang
digunakan dalam pengelolaan dan penyimpanan arsip.
Sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agarkemudahan kerja
penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat
dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan (Amsyah,
2003: 71).
Kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis,
serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis (Soedarmayanti, 2003:
68)
3. Sebut dan jelaskan elemen/unsur/sub sistem dari sistem kearsipan?
Input; meliputi: data, informasi, arsiparis, fasilitas, uang
Proses kearsipan; meliputi: penciptaan, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan,
penyimpanan, dan penyusutan
Output; berupa arsip dan penyimpanan dan pencatatan arsip secara teratur, sistematis, dan
logis

Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________


Lembar Kerja 2
Kriteria Sistem Kearsipan yang efektif
Tujuan
1. Memahami persyaratan atau kriteria dalam merencanakan sistem kearsipan dalam
organisasi yang efektif;
Rumusan Masalah :
Hal-hal apa saja yang perlu diperhatikan dalam merencanakan dan menetukan sistem
kearsipan yang efektif dalam organisasi?
Langkah Kerja
1. Mengidentifikasi kembali tujuan sistem pengelolaan arsip dalam organisasi.
2. Mengidentifikasi kembali elemen atau subsistem sistem kearsipan.
3. Mendiskusikan kriteria atau persyaratan dalam menentukan sistem kearsipan yang
efektif dalam organisasi.
4. Mendiskusikan apa dampak apabila organisasi mengabaikan kriteria tersebut dalam
menentukan sistem kearsipan yang akan diterapkan.
Pengamatan :

Pengamatan difokuskan pada partisipasi siswa dalam mengikuti diskusi kelompok yang
meliputi: keaktifan dalam mengemukakan pendapat, partisipasi, kualitas partisipan,
kerjasama, dan tanggung jawab tim.
Analisis
1.

Dengan tetap berpegang pada konsep sistem dan sistem kearsipan, uraikan dan

jelaskan persyaratan atau kriteria apa saja yang harus diperhatikan dalam menentukan sistem
kearsipan yang efektif dalam organisasi?
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......

Kunci Lembar Kerja 2 : Kriteria Sistem Kearsipan


Kriteria sistem kearsipan yang efektif:
1. Fleksibel; sistem filling yang digunakan dapat diterapakan di setiap unit organisasi dan
dapat mengikuti perkembangan organisasi
2. Mudah; sistem filling yang dipakai mudah dipahami oleh semua pegawai sehingga
mudah diterapkan disetiap unit organisasi
3. Murah; untuk menyimpan dan menemukan kembali suatu warkat memerlukan biaya
yang serendah-rendahnya.
4. Tepat; disesuaikan dengan situasi dan kondisi organisasi yang bersangkutan
5. Cepat; dapat dilaksanakan secaracepat, baik menyimpan maupun mengambilnya kembali
karena prosedur yang tidak berbelit-belit

Nama :

NIS :

Tanggal :

LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK 1a


1. Jelaskan yang dimaksud dengan sistem!
2. Jelaskan yang dimaksud dengan sistem kearsipan!
3. Apa tujuan penataan arsip?
4. Faktor-faktor apakah yang perlu diperhatikan dalam memilih sistem kearsipan?

LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK 1b


1. Sebutkan karakteristik sistem kearsipan yang efektif!
2. Deskripsikan masing-masing karakteristik system kearsipan yang efektif!
Kunci LP 1 : Produk 1a
1.

Pengertian Sistem, Pengertian Sistem secara ilmiah, yaitu seperangkat/ sekumpulan sub

sistem yang komprehensif serta terkoordinasi yang terintegrasi untuk meningkatkan


produktivitas yang sesuai dgn kharakteristik & kualitas yang dimilikiPengertian Sistem
dalam arti sederhana, bagian-bagian yang bergabung untuk satu tujuan
2.

Jelaskan yang dimaksud dengan sistem kearsipan?

Pengertian Sistem Kearsipan, Keseluruhan kegiatan tata kerja/ tata laksana, personil,
peralatan dan perlengkapan dasar didalam menyelenggarakan kearsipan atau Totalitas
kebijakan, prosedur & tindakan serta perangkat teknis sbg satu kesatuan untuk pengelolaan
arsip secara efisien & efektif , Atau sistem penyimpanan arsip adalah suatu sistem yang
digunakan untuk menyimpan, mengatur, dan menata arsip dalam suatu tatanan yang
sistematis dan logis dengan tujuan apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan mudah
dan cepat ditemukan
3.

Tujuan penataan arsip

Tujuan penataan arsip (berkas) adalah:


Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat
Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna
4.
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih sistem kearsipan adalah:
a. Fleksibel/ luwes. Sistem filling yang digunakan dapat diterapkan disetiap unit organisasi
dan dapat mengikuti perkembangan organisasi
b. Mudah. Sistem filling yang dipakai mudah dipahami oleh setiap pegawai sehingga
mudah diterapkan disetiap unit organisasi
c. Murah. Untuk menyimpan dan menemukan kembali suatu warkat memerlukan biaya
yang serendah-rendahnya
d. Tepat. Disesuaikan dengan situasi dan kondisi organisasi yang bersangkutan
e. Cepat. Dapat dilaksanakan secara cepat, baik menyimpan maupun mengambilnya
kembali karena prosedur yang tidak berbelit-belit

Kunci LP 1: Produk 1b
1. Karakteristik/kreteria sistem kearsipan yang efektif:
a. Keandalan / Reliabilitas
b. Keutuhan
c. Keselarasan
d. Kelengkapan
e. Sistematika
2. Deskripsi masing-masing unsure karakteristik system kearsipan yang efektif:
a.

Keandalan / Reliabilitas

Setiap sistem yang dipakai untuk mengelola arsip harus mampu bekerja secara terus
menerus dan teratur sejalan dengan prosedur yang dapat dipertanggung jawabkan. Sistem
kearsipan harus
1)

secara rutin menyimpan semua arsip dalam lingkup kegiatan kerja yang dicakup,

2)

mengorganisasikan arsip dalam suatu cara yang mencerminkan proses kerja,

3)

melindungi arsip dari perubahan atau penghapusan oleh pihak yang tidak berhak,

4)

secara rutin berfungsi sebagai sumber utama informasi tentang tindakan yang

didokumentasikan dalam arsip,


5)

menyediakan akses kepada arsip lain yang relevan dan pada metadata terkait.

Keandalan sistem harus didokumentasikan melalui penciptaan dan pemeliharaan arsip


mengenai cara kerja sistem. Arsip tersebuit harus menunjukkan bahwa sistem itu
memenuhi kriteria di atas. Sistem kearsipan harus tanggap terhadap perubahan
kebutuhan kerja, namun setiap perubahan dalam sistem tidak boleh berdampak pada
karakteristik arsip dalam sistem. Hal yang sama ketika arsip ditransfer dari satu sistem
kearsipan ke sistem kearsipan yang lain, transfer itu harus dikerjakan sedemikian rupa
sehingga tidak berdampak berlawanan pada karakteristik arsip.
b.

Keutuhan

Tindakan pengendalian seperti pemantauan akses, verifikasi pemakai, penghapusan yang


sah dan pengamanan harus dikerjakan untuk mencegah akses, penghapusan, perubahan
atau pemindahan arsip oleh pihak yang tidak berhak. Pengendalian tersebut dapat berada
dalam sistem kearsipan atau di luar dan berupa sistem tersendiri. Untuk arsip elektronik
organisasi perlu membuktikan bahwa apabila terjadi ketidakberesan sistem, peningkatan
atau pemeliharaan rutin tidak akan berpengaruh pada keutuhan arsip.
c.

Keselarasan

Sistem kearsipan harus dikelola selaras dengan semua persyaratan yang muncul dari
kegiatan kerja saat kini, peraturan perundang-undangan terkait dan harapan masyarakat
di mana organisasi melaksanakan kegiatannya. Petugas pencipta arsip harus memahami
bagaimana persyaratan tersebut berpengaruh pada setiap tindakan yang mereka lakukan.
Keselarasan sistem kearsipan terhadap persyaratannya harus dikaji secara teratur dan
arsip pengkajian ini harus disimpan untuk tujuan pembuktian.
d.

Kelengkapan
Sistem kearsipan harus mengelola arsip yang berasal dari semua tingkatan kerja

organisasi, atau bagian dari organisasi di mana mereka bekerja.


e.

Sistematika

Arsip harus diciptakan, dipelihara dan dikelola secara sistematis. Praktik penciptaan dan
pemeliharaan arsip harus disistematisasi melalui rancangan dan cara kerja baik sistem

arsip maupun sistem kerja. Suatu sistem kearsipan harus mendokumentasikan kebijakan
secara akurat, penunjukan penanggung jawab dan metodologi formal manajemennya.

LEMBAR PENILAIAN 2: PROSES


Proses:
Melaksanakan praktek prosedur penyimpanan arsip secara sistematis untuk efisiensi
penyimpanan arsip dan efisiensi penemuan kembali arsip yang meliputi kegiatan:
a.

mengindeks,

b.

memberi kode,

c.

menyortir,

d.

mengurutkan dan

e.

menyimpan.

Prosedur :
1. Siapkan seperangkat warkat yang didukung Alat tulis kantor yang ada.
2. Tugasi siswa untuk mengelola arsip berdasarkan jenis dan metode yang telah
dipelajari di awal penjelasan teori.
3. Siswa melakukan menajemen kearsipan berdasarkan prosedur dan metode yang ada
secara efektif.
4. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format Asesmen kinerja dibawah ini
5. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan
6. Siswa diijinkan mangases kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.
Format Asesmen Kinerja Proses
No

Rincian Tugas Kinerja

Skor
Maksimu

Skor Asesmen
Oleh
siswa Oleh guru

1.

3.

5.

Persiapan:
- Kemampuan melakukan klasifikasi
- Kemampuan mengurutkan proses
Prosedur pengindekan
Ketelitian
Kecermatan
Kebenaran
Kecepatan
Prosedur memberi kode
Ketelitian
Kecermatan
Kebenaran
Kecepatan
Prosedur mengurutkan
Ketelitian
Kecermatan
Kebenaran
Kecepatan
Prosedur menyimpan
Ketelitian
Kecermatan
Kebenaran
Kecepatan
Jumlah

Malang,

sendiri

10
10
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
100

2010

Siswa

Guru

(........................................)

(...............................................)

LEMBAR PENILAIAN 3: PSIKOMOTOR


Prosedur :
1.

Disediakan peralatan warkat dan ATK lengkap sebanya 5 set untuk lima kelompok

2.
3.
4.
5.

Tugasi siswa melakukan prosedur penyusunan arsip.


Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini.
Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.
siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.

Format Asesmen Kinerja Psikomotor


No

Rincian Tugas Kinerja

Skor
Maksimu
m

1
2.
3

4
5

Menyiapkan rangkaian
prosedur
penataan arsip
Mengidentifikasikan
kemampuan
kerjasama dalam kelompok
Mengidentifikasi
hal-hal
yang
penting untuk diperhatikan dan
dilaksanakan
dalam
prosedur
penyimpanan arisip
Mengidentifikasikan
ketrampilan
yang ada dalam prosedur penyusunan
arsip.
Mengindentifikasikan kerapian dalam
mengindek sampai menyimpan

Skor Asesmen
Oleh
siswa Oleh guru
sendiri

20
20
20

20
20
100

Jumlah
Malang,
Siswa

Guru

2014

(........................................)

(....................................)

LP 4: FORMAT PENGAMATAN PERILAKU BERKARAKTER


Siswa:

Kelas:

Tanggal:

Petunjuk:
Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa
menggunakan skala berikut ini:
D = Memerlukan
C = Menunjukkan
B = Memuaskan
A = Sangat
perbaikan
kemajuan
baik

Format Pengamatan Perilaku Berkarakter


N
o

Memerluka Menunjukka Memuaska


Rincian
Tugas n perbaikan n kemajuan n (B)
Kinerja (RTK)
(D)
(C)

1
2
\3
4
5
6

Teliti, tekun, cekatan


Jujur
Loyal
Disiplin
Dapat dipercaya
Dapat menyimpanan
rahasia
Kreatif-inovatif

Malang,
Pengamat

(...............)

2014

Sangat
baik (A)

LP 5 : FORMAT PENGAMATAN KETERAMPILAN SOSIAL


Siswa:

Kelas:

Tanggal:

Petunjuk:
Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas keterampilan sosial siswa itu
menggunakan skala berikut ini:
D = Memerlukan
C = Menunjukkan
B = Memuaskan
A = Sangat
perbaikan
kemajuan
baik
Format Pengamatan Keterampilan Sosial
N
o

Memerluka Menunjukka Memuaska


Rincian
Tugas n perbaikan n kemajuan n (B)
Kinerja (RTK)
(D)
(C)

Berkomunikasi

Bekerjasama

Melayani

Malang,
Pengamat

(................)

2014

Sangat
baik (A)

MODUL
SISTEM PENYIMPANAN ARSIP
Standar Kompetensi: Mengelola sistem kearsipan
Kompetensi Dasar: Menentukan sistem kearsipan
Tujuan Khusus:
1.
2.
3.
4.

Siswa dapat mendeskripsikan sistem kearsipan


Siswa dapat menyebutkan kriteria sistem kearsipan
Siswa dapat menjelaskan prosedur penyimpanan arsip
Siswa dapat mendiskripsikan metode-metode/sistem penyimpanan arsip dengan

MATERI:
A. Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem kearsipan (filing sytem) adalah suatu sistem, yang di dalamnya ada prosedur, metoda,
cara, dan teknik yang digunakan dalam penyimpanan dan pengurusan warkat. Tujuan pokok
kearsiapan adalah efisiensi. Setelah surat, naskah, warkat atau sejenisnya baik yang diterima
maupun yang dihasilkan oleh suatu organisasi kantor terselesaikan maksud atau tujuannya,
maka kegiatan selanjutnya adalah melaksanakan penataan yang mengarah kepada
penyimpanan benda-benda tersebut.
Amsyah (2003:71) menyatakan sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada
penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan
warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut
sewaktu-waktu diperlukan.
Soedarmayanti (2003:68) menyatakan sistem penyimpanan arsip adalah kegiatan mengatur
dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, serta merawat arsip untuk
digunakan secara aman dan ekonomis. Selain itu tujuan penataan arsip (berkas) adalah:
1. Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat
2. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna

Jadi pengertian sistem penyimpanan arsip adalah suatu sistem yang digunakan untuk
menyimpan, mengatur, dan menata arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis
dengan tujuan apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan.
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih sistem kearsipan adalah:
a. Fleksibel/ luwes
Sistem filling yang digunakan dapat diterapkan disetiap unit organisasi dan dapat
mengikuti perkembangan organisasi
b. Mudah
Sistem filling yang dipakai mudah dipahami oleh setiap pegawai sehingga mudah
diterapkan disetiap unit organisasi
c. Murah
Untuk menyimpan dan menemukan kembali suatu warkat memerlukan biaya yang
serendah-rendahnya
d. Tepat
Disesuaikan dengan situasi dan kondisi organisasi yang bersangkutan
e. Cepat
Dapat dilaksanakan secara cepat, baik menyimpan maupun mengambilnya kembali
karena prosedur yang tidak berbelit-belit
B. Prosedur Penyimpanan Arsip
Langkah-langkah yang harus diikuti atau dilaksanakan dalam pelaksanaan kegiatan
menyimpan arsip disebut prosedur penyimpanan arsip. Langkah-langkah atau prosedur
penyimpanan arsip tersebut meliputi lima kegiatan utama yaitu : (1) Mengindeks, (2)
Memberi kode, (3) Menyortir, (4) Mengurutkan arsip dan (5) Menyimpan arsip (Suraja,
2006:155-156).
Berikut penjelasan untuk masing-masing langkah penyimpanan arsip.
1. Mengindeks
Mengindeks berarti menentukan kata tangkap nama orang, organisasi, barang, wilayah, atau
pokok masalah yang akan dijadikan sebagai dasar mengklasifikasikan daan mengurutkan
warkat-warkat di tempat penyimpanan. Warkat atau arsip dapat disimpan berdasarkan urutan
abjad dari nama orang, organisasi asal surat/naskah, barang, wilayah atau pokok masalah
(subyek).
2. Memberi Kode
Kode yang simaksudkan di sini adalah kode klasifikasi masalah, kode organisasi, kode
wilayah yang disusun ketika membuatpola klasifikasi arsip dan pengkodeannya sebagai suatu
bentuk fungsi perencanaan kearsipan.
Contoh Kode dan Klasifikasi Masalah Utama/Sub Masalah/Sub-sub Masalah:
1.
ORGANISASI
11 Simbul Organisasi
111 Logo/lambang Organisasi

112 Bendera
113 Mars
114 Hymne
12 Hari Libur
121 Hari Libur Nasional
122 Dies Natalis
123 Hari Buruh
13 Struktur Organisasi
131 Bagan Struktur Organisasi
132 Restrukturisasi/reorganisasi
133 Perekrutan Pimpinan
134 Pengangkatan Pimpinan
135 Pembagian Fungsi dan Tugas
136 Deskripsi Fungsi dan Tugas
14 Pengembangan dan Perubahan Organisasi
Jika dalam msurat atau nakah telah tertulis secara jelas perihal surat atau naskah, maka
pemberian kode dapat diberikan dengan memberikan fgaris bawah pada nama perihal
tersebut dengan ballpoint warna agar jelas.
Sedangkan kode masalah atau perihal surat/naskah masuk harus ditulis sesuai dengan daftar
kode klasifikasi arsip.
3. Menyortir
Menyortir adalah kegiatan memilah-milahkan arsip sesuai

dengan golongan atau

klasifiaksinya. Misalnya berdasarkan sifat kepentingan, kode dan permasalahannya.


4. Mengurutkan Arsip yang Telah Disortir
Nomor kode masalah klasifikasi arsip dan tanggal kirim atau tanggal terima surat dapat
dijadikan sebagai dasar mengurutkan arsip-arsip yang akan disimpan. Pada filling cabinet,
guide, dan folder yang akan digunakan untuk menaruh, menyususn atau menyimpan warkatwarkat juga telah diberi catatan kode dan klasifikasi arsip yang akan disimpan di dalamnya.
Misalnya pada laci filling cabinet diberi catatan kode dan klasifikasi: 1 ORGANISASI. Pada
guide ditulis kode 13 atau Struktur Organisasi. Pada papan nama folder (map) ditulis kode
132 atau Reorganisasi atau Restrukturisasi.
5. Menyimpan Arsip
Langkah selanjutnya adalah menyimpan arsip pada map/folder yang ada di dalam laci filling
cabinet. Misalnya catatan-catatan (warkat, naskah, surat) mengenai restrukturisasi atau
reorganisasi disimpan pada laci filling cabinet yang diberi catatan kode dan klasifikasi: 1
ORGANISASI, di belakang guide yang ditulis kode 13 atau Struktur Organisasi, persisnya
pada folder (map) yang papan namanya ditulis kode 132 atau Reorganisasi atau
Restrukturisasi.
C. Metode Penyimpanan Arsip
Soedarmayanti (2003:70) mengemukakan lima macam sistem penyimpanan arsip sebagai
berikut:
f. Sistem Abjad

Soedarmayanti ( 2003:71) menyatakan filling sistem abjad adalah suatu sistem penataan
berkas yang umumnya untuk menata berkas berurutan dari A-Z yang berpedoman pada
peraturan mengindeks.
Amsyah (2003:20) menyatakanmengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagianbagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap dapat berupa nama
orang, nama badan, nama tempat, istilah subyek atau angka tergantung pada sistem
penyimpanan yang digunakan.
Menurut Soedarmayanti (2003:28) peraturan mengindeks adalah suatu pedoman yang
dijadikan sebagai dasar atau sumber untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip
berdasarkan abjad.
Peraturan mengindeks dapat digolongkan ke dalam empat kategori yaitu:
Indeks nama orang
1. Indeks nama badan pemerintahan atau swasta
2. Indeks nama organisasi atau badan sosial dan lainnya
3. Indeks nama tempat atau wilayah
4. Indeks nama orang dapat digolongkan menjadi:
Nama biasa
1. Nama yang memakai nama keluarga
2. Nama yang memakai nama marga
3. Nama yang memakai nama baptis
(Soedarmayanti, 2003:28)
g. Sistem Nomor
Sistem nomor adalah sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang
kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu. (Soedarmayanti,
2003:73)
Menurut Suputra (2001:41) sistem nomor dibagi menjadi tiga jenis yaitu:
1.
Sistem nomor secara berurutan
Sistem nomor yang berdasarkan nomor urut merupakan pengklasifikasian arsip suatu
organisasi yang akan disimpan di dalam file berdasarkan nomor seri yang berurutan.
Nomornya bisa dimulai dari satu dan seterusnya, atau dimulai dari seratus, seribu, atau nomor
lain dan seterusnya, nomor tersebut tidak mempunyai arti apa-apa hanya sekedar hubungan
berurutan.
2.
Sistem pengisisan nomor langsung
Sistem pengisian nomor langsung digunakan ketika menunjukkan nomor pertama:
a. Bagian pertama ditunjukkan dengan garis merah
b. Bagian kedua ditunjukkan dengan garis biru
c. Bagian ketiga ditunjukkan dengan garis kuning
3.
Sistem penomeran berbasis pada penomeran tidak berurutan
a. Terminal penyimpanan angka
Dalam file diberi nomor secara serial, penambahan selalu terjadi diakhir
file. Sehingga sebagian besar pekerjaan pada file tersebut biasanya dilakukan diakhir file dan
mengakibatkan kemacetan.

b. Metode suara atau ejaan


Metode suara atau ejaan adalah suatu kombinasi suara atau ejaan dalam sebuah kode nomor.
3. Sistem Subyek/ masalah
Sistem masalah adalah suatu sistem penataan berkas berdasarkan dengan kegiatan yang
berkenaan

dengan

masalah-masalah

yang

berhubungan

dengan

perusahaan

yang

menggunakan sistem ini. (Soedarmayanti, 2003:71)


Pada intinya sistem penyimpanan menurut subyek/ masalah berarti arsip disimpan menurut
urusan atau perihal yang terdapat dalam tiap-tiap arsip.
4. Sistem Wilayah
Sistem wilayah adalah sistem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau
wilayah tertentu. (Soedarmayanti, 2003:75)
Filling sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan
wilayah dimana arsip itu berasal atau dibuat. Dalam merancang klasifikasi wilayah, perincian
wilayah harus sesuai dengan ketatanegaraan pemerintahan suatu Negara. Dalam
pelaksanaanya (main subject). Wilayah diperinci atas sub wilayah, sub wilayah diperinci lagi
atas sub-sub wilayah dan seterusnya.
5. Sistem Tanggal
Sistem tanggal atau kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang didasarkan kepada
urutan waktu surat diterima atau dikirim keluar. (Amsyah, 2003:76). Filing sistem tanggal
adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan hari, tanggal, bulan,
atau tahun pembuatan warkat atau tanggal yang tercantum dalam arsip itu sendiri dengan
penataan arsip yang diterima terakhir.
Dalam sistem tanggal, pengelompokan tetap dilakukan atas subyek, sub subyek dan sub-sub
subyek. Subyek adalah tahun, sub subyek adalah bulan, sub-sub subyek adalah tanggal.
Dengan demikian tahun sebagai judul laci, bulan sebagai judul guide, tanggal sebagai judul
folder.
Gambar/bagan berikut ini (gambar 8.1, 8.2, 8.3, 8.4, 8.5) akan memberikan
gambaran lebih jelas tentang cara penyusunan dan penyimpanan arsip pada filling
cabinet/tempat penyimpanan arsip yang digunakan dalam organisasi.

PENYIMPANAN ARSIP BERDASARKAN KLASIFIKASI WILAYAH


PADA FILLING CABINET

Banten

DIY

DKI

Jabar
DIY

Bantul

Jogja

Gunung
Kidul

Gambar 8.1: Contoh Penyimpanan Arsip Berdasarkan Klasifikasi Wilayah


pada Filling Cabinet
(Sumber: Suarja, 2006:161)

PENYIMPANAN ARSIP BERDASARKAN URUTAN KRONOLOGIS


PADA FILLING CABINET

2005

2006

Sleman

2007

2008
2008

Januari

Februari

..

Gambar 8.2: Contoh Penyimpanan Arsip Berdasarkan Urutan Kronologis


pada Filling Cabinet
(Sumber: Suarja, 2006:162)
PENYIMPANAN ARSIP BERDASARKAN ABJAD
PADA FILLING CABINET

A-F

G-L

M-R

S-Z
A- F

Desember

Gambar 8.3: Contoh Penyimpanan Arsip Berdasarkan Abjad


pada Filling Cabinet
(Sumber: Suarja, 2006:163)

PENYIMPANAN ARSIP BERDASARKAN MASALAH


PADA FILLING CABINET

Kepegawaian

Keuangan

Perbekalan

Purel
Perbekalan

Inventarisasi

Pengadaan

..

Pemeliharaa
n

Gambar 8.4: Contoh Penyimpanan Arsip Berdasarkan Masalah


pada Filling Cabinet
(Sumber: Suarja, 2006:165)
PENYIMPANAN ARSIP BERDASARKAN NOMOR

PADA FILLING CABINET

1-2

3-5

6-7

8-9
1-2
11

12

13

21

22

23

Gambar 8.5: Contoh Penyimpanan Arsip Berdasarkan Nomor


pada Filling Cabinet
(Sumber: Suarja, 2006:165)

SUSUNAN ORDNER PADA RAK ARSIP

11

12

13

14

21

22

23

24

25

26

27

28

Gambar 8.6: Contoh Susunan ordner pada Rak Arsip


(Sumber: Suraja, 2006:166)
Keterangan Kode Klasifikasi Arsip:
11
Simbul Organisasi
12
Hari Libur
13
Struktur Organisasi
14
Pengembangan dan Perubahan Organisasi
21
Visi dan Misi
22
Perumusan dan Penetapan Tujuan
23
Perencanaan
24
Kepemimpinan
25
Akreditasi
26
Surat Keputusan
27
Kerjasama
28
Pengawasan
SUSUNAN KOTAK ARSIP PADA RAK ARSIP

61
2006

62
2006

63
2006

64
2006

65
2006

66
2006

67
2006

68
2006

61
2007

62
2007

63
2007

64
2007

65
2007

66
2007

67
2007

68
2007

61
2008

62
2008

63
2008

64
2008

65
2008

66
2008

67
2008

68
2008

Gambar 8.7: Contoh Susuna Kotak pada Rak Arsip


Keterangan:
Kode Klasifikasi Arsip:
61
Anggaran Pendapatan dan Belanja
62
Bantuan Dana
63
Pencairan Anggaran Belanja
64
Realisasi Anggaran Pendapatan dan Belanja
65
Laporan Laba Rugi
66
Neraca
67
Pajak
68
Hutang
2006, 2007, 2008: Tahun Anggaran