Objetivos
Son los fines o las metas que se pretende lograr y hacia los cuales se dirigen
las actividades de la empresa en su conjunto o uno de sus departamentos. Los
objetivos y/o metas deben ser, en lo posible, verificables; ello implica que
deben tener intensin, medida y plazo.
Polticas
Son planes en la medida en que constituyen reglas o normas que permiten
conducir el pensamiento y la accin de quienes se tenga a cargo. Las polticas
generales de la empresa son tomadas por el nivel superior, en las cuales se
basarn las polticas de los departamentos. Hay diversos tipos de polticas;
entre ellas tenemos: polticas de promocin interna, de competir con base en
los precios, poltica en publicidad o poltica departamentales.
Con respecto a las polticas se debe tener en cuenta que:
- Cuando se elaboren las polticas debe tenerse en cuenta la opinin de quienes
deban aplicarla.
-Las polticas deben declararse por escrito.
-Debe ser difundidas y revisadas peridicamente
-Existen polticas sobre produccin, finanzas, recursos humanos, relaciones
pblicas, etc.
-Existen polticas relacionas con planeacin, control, organizacin; favorecen la
coordinacin y el trabajo en equipo.
Reglas
Tienen que ver con el comportamiento solicitado a las personas. Una regla
requiere que se tome o no una accin determinada y especfica con respecto a
determinada situacin, representa una gua de la accin. Casi siempre son
planes operacionales que buscan sustituir el proceso de decisin individual
limitando el grado de libertad de las personas en determinadas circunstancias.
Estrategias
Indican un programa de accin y los recursos necesarios para alcanzar
objetivos amplios. Su propsito es definir y comunicar a travs de un sistema
de objetivos y polticas una descripcin de lo que se desea que sea la empresa
en el largo plazo.
Procedimientos
Establecen un mtodo o forma habitual para manejar actividades futuras, es
decir, son planes de trabajo o ejecucin. Corresponden a planes operacionales
y se representan a travs de flujo gramas.
Programas
Pueden definirse como un conjunto de metas, polticas, reglas, procedimientos
de tareas, pasos, etc. Para ejecutar una accin especfica.
Presupuesto
Constituye un plan expresado en trminos numricos. Est relacionado con
dinero, ya sea a travs de ingresos o de gastos de un determinado periodo de
tiempo. Es una herramienta de control.
PASOS DE LA PLANEACIN
Cada vez que se realiza alguno de los tipos de Planes se sigue una secuencia
de pasos:
1. Conciencia de Oportunidades: Las oportunidades representan puntos
favorables del exterior de la organizacin, haciendo una proyeccin en el
tiempo se las puede relacionar con los puntos fuertes y dbiles dentro de la
empresa.
2. Establecimiento de Objetivos: El definir objetivos y/o metas, implica
reconocer dnde se desea estar, qu se quiere lograr y cundo.
3. Consideracin o Desarrollo de Premisas: Se pretende es establecer, difundir
y obtener consenso para utilizar premisas crticas de planeacin como
pronsticos, polticas bsicas y los planes ya existentes de la organizacin. El
principio bsico de las premisas de planificacin dice: cuanto las personas
encargadas de la planeacin ms comprendan y estn ms de acuerdo en
utilizar premisas de planeacin congruentes, ms coordinada ser la
planeacin de la organizacin
4. Determinacin de Cursos Alternativos de Accin: Se deben buscar y
examinar los diferentes cursos de accin posibles para lograr los resultados
esperados. El problema es reducir el nmero a las ms probables.
Ambiente interno: es importante reconocer los puntos fuertes y los dbiles que
posee la estructura en cuanto a recursos, personal, tecnologa, etc., ya que
esta informacin servir para afrontar y decidir de manera diferente ante la
situacin externa. Generalmente, con la informacin que se obtiene del anlisis
del ambiente externo e interno se realiza la Matriz FODA.
-La estrategia DA persigue la reduccin al mnimo, tanto de Debilidades como
de Amenazas. Puede implicar para la compaa la formacin de una sociedad
en participacin, el atrincheramiento o incluso la liquidacin por cierre.
-La estrategia DO pretende la reduccin al mnimo de las debilidades y la
optimizacin de las oportunidades.
MODULO 4
El control establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se
alcancen los planes exitosamente. Se aplica: a las cosas, a las personas y a los
actos. Determina y analiza las causas que pueden originar desviaciones.
Localiza los sectores responsables de la administracin. Proporciona
informacin acerca de la ejecucin de los planes. Reduce costos y ahorra
tiempo al evitar errores. El control acta en todas las reas y en todos los
niveles de una empresa.
Abarca las funciones bsicas y reas clave de resultados como:
-Control de marketing: Se efecta mediante el estudio de informes y
estadsticas donde se analiza si las metas de mercado se han cumplido o no.
-Control de ventas: Los pronsticos y presupuestos, son esenciales para el
control. La funcin de este sistema sirve para medir la actuacin de la fuerza
de ventas en relacin con las ventas pronosticadas y adoptar las medidas
correctivas adecuadas.
-Control de produccin: Busca el incremento de la eficiencia, la reduccin de
costos, y la uniformidad y mejora de la calidad del producto,
-Control de calidad: Se refiere al cuidado que para comprobar una calidad
especfica, tanto en materias primas como en los productos terminados.
-Control de inventarios:
Se encarga de regular en forma ptima las existencias en los almacenes ;
protegiendo a la empresa de costos innecesarios por acumulamiento o falta de
existencias en el almacn.
-Control de compras: verifica actividades como seleccin adecuada de los
proveedores, evaluacin de la cantidad y calidad, control de los pedidos,
comprobacin de precios, etc.
-Control de finanzas: Proporciona informacin acerca de la situacin financiera
de la empresa y del rendimiento en trminos monetarios de los recursos,
departamentos y actividades que la integran.
Sistema Organizacional
Sistema: Conjunto de componentes interrelacionados y sus atributos que
interactan entre s, con un objetivo determinado.
Modelo: es una abstraccin o aproximacin empleada para representar la
realidad. Existen cuatro tipos de modelos de sistemas: Matemtico: es una
representacin aritmtica de la realidad. Narrativo: son descripciones de la
realidad. Esquemtico: es una representacin grfica de la realidad. Fsico: es
una representacin tangible de la realidad.
Clasificacin de Sistema
La clasificacin estar orientada a los Sistemas de informacin, el control y la
toma de decisiones.
a) Un Sistema puede ser abstracto o fsico.
Sistema Abstracto: es slo conceptual. Un producto de la mente humana.
Sistema Fsico: es un conjunto de elementos materiales que opera en relacin
con otro para lograr un objetivo o alcanzar una meta en comn.
b) Tambin pueden ser abiertos y cerrados.
Atributos de la Informacin
Son las caractersticas que tienen significado para el usuario de cada elemento
de la informacin. algunos atributos son:
Exactitud: Describen si la informacin representa un suceso exactamente
como es.
- Extensin
-Integracin: Un Sistema de informacin se compone, de varios subsistemas
que a pesar de formar un sistema unificado, pueden considerarse en como
verdaderos sistemas.
-Coordinacin
-Transformacin de los datos en informacin: El dato se convierte en
informacin cuando ste, despus de pasar por un proceso llamado Interfase
Hombre Mquina, resulte de utilidad para un administrador.
-Apoyo a las actividades de la organizacin: Las actividades organizativas se
ven respaldadas por los sistemas de informacin.
-Aumento de la eficiencia
-Procesamiento electrnico de datos