TEKNIK PERSIDANGAN HMI Pendahuluan Setiap persekutuan (perkumpulan) dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dan terikat dalam suatu ikatan hirarkis, di mana senantiasa terdapat hubungen antar sesama (atasan dan bawahan) disebut organisasi. Karena itu, secara hirarkis organsasi merupakan wadah kegiatan administrasi. Manajemen dan proses antar personil yang ada didalamnya Dalam melaksanaken seluruh aktivitasnya, sebagai upaya untuk mencapai tujuan yang bersama organisasi itu, senantiasa berlitik tolak pada peraturan- peraturan (hasil keputusan musyawarah) yang telah ditanamkan dalam organisasi dan dijiwai oleh seluruh anggotanya. Keputusan-keputusan yang diambil dalam persidangan tentunya merupakan kebijaksanaan organisasi yang harus ditaati oleh anggotanya Penguasaan tata cara persidangan merupakan pengetahuan yang semestinya dimiliki oleh setiap pemimpin maupun anggota organisasi, karena persidangan akan melehirkan keputusan-keputusan merupakan faktor dominan dalam menentukan laju organisasi, bahkan pemerintahan dan kehidupan masyarakat banyak, Selain itu, persidangan dalam segela aspeknya merupakan hal yang harus senantiasa diperhatikan, manakala suatu organisast yang tidak mau terjebakc oleh keputusan-keputusan yang keku atan mungkin merugikan orang banyak Tecnik persidangan a. Pengertian Persidangan Sidang adalah pertemuan formal suatu organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan sebagai sebuah kebijakan b. Macam-Macam Sidang Ditinjau dari segi pesertanya (Instansi Pengambilan keputusan) Sidang, Sebagai Benikxut Sidang Pleno Sidang Komisi Sidang Sub Komisi Sidang ditinjau dari struktur (labatan) orgenisasi terbagi menjadi beberapa macam antara sebagai benikut: Kongres / Muktamar / Munas / Mubes Musyawarah Daera (MUSDA) Konferensi Rapat Tahunan Anggota Rapat Kerja Rapat PresidiumSyarat-Syarat / Unsur-Unsur Persidangan Tempat / Ruang sidang ‘Waktu sidang Acara sidang Peserta sidang Perlengkapan sidang Tata tertib sidang Pimpinan dan sekretaris sidang Kesimpulan/ keputusan sidang Tempat Sidang Sebagai pertemuan formal, sidang memerlukan tempat yang memadai, agar sidang berjalan dengan lancer dan tertib, serta tujuan yang dikehendakd dapat tercapai. Karena itu, persyaratan di bawah ini perlu mendapat pethatian, seperti Tempat yang representative (ruangannya luas) Ruangan harus bersih dan sehat Keamanan harus terjamin serta tersedia saran pengunjung lainnya Waktu Sidang Sebelum sidang dilaksanakan, faktor waktu sudeh menjadi pertimbangan. Karena itu, disiplin waktu bagi semua pihake (majelis sidang) merupakan salah satu fakctor yang turut menentuken kelancaran tercapainya tujuan dalam sidang Oleh sebab itu, waktu sidang hendaknya ditentukan sebaik mungkin, sehingga tidak memberatkan dan menjenuhkan para peserta sidang, seperti lamanya sidang, waktu istirahat, waktu sholat, dan lain sebagainya Perlengkapan Sidang Dalam melaksanakan persidangan, yang harus diperhatikan adalah beberapa perlengkapan yang sering dilakukan dalam persdiangan antara lain sebagai berikut Palu Sidang Kursi dan Meja Sidang Podium Pengeras Suara dan lain-lain Tata Tertib Sidang Agar acara persidangan berjalan dengan lancar, maka diperlukan tata tertib yang mendukung terciptanyakelancaran tersebut, Dengan demikian perlu disusun tata tertib yang menyangkut Hak dan kewajiban peserta sidangJ J didia Peraturan mengenai keputusan sidang Peraturan hak suara dalam persidangan Peraturan pemilihan pemimpin siding dan sebagainya Pimpinan dan Sekretaris Sidang Pimpinan sidang adalah salah seorang yang memimpin jalannya persidangan, dan dipilih dani dan oleh pengurus serta anggota. Schingga sukses tidaknya sebuah persidangan tergantung dengan pimpinan sidang yang memimpin persidangan, Oleh karena itu ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pimpinan sidang, antaralain sebagai berikut Mengarahken sidang dalam menyelesaikan masalah Menjelaskan masalah yang akan dibahas Memberikan kesempatan kepeda para peserta untuk menyampaiken pendapat atau gagasan serta menyalurkan aspirasinya Peka terhadap masalah yang berkembang Tidak mudah terpancing (emosional) dan tidak memaksakan kehendaknya Menyimpulkan dan menjelasken hasil-hasil keputusan yang diambil serta mengusahaken untuk mendapat kesepakatan dalam pengambilan keputusan Sedangkan sekretaris/notulen adalah seorang yang bertugas mencatat semua hasil rekomendasi maupun keputusan yang dihasilkan dalam persidangan dan segala hal yang menyangkut dalam persidangan seperti peninjauan kembali, atau hal-hal lain yang urgen untuk dibahas dalam persidangan. Syarat-syarat pimpinan sidang ‘Mempunyai sikap leadership ‘Mempunyai pengetahuan yang cukup Bijaksana dan bertanggung jawab Peka terhadap situasi dan cepat untuk mengambil inisiatif dalam situasi kritis Sikap Pimpinan Sidang Simpatik dan menarik Disiplin Sopan dan hormet dalam kata-kata dan perbuatan Bersikap adil dan bijaksana tehadap peserta Menghargai pendapat orang lain (peserta) Sebab-Sebab menjadi Pimpinan Sidang Karena jabatan atau kedudukan Hasil rekomendasi dan keputusan pengurus harian/presidium Di pilih oleh peserta siding Keputusan Sidang/Kesimpulan Keputusan atau kesimpulan sidang merupakan hasil dari seluruh proses dan pelaksanaan persidangan setelah diformulasikan dari semua pendapet peserta sidang yang kemudian disepakati bersama, Dan keputusan inilah yang kemudian dijadikan bahan atau landasan bagi anggota organisasi dalam pengembangannyaa. oA Pengambilan Keputusan Agar keputusan tidak bertentangan dengan kehendak dan tujuan organisasi, maka keputusan haus diambil dengan jalan musyawarah dan mufaket Karena itu langkeh-langkeh untuk mengambil keputusan bisa dilakukan dengan sistem demokrasi (suara terbanyak), prinsip alamasi dan berdasarkan kompromi (Lobying), yaitu dimana para peserta dan pimpinan sidang terdapat kesepakatan Untuk mengacu kearah prinsip-prinsip diatas, dalam siding dilalcukan proses Kualifikesi : Saling menyatakan pendapat diantara peserta Interpretasi: Penafsiran pendapat ager diperoleh kejelasan Motivikasi : penggunaan alasan yang logis Integrasi Pemyataan semua pendapat, sebagai kesimpulan yang dapat diterima oleh peserta sidang, serta dijadikan sebagai keputusan sidang e. Move-Move Persidangan Dalam persidangan bisa muncul move-move yang dapat meramaikan persidangan, bahkan digunakan sebagai alat untuk memenangken siding, seperti Schorsing (Penundaan) untuk sementara atau dalam waktu tertentu Lobying (obrolan-obrolan) antara peserta dan pimpinan sidang dalam waktu tertentu, untuk mencari kesesuaian paham yang tidak dapat diambil dalam persidangan, Kedua poin ini juga dilakukan apabila dalam persidangen mengalami jalan buntu, atau peserta sidang mengelami kelelahan make dilakukan schorsing Interuption (Memotong pembicaraan) Dalam persidangan, sering terjadi usaha pemotongan pembicaraan dari seorang peserta terhadap peserta lainnya atau pimpinan sidang sekelipun, Dalam upaya inilah digunaken istileh “intrupsi” yang pada hakekanya meminta kesempatan untuk berbicara Ada empat istilah intrupsi yang sering berkembang dalam setiap persidangan, yaitu Interruption poin of order (meminta kesempatan untuk berbicara), Istilah ini digunakan oleh peserta sidang menakala yang di intrupsi, bak peserta atau pimpinan sidang, dipandang melalcukan pembicaraan yang menyimpang dari masalah yang dibicaralan Interruption poin of information (meminta atau memberiken penjelasan), Pemotongan seperti ini dapat dilakukan peserta terhadap peserta lain atau pimpinan sidang, untuk diberikan atau memberiken informasi sebagai pelengkap dari apa yang telah disampaikan Interruption poin of clarification (minta diperjelas), hal ini dilakukan untuk memperjelas masalah, agar tidak terjadi perdebatan pendapat yang mengjam dalam persidangen. Interruption poin of personal prevelage (permintaan untuk pembersihan nama) Prosedur Dan Contoh Dalam Pengetukan Palu Dalam persidangan, palu sidang mempunyai peranan penting untuk kelancaran sidang. Mulai dari penempatan, pemegangan sampai pada penggunaan / ketukannya pula mempunyai etika sendiri, apabila salah menggunaken atau mengetukan palu sidang bisa mengelibatken ketegangan- kketegangan diantara audien yang ada. Adapun penggunaan atau ketukan-Ketukan palu sidang adalah sebagai benikut= Satu kali (1x) ketukan digunakan untuk : 1. Menerima dan menyerahken pimpinan sidang, 2. Mengesahkan keputusan poin per-poin 3. Memberikan perhatian peserta sidang untuk tidal gaduh, 4. Menschorsing atau mencabut kembali schorsing sidang yang hanya 1x15 menit 5. Mencabut kembeli / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru Contoh dalam menggunakan palu antara lain sebagai berikut ~d] Menerima dan Menyerahkan Pimpinan Sidang Dengan mengucapkan lafadz Bismillah palu sidang saya terima, ketuk palu Ix (tok,,,) kemudian mengucapkan salam. Atau dengan mengucapkan lafadz Alhamallah palu sidang saya serahken kepada pimpinan siding/presidium sidang yang lain, ketuk palu Ix (tok,,..) ~d] Mengesahkan keputusan poin per-poin. Apakeh sepakat / setuju didalam forum sidang ini tidak boleh merokok. Apabila peserta menyatakan sepakat / sefuju maka ketuk palu Ix (tok...) -l| Menschorsing atau mencabut kembali schorsing sidang yang hanya 1x15 menit Dengan mengucapkan lafadz Bismillah sidang saya schor | Schorsing saya buka selama 1x15 menit dan pukul...... s/d pukul.... ketuk palu 1x (tok,,,). Atau dengan mengucapkan lafadz Alaamdllah Schorsing saya tutup , ketuk palu 1x (tok...) = Dua kali (2x) atau Tiga kali 3x) ketukan digunakan untuk : 1. Membukalmenutup sidang atau acara sidang 2. Mengambil keputusan dan mengesahken hasil sidang akhir secara keseluruhan 3. Menschorsing atau mencabut kembali schorsing sidang yang hanya 2x15 atau 2x30 memit. Contoh dalam menggunakan palu antara lain sebagai berikut: ~d] Membuka/Menutup Sidang atau acara sidang Dengan mengucapkan lafadz Bismillah sidang / acara pada hari, tanggel, dan Tema saya nyatakan resmi dibuka ketuk palu 3x (tok, tok, tok,,) kemudian mengucapken salam. Atau dengan mengucapkan lafadz Alhamdllah sidang / acara . resmi saya nyatakan ditutup. Ketuk palu 3x (tok, tok, tok.) ~d| Menschorsing atau mencabut kembali schorsing sidang yang hanya 2x15 atau 2x30 menit. Dengan mengucapkan lafadz Bismillah sidang saya schor | Schorsing saya buka selama 2x15 atau 2x30 menit dani pukul...... s/d puleul ketuk palu 2x (tok,tok,,.). Atau dengan mengucapkan lafadz Alhamdllah Schorsing saya tutup , ketuk palu 2x (tok.tok,,.)