MICROSOFT ACCESS 2007

Pengenalan Microsoft Access 2007

Fungsi / kegunaannya :
Merupakan salah program pengolah database yang cukup canggih dengan
berbagai kemudahan yang ada seperti pengaturan data, pembuatan form,
pembuatan laporan, menyaring data dan lain-lain.
Maksud dari database itu sendiri adalah kumpulan arsip data berbentuk tabel
yang saling berkaitan untuk menghasilkan informasi.
Data sebagai masukan yang akan diolah menjadi informasi. Sedangkan
informasi merupakan data yang telah diolah sesuai dengan kebutuhan. Informasi
bagi satu pihak bias menjadi masukan bagi pihak lainnya.
Arsitektur Dalam Microsoft Access :
Database yang tersusun didalam Access 2007 terdiri dari beberapa komponen
yang membentuk suatu kesatuan system yang disebut Object Database,yang
secara umum terdiri dari :
• Table
• Database
• DBMS
• RDBMS
• Primary Key
• Query
• DDL dan DML
• SQL
• Record / Tuple
• Field
Pengertian :
. Table
Objek utama dalam Access yang digunakan untuk tempat menyimpan data yang
akan diolah dalam format baris dan kolom, dan merupakan komponen terpenting
dalam database.
· Database
Kumpulan arsip data berbentuk tabel yang saling berkaitan untuk menghasilkan
informasi.
Kumpulan data yang dipakai / ada dalam suatu lingkup tertentu, misalkan instansi,
perusahaan dan lain-lain atau kasus tertentu.
· DBMS

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

Kumpulan perangkat lunak yang digunakan untuk menangani semua pengaksesan

ke database. Mempunyai fasilitas membuat, mengakses, memanipulasi, dan
memelihara database. Bertujuan untuk efisien dan kenyamanan dalam memperoleh
dan menyimpan informasi dalam database.
Fungsi-fungsi DBMS :
1. Data Definition
2. Data Manipulation
3. Data Security dan Integrity
4. Data Recovery dan Concurrency
5. Data Dictionary
6. Performance
· RDBMS
Merupakan sekumpulan yang disimpan sedemikian rupa sehingga mudah diambil
informasinya bagi pengguna, dan data tersebut saling berhubungan. RDBMS
merupakan suatu paket perangkat lunak yang kompleks digunakan untuk
memanipulasi database.
Ada tiga prinsip dalam RDBMS :
• Data Definition
Mendefinisikan jenis data yang akan dibuat ( dapat berupa angka /
huruf ),cara relasi data, validasi data dan lainnya.
• Data Manipulation
Data yang telah dibuat dan didefinisikan tersebut akan dilakukan beberapa
pengerjaan, seperti menyaring data, melakukan prose Query, dan
seterusnya.
• Data Control
Bagian ini berkenaan dengan cara mengendalikan data, seperti siapa saja
yang bisa melihat isi data, bagaimana data bisa digunakan oleh banyak user,
dan seterusnya.
· Primary Key
Field kunci / utama dari suatu tabel yang menunjukkan bahwa field yang menjadi
kunci tersebut tidak bisa diisi dengan data yang sama, dengan kata lain Primary
Key menjadikan tiap record memiliki identitas sendiri-sendiri yang membedakan
satu sama lainnya ( unik ). Primary Key berguna saat menampilkan record hasil
pencarian ( searching ),pengurutan dan proses penampilan data dan lainnya
berlangsung lebih cepat.
· Query

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

Merupakan bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database, yang telah

distandarkan dan lebih dikenal dengan nama Structured Query Language ( SQL ).
Query dibedakan menjadi 2, yaitu :
a. Untuk membuat / mendefinisikan obyek-obyek database seperti membuat
tabel, relasi dan sebagainya. Biasanya disebut dengan Data Definition
Language ( DDL )
b. Untuk memanipulasi data, yang biasanya dikenal dengan Data Manipulation
Language (DML). Manipulasi data bisa berupa :
– Menambah, mengubah atau menghapus data
– Pengambilan Informasi yang diperlukan dari database, yang mana
datanya diambil dari tabel maupun Query sebelumnya.
· DDL dan DML
a. DDL
Skema basis data dispesifikasikan oleh sekumpulan definisi dengan sebuah
bahasa khusus yang disebut Data Definition Language ( DDL ). Hasil
kompilasi DDL berupa tabel-tabel yang disimpan dalam sebuah file, disebut
Data Dictionary ( Kamus Data ) atau Data Directory.
b. DML
Adalah bahasa untuk memanipulasi data yaitu :
– Pengambilan Informasi yang disimpan dalam Basis Data
– Penyisipan Informasi baru ke Bata Data
– Penghapusan Informasi dari Basis Data
– Modifikasi Informasi ynag disimpan dalam Basis Data
· SQL
Structured Query Language adalah bahasa yang digunakan untuk mengakses basis
data yang tergolong relasional. Standar SQL mula-mula didefinisikan oleh ISO
( International Standards Institute ) yang dikenal dengan sebutan SQL86.
· Record / Tuple
Sebuah tipe data yang mengumpulkan beberapa item data dimana masing-masing
tipe data dari item data ini berbeda-beda.
· Field
Atribut data yang paling kecil yang merupakan kesatuan terkecil dalam suatu Data
Base.

Jenis Relasi Antara 2 Tabel

Relasi

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

Model data relasional menggunakan sekumpulan tabel berdimensi dua ( yang

biasa disebut relasi atau tabel ) dengan masing-masing tabel tersusun atas
sejumlah baris dan kolom. Pada model data relasional, kaitan atau asosiasi antara
dua buah tabel disebut hubungan (Relationship ). Hubungan dapat berupa :
• 1-1, yakni satu data pada suatu tabel berpasangan dengan hanya satu data
pada tabel lain.
• 1-M, yakni satu data pada suatu tabel berpasangan dengan banyak data
pada tabel lain.
• Jenis Relasi yang memungkinkan antara 2 tabel :
Penjelasan :
Relasi yang tersusun menjadi beberapa baris dan kolom, sebagaimana
diperlihatkan pada gambar di atas yang membentuk suatu hubungan yang
diperlihatkan pada tabel. Secara konsep, setiap tabel harus memiliki kunci primer.
Kunci primer dapat tersusun dari sebuah kolom atau beberapa kolom. Kunci
berperan sebagai identitas yang unik ( tidak kembar ) untuk masing– masing baris
data.
Fungsi / Kegunaan Menu
· Tables
1. Berfungsi sebagaipenyimpan data dalam sebuah obyek.
2. Urutan langkah-langkah :
3. Klik ikon Blank DataBase

4. Kemudian beri nama DataBase yang dibuat dengan Akademika sebagai

berikut :

5. Kemudian setelah itu tekan Create

6. Klik Design View

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

7. Kemudian masukan nama field dan tipe datanya seperti tampilan berikut ini

8. Klik 2 kali pada tabel Mahasiswa, maka akan muncul tampilan berikut :

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

Kemudian isikan data sebagai berikut :

NIM NAMA ALAMAT KOTA_ASAL IPK JUMLAH_SKS

22033374 Adi Prasetyo Jl. Cianjur Bandung 3,05 145
7
22053871 Widyaningru Jl. Pajajaran Bandung 2,14 86
m
22053780 Septama Jl. Surapati Bandung 3,17 81

22053950 Handayani Jl. Buah Batu Bandung 2,01 80

22033333 Denis Jl. Pesantren Bandung 3,99 150

· Queries
Digunakan untuk menampilkan, menyunting, dan menganalisa suatu data dengan
cara lain.

Query Wizard
Cara membuat Query dengan Query Wizard akan lebih mudah karena akan dibantu
oleh Microsoft Access 2007.
Berikut ini adalah langkah-langkah membuat Query dengan Query Wizard :

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

1. Buka File DataBase yang dimiliki kemudian pilih Toolbar Create kemudian
klik Query Wizard.

2. Kemudian akan muncul kotak New Query, lalu pilih Simple Query Wizard,
klik Ok.

3. Kemudian pilih pilih tabel yang diperlukan pada pilihan Tabel / Query.
4. Keterangan :
Klik > untuk memilih field yang diperlukan dalam Query.
Klik < untuk membatalkan.
Klik >> jika memerlukan semua Field yang ada.
5. Pilih Field NIM, Nama dan IPK. Kemudian klik Next akan muncul jendela
baru kemudian beri nama pada Query yang telah dibuat dan pilih Open The
Query to View Information,

Klik Finish.
6. Berikut Hasilnya :

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

· Form
Digunakan untuk membuat Control Proses memasukkan, memeriksa, dan
memperbarui data.
Kita akan mencoba membuat suatu form sederhana

Langkah-langkah membuat Form :

1. Untuk membuat suatu Form, dapat membuat berdasarkan pada tabel yang
ada dengan memilih Form pada bagian Create. Sebelumnya pastikan dalam
keadaan Datasheet View, bukan Design View, caranya dengan Double-
Click pada nama Tabel.

2. Maka secara otomatis dapat mendapat suatu Form yang langsung

berdasarkan pada Tabel yang telah dibuat sebelumnya.

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

Gambar di atas menunjukkan tampilan Form View, selain itu ada juga
tampilan Layout dan Design View dimana dapat mengatur tampilan Form.
Terdapat pada bagian kiri atas menu Home. Tampilan dari Design View
digunakan untuk mengubah susunan dari Form sesuai dengan keinginan
user. Di bawah adalah tampilan Design View.

3. Jika ingin memasukkan suatu data pada tabel, maka harus masuk ke bagian
Form View.
4. Pada tampilan di atas dapat memasukkan inputan data dimana secara
otomatis maka data akan langsung tersimpan dalam Tabel. Apabila ingin
menambahkan data baru maka cukup dengan meng-click bagian Record
yang berada pada bagian bawah tampilan. Selanjutnya membuat tombol
untuk navigasi. Berikut ini adalah langkahlangkah yang harus dilakukan :

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

1. Bukalah Form yang telah dibuat kemudian pada ribbon Format pilih View
dan pilih Design View.
2. Kemudian akan tampilan seperti tampilan di bawah ini

3. Kemudian pilih tanda Button

4. Buat sebuah button pada Design Viewnya, kemudian akan muncul secara
otomatis Button Wizard sebagai berikut :

5. Kemudian pada Categories pilih Record Navigation dan apada Action

pilih Go to First Record, lalu klik Next. Pilih label berupa Picture, klik Next
lalu Finish. Jika semua benar maka akan muncul sebagai berikut :

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

6. Dengan cara yang sama seperti no 5 di atas buat Button untuk Navigasi, Go
to Next Record, Go to Previous Record, dan Go to Last Record. Dan
juga untuk Record Operation berupa Add New Record, Delete Record,
Undo dan Save Record. Serta sebuah Form Operation yaitu untuk Button
Close Form.

· Report
Microsoft Access 2007 memudahkan user dalam pembuatan laporan ( Report )
dengan menyediakan fasilitas Report Wizard yang mampu untuk merancang
Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

beberapa bentuk laporan dan dapat memodifikasi bentuk laporan sesuai dengan
pola yang diharapkan.
Cara membuat Report Wizard :
1. Pilih ribbon Create kemudian pilih tanda Report

2. Kemudian akan muncul tampilan sebagai berikut :

Buat tabel dengan aturan sebagai berikut :

Tabel Stok

No Field Name Data Type Field Properties

1 KodeBrg Text Field Size 6

Input Mask 00-000
Caption Kode Barang
2 NamaBrg Text Field Size 25
Caption Nama Barang

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

3 Satuan Text Field Size 10

Caption Unit Satuan
4 StAwal Number Field Size Long Integer
Format Standard
Decimal 0
Place Stok Awal
Caption
5 HsAwal Number Field Size Long Integer
Format Standard
Decimal 0
Place Harga Satuan
Caption

Data Tabel Stok

Tabel Pemasok

N Field Name Data Type Field Properties

o
1 KodePasok Text Field Size 9
Caption Kode Pasok
2 NamaPasok Text Field Size 25
Caption Nama Pemasok
3 KontakPerson Text Field Size 20
Caption Kontak Person
4 Alamat Text Field Size 40
Caption Alamat
5 Kota Text Field Size 20

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

Caption Kota
6 Telp Text Field Size 15
Caption Telepon

Data Tabel Pemasok

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

N Field Name Data Type Field Properties

o
1 NoJual Text Field Size 6
Caption No. Faktur
2 TglJual Date/Time Format Medium Date
Input Mask 99/99/0000
Caption Tanggal Jual
3 Kode Kasir Text Field Size 5
Caption Kode Kasir
4 KodeBrg Text Field Size 6
Input Mask 00-000
Caption Kode Barang
4 Jml Number Field Size Byte
Format Standard
Decimal 0
Place Jumlah
Caption
4 Uang Text Field Size Double
Format Currency
Caption Harga
Decimal 0
Place

Data Tabel Faktur Penjualan

Field Lookup & Relationship

Relasi digunakan untuk menghubungkan data-data dari table yang berbeda,
sehingga dapat tampil menjadi satu kesatuan,sedangkan lookup wizard digunakan

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

untuk memilih nilai dari table lain atau dari serangkaian nilai yang telah
didefinisikan sebelumnya.
Field yang memiliki tipe lookup akan menyediakan nilai-nilai yang dapat dipilih
ketika memasukkan data. Field lookup adalah field yang pengisiannya didasarkan
pada pencarian data dari tabel lain.
Langkah-Langkah Menetapkan Lookup Wizard
1. Field KodeBrg pada tabel Faktur Penjualan akan ditetapkan sebagai Lookup
ke field KodeBrg di Tabel Stok. Buka tabel Faktur Penjualan dalam modus
Design View :

Ubah field isian type KodeBrg menjadi Lookup Wizard seperti tampilan
dibawah ini :

2. Setelah pilihan Lookup Wizard Di-Klik maka akan muncul gambar seperti di
bawah ini :

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

3. Terdapat dua pilihan,klik pilihan pertama yaitu, ‘I want the lookup column to
look up the values in a table or query’ ,karena pemasukan datanya akan
mencari ke tabel lain yaitu Tabel Stok.
4. Klik Next dan akan tampil kotak dialog seperti dibawah ini :

Klik pada tabel Stok Karena tabel ini sebagai tabel sumber pancariannya
(lookup) datanya

5. Klik Next sehingga kemudian akan ditampilkan kotak dialog berikut ;

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

Pindahkan field KodeBrg dari kotak Available Fields ke kotak Selected Fileds.
6. Klik Next akan tampil kotak dialog yang memberikan pilihan apakah data
akan dibuat berurut atau tidak.

1. Pada kotak dialog berikutnya terdapat barisan data seperti ini :

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

Berarti tabel stok sudah pernah dimasukkan data,jika tampilan kotak dialog
diatas kosong, berarti data belum pernah dimasukkan.
2. Kemudian akan ditanyakan apakah tampilan field lookup akan diberi nama
lain, tetapi untuk memudahkan pemeriksaan nama field lookup disamakan
dengan nama field aslinya yaitu KodeBrg.

3. Setelah tombol Finish di-klik maka proses lookup wizard akan berakhir,
Access akan dengan otomatis menghubungkan tabel Stok dengan tabel yang
berisi lookup wizard yaitu tabel FakturPenjualan.
4. Kembali ke tampilan design tabel, terjadi perubahan keterangan pada lookup
properties,

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

Tambahkan tabel baru dengan aturan sebagai berikut :

N Field Name Data Type Field Properties

o
1 KodeBrg Text Field Size 6
Input Mask 00-000
Caption Kode Barang
2 NamaBrg Text Field Size 25
Caption Nama Barang
3 Satuan Text Field Size 10
Caption Unit Satuan
4 StAwal Number Field Size Long Integer
Format Standard
Decimal 0
Place Stok Awal
Caption
5 HsAwal Number Field Size Long Integer
Format Standard
Decimal 0
Place Harga Satuan
Caption
6 QBeli Number Field Size Long Integer
Format Standard
Decimal 0
Place Qty
Caption
7 HsBeli Number Field Size Long Integer

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

Format Standard
Decimal 0
Place Harga Beli
Caption

Tabel Pembelian

Created by yoy