Anda di halaman 1dari 29

Kajian Software

Tutor : Ika Candradewi


Universitas Terbuka

Modul I : Pengenalan Teknologi


Informasi

Kegiatan Belajar 2
Konsep Dasar Sistem informasi

A. Pengertian Sistem Informasi


Sistem
Sekumpulan unsur yang saling
berhubungan atau terpadu yang
dimaksudkan untuk mencapai suatu
tujuan. Unsur-unsur yang membentuk
sebuah sistem adalah input (masukan),
proses, output (Keluaran), tujuan,
mekanisme pengendalian dan umpan
balik.

A. Pengertian Sistem Informasi


Unsur-unsur yang membentuk sistem :
1. Input (masukan)
Input sistem : segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem
dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses.
2. Proses
Bagian untuk melakukan proses pengolahan atau
melakukan transformasi dari masukan menjadi keluaran.
3. Output (Keluaran)
Output : Hasil dari pemrosesan
4. Tujuan sebagai pengarah sistem
5. Mekanisme pengendalian dan umpan balik
Tujuan : Untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai
dengan arah tujuan.

A. Pengertian Sistem Informasi


Sistem Informasi : Sebuah sistem yang
memiliki fungsi mengumpulkan,
memproses, menyimpan, menganalisis,
menyebarkan informasi untuk suatu tujuan
tertentu. Seperti yang telah dijelaskan
sebelumnya, sebagai sebuah sistem, sistem
informasi terdiri dari input (bisa berupa
data/instruksi) dan output. Dan juga ada
proses timbal balik yang mengontrol
operasi sebuah sistem informasi.

A. Pengertian Sistem Informasi


Sistem Informasi yang
menggunakan teknologi komputer
disebut Computer-based information
system (CBIS) yaitu sistem informasi
yang menggunakan computer dan
teknologi komunikasi untuk
melakukan tugas-tugas yang
diinginkan.

Data, Informasi, Pengetahuan


Data : Fakta atau bahan mentah
yang merupakan penjelasan
dasar atas segala sesuatu,
peristiwa, aktivitas dan
transaksi yang dicatat,
direkam, dan disimpan,
diklasifikasikan, tetapi tidak
diatur untuk mengungkapkan
suatu makna tertentu.
Data bisa bersifat numerik,
alfanumerik, figur, suara atau
gambar.
Contoh data : nama mahasiswa,
jumlah mata kuliah yang
diambil, nilai mahasiswa dan
lain-lain.
Basis data (database) : Kumpulan
berbagai item data yang
disimpan dan diatur untuk

Informasi : Sekumpulan data yang


telah diatur, diinterpretasikan
dan disajikan dengan cara
tertentu sehingga mempunyai
makna dan nilai bagi si
penerima.
Informasi : data yang telah
diproses
Pengetahuan : data dan / atau
informasi yang sudah diatur
dan diproses untuk
mengungkapkan
pemahaman, pengalaman,
pembelajaran yang
terakumulasi ketika
diterapkan dalam masalah
atau aktivitas tertentu.

B. Komponen Sistem Informasi


a. Komponen dasar dari sistem informasi terdiri dari :
1. Perangkat Keras (Hardware)
Kumpulan peralatan input, proses, dan output seperti
prossesor, monitor, keyboard, dan printer yang secara
terintegrasi menerima data dan informasi,
memprosesnya dan menampilkannya.
2. Perangkat Lunak (Software)
Kumpulan program komputer yang memungkinkan
perangkat keras untuk memproses data.
3. Basis Data
Sekumpulan berkas (file), tabel, relasi yang saling
berhubungan dan menyimpan data serta berbagai
hubungan diantara data tersebut.

B. Komponen Sistem Informasi


4.

Jaringan (Network) : sistem yang terhubung


(baik kabel maupun nirkabel) yang memungkinkan
adanya pemakaian sumber daya bersama antar
berbagai komputer yang berbeda
5. Prosedur : Serangkaian instruksi mengenai
bagaimana menggabungkan berbagai komponen
sistem informasi agar dapat memeproses dan
menghasilkan informasi yang diinginkan.
6. Orang : merupakan komponen yang paling penting
dalam sistem informasi, meliputi berbagai individu
yang bekerja dengan sistem informasi, berinteraksi
atau menggunakan output dari sebuah sistem
informasi.

B. Jenis-Jenis Sistem Informasi


1. Sistem Pemroses Transaksi
2. Sistem Informasi Manajemen
3. Sistem Pendukung Intelegensi dan
Sistem Pakar
4. Sistem Pertukaran Data Elektronik
5. Sistem Manajemen Hubungan
Pelanggan
6. Sistem Komputasi Bergerak

B. Jenis-Jenis Sistem Informasi


4. Sistem Berbasis Web
- Memungkinkan berbagai aktivitas dan pertukaran
aplikasi bisnis yang dilakukan melalui internet.
5. Sistem Informasi Global
Sistem antar organisasi yang menghubungkan
berbagai perusahaan yang berlokasi di dua
negara atau lebih. Bentuk perusahaan yang
menggunakan sistem ini adalah multinasional.
Yang memiliki beberapa kantor yang beroperasi di
beberapa negara

B. Jenis-Jenis Sistem Informasi


4. Sistem Pendukung (Support
Systems)
a. Sistem Otomasi Kantor
b. Sistem Pendukung Keputusan

D. Dukungan Sistem Informasi


pada Organisasi
Membantu berbagai tugas operasional dalam
fungsi adminisratif maupun keputusan strategis
dari para manajer tingkat puncak.
1. Jenjang Administratif
- Otomasi kantor dan sistem Komunikasi
- Meliputi : Manajemen Dokumen, alur kerja,
penggunaan email, sistem Pemrosesan Transaksi
(TPS), Sistem Informasi Manajemen, Sistem
Komputasi Bergerak sebatas tugas administratif dan
bukan dalam kapasitas pengambilan keputusan.

D. Dukungan Sistem Informasi


pada Organisasi
2. Jenjang Operasional
- Sifatnya terstruktur dan berjangka pendek
- Contoh Sistem Informasi :
a. Sistem Pemrosesan Transaksi
:Mendukung pengawasan, pengumpulan,
penyimpanan, pemrosesan, dan penyebaran
data dari berbagai transaksi yang terjadi di
organisasi. Contoh operasional yang didukung
oleh SPT : Pembuatan Slip gaji, penagihan
pelanggan, penyusunan daftar pembelian
barang, pengiriman barang
b. Sistem Informasi Manajemen
c. Sistem Komputasi Bergerak (Mobile

D. Dukungan Sistem Informasi


pada Organisasi
3.

Jenjang Manajerial
- Perencanaan, pengaturan, dan pengendalian jangka
pendek. Bertugas untuk membuat keputusan taktis pada
fungsi tersebut. Dukungannya :

Sistem Informasi manajemen

Sistem Pemrosesan Transaksi

4. Jenjang Pekerjaan dengan Pengetahuan


- Pekerja pengetahuan Knowledge Worker : Orang
yang menciptakan informasi dan pengetahuan sebagai
bagian dari pekerjaan mereka dan mengintegrasikannya
dengan organisasi.
- Knowledge Worker bertanggung jawab untuk
menemukan atau mengembangkan pengetahuan baru
bagi organisasi dan mengintegrasikannya dengan
pengetahuan yang sudah ada sebelumnya.
- SI ini berfungsi untuk memutarbalikan informasi, sistem

D. Dukungan Sistem Informasi


pada Organisasi
5. Jenjang Strategis
Para Eksekutif bertugas mengambil
keputusan yang berkaitan dengan segala
situasi yang dapat mengubah organisasi
secara signifikan.
Dukungan Sistem Informasi pada jenjang ini
meliputi :
a. Sistem Informasi Eksekutif
- (Executive Information Systems (EIS))
- Sistem Pendukung Keputusan (Decision
Support Systems)
- Sistem Pendukung Intelegensi

E. Sistem Informasi dalam Bidang


Kearsipan
a. Istilah : Rekod dan Arsip
b. Rekod : Siklus hidupnya sejak diciptakan
hingga mas penyusutan. Pada akhir siklus
hidup yang pertama, Rekod akan berpindah
ke siklus hidup yang kedua sebagai arsip.
c. Tugas Arsiparis : mengidentifikasi, dan menilai
rekod yang memiliki nilai bersinambungan,
mengadakan, mendokumentasikan informasi,
memelihara dan menyediakan akses terhadap
arsip tersebut.

E. Sistem Informasi dalam Bidang


Kearsipan
a. UU Kearsipan Nomor 7 Tahun 1971, membagi arsip
menjadi 2 yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
1. Arsip Dinamis
Arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan.
2. Arsip Statis
Arsip yang tidak lagi digunakan secara langsung, baik
untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan maupun penyelenggaraan
administrasi negara.

E. Sistem Informasi dalam Bidang


Kearsipan
Dalam Pengertian Umum :
Arsip : rekod dalam berbagai bentuk fisik yang dihasilkan
oleh organisasi atau individu dalam aktivitasnya
setiap waktu, kemudian disimpan permanen untuk
penggunaan kemudian hari.
Arsip : rekod dari organisasi atau perorangan yang
diciptakan atau terkumpul dalam aktivitas sehari-hari
yang bernilai abadi dan disimpan oleh penciptanya
karena mungkn berguna untuk administrasi
selanjutnya.
Singkatnya
Arsip : rekod yang memiliki nilai bersinambungan, baik
administratif, hukum, atau historis.

E. Sistem Informasi dalam Bidang


Kearsipan
Sistem Informasi Kearsipan meliputi 2 hal, yakni
Manajemen Rekod, dan pengelolaan arsip digital.
1. Sistem Otomasi Manajemen Rekod
(Automated records management systems) adalah
salah satu jenis sistem informasi yang merupakan
sarana untuk mendukung proses penataan rekod
(Rekordkeeping).
. Merupakan bagian integral dalam pelaksanaan
penataan rekod disuatu organisasi.
. Tujuan : Sistem otomasi manajemen rekod adalah
mengelola bukti transaksi bisnis organisasi dalam
melakukan pengawasan terhadap rekod2 tersebut
secara sistematis.

E. Sistem Informasi dalam Bidang


Kearsipan
Metode Implementasi Sistem Otomasi
Manajemen
Rekod :
1. Mampu mengelola semua fungsi bisnis
2. Mamapu membangun hubungan (link) antara
perangkat lunak manajemen rekod dan
beragam perangkat lunak aplikasi bisnis.
3. Perangkat lunak manajemen rekod dapat
melakukan antar muka (interface) dengan
sistem pencitraan (imaging) yang menyimpan
rekod atau representasi rekod.

E. Sistem Informasi dalam Bidang


Kearsipan
Istilah Sistem Otomasi Manajemen Rekod
dan
Sistem Manajemen Document dalam
Teknologi
Informasi :
- Sistem yang mengelola dokumen dan
file kertas
Sistem Manajemen Document sebagai
sistem yang menyimpan dan mengelola
dokumen elektronik

E. Sistem Informasi dalam Bidang


Kearsipan
Istilah Sistem Otomasi Manajemen Rekod dan
Sistem Manajemen Document dalam Teknologi
Informasi :
Dokumen Sebagai segala unit / informasi terekam
yang terstruktur, apakah sebagai bukti transaksi
bisnis ataukah sekedar informasi untuk
mendukung proses bisnis organisasi.
Rekod menyajikan bukti transaksi bisnis serta
didasarkan pada kerangka kerja akuntabilitas
suatu organisasi sehingga menjamin integritas
dan otentisitas sebagai dokumen
pertanggungjawaban

E. Sistem Informasi dalam Bidang


Kearsipan
2. Sistem Manajemen Dokumen
Suatu sistem yang menangani secara penuh
siklus hidup suatu dokumen.
Sistem ini memfasilitasi proses pengumpulan,
penyimpanan, penemuan kembali, pendistribusian,
pemakaian bersama, perbaikan dan pemusnahan
dokumen dan informasi yang dikandungnya.
. Tujuan :
1. Untuk meminimalkan biaya operasi dan mengoptimalkan
nilai dari informasi
2. Untuk meningkatkan daya saing pekerja di suatu
perusahaan atau dalam ekonoi pasar global.

E. Sistem Informasi dalam Bidang


Kearsipan
2. Sistem Manajemen Dokumen
Dokumen input ke sistem diberi profile (bagian,
subyek, proyek, waktu pembuatan, dll) Memasukkan
data klasifikasi untuk menemukan kembali data yang
diinginkan
Sistem Alur kerja (workflow) : bagian dari manajemen
dokumen yang mencakup alur dokumen dan alur dari
pekerjaan pemakai.
Analisis alur kerja (workflow) membutuhkan pemahaman
akan sistem atau proses bisnis dari pemakai
Contoh perangkat lunak :
. Lotus Domino Workflow
. icXpertFLOW

3. Arsip Digital
Arsiparis adalah orang-orang yang
mengelola siklus hidup informasi, mulai
dari tahap penciptaan sampai tahap
pengarsipan. Saat ini di era informasi
digital, arsiparis harus bekerja sama
dengan manajer informasi dari bidang
komputer untuk mendukung sistem
pengelolaan informasi dalam lingkungan
digital yang baru. Karena itu, timbul
kebutuhan untuk mengidentifikasi caracara terbaik dalam pengelolaan arsip
digital.

3. Arsip Digital
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan
arsip digital adalah sebagai berikut :
a. Kebijakan
b. Tanggung Jawab
c. Prosedur Pelaksanaan
Pelestarian informasi digital yang efektif membutuhkan
manajemen siklus hidup informasi digital, prosesnya
adalah:
1. Penciptaan dan Pengadaan
Mengumpulkan informasi digital :
- Secara manual dan secara otomatis
Manual : Pengumpulan informasi digital, melalui
peninjauan yang dilakukan oleh arsiparis atas
situs-situs yang
ada di internet lalu menyeleksinya.

3. Arsip Digital

2.

3.

Pengumpulan informasi secara otomatis dilakukan


melalui robot yang dapat mengumpulkan bahan-bahan
secara rutin dari berbagai situs yang ada. Informasi
digital ini diperoleh tanpa seleksi atau penilaian
terhadap isinya.
Penyimpanan dan Migrasi
Penyimpanan dianggap sebagai tahap pasif dalam
siklus hidup informasi digital, tetapi perkembangan
teknologi yang mengubah media penyimpanan dapat
menyebabkan informasi menjadi hilang selamalamanya. Solusi untuk masalah ini adalah mengubah
media penyimpanan lama ke penyimpanan yang baru.
Hal ini dikenal dengan istilah migrasi
Pelestarian
Pelestarian adalah langkah penting dalam upaya untuk
dapat menyediakan akses terhadap informasi digital
selama mungkin. Perkembangan teknologi yang cepat

3. Arsip Digital
4. Akses
Keterbukaan dan kemudahan akses menjadi
masalah yang penting bagi informasi digital,
khususnya mengenai dokumen yang menyangkut
masalah hukum dan dokumen resmi pemerintah.
Sistem berbasis web merupakan alat yg efektif
dalam upaya memasyarakatkan dokumen legislatif.
Melalui sistem informasi ini, siapapun termasuk
kelompok yang berbeda kepentingan dapat
mengakses informasi terbaru yang ada di parlemen.

Pusat arsip mempunyai peran penting dalam


pengelolaan, pelestarian dan penyediaan akses
terhadap sumber daya historis dan budaya dalam
masyarakat> Penggunaan teknologi digital telah
meningkat dalam produksi, distribusi dan
penyimpanan informasi. Hal ini menyebabkan upaya