IJCCS, Vol.x, No.x, July xxxx, pp.

1~5
ISSN: 1978-1520

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN

SURAT KEPEGAWAIAN AMIK AKMI BATURAJA
Sri Hartati
Program Studi Manajemen Informatika AMIK AKMI Baturaja
Jl. A. Yani No. 0267 A Baturaja, OKU, Sumatera Selatan
E-mail:hartati_akmi84@yahoo.com

Abstrak
Kemajuan teknologi sudah semakin meningkat terutama dalam bidang komputer.
Kehadiran pengolah data dalam masa sekarang ini banyak membawa perubahan, baik dalam
dunia usaha, instansi-instansi pemerintah, swasta, maupun bidang-bidang lainnya baik dalam
pengolahan data maupun ke akuratan data yang dihasilkan. Pengarsipan di Kepegawaian Amik
Akmi Baturaja belum menggunakan aplikasi khusus dalam pengarsipan surat masuk dan surat
keluar. Tujuan dari penelitian yaitu untuk membuat sistem informasi pengarsipan surat.
Kepegawaian AMIK AKMI Baturaja bergerak dalam bidang pengarsipan surat. Penelitian
di lakukan dengan cara mendatangi langsung Kepegawaian Amik Akmi Baturaja dengan
menggunakan metode observasi dan wawancara. Dari semua data tersebut dibuat sebuah sistem
informasi pengrsipana di Kepegawaian Amik Akmi Baturaja menggunakan Borland Delphi 7.0.
Dari penelitian tersebut dapat disimpulkan bahwa untuk membuat sistem informasi
pengarsipan yang harus dilakukan pertama kali adalah mengumpulkan data, dilanjutkan dengan
membuat sistem informasi pengarsipan. Jika sistem informasi pengarsipan yang dibangun mampu
meng-input data, melakukan pencarian dan menghasilkan output berupa laporan (report) maka
dapat disimpulkan bahwa sistem informasi pengarsipan berhasil.
Dalam Sistem informasi pengarsipan surat yang didapat masih berupa data mentah yang
kemudian dimasukan kedalam komputer dengan aplikasi Borland Delphi 7.0 untuk membuat
interface program, dengan microsoft access 2007 untuk pembuatan tabelnya, yang telah diproses
dan menghasilkan sebuah keluaran berupa laporan-laporan. Nantinya berupa sebuah program
berupa sistem informasi pengarsipan surat menggunakan Borland Delphi 7.0 yang dapat
digunakan untuk mengolah data surat masuk dan surat keluar pada kepegawaian AMIK AKMI
Baturaja.
Kata kunci Pengarsipan, Borland Delphi 7.0, Microsoft Access 2007

1. PENDAHULUAN
1.1. Latar belakang
Dengan berkembangnya sistem informasi saat ini, berbagai bidang menuntut
dibutuhkannya suatu sistem komputerisasi agar informasi yang didapat benar-benar
akurat. Komputer merupakan salah satu alat bantu bagi manusia yang dapat digunakan
untuk berbagi hal contohnya untuk mengetik, mencetak, internet dan juga proses
pengolahan data yang menggunakan berbagai software (perangkat lunak) tertentu.
Komputer digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas pada perusahaan-perusahaan baik
pemerintah ataupun swasta dalam meningkatakan oprasionalnya. Peranan komputer

Received June 1st,2012; Revised June 25th, 2012; Accepted July 10th, 2012

ISSN: 1978-1520

sangat diperlukan sebagai sarana-sarana yang digunakan untuk mendukung dan

memperlancar pekerjaan agar dapat diselesaikan dalam waktu singkat dan tepat. Sistem
informasi saat ini telah dimanfaatkan dalam berbagai bidang perusahaan.
Di Kepegawaian AMIK AKMI Baturaja proses pencatatan dan pengarsipan surat
masuk dan surat keluarnya masih dilakukan dengan cara manual menggunakan buku
agenda yang dapat mempersulit pencarian data surat masuk dan surat, dan sering
terjadinya surat yang hilang atau rusak. Solusi yang diusulkan untuk menyelesaikan
masalah yang ada saat ini adalah dibangun suatu Sistem Pengarsipan Surat untuk
memberikan kemudahan di Kepegawaian AMIK AKMI Baturaja.
1.2. Rumusan masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, dirumuskan permasalahannya adalah
bagaimana merancang sebuah sistem yang dapat mengolah berkas surat menyurat di
Kepegawaian AMIK AKMI Baturaja dikarenakan semakin banyaknya surat yang harus
diarsipkan.

1.3. Batasan masalah

Rancangan sistem informasi pengarsipan surat ini terdiri dari 2 bagian besar yaitu
surat masuk dan surat keluar. Proses pengarsipan surat dimulai dari proses pemasukan
data surat masuk atau surat keluar, sekaligus pengarsipan fisik surat yang sudah di scan.

1.4. Tujuan penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah menghasilkan sistem informasi pengarsipan surat pada
bagian kepegawaian AMIK AKMI Baturaja yang salah satunya dapat digunakan sebagai
pedoman dalam meningkatkan status dan jabatan karyawan.

1.5. Manfaat penelitian

Dari penelitian diharapkan dapat memberi manfaat antara lain :
1. Mempermudah dalam pengarsipan surat
2. Mengetahui masa jatuh tempo sebuah surat keputusan yang berjangka waktu

IJCCS

ISSN: 1978-15

2. KAJIAN TEORI
2.1 Sistem
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu keinginan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran tertentu (Jogianto, 1999).
Sistem adalah

suatu tatanan

(keterpaduan)

yang terdiri

atas

sejumlah

komponenfungsional (dengan satuan fungsi/tugas khusus)yang saling berhubungan dan

secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses atau pekerjaan tertentu
(Fatansyah, 1999).
2.2 Informasi
Menurut Zakiyudin (2012) Sistem Informasi adalah suatu sistem yang ada didalam
suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,
mendukung operasi yang bersifat menejerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi
dan pihak luar tertentu dengan laporan yang diperlukan[9].

2.3. Sistem Informasi

Sistem informasi adalah satuan komponen yang saling berhubungan yang
mengumpulkan

(atau

mendapatkan

kembali),

meproses,

menyimpan,

dan

mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kendali dalam

suatu organisasi (Loudon, 2005).
Sistem informasi adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain
yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan informasi (Kurniawati, 2009;
Sutejo, 2002).

2.4. Desain sistem

2.4.1

Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan pola pengembangan sistem secara global dan tidak

terinci. Penggambaran sistem tidak dijelaskan secara rinci karena yang ditekankan adalah
interaksi sistem dengan lingkungan atau bagian yang akan mengaksesnya.

Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

ISSN: 1978-1520

Tabel 2.4.1.1. Simbol-Simbol Diagram Konteks

Simbol

Arti

Menunjukkan suatu proses sistem

Menunjukkan bagian
Menunjukkan alir data

2.4.2.

Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) diperkenalkan pada akhir tahun 1970 dan populerkan

sebagai alat desain dan analisa sistem aplikasi oleh Yoardon dan Demarco pada tahun
1979. Diagram Alir Data adalah jaringan yang mengambarkan sebuah sistem,
menunjukan setiap alur data pada entitas luar pada sebuah sistem, begitu pula pergerakan
data dari proses yang satu ke proses yang lainnya pada media penyimpanan secara
logika[1].
Data Flow Diagram mempunyai empat elemen dasar yang terdiri dari:
a. Entitas/Lingkungan Luar (External Entity)
Menunjukkan entitas atau kesatuan yang berhubungan dengan sistem, dapat berupa
orang, organisasi, departemen, atau sistem lainnya yang akan memberikan input atau
menerima output dari sistem atau kedua-duanya. Digambarkan dengan simbol empat
persegi panjang (model Yourdon dan Demarco).
b. Arus Data ( Data Flow)
Menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukkan untuk sistem atau hasil
dari proses sistem dan mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan
entitas (external entity) yang digambarkan dengan anak panah.

c. Proses (Process)
Menunjukkan kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang mesin atau komputer
dari suatu data yang masukkan kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan
keluar dari proses. Digambarkan dengan lingkaran (model Yourdon dan Demarco).

IJCCS

ISSN: 1978-15

d. Simpanan Data (Data Store)

Menunjukkan suatu tempat penyimpanan data yang dapat berupa suatu file di
sistem komputer, arsip atau catatan manual, digambarkan dengan sepasang herizontal.
Tabel 2. Simbol-Simbol DFD Menurut Model Yourdon dan Demarco

Simbol

Arti
Menunjukkan entitas dan tujuan

Menunjukkan arus data

Menunjukkan proses

Menunjukkan penyimpanan data

2.4.3. Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu permodelan yang banyak

digunakan dalam merancang tabel dan database serta relasinya. ERD ini juga digunakan
untuk menggambarkan struktur dan hubungan antara data. Adapun Simbol-simbol ERD
yaitu:

a. Entitas
Adalah suatu data yang dapat disimpan dan berguna bagi badan atau perusahaan,
dengan kata lain suatu objek yang dapat diidentifikasi atau dibedakan dengan objek
lainnya. Digambarkan dengan kotak persegi panjang.

Gambar 1. Lambang Entitas

Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

ISSN: 1978-1520

b. Atribut
Atribut menunjukkan karakteristik dari tiap-tiap entitas. Atribut digambarkan
dengan bentuk oval.

Gambar 2. Lambang Atribut

c. Relasi
Relasi menunjukkan hubungan yang terjadi antara entitas. Relasi di gambarkan
dengan bentuk belah ketupat atau diamond.

Gambar 3. Lambang Relasi

d. Line Connector
Line Connector digambarkan dengan bentuk garis tunggal.

Gambar 4. Lambang Line Connector

2.4.4.

Kardinalitas
Kardinalitas merupakan tingkat hubungan yang terjadi antar entitas di dalam

sebuah sistem. Terdapat tiga tingkat hubungan yang terjadi yaitu:

a. Hubungan Satu pada Satu (One to One atau 1:1)
Jika satu kejadian pada entitas pertama hanya mempunyai satu hubungan dengan
suatu kejadian pada entitas kedua.
b. Hubungan Satu pada Banyak (One to Many atau 1:M)
Jika satu kejadian pada entitas pertama dapat mempunyai banyak hubungan dengan
kejadian pada entitas kedua. Sebaliknya, satu kejadian pada entitas kedua, hanya bisa
mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas pertama.
c. Hubungan Banyak pada Banyak (Many to Many atau M:N)
Jika tiap kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai banyak hubungan dengan
kejadian pada entitas lain.

IJCCS
2.4.5.

ISSN: 1978-15
Relational Database management System (RDBMS)

Merupakan sekumpulan data yang disimpan sedemikian rupa sehingga mudah

diambil informasinya bagi pengguna, dan data tersebut saling berhubungan. RDBMS
merupakan suatu paket perangkat yang kompleks digunakan untuk memanipulasi
database. Ada 3 (tiga) prinsip dalam RDBMS:
a. Data definition
Mendefinisikan jenis data yang akan dibuat (dapat berupa angka atau

huruf)

cara relasi data, validasi data dan yang lainnya

b. Data manipulation
Data yang telah dibuatdan didefinisikan tersebut akan dilakukan

beberapa

pengerjaan, seperti menyaring data, melakukan proses query, sebagainya.

c. Data control
Bagian ini berkenaan dengan cara mengendalikan data seperti siapa saja yang bisa
melihat isi data, bagaimana data bisa digunakan oleh banyak user, dan sebagainya Semua
operasi input dan output yang berhubungan dengan database harus menggunakan DBMS
yang menyediakan penghubung (interface) antara pemakai dengan database.

3.

Metodologi penelitian
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai

berikut :
3.1 Metode interview
Pengumpulan data dilakukan dengan melakukan tanya jawab langsung dengan staf
kepegawaian AMIK AKMI Baturaja
3.2 Metode Observasi
Pengumpulan data dilakukan melalui pengamatan langsung pada objek penelitian,
dalam hal ini pengamatan terhadap sistem keluar masuk surat dan pengarsipan berkas dari
surat-surat tersebut.
3.3 Study literatur
Pengumpulan data dengan cara mengumpulkan referensi berupa buku dan jurnal
yanga berhubungan dengan penelitian.

Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)


4.

ISSN: 1978-1520

Analisis dan perancangan

Pada tahap perancangan aplikasi secara umum komponen-komponen aplikasi

dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan pada pengguna. Komponen aplikasi

yang dirancang adalah input dan output. Dalam perancangan sistem ini menggunakan
diagram konteks, (DFD) Data Flow Diagram, dan ERD (Entity Relationship Diagram).

4.1 Rancangan DFD Konteks

Data flow Diagram (DFD) digunakan untuk menggambarkan suatu Sistem yang
telah ada atau sistem yang baru dikembangkan secara logika. DFD adalah grafik yang
menggambarkan aliran informasi dan transformasi yang memakai data bergerak dari
input ke output.
Diagram Konteks dibuat untuk menggambarkan aliran data yang akan diproses
atau dengan kata lain diagram tersebut digunakan untuk menggambarkan sistem secara
umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada. Berikut ini merupakan diagram
konteks Sistem Informasi Pengarsipan Surat Di Kepegawaian AMIK AKMI Baturaja.
Laporan
-Data karyawan
- Data surat

Kepegawaian

Yayasan

SI
Pengarsipan
surat

Laporan

Direktur

Gambar 4.1.1. Diagram Konteks

4. 2 Perancangan Database
Digunakan beberapa tabel untuk membangun Sistem Informasi Pengarsipan Surat
Di Kepegawaian AMIK AKMI Baturaja, adapun table-tabel yang digunakan yaitu : Tabel
Login, Tabel Surat Masuk, Tabel Surat Keluar, Tabel Dosen, Tabel Karyawan, dan Tabel
Keterangan Surat, Tabel Keterangan SK, Tabel SK Dosen, Tabel SK Karyawan.

IJCCS

ISSN: 1978-15

4.2.1 Perancangan tabel

Tabel 4.2.1.1. Tabel surat masuk

Tabel 4.2.1.2 Tabel surat keluar

Tabel 4.2.1.3 Tabel jenis surat

Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

ISSN: 1978-1520

Tabel 4.2.1.4 Tabel SK Dosen

Tabel 4.2.1.5 SK Dosen

Tabel 4.2.1.6 Tabel SK Karyawan

10

IJCCS

ISSN: 1978-15

Tabel 4.2.1.7 Tabel Dosen

4.2.2 Relasi Antar Tabel

Berikut adalah bentuk relasi yang digunakan dalam Sistem Informasi Pengarsipan
Surat Di Kepegawaian AMIK AKMI Baturaja.
Tabel Surat Masuk
no_surat_masuk*
tgl_surat_diterima
perihal
asal_surat
tgl_surat
tujuan_surat
arsip

Tabel Surat Keluar

no_surat_keluar*
kode_surat
balasan_surat_masuk
tgl_surat_dikeluarkan
perihal
tujuan_surat
arsip

Tabel Keterangan
Surat
kode_surat*
jenis_surat

Tabel Karyawan
Nik*
nama
tempat
tgl_lahir
jenis_kelamin
tmt
status

Tabel SK Karyawan
no_surat*
kategori
jenis_sk
tgl_surat
tujuan_surat
tgl_jatuh_tempo

Tabel Dosen
nidn*
nama
tempat
tgl_lahir
jenis_kelamin
tmt
status

Tabel SK Dosen
no_surat*
kategori
jenis_sk
tgl_surat
tujuan_surat
tgl_jatuh_tempo

Gambar 4.2.2.1. Relasi Antar Tabel

Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

ISSN: 1978-1520

5. HASIL PENELITIAN
Hasil yang didapat dalam penelitian tugas akhir yang dilakukan penulis berupa
Sistem Informasi Pengarsipan Di Kepegawaian Amik Akmi Baturaja Menggunakan
Borland Delphi 7.0. Sistem informasi ini terdiri dari beberapa menu yaitu menu awal,
menu login, menu bantuan, menu proggrammer, menu utama, proses, pencarian dan
laporan, pengaturan, backup, keluar, dimana masingmasing menu saling berhubungan.

Gambar 5.1. Tampilan Menu Awal

Gambar 5.2. Tampilan Menu Utama

12

IJCCS

ISSN: 1978-15

Gambar 5.3 Tampilan Form Data surat masuk

Gambar 5.4 Tampilan Form Keterangan Surat

Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

ISSN: 1978-1520

Gambar 5.5 Tampilan Form data Dosen

Gambar 5.6 Tampilan Form data surat keluar

14

IJCCS

ISSN: 1978-15

Gambar 5.7 Tampilan Form Pencarian dan laporan data surat masuk

Gambar 5.8 Tampilan Form Pencarian dan Laporan Data Surat Keluar

Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

ISSN: 1978-1520

4. KESIMPULAN
Dari penelitian yang dilakukan ini didapatkan beberapa kesimpulan, antara lain:
1. Sistem Informasi Pengarsipan Surat di Kepegawaian AMIK AKMI Baturaja dan tabel
dibuat menggunakan Microsoft Access 2007.
2. Sistem Informasi Pengarsipan Surat yang dibuat berisi tentang penginputan, proses,
pencarian dan laporan dari data surat masuk dan data surat keluar.
3. Proses penginputan data dan pencarian data menjadi lebih mudah.
4. Keamanan data terjamin karena dalam aplikasi ini tersedia form Login sehingga tidak
semua user dapat membuka program ini tanpa izin.
5. Sistem informasi ini juga tersedia menu pembuatan laporan sehingga memudahkan
pembuatan laporan dalam kurun waktu tertentu yang dapat langsung dicetak.

5. SARAN
Beberapa hal yang dapat dijadikan saran adalah sebagai berikut :
1. Sistem Informasi Pengarsipan Surat Surat di Kepegawaian AMIK AKMI Baturaja di
buat sebagai alat bantu pengolahan data surat masuk dan surat keluar menggunakan
Borland Delphi 7.0. diharapkan kepada penelitian selanjutnya dapat dikembangkan
dengan menggunakan software aplikasi lain.
2. Sistem Informasi Pengarsipan Surat di Kepegawaian AMIK AKMI Baturaja saat ini
masih terbatas dan sederhana, sehingga kedepannya diharapkan dapat dikembangkan
secara lebih lengkap.
3. Belum adanya grafik data surat masuk dan surat keluar.

16

IJCCS

ISSN: 1978-15

DAFTAR PUSTAKA
[1] Brigida.2013.Data Flow Diagram Menurut Yourdon dan Demarco.
http://informatika.web.id. di akses pada tanggal 27 januari 2015
[2]Haryadi, Hendi.....Administrasi Perkantoran Untuk Manager Dan Staf.
https://books.google.co.id. di akses pada tanggal 27 januari 2015
[3]JURNAL TEKNIK ITS Vol. 1, (Sept, 2012) ISSN: 2301-9271 Rancang
Bangun Perangkat Lunak untuk Workflow Pengelolaan Surat Menyurat Dinas
Bagian Surat Masuk Di Kabupaten Buton Utara
[4]Kusnassriyanto.2011.Belajar Pemrograman Delphi.Modula:
Bandung
[5]Putra, H.B. dan Utomo, E.P.2011.Kitab Suci Desktop Programmer.Mediakom:
Yogyakarta
[6]Riadi, Muchlisin.2012.Pengertian Dokumen Elektronik Dan Arsip.
http://www.kajianpustaka.com. di akses pada tanggal 27 januari 2015
[7]Sugiono Arie, Dkk.....Dasar Ms Office 07 Dan Windows Xp.
https://books.google.co.id. di akses pada tanggal 27 januari 2015
[8]Sutrisno.2014.Renstra SKPD.Kecamatan Lubai Ulu :
Karang agung
[9]Zakiyudin, Ais.2012. Sistem Informasi Manajemen.Mitra Wacana Media:
Jakarta

Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

ISSN: 1978-1520

PENELITIAN DOSEN
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
SURAT DI KEPEGAWAIAN AMIK AKMI BATURAJA

Oleh :
SRI HARTATI, M.KOM
NIDN. 02140584003

AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AKMI BATURAJA
2015

18