ANALISIS SWOT

Apakah Analisis SWOT ?

Analisis lingkungan internal (institusi):
- Strengths dan Weaknesses

Analisis lingkungan eksternal :

- Opportunities dan Threats
Kajian untuk mengetahui kekuatan dan
kelemahan institusi, serta untuk mengetahui
peluang yang bisa diraih dan ancaman yang
harus diatasi oleh institusi dalam rangka
penyusunan perencanaan ke depan.
2

Apa manfaat Analisis

SWOT ?
Untuk pengembangan :
- Karir (pribadi)
- Institusi/perusahaan
- Organisasi (swasta, bisnis, politik etc)
sehingga tercapai kondisi yang diinginkan secara
efisien.
3

 Kekuatan:
Apa keuntungan (misalnya, talency, keterampilan,
pendidikan atau koneksi) yang Anda miliki bahwa orang
lain tidak punya?
Apa yang Anda lakukan lebih baik daripada orang lain?
Apa sumber daya pribadi yang Anda memiliki akses ke?
Apa yang orang lain (dan atasan Anda khususnya)
melihat sebagai kekuatan Anda?

Kelemahan:
Apa yang dapat Anda memperbaikinya?
Apa yang harus Anda hindari?
Hal-hal apa adalah orang-orang di sekitar Anda
cenderung melihat sebagai kelemahan?
4

 Opportunities:
Mana peluang yang baik menghadap Anda?
Apa tren menarik yang Anda ketahui?
Berguna peluang bisa datang dari hal-hal seperti:
Perubahan dalam teknologi, pasar dan perusahaan
Anda, baik dalam skala luas dan sempit;
Perubahan dalam kebijakan pemerintah yang terkait
dengan bidang Anda;
Perubahan dalam pola sosial, profil populasi, perubahan
gaya hidup, dll; atau
Local Events

 Ancaman:
Apa hambatan yang Anda hadapi?
Apa adalah orang-orang di sekitar Anda
lakukan?
Apakah pekerjaan Anda (atau permintaan
untuk hal-hal yang Anda lakukan)
berubah?
Apakah perubahan teknologi mengancam
posisi Anda?
Mungkin semua kelemahan Anda serius
mengancam Anda?
6

ANCAMAN

SWOT

ORGANISASI
kekuatan
kelemahan

SWOT

PELUANG

Diagram situasi yang dihadapi organisasi

Strengths
What are strengths ?
resources and capabilities that can be used
as a basis for developing a competitive
advantage.
Examples include :
- managerial skills, staff education, good services
assets, internet, drug patents
strong and well-known brand names (hospitals)
good reputation among customers (patients)
cost advantages from proprietary know-how
exclusive access to high grade natural resources
favorable access to distribution networks

 Apakah yang dimaksud dengan kekuatan?

sumber daya dan kemampuan yang dapat digunakan
sebagai dasar untuk mengembangkan keunggulan
kompetitif.
Contohnya termasuk:
- Keterampilan manajerial, staf pendidikan, pelayanan
yang baik
aset, internet, obat paten
kuat dan terkenal nama-nama merek (rumah sakit)
reputasi yang baik di antara para pelanggan (pasien)
keuntungan dari biaya kepemilikan know-how
eksklusif akses ke sumber daya alam kelas tinggi
menguntungkan akses ke jaringan distribusi
9

Weaknesses
Absence of certain strengths may be viewed as a
weakness.
For example :

lack of skills, knowledge (education), services

lack of drug patent protection, rules protection of MOH
a weak brand name, hospital
poor reputation among customers (patients)
high cost structure, services
lack of access to the best natural resources, internet
10
lack of access to key distribution channels

 Tidak adanya kekuatan tertentu dapat dilihat sebagai

suatu kelemahan.
Contoh:
kurangnya keterampilan, pengetahuan (pendidikan), jasa
kurangnya perlindungan paten obat, aturan perlindungan
Depkes
nama merek yang lemah, rumah sakit
reputasi buruk di antara para pelanggan (pasien)
struktur biaya tinggi, layanan
kurangnya akses ke sumber daya alam yang terbaik,
internet
kurangnya akses ke saluran distribusi utama

11

Opportunities
new opportunities for profit and growth
(from external environmental analysis)

Some examples include:

flu seasons, life style

an unfulfilled customer (patient) need
arrival of new technologies, instruments
loosening of regulations
removal of international trade barriers (AFTA)
12

 peluang baru untuk keuntungan dan

pertumbuhan (dari analisis lingkungan
eksternal)
Beberapa contoh termasuk:
musim flu, gaya hidup
pelanggan yang tidak dipenuhi (pasien)
perlu
Kedatangan teknologi baru, instrumen
pelonggaran peraturan
penghapusan hambatan perdagangan
internasional (AFTA)
13

Threats
Changes in external environmental also may
present threats to institutions.
Some examples include :
changes in whealthiness of consumers, patients
shifts in consumer tastes away from products
(generic to patented drugs, or vice-versa)
emergence of substitute products (new
international hospitals, pharmacies)
new regulations on foreign hospitals, pharmacies
increased trade barriers/protection.
14

 Perubahan dalam lingkungan eksternal juga

dapat hadir ancaman terhadap lembaga.
Beberapa contoh termasuk:
perubahan whealthiness konsumen, pasien
pergeseran selera konsumen dari produk
(generik untuk obat-obatan paten, atau
sebaliknya)
munculnya produk pengganti (rumah sakit
internasional, apotek)
peraturan baru di rumah sakit asing, apotek
peningkatan hambatan perdagangan /
perlindungan.
15

SWOT Analysis
Used in formulating strategies and
policies (from higher to lower
levels)
By no means an end in itself
One of many good techniques that
may help build a strong position
for moving the implementation
forward
16

 Digunakan dalam merumuskan strategi

dan kebijakan (dari yang lebih tinggi ke
tingkat yang lebih rendah)
Tidak berarti tujuan itu sendiri
Salah satu dari banyak teknik yang baik
yang dapat membantu membangun posisi
yang kuat untuk bergerak maju
pelaksanaan
17

Kegunaan Analisis SWOT

Hasil analisis SWOT untuk merumuskan:

Strategi mengoptimalkan kekuatan untuk

memanfaatkan peluang yang ada (S-O).
Strategi menggunakan kekuatan untuk mencegah dan
mengatasi ancaman dari luar (S-T).
Strategi mengurangi kelemahan untuk memanfaatkan
peluang yang ada (W-O).
Strategi mengurangi kelemahan untuk mencegah dan
mengatasi ancaman dari luar (W-T).
18

Bagaimana memperoleh data

SWOT ?
Dilakukan survey (interview) untuk mendapatkan
informasi yang akurat dan obyektif tentang :
- Kekuatan dan kelemahan internal (analisis internal).
- Peluang dan ancaman (analisis eksternal).
Quality of analysis will be improved greatly if interviews
are held with stakeholders : employees, suppliers,
customers, strategic partners, etc.
Dari analisis SWOT disusun RENCANA STRATEGIS
Ketidak-tepatan hasil analisis SWOT menyebabkan
kesalahan perencanaan strategi, sehingga institusi
mengalami kerugian atau menghadapi risiko besar.

19

20

Rencana strategis institusi

Adalah rencana sistematik dan
berkesinambungan suatu institusi dengan
memanfaatkan potensi strategis yang dimiliki
untuk menjalankan misi institusi secara efektif
dan efisien dalam rangka mencapai visi.
Potensi strategis : critical success factors.
Organisasi akan berjalan tanpa arah atau
berjalan di tempat, jika tanpa Visi, Misi dan
Renstra.
Renstra mengandung unsur-unsur :
Tujuan, Sasaran, Strategi, Program dan
21
Kegiatan.

Renstra diperlukan institusi

untuk mewujudkan visi
Institusi

RENSTRA

Visi

Analisis
SWOT

Organisasi tanpa RENSTRA akan berjalan serabutan

22

SWOT Analysis Framework

E n v ir o n m e n ta l S c a n
I n t e r n a l A n a ly s is

E x te r n a l A n a ly s is

S tre n g th s
W eaknesses

O p p o rtu n itie s
T h r e a ts

SWOT Matrix
23

Strategic External Analysis

Should anticipate future external
changes, in terms of :
Political, Economical, Societal, and
Technological aspects (PEST analysis)

Customer analysis (now and future):

What they want ?
What they need ?
What kind of customer in the future ?
24

 Masa depan harus mengantisipasi

perubahan eksternal, dalam hal:
Politik, Ekonomi, Sosial, dan Teknologi
aspek (analisis PEST)
Analisis pelanggan (sekarang dan masa
depan):
Apa yang mereka inginkan?
Apa yang mereka butuhkan?
Macam apa pelanggan di masa depan?

25

Subject under Analysis:-

strengths

www. IT ServiceBlog.com : All Rights reserved.

Management cover, succession?

opportunities
Market developments?
Competitors' vulnerabilities?
Industry or lifestyle trends?
Technology development and innovation?
Global influences?
New markets, vertical, horizontal?
Niche target markets?
Geographical, export, import?
New USP's?
Tactics - surprise, major contracts, etc?
Business and product development?
Information and research?
Partnerships, agencies, distribution?
Volumes, production, economies?
Seasonal, weather, fashion influences?

weaknesses
Disadvantages of proposition?
Gaps in capabilities?
Lack of competitive strength?
Reputation, presence and reach?
Financials?
Own known vulnerabilities?
Timescales, deadlines and pressures?
Cashflow, start-up cash-drain?
Continuity, supply chain robustness?
Effects on core activities, distraction?
Reliability of data, plan predictability?
Morale, commitment, leadership?
Accreditations, etc?
Processes and systems, etc?
Management cover, succession?

threats
Political effects?
Legislative effects?
Environmental effects?
IT and Service developments?
Competitor intentions - various?
Market demand?
New technologies, services, ideas?
Vital contracts and partners?
Sustaining internal capabilities?
Obstacles faced?
Insurmountable weaknesses?
Loss of key staff?
Sustainable financial backing?
Economy - home, abroad?
Seasonality, weather effects?

Sample SWOT Chart for you to customize

2006.

Advantages?
Capabilities?
Competitive advantages?
USP's (unique selling points)?
Resources, Assets, People?
Experience, knowledge, data?
Financial reserves, likely returns?
Marketing - reach, distribution, awareness?
Innovative aspects?
Location and geographical?
Price, value, quality?
Accreditations, qualifications, certifications?
Processes, systems, IT, communications?
Cultural, attitudinal, behavioural?

Corporate or Unit

26

Getting Started
Be realistic about the strengths and
weaknesses
Be specific. Avoid grey areas.
Keep the SWOT short and simple.
Avoid complexity and over analysis
Analysis should distinguish between
where you are today and where you
could be in the future
Focusing on the internal state vs the
external
Align internal efforts with external
opportunities
27

 Realistis tentang kekuatan dan kelemahan

Spesifik. Hindari daerah abu-abu.
Jauhkan SWOT singkat dan sederhana.
Hindari kompleksitas dan analisis atas
Analisis harus membedakan antara mana
Anda sekarang dan di mana Anda bisa di
masa depan
Berfokus pada vs negara internal
eksternal
Menyelaraskan upaya internal dengan
peluang eksternal
28

Simple rules for a successful

SWOT analysis
Establish the objectives : short, medium, long.
Establish the core team
Allocate research and information gathering
tasks to build SWOT matrix
Evaluate listed ideas against Vision, Mission,
Values and Objectives
Build Strategic Plans : long target.
Action Plans : eg. When to start and stop ?
Review the SWOT (for evaluation and feedback)
29

 Menetapkan tujuan: pendek, menengah, panjang.

Membentuk tim inti
Mengalokasikan penelitian dan pengumpulan
informasi tugas untuk membangun matriks
SWOT
Mengevaluasi ide-ide yang terdaftar terhadap
Visi, Misi, Nilai dan Tujuan
Membangun Rencana Strategis: target panjang.
Rencana Aksi: mis. Kapan harus mulai dan
berhenti?
Periksa SWOT (untuk evaluasi dan umpan balik)
30

Drawbacks of SWOT analysis

Usually reflects an existing position and
viewpoint (Note : future situation is changing)
Fail to correlate internal and external factors
Unaware of strengths or deny of weaknesses
May be subjective
May be too optimistic about opportunity
Fail to anticipate future threats
Use it as a guide, not a prescription
31

 Biasanya mencerminkan posisi yang ada dan

sudut pandang (Catatan: situasi masa depan
berubah)
Gagal untuk mengkorelasikan faktor internal dan
eksternal
Tidak menyadari kekuatan atau menyangkal
kelemahan
Mungkin subjektif
Mungkin terlalu optimis tentang kesempatan
Gagal untuk mengantisipasi ancaman di masa
depan
Menggunakannya sebagai panduan, bukan resep
32

Lingstra eksternal

Opportunity

Lingstra internal

1
2
3
n

Strength

Strategi Alternatif : Strategi Alternatif :

S1-O1
S1-T1
S1-O2
S1-T2
Sn-On
Sn-Tn

Weakness

Strategi Alternatif : Strategi Alternatif :

W1-O1
W1-T1
W1-O2
W1-T2
Wn-On
Wn-Tn

1
2
3
n

1
2
3
n

1
2
3
n

Threat

33

34

35

Contoh kasus : Perapotikan

Apotik baru terletak di pinggir kota berpenduduk
padat, memiliki SDM cukup dan berpengalaman,
modal keuangan kuat, dan obat-obatan lengkap.
Banyak dokter praktek di kota, dan banyak
pasien rawat jalan. Pasien membeli obat di
apotik perkotaan.
Belum ada angkot ke daerah pinggir kota.
Sarana telkom baik.
QUEST : Susunlah analisis SWOT dan Renstra
untuk menarik customer (pasien) ke apotik
baru, sehingga omzet apotik meningkat.
36

Contoh

Lingstra internal

Lingstra eksternal
Opportunity

Threat

1.
2.
3.

1.
2.

Pasien rawat jalan

Penduduk padat
Banyak dokter di
perkotaan

Belum ada angkot

Pasien beli obat di
apotik kota

Strength
1.
2.
3.

SDM cukup dan

berpengalaman
Modal kuat
Obat lengkap

Weakness
1. Lokasi pinggir kota

Bagaimana
strategi S-O ?

Bagaimana
strategi W-O ?

Bagaimana
strategi S-T ?

Bagaimana
strategi W-T ?
37

Contoh

Lingstra eksternal
Opportunity

Threat

1.
2.
3.

Pasien rawat jalan

Penduduk padat
Banyak dokter di
perkotaan

1.
2.

Belum ada angkot

Pasien beli obat di
apotik kota

1.

Harga obat lebih

murah
Kerjasama dengan
dokter

1.

Manfaatkan sarana
telkom
Sediakan antar
jemput obat

Pelayanan prima untuk

kepuasan pasien

1.

Lingstra internal
Strength
1.
2.
3.

SDM cukup dan

berpengalaman
Modal kuat
Obat lengkap

Weakness
1. Lokasi pinggir kota

2.

2.

2.

Tingkatkan
penampilan apotik
Kolaborasi dengan
pemilik angkot
38

Beberapa strategi alternatif

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Harga obat lebih murah

Kerjasama dengan dokter
Manfaatkan sarana telkom
Sediakan antar jemput obat
Pelayanan prima
Tingkatkan penampilan apotik
Kolaborasi dengan pemilik angkot

S-O
S-O
S-T
S-T
W-O
W-T
W-T

QUEST : Pilihlah dari beberapa strategi alternatif di atas,

langkah-langkah sistematik yang akan dilakukan.
39

Pemilihan strategi alternatif

berdasarkan budaya institusi
Visi dan Misi
Falsafah
Nilai-nilai
STRATEGI ALTERNATIF harus sesuai dengan Visi, Misi, Falsafah, dan Nilainilai yang dianut institusi

40

Contoh

Visi
Menjadi apotik terkemuka tahun 2015

Misi
Melakukan pelayanan kesehatan secara profesional kepada
masyarakat.

Falsafah
Konsumen adalah raja
First in First served

Nilai-nilai
Menjunjung tinggi kualitas, kejujuran, dan kehormatan profesi
apoteker

41

Pemilihan prioritas Strategi Alternatif

(Critical Success Factors)
Strategi
Alternatif

Bbt Visi Misi Fals Nilai Total

Harga lebih murah

Ksama dengan
dokter
Manfaatkan telkom
Antar jemput obat
Pelayanan prima
Penampilan apotik
Kolaborasi angkot
Tiap SA diberi bobot; Visi, Misi, etc diberi Rating

42

Critical Success Factors

1.
2.
3.
4.

Pelayanan prima
Tingkatkan penampilan apotik
Harga obat lebih murah
Manfaatkan sarana telkom

1. Tiap CSF merupakan TUJUAN (biasanya dicapai > 2 tahun)

2. Kalau akan dicapai < 2 tahun, dinamakan : SASARAN
3. SASARAN : SMART (specific, measurable, achievable, realistic, timebound)
43

Sasaran
Pelayanan prima
selama 2 tahun

Strategi

Kegiatan

1. Antar-jemput obat

1. Siapkan 4 motor
2. Kontak 20 pasien

2. Preparasi cepat

1. 10 menit/resep
2. Jika gagal - diskon

3. Beri konsultasi

1. 20 pasien/hari
2. Siapkan 1 ahli

4. Layanan purna-jual

1. Pantau pasien
2. Catat nomer tilpon

5. Ruang tunggu enak 1. Putar video, TV

(AC, karpet, bunga)
2. Akses internet
3. Minum, snack
SASARAN dalam 2 tahun pertama

44

Sasaran
Perbaikan
penampilan
apotik (dalam
waktu 6 bulan)

Strategi

Kegiatan

1. Perbaiki eksterior,
logo, tempat parkir, dll

1. Warnai cat menarik

2. Logo, papan nama
3. Parkir gratis

2. Perbaiki counter,
ruang tunggu, tempat
duduk, dll

1. Siapkan video, TV
2. Leaflet, brosur
3. Air minum, snack

3. Perbaiki
penampilan staf, cara
komunikasi, dll

1. Pakai kostum
2. Ramah, menarik
3.

4.

1.
2.
3.
45

Sasaran
Harga obat lebih
murah (dalam 2
tahun)

Strategi

Kegiatan

1. Pembelian obat/
alkes partai besar

1. Kolaborasi apotik
2. Kolaborasi PBF
3.

2. Kerja efisien

1. Persingkat prosedur
2. Turunkan cost jasa
3.

3.

1.
2.
3.

4.

1.
2.
3.
46

Sasaran
Manfaatkan
sarana telkom
(dalam 2 tahun)

Strategi

Kegiatan

1. Buka website

1. Konsultasi on-line
2.
3.

2. Pasang hot-spot di
ruang tunggu

1. Penunggu ngenet
2.
3.

3. Konsultasi lewat
telepon

1. Kontak pasien
2. Kontak dokter
3.

4.

1.
2.
3.
47

Periodisasi pencapaian sasaran

Sasaran

Strategi tahun ke1

1.
2.
3.

Kendala Dana, SDM, Waktu, Situasi Perlu penjadwalan kegiatan

48

Feedback control
Untuk sistem monitoring & evaluasi
sasaran dan kegiatan yang tidak tercapai.
Sistem MONEV dilakukan per 6 bulan,
atau per tahun.
Aspek yang diukur :
(Indikator/Parameter)
Finansial
Kepuasan konsumen, pasien
Operasi bisnis internal
Kepuasan staf-karyawan
49
Kepuasan stake-holders

Manfaat Monev
Memastikan pelaksana untuk mencapai
sasaran dan melaksanakan kegiatan (tugas
& fungsi).
Memberikan reward dan punishment
Sebagai alat komunikasi pimpinan dan
karyawan
Memastikan apakah konsumen puas
Memastikan apakah terjadi peningkatan
kinerja
Mengungkap permasalahan yang terjadi
50

Assignment
Tiap mahasiswa membuat
analisis SWOT dan Renstra
pengembangan institusi masingmasing.
Durasi 2 minggu.
Sebagai pengganti ujian.
51

Soal Ujian
No.1.a.lakukanlah analisis
SWOT apotek UAD
dikumpulkan saat ujian,tugas bersifat
invidual,dilarang keras mengcopy paste.
Bagi yg melanggar, baik yg copy paste
maupun yg di copy akan di DROP
52