Elaboracion Documental

PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO GESTION DOCUMENTAL
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PROCEDIMIENTO
GESTION DOCUMENTAL
Elaborado por:
Mara Delfa Melo Rincn
Oficina de Gestin
Documental
Revisado por:
Dra. Aracelly Sepulveda.
Lder de Calidad
Aprobado por:
Javier Arvalo Tamayo
Cargo: Gerente E.S.E.Oriente
TABLA DE CONTENIDO
PROCEDIMIENTO 3
1 MISION
2 VISION
3
PROCEDIMIENTO GESTION DOCUMENTAL 4
3 DE LA POLITICA DE GESTION DOCUMENTAL
4 OBJETIVO
4
5 ALCANCE
4
6 NORMOGRAMA
5-6
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7 CUERPO DEL PROCESO
7-39
1 MISION
Nuestro compromiso es prestar servicios de salud, con un talento humano
competente de acuerdo a los requerimientos de los pacientes, una
tecnologa, orientada a la eficiencia, la efectividad y la seguridad, una
gestin institucional con el enfoque de mejora continua, garantizando la
calidad en sus procesos misionales y administrativos.
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3 LA POLITICA DE GESTION DOCUMENTAL.

La Red de Salud del Oriente E.S.E, conocedora de la importancia en el rea de
Gestin Documental, ha diseado el presente procedimiento para realizar la Produccin
Documental, con el fin de dar a conocer las directrices, al interior de la Entidad, con lo
que se permitir normalizar, racionalizar la produccin y el manejo documental.
Dando cumplimiento a los principios archivsticos, normas y Leyes que regulan la
funcin archivstica del Estado. Sensibilizando asi a los funcionarios sobre la
importancia del Patrimonio Documental de la Entidad y crear el sentido de
responsabilidad, en el manejo de la documentacin, en todos sus ciclos vitales.
4. OBJETIVO
Establecer los lineamientos que se deben realizar para estandarizar la produccin de
documentos, en la Red de Salud del Oriente E.S.E.
Adoptar y dar cumplimiento a la Ley General de Archivos 594 de 2000, que establece
las reglas y principios generales que regulan la funcin archivstica del Estado y dems
normatividad vigente para la produccin documental.
5. ALCANCE
Aplica para todos los procesos de la Red de Salud del Oriente E.S.E, que intervienen
en la elaboracin de la produccin documental.
Los lineamientos dados en este procedimiento son de obligatorio cumplimiento para la
elaboracin de las comunicaciones oficiales y formatos que sean utilizados en la E.S.E,
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los cuales solo podrn utilizarse nicamente, los que se encuentren aprobados y
codificados por la Oficina de Calidad.
6. NORMATIVIDAD
Ley 594 de 2000 ARTCULO 22. Procesos archivsticos. La gestin de

documentacin dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales
como la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la
recuperacin y la disposicin final de los documentos.
Es obligacin de las entidades Estatales fortalecer la organizacin de sus
Sistemas de informacin mediante programas eficientes y actualizados de
Administracin de documentos y archivos, de conformidad con los literales f, g y
H del artculo 4 de la Ley 594 de 2000 y el artculo 12 de la misma norma afirma
Que la administracin pblica ser la responsable de la gestin de documentos y
De la administracin de sus archivos
Acuerdo AGN 060 de 2001 Artculo 4: Firmas responsables: Toda entidad debe
establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios
autorizados para firmar la documentacin con destino interno y externo que
genere la institucin. Las unidades de correspondencia velarn por el estricto
cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que
cumplan con lo establecido.
Acuerdo AGN 060 de 2001 Artculo 9: Conservacin documental: Las entidades
son responsables por la adecuada conservacin de su documentacin, para ello
deben incluir en sus programas de gestin documental y en sus manuales de
procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el
momento de su produccin.
Acuerdo AGN 060 de 2001 Artculo 14: Imagen corporativa: Con el propsito
de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecern en sus
manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos
y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto. La
leyenda de pie de pgina debe contener, la direccin, el nmero del conmutador,
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el nmero de fax institucional, la direccin de la pgina web y la direccin del

correo electrnico de la entidad.
Circular Interna Archivo General de la Nacin No.13 de 1999. No utilizar
micro punta o esferos de tinta hmeda (Tinta Roller Ball o Pluma Fuente entre
otros) para la produccin documental. Tales bolgrafos por la clase de colorantes
y solventes que contienen, son solubles en agua, tienden a expandirse, perder
su coloracin en corto tiempo y an en condiciones estables de almacenamiento
presentan prdida de legibilidad en la informacin.
NTC 1673/ NTC 4436, papel y cartn para escribir e imprimir. Los requisitos del
papel de archivo para escribir e imprimir es la permanencia y durabilidad, con
gramaje entre 75 y 90 g/m2 , libre de cido y exento de lignina cuyo valor de pH
est en rango de 7.0 a 8.5, debe tener suficiente resistencia al esparcimiento de
las tintas estilogrficas de tal manera que los trazos deben quedar ntidos y
definidos.
NTC 2223:1986 Equipos y tiles de oficina. Tinta lquida para escribir.
NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. Cartuchos de
disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), caractersticas dimensionales, fsicas y
magnticas.
Cdigo Penal Artculos 218 al 228, Falsedad en documentos pblicos.
Circular Interna Normativa 1.03.02.021
Ley 734 de 2002 articulo 34 numeral 5, Custodiar y cuidar la documentacin e
informacin que por razn de su empleo, cargo o funcin conserve bajo su
cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustraccin, destruccin,
ocultamiento o utilizacin indebidos.
Ley 734 de 2002 articulo 35 numeral 13 Ocasionar dao o dar lugar a la
prdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a
su poder por razn de sus funciones.
Acuerdo 038 de 2002 AGN
Acuerdo 042 de 2002 AGN
Cdigo de Procedimiento Civil articulo 251
Cdigo Penal articulo 292 (sanciones)
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7. CUERPO DEL PROCESO

Materiales y Equipo:
Papelera, Computador, impresora, carpetas desacificadas, ganchos plsticos, Tablas
de Retencin.
CRITERIOS GENERALES PARA LA ELABORACION DE DOCUMENTOS.
Prrafos: Los prrafos son conjunto de oraciones que expresan ideas y deben:
-
Redactarse de forma clara y sencilla.
Abordar un solo tema.
Contener informacin coherente.
Eliminar palabras innecesarias.
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Tener una longitud similar.
Todo prrafo debe tener lgica y ser breve para el mejor entendimiento del documento
que se quiere elaborar. Un buen texto contiene slo las palabras necesarias para
transmitir el mensaje. Se recomienda no escribir oraciones largas debido a que son ms
difciles de leer y generalmente contienen varias ideas. Un texto breve y puntual habla
de la claridad del autor.
Cursivas:
-
Las palabras extranjeras la primera vez que aparezcan en un texto.
Las frases en lengua extranjera en todos los casos (no slo la primera vez que
se mencionen).
Las palabras mal escritas intencionalmente. Si estas palabras provienen de una

cita textual, hay que escribir junto a ellas, entre parntesis, la palabra (sic) que
significa as en el original.
Las locuciones latinas.
Las direcciones de correo electrnico o enlaces van en redondas y sin punto: eje:
redoriente@redoriente.gov.co
Negritas: Las negritas servirn para ttulos y subttulos y para destacar algunas
palabras en el cuerpo del texto. No deben usarse oraciones en negritas en el cuerpo del
texto. Se debe utilizar tambin cuando se quiera resaltar la importancia de la institucin;
sin embargo, se procurar no utilizar este recurso ms de tres veces a lo largo de un
texto.
Maysculas: No se deben usar bloques de maysculas. Un texto en mayscula ofrece
poco descanso visual. Un ttulo con la primera letra en mayscula es ms atractivo
visualmente que todo el ttulo en maysculas. Se deben escribir con mayscula inicial:
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La primera palabra de un texto y la que vaya despus de punto.
Todo nombre propio.
Los sustantivos y adjetivos que forman el nombre de las instituciones y

documentos oficiales (leyes, reglamentos, etctera) ej. Secretara de Educacin.
La primera letra en el ttulo de cualquier documento y los nombres propios que

sean parte del ttulo, ej. Tratado de oceanografa, Taller internacional de estudios
sociales de ciencia y tecnologa.
Los nombres de las reas administrativas de dependencias, institutos u

organismos: Direccin Nacional de Estupefacientes, Oficina de Gestin
Documental
Las abreviaturas de ttulos profesionales: Lic., Ing., entre otros.
Las siglas y nmeros romanos.
Las disciplinas, reas de investigacin o de trabajo cuando sean parte del

nombre propio de un curso: Estadstica II, Biotecnologa Marina, Laboratorio de
Geologa, Subdireccin de Recursos Humanos. No se usarn maysculas
cuando se trate de nombres comunes: la estadstica, la geologa, los recursos
humanos, la direccin, el centro.
Las maysculas deben acentuarse para evitar errores de pronunciacin o

confusiones en la interpretacin de vocablos.
Los nombres de lugares: continentes, pases, regiones, provincias, ciudades,

pueblos y colonias.
Se escriben con minscula inicial:

-
Los nombres de los das de la semana, de los meses, de las estaciones del ao,
de los puntos cardinales y de las notas musicales.
Los accidentes geogrficos que acompaan al nombre: isla de San Andrs,

pennsula de La Guajira.
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Los nombres de las ciencias y sus derivados, idiomas, artes: apicultura, filosofa,
ecologa, ingls, pintura.
Los nombres de las partes en que se divide una obra: volumen, tomo, captulo,
artculo, nmero, fraccin, ttulo. Los ttulos de cargo, profesin u oficio: rey,
papa, presidente, director, licenciado, doctor, mdico, carpintero, corrector,
novelista.
Los nombres de los medios de comunicacin, como internet, radio, televisin.
Las abreviaturas de medidas de peso, longitud y volumen.
Abreviaturas, siglas y acrnimos: La abreviatura representa una palabra por medio

de una o varias de sus letras; generalmente llevan punto y van separadas por espacios.
Las abreviaturas de medidas, trminos fsicos, qumicos y matemticos se han
constituido en smbolos, por lo que no llevan punto y no se pluralizan: km, Cu, mb, Hz,
NE
Las siglas estn formadas por el conjunto de las letras iniciales de las palabras que
forman el nombre propio de instituciones, empresas, asociaciones. No llevan punto ni
espacio intermedios: UPB, OEA, ONU Debemos distinguirlas de las iniciales, que llevan
punto y espacio intermedios: ONU (Organizacin de las Naciones Unidas), O.N.U. (Olga
Nez Uribe) Si se usan ms letras, no slo la inicial, de las palabras que conforman un
nombre, se forma un acrnimo: Ecopetrol, Redepaz, Unicef.
Algunos vocablos surgidos como siglas han pasado a ser nombres comunes y, por lo
tanto, se escriben con minscula: lser, ovni, sida
No se abreviarn los grados, ni solos ni cuando acompaen al nombre: licenciado
Armando Contreras.
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Escribir las ONG's es incorrecto. Se usar las ONG.

Actas,
Documentos producidos en la Red de Salud del Oriente E.S.E.:

Acuerdos
de
Junta
Directiva,
Circulares
informativas
Normativas,
Comprobantes, Conceptos Jurdicos, Contratos, Convenios, Derecho de Peticin,

historias Clnicas, Historias Laborales, Informes, Instrumentos de Control, Inventarios,
Libros Contables, Nomina, Planes, Procesos Judiciales y Disciplinarios, Programas,
Proyectos, Resoluciones.
1.
Acta: Es un documento interno que constituye la memoria de reuniones o actos

administrativos, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate o se
acuerda en una reunin.
Produccin: Las actas se deben elaborar en papel bond tamao carta (75
gramos), en el formato establecido por la Oficina de Calidad.
Mrgenes: Superior e izquierdo 3 cm, Derecho e inferior 2 cm, la letra utilizada

ser Arial, tamao 12.
Logotipo: Debe tener el logo de la Red Oriente de 2.5 cms de ancho por 2.5
cms de alto, en la parte superior izquierda, la versin en la parte superior
derecha.
Cdigo: De la Tabla de Retencin Documental, seguido del nmero consecutivo

que corresponda a la respectiva sesin iniciando con 01 cada ao. Estarn a
cargo del secretario del Comit.
Fecha: Escribir la fecha de la reunin.
Hora: Escribir la hora de inicio y finalizacin de la reunin.
Lugar: Escribir el nombre de la IPS o sede donde se realizo la reunin.
PROCEDIMIENTO
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Asistentes: Nombres y apellidos en mayscula sostenida, de los integrantes que

asistieron a la reunin. Frente a cada nombre se escribe el cargo que ocupa en
la ESE. (la primera letra nombre y apellido con mayscula). Seguidamente y con
guin ( - ) se citar su calidad de integrante en el comit.
(Verificacin de
qurum y lectura de aprobacin del acta anterior cuando sea necesario)
Ausentes: Nombres y apellidos en mayscula sostenida, de los integrantes del

organismo que no asistieron a la reunin. Frente a cada nombre se escribe el
cargo que ocupa en la ESE. (La primera letra nombre y apellido con mayscula).
Seguidamente y con guin (-) se citar su calidad de integrante en el comit. Es
conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.
Orden del da: Con nmeros arbigos relacionar los puntos reglamentarios
(Verificacin de qurum y Lectura y aprobacin del acta anterior) temas a tratar
en dicha reunin.
Desarrollo de la Reunin: Se describe los temas tratados en la reunin.
Convocatoria: Si se programa una nueva reunin se escribe la fecha, la hora y

el lugar de la prxima reunin.
Asistentes: Se firma con el nombre completo, firma, cargo y sede. Con bolgrafo
de tinta negra, NO con bolgrafos de tinta liquida.
Aspectos Generales: Toda Acta expresa lo tratado en la reunin sin describir

detalles intrascendentales. Los prrafos deben ser concisos, claros y que hagan
nfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, se
anotan las discrepancias.
Se anota el nombre completo de la persona o cargo, que presenta una mocin o
proposicin, pero no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a
ella. Cuando hay lugar a votacin, se anota el nmero de votos a favor y el
nmero de votos en contra o en blanco.

Pie de pgina: (Llevara el nombre del Municipio y nombre de la Institucin, sede
administrativa direccin, telfono, fax y correo electrnico Institucional y Nit.)
PROCEDIMIENTO
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Organizacin: Las Actas se archivaran en las carpetas desacificadas.
Al interior de la carpeta iniciara con la Hoja de Control debidamente diligenciada,

seguido de copia del Acto administrativo de la conformacin del comit, se archivaran
cronolgicamente teniendo en cuenta, las fechas de la misma, se realizara foliacin en
la parte superior derecha del texto, iniciando con el nmero 1, con lpiz mina negra HB.
(No habr 1.1, ni se podr foliar alfanumrico)
Consulta: A estas actas tendrn acceso los funcionarios autorizados por el

Gerente, con
solicitud escrita, previo diligenciamiento del formato prstamo
documental.
Conservacin: Los expedientes deben conservasen
en un archivador
protegindolos de la humedad, polvo, luz.
Custodia: Estar a cargo del secretario de su respetivo comit.
Disposicin: Las actas se conservaran dos (02) aos en el archivo de gestin y

luego se realiza la transferencia documental al archivo central para su custodia
de tres (03) aos, despus de este periodo su disposicin final ser
conservacin total a travs de medios magnticos, y fsicos.
2. Acuerdo de Junta Directiva:
Produccin: Los acuerdos se deben elaborar en papel bond tamao carta (75
gramos) y est en cabeza del Gerente de Red de Salud del Oriente, como
Secretario.
Mrgenes: Superior e izquierdo 3 cm, Derecho e inferior 2 cm, la letra utilizada

ser Arial tamao 12.
Logotipo: Debe tener el logo de la Red Oriente de 2.5 cms de ancho por 2.5 cms
de alto, en la parte superior izquierda.
PROCEDIMIENTO
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Encabezado y cdigo: Escribir centrado en mayscula sostenida y sin negrilla,

escribir el cdigo de TRD y nmero consecutivo que corresponda a la respectiva
sesin iniciando con 01 cada ao. Los consecutivos sern llevados por la Secretaria
de Gerencia.
Fecha: Escribir la fecha del acuerdo debajo del encabezado entre parntesis.
Se describe el objeto del acuerdo generado por la junta.
Considerando: debe ir centrado y en mayscula sostenida.

Acuerda: Debe ir centrado y en mayscula sostenida. Se describen los artculos y
pargrafos de dicho acuerdo. Al final centrado en la pgina siempre debe estar la
frase: PUBLIQUESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASE.
Texto: Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla.
Ciudad y fecha: Donde se emite el acuerdo en letras y nmeros en letra Arial

tamao No. 12
Firmas: Del presidente y secretario ejecutivo de la junta, nombre completo, con

bolgrafo de tinta negra, NO tinta liquida.
Pie de pgina: (Llevara el nombre del Municipio y nombre de la Institucin, sede

administrativa direccin, telfono, fax y correo electrnico y Nit.)
Recepcin, distribucin y trmite de acuerdo: Estos pasos se realizaran en la

Gerencia.
Consulta: A estos acuerdos tendrn acceso los usuarios internos y externos

autorizados por el Gerente, con una solicitud escrita, previo diligenciamiento del
prstamo documental.
Conservacin:
Los
expedientes
deben
conservarse
en
un
archivador
Custodia: de los Acuerdos de Junta Directiva estar a cargo de la Gerencia.
Disposicin: Los acuerdo se conservaran Dos (02) aos en el archivo de gestin y

luego se realiza la transferencia documental al archivo central para su custodia de
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tres (03) aos, despus de este periodo su disposicin final ser conservacin
total a travs de medios magnticos y fsico.
Organizacin: Los Acuerdos se archivaran en las carpetas desacificadas.

Al interior de la carpeta iniciara con la Hoja de Control debidamente diligenciada, se
archivaran cronolgicamente
teniendo en cuenta, las fechas de la misma, se
realizara foliacin en la parte superior derecha del texto, iniciando con el nmero 1,
con lpiz mina negra HB. (No habr 1.1, ni se podr foliar alfanumrico)
3 Circulares: Comunicacin
interna o externa de carcter general informativa o
normativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades
internas de la institucin, as como las normas generales, cambios, polticas o asuntos
de inters comn.
Las circulares pueden ser informativas o normativas.
Circulares informativas:
Produccin: Las circulares informativas sern emitidas por la Gerencia, o las tres
subgerencias. Las circulares Normativas sern emitidas UNICAMENTE por el
Gerente. Se elaboran en papel bond (75 gramos) tamao carta.
Mrgenes: superior 3 cm, izquierdo 3cm, derecho e inferior 2 cm, la letra ser Arial
tamao 12.
Logotipo: debe tener el logo de la Red Oriente de 2.5 cms de ancho por 2.5 cms
Cdigo: Nmero que especifican la dependencia productora, al margen izquierdo y

nmero consecutivo de la misma, iniciando con 01 cada ao. (el consecutivo ser
llevado por la Secretaria de Gerencia, y en el caso que correspondan las
secretarias de las Subgerencia)
Cdigo de TRD. Seguido de consecutivo de la dependencia.
Ciudad y fecha: escriba ciudad, seguido de coma, mes da y ao de elaboracin

de la circular.
PROCEDIMIENTO
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Datos del Destinatario: Tratamiento o titulo acadmico con mayscula inicial. (Dr,
Dra, Sr, Sra, Ing, etc.)
Nombre del destinatario: Se ubica en la segunda lnea en mayscula sostenida o

con mayscula inicial, de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza
negrilla. (Nota: al responder una comunicacin, se respeta el nombre de la misma
forma como aparece en el documento recibido).
Empresa: se anota en la lnea siguiente al cargo, con la denominacin ms

ampliamente conocida.
Direccin o Apartado: se utilizan una de las dos, se escribe la misma direccin en

el sobre.
Nombre de la ciudad: se identifica la ciudad por su nombre, aun tratndose de

correspondencia local.
Asunto: Constituye la sntesis de la circular, expresado mximo en 5 palabras, con

mayscula inicial y sin subrayar. (Nota: se puede suprimir artculo, conjunciones o
preposiciones, sin afectar el sentido)
Saludo: se realiza breve y cortes.
Texto: Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla, cortes y tratando un
solo asunto por circular, es importante que no presente errores tcnicos,
ortogrficos, gramaticales ni de puntuacin.
Despedida: Expresin de cortesa que se escribe a dos interlineas del texto, que
puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase de cortesa terminada
en punto ( . ) (Agradecemos su gentil colaboracin.)
Datos del remitente: Nombres y apellidos en maysculas sostenidas. No utilizar

negrilla, ni subrayar o centrar, de cuatro a seis interlineas de la despedida, El cargo
se anota en la lnea siguiente con mayscula inicial. (Nota: en caso de dos
firmantes, sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja. En caso de
ms de dos firmantes, si el nmero es impar, el ltimo se centra.
Anexo: (Opcional) consignar la cantidad de folios o el tipo de anexo.
Proyect: Datos del funcionario que proyecta la circular: nombre y primera letra del
apellido en letra arial tamao 7.
PROCEDIMIENTO
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Elabor: Datos de transcriptor: nombre y primera letra del apellido en letra arial
tamao 7.
Aprob: Datos del funcionario que aprueba la circular: nombre y primera letra del
apellido en letra arial tamao 7.
Firma: Se firma con el nombre completo, firma, cargo. Con bolgrafo de tinta negra,
NO con bolgrafos de tinta liquida. nicamente por el personal autorizado. Acuerdo
060/2001 y Circular Normativa 1.03.02.021.
Pie de pagina: (Llevara el nombre del Municipio y nombre de la Institucin, sede

administrativa direccin, telfono, fax , correo electrnico Institucional y Nit).
Recepcin y distribucin: Se hace la produccin de las circulares y se envan a

travs de ventanilla nica. Cuando se trate de medio fsico se imprimir nicamente
DOS (2) circulares, 01 para el destinatario y 01 para el Archivo de Gestin de la
dependencia productora, cuando se requiera enviar a ms destinatarios internos, se
realizara de modo electrnico por el aplicativo del Programa de Gestin Documental,
y solamente ser impresa en casos necesarios.
Organizacin: Las circulares se archivaran en carpetas desacificadas.

Al interior se archivaran cronolgicamente
teniendo en cuenta las fechas (orden
original, cronolgicamente), cuando se haya dado respuesta a otra comunicacin

deber de ir detrs de la circular realizada para evidenciar la trazabilidad de las
comunicaciones oficiales, deben foliarse en la parte superior derecha iniciando con el
nmero 1, con lpiz de mina negra HB. (No habr 1.1, ni se podr foliar con letras)
Consulta: A estas circulares tendrn acceso los funcionarios interesado en su

consulta, diligenciando el formato de prstamo documental.
Conservacin:
Los
expedientes
deben
conservarse
en
un
archivador
protegindose de la humedad, polvo, luz.
Custodia: estar a cargo de la Secretaria de Gerencia, y las Subgerencias.
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Disposicin: Las circulares informativas se conservaran 1 ao en el archivo de

gestin, su disposicin final ser eliminacin, una vez se han valoradas por el
productor documental y se verifique que no tengan ningn valor.
Para las circulares normativas: ira centrado en Mayscula sostenido sin negrilla,
Cdigo de la TRD y numero de consecutivo de la misma que ser llevado por la
Secretaria de Gerencia (Numero consecutivo independientemente para circulares
informativas y normativas, inicia con 01 cada ao).
Las circulares normativas se conservaran un (01) ao en el archivo de gestin de
Gerencia y luego se realizara transferencia documental al archivo central para su
custodia de 2 aos, su disposicin final ser conservacin total.
El Gerente de la ESE como representante legal, podr firmar comunicaciones con
cdigos de TRD de otras reas.
4. Comprobantes
Documento que sirve de prueba de un desembolso en efectivo; ejemplos: una
factura pagada, un cheque cancelado, un recibo.
Produccin: Los Comprobantes sern emitidos por el rea de Tesorera de la Red

de Salud del Oriente de acuerdo a los lineamientos del procedimiento.
Recepcin y Distribucin: Sern conservados en el rea de Tesorera de la Red

de Salud del Oriente, con todos los documentos requeridos de soportes para el
pago de la obligacin y se archivaran cronolgicamente y foliados.
Trmite: Se realizar en la Oficina de Tesorera
Consulta: A estos Comprobantes tendrn acceso los funcionarios interesado en su

consulta, con autorizacin del responsable del rea, y diligenciamiento del prstamo
documental.
PROCEDIMIENTO
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Conservacin: Los comprobantes sern conservados
en un archivador
Custodia: ser responsable de la custodia el rea de tesorera.
Organizacin: Se realizara por numero de consecutivo de los comprobantes, con

sus respectivos soportes, asi mismo se realizara hoja de control con los datos que
correspondan a cada comprobante.
Disposicin Final: Los Comprobantes
se conservaran 5 aos en el archivo de
gestin y luego se realizara transferencia al archivo central 15 su disposicin final

ser seleccin.
5. Conceptos Jurdicos.
En el derecho, aparecen como los elementos que se encuentran en la estructura y
en el contenido de toda la Norma Jurdica y en cuya ausencia no se entendera un
orden jurdico determinado histricamente.
Estando en todo orden coactivo
concreto, se transforman categoras de conocimiento, en conceptos bsicos.

Produccin:
Los Conceptos Jurdicos los elabora el rea de Jurdica.
Se elaboran en papel
bond (75 gramos) tamao carta, la letra ser Arial tamao 12.
Cdigo: cdigo de la TRD al margen izquierdo, seguido de consecutivo iniciando

ao en 01. Los consecutivos estarn a cargo del rea de Jurdica.
Recepcin Distribucin y Trmite: Estos documentos sern custodiados en el

rea de Jurdica.
Organizacin: Los expedientes de Conceptos Jurdicos se archivaran en carpetas

desacificadas.
PROCEDIMIENTO
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con lpiz mina negra HB. (No habr 1.1, ni se podr foliar alfanumricamente)
Consulta: Tendrn acceso quien tenga inters en conocer estos documentos con
una solicitud de prstamo documental, con autorizacin del Gerente.
Conservacin Los expedientes deben conservarse en un archivador protegindose

de la humedad, polvo, luz.
Custodia: La custodia de estos expedientes estar a cargo del rea de jurdica.
Disposicin final: los Conceptos Jurdicos se conservaran cinco (05) aos en el

archivo de gestin y luego se realizara transferencia documental al archivo central
para su custodia de quince (15) aos, su disposicin final ser microfilmacin y
conservacin total.
6. Contratos y Convenios
Art. 32 Ley 80 de 1993 Son contratos y convenios estatales todos los actos
jurdicos generadores de obligaciones que celebren la entidades a que se refiere el
presente estatuto, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales o
derivados de la autonoma de la voluntad.
Produccin: Los Contratos y Convenios los elabora el rea de Jurdica.
Se
elaboran en papel bond (75 gramos) tamao oficio, la letra ser Arial tamao 12.
Mrgenes: Superior 5cm, izquierdo, derecho e inferior 3 cm, la letra ser arial
tamao 12, con logo en la parte superior izquierda.
Cdigo: Se le asignara el cdigo de la TRD y su respectivo consecutivo

dependiendo de la naturaleza del contrato y convenio,
al margen izquierdo,
seguido del consecutivo, debe iniciarse con 01 cada ao. El responsable de la

codificacin y su consecutivo ser el rea de jurdica.
PROCEDIMIENTO
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Encabezado: Se escribe centrado con mayscula sostenida y sin negrilla y nmero

consecutivo del mismo,
iniciando con 01 cada ao CONTRATO No.
CONVENIO No Llevara los datos del contrato o convenio como son: valor del
contrato, nombre del contratista, reserva presupuestal, etc.
Texto: Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla. El rea de Jurdica
elaborara el contrato con los lineamientos establecidos por la Gerencia.
Fechas: De elaboracin del contrato
Firmas: Del Contratante y del Contratista con el nombre completo. La firma se

realizara con bolgrafo de tinta negra, NO de tinta liquida.
Produccin: El gerente de la Red de salud del Oriente solicita al rea de jurdica la

elaboracin de los contratos respectivos de acuerdo los requerimiento de los
mismos que se presenten.
-Elaboracin del contrato.
-Revisin del contrato.
-Firma del contrato.
Documentos Soportes: El rea de Jurdica
debe verificar que el contrato o
convenio tenga todos los anexos requeridos y cumpla con toda la parte
precontractual, para la firma del Gerente.
Pie de pgina: centrado (Llevara el nombre del Municipio y nombre de la

Institucin, sede administrativa
direccin, telfono, fax
y correo electrnico
institucional y Nit.
Distribucin, Trmite y Custodia: El original de contrato o convenio debe estar

custodiado en la oficina de tesorera como soporte de los Comprobantes de
Egresos.
Organizacin: Los contratos o convenio se archivaran en carpetas desacificadas.
PROCEDIMIENTO
CDIGO :
Pgina : 21 de 39

con lpiz mina negra HB. (No habr 1.1 ni se podr foliar alfanumricamente)
Consulta: a los contratos
tendrn acceso los funcionarios autorizados por el
Gerente y los entes de control, con diligenciamiento del prstamo documental.
Conservacin Los expedientes deben custodiarse en un archivador protegindose

Disposicin final: Los contrato se conservaran Cinco (05) aos en el archivo de

gestin y luego se realizara transferencia documental al archivo central para su
custodia de 20 aos, su disposicin final ser Seleccin.
7. Derecho de Peticin
El derecho de peticin, es una garanta constitucional que le permite a los
ciudadanos formular solicitudes respetuosas a las autoridades y obtener
consecuentemente una respuesta pronta, oportuna y completa sobre el particular, la
cual debe necesariamente "ser llevada al conocimiento del solicitante", para que se
garantice eficazmente este Derecho.
tamaa 12, con logo en la parte superior izquierda.
Cdigo: Cdigo de la TRD segn su naturaleza, Peticin, Respuesta al Derecho de

Peticin, o Traslado por competencia, seguido del consecutivo, debe ir en el lado
izquierdo superior.( el responsable del consecutivo ser el rea de Jurdica, de
respuesta de HC ser el rea de Gerencia)
Texto: Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla.
Fecha: De elaboracin de la respuesta, peticin o traslado por competencia del

Derecho de Peticin.
PROCEDIMIENTO
CDIGO :
Pgina : 22 de 39
Produccin: El gerente de la Red de salud del Oriente solicita al rea de jurdica, o

las reas competentes, la elaboracin de los Derechos de peticin (Solicitud,
Respuesta o traslado por competencia) de acuerdo los requerimiento de los mismos
que se presenten.
Documentos soportes: Jurdica debe verificar que el Derecho de Peticin tenga

todos los anexos requeridos y cumpla con todos los requerimientos para su firma.
Pie de pgina: centrado (Llevara el nombre del Municipio y nombre de la

Institucin, sede administrativa direccin, telfono, fax y correo electrnico y Nit)
Custodia: El original ser custodiado por la oficina jurdica.
Distribucin y Trmite: La copias sern distribuidas de acuerdo a los criterios de

la oficina jurdica o la Gerencia y se enviaran en fsico a travs de ventanilla nica.
Si se requiere de copias se enviaran a las dependencias requeridas, mediante el
aplicativo del Programa de Gestin Documental.
Organizacin: Los Derechos de Peticin se archivaran en carpetas desacificadas.

seguido se archivaran cronolgicamente
teniendo en cuenta, las fechas de la
misma, se realizara foliacin en la parte superior derecha del texto, iniciando con el
nmero 1, con lpiz mina negra HB. (No habr 1.1, ni se podr foliar
alfanumricamente)
Se archivaran con el fin de poder verificar la trazabilidad del documento y tramite, es
decir estar en un mismo expediente El derecho de Peticin y su respuesta o tramite
realizado.
PROCEDIMIENTO
CDIGO :
Pgina : 23 de 39
Consulta: A los Derechos de Peticin tendrn acceso los funcionarios autorizados

por el Gerente, con solicitud diligenciamiento prstamo documental.
Conservacin Las carpetas deben conservarse en un archivador protegindose

Disposicin final: Los Derechos de Peticin se conservara Dos (02) aos en el

archivo de gestin, despus de este periodo su disposicin final ser eliminacin.
8. Historias Clnicas
Es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran
cronolgicamente las condiciones de salud del paciente, los actos mdicos y los dems
procedimientos ejecutados por el equipo de salud que intervienen en su atencin.
nicamente pueden ser conocidos por terceros con previa autorizacin del paciente o
en casos previstos por la ley.
Produccin: Todo prestador de servicios de salud, debe garantizar su custodia, el
usuario que es atendido por primera vez, debe realizar el proceso de apertura de
Historia Clnica, en el rea de Archivo. El equipo de salud: los profesionales, tcnicos y
auxiliares del rea de la salud que realizan la atencin clnico asistencial realizaran el
diligenciamiento acerca de la condicin somtica, psquica, social y cultural, de la
salud del paciente. Se realizar en los formatos establecidos por la Oficina de Calidad,
aprobado por el Comit de HC.
Su apertura se realizara con el nombre y apellidos completos del usuario al que se le va
realizar la atencin, clase de documento de identidad, en caso de ser menor de edad y
aun no se encuentre registrado se realizara con el numero de identidad de la madre
mas, el numero de hijo segn sea el caso.
Custodia: Estos expedientes fisicos sern custodiados en el rea de archivo de

gestin de HC de cada IPS de la Red de Salud Oriente y se archivaran por nmero
PROCEDIMIENTO
CDIGO :
Pgina : 24 de 39
de identificacin digito terminal compuesto en estanteras
y sern considerados
de mxima reserva. El acceso a estos espacios ser restringido. La HC

sitematizada ser responsabilidad del rea de sistemas, en cuanto a su custodia y a
la realizacion de Backups de seguridad. Asi mismo de los usuarios que sean
creados para acceder a ella.
Distribucin y Trmite: Sern distribuidos nicamente por el Auxiliar de Archivo o

Facturador que haga sus veces de Auxiliar de Archivo a cada servicio que solicite la
historia clnica.
Consulta: El equipo de salud que intervienen en su atencin. nicamente pueden

ser conocidos por terceros
con previa autorizacin
del paciente o en casos
previstos por la ley. Y las Dependencias autorizadas para su acceso, segn el

Manual de Historia Clnica de la Red de Salud del Oriente.
Conservacin: Los formatos en fisicos, diligenciados de
cada Historia Clnica
sern conservados en unidades de conservacin (carpetas) individuales, de manera

que al revisar el expediente, el primer documento sea el que registre la fecha ms
antigua y el ltimo el que refleje la ms reciente.
Cada expediente podr estar contenido en varias unidades de conservacin de acuerdo
con el volumen de la misma, se recomienda que cada carpeta tenga como mximo 200
folios. La foliacin debe ser consecutiva de 1 a n independientemente del nmero de
carpetas, por ej. Carpeta 1 Fls. 1-200, Carpeta 2 Fls. 201-400, etc. Los archivos de
Historias Clnicas deben conservarse en condiciones locativas, procedimentales,
medioambientales y materiales propias para tal fin.
Disposicin Final: Segn la Resolucin 1995/99 La Historia Clnica debe

conservarse 5 aos en el archivo de Gestin, despus de la ltima atencin,
posteriormente se realizara transferencia documental al archivo central donde se
conservara 15 aos para un periodo mnimo de 20 aos, despus de la ltima
atencin. Su disposicin final ser Seleccin.
9. Historia Laboral
PROCEDIMIENTO
CDIGO :
Pgina : 25 de 39
Expediente de carcter administrativo, que compila toda la informacin relevante de

un determinado servidor pblico en la Entidad, de acuerdo a la normatividad vigente
cada Historial Laboral debe contener como mnimo la siguiente informacin:
Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo.
Oficio de notificacin del nombramiento o contrato de trabajo
Oficio de aceptacin del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo
Documentos de identificacin
Hoja de Vida (Formato nico Funcin Pblica)
Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del

cargo
Acta de posesin
Pasado Judicial. Certificado de Antecedentes Penales
Certificado de Antecedentes Fiscales
Certificado de Antecedentes Disciplinarios
Declaracin de Bienes y Rentas
Certificado de aptitud laboral (examen mdico de ingreso)
Afiliaciones a: Rgimen de salud (EPS), pensin, cesantas, caja de

compensacin, etc.
Actos administrativos que sealen las situaciones administrativas del funcionario:

vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos,
ausencias temporales, inscripcin en carrera administrativa, suspensiones de
contrato, pago de prestaciones, entre otros.
Evaluacin del Desempeo
Acto administrativo de retiro o desvinculacin del servidor de la entidad, donde

consten las razones del mismo: Supresin del cargo, insubsistencia, destitucin,
PROCEDIMIENTO
CDIGO :
Pgina : 26 de 39
aceptacin de renuncia al cargo, liquidacin del contrato, incorporacin a otra

entidad, etc
Produccin: Expediente en el cual, los documentos se encuentren ordenados

respetando el Principio de Procedencia (Orden Cronolgico) atendiendo la
secuencia propia de su produccin; y su disposicin refleje el vnculo que se
establece entre el funcionario y la entidad. Se realizara inventario documental.
Custodia: La oficina responsable de su custodia ser la Oficina de Talento

Humano.
Trmite y Consulta: Tendrn acceso a la informacin de la HL: el servidor pblico y

las diferentes entidades autorizadas para este fin, que requieran informacin,
mediante solicitud escrita. La cual estar nicamente autorizada por el Responsable
del rea de Talento Humano. (y / o el gerente)
Conservacin: Los tipos documentales que conforman cada Historia Laboral

estarn ubicados en unidades de conservacin (carpetas) individuales, de manera
que al revisar el expediente, el primer documento sea el que registre la fecha ms
antigua y el ltimo el que refleje la ms reciente. Cada expediente podr estar
contenido en varias unidades de conservacin (carpetas) de acuerdo con el
volumen de la misma, se recomienda que cada carpeta tenga como mximo 200
folios para evitar deterioro. La foliacin debe ser consecutiva de 1 a n
independientemente del nmero de carpetas, por ej. Carpeta 1 Fls. 1-200, Carpeta
2 Fls. 201-400, etc
Los espacios destinados al archivo de Historias Laborales, deben ser de acceso
restringido, con las medidas de seguridad y condiciones medioambientales que
garanticen la integridad y conservacin fsica de los documentos.
PROCEDIMIENTO
CDIGO :
Pgina : 27 de 39
Hoja de Control: Los tipos documentales se registrarn en el formato de Hoja de

Control uno a uno, que se anexa de acuerdo con su instructivo, lo cual evitar la
prdida o ingreso indebido de documentos.
Disposicin Final: Las Historias Laborales
se conservaran 5 aos en el archivo
de gestin, una vez se haya pensionado el servidor pblico y luego se realizara

transferencia
documental
al
archivo
central
donde
reposaran
70
aos.
Posteriormente se realizara transferencia secundaria al Archivo Histrico (AH) de la

ESE, su disposicin final ser Conservacin total y Microfilmacin.
10. INFORMES
Son los documentos de la gerencia que consolidan la gestin de todas las reas de
la empresa y se presentan cada semestre.
Cdigo: De la Tabla de Retencin y el nmero consecutivo, iniciando cada ao con

01. (este consecutivo ser llevado por la Secretaria de Gerencia)
Fecha: se escribe la fecha de elaboracin del informe
Introduccin:
Objetivo: Que, Para que, a quien.
Contenido: Descripcin de los temas a tratar.
Conclusiones:
Recomendaciones:
Plan de mejoramiento:
Firma: Firma del Representante legal, nombre completo, cargo, o el personal

autorizado por el Gerente. Con bolgrafo de tinta negra, NO de tinta liquida.
Anexos: Cuantificar el numero de folios. (si hay)
Produccin: estos informes son elaborados por el gerente, los sub- gerentes y
lideres de de reas. Se elaboran en papel bond (75 gramos) tamao oficio.
PROCEDIMIENTO
CDIGO :
Pgina : 28 de 39
Elaboro: Al margen izquierdo inferior deben estar el nombre, apellido y cargo de

quien elabora y revisa el informe en letra Arial tamao 7.
Recepcin y custodia: Original en gerencia
Distribucin: Original del informe debe custodiarse en gerencia, se envan copias a

los miembros de la junta en fsico a travs de ventanilla nica. A los sub-gerentes
se enviara copia en el Aplicativo del Programa de Gestin Documental. Se publican
en la pgina web.
Tramite: Estos pasos se realizaran en la gerencia.
Organizacin: Los informes se archivaran en carpetas desacificadas.

seguido se archivaran cronolgicamente teniendo en cuenta, las fechas de la misma,
se realizara foliacin en la parte superior derecha del texto, iniciando con el nmero 1,
Consulta: A los informes
tendr acceso el personal que autorice el Gerente, con
diligenciamiento del prstamo documental.
Conservacin:
los
expedientes
deben
conservarse
en
un
archivador
protegindose de la humedad, polvo, luz
Custodia: se realizara en Gerencia.
Disposicin final: Los informes se conservaran Cinco (05) aos en el archivo de

gestin y luego se realiza transferencia documental al archivo central para su
custodia de 15 aos, su disposicin final ser Seleccin.
11. Instrumentos de Control: Esta serie documental resulta una prueba que est
estrechamente relacionada con la Historia Clnica. De igual forma es un
elemento de investigacin de las autoridades frente a los servicios solicitados.
PROCEDIMIENTO
CDIGO :
Produccin:
La
unidad
de
conservacin
Pgina : 29 de 39
son
Libros.
Las
anotaciones
correspondientes a los pacientes que ingresen a la Institucin, debe realizarse con

letra legible, con bolgrafo de tinta negra firme NO tinta liquida, nombres, apellidos
y cargo de quien hace la anotacin en los Libros.
Recepcin, distribucin y trmite de los Registros de Control: Estos pasos se

realizaran en la Subgerencia Cientfica y Asistencial.
Consulta: A esta informacin de los libros, tendrn acceso los usuarios internos y
externos, autorizados por el Subgerente Cientfico y Asistencial, con una solicitud
escrita previo diligenciamiento de Prstamo Documental.
Conservacin: Los
Registros de Control deben conservarse en un archivador
Custodia: Estar a cargo del responsable del respectivo servicio.
Disposicin: Los Registros de Control se conservaran cinco (05) aos en el

archivo de gestin luego de cumplir este tiempo se realiza la transferencia
documental al archivo histrico para su custodia, su disposicin final ser
conservacin total y microfilmacin.
12. Inventarios:
Activos Fijos: Los activos fijos se definen como los bienes que una empresa utiliza
de manera continua en el curso normal de sus operaciones; Para que un bien sea
considerado activo fijo debe cumplir las siguientes caractersticas:
1. Ser fsicamente tangible.

2. Tener una vida til relativamente larga (por lo menos mayor a un ao o a un ciclo
normal de operaciones, el que sea mayor).
3. Sus beneficios deben extenderse, por lo menos, ms de un ao o un ciclo normal de
operaciones, el que sea mayor. En este sentido, el activo fijo se distingue de otros
activos (tiles de escritorio, por ejemplo) que son consumidos dentro del ao o ciclo
operativo de la empresa.
PROCEDIMIENTO
CDIGO :
Pgina : 30 de 39
Produccin: estos Inventarios son elaborados por el funcionario responsable

del rea.
Se elaboran en papel tamao carta, y se tiene un mdulo de
Inventarios con Sihos, representan al conjunto de servicios que se recibirn en el

futuro a lo largo de la vida til de un bien adquirido .
Recepcin: Originales en el rea de Activos Fijos.
Distribucin:
Original del
informe debe
conservarse
en
la Subgerencia
Administrativa, se envan copias a la Gerencia en fsico y se enviaran copia a

travs de ventanilla nica mediante el Aplicativo de Gestin Documental.
Tramite: Estos pasos se realizan por el funcionario encargado de Inventarios en la

Red de Salud Oriente.
Organizacin: Los inventarios se archivaran en carpetas desacificadas.

Consulta: Tendrn acceso quien lo requiera con una solicitud escrita.
Conservacin Las carpetas deben conservarse en un archivador protegindose de

la humedad, polvo, luz, manteniendo su custodia.
Disposicin final: Los inventarios se conservaran cinco (05) aos en el archivo de

gestin y luego se realizara transferencia documental al archivo central donde
reposara quince (15) aos, su disposicin final ser Seleccin
13. Nomina
PROCEDIMIENTO
CDIGO :
Pgina : 31 de 39
La nmina es un documento de contabilidad manual que consiste en una relacin

nominal de cada una de las personas o trabajadores que presten sus servicios.
Y el
recibo individual y justificativo del pago del salario. Listado general de los trabajadores
de una institucin, en el cual se asientan las percepciones brutas, deducciones.
Produccin: Los informes sern elaborados por el funcionario responsable del

rea Nomina. En el Programa Sihos.
Recepcin: Originales en el rea de Nomina.
Distribucin: Se deben conservar en el rea de Nmina.
Tramite: Se realizan por el funcionario encargado de rea de Nomina en la Red

de Salud Oriente.
Organizacin: se archivaran en carpetas desacificadas.

Consulta: Tendrn acceso a la informacin los funcionarios y entidades de control

autorizados para este fin, que
lo soliciten. Previa autorizacin del Subgerente
Administrativo y Financiero, diligenciando el formato establecido para realizar el

prstamo documental.
Conservacin: se
deben conservar
en un archivador protegindose de la
humedad, polvo luz.
Custodia: Estar a cargo del Responsable de rea de Nomina.
Disposicin final: Se conservara cinco (05) aos en el archivo de gestin y luego

se trasladaran al archivo central para su custodia de 70 aos, despus de este
periodo se conservaran totalmente a travs de medios magnticos.
PROCEDIMIENTO
CDIGO :
Pgina : 32 de 39
14. Planes:
Es un documento en el que los responsables de una organizacin reflejan cual ser
la estrategia a seguir por su compaa en el corto, mediano y largo plazo.
Los responsables de llevar los consecutivos de la Serie Planes son:
Plan de Mejoramiento Oficina de Control Interno. Los dems consecutivos el
responsable ser el rea de Planeacin.
Produccin: sern elaborados por los Responsables de los Procesos, y lo

consolida el rea de Planeacin, en el Formato establecido. Se elaboran en papel
bond (75 gramos) tamao carta, la letra ser Arial tamao 12.
Cdigo: Cdigo de la TRD seguido del numero consecutivo iniciando con 01 cada
ao. Debe ir en el lado superior izquierdo.
Recepcin: Una vez los lderes de reas elaboran los planes son enviados por el
correo institucional, e impreso a la Oficina de Planeacin para su consolidacin.
Distribucin: Los planes tambin sern socializados a todos los funcionarios.
Tramite: los planes sern ejecutados por el gerente, subgerente, lderes de rea y
todos los funcionarios a quienes les corresponda.
Organizacin: Los planes se archivaran en carpetas desacificadas.

PROCEDIMIENTO
CDIGO :
Pgina : 33 de 39
Consulta: A los planes tendrn acceso todos los funcionarios de la Red
con
autorizacin del Gerente, y previo diligenciamiento del prstamo documental.

Custodia: Los planes originales sern custodiados en la Oficina de Planeacin,

quien se encargara de realizar las transferencias documentales al Archivo Central.
Disposicin final: Los planes
se conservaran Cinco aos en el archivo de gestin
y luego se trasladaran al archivo central para su custodia de 15 aos, despus de

este periodo su disposicin final ser Conservacin Total a travs de medios
magnticos.
15. PROCESOS DISCIPLINARIOS: Es una garanta fundamental en el Estado de
Derecho. Se materializa en una serie de actos y tareas que tienden a determinar
la existencia de faltas de servicio e incumplimientos de parte de los funcionarios
pblicos. Tambin obra, como una garanta fundamental para que los empleados
estatales no sean perseguidos con arbitrariedad por los jefes.
Produccin: Las actas sern elaboradas en papel bond (75 gramos) tamao carta,
la letra ser Arial tamao 12.
Mrgenes: Superior e izquierdo 3 cm, Derecho e inferior 3 cm.
Cdigo: Cdigo de la TRD seguido del numero consecutivo iniciando con 01 cada
ao. Debe ir en el lado superior izquierdo. (Ver Tablas de Retencin Documental
de Subgerencia Administrativa y Financiera)
Titulo: Proceso Disciplinario escribir centrado en mayscula sostenida y sin

negrilla, escribir el Cdigo de la Tabla de Retencin y el nmero consecutivo que
corresponda con 01 cada ao.
PROCEDIMIENTO
CDIGO :
Pgina : 34 de 39
Ciudad y Fecha: Escribir la fecha,
Asunto: Escribir el asunto que se trata.
Elaboro: Datos de transcriptor: nombre y primera letra del apellido en letra Arial
tamao 7.
Proyecto: Datos de la persona que proyecto: Nombre y primera letra del apellido en
letra Arial tamao 7.
Aprob: Datos de la persona que aprob: Nombre y primera letra del apellido en
Pie de Pagina: (Llevara el nombre del Municipio y nombre de la Institucin, sede
administrativa direccin, telfono, fax y correo electrnico y Nit.
Recepcin, distribucin y trmite de los Procesos Disciplinarios: Estos pasos
se realizaran en la Subgerencia Administrativa.
Organizacin: Expedientes de Procesos Disciplinarios se archivaran en carpetas
desacificadas:
Consulta: A los Procesos tendrn acceso la Subgerencia Administrativa, a quien

delegue, el disciplinado, y la Procuradura General de la Nacin mediante solicitud
escrita.
PROCEDIMIENTO
CDIGO :
Pgina : 35 de 39
Conservacin: Las carpetas deben conservarse en un archivador protegindose

de la humedad, polvo, luz,
Custodia: Estar a cargo de Subgerencia Administrativa y Financiera.

Disposicin: Los Procesos Disciplinarios se conservaran tres (03) aos en el
archivo de gestin y luego se realiza la transferencia documental al archivo central
para su custodia de cinco (05) aos, despus de este periodo su disposicin final
ser conservacin total a travs de medios magnticos.
16. Programas:
Serie ordenada de operaciones necesarias para llevar a cabo un proyecto. Son
elaborados por los lderes de reas.
Produccin: Los programas los elaboran los lderes de rea.
Se elaboran en papel bond (75 gramos) tamao carta, la letra ser Arial tamao 12.
Logotipo: Debe tener el logo de la Red Oriente de 2.5 cms de ancho por 2.5 cms
de alto, en la parte superior izquierda, la versin en la parte superior derecha.
Cdigo TRD: Nmero que especifican la dependencia productora, al margen

izquierdo.
Recepcin y distribucin: Se hace la produccin y se envan
travs de
ventanilla nica. Cuando se trate de medio fsico se imprimir nicamente DOS (2),
01 para el destinatario y 01 para el Archivo de Gestin de la dependencia
productora, cuando se requiera enviar a ms destinatarios internos, se realizara de
modo electrnico por el aplicativo del Programa de Gestin Documental, y
solamente ser impresa en casos necesarios.
Tramite: lderes de rea y todos los funcionarios a quienes les corresponda.
Organizacin: se archivaran en carpetas desacificadas

PROCEDIMIENTO
CDIGO :
Pgina : 36 de 39
alfanumricamente)
Consulta: a la comunicacin de los programas tendrn acceso todos los

funcionarios de la Red con una solicitud escrita, y autorizacin del Responsable
Del rea.

Custodia: sern responsables de su custodia el rea productora documental, quien

realizara las transferencias al Archivo Central de su produccin documental, en
caso que se requiera segn las TRD.
Disposicin final: se conservaran 2 aos en el archivo de gestin y luego se

trasladaran al archivo central para su custodia de 8 aos, despus de este periodo
se seleccionara terminada su expiracin y valor legal.
17. RESOLUCIONES
Documento con valor jurdico-administrativo emitido por una entidad pblica,
destinado a resolver asuntos de competencia de la misma entidad.
Produccin: Las resoluciones sern emitidas por la Gerencia. Se elaboran en

papel bond (75 gramos) tamao oficio.
Encabezado: RESOLUCION No. Se escribe centrado con mayscula sostenida y

sin negrilla y numero consecutivo de la misma, que corresponda a la respectiva
sesin iniciando con 01 cada ao.
PROCEDIMIENTO
CDIGO :
Pgina : 37 de 39
Cdigo: de la TRD, seguido del consecutivo, iniciando el ao con 01, ser

responsable de este consecutivo la Secretaria de Gerencia.
Fecha: Escribir la fecha de la resolucin debajo del encabezado entre parntesis,

Se describe el objeto de la resolucin generado por la gerencia.
Considerando: Debe ir centrado y en mayscula sostenida.
Resuelve: Debe ir centrado y en mayscula sostenida. Se describen los artculos y

pargrafos de la resolucin.
Al final centrado siempre de estar la frase:
COMUNIQUESE Y CUMPLASE, centrada en la pgina.
Ciudad y Fecha: Donde se emite la resolucin en letras y nmeros en letra Arial

tamao no. 12
Firma: Nombre y Apellidos, firma del Gerente, cargo y Red de salud del Oriente,
centrada en la pgina. Con bolgrafo de tinta negra, NO con bolgrafos de tinta
liquida.
Proyecto: Datos del funcionario que proyecta la resolucin: nombre y primera letra
del apellido en letra arial tamao 7.
Elaboro: Datos de transcriptor nombre y primera letra del apellido en letra arial
tamao 7.
Aprobo: Datos del funcionario que aprob: nombre y primera letra del apellido en
Pie de pgina: (Centrado, nombre del Municipio y nombre de la Institucin, sede

administrativa direccin, telfono, fax y correo electrnico Institucional y Nit.
Recepcin y Distribucin: Sera realizada por Gerencia.
Custodia: Estos documentos sern custodiados en el rea de Gerencia.
Tramite: Las Resoluciones
sern elaboradas por el rea Jurdica con el poder
otorgado por la Gerencia.
Organizacin: Se archivaran en carpetas desacificadas.
PROCEDIMIENTO
CDIGO :
Pgina : 38 de 39

alfanumricamente)
Consulta: A las Resoluciones tendrn acceso los funcionarios autorizados por el

Gerente,
con
solicitud escrita, previo diligenciamiento del formato prstamo
documental.
Conservacin:
Los
expedientes
deben
conservasen
en
un
archivador
Custodia: Estar a cargo de la Secretaria de Gerencia.
Disposicin: Las Resoluciones se conservaran dos (02) aos en el archivo de

gestin y luego se realiza la transferencia documental al archivo historico para su
custodia, despus de este periodo su disposicin final ser conservacin total a
travs de medios magnticos, y fsicos.
Nota:
La Oficina de Gestin Documental hace las siguientes recomendaciones en la
Produccin Documental:
La utilizacin de tinta negra firme para realizar las firmas garantiza la nitidez en el
proceso de microfilmacin.
La transmisin del documento va fax es un adelanto de informacin y exige el
envo inmediato del original, nico respaldo de valor probatorio, si no se recibe el
original y el documento transmitido va fax se encuentra en papel trmico, este se
debe fotocopiar para garantizar la permanencia de la informacin contenida.
El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservacin
y conservacin del documento.
PROCEDIMIENTO
CDIGO :
Pgina : 39 de 39
El uso de grapas, clips y otros elementos metlicos aceleran el deterioro del

documento. (en caso de requerir graparlos se debe utilizar el protector
documental)
Las carpetas deben de ir legajadas con ganchos plsticos y hacia abajo, no utilizar
ganchos metlicos, ya que estos aceleran el deterioro de los documentos.
Los formatos que se utilizaran en la Red de Salud del Oriente sern los
autorizados nicamente por la Oficina de Calidad, los cuales debern contener,
versin, fecha de elaboracin y nombre del formato.
REGISTRO DE CONTROL DEL DOCUMENTO
Versin
1
Fecha
Pag.
Modificada
Variacin
Emisin
Aprobado
por
Gerencia
Descripcin
del cambio

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PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO GESTION DOCUMENTAL

3 LA POLITICA DE GESTION DOCUMENTAL.

Ley 594 de 2000 ARTCULO 22. Procesos archivsticos. La gestin de

el nmero de fax institucional, la direccin de la pgina web y la direccin del

7. CUERPO DEL PROCESO

Redactarse de forma clara y sencilla.

Abordar un solo tema.

Contener informacin coherente.

Eliminar palabras innecesarias.

Tener una longitud similar.

Las palabras extranjeras la primera vez que aparezcan en un texto.

Las palabras mal escritas intencionalmente. Si estas palabras provienen de una

Las locuciones latinas.

La primera palabra de un texto y la que vaya despus de punto.

Todo nombre propio.

Los sustantivos y adjetivos que forman el nombre de las instituciones y

La primera letra en el ttulo de cualquier documento y los nombres propios que

Los nombres de las reas administrativas de dependencias, institutos u

Las abreviaturas de ttulos profesionales: Lic., Ing., entre otros.

Las siglas y nmeros romanos.

Las disciplinas, reas de investigacin o de trabajo cuando sean parte del

Las maysculas deben acentuarse para evitar errores de pronunciacin o

Los nombres de lugares: continentes, pases, regiones, provincias, ciudades,

Se escriben con minscula inicial:

Los accidentes geogrficos que acompaan al nombre: isla de San Andrs,

Los nombres de los medios de comunicacin, como internet, radio, televisin.

Las abreviaturas de medidas de peso, longitud y volumen.

Abreviaturas, siglas y acrnimos: La abreviatura representa una palabra por medio

Escribir las ONG's es incorrecto. Se usar las ONG.

Documentos producidos en la Red de Salud del Oriente E.S.E.:

Comprobantes, Conceptos Jurdicos, Contratos, Convenios, Derecho de Peticin,

Acta: Es un documento interno que constituye la memoria de reuniones o actos

Mrgenes: Superior e izquierdo 3 cm, Derecho e inferior 2 cm, la letra utilizada

Cdigo: De la Tabla de Retencin Documental, seguido del nmero consecutivo

Fecha: Escribir la fecha de la reunin.

Hora: Escribir la hora de inicio y finalizacin de la reunin.

Lugar: Escribir el nombre de la IPS o sede donde se realizo la reunin.

Asistentes: Nombres y apellidos en mayscula sostenida, de los integrantes que

qurum y lectura de aprobacin del acta anterior cuando sea necesario)

Ausentes: Nombres y apellidos en mayscula sostenida, de los integrantes del

Desarrollo de la Reunin: Se describe los temas tratados en la reunin.

Convocatoria: Si se programa una nueva reunin se escribe la fecha, la hora y

Aspectos Generales: Toda Acta expresa lo tratado en la reunin sin describir

nmero de votos en contra o en blanco.

Organizacin: Las Actas se archivaran en las carpetas desacificadas.

Al interior de la carpeta iniciara con la Hoja de Control debidamente diligenciada,

Consulta: A estas actas tendrn acceso los funcionarios autorizados por el

solicitud escrita, previo diligenciamiento del formato prstamo

Conservacin: Los expedientes deben conservasen

protegindolos de la humedad, polvo, luz.

Custodia: Estar a cargo del secretario de su respetivo comit.

Disposicin: Las actas se conservaran dos (02) aos en el archivo de gestin y

2. Acuerdo de Junta Directiva:

Mrgenes: Superior e izquierdo 3 cm, Derecho e inferior 2 cm, la letra utilizada

Encabezado y cdigo: Escribir centrado en mayscula sostenida y sin negrilla,

Considerando: debe ir centrado y en mayscula sostenida.

Texto: Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla.

Ciudad y fecha: Donde se emite el acuerdo en letras y nmeros en letra Arial

Firmas: Del presidente y secretario ejecutivo de la junta, nombre completo, con

Pie de pgina: (Llevara el nombre del Municipio y nombre de la Institucin, sede

Recepcin, distribucin y trmite de acuerdo: Estos pasos se realizaran en la

Consulta: A estos acuerdos tendrn acceso los usuarios internos y externos

protegindolos de la humedad, polvo, luz.