Modul Kantor Modern 2011

MATERI KEGIATAN
PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1

MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
(OFFICE AUTOMATION)
PUSAT ADMINISTRASI UNIVERSITAS

UNIVERSITAS INDONESIA
2011
Pusat Administrasi Universitas Indonesia

Gedung Pusat Administrasi Universitas (PAU) Kampus UI Depok
Depok 16424, Indonesia
Telp. (021) 7867222, 78841818

Fax (021) 7270017, 7863460, 7863447, 7863446, 78849060
Situs web: www.ui.ac.id

E-mail: pusadmui@ui.ac.id
Pusat Administrasi UI 2011
Modul ini dibuat untuk kepentingan internal pembelajaran/pelatihan bagi staf kependidikan
Universitas Indonesia. Dilarang mengutip sebagian atau seluruh bagian modul ini dalam bentuk
apapun tanpa izin tertulis dari Direktorat Pembinaan Sumber Daya Manusia Pusat Administrasi
Universitas Indonesia.
Dicetak di Depok, Indonesia
Tim produksi
Tim Penyusun
Reviewer
Design Cover & Layout

Penanggung Jawab
: Ike Iswary Lawanda, M.Si.

Lita Pamela Kawira, M.Si.
Tumini, S.S.
: Lita Pamela Kawira, M.Si.
Dr. Rose Mini A. P., M.Psi.
Dra. Sri Fatmawati Mashoedi, M.Si.
Dra. Yudiana Ratna Sari, M.Si.
Ir. Anon Mirmani, S.S., MIM-Arc./Rec.
Aisyah Velany, S.Sos., M.Si.
Dra. Ratna Djuwita, Dipl. Psych.
Rizkiana Shadewi, S.Psi.
RR. Listya P. Widhyasari, S.Psi.
: Ardiansyah, S.T.
Sayadatun Nisa, S.Sos.
: Direktorat Pembinaan Sumber Daya Manusia
Pusat Administrasi UI
Modul ini diterbitkan oleh Direktorat Pembinaan Sumber Daya Manusia Pusat Administrasi UI.
Sekretariat Pusat Administrasi UI

Gedung Pusat Administrasi Universitas (PAU) Kampus UI Depok
Depok 16424, Indonesia
Telp. (021) 7867222, 78841818
Fax (021) 7270017, 7863460, 7863447, 7863446, 78849060
Situs web: www.ui.ac.id
E-mail: pusadmui@ui.ac.id
DAFTAR ISI
BAB 1 PEMAHAMAN PERKANTORAN DASAR 1............................................... 1
1.1 Tenaga Kependidikan ........................................................................................................................ 4
1.1.1 Sifat dan Keterampilan Pegawai yang Diharapkan ................................................................ 4
1.1.2 Ciri-Ciri Pegawai Ideal............................................................................................................. 7
1.2 Pengertian Kantor ........................................................................................................................... 11
1.2.1 Unsur-Unsur Dasar Perkantoran .......................................................................................... 13
1.2.1.1 Pegawai ................................................................................................................... 13
1.2.1.2 Aturan ..................................................................................................................... 14
1.2.1.3 Ruang ...................................................................................................................... 15
1.2.1.4 Peralatan ................................................................................................................. 16
1.2.1.5 Filing ........................................................................................................................ 21
1.2.1.6 Formulir................................................................................................................... 23
1.2.1.7 Laporan ................................................................................................................... 23
1.3 Data/Arsip ....................................................................................................................................... 25
BAB 2 PENANGANAN SURAT DAN BAHASA INDONESIA

SURAT-MENYURAT ...................................................................................... 27
2.1 Penanganan Surat ........................................................................................................................... 27
2.1.1 Penerimaan Surat ................................................................................................................. 27
2.1.2 Identifikasi Surat................................................................................................................... 28
2.1.3 Pemilahan Surat ................................................................................................................... 29
2.1.4 Pembukaan Amplop Surat.................................................................................................... 30
2.1.5 Pengeluaran Surat dari Amplop ........................................................................................... 31
2.1.6 Pemeriksaan Surat Dinas ...................................................................................................... 31
2.2 Bahasa Indonesia Surat Menyurat .................................................................................................. 33
2.2.1 Bentuk Surat ......................................................................................................................... 33
2.2.2 Bagian-Bagian Surat ............................................................................................................. 35
2.2.3 Bahasa Surat ......................................................................................................................... 45
BAB 3 TATA PERSURATAN UNIVERSITAS INDONESIA.................................... 54

3.1 Surat Dinas...................................................................................................................................... 54
3.1.1 Fungsi Surat Dinas ............................................................................................................... 54
3.1.2 Jenis Surat Dinas ................................................................................................................. 55
3.2 Bentuk Surat Dinas Universitas Indonesia...................................................................................... 73
3.3 Bagian Surat dan Fungsinya............................................................................................................ 74
3.4 Perlengkapan Surat ........................................................................................................................ 91
3.5 Sistem Pemberkasan (Filing System) .............................................................................................. 94
3.5.1 Sarana Penyimpanan Surat/Arsip ........................................................................................ 95
BAB 4 PENUTUP ........................................................................................... 97
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Gedung Perkantoran ........................................................................................................... 1
Gambar 1.2 Gedung Kantor Pusat Administrasi Universitas Indonesia .................................................. 1
Gambar 1.3 Ruang Penyimpanan Arsip .................................................................................................. 2
Gambar 1.4 Alat-Alat Automasi Kantor................................................................................................... 3
Gambar 1.5 Menjaga Kesehatan ............................................................................................................. 9
Gambar 1.6 Makanan Sehat.................................................................................................................. 10
Gambar 1.7 Ruang Kantor Bersekat ...................................................................................................... 15
Gambar 1.8 Ruang Kantor Terbuka ....................................................................................................... 15
Gambar 1.9 Berbagai Peralatan Kantor ............................................................................................... 17
Gambar 1.10 Meja dan Kursi Pegawai .................................................................................................. 19
Gambar 1.11 Jenis-Jenis Kursi untuk Berbagai Jabatan ........................................................................ 20
Gambar 1.12 Scanner ............................................................................................................................ 21
Gambar 1.13 Sarana Fisik Penyimpanan Surat ..................................................................................... 22
Gambar 1.14 Contoh Laporan ............................................................................................................... 24
Gambar 2.1 Cara Merekat Amplop ....................................................................................................... 30

Gambar 2.2 Cara Membuka Surat......................................................................................................... 30
Gambar 3.3 Contoh Bentuk-Bentuk Surat ............................................................................................ 34
Gambar 2.4 Contoh Surat yang Salah ................................................................................................... 46
Gambar 2.5 Contoh Cara Penulisan Surat yang Benar .......................................................................... 53
Gambar 3.1 Contoh Surat Dinas ............................................................................................................ 56
Gambar 3.2 Contoh Surat Keputusan ................................................................................................... 57
Gambar 3.3 Contoh Nota Dinas ............................................................................................................ 58
Gambar 3.4 Contoh Memo ................................................................................................................... 59
Gambar 3.5a Contoh Surat Pengantar Biasa ......................................................................................... 60
Gambar 3.5b Contoh Surat Pengantar Berbentuk Kolom ..................................................................... 61
Gambar 3.6 Contoh Surat Edaran ......................................................................................................... 62
Gambar 3.7a Contoh Surat Undangan Berbentuk Lembaran Surat ...................................................... 63
Gambar 3.7b Contoh Surat Undangan Berbentuk Kartu ...................................................................... 64
Gambar 3.8a Contoh Surat Tugas Berbentuk Lembaran ...................................................................... 65
Gambar 3.8b Contoh Surat Tugas Berbentuk Kolom ........................................................................... 66

Gambar 3.9 Contoh Surat Kuasa........................................................................................................... 67
Gambar 3.10 Contoh Surat Pendelegasian ........................................................................................... 68
Gambar 3.11 Contoh Surat Pengumuman ........................................................................................... 69
Gambar 3.12 Contoh Surat Pernyataan................................................................................................ 70
Gambar 3.13 Contoh Surat Keterangan ............................................................................................... 71
Gambar 3.14 Contoh Berita Acara ........................................................................................................ 72
Gambar 3.15a Contoh Kepala Surat/Kop Universitas........................................................................... 74
Gambar 3.15b Contoh Kepala Surat/Kop Fakultas ............................................................................... 74
Gambar 3.16a Contoh Nomor Surat yang Digunakan oleh Universitas Indonesia Tahun 2009 .......... 75
Gambar 3.16b Contoh Nomor Surat yang Digunakan oleh Universitas Indonesia Tahun 2010 .......... 76
Gambar 3.17a Contoh Penulisan Nomor pada Surat Berperihal.......................................................... 77
Gambar 3.17b Contoh Penulisan Nomor pada Surat Berjudul............................................................. 77
Gambar 3.18a Contoh Penulisan Tanggal pada Surat Berperihal ........................................................ 78
Gambar 3.18b Contoh Penulisan Tanggal pada Surat Berjudul ........................................................... 78
Gambar 3.19 Contoh Penulisan Lampiran Surat Dinas......................................................................... 79
Gambar 3.20a Contoh Penulisan Hal pada Surat Berperihal ................................................................ 80
Gambar 3.20b Contoh Penulisan Hal pada Surat Berjudul................................................................... 80
Gambar 3.21a Contoh Penulisan Alamat Tujuan Surat ........................................................................ 81
Gambar 3.21b Contoh Cara Penulisan Alamat pada Sampul (Amplop) ............................................... 81
Gambar 3.22a Contoh Salam Pembuka yang Salah .............................................................................. 82
Gambar 3.22b Contoh Salam Pembuka yang Benar............................................................................. 82
Gambar 3.23 Contoh Jabatan Penanda Tangan Surat .......................................................................... 83
Gambar 3.24 Contoh Tanda Tangan Surat Dinas.................................................................................. 84
Gambar 3.25 Nomor Induk Pegawai/Nomor Urut Perekaman ............................................................ 85
Gambar 3.26 Contoh Cap Dinas Organisasi .......................................................................................... 86
Gambar 3.27 Contoh Tembusan ........................................................................................................... 87
Gambar 3.28 Contoh Inisial Pengonsep ............................................................................................... 88
Gambar 3.29 Contoh Bagian Surat Dinas UI ........................................................................................ 89
Gambar 3.30 Contoh Informasi Buku Agenda Surat Masuk ................................................................. 91
Gambar 3.31 Contoh Informasi Buku Agenda Surat Keluar ................................................................. 92
Gambar 3.32 Contoh Lembar Ekspedisi ............................................................................................... 92
Gambar 3.33 Contoh Lembar Disposisi ................................................................................................ 93
Gambar 3.34 Contoh Penyimpanan Surat yang Benar, Sesuai dengan Sistem Pola Klasifikasi ........... 96
BAB 1
PEMAHAMAN PERKANTORAN DASAR 1
Universitas Indonesia (UI) memiliki visi ingin menjadi universitas riset yang berkelas
dunia, di mana untuk mencapai visi itu UI harus meningkatkan diri dalam berbagai kegiatannya,
termasuk dalam kegiatan pengelolaan administrasi atau perkantoran. Untuk bisa menjalankan
perkantoran yang modern dan berkelas dunia, UI harus menjalankan automasi dalam
pelaksanaan kegiatan perkantoran. Automasi perkantoran merupakan segala tindakan yang
dilakukan di dalam setiap kegiatan kantor menggunakan mesin-mesin pendukung kegiatan untuk
meraih tujuan setiap kegiatan.
Untuk mencapai kualitas perkantoran
yang berkelas dunia, maka kegiatan automasi
perkantoran ini harus dijalankan oleh semua
pegawai di UItanpa membedakan jabatan
dan
kedudukan
di
kantordalam
menyelesaikan tugas sesuai dengan tanggung
jawab masing-masing.
Gambar 1.1 Gedung Perkantoran
Gambar 1.2 Gedung Kantor Pusat Administrasi

Universitas Indonesia
Sebagian
orang
memaknai
perkantoran sebagai segala tindakan atau
kegiatan yang dilakukan dalam menyelesaikan
pekerjaan, sementara sebagian lainnya
memaknai perkantoran sebagai deretan
bangunan, gedung, dan ruang tempat kegiatan
pegawai bekerja. Kedua pemahaman ini samasama benar. Yang terpenting adalah
bagaimana kita merencanakan, mengatur,
menjalankan kegiatan, serta menggunakan
benda-benda
perkantoran
dalam
menyelesaikan tugas dan tanggung jawab kita
dengan efisien dan efektif untuk mencapai
tujuan organisasi.
Dalam
melakukan
pekerjaannya,
seorang pegawai melakukan pekerjaan sesuai
dengan
fungsi
pekerjaannya
dalam
PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
manajemen dan organisasi. Organisasi

membagi kegiatan pekerjaan menjadi dua
jenis, yakni kegiatan substantif (kegiatan yang
sesuai dengan sifat pokok organisasi) dan
kegiatan fasilitatif (kegiatan pendukung
jalannya
kegiatan
pokok
organisasi).
Contohnya di fakultas-fakultas
di
UI,
kegiatan substantifnya adalah kegiatan
perkuliahan dan penelitian. Agar kegiatan
pengajaran ini dapat terlaksana dengan baik,
diperlukan kegiatan-kegiatan pendukung atau
fasilitatif seperti kepegawaian, keuangan,
Gambar 1.3 Ruang Penyimpanan Arsip
sekretariat, rumah tangga, perlengkapan, administrasi akademik, penerbitan, dan sebagainya.

Kegiatan substantif membedakan jenis, corak, dan pencapaian suatu organisasi. Dalam
melakukan kegiatan kerja ini dibutuhkan keahlian atau keterampilan khusus. Contohnya,
seorang pegawai yang bertugas sebagai sekretaris tentunya harus dapat mengetik dengan cepat,
dapat membuat konsep surat, dan sebagainya. Contoh lain, seorang pegawai yang bertugas
memasang perangkat lunak komputer tentunya juga harus memiliki keterampilan di bidang
komputer. Jika setiap pegawai bekerja sesuai dengan keahlian yang dimiliki dan juga sesuai
dengan tuntutan kompetensi pekerjaan untuk unit tersebut, kegiatan substantif dan fasilitatif
akan dapat berjalan dengan lancar. Untuk kelancaran pekerjaan memang perlu dilakukan
pembagian kerja, evaluasi kinerja pegawai, dan pemenuhan fasilitas seperti ruang, alat, mesin,
serta sarana pembuatan dokumen. Semua ini diperlukan sebagai sarana setiap individu dalam
unit kerja agar dapat berkomunikasi baik secara horizontal maupun vertikal.
Kegiatan fasilitatif merupakan perwujudan fungsi kerja dalam organisasi kantor. Kantor
merupakan wadah penciptaan dokumen para pegawai berdasarkan pembagian kerja untuk
bekerja bersama meraih tujuan organisasi secara berjenjang dengan memanfaatkan unsur-unsur
perkantoran. Unsur-unsur perkantoran terdiri atas tujuh unsur dasar yaitu pegawai (di UI adalah
tenaga pendidik dan tenaga kependidikan), aturan, ruang, peralatan, filing, formulir, dan
laporan.
Ketujuh unsur dasar perkantoran ini

merupakan sarana pendukung kegiatan kerja
yang membutuhkan pengelolaan agar dapat
dimanfaatkan untuk mencapai tujuan yang
menjadi tanggung jawab dan kewajiban
kegiatan substantif. Kegiatan substantif
maupun kegiatan fasilitatif menuntut orangorang untuk dapat menyandang tanggung
jawab kerja, bekerja secara tepat pakai dan
tepat guna dalam mengelola diri sendiri
maupun orang-orang dalam unit kerja yang
Gambar 1.4 Alat-Alat Automasi Kantor
sama ataupun unit-unit kerja lain. Dalam
pencapaian tujuan jangka pendek dari unit
kerja, seorang pegawai diharapkan mampu menciptakan dan menggunakan dokumen dalam
pekerjaannya. Ketika pegawai dapat memenuhi harapan dari unit kerjanya, ia akan dinilai
sebagai pegawai yang berprestasi. Di bawah ini akan dijelaskan tujuh unsur perkantoran yang
perlu ada agar suatu kegiatan perkantoran dapat berlangsung dengan baik.
Perkantoran dapat memiliki dua makna, yaitu (1) segala tindakan atau kegiatan yang
dilakukan dalam menyelesaikan pekerjaan dan (2) deretan bangunan, gedung, dan ruang
tempat kegiatan pegawai bekerja.
Dalam kegiatan perkantotan, kita harus merencanakan, mengatur, menjalankan kegiatan,

serta menggunakan benda-benda perkantoran dalam menyelesaikan tugas dan
tanggung jawab kita dengan efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.
Tujuh unsur dasar perkantoran terdiri dari pegawai (tenaga pendidik dan tenaga
kependidikan), aturan, ruang, peralatan, filing, formulir, dan laporan.
1.1 Tenaga Kependidikan

Sebuah kegiatan perkantoran tidak akan dapat berjalan jika tidak ada pegawai yang
menjalankan aktivitas perkantoran. Di UI, pegawai yang menjalankan kegiatan perkantoran
disebut sebagai tenaga kependidikan. Sebagai universitas yang ingin meningkatkan mutu, UI
memerlukan pegawai-pegawai yang memiliki sejumlah sifat dan keterampilan. Berikut ini akan
dipaparkan sifat dan keterampilan apa saja yang perlu dimiliki oleh pegawai di UI serta ciri-ciri
pegawai UI yang dianggap ideal.
1.1.1 Sifat dan Keterampilan Pegawai yang Diharapkan

Berbagai sifat dan keterampilan yang perlu dimiliki pegawai UI di antaranya adalah
loyalitas, berprestasi dalam pencapaian tujuan, dan kemauan meningkatkan kompetensi. Sifat,
keterampilan, dan kemauan ini harus semuanya ada pada pegawai yang diharapkan akan
membangun UI menjadi universitas riset kelas dunia. Sebelum dijelaskan ciri-ciri pegawai ideal,
akan disajikan beberapa contoh untuk memperjelas pemahaman pembaca.
a. Loyalitas
Saudara Popon bekerja di UI sejak tahun 1995 setelah lulus dari Sekolah
Menengah Atas (SMA) sebagai pembantu pelaksana yang bertugas membuka ruangan di
salah satu Fakultas di UI. Ia sering datang terlambat masuk kerja sehingga ia terburuburu dan tidak dapat mengecek ulang daftar jadwal kerjanya. Setelah sampai pun, ia
tidak langsung menuju tempat kerjanya, melainkan mampir terlebih dahulu ke kantin
untuk sarapan pagi. Akibat keterlambatannya, ia juga terlambat membuka ruangan kelas
yang akhirnya turut mempengaruhi proses belajar mengajar yang menjadi terlambat
pula.
Di sisi lain, rekan kerja Popon sebagai pembantu pelaksana, yaitu Pipin, bekerja
di UI sejak tahun 1991 setelah lulus dari Sekolah Menengah Atas (SMA). Pipin juga
memiliki tugas membuka ruangan-ruangan. Setiap pagi, Pipin selalu datang tepat waktu,
bahkan terkadang 45 menit sebelum masuk kerja ia sudah sampai di tempat kerjanya.
Dengan demikian, Pipin masih memiliki banyak waktu untuk mengecek ulang daftar
jadwal kerjanya dan tidak terlambat membuka ruangan kelas, sehingga proses belajar
mengajar mahasiswa pun tidak terlambat.
Perilaku Pipin yang selalu datang tepat waktu merupakan bentuk loyalitas atau
kesetiaan pada pekerjaannya. Ia melakukan pekerjaannya dengan baik, teratur, dan
sesuai dengan aturan yang ditetapkan oleh organisasi tempat ia bekerja. Sebaliknya,
kebiasaan Popon yang seringkali datang terlambat serta lebih mengutamakan
kepentingan pribadi dibanding pelaksanaan pekerjaannya mencerminkan sikap pegawai
yang tidak loyal.
b. Kerja Sepanjang Hidup vs Prestasi

Popon merupakan pegawai yang sering datang terlambat, tidak mau
mempelajari hal-hal baru, dan malas bekerja. Sepanjang kerjanya selama 13 tahun, ia
hanya bekerja sebagai pembantu pelaksana yang bertugas membuka dan mengunci
kembali ruangan-ruangan serta memberikan suguhan berupa makanan dan minuman
kepada pejabat UI dan tamu.
Sementara Pipin memulai karirnya di UI sama seperti Popon, yaitu sebagai
pembantu pelaksana. Akan tetapi, Pipin merupakan seseorang yang tidak pernah datang
terlambat, memiliki keinginan untuk mempelajari hal-hal baru, dan rajin mengerjakaan
pekerjaannya. Usahanya untuk terus mengembangkan diri dan memperbaiki kinerjanya
berbuah pada promosi jabatan yang lebih tinggi. Tiga tahun setelahnya, ia diangkat
menjadi staf di bagian operasional, dan 10 tahun kemudian diangkat menjadi pejabat UI.
Atas pencapaian kariernya itu, terlihat bahwa Pipin merupakan seseorang yang terus
ingin berusaha untuk mencapai prestasi yang lebih baik, dibandingkan dengan Popon
yang hanya bekerja sepanjang hidup sebagai pembantu pelaksana.
c. Kerja Menuju Pencapaian Tujuan

Pipin bekerja di UI sebagai pembantu pelaksana yang bertugas membuka
ruangan. Ia merupakan seorang pegawai yang rajin, tekun, dan gigih. Dengan ketekunan
dan keinginannya untuk mencapai prestasi yang lebih baik, ia mengikuti pelatihan
komputer yang diselenggarakan oleh tempat ia bekerja. Saat itu, perangkat komputer
masih belum populer digunakan, namun Pipin mempelajari penggunaan komputer
dengan tekun dan gigih sehingga ia dapat menggunakan komputer dengan terampil.
Beberapa tahun kemudian, Pipin diangkat menjadi staf di bagian operasional.
Kerajinan, ketekunan, dan kegigihan yang dimiliki Pipin merupakan tiga
komponen yang saling mendukung sehingga Pipin mampu meraih prestasi yang lebih
baik dan promosi. Karier Pipin semakin meningkat dan ia melanjutkan pendidikannya ke
jenjang sarjana dan magister.
Selain prestasi dan karier yang meningkat, jiwa kepemimpinannya juga semakin
meningkat. Keramahan, keluwesan, dan kesederhanaannya mendapat simpati banyak
orang dan ia mudah diterima di tengah-tengah pimpinan baik di tingkat Fakultas
maupun Universitas. Semenjak itu, Pipin memperoleh promosi jabatan struktural dan
diangkat menjadi pejabat struktural di UI.
d. Kemampuan (Kompetensi)
Di UI, tenaga kependidikan bertanggung jawab atas pekerjaan fasilitatif bersama
dengan tenaga pendidik yang melakukan pekerjaan substantif yaitu pendidikan,
pengajaran, dan penelitian. Pekerjaan fasilitatif yang dilakukan oleh tenaga
kependidikan diperlukan agar semua kegiatan kerja di UI dapat berjalan dengan lancar
dan mencapai visi misi yang telah dicanangkan. Oleh karena itu, seyogyanya tugas
seorang tenaga kependidikan tidak selalu mengerjakan pekerjaan rutin dan hanya
menunggu hingga akhir masa kerja, melainkan harus juga mengembangkan
kompetensinya.
Tenaga kependidikan dituntut untuk dapat meningkatkan pengetahuan dan
keterampilan yang selalu mengikuti perkembangan terkini. Dengan pengetahuan dan
keterampilan tersebut, tenaga kependidikan dapat saling mengisi dan memenuhi
kekurangan satu sama lain. Mereka juga dapat bersaing serta saling mendorong pegawai
lain untuk lebih meningkatkan kemampuan, agar pekerjaan dapat diselesaikan dengan
lebih cepat, tepat pakai dan tepat guna. Selain meningkatkan kompetensi, tenaga
kependidikan juga diharapkan dapat bergaul dengan baik dengan sesama rekan kerja,
pendidik, mahasiswa, serta alumni. Keramahan dan sikap ingin membantu dengan cepat
dan tepat dalam memenuhi kebutuhan inilah yang diharapkan oleh orang-orang yang
membutuhkan layanan.
Dari penjelasan di atas, dapat kita simpulkan bahwa pegawai UI yang ideal tidak hanya
diharapkan loyal dalam bekerja mencapai visi misi UI, namun juga selalu berusaha memperbaiki
diri dalam kompetensi maupun sikapnya dalam bekerja sama dan melayani orang lain. Selain
karakteristik-karakteristik ini, ada juga ciri-ciri pegawai ideal yang perlu ditunjukkan oleh staf
kependidikan UI.
Tenaga kependidikan di UI adalah pegawai yang menjalankan kegiatan perkantoran.
Sifat dan Keterampilan yang Diharapkan dari Tenaga Kependidikan UI:

Loyal
Selalu berusaha meningkatkan prestasi
Selalu mau belajar dalam bekerja mencapai tujuan
Memiliki kompetensi sesuai dengan tugasnya untuk ikut memajukan UI
1.1.2 Ciri-Ciri Pegawai Ideal

Pegawai ideal mempunyai ciri-ciri antara lain datang tepat waktu, bertegur sapa dengan
ramah, dan berpenampilan baik.
a. Datang Tepat Waktu

Tenaga kependidikan wajib tiba di tempat kerja sesuai dengan waktu kerja yang
ditetapkan UI. Hal ini perlu dilakukan karena tugas tenaga kependidikan banyak
menuntut kerja sama dan koordinasi, baik di dalam unit kerja maupun antara unit kerja
atau dengan instansi lain di luar UI. Jika para tenaga kependidikan selalu ada di tempat
kerjanya dan bekerja selama jam kerja yang telah ditetapkan, hal ini akan berdampak
positif pada peningkatan kedisiplinan dan penyelesaian pekerjaan tepat waktu.
Kedatangan yang tepat waktu dari tenaga kependidikan memang merupakan
gambaran kedisiplinan dan akan berdampak pada insentif kehadiran yang diterima
tenaga kependidikan. Akan tetapi, ketika setiap orang bergegas melakukan rekam
kehadiran, diharapkan hal ini dilakukan karena komitmen kerja yang tinggi dan bukan
hanya untuk memperoleh insentif semata. Insentif kehadiran yang diberikan UI adalah
sebagai apresiasi dan merupakan salah satu upaya UI memberikan ketenangan kerja
bagi pegawainya.
b. Bertegur Sapa dengan Ramah

Keramahan adalah ciri budaya bangsa Indonesia yang kita banggakan dan
seharusnya keramahan ini juga tercermin dalam kegiatan kita sehari-hari. Misalnya, jika
kita melihat keseharian aktivitas yang terjadi pagi hari ketika para pegawai UI baru saja
sampai dan berjalan menuju tempat merekam kehadirannya, sebagian besar telah
menunjukkan sikap ramah ini dengan bertegur sapa dari kejauhan saling menyapa
dengan Selamat pagi, Asalamualaikum, Hai, atau Apa kabar? Ada yang
mengucapkan salam sambil tersenyum dan melanjutkan dengan bercakap-cakap, namun
ada juga yang tidak bertegur sapa dan hanya diam tanpa ekspresi, mengacuhkan
lingkungan sekeliling, dan memancarkan air muka yang datar. Sikap seperti ini tidak
diharapkan ditunjukkan oleh pegawai UI, baik staf pendidik maupun staf kependidikan.
Sebaliknya, kebiasaan bertegur sapa dengan ramahlah yang akan membuat semua orang
yang bekerja di UI maupun tamu yang datang ke UI merasa nyaman. Oleh karena itu,
kita harus membiasakan hal ini pada setiap kesempatan.
c. Berpenampilan Profesional
Ciri lain dari pegawai yang ideal adalah penampilan yang profesional. Mengapa
penampilan menjadi penting? Penampilan merupakan perwujudan citra sebuah
organisasi. Ketika orang luar melihat tenaga kependidikan UI berpenampilan rapi dan
profesional, maka orang akan memiliki kesan yang positif terhadap pegawai tersebut
maupun terhadap UI secara keseluruhan, sehingga menimbulkan keinginan untuk
bekerja sama dengan UI. Tentunya, citra yang positif ini tetap harus diiringi dengan hasil
kerja yang positif pula.
Agar staf kependidikan UI berpenampilan profesional, disediakan seragam kerja.
Seragam, yang merupakan identitas institusi, tanpa disadari memberi kebanggaan,
sekaligus mengingatkan pemakainya akan tanggung jawab terhadap institusi. Misalnya
tenaga kependidikan laki-laki di Pusat Administrasi UI mengenakan seragam kemeja
warna biru muda berlogo dan celana panjang berwarna biru tua. Sementara tenaga
kependidikan perempuan mengenakan seragam biru tua berlogo. Saat ini, ketentuan
seragam di fakultas atau unit-unit lain di UI masih berbeda-beda, namun para staf
kependidikan diharap mengenakan pakaian kerja sesuai dengan ketentuan yang berlaku
di unit kerja masing-masing.
d. Mengelola Ruang Kantor dengan Baik

Pegawai UI yang ideal juga diharapkan mampu mengelola ruang kerjanya
dengan baik. Pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat dan tepat dengan adanya data
yang dikelola secara sistematis. Pengelolaan data secara sistematis akan memudahkan
pencarian data karena dapat diakses setiap saat jika ada pekerjaan yang membutuhkan
dukungan data tersebut. Dukungan data akan dapat diberikan setiap saat dibutuhkan
dengan selalu melakukan inventarisasi (pencatatan) data bila sebuah kegiatan telah
selesai berlangsung, atau dokumen telah selesai dibuat dan digunakan. Data perlu
disimpan dengan menggunakan sistem tertentu yang diketahui oleh setiap pegawai di
lingkungan UI. Dalam hal ini, pengelolaan dan penyimpanan data membutuhkan
pedoman, aturan, dan peralatan pendukung.
e. Mematuhi Instruksi dan Menjalankan Tugas Sesuai SOP

Seorang tenaga kependidikan yang baik tentunya harus menjadi bawahan yang
baik, yang berarti ia harus menjalankan tugasnya sesuai dengan instruksi atasan dan
deskripsi tugasnya berdasarkan Standard Operation Procedure (SOP). Menjadi bawahan
yang baik tidak berarti pasif. Jika ada hal-hal yang tidak jelas dan belum dipahami
bagaimana cara penyelesaiannya, maka diharapkan agar staf kependidikan memiliki
inisiatif untuk bertanya atau mencari tahu bagaimana untuk melaksanakan SOP dengan
benar. SOP memuat alur kerja dan alur kewenangan. Alur kerja dan alur kewenangan
tersebut diperlukan untuk menentukan sumber penciptaan surat dan informasi.
Contohnya, saudara Arjuna diberi tugas untuk mengerjakan laporan tahunan dari unit
kerjanya, namun ia lupa sistematika penulisan laporan tahunan karena baru saja pindah
dari unit kerja lain. Ia bertanya kepada rekan kerjanya, namun jawaban yang diperoleh
tidak jelas. Maka, ia berinisiatif untuk melihat SOP yang memuat cara penulisan laporan
tahunan.
f.
Membuat Laporan Secara Berkesinambungan

Penyelesaiaan pekerjaan dari tenaga kependidikan merupakan tanggung jawab
yang berhubungan antara unit kerja yang satu dengan unit kerja lain yang terkait. Oleh
karena itu, laporan tentang setiap pekerjaan perlu dibuat agar penyelesaian dan
tanggung jawab dapat dibuktikan dan diketahui oleh setiap orang/unit kerja di dalam
hierarki organisasi. Dengan adanya laporan kerja, unit dapat mengevaluasi dan
membuktikan sejauh mana kemajuan pekerjaan yang telah dicapai, faktor-faktor apa
yang menjadi kendala, dan sebagainya. Jadi, laporan merupakan alat yang sangat
penting dalam kegiatan perkantoran. Laporan hendaknya dibuat dengan bahasa yang
mudah dipahami, singkat, dan jelas. Laporan yang sistematis mencakup latar belakang,
tujuan, masalah, pembahasan, kesimpulan, dan saran.
g. Aktif dalam Bermusyawarah

Penyelesaian pekerjaan rutin di kantor mungkin dapat dilangsungkan tanpa
perlu membahasnya dengan orang lain, namun ada pekerjaan-pekerjaan yang akan
menghasilkan mutu yang lebih baik jika mendapatkan masukan atau usulan dari pihakpihak lain. Usulan-usulan itu dapat kita diskusikan secara informal, tetapi dapat juga
terjadi dalam rapat resmi. Ketika ada orang lain atau unit lain yang memberikan
masukan atau usulan sehubungan dengan penyelesaian suatu tugas, kita hendaknya
menganggap bahwa masukan dan saran itu akan membantu kita menghasilkan sesuatu
yang lebih baik. Dengan adanya keragaman pengetahuan dan keterampilan,
keberhasilan seringkali meningkat menjadi lebih baik dibanding jika memikirkannya
seorang diri.
h. Menjaga Kesehatan
Gambar 1.5 Menjaga Kesehatan
Seorang tenaga kependidikan

dapat
melakukan
tugas
dan
pekerjaannya dengan hasil yang lebih
baik jika kondisi tubuhnya sehat.
Kesehatan dapat berupa kesehatan
jasmani dan rohani. Kesehatan jasmani
dapat dibentuk dan dipelihara dengan
melakukan olahraga secara teratur
setiap hari. Sementara kesehatan rohani
dapat dipupuk dengan membina
hubungan baik dengan sesama rekan
kerja,atasan/pimpinan, dan juga dengan keluarga di rumah. Kegiatan-kegiatan yang

bertujuan mengembangkan kepribadian maupun spiritualitas kita juga sangat baik
untuk kesehatan rohani kita.
Gambar 1.6 Makanan Sehat
i.
Selain itu, dengan menjaga

lingkungan tempat kita tinggal, ruang
kerja yang bersih dan rapi, serta
mengonsumsi makanan empat sehat
lima sempurna, kita dapat mendukung
kesehatan kita sendiri. Kesehatan juga
perlu diperhatikan dengan menjaga
kebersihan tubuh dari ujung rambut
sampai ujung kaki.
Selalu Mau Belajar untuk Meningkatkan Kompetensi

Seorang pegawai UI yang ideal adalah pegawai yang selalu mau belajar dalam
berbagai kesempatan. Sikap selalu mau belajar ini sangat penting agar pegawai dapat
meningkatkan kompetensinya serta dapat menyelesaikan tugas dengan baik. Salah satu
hal yang dapat dilakukan pegawai untuk meningkatkan kompetensinya adalah mencatat
segala hal yang berhubungan dengan pekerjaan substantif dan fasilitatifnya. Untuk itu, ia
juga harus mengetahui pekerjaan operasional rutin UI serta tahu dimana dan siapa yang
terkait dengan setiap pekerjaaan. Pencatatan juga perlu dilakukan ketika rapat
berlangsung. Dengan mencatat, ia dapat melakukan peninjauan ulang, penilaian, dan
pengetahuan tentang hal terkait yang sudah dilaksanakan sebelumnya.
j.
Bekerja Sama dalam Melaksanakan Tugas

Pekerjaan apa pun tidak dapat diselesaikan oleh pegawai itu sendiri. Ia perlu
bekerja sama dengan orang lain karena pekerjaan tersebut merupakan tugas dan
tanggung jawab sejumlah bagian yang terkait. Keterkaitan satu sama lain menuntut
setiap pegawai atau unit kerja untuk memperhatikan unit kerja lain. Bekerja sama
menimbulkan rasa saling percaya, saling menghormati, serta suasana dan interaksi yang
menyenangkan antara satu pegawai dengan pegawai lainnya. Bekerja dalam kelompok
juga memungkinkan kelompok untuk menutupi kekurangan rekan kerja dan juga dapat
meningkatkan hasil kerja menjadi lebih baik.
10
Ciri-Ciri Pegawai UI yang Ideal:

Datang tepat waktu
Bertegur sapa dengan ramah
Berpenampilan profesional
Mengelola ruang kantor dengan baik
Mematuhi instruksi dan menjalankan tugas sesuai SOP
Membuat laporan secara berkesinambungan
Aktif dalam bermusyawarah
Menjaga kesehatan
Selalu mau belajar untuk meningkatkan kompetensi
Bekerja sama dalam melaksanakan tugas
1.2 Pengertian Kantor

Seorang dewasa akan disebut sebagai pegawai ketika ia melakukan kegiatan rutin dan
nonrutin dari pagi hingga sore bersama dengan sejumlah orang di dalam suatu wadah organisasi
untuk meraih tujuan sesuai dengan tugas yang diberikan kepadanya, sebagai bentuk tanggung
jawab terhadap institusi dan terkait dengan tugas orang lain sesuai dengan jabatan masingmasing. Kegiatan-kegiatan ini dijalankan di sebuah tempat yang disebut kantor. Kantor menjadi
tempat dan kegiatan kerja orang-orang untuk memperoleh kehidupan yang memberi manfaat
bagi banyak orang berupa produk dan/atau jasa dan juga bermanfaat bagi diri sendiriyaitu
memperoleh nafkahmaupun bagi organisasi. Dengan kata lain, kantor merupakan tempat
bekerja sekaligus pekerjaan yang melaksanakan pelayanan administrasi (administration services)
dan pelayanan kantor (office service) untuk keperluan manajemen.
a. Pelayanan Administrasi
Pelayanan administrasi merupakan tugas yang dijalankan oleh pegawai ketika
melakukan pekerjaan sesuai dengan jabatan dan tugas yang dituangkan dalam deskripsi
kerja. Misalnya, seorang tenaga kependidikan yang bekerja di unit tata usaha, tugasnya
antara lain adalah mencatat semua surat yang masuk dan keluar melalui unit tata usaha.
Semua kegiatan perkantoran yang berhubungan dengan data seperti kegiatan penulisan,
pencatatan, pencetakan, pemberkasan, perhitungan dan sebagainya disebut sebagai
kegiatan administrasi.
11
b. Pelayanan Kantor
Selain kegiatan yang berkaitan dengan data, banyak kegiatan di kantor yang
berkaitan dengan orang lain yang bertujuan untuk melayani permintaan atau kebutuhan
perorangan (baik pegawai lain atau pihak lain), unit kerja dan organisasi, serta organisasi
lain. Hubungan formal kerja dapat berjalan dengan baik dan menghasilkan produk/hasil
yang diinginkan jika disertai komunikasi tertulis. Komunikasi tertulis dapat berupa surat
(dengan berbagai jenis), formulir, dan laporan sehingga kesalahpahaman dan
kekurangan dapat dihindari. Dengan adanya komunikasi tertulis, pekerjaan administrasi
(seperti pencatatan) akan menjadi lebih mudah dan jika terjadi masalah akan lebih
mudah pula kita dalam mencari letak permasalahannya. Komunikasi tertulis juga dapat
menjadi bukti hukum. Kebiasaan berkomunikasi secara tertulis dengan administrasi yang
tertib akan menjadi nilai budaya kantor yang bersangkutan.
Tidak salah jika banyak orang memahami kantor hanya sebagai tempat atau
ruang kerja. Akan tetapi, di belakang semua pemahaman itu, kantor sebenarnya
merupakan identitas diri. Ketika ada orang bertanya kita bekerja di mana dan kita
menjawab di UI, maka tanpa kita sadari, kita memberi tahu pada orang lain bahwa kita
bekerja di sebuah institusi yang memberikan banyak manfaat bagi masyarakat dan kita
merasa bangga menjadi bagian dari institusi tersebut.
Seseorang disebut sebagai pegawai ketika ia bertugas dari pagi hingga sore bersama
dengan sejumlah orang di dalam suatu wadah organisasi untuk meraih tujuan institusi.
Kantor menjadi tempat kegiatan kerja yang memberikan manfaat bagi banyak orang
selain bagi pegawainya.
Kantor dapat berarti tempat bekerja sekaligus pekerjaan yang melaksanakan pelayanan
administrasi dan pelayanan untuk keperluan manajemen.
Pelayanan administrasi merupakan kegiatan perkantoran yang berhubungan dengan

data (misal: penulisan, pencatatan, pencetakan, pemberkasan, perhitungan).
Pelayanan kantor merupakan kegiatan yang bertujuan untuk melayani permintaan atau
kebutuhan perorangan, unit kerja dan organisasi, serta organisasi lain.
12
1.2.1 Unsur-Unsur Dasar Perkantoran

Kegiatan perkantoran harus dilakukan dengan terencana dan tertib berdasarkan
pedoman-pedoman pekerjaan. Sebagai tenaga kependidikan, mungkin tanpa kita sadari begitu
banyak kegiatan administrasi yang kita jalani serta peralatan perkantoran yang kita gunakan.
Kegiatan-kegiatan ini sangat penting karena selain menentukan kualitas hasil pekerjaan juga
akan menentukan nasib kita sendiri. Misalnya di UI, di mana setiap tenaga kependidikan pasti
memerlukan identitas awal mereka menjadi pegawai UI. Identitas ini tidak hanya diperlukan oleh
unit SDM untuk mengetahui jumlah pegawainya, namun nantinya juga akan diperlukan dalam
upaya pengajuan untuk kenaikan pangkat, sebagai bukti kepegawaian, serta hingga akhir
purnabakti dalam mengurus uang pensiun yang dikelola di bank. Oleh karena itu, tenaga
kependidikan sebaiknya memiliki kesadaran tentang unsur-unsur kantor, fungsi, dan
manfaatnya. Di bawah ini akan disampaikan penjelasan tentang berbagai unsur kantor dan
fungsinya.
1.2.1.1 Pegawai
Pegawai merupakan subjek pelaksana kegiatan kerja untuk memenuhi tuntutan dan
peraihan organisasi yang berjenjang. Pegawai ialah orang-orang yang membantu pimpinan
organisasi, baik kedudukannya sebagai pimpinan unit lini di jenjang rendah maupun staf
pembantu yang bertanggung jawab atas terlaksananya kegiatan penunjang organisasi.
Dalam menjalankan tugasnya, pegawai harus mengetahui bahwa ada aturan perintah
yang berjenjang sesuai dengan jenjang struktur organisasi. Jadi, misalnya seorang tenaga
kependidikan yang menangani masalah perawatan gedung, ketika ia mengetahui ada masalah di
gedung PAU, ia harus melaporkan hal ini kepada atasan langsungnya terlebih dahulu dan bukan
langsung ke Direktur Umum dan Fasilitas. Di lain pihak, ketika pimpinan memberi perintah ke
bawah pun harus mengikuti jenjang struktur yang telah ditetapkan. Organisasi menjalankan
manajemen untuk mengarahkan kerja para pegawai sesuai dengan peran dan status. Di sebuah
organisasi perkantoran, setiap pekerjaan yang berlangsung dan dikerjakan oleh seseorang tidak
berdiri sendiri, melainkan membutuhkan orang-orang dari unit kerja yang terkait dengan tema
pekerjaan. Pegawai tidak hanya ada dalam manajemen, melainkan juga di luar manajemen yang
disebut sebagai buruh atau pekerja.
Berdasarkan jenis pekerjaannya, pegawai dapat dibedakan atas dua golongan, yaitu:
a. Pegawai Advisory
Pegawai advisory bertugas memberi pertimbangan-pertimbangan kepada
pimpinan. Biasanya, mereka adalah orang-orang yang ahli dalam bidangnya masingmasing. Pegawai advisory seharusnya bekerja dengan cepat dan harus sudah siap
dengan usulan-usulannya jauh-jauh hari sebelum pertimbangannya ditanyakan oleh
pimpinan. Pegawai advisory hendaknya menyimpan serta memelihara data dan
informasi yang erat hubungannya dengan tugas pokok organisasi.
13
b. Pegawai Layanan
Pegawai layanan bertugas melancarkan, membantu pelaksanaan tugas pokok
dengan cara memberi pelayanan (bisa berupa surat, informasi, perhitungan, penyediaan
barang, dan sebagainya) sesuai dengan yang dibutuhkan. Yang termasuk petugas
layanan di UI misalnya pegawai bagian rumah tangga, pegawai tata usaha, pegawai
administrasi keuangan, pegawai bagian sumber daya manusia, pegawai bagian
perlengkapan, dan lain-lain. Pegawai layanan bertugas membantu kelancaran kegiatan
organisasi berupa pelaksanaan kegiatan nyata dan bukan menekankan pada pemberian
sumbangan pikiran (yang merupakan tugas pegawai advisory). Pegawai layanan
langsung bekerja menunjang kelancaran kerja organisasi.
1.2.1.2 Aturan
Setiap kegiatan perkantoran membutuhkan sejumlah aturan. Aturan dapat berupa
Undang Undang, peraturan, kebijakan, standar, pedoman, dan manual. Misalnya, pedoman
persuratan merupakan aturan yang dibutuhkan oleh setiap pegawai yang mengerjakan layanan
manajemen maupun layanan administrasi sehingga hasil surat dan dokumen seragam dalam
bentuk, bahasa, dan format.
Aturan, baik dalam bentuk Undang Undang, peraturan, maupun manual, berfungsi
sebagai standar dalam melakukan pekerjaan. Ada beberapa aturan (standar) yang perlu
dicermati dan dipelihara dalam pekerjaan, yaitu:
a. Standar Kerja
Untuk menjalankan kegiatan perkantoran perlu direncanakan dan ditetapkan bendabenda apa saja yang perlu ada, berapa jumlahnya (pengukuran kuantitas) dan
bagaimana spesifikasinya (pengukuran kualitas). Dengan kata lain, perlu diketahui
berapa jumlah peralatan kantor yang diperlukan dan bagaimana kualitas alat yang
diperlukan untuk dapat bekerja secara efektif.
b. Standar Alat
Setiap unit kantor mungkin saja membutuhkan peralatan yang berbeda untuk dapat
menjalankan kegiatan kerjanya. Misalnya, ada unit yang membutuhkan meja, komputer,
printer, telepon, lemari file dan mesin penghancur kertas, tetapi ada juga unit yang
hanya membutuhkan meja dan telepon.
14
c. Standar Lingkungan
Agar pegawai dapat bekerja dengan optimal, penataan ruang dan pencahayaan
sebaiknya mengikuti standar yang telah ditetapkan sehingga pegawai dapat bekerja
dengan nyaman.
d. Standar Proses
Untuk menjalankan perkantoran modern diperlukan beberapa standar proses kerja
seperti dalam melakukan filing, pendistribusian surat, penanganan keuangan, dan
sebagainya. Di UI misalnya, salah satu pedoman standar proses yang dipakai adalah
pedoman Tata Persuratan UI yang mengacu pada Tata Persuratan DIKNAS No.42/2006.
1.2.1.3 Ruang
Gambar 1.7 Ruang Kantor Bersekat
Ruang atau tempat adalah bidang

hampa untuk diisi dengan barang, orang, dan
kegiatan menuju peraihan diri, institusi, dan
unit kerja. Ruang kantor biasanya dibedakan
menjadi ruang kerja yang tertutup dan yang
terbuka. Ada ruangan kerja yang memiliki
panorama (pemandangan), namun ada juga
ruang kerja yang pemandangannya dibatasi
sekat agar pegawainya bisa lebih berkonsentrasi
dalam bekerja. Agar ruang kerja dapat
mendukung
kinerja
pegawai,
penerangan/pencahayaan dan pemilihan warna
yang digunakan di kantor menjadi sangat
penting untuk diperhatikan. Selain itu,
kebersihan dan kerapihan ruang perlu dijaga
agar pegawai dapat bekerja dengan nyaman.
Gambar 1.8 Ruang Kantor Terbuka
15
1.2.1.4 Peralatan
Peralatan kantor berfungsi membantu pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya. Ada
bermacam-macam perlatan kantor yang memiliki fungsi berbeda-beda. Peralatan standar yang
biasanya dibutuhkan di kantor adalah bolpoin, pensil, rak buku, sampai mesin faks, telepon dan
internet, serta mesin pemindai. Contohnya, seorang tenaga kependidikan UI menggunakan
beberapa peralatan untuk membalas surat. Draft surat dapat ditulis dengan bolpoin atau
langsung mengetiknya dengan komputer dan mencetaknya di kertas buram/bekas untuk
diberikan kepada atasan untuk diperiksa, kemudian setelah selesai dikoreksi dan dianggap
sesuai, surat dapat dicetak dengan kop surat resmi.
Biasanya, peralatan-peralatan perkantoran ini direncanakan pengadaannya melalui
pengusulan dalam sebuah Rencana Kerja Anggaran Tahunan (RKAT). Di bawah ini adalah
berbagai peralatan kantor yang biasa dipakai dalam kegiatan perkantoran:
Bolpoin
Meja tulis
Keranjang sampah
Pensil
Meja untuk mengetik
Stempel kantor
Perforator
Amplop
Tinta untuk stempel
Stapler
Kertas surat
Bantalan stempel
Gunting
Map surat kertas/plastik

(stopmap)
Setip/penghapus
Rak buku
Berbagai Penjepit Kertas
Buku Kuitansi
Mesin faks
Timbangan surat
Tinta printer
Telpon
Bloknot
LCD
Komputer
Lemari besi/brankas
Layar LCD
Printer
Kalender
Pembuka surat manual
Lemari filing
Buku-buku
Mesin pembuka surat
Bak/kotak potlot/pensil
Interkom (alat komunikasi

antar ruang/unit tanpa
pulsa)
Laci penyimpan kartu

kendali
Tusukan kertas
Ordner
Mesin penghancur
kertas
16
Bloknot
Stapler
Perforator
Berbagai Jenis Amplop
Penjepit Kertas (binder clips)
Penjepit kertas (paper clips)
Gambar 1.9 Berbagai Peralatan Kantor
17
Telepon dengan fungsi PABX (private

automatic branch exchange) yang
memungkinkan pembicaraan antar unit
internal bebas pulsa
LCD meja (Liquid Crystal Display).
Mesin pembuka surat
LCD gantung
Pembuka surat (manual)
Layar tampilan LCD
Laci penyimpan lembar kartu kendali
Mesin penghancur kertas
(lanjutan) Gambar 1.9 Berbagai Peralatan Kantor
18
Dalam perkantoran modern, berbagai jenis kertas surat biasa digunakan untuk fungsi
yang berbeda.
Kertas HVS 70/80 gram putih, dan folio untuk surat/SK.

Kertas HVS 80 gram kuarto untuk nota keuangan.
Pengetikan naskah pidato untuk dibacakan Rektor/kepala badan biasanya huruf besar
semua.
Surat biasanya menggunakan kertas dengan ukuran A4 dan dengan pedoman margin
(pias) sebagai berikut:
Pias atas 3 cm (termasuk kop surat).

Pias bawah 3 cm.
Pias kiri 4 cm.
Pias kanan 3 cm.
Di kantor, ukuran meja dan kursi hendaknya mengikuti standar tertentu agar pegawai
dapat bekerja dengan nyaman. Ukuran meja dan kursi yang biasa dipakai adalah:
Tinggi meja tulis sekitar 76 cm.

Tinggi meja tik sekitar 68 cm.
Tinggi kursi 40 sampai 44 cm dan luas 39x41 cm.
Jarak antara meja harus dijaga 60 cm.
Ruang untuk kursi 1 m.
Gambar 1.10 Meja dan Kursi Pegawai
Kursi selain dipakai untuk duduk ketika bekerja juga merupakan simbol dari jabatan.
Kursi untuk atasan dengan jabatan yang tinggi (misalnya direktur) berbeda dengan kursi untuk
atasan dengan tataran level supervisor/manager. Kursi untuk sekretaris dan pegawai pelaksana
juga berbeda. Bentuk kursi yang berbeda-beda ini disesuaikan dengan fungsi pekerjaan. Kursi
dari pejabat biasanya lebih besar dan lebih nyaman karena pejabat lebih banyak duduk dan
harus memikirkan kebijakan-kebijakan, sedangkan anak buahnya yang lebih banyak bergerak
19
mendatangi atasan diberikan kursi kerja yang lebih ringan sehingga memudahkannya untuk
bergerak.
Kursi Direktur
Kursi Manajer
Kursi Sekretaris
Kursi Karyawan
Gambar 1.11 Jenis-Jenis Kursi untuk Berbagai Jabatan
20
1.2.1.4 Filing
Filing, atau penataan surat, merupakan sistem

penyimpanan dan penemuan kembali dokumen yang
dihasilkan sebagai produk sertaan dari setiap tindakan
kerja oleh setiap pegawai suatu organisasi. Sistem ini
mencakup kebijakan dan legalitas pimpinan, aturan,
dan standar suatu oganisasi yang diketahui dan
digunakan oleh semua pegawai. Berkas yang dikelola
dan disusun berupa dokumen dari semua fungsi kerja
dari organisasi yang bersangkutan, serta semua
kegiatan kerja sebagai kumpulan
tindakan
yang
berlangsung
dari tindakan-
sepanjang
hidup
organisasi.
Penyimpanan dan penemuan kembali arsip
membutuhkan
sarana
fisik
penyimpanan
surat
(canner, nampan surat, filing cabinet, map, folder,

ordner, dan lemari arsip) baik dalam bentuk kertas
lepas dan/atau bentuk terjilid, maupun media
nonkertas serta sistem penyimpanan surat. Dengan
Gambar 1.12 Scanner
sistem filing yang baik, kita akan lebih mudah

menemukan kembali berkas-berkas yang diperlukan.
21
Rak surat bertingkat
Folder
Tab
Map gantung
Ordner
Filing cabinet (digunakan untuk menyimpan

file)
Gambar 1.13 Sarana Fisik Penyimpanan Surat
Di UI sendiri, sistem filing yang digunakan adalah sistem filing berdasarkan nama, subjek,
geografi dan angka, klasifikasi dan indeks relatif (yang ada di dalam pola klasifikasi UI).
22
1.2.1.6 Formulir
Formulir adalah produk sertaan (by-product) dari suatu tindakan kerja yang sama, yang
berlaku pada sejumlah orang, melibatkan objek yang sama dan berlangsung secara berulangulang. Formulir menunjukkan tindakan kerja seseorang sebagai pegawai. Dengan demikian,
penciptaan formulir dapat dilaksanakan ketika ada permintaan untuk menjalankan suatu
tindakan kerja yang berulang atau rutin. Formulir dibuat untuk menjalankan fungsi dari suatu
unit kerja. Formulir dibuat melalui permintaan kepada organisasi, dalam hal ini unit kerja yang
memiliki fungsi kerja mencipta/membuat formulir dan aturan formulir (misalnya unit yang
mengurusi manajemen kantor atau organisasi dan tata laksana).
Formulir merupakan alat untuk memperlancar komunikasi internal organisasi yang
mencerminkan metode dan prosedur yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna yaitu
orang-orang yang akan mengisinya dan orang-orang yang menafsir atau mengolah dan
mentransfer informasi formulir.
Unsur dasar yang diperlukan untuk membuat formulir adalah:
a. Kertas untuk formulir perlu pertimbangan mengenai keawetan, ketahanan, bobot,
ketembusan, ketebalan, permukaan, serta daya terima tinta, pensil, dan warna. Ukuran
kertas dipertimbangkan berdasarkan efisiensi dan standar penggunaan.
b. Kata-kata yang digunakan dalam formulir hendaknya jelas dan mudah dimengerti.
c. Garis dalam formulir berfungsi sebagai pembatas, pemisah, serta petunjuk.
d. Ruangan pada formulir perlu diperhatikan pemanfaatan dan pembagiannya sehingga
informasi yang diharapkan dapat dituangkan ke dalam ruangan yang disediakan.
Dalam membuat formulir kita tidak boleh lupa untuk memberikan judul pada setiap
formulir sehingga setiap orang dapat mengenali dan memahami tujuan dan fungsi formulir.
Judul sebaiknya ringkas dan jelas. Selain itu, nomor formulir juga diperlukan sebagai alat
pengenal formulir. Penomoran formulir dapat dilakukan secara urut.
Jika pengisian formulir agak rumit, diperlukan instruksi pengisian formulir. Instruksi pada
formulir merupakan penjelasan tentang apa dan bagaimana formulir yang bersangkutan harus
dikerjakan. Jika instruksi untuk pengisian formulir panjang, dapat diletakkan di halaman
belakang formulir.
1.2.1.7 Laporan
Laporan adalah wujud pertanggungjawaban pegawai dalam unit kerja yang sudah
menyelesaikan kegiatan kerja dalam suatu kurun waktu dan ruang tertentu sehingga informasi
yang dikandung dapat diketahui oleh setiap unit kerja yang ada dalam suatu organisasi,
khususnya unit-unit kerja terkait birokrasi ke atas. Laporan menjadi sarana/acuan dalam
membuat kebijakan serta mengevaluasi kegiatan kerja dan fungsi organisasi oleh atasan dan
pimpinan tertinggi serta para pemangku eksternal.
23
Laporan merupakan salah satu alat resmi dalam sistem yang ditujukan untuk
menyampaikan informasi dari bawahan kepada atasan menurut hubungan wewenang dan
tanggung jawab. Laporan bertujuan untuk memberikan gambaran tentang apa, di mana, kapan,
mengapa suatu hal terjadi, dan siapa yang bertanggung jawab terhadap kejadian tersebut.
Fungsinya adalah sebagai pertanggungjawaban dan pengawasan, penyampaian informasi, serta
bahan pengambilan keputusan.
LAPORAN
I. Pendahuluan
Maksud dan tujuan

II. Kegiatan yang telah dilaksanakan
..
..
..
III. Simpulan dan Saran
1.Simpulan
..
..
2.Saran
..
..
tanda tangan
nama jelas
(*) jabatan
(*) inisial pengonsep/pengetik/kode klasifikasi
Gambar 1.14 Contoh Laporan
24
Berbagai unsur-unsur dalam perkantoran yaitu:

Pegawai, yang terdiri dari dosen (tenaga pendidik) dan pegawai yang menjalankan kegiatan
penunjang (tenaga kependidikan).

Aturan, seperti aturan kepegawaian, pedoman tata persuratan, Standard Operation
Precedure (SOP), dll.
Ruang, yang dapat berupa ruangan tertutup maupun terbuka, bersekat maupun tidak
Peralatan kantor (missal: bolpoin, rak buku, mesin faks, telepon, komputer ) berfungsi
membantu pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya.
Filing, yaitu sistem penyimpanan dan temu kembali dokumen yang dihasilkan sebagai
produk sertaan dari setiap tindakan kerja.

Formulir, yang dibuat sebagai produk sertaan ketika ada permintaan untuk menjalankan
suatu tindakan kerja yang berulang atau rutin.

Laporan, yaitu wujud pertanggungjawaban pegawai dalam unit kerja yang sudah
menyelesaikan kegiatan kerja dalam kurun waktu dan ruang tertentu.
1.3 Data/Arsip
Data/arsip merupakan produk sertaan (by-product) dari pekerjaan atau kegiatan yang
sudah, sedang, dan akan dilakukan dalam bentuk terekam secara tertulis menggunakan kertas
maupun media rekam lain, seperti media elektronik.
Ada berbagai karakteristik arsip, yaitu:
a. Arsip yang dibuat bersamaan dengan pekerjaannya, misalnya ketika membuat surat,
perlu juga dibuat pertinggal atau arsipnya.
b. Arsip yang dibentuk sebagai informasi yang menjelaskan adanya:
pencampuran (combination)
penghilangan (elimination)
penyederhanaan (simplification)
perubahan (alteration)
25
c. Wujud arsip dapat dilihat dalam berbagai bentuk:
formulir-formulir
laporan
pengarahan
korespondensi
d. Arsip juga dapat berfungsi sebagai penjelasan tujuan sebuah kegiatan kantor:
menindaklanjuti
menjadi dasar pembuatan keputusan
mendukung pekerjaan di masa akan datang
Dengan demikian, setiap informasi yang memiliki nilai guna untuk masa yang akan
datang perlu disimpan agar mudah untuk ditemukan kembali setiap saat diperlukan.
26
BAB 2
PENANGANAN SURAT DAN BAHASA INDONESIA
SURAT-MENYURAT
2.1 Penanganan Surat
Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang sangat penting dalam kantor.
Organisasi pengurusan surat-surat kantor sangat berbeda dari instansi ke instansi. Dalam suatu
organisasi yang kecil, surat-surat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang pegawai dengan
merangkap tugas-tugas lain. Dalam suatu organisasi yang besar pengurusan surat-surat dapat
dikerjakan dalam bagian masing-masing, atau dapat juga dipusatkan di suatu bagian khusus
(bagian Sekretariat/Tata Usaha).
Pada umumnya, urusan penerimaan dan pengiriman surat-surat bersifat terpusat, yaitu
oleh bagian yang mengerjakan surat masuk dan surat keluar dari beberapa unit kerja atau kantor
lain. Contoh di Universitas Indonesia adalah bagian Rumah Tangga dan Tata Usaha, artinya
pegawai ditugasi untuk mengurus penerimaan dan pengiriman surat yang terpusat. Keuntungan
dari sistem surat terpusat ini adalah adanya keseragaman dalam pengurusan surat di semua unit
kerja, serta adanya penghematan (menghindari duplikasi surat dan penghematan sarana
kantor).
Pengurusan surat kantor adalah salah satu kegiatan yang sangat penting dalam kantor
Pengurusan surat kantor dapat dilakukan oleh seorang pegawai dengan merangkap
tugas lain (pada organisasi kecil), dalam unit masing-masing maupun unit khusus/seksi
ekspedisi (pada organisasi besar).
2.1.1 Penerimaan Surat

Selanjutnya, akan diuraikan cara pengurusan surat yang diterima di unit kerja. Setelah
surat-surat diterima, tenaga kependidikan harus segera memrosesnya untuk diserahkan kepada
pimpinan secepat mungkin. Alat-alat yang diperlukan dalam pengurusan surat ini antara lain
27
pembuka surat atau gunting untuk membuka amplop, stapler atau hechter, pensil, dan buku
agenda untuk mencatat surat-surat yang masuk.
2.1.2 Identifikasi Surat

Sebelum dibuka, surat yang masuk harus diidentifikasi terlebih dahulu. Identifikasi yang
dimaksud dalam hal ini merupakan pekerjaan pegawai sekretariat atau Tata Usaha, bukan hanya
sekretaris di unit pengolah. Tugas identifikasi pertama yang harus dilakukan adalah menentukan
surat-surat bagi pimpinan berdasarkan tingkat kepentingan surat, yang kebanyakan berupa
surat-surat dinas dari perorangan. Surat-surat yang penting ini dipisahkan dari surat-surat yang
kurang penting.
Surat-surat yang penting dapat diketahui dengan cara:
Periksa asal surat

Asal surat dapat dilihat dari pengirim, alamat, atau stempel pos. Staf sekretariat
atau tata usaha dan sekretaris dapat dengan segera memahami, apakah surat itu
penting atau tidak, apakah merupakan surat dinas atau pribadi. Staf sekretariat atau
Tata Usaha dan sekretaris perlu memahami kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh
pimpinan unit kerja, sehingga kita dapat membedakan mana yang penting dan yang
tidak untuk pimpinan.
Contoh kasus: Ada satu amplop putih dari sebuah Bank dengan tanda rahasia (RHS), dan
bertanda segera ke pimpinan kita. Selain itu ada amplop berwarna biru
muda tanpa nama pengirim, alamat ditulis tangan dan stempel pos dari
kota di mana putri dari pimpinan kita studi. Surat yang mana yang dapat
dibuka oleh staf Sekretariat dan Tata Usaha atau Sekretaris?.
Jawaban
: Kedua surat tersebut tidak boleh dibuka. Surat dari Bank tidak boleh
dibuka karena bersifat rahasia namun harus segera disampaikan kepada
orang yang dituju pada amplop. Surat amplop warna biru juga tidak
boleh dibuka karena bukan surat dinas dan hanya boleh dibuka oleh
orang yang dituju pada amplop surat.
Periksa cara pengiriman surat

Cara pengiriman surat yang dipergunakan oleh pengirim dapat juga memberikan
petunjuk kepada kita apakah sebuah surat tergolong surat penting. Yang dimaksud surat
penting adalah surat yang isinya terkait dengan kebijakan dan kegiatan organisasi.
Contoh kasus: Manakah dari surat-surat di bawah ini yang tergolong surat penting?
Surat dengan stempel segera

Surat dengan stempel kilat
Surat tanpa tanda-tanda cara pengiriman khusus
Surat tercatat
28
Jawaban
Surat panggilan untuk menerima pospaket

Sebuah amplop yang dilampiri oleh amplop besar berisi barang
cetak
: Surat dengan tanda-tanda cara pengiriman khusus adalah surat penting.

Jadi, pada kasus di atas, surat dengan stempel segera, dikirim secara
kilat, atau surat tercatat adalah surat yang tergolong sebagai surat
penting.
Setelah selesai mengidentifikasi dan memisahkan surat-surat yang penting dari semua
surat yang ada, kita dapat mulai memroses surat-surat yang penting lebih dahulu dan
menyisihkan untuk sementara surat-surat yang menurut perkiraan kurang penting. Ingatlah,
sebaiknya kita tidak membuka surat-surat pribadi meskipun tidak diberi tanda rahasia pada
amplopnya atau tanda pribadi. Surat pribadi dapat dikenali dari amplop surat, yaitu tanpa nama
dan/atau lambang institusi, ditujukan secara pribadi (tanpa nama jabatan), dan tidak
mencantumkan nama jabatan pengirim. Surat pribadi ini hanya boleh dibuka jika ada perintah
dari atasan. Jika tidak ada perintah, serahkanlah kepada yang berkepentingan/bersangkutan
tanpa membukanya. Pengurusan surat yang meliputi identifikasi, membuka dan seterusnya
merupakan suatu kegiatan yang tidak erat bagi kita, tetapi memerlukan ketelitian, karena tugas
ini akan memberikan bantuan besar dari banyaknya tugas-tugas pimpinan.
2.1.3 Pemilahan Surat

Setelah surat-surat diidentifikasi berdasarkan pengiriman surat, proses dilanjutkan
dengan pemilahan surat. Pemilahan surat dan pemisahannya dilakukan menurut beberapa
macam kelompok. Kelompok-kelompok yang dimaksud adalah:
Surat-surat dinas dan non-dinas

Sebagian besar surat yang diterima adalah surat-surat dinas, yaitu surat-surat yang erat
hubungannya dengan kegiatan kantor. Surat demikian biasanya dapat diketahui dengan
segera karena mempunyai ciri-ciri yang telah kita ketahui.
Surat dinas yang berasal dari instansi pemerintah (pusat-daerah), kantor-kantor swasta,
dan perorangan
Untuk identifikasi, karena surat berjumlah banyak, perlu disediakan sarana seperti kotak
surat terbuka atau rak sortir. Agar tidak keliru mengelompokkan surat, hasil sortir surat
ditempatkan tersendiri di dalam rak terbuka, rak sortir, atau alat lain sejenisnya.
Identifikasi surat dapat dilakukan baik terhadap surat-surat yang masih tertutup dalam
amplop ataupun surat yang sudah dibuka.
29
2.1.4 Pembukaan Amplop Surat

Pembukaan amplop surat dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
Amplop surat yang akan dibuka ditempatkan pada semacam kotak sehingga letak
amplop surat berdiri miring.
Letakkan kotak amplop surat tertutup tersebut di depan sedikit ke sebelah kiri sejauh
panjang lengan kiri kita. Di samping kanan kotak amplop surat tertutup, letakkan
kotak yang sejenis untuk tempat amplop surat yang telah dibuka.
Untuk amplop surat yang bertutup memanjang, sebaiknya dibuka dengan pisau.
Caranya yaitu dengan meletakkan amplop surat mendatar di atas meja dengan bagian
bertutup di atas serta berada di sebelah kanan.
Pegang amplop surat dengan tangan kiri dan masukkan pisau ke dalam sela-sela
lipatan amplop surat dengan tangan kanan. Dorong pisau memanjang lipatan tutup
amplop surat.
Cara membuka surat yang salah (dirobek)
Cara membuka surat yang benar (menggunakan

pembuka surat manual)
Gambar 2.1 Cara Membuka Surat
Cara merekat amplop yang benar
Cara merekat amplop yang salah
Gambar 2.2 Cara Merekat Amplop
30
Untuk amplop surat yang bertutup melebar, sebaiknya dibuka dengan pisau atau
digunting. Pertama, pastikan terlebih dahulu bahwa surat telah memenuhi seluruh
amplop surat. Geser surat di dalam amplop surat menjauhi daerah sampai bagian kanan
yang akan dipotong. Pegang amplop surat dengan tangan kiri dan dengan gunting di
tangan kanan potong melebar 2 (dua) atau 3 (tiga) milimeter memanjang tepian kanan
amplop surat. Bila ternyata surat memenuhi amplop surat, maka pembukaan amplop
surat dilakukan dengan pisau atau dengan menggunakan pembuka surat manual.
2.1.5 Pengeluaran Surat dari Amplop

Untuk mengeluarkan surat dari dalam amplop, dapat dilakukan cara berikut:
Amplop yang telah dibuka diletakkan pada kotak amplop surat yang telah dibuka
seperti letak amplop tertutup.
Untuk amplop surat bertutup memanjang, bagian yang terbuka menghadap ke atas,
lalu satu per satu amplop diambil dengan tangan kiri. Caranya, renggangkan bagian
yang terbuka dengan ibu jari kedua tangan dan ambillah surat dari dalam amplop
surat dengan jari-jari tangan kanan. Pastikan semua isi amplop surat dikeluarkan.
Untuk amplop surat bertutup melebar, bagian yang terbuka menghadap ke arah kita.
Untuk membukanya, tekanlah kedua sisi (lipatan) amplop surat agar terbuka. Putar ke
bawah amplop surat sehingga bagian yang terbuka menghadap ke bawah dan
keluarkan isi amplop surat. Pastikan semua isi amplop surat dikeluarkan.
Surat-surat yang telah dikeluarkan dari dalam amplop surat kemudian dibuka dan
diratakan/dirapikan lipatan-lipatannya. Satukan amplop dengan surat menggunakan
penjepit (klip/stapler) surat. Kemudian surat-surat disusun dan ditempatkan di dalam
kotak surat di atas meja kita. Jika diperlukan, sediakan kotak surat untuk surat-surat
khusus (urgent) dan tempatkan pada sisi yang mudah dilihat.
2.1.6 Pemeriksaan Surat Dinas

Setelah semua surat dikeluarkan dari amplop, proses selanjutnya yang perlu dilakukan
adalah memeriksa surat-surat dinas, yaitu dengan cara:
Surat-surat yang telah terbuka (telah ditempatkan di dalam kotak surat terbuka) satu
per satu diperiksa untuk memastikan tanda-tanda atau ciri-ciri surat sama dengan
yang terdapat pada amplop suratnya.
Periksa alamat di dalam surat apakah sesuai dengan yang ada di amplop surat. Jika
alamat (penerima) sama dan sudah distempel tanggal terima sesuai dengan amplop
surat, maka surat dan amplop disatukan dengan penjepit (klip/stapler). Jika pada
31
surat tidak terdapat alamat tujuan surat/alamat pengirim, amplop tetap disatukan
dengan surat lalu salin alamat tujuan/alamat pengirim pada surat.
Periksa lampiran pada surat apa memang benar ada dan sesuai. Jika tidak ada atau
tidak sesuai, tulis penjelasan mengenai keadaan lampiran tersebut pada lembar
disposisi dan buku agenda (pencatatan surat masuk/keluar).
Periksa isi surat apakah masih berhubungan dengan surat lain/sebelumnya sehingga
memerlukan beberapa penanganan tertentu, misalnya memerlukan berkas (file)
tertentu atau perlu diberitahukan kepada atasan sehingga memerlukan langkahlangkah tersendiri.
Setelah surat selesai diperiksa sesuai dengan tujuan alamat surat, setiap kelompok
surat perlu disusun secara sistematik, misalnya berdasarkan asal (sumber) surat,
berdasarkan urutan tanggal surat, dan sebagainya. Sistematika ini ditujukan untuk
memudahkan penanganan dan pengendalian.
Catatan: Seringkali kita mendapat surat undangan yang bersifat formal yang
tercantum RSVP pada bagian penutupnya. Ungkapan RSVP (Repondez Sil Vous Plait)
ialah tanggapan terhadap undangan yang ditunggu pengundang ketika yang
bersangkutan tidak dapat hadir. Tanggapan undangan sangat membantu persiapan
acara bagi pengelola acara dalam segala aspek, agar acara dapat berjalan
sebagaimana yang diharapkan pemilik acara. Cara menanggapi undangan cukup
dengan menelpon atau memfaksimili nomor telpon yang ada mengikuti cantuman
RSVP. Kemudian, pengelola acara akan mencocokkan tanggapan kita dengan daftar
undangan.
Proses penerimaan surat masuk diawali dengan membuka surat.
Sebelum dibuka, surat harus diidentifikasi terlebih dahulu.
Tugas identifikasi identifikasi pertama yaitu menentukan surat-surat bagi pimpinan

berdasarkan tingkat kepentingan surat.
Surat-surat yang penting dapat diketahui dengan cara memeriksa asal surat dan
memeriksa cara pengiriman surat (misal: segera).
Setelah diidentifikasi, surat-surat dinas selanjutnya dipilah dan dikelompokkan (missal:

surat dinas/non-dinas, rahasia, pribadi, dll).
32
2.2 Bahasa Indonesia Surat Menyurat

Surat merupakan sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara
tertulis. Semua yang tertulis dalam surat perlu disampaikan secara efektif sehingga ungkapan
pengirim sejalan dengan pemahaman penerima. Sehubungan dengan itu perlu dibuat ramburambu penyusunan surat-menyurat.
Untuk menyusun sebuah surat yang baik, perlu diperhatikan segala aspek penulisan
surat, seperti bentuk surat, bagian-bagian surat, dan bahasa surat.
2.2.1 Bentuk Surat

Secara keseluruhan, dikenal lima jenis bentuk surat, yaitu bentuk lurus penuh, bentuk
lurus, bentuk setengah lurus, bentuk bertakuk, dan bentuk paragraf menggantung. Di berbagai
belahan dunia, orang hanya menggunakan tiga bentuk surat yang berhubungan dengan surat
resmi atau formal, yaitu bentuk lurus penuh, bentuk lurus, atau bentuk setengah lurus. Oleh
karena itu, pada kesempatan ini hanya akan dibahas ketiga bentuk surat yang digunakan banyak
orang sebagai bentuk formal. Di UI sendiri, bentuk surat yang umum digunakan adalah bentuk
lurus dan setengah lurus (lihat Tata Persuratan di Lingkungan Universitas Indonesia, Surat
Keputusan Rektor Nomor 1575/SK/R/UI/2009).
a. Bentuk Lurus Penuh
Surat bentuk lurus penuh adalah surat yang seluruhnya dimulai dari pias kiri,
mulai baris pertama sampai baris terakhir. Tak ada satu bagian pun dari surat yang tidak
dimulai pada pias kiri: tanggal surat, awal paragraf, awal uraian, sampai nama, jabatan,
dan tanda tangan pembuat surat. Apabila surat ini harus ditandatangani beberapa
orangseperti surat kuasa, surat perjanjianatau perlu diketahui atau disetujui atasan,
maka peletakkan tanda tangan harus disusun ke bawah (tidak boleh kirikanan)
sehingga surat semacam ini menjadi panjang sekali.
b. Bentuk Lurus
Surat bentuk lurus serupa dengan bentuk lurus penuh dalam hal tubuh surat,
dari kalimat pertama sampai kalimat terakhir. Bedanya hanyalah pada tanggal surat
serta nama dan tanda tangan pembuat surat, di mana keduanya ditempatkan di bagian
kanan kertas surat, sehingga nomor dan tanggal surat, tembusan serta nama dan tanda
tangan pembuat, pemberi dan penerima kuasa, pihak pertama dan kedua dalam surat
perjanjian, dan lain-lain dapat ditempatkan sebaris (kiri kanan).
33
c. Bentuk Setengah Lurus

Surat bentuk setengah lurus serupa dengan bentuk lurus terutama dalam hal
tanggal serta nama dan tanda tangan pembuat surat. Bedanya terletak pada awal
paragraf baru yang selalu menjorok beberapa ketukan. Selain itu, hal-hal yang perlu
diurutkan di dalam surat diberikan penomoran dengan menjorok beberapa ketukan ke
kanan.
Bentuk Lurus Penuh
Bentuk Lurus
Bentuk Setengah Lurus
Keterangan bentuk surat:

a. kepala (kop) surat
b. nomor surat
c. tanggal
d. alamat yang dituju
e. hal/perihal
f. salam pembuka
g. pembuka
h. isi surat
i. penutup
j. salam penutup
k. nama jabatan
l. nama penanda tangan
m. NIP/NUP pejabat penanda

tangan
n. tembusan
o. lampiran
p. inisial (singkatan nama
pejabat yang berwenang)
Gambar 2.3 Contoh Bentuk-Bentuk Surat
Bentuk-bentuk surat yang umum digunakan terdiri dari bentuk lurus penuh, bentuk lurus,
dan bentuk setengah lurus.
Di UI, bentuk surat yang biasa digunakan adalah bentuk lurus dan bentuk setengah lurus.
34
2.2.2 Bagian-Bagian Surat

Setiap surat terdiri atas bagian-bagian yang dibedakan menjadi kepala surat, pembuka
surat, isi surat, dan penutup surat.
a. Kepala Surat/Kop Surat

Dalam menyampaikan secara resmi informasi kedinasan kepada pihak lainbaik
di dalam maupun di luar universitassetiap organisasi mempunyai kepala surat. Dalam
hal itu, yang dimuat adalah lambang atau logo, nama organisasi, alamat lengkap tanpa
singkatan termasuk kode pos, disertai telepon, faksimili, ratron (e-mail), dan laman
(website). Kepala surat dapat diberi warna berbeda atau diberi garis penutup. Di
universitas kita ini ada beberapa bagian yang masing-masing mempunyai kepala surat
tersendiri. Nama bagian itu dicantumkan di bawah lambang (makara) dan nama
universitas yang semuanya dicetak dengan huruf kapital, seperti Majelis Wali Amanat,
Senat Akademik Universitas, Direktorat Pendidikan, Pascasarjana, Program Vokasi, atau
Fakultas Ekonomi.
b. Pembuka Surat
Pada umumnya, pembuka surat meliputi bagian awal surat (nomor, lampiran, hal),
tanggal surat, nama dan alamat tujuan surat, serta salam pembuka. Akan tetapi dalam
perkembangannya, setiap instansi, badan, ataupun organisasi dapat saja memiliki versi
pembuka surat yang berbeda-beda.
Awal surat
Semua surat dinas resmi pada umumnya diawali dengan nomor surat.
Nomor surat ini sangat penting, karena dari sini kita dapat mengetahui berapa pucuk
surat yang dihasilkan/dibuat suatu organisasi, instansi, atau perusahaan. Selain itu,
nomor surat ini juga penting untuk memudahkan kita dalam menemukan kembali
surat tersebut. Semua surat yang mempunyai isi yang sama, pasti mempunyai
nomor yang sama. Suatu surat pengumuman ujian misalnya, apabila mahasiswa
yang diuji itu berbeda, pastilah waktu ujian pun berbeda, juga tanggal ujian nya
dapat berbeda. Cukup dengan memperhatikan nomor surat, kita akan mendapatkan
surat yang kita perlukan. Sebaliknya, jika berdasarkan pada tanggal surat saja, kita
akan mengalami kesulitan dalam pencarian surat, karena pada tanggal yang sama
mungkin saja dibuat puluhan surat.
Nomor dalam surat dinas resmi ditempatkan pada bagian kiri atas surat,
lurus di bawahnya diikuti dengan kata lampiran (jika ada yang dilampirkan), dan
hal yang akan disampaikan. Tanda titik dua yang ditempatkan di belakang kata
nomor, lampiran, dan hal berada pada satu garis lurus dengan huruf akhir dari
35
kata yang paling panjang; dalam hal ini huruf n dari kata lampiran. Jarak antarbaris
satu spasi.
sebaiknya tidak ditulis
melainkan
Nomor :
Lampiran :
Hal
:
Nomor :
Lampiran :
Hal
:
atau
Nomor:
Lampiran:
Hal:
Apabila hal surat dianggap sangat penting, hal surat itu dapat
dicantumkan langsung di bawah kepala surat, di mana surat seperti ini dikenal
dengan nama surat berjudul. Sementara apabila hal surat dicantumkan di bawah
nomor, surat semacam ini dikenal dengan nama surat berperihal. Perlu diperhatikan
bahwa nomor surat pada sebuah surat berjudul harus ditempatkan di bawah hal
surat yang dianggap penting itu. Biasanya, hal yang dianggap penting antara lain
adalah surat keputusan, surat tugas, pemberitahuan, dan pengumuman. Nomor
surat dari surat berjudul itu harus ditempatkan tepat di bawah judul itu, tanpa
dipisahkan garis di bawahnya.
melainkan
PENGUMUMAN
PENGUMUMAN
Nomor: . . ./. . . . . . . ./ . . .
Nomor: . . ./. . . . . . . ./ . . .
TENTANG
TENTANG
.................
.................
Tanggal surat
Penempatan tanggal surat ditentukan oleh bentuk surat tersebut. Seperti
yang sudah dikemukakan sebelumnya (lihat bagian 2.2.1), jika digunakan bentuk
lurus penuh, tanggal surat ditempatkan di bagian kiri atas, di bawah nomor surat.
Akan tetapi, jika bentuk surat yang digunakan adalah bentuk lurus atau setengah
lurus, tanggal surat ditempatkan di bagian kanan atas surat, satu garis dengan
nomor surat.
36
Ada satu hal yang perlu diperhatikan mengenai masalah letak tanggal surat,
yaitu tanggal serta jabatan, tanda tangan, dan nama penanda tangan surat HARUS
selalu ditempatkan pada satu garis vertikal. Maksudnya, jika tanggal surat
ditempatkan di bagian kiri surat, tanda tangan pun ditempatkan di sebelah kiri (pada
surat bentuk lurus penuh). Sementara jika tanggal surat ditempatkan di bagian
kanan surat, tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan (pada surat bentuk lurus
dan bentuk setengah lurus).
Ada kalanya, penyusun surat dinas resmi menempatkan tanggal surat
setelah Isi Surat, di bagian awal Penutup Surat di tempat biasanya ditulis salam
penutup, di atas jabatan penanda tangan surat. Secara tidak langsung hal ini
membuktikan bahwa nomor surat lebih penting daripada tanggal surat meskipun
setiap surat wajib diberi tanggal penyusunannya dan surat pribadi pada umumnya
tidak dibubuhi nomor surat.
Yang juga perlu diperhatikan dalam pembuatan surat resmi adalah
pencantuman nama kota. Untuk UI, meskipun pembuat surat (misalnya, pimpinan
universitas) berada di Depok, namun di muka tanggal surat tidak perlu dicantumkan
kata Depok, karena dalam kepala surat sudah tertera alamat Universitas Indonesia
yang memang terletak di Depok. Oleh karena itu, tidak ada gunanya nama tempat
disebutkan dua kali. Akan tetapi, karena ada beberapa fakultas dan lembaga yang
berada di Jakarta, kata Jakarta wajib dicantumkan di muka tanggal surat jika surat
itu dibuat di Jakarta.
Jadi, dalam surat berperihal, nama kota HANYA dicantumkan apabila tidak
dibuat di tempat organisasi itu terletak. Nama kota juga perlu dicantumkan di muka
tanggal surat apabila surat yang dibuat itu adalah surat berjudul. Pada surat
berjudul ini, tanggal surat ditempatkan sebelum jabatan penanda tangan surat.
Nama dan alamat tujuan surat

Seringkali ditemukan, di depan setiap nama orang/badan yang dikirimi surat
tercantum kata kepada. Karena semua surat, pasti dikirim kepada orang atau
badan tertentu, jadi tidak perlu dicantumkan kata kepada. Hal ini sesuai dengan
panduan bahwa surat resmi haruslah efisien atau singkat. Jika prinsip surat itu
singkat, apa pun yang tidak akan mengubah pemahaman ketika dihilangkan,
seharusnya dihilangkan. Jadi, apabila tanpa kata kepada, setiap orang pun mengerti
bagi siapa surat itu, maka kata kepada tidak perlu lagi dicantumkan.
Selain kata kepada, nama orang/badan yang dikirimi surat seringkali
didahului singkatan Yth. Singkatan Yth. ini sebaiknya dicantumkan di muka nama
atau jabatan seseorang, TIDAK dicantumkan di muka nama instansi, organisasi, atau
perusahaan yang dituju, karena yang dihormati adalah orang, bukan instansi,
organisasi, ataupun perusahaan.
37
melainkan
Yth. PT Abimanyu
Yth. Pimpinan PT Abimanyu
Yth. Institut Sains Modern
Yth. Rektor Institut Sains Modern
Apabila di muka nama orang yang dikirimi surat itu terdapat gelar akademik,
jangan lagi ditambahkan sapaan Bapak, Ibu, atau Saudara. Ada baiknya sapaan
tidak dicantumkan, terutama jika pengirim surat tidak mengenal orang yang dikirimi
surat, karena tidak jarang pengirim surat menggunakan sapaan yang keliru.
Misalnya, tercantum pada surat sebagai berikut:
melainkan
Yth. Bapak Drs. Miruzam Chaer

Kepala Subag Akademik FIB UI
Kampus UI
Depok
Yth. Drs. Miruzam Chaer

Kepala Subag Akademik FIB UI
Kampus UI
Depok
Pada kenyataannya, Miruzam Chaer adalah seorang ibu. Jika yang tercantum
hanya Yth. Drs. Miruzam Chaer, kesalahan dianggap lebih kecil karena orang tidak
lagi membedakan Drs./Dra.
Seringkali, pengirim surat mencantumkan nama dan jabatan orang yang
dikirimi surat pada sampul surat. Mana yang harus dicantumkan terlebih dulu, nama
atau jabatan orang yang dikirimi surat? Jika surat itu surat pribadi, tidaklah menjadi
masalah. Akan tetapi, jika surat itu surat dinas ataupun surat resmi lain, sebaiknya
dicantumkan terlebih dahulu jabatan dari orang yang dikirimi surat, baru namanya.
Atau dapat juga hanya dicantumkan jabatan dari orang yang dikirimi surat.
Mengapa? Sebetulnya, surat HANYA boleh dibuka oleh orang yang namanya
tercantum pada sampul surat, dan tidak boleh dibuka oleh orang lain. Seseorang
dapat menjadi sangat marah jika surat yang ditujukan kepadanya dibuka orang. Jadi,
jika di kantor ada surat yang ditujukan kepada pribadi, surat itu tidak akan dibuka
siapa pun kecuali diminta oleh orang yang namanya tercantum pada sampul surat.
Misalnya, tercantum pada surat sebagai berikut:
38
melainkan
Yth. Prof. Dr. Multamia RMT Lauder

Direktur Pendidikan
Kampus Universitas Indonesia
Depok 16424
Yth. Direktur Pendidikan

Prof. Dr. Multamia RMT Lauder
Kampus Universitas Indonesia
Depok 16424
Apa yang akan terjadi jika surat itu sebenarnya surat dinas yang harus
segera ditanggapi, namun orang yang namanya tercantum pada sampul surat
sedang sakit, ke luar kota, atau menghadapi halangan lain sehingga surat tidak dapat
dibuka untuk waktu yang cukup lama? Hal ini menjadi alasan mengapa jika surat
yang dikirim adalah surat dinas resmi, akan jauh lebih baik untuk mencantumkan
jabatan orang yang dituju sehingga surat itu dapat dibuka oleh wakilnya,
bawahannya menurut struktur organisasi, atau orang lain yang ditunjuk.
Nama dan alamat orang/badan yang dikirimi surat tidak diungkapkan dalam
bentuk kalimat, karena itu TIDAK BOLEH diakhiri dengan titik kecuali tanda itu
mengakhiri sebuah singkatan. Nama jalan dari wilayah atau nama wilayah dari kota
madya hendaknya dipisahkan dengan tanda koma, tidak dengan tanda hubung.
melainkan
Jalan Merah Delima 8 Cawang.

Jakarta Timur.-
Jalan Merah Delima 8, Cawang

Jakarta Timur
atau
atau
Jalan Merah Delima 8.

Cawang Jakarta Timur.
Jalan Merah Delima 8

Cawang, Jakarta Timur
Salam pembuka
Kita sering melihat surat resmi/formal yang diawali dengan salam pembuka
Dengan hormat. Akan tetapi, dalam perkembangannya, salam pembuka ini
sebenarnya tidak lagi dilakukan dalam surat resmi/formal, melainkan langsung
diungkapkan isi surat. Oleh karena itu, di UI berdasarkan pedoman Tata Persuratan
yang berlaku, salam pembuka ini tidak perlu dicantumkan karena orang yang dikirimi
surat itu sudah disapa dengan Yth. (singkatan dari Yang terhormat) yang
ditempatkan di muka nama orang yang dikirimi surat, sehingga tidak perlu diulang
kembali pada salam pembuka.
39
c. Isi Surat
Isi surat, seperti semua tulisan/karangan, seyogyanya terdiri atas tiga bagian,
yaitu pembuka, tubuh, dan penutup. Pada umumnya, pembuka surat disatukan dengan
tubuh, namun ada baiknya pembuka dipisahkan dari tubuh surat. Pembuka merupakan
kalimat atau paragraf pembuka sebuah surat yang biasanya berhubungan dengan tujuan
pembuatan surat itu, baik berupa jawaban/tanggapan atas surat yang telah diterima
sebelumnya atau apa yang diharapkan dari orang/badan yang dikirimi surat.
Tubuh surat dapat berupa satu atau beberapa paragraf inti surat dinas yang
mengemukakan apa yang ingin disampaikan. Sebelum membuat draft/konsep surat,
sebaiknya pengirim surat membuat catatan apa saja yang akan dikemukakan supaya
dapat direncanakan panjangnya surat. Isi surat diakhiri dengan penutup surat, yang
merupakan kalimat atau paragraf akhir sebuah surat yang mengemukakan harapan
pengirim surat atas apa yang disampaikannya.
Semua ini dikemukakan secara singkat dan padat, namun tetap perlu
disampaikan dengan jelas agar tidak membingungkan siapa pun yang membacanya.
d. Penutup Surat
Bagian penutup surat dinas resmi terbagi atas salam penutup, jabatan penanda
tangan, nama pejabat, NIP/NUP, tembusan, lampiran (jika ada) dan inisial singkatan
nama pejabat yang berwenang.
Salam penutup
Pada umumnya, salam penutup surat resmi adalah Hormat kami. Akan
tetapi, dalam surat dinas UI tidak digunakan salam penutup, melainkan langsung
menyebutkan jabatan penanda tangan surat. Tidak jarang, di tempat salam
penutup, dicantumkan tanggal surat, bila tidak dicantumkan pada pembuka surat.
melainkan
Hormat kami,
Direktur Pembinaan SDM,
Direktur Pembinaan SDM,

ttd.
ttd.
Ir. Herr Soeryantono, M.Sc., Ph.D.
NIP195501241985031002
Ir. Herr Soeryantono, M.Sc., Ph.D.

NIP195501241985031002
40
Jabatan penanda tangan surat

Setelah menutup bagian isi surat, surat dinas resmi langsung diakhiri dengan
jabatan penanda tangan surat. Di bawah jabatan penanda tangan surat diberikan
tempat tanda tangan.
Mengingat banyaknya surat yang harus ditandatangani seorang pejabat,
biasanya ada pendelegasian penandatanganan surat yang biasanya disesuaikan
dengan bidang masing-masing. Dalam hal ini, ditempatkan singkatan a.n. (atas
nama) di muka jabatan penanda tangan, di bawahnya dicantumkan jabatan pegawai
yang didelegasikan. Misalnya, jika Rektor mendelegasikan masalah surat keputusan
kepada Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan, maka singkatan a.n.
dicantumkan di muka jabatannya (dalam hal ini Rektor). Di bawahnya, dicantumkan
pegawai yang didelegasikan (dalam hal ini Wakil Rektor Bidang Akademik dan
Kemahasiswaan), diikuti tanda tangan, nama, dan NIP Wakil Rektor. Jadi, nama
Rektor TIDAK lagi dicantumkan. Dalam hal ini, singkatan a.n. sangat penting
fungsinya. Jika tidak dicantumkan, Wakil Rektor dianggap memalsukan tanda tangan
Rektor, apalagi jika nama Rektor tetap tercantum.
sebaiknya ditulis sebagai berikut

a.n. Rektor,
Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan,
ttd.
Dr. Ir. Muhammad Anis, M.Met.

NIP195706261985031002
Karena merupakan pendelegasian, penanda tangan surat atas nama TIDAK

perlu melaporkan apa yang sudah dilakukannya kepada pejabat atasan yang
diwakilinya.
Penandatanganan surat yang ditujukan kepada instansi atau organisasi di
luar Universitas hanya boleh ditandatangani oleh Rektor, Wakil Rektor, atau
Sekretaris Universitas. Sementara penandatanganan surat untuk instansi
nonpemerintah dapat dilakukan sampai tingkat direktur dengan tembusan kepada
Wakil Rektor terkait.
41
Penandatanganan surat yang ditujukan kepada instansi atau organisasi di

luar Fakultas, Program Pascasarjana, atau Program Vokasi dilakukan oleh
Dekan/Ketua. Kerja sama antara Fakultas dengan Fakultas dari Universitas lain dapat
dilakukan oleh Fakultas dengan tembusan kepada Sekretaris Universitas.
Apabila Dekan berhalangan, penandatanganan dapat didelegasikan kepada
pejabat setingkat di bawahnya dengan mencantumkan a.n. di muka nama pejabat
penanda tangan surat, diikuti dengan nama jabatan penanda tangan yang ditik lurus
di bawahnya, dilanjutkan dengan tanda tangan, nama jelas dan Nomor Induk
Pegawai (NIP) atau Nomor Urut Perekaman (NUP) penanda tangan surat.
Jika pejabat yang diberi wewenang menandatangani berhalangan,
penandatanganan surat dapat dikuasakan kepada pejabat setingkat di bawahnya
dengan mencantumkan u.b. (untuk beliau) di bawah nama pejabat yang seharusnya
menandatangani surat, diikuti dengan nama jabatan penanda tangan yang ditik lurus
di bawahnya, dilanjutkan dengan tanda tangan, nama jelas dan Nomor Induk
Pegawai (NIP) atau Nomor Urut Perekaman (NUP) penanda tangan surat. Karena
pejabat itu dikuasakan atasannya, semua yang sudah dilakukan penanda tangan
surat untuk beliau WAJIB dilaporkan oleh pejabat bawahan kepada pejabat
atasannya.
sebaiknya ditulis sebagai berikut

u.b.
Direktur Pendidikan,
ttd.
Prof. Dr. Multamia RMT Lauder
NIP195508031980032001
Nama pejabat
Nama pejabat adalah nama orang yang menandatangani surat, baik nama
pejabat sebenarnya, maupun pejabat yang didelegasikan. Jadi, perlu diperhatikan
bahwa tanda tangan HARUS sesuai dengan nama pejabat yang dicantumkan di
bawahnya. Jika tidak, tanda tangan itu dianggap palsu meskipun surat itu
ditandatangani atas nama atau untuk beliau.
42
Nomor Induk Pegawai (NIP) atau Nomor Urut Perekaman (NUP)

Nomor Induk Pegawai atau Nomor Urut Perekaman ditempatkan langsung
di belakang singkatan NIP/NUP, TIDAK diberi tanda titik, juga tidak dipisahkan
dengan spasi, contohnya: NIP19651023199031002.
NIP/NUP dalam surat dinas resmi WAJIB dicantumkan mengingat banyaknya
orang yang mempunyai nama yang sama, diketik dalam garis lurus di bawah nama
pejabat.

ttd.
Dr. Ir. Muhammad Anis, M.Met.
NIP195706261985031002
Tembusan
Jika surat yang ditulis itu dikirim kepada beberapa pihak, di bagian kiri
bawah perlu disebutkan kepada siapa saja surat itu kita kirim. Apabila bentuk
suratnya lurus penuh, tembusan ditempatkan di bawah nomor induk pegawai.
Apabila bentuk suratnya lurus atau setengah lurus, tembusan ditempatkan di
bagian kiri, satu garis dengan nama pejabat. Jika hanya dikirim pada satu orang,
nama pejabat/orang yang dikirimi tembusan dapat langsung ditulis. Sementara jika
lebih dari satu, maka harus diberi nomor urut pada pejabat-pejabat/orang-orang
yang dikirimi tembusan.
Karena semua surat dinas akan diarsipkan, maka di bawah tembusan TIDAK
perlu dicantumkan kata arsip atau pertinggal.
Lampiran
Jika pada surat yang dikirim dilampirkan sesuatu, pada bagian awal surat
perlu dituliskan kata lampiran, diikuti jumlah yang dilampirkan, misalnya dua
halaman/dua lembar, jika yang dilampirkan itu dua halaman mengenai masalah
yang sama. Jika yang dilampirkan terdiri dari dua masalah, berapa pun jumlah
halamannya, biasanya dituliskan dua berkas.
Dalam surat dinas resmi, lampiran ditulis di bawah nomor surat, sementara
dalam surat nondinas, lampiran ditempatkan di bawah tembusan.
43
Inisial nama pejabat yang berwenang

Inisial nama pejabat yang berwenang dalam surat dinas resmi biasanya
berwujud paraf ditempatkan di samping kiri jabatan penanda tangan surat. Hal ini
menunjukkan siapa pengonsep suratnya sehingga penanda tangan surat tahu siapa
yang perlu dihubungi/ditegur jika ada kesalahan.
Cap/Stempel surat
Tidak boleh dilupakan bahwa surat dinas yang dikirim HARUS dibubuhi cap
selain tanda tangan. Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian kiri tanda
tangan dari pejabat yang menandatangani surathendaknya cap itu TIDAK
menutupi tanda tangan supaya tampak jelas wujud tanda tangannya.
Surat terdiri dari empat bagian utama, yaitu kepala/kop surat, pembuka surat, isi surat,
dan penutup surat.
Kepala/kop surat merupakan bagian yang berisi adalah lambang atau logo instansi,
nama instansi, alamat lengkap tanpa singkatan termasuk kode pos, disertai telepon,
faksimili, ratron (e-mail), dan laman (website).
Pembuka surat meliputi awal surat (nomor, lampiran, dan hal), tanggal surat, nama dan
alamat tujuan surat, dan salam pembuka.
Isi surat merupakan bagian inti surat yang terdiri dari pembuka, tubuh, dan penutup.
Penutup surat meliputi salam penutup, jabatan penanda tangan surat, nama pejabat,
NIP/NUP, tembusan, lampiran, inisial nama pengonsep surat, dan cap/stempel
organisasi.
44
2.2.3 Bahasa Surat

Dari segi bahasa, surat merupakan suatu tulisan yang sangat berbeda dari berita, cerita,
ataupun tulisan ilmiah. Bahasa surat sangat berbeda dari jenis tulisan lainnya. Hal yang paling
inti dari bahasa surat adalah bahwa semuanya diungkapkan secara singkat, padat, tetapi jelas.
Tidak jarang orang atau badan atau organisasi menerima sangat banyak surat. Dapat
dibayangkan kalau surat itu panjang seperti berita, cerita, atau karya ilmiah, betapa banyak
waktu yang terbuang untuk memahami apa yang ingin dikemukakan. Yang terpenting dalam
penulisan surat adalah bahwa apa yang mau disampaikan itu dapat dipahami. Akan tetapi,
karena tulisan itu bukan karya ilmiah, maka diusahakan agar tulisan dapat dikemukakan secara
singkat. Meskipun demikian, diharapkan informasi tetap dapat dipahami dengan mudah. Oleh
karena itu, penulisan surat harus direncanakan dengan baik.
Bahasa surat dinas resmi haruslah bahasa resmi atau formal. Dalam surat-surat yang kita
lihat sekarang, sangat banyak digunakan kata-kata nonformal, kata daerah, dan kata asing. Jika
kata-kata daerah dan/atau asing dianggap tidak ada padanannya yang tepat dalam bahasa
Indonesia, kata/ungkapan itu dapat digunakan, namun harus digarisbawahi atau dicetak miring
yang menunjukkan bahwa kata/ungkapan itu bukan kata Indonesia. Sifat resmi atau formal surat
akan hilang jika bahasa yang digunakan di dalamnya bukan bahasa resmi. Ciri yang mudah
terlihat dalam bahasa resmi adalah penggunaan kata sapaan, kata ganti, imbuhan, dan
kelengkapan kalimat.
Kata sapaan merupakan ciri penunjuk bahasa formal yang sangat menonjol. Dalam
bahasa formal, orang yang kita hormati biasanya kita sapa dengan kata Bapak, Ibu, Saudara,
Kita, atau gelar, jabatan, dan pangkat orang itu. Sementara dalam bahasa nonformal, rekan
dapat kita sapa dengan Mas, Mbak, Yu, atau hanya nama. Perlu diperhatikan bahwa huruf
pertama dari kata-kata sapaan harus ditulis dengan huruf kapital. Kata-kata itu TIDAK diawali
dengan huruf kapital jika tidak menyapa orang dan berlaku umum. Misalnya: Anak yatim sudah
tidak mempunyai bapak. Untuk menyebut diri sendiri, dalam bahasa formal digunakan kata
saya; kata aku tidak boleh digunakan. Gunakan satu bentuk sapaan untuk merujuk orang yang
sama dalam surat yang kita buat. Jika menggunakan sapaan Bapak, misalnya, maka harus
konsisten dalam seluruh surat, dan tidak boleh diselingi dengan sapaan Saudara.
Dalam bahasa formal, imbuhan harus digunakan secara jelas. Tidak digunakannya
imbuhan, menunjukkan bahwa bahasa yang digunakan bukanlah bahasa formal. Imbuhan hanya
dapat dihilangkan dalam kalimat perintah. Misalnya, kalimat terakhir paragraf di atas
merupakan sebuah perintah. Oleh karena itu, kata gunakan tidak perlu diberi awalan me.
Jika kalimat ini tidak berwujud perintah, kalimat itu dapat dikemukakan sebagai Sebaiknya kita
menggunakan satu bentuk sapaan untuk merujuk orang yang sama dalam surat yang kita buat.
Awalan me juga tidak perlu digunakan jika di muka kata kerja digunakan kata ganti saya atau
kami.
Berikut ini adalah contoh surat yang menunjukkan sejumlah kesalahan. Di bawahnya,
akan diberikan penjelasan mengenai apa saja dan mengapa terdapat kesalahan dalam surat
tersebut. Setelah itu, akan ditunjukkan bagaimana seharusnya surat itu dibuat. Jika pegawai
45
yang membuat konsep surat masih membuat kesalahan, sebaiknya ditunjuk orang yang memiliki
kemampuan untuk menyuntingnya sebelum surat itu dikirim.
AKADEMI EKA USAHA

Mendidik mahasiswa menjadi wirausaha handal
Jln. Alamanda II/1-3
Jakarta Selatan 12460
Telp. 7727494, Fax. 7727564, E-mail: eka_usaha@yahoo.com
Nomor : 721/ITNS/A1/ak/VIII/09
Lamp: 1 lembar
Hal: Permohonan Pengajar
Jakarta, 10 Agustus 2009
Kepada Yth.
Rektor Universitas Indonesia
Kampus Baru UI Depok
Depok 16424,Dengan hormat,
Lembaga pendidikan kami baru membuka Program Bahasa Jepang, sehingga
sangat perlu beberapa pengajar-pengajar dibidang itu.
Bersama ini kami mohon bantuan tenaga pengajar mata kuliah Pengkajian
Drama, Pengkajian Puisi, Fonologi dan Morfologi Bahasa Jepang, selain untuk
mengajar para mahasiswa kami, para pengajar-pengajar itu juga diperlukan untuk
membina para pengajar kami agar kelak mampu berdiri sendiri.
Kami percaya permohonan ini akan bapak kabulkan. Atas perhatiannya
diucapkan terimakasih.
Wassalam,
ttd.
Hamid Abdullah
Kepala Akademi Eka Usaha
Gambar 2.4 Contoh Surat yang Salah
46
Pada contoh surat tersebut, terdapat beberapa kesalahan baik pada bagian kepala surat,
pembuka surat, isi surat, dan penutup surat. Pada bagian kepala surat, beberapa kesalahan
kebahasaan yang dapat diamati pada contoh surat tersebut antara lain:
Alamat seharusnya ditulis lengkap tanpa singkatan, sehingga Jl. harus ditulis Jalan.
Di belakang nama jalan tercantum dua angka yang menunjukkan bahwa bangunan itu
terdiri atas dua kapling (nomor 1 sampai 3). Untuk menunjukkan pengertian sampai,
tanda yang seharusnya digunakan bukanlah tanda hubung, melainkan tanda pisah.
Pada mesin tik dan komputer, tanda pisah baru akan terlihat jika kita mengetik dua
buah tanda hubung di antara angka atau kata yang dimaksud, tanpa spasi. Jika
komputer tidak disiapkan untuk menghasilkan tanda pisah, akan terlihat dua buah
tanda hubung yang senilai dengan tanda pisah, (1--3), namun jika komputer disiapkan
untuk menghasilkan tanda pisah, pada layar akan terlihat 13.
Sebuah perusahaan, organisasi, atau institusi sering mempunyai beberapa nomor

telepon. Pada kepala surat, nomor-nomor itu akan dipisahkan satu sama lain dengan
tanda koma. Pada contoh di atas, hanya terdapat satu nomor telepon, di mana nomor
telepon ini dipisahkan dari nomor faksimili dan e-mail dengan tanda koma. Karena
fungsi telepon, faksimili, dan e-mail itu berbeda, sebaiknya alat-alat komunikasi ini
dipisahkan dengan tanda titik koma. Dengan demikian, jika pada masa mendatang akan
ditambah nomor telepon, tanda baca yang digunakan sudah tidak bermasalah lagi.
Pemakaian fax. dan e-mail dalam kepala surat di atas pun salah. Kedua kata tersebut
bukan kosakata bahasa Indonesia sehingga harus dicetak miring atau ditik dengan
menambahkan garis bawah. Jika kata faksimili ingin disingkat, dapat ditik faks. Sebagai
unsur serapan, singkatan ini tidak perlu dicetak miring lagi. Sementara e-mail (electronic
mail) dalam bahasa Indonesia dipahami sebagai surat elektronik. Jika dirasa tidak perlu
untuk mencari padanan khas, frasa itu dapat digunakan dengan menyepakati singkatan
apa yang akan digunakan, apakah surat elektronik (surel) atau surat elektronik
(ratron).
47
Dengan demikian, penulisan kepala surat yang benar adalah sebagai berikut:
Sama seperti bagian kepala surat, contoh surat tersebut juga menunjukkan beberapa
kesalahan pada bagian pembuka surat, yaitu:
Awal surat tersebut diawali dengan nomor surat, lampiran, dan hal. Tidak ada
kesalahan mengenai urutan penempatannya. Jarak antarbaris untuk nama dan alamat
surat juga satu spasi. Kesalahan yang terlihat adalah dalam penggunaan tanda titik dua
dan kata lampiran yang disingkat. Tanda titik dua harus ditempatkan pada satu garis
lurus dengan huruf terakhir dari kata yang paling panjang. Karena kata lampiran tidak
boleh disingkat, kata yang paling panjang adalah lampiran dan huruf terakhirnya adalah
n.
Tanggal surat didahului penulisannya dengan nama kota tempat institusi, yaitu Jakarta.
Akan tetapi, pada kepala surat sudah dicantumkan alamat institusi tersebut, yang
terletak di Jakarta Selatan. Oleh karena itu, untuk mendukung aspek penghematan, kata
Jakarta seharusnya dihilangkan, karena penerima surat pun tahu bahwa surat itu
dibuat di Jakarta.
Semua surat yang kita buat, pasti akan dikirimkan kepada seseorang, entah seorang
direktur, manajer, kepala bagian, rekan, atau saudara kita. Karena setiap surat akan
dikirim kepada orang tertentu, kata kepada tidak perlu dicantumkan lagi. Selanjutnya,
singkatan Yth. dapat ditempatkan di muka jabatan atau nama orang yang dikirimi surat
sebagai bukti orang itu dihormati.
48
Setelah menyebutkan nama Kampus Baru UI, dicantumkan nama kota Depok, yang
maksudnya ingin menyatakan letak dari Kampus Baru UI karena selain di Depok, ada
pula yang terletak di Jakarta. Jika Kampus Baru UI itu dianggap sebagai alamat, maka
kata Depok tidak boleh dipisahkan dengan tanda hubung, tetapi harus dengan tanda
koma yang menunjukkan nama wilayah. Kota dan kode pos pun tidak perlu diakhiri
dengan tanda koma dan tanda hubung seperti yang dilakukan orang saat menulis
harga, karena cara penulisan tersebut tidak ada gunanya. Jarak antarbaris untuk nama
dan alamat yang dikirimi surat juga satu spasi.
Surat ini menggunakan salam pembuka Dengan hormat. Akan tetapu, karena orang
yang dikirimi surat sudah disapa dengan Yth., maka salam pembuka tidak perlu
dicantumkan.
Dengan demikian, pembuka surat tersebut seharusnya ditulis sebagai berikut:
Selanjutnya, akan dipaparkan kesalahan-kesalahan yang terdapat pada bagian isi surat,
antara lain:
Sebelum kata sambung sehingga dicantumkan tanda koma. Kata sehingga adalah
kata sambung yang menyatakan bahwa bagian kalimat yang ada di belakangnya
merupakan anak kalimat, sedangkan anak kalimat yang mengiringi induk kalimat TIDAK
perlu dipisahkan dengan tanda koma.
49
Sangatlah aneh untuk menyatakan bahwa Lembaga pendidikan sangat perlu beberapa
pengajar-pengajar dibidang itu. Lembaga pendidikan ini tidak dapat dikatakan perlu
pengajar, melainkan memerlukan pengajar.
Lembaga pendidikan ini memerlukan sejumlah pengajar. Untuk menyatakan bahwa

mereka memerlukan lebih dari satu pengajar, dapat dilakukan beberapa cara. Kata
pengajar dapat diulang atau digunakan kata yang menunjukkan bahwa jumlah pengajar
yang diperlukan itu lebih dari satu seperti banyak, beberapa, sejumlah, atau
bilangan jika jumlahnya pasti.
Kata dibidang bukan kata kerja, melainkan kata yang menyatakan lokasi. Oleh karena
itu, di harus dipisahkan penulisannya dari kata bidang karena di hanya disatukan
penulisannya jika menyatakan suatu tindakan atau sesuatu yang dilakukan.
Paragraf berikutnya diawali dengan ungkapan bersama ini. Surat yang dikirim memang
mempunyai lampiran, tetapi kalimat awal paragraf ini sama sekali tidak merujuk pada
apa yang dikemukakan dalam lampiran surat. Jika kalimat ini mengemukakan Bersama
ini kami sertakan daftar kemampuan para pengajar yang kami perlukan, pernyataan itu
benar, terlebih karena pengajar yang diharapkan adalah pengajar senior yang mampu
membina calon pengajar yang ada.
Jika dalam paragraf pertama beberapa pengajar-pengajar dinyatakan salah, dalam

paragraf ini pun penunjuk jamaknya salah. Pengajar-pengajar sudah menunjukkan
bentuk jamak (lebih dari satu), sedangkan para juga menunjukkan hal yang sama.
Penggunaan kata para pada kalimat ini juga tidak tepat. Pengertian para sama dengan
semua, yang berarti tanpa kecuali; sedangkan beberapa, banyak, dan kata-kata lain
di atas hanya menunjukkan bahwa jumlahnya lebih dari satu.
Mengingat bahwa kalimat kami mohon bantuan tenaga pengajar. . . . tidak

berhubungan langsung dengan kalimat selain untuk mengajar para mahasiswa kami. . .
., sebaiknya kedua kalimat tersebut dijadikan kalimat terpisah.
Ungkapan akhir paragraf ini, agar mampu berdiri sendiri dapat membuat penerima
surat bingung, seolah-olah pengajar mereka cacat dan harus dibantu saat akan berdiri.
Jika yang dimaksud adalah agar pengajar mereka kelak dapat menjadi pengajar
mandiri, tidak lagi sebagai pengajar pembantu, sebaiknya dinyatakan agar kelak
mereka mampu mengampu sendiri atau menjadi pengajar mandiri.
Paragraf terakhir merupakan paragraf penutup yang memuat harapan pengirim surat.
Anehnya, sapaan yang digunakan kedua kalimat dalam paragraf ini berbeda dan
pemakaiannya pun salah. Kata sapaan bapak penulisannya HARUS diawali dengan
huruf kapital. Pada kalimat kedua, digunakan sapaan nya, padahal kata sapaan ini
biasanya digunakan untuk merujuk kepada orang ketiga (orang yang dibicarakan). Dalam
surat, kita berkomunikasi dengan kawan bicara, yang berarti sapaan merujuk pada orang
kedua. Oleh karena itu, pada paragraf ini seharusnya digunakan kata Bapak, bukan
Kita atau Saudara karena dalam surat hanya boleh digunakan satu jenis sapaan atau
rujukan untuk orang yang sama. Jangan gunakan nya jika tidak mengacu pada orang
yang dibicarakan (orang ketiga).
50
Jika tetap digunakan kata diucapkan, pelaku atau orang yang melakukannya adalah
orang ketiga, padahal dalam kalimat sebelumnya dicantumkan Kami percaya . . . .
Dengan demikian, kalimat terakhir paragraf ini seharusnya ditulis Atas perhatian Bapak
kami ucapkan terima kasih.
Kesalahan selanjutnya adalah pada penulisan kata terimakasih. Pada umumnya,

gabungan kata ditulis terpisah, seperti kerja sama, terima kasih, beri tahu, tanda tangan,
tanggung jawab.
Dengan demikian, isi surat tersebut seharusnya ditulis sebagai berikut:
Terakhir, untuk bagian penutup surat, kesalahan-kesalahan yang dapat diamati pada
contoh surat tersebut antara lain:
Pada bagian pembuka surat, digunakan salam pembuka Dengan hormat, namun salam
penutupnya Wassalam. Padanan Dengan hormat adalah Hormat kami. Wassalam
TIDAK digunakan dalam surat formal, tetapi hanya boleh digunakan dalam surat pribadi
atau surat nonformal. Selain itu, kata ini seharusnya ditulis dengan huruf s tunggal,
karena dalam kata dasar bahasa Indonesia, tidak dikenal penggunaan huruf ganda.
Sebagai pengganti tanda tangan surat, hendaknya ditulis ttd. (singkatan dari kata
tertanda). Pada contoh surat ini, singkatan tadi sebaiknya dicantumkan sebagai
pengingat bahwa di tempat itu wajib dibubuhkan tanda tangan. Tanpa tangan tangan,
surat apa pun dianggap tidak sah; cap tanpa tanda tangan pun tidak sah.
51
Kesalahan terakhir yang terlihat adalah jabatan penanda tangan surat, di mana
dicantumkan Kepala Akademi Eka Usaha. Apa yang menyebabkan pernyataan ini
dikatakan salah? Pada kepala surat telah tertulis Akademi Eka Usaha sehingga tidak
dapat dipungkiri bahwa semua hal berasal dari organisasi/institusi ini. Jadi, di tempat
jabatan surat, Akademi Eka Usaha tidak perlu dicantumkan lagi, melainkan cukup
ditulis Kepala. Maksudnya pun tetap menunjukkan orang dan jabatan yang sama,
namun tidak perlu diulang.
Dengan demikian, isi surat tersebut seharusnya ditulis sebagai berikut:
52
Berdasarkan uraian di atas, selanjutnya akan dipaparkan cara penulisan surat tersebut
sebagaimana mestinya.
AKADEMI EKA USAHA

Mendidik mahasiswa menjadi wirausaha handal
Jalan Alamanda II/1--3
Jakarta Selatan 12460
Telp. 7727494; Faks. 7727564; E-mail: eka_usaha@yahoo.com
Nomor : 721/ITNS/A1/ak/VIII/09
Lampiran : 1 lembar
Hal
: Permohonan Pengajar
10 Agustus 2009
Yth. Rektor Universitas Indonesia

Kampus Baru UI Depok
16424
Lembaga pendidikan kami baru membuka Program Bahasa Jepang, sehingga

sangat memerlukan beberapa pengajar di bidang itu.
Kami mohon bantuan tenaga pengajar untuk mata kuliah Pengkajian Drama,
Pengkajian Puisi, Fonologi, dan Morfologi Bahasa Jepang. Selain untuk mengajar
para mahasiswa kami, pengajar-pengajar itu juga diperlukan untuk membina para
pengajar kami agar kelak mampu menjadi pengajar mandiri.
Kami percaya permohonan ini akan Bapak kabulkan. Atas perhatian Bapak
kami ucapkan terima kasih.
Kepala,
ttd.
Hamid Abdullah
Gambar 2.5 Contoh Cara Penulisan Surat yang Benar
53
BAB 3
TATA PERSURATAN UNIVERSITAS INDONESIA
Kegiatan formal perkantoran adalah proses komunikasi tertulis yang dilakukan melalui
surat. Surat-menyurat sangat penting dalam setiap organisasi perkantoran karena merupakan
rangkaian kegiatan yang berkenaan dengan pengiriman informasi. Kegiatan surat-menyurat
dimulai dari penyusunan, penulisan, serta pengiriman oleh dan kepada pihak yang dituju (unit
kerja).
Dalam penyusunan surat, kita harus memperhatikan berbagai unsur seperti pemakaian
bahasa Indonesia yang baik dan benar serta bentuk surat. Saat modul ini diterbitkan, tata cara
surat-menyurat di lingkungan Universitas Indonesia mengacu kepada Tata Persuratan nomor
1575/SK/R/UI/2009.
3.1. Surat Dinas

Apakah yang dimaksud dengan surat dinas? Surat dinas adalah sarana komunikasi yang
digunakan secara tertulis antara satu pihak dengan pihak lain yang saling berkepentingan. Surat
dinas juga dapat dimaknai sebagai sehelai atau lebih kertas bertulis yang berisi pemberitahuan,
permohonan, undangan dan sejenisnya, yang disampaikan oleh satu unit kerja kepada unit kerja
lain, baik secara internal maupun eksternal.
3.1.1 Fungsi Surat Dinas

Fungsi surat dinas di lingkungan Universitas Indonesia adalah sebagai penghubung
antara unit kerja internal dan eksternal, berupa:
tanda bukti sah secara tertulis tentang kegiatan organisasi;

pedoman untuk bertindak/bekerja, yaitu untuk membuat/mengambil keputusan dan
kebijakan berikutnya dalam organisasi, misalnya surat keputusan menteri, surat
keputusan rektor, surat keputusan dekan, surat perintah rektor, surat perintah dekan;
wakil organisasi, untuk berhubungan dengan organisasi lain tanpa menghadirkan
pejabatnya; atau
54
rekaman informasi organisasi dan dokumentasi historis yang menggambarkan

perkembangan organisasi, misalnya surat pendirian organisasi, surat keputusan tentang
kebijakan organisasi dan sebagainya.
3.1.2 Jenis Surat Dinas

Jenis surat dinas sesuai dengan Tata Persuratan Universitas Indonesia nomor
1575/SK/R/UI/2009, adalah sebagai berikut:
a. Surat Dinas
Surat dinas di Universitas Indonesia berisi hal-hal penting yang berkaitan dengan
Universitas Indonesia. Surat dinas terdiri atas kepala surat dinas, pembuka surat, isi
surat, dan penutup surat.
Kepala surat terdiri atas:

lambang atau logo,
nama
Pusat
Administrasi
Pascasarjana/Program Vokasi
alamat lengkap,
garis penutup.
Universitas
Indonesia/Fakultas/Program
Pembuka surat terdiri atas:

nomor surat,
lampiran,
hal surat,
tanggal surat,
alamat tujuan surat.
Isi surat terdiri atas:

pendahuluan,
pokok masalah,
penutup.
Penutup surat terdiri atas:

jabatan penanda tangan,
nama pejabat penanda tangan,
tanda tangan pejabat,
Nomor Induk Pegawai (NIP) atau Nomor Urut Perekaman (NUP),
cap/stempel organisasi,
tembusan.
55
Gambar 3.1 Contoh Surat Dinas
56
b. Surat Keputusan (SK)

Surat keputusan adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang
berfungsi untuk melaksanakan suatu kegiatan. Surat keputusan terdiri atas bagianbagian berikut:
kepala surat,
pembuka surat,
isi surat,
penutup surat.
Gambar 3.2 Contoh Surat Keputusan
57
c. Nota Dinas
Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan berisikan catatan atau
pesan tentang suatu pokok persoalan kedinasan. Nota dinas terdiri atas bagian-bagian
berikut:
kepala,
pembuka,
isi,
penutup.
Gambar 3.3 Contoh Nota Dinas
58
d. Memo
Memo adalah catatan singkat yang ditik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan
atau dari bawahan kepada atasan serta sesama pegawai, tentang pokok persoalan
kedinasan. Memo terdiri atas bagian-bagian berikut:
kepala,
pembuka,
isi,
penutup.
Gambar 3.4 Contoh Memo
59
e. Surat Pengantar
Surat pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang
berfungsi untuk mengantar surat, dokumen, barang, dan/atau bahan lain yang
dikirimkan. Surat pengantar dapat berbentuk surat dinas biasa atau surat berbentuk
kolom. Surat pengantar terdiri atas beberapa bagian, yaitu:
kepala surat,
pembuka surat,
isi surat,
penutup surat.
Gambar 3.5a Contoh Surat Pengantar Biasa
60
Gambar 3.5b Contoh Surat Pengantar Berbentuk Kolom
61
f.
Surat Edaran
Surat edaran adalah surat yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara
pelaksanaan suatu peraturan perundang-undangan dan atau perintah. Surat edaran
terdiri atas bagian-bagian berikut:
kepala surat,
pembuka surat,
isi surat, dan
penutup surat.
Gambar 3.6 Contoh Surat Edaran
62
g. Surat Undangan
Surat undangan merupakan suatu pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri
suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan. Surat undangan dapat
berbentuk lembaran surat maupun kartu. Surat undangan yang berbentuk lembaran
kepala surat,
pembuka surat,
isi surat, dan
penutup surat.
Gambar 3.7a Contoh Surat Undangan Berbentuk Lembaran Surat
63
Sementara surat undangan yang berbentuk kartu terdiri atas bagian-bagian berikut:
kepala surat,
isi surat, dan
penutup surat.
Gambar 3.7b Contoh Surat Undangan Berbentuk Kartu
64
h. Surat Tugas
Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada
seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan adminisratif maupun akademik. Surat
tugas dapat berbentuk lembaran surat maupun berbentuk kolom. Surat tugas terdiri
atas bagian-bagian berikut:
kepala surat,
pembuka surat,
isi surat, dan
penutup surat.
Gambar 3.8a Contoh Surat Tugas Berbentuk Lembaran
65
Gambar 3.8b Contoh Surat Tugas Berbentuk Kolom
66
i.
Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat yang berisi kewenangan kuasa untuk bertindak atau melakukan
kegiatan atas nama pemberi kuasa. Surat kuasa tediri atas bagian-bagian berikut:
kepala surat,
pembuka surat,
isi surat, dan
penutup surat.
Gambar 3.9 Contoh Surat Kuasa
67
j.
Surat Pendelegasian
Surat pendelegasian adalah surat yang berisi kewenangan penerima delegasi untuk
bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas nama pimpinan. Surat pendelegasian
pembuka,
identitas para pihak penanda tangan,
nomor surat,
isi surat, dan
tanggal penandatangan surat,
penutup surat.
Gambar 3.10 Contoh Surat Pendelegasian
68
k. Surat Pengumuman
Surat pengumuman merupakan surat yang mengumumkan mengenai suatu hal yang
ditujukan kepada sivitas akademika maupun masyarakat umum. Surat pengumuman
kepala surat,
pembuka surat,
isi surat, dan
penutup surat.
Gambar 3.11 Contoh Surat Pengumuman
69
l.
Surat Pernyataan
Surat pernyataan adalah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal, disertai dengan
pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut. Surat pernyataan terdiri atas bagianbagian berikut:
kepala surat,
pembuka surat,
isi surat, dan
penutup surat.
Gambar 3.12 Contoh Surat Pernyataan
70
m. Surat Keterangan
Surat keterangan adalah surat yang berisi keterangan mengenai suatu hal agar tidak
menimbulkan keraguan. Surat keterangan terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut:
kepala surat,
pembuka surat,
isi surat, dan
penutup surat.
Gambar 3.13 Contoh Surat Keterangan
71
n. Berita Acara
Berita acara adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa,
waktu dan tempat kejadian, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian
atau peristiwa tersebut.
Gambar 3.14 Contoh Berita Acara
72
3.2. Bentuk Surat Dinas Universitas Indonesia

Bentuk surat dinas adalah pola/gaya penulisan sebuah surat yang ditentukan oleh tata
letak (layout) bagian-bagian surat. Penempatan bagian-bagian surat pada posisi tertentu akan
membentuk model (style) tertentu. Bentuk surat yang digunakan di Universitas Indonesia adalah
bentuk lurus dan bentuk setengah lurus. Bentuk lurus serupa dengan bentuk lurus penuh dalam
hal tubuh surat, dari kalimat pertama sampai kalimat terakhir. Perbedaannya hanyalah pada
tanggal surat serta nama dan tanda tangan pembuat surat, di mana keduanya ditempatkan di
bagian kanan kertas surat sehingga nomor dan tanggal surat, tembusan serta nama dan tanda
tangan pembuat, pemberi dan penerima kuasa, pihak pertama dan kedua sebuah surat
perjanjian, dan lain-lain, dapat ditempatkan sebaris (kiri kanan). Surat berbentuk setengah lurus
serupa dengan bentuk lurus, terutama dalam hal tanggal serta nama dan tanda tangan pembuat
surat. Perbedaannya terletak pada awal paragraf baru yang selalu menjorok beberapa ketukan.
Selain itu, hal-hal yang perlu diurutkan di dalam surat diberikan penomoran dengan menjorok
beberapa ketukan ke kanan (lihat contoh surat pada Gambar 3.29).
Dalam surat-menyurat, kita harus memperhatikan berbagai unsur, seperti pemakaian bahasa
Indonesia yang baik dan benar serta bentuk surat.
Tata cara surat-menyurat di lingkungan Universitas Indonesia berpedoman kepada Tata

Persuratan Universitas Indonesia nomor 1575/SK/R/UI/2009.
Pengertian surat dinas adalah sarana komunikasi yang digunakan secara tertulis, terdiri dari
sehelai atau lebih kertas yang berisi pemberitahuan, permohonan, undangan, dan
sejenisnya, yang disampaikan oleh satu unit kerja kepada unit kerja lain, baik internal
maupun eksternal.
Surat dinas di lingkungan Universitas Indonesia berfungsi sebagai penghubung di antara

unit-unit kerja internal maupun eksternal.
Jenis surat Universitas Indonesia antara lain: surat dinas, surat keputusan, nota dinas,
memo, surat pengantar, surat edaran, surat undangan,surat tugas, surat kuasa, surat
pendelegasian, surat pengumuman, surat pernyataan, surat keterangan dan berita acara.
Bentuk atau gaya surat yang digunakan di lingkungan Universitas Indonesia adalah bentuk
setengah lurus dan bentuk lurus.
73
3.3. Bagian Surat dan Fungsinya

Seorang pegawai perlu memahami bagian-bagian surat yang diciptakan di unit kerja
masing-masing. Bagian-bagian surat dinas Universitas Indonesia adalah sebagai berikut:
a. Kepala Surat (Kop)

Surat dinas resmi Universitas Indonesia ditulis pada kertas yang menggunakan
kepala surat, berisi antara lain:
logo atau makara UI

nama Universitas Indonesia
nama Fakultas/Program
Pascasarjana/Program Vokasi
alamat lengkap
nomor telepon
nomor faksimili
nomor kotak pos
alamat e-mail
Fungsi kepala surat dinas Universitas Indonesia adalah sebagai berikut:
sebagai identitas organisasi,

untuk mengetahui nama dan alamat organisasi,
memberi informasi dan keterangan tentang organisasi (lihat Gambar 4.1a dan
Gambar 4.1b).
Gambar 3.15a Contoh Kepala Surat/Kop Universitas
Gambar 3.15b Contoh Kepala Surat/Kop Fakultas
74
b. Nomor Surat
Surat dinas yang dikirim ke luar lingkungan Universitas Indonesia dan di dalam
lingkungan Universitas Indonesia perlu diberi nomor surat. Pencatuman nomor surat ini
ditujukan untuk:
memudahkan pengaturan surat, terutama dalam penyimpanan dan penemuan

kembali surat,
mengetahui jumlah surat yang dikelurkan suatu organisasi/instansi dalam periode
tertentu,
penunjukkan unit kerja dalam kegiatan surat-menyurat.
Penomoran surat dinas pasti berbeda antara Universitas Indonesia dengan

organisasi lainnya. Hal ini disebabkan setiap organisasi memiliki fungsi yang unik
sehingga nomor surat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi masing-masing.
Penomoran surat di lingkungan Universitas Indonesia berpedoman kepada Tata
Persuratan dari Kementerian Pendidikan Nasional. Seiring berjalannya waktu, ada
perubahan-perubahan dalam Tata Persuratan dari Kementerian Pendidikan Nasional.
Misalnya, pada tahun 2009 penomoran surat dinas terdiri atas: nomor urut surat keluar;
kode perguruan tinggi, kode jabatan, kode fakultas; kode masalah; dan tahun
penciptaan surat. Cara penomoran surat ini dapat dilihat pada contoh berikut:
Nomor: 4712/PT02.H4.FIB/Q/2009
Tahun pembuatan surat
Kode masalah
Kode fakultas
Kode jabatan
Kode perguruan tinggi
Nomor surat keluar
Gambar 3.16a Contoh Nomor Surat yang Digunakan oleh Universitas Indonesia Tahun 2009
75
Keterangan
4712 : menunjukkan nomor surat keluar
PT02 : menunjukkan kode perguruan tinggi (Universitas Indonesia)
H4
: menunjukkan kode jabatan (H4: jabatan dekan, H5: wakil dekan bidang akademik )
FIB
: menunjukkan nama fakultas
: menunjukkan Kode masalah (masalah yang terdapat pada surat seperti: Q,C,U,B )
2009 : menunjukkan tahun pencipta surat
Sejak diberlakukannya Surat Keputusan Rektor nomor 1575/SK/R/UI/2009

tentang Tata Persuratan di lingkungan Universitas Indonesia mulai awal Januari 2010,
cara penomoran surat dinas di UI berubah menjadi sebagai berikut:
Nomor: 1077/H2.F7.D/SDM.02.04.01/2010
Tahun pembuatan
Kode hal
Kode jabatan
Kode fakultas
Kode Universitas Indonesia
Nomor surat keluar
Gambar 3.16b Contoh Nomor Surat yang Digunakan oleh Universitas Indonesia Tahun 2010
Keterangan
1077
: menunjukkan nomor surat keluar
H2
: menunjukkan kode perguruan tinggi (Universitas Indonesia) sebagai pengganti

(PT02)
F7
: menunjukkan Kode fakultas (sebagai pengganti: nama fakultas)
: menunjukkan kode jabatan (sebagai pengganti H4: jabatan dekan)
SDM.02.04.01 : menunjukkan kode masalah (sebagai pengganti: Q, C, U, B dst)

2010
: menunjukkan tahun pencipta surat
76
Kode jabatan dapat disesuaikan dengan struktur organisasi masing-masing

fakultas, mulai dari Dekan sampai dengan jajarannya. Penempatan nomor surat harus
disesuaikan dengan bentuk surat dan sistem penulisan surat yang berlaku di Universitas
Indonesia, yaitu:
Dalam surat berperihal, nomor surat ditempatkan di bagian kiri atas surat, di
bawah kepala.
Gambar 3.17a Contoh Penulisan Nomor pada Surat Berperihal
Sementara dalam surat berjudul, nomor surat ditempatkan di bawah judul surat,
di tengah bagian surat.
Gambar 3.17b Contoh Penulisan Nomor pada Surat Berjudul
77
c. Tanggal Surat
Penulisan tanggal untuk surat dinas Universitas Indonesia yang menggunakan
kepala/kop surat tidak diawali oleh nama kota, karena nama kota telah tercantum pada
kepala surat. Bila tanggal ditempatkan di bagian bawah kanan kertas surat, yaitu pada
surat berjudul, nama kota wajib ditulis. Di dalam surat dinas, penulisan tanggal, bulan
dan tahun HARUS lengkap, TIDAK BOLEH disingkat dan nama bulan TIDAK BOLEH diganti
dengan angka.
Gambar 3.18a Contoh Penulisan Tanggal pada Surat Berperihal
Gambar 3.18b Contoh Penulisan Tanggal pada Surat Berjudul
78
d. Lampiran
Surat dinas ada yang menyertakan dan ada pula yang tidak menyertakan
lampiran. Lampiran adalah sesuatu yang melengkapi sebuah surat. Kelengkapan itu
umumnya berupa dokumen yang merupakan kesatuan dengan surat pengantarnya.
Surat yang menyertakan lampiran mempunyai dua fungsi, yaitu sebagai sarana untuk
menyampaikan maksud tertentu dan sebagai pengantar untuk lampirannya. Contoh
sesuatu yang dilampirkan misalnya laporan, faktur, kuitansi, berkas dokumen, brosur,
pamflet, dan sejenisnya. Dalam surat dinas, lampiran ditempatkan di bagian kiri atas, di
bawah nomor surat, dan dituliskan jumlah lampirannya. Dengan adanya notasi lampiran,
pembaca surat dapat segera mengetahui bahwa surat itu mempunyai lampiran dan akan
memeriksanya. Seandainya tercatat ada lampiran, tetapi ternyata lampiran tidak ada
atau kurang, dengan mudah pembaca surat akan mengetahuinya.
Catatan:
Istilah berkas, lembar, eksemplar, dan bundel tergantung kebutuhan.
Gambar 3.19 Contoh Penulisan Lampiran Surat Dinas
79
e. Hal
Pegawai harus dapat menganalisis hal surat, karena bagian ini berfungsi untuk
memberikan petunjuk kepada pembaca surat tentang masalah pokok surat. Untuk surat
berjudul, hal surat dapat ditulis dengan sistem judul seperti Surat Keputusan, Surat
Perjanjian, dan Surat Perintah. Sementara untuk surat berperihal, penulisan hal surat
mulai dari pias kiri, tanpa diberi tanda titik.
Gambar 3.20a Contoh Penulisan Hal pada Surat Berperihal
Gambar 3.20b Contoh Penulisan Hal pada Surat Berjudul
f.
Alamat Tujuan Surat

Alamat tujuan surat terdiri dari 2 (dua) macam, yaitu alamat luar (alamat yang
tertulis pada sampul surat), dan alamat dalam surat (alamat yang tertulis pada surat).
Dalam penulisan alamat surat, perlu diperhatikan sebagai berikut:
1. Penulisan alamat tujuan surat tidak digunakan kata kepada karena sebuah surat
pasti ditujukan kepana seseorang atau sebuah instansi. Jadi, demi efisiensi kata
kepada tidak perlu dicantumkan lagi.
2. Penulisan kata Yth. digunakan jika surat ditujukan kepada seseorang dengan
menuliskan nama jabatannya yang diikuti nama organisasi atau unit organisasi.
3. Penulisan kode pos hanya dicantumkan pada alamat luar (amplop/sampul). Kode
pos perlu dicantumkan untuk memudahkan petugas pos mengetahui wilayah/lokasi
alamat yang dituju.
80
Gambar 3.21a Contoh Penulisan Alamat Tujuan Surat
Gambar 3.21b Contoh Cara Penulisan Alamat pada Sampul (Amplop)
g. Salam Pembuka
Dalam surat dinas, TIDAK perlu dicantumkan salam pembuka, seperti Dengan
hormat, Salam sejahtera, Assalamualaikum wr.wb, atau Ibu/Bapak yang terhormat.
Salam pembuka untuk surat dinas Universitas Indonesia sudah diintegrasikan ke dalam
alinea pembuka surat.
81
Gambar 3.22a Contoh Salam Pembuka yang Salah
Gambar 3.22b Contoh Salam Pembuka yang Benar
h. Isi surat
Isi surat dinas Universitas Indonesia terdiri tiga macam alinea, yaitu alinea
pembuka, alinea transisi dan alinea penutup.
Alinea pembuka
Alinea pembuka pada surat berfungsi sebagai pengantar bagi pembaca untuk
mengetahui masalah pokok surat.
Alinea transisi
Alinea transisi adalah semua alinea yang terdapat antara alinea pembuka dan alinea
tertutup. Alinea transisi berisi uraian, keterangan, atau penjelasan tentang masalah
pokok surat yang sudah terdapat dalam alinea pembuka. Alinea transisi ini sangat
penting karena di dalamnya terdapat isi surat atau pesan yang disampaikan oleh
pengirim surat.
82
Alinea penutup
Alinea penutup berisi suatu kesimpulan yang berfungsi untuk menandakan uraian
masalah pokok surat sudah selesai.
i.
Jabatan Penanda Tangan

Jabatan penanda tangan surat adalah pejabat yang mempunyai jabatan di
lingkungan Universitas Indonesia yang tercantum di dalam struktur organisasi.
Gambar 3.23 Contoh Jabatan Penanda Tangan Surat
83
j.
Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab

Dalam Tata Persuratan Universitas Indonesia yang dapat menandatangani surat
adalah orang yang tercantum dalam struktur organisasi dan yang berwewenang dan
bertanggungjawab atas kegiatan yang dilaksanakan, baik secara organisasi, secara
keseluruhan, maupun atas nama unit organisasi.
Gambar 3.24 Contoh Tanda Tangan Surat Dinas
84
k. Nomor Induk Pegawai (NIP)/Nomor Urut Perekaman (NUP)

Nomor Induk Pegawai atau Nomor Urut Perekaman surat dinas Universitas
Indonesia dicantumkan di bawah nama pejabat penanda tangan surat. NIP/NUP
ditempatkan langsung di belakang singkatan NIP/NUP, tanpa tanda titik dan tidak
dipisahkan dengan spasi.
Gambar 3.25 Nomor Induk Pegawai/Nomor Urut Perekaman
85
l.
Cap Dinas Organisasi

Cap dinas adalah cap lambang Universitas Indonesia, Fakultas, Pascasarjana, dan
Vokasi sebagai unsur sahnya surat dinas. Cap dinas adalah cap yang bunyi tulisannya
menyebutkan nama organisasi dan digunakan untuk menyertai tanda tangan pejabat
yang memiliki wewenang menggunakannya. Dalam membubuhkan cap dinas, hanya
(seperempat)/sebagian kecil bagian yang mengenai nama penanda tangan dan tanda
tangan pejabat supaya jelas nama dan tanda tangan pejabatnya.
Gambar 3.26 Contoh Cap Dinas Organisasi
86
m. Tembusan
Surat dinas akan mempunyai tembusan bila kopi surat dikirimkan kepada pihak
ketiga yang terkait dengan surat yang dikeluarkan. Tembusan berfungsi sebagai
pemberitahuan kepada pihak tertentu yang harus mengetahui surat yang dikeluarkan
karena menyangkut bidang tugasnya sehingga kepadanya perlu diberikan tembusan.
Pada bagian tembusan, tidak perlu dicantumkan kata arsip atau pertinggal karena
semua surat dinas akan diarsipkan.
Gambar 3.27 Contoh Tembusan
87
n. Inisial Pengonsep Surat Dinas

Paraf nama pengonsep surat dinas Universitas Indonesia digunakan untuk
mengetahui siapa konseptor surat (orang yang berhak mengonsep surat) sesuai dengan
tanggung jawabnya dan terdapat dalam struktur organisasi. Paraf nama pengonsep surat
dibubuhkan pada sebelah kiri nama pejabat penanda tangan surat.
Gambar 3.28 Contoh Inisial Pengonsep
88
Gambar 3.29 Contoh Bagian Surat Dinas UI
89
Surat dinas Universitas Indonesia terdiri atas: kepala/kop surat, pembuka surat (nomor surat,
tanggal, lampiran, hal, alamat tujuan surat), isi surat, serta penutup surat (jabatan penanda
tangan, tanda tangan dan nama penandatangan, NIP/NUP, cap/stempel, tembusan, dan
inisial pengonsep).
Kepala surat berfungsi sebagai identitas organisasi; mengetahui nama dan alamat
organisasi; dan untuk memberikan informasi dan keterangan tentang organisasi.
Nomor surat dinas digunakan untuk memudahkan pengaturan surat; penyimpanan, dan
penemuan kembali surat; serta untuk mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam
waktu tertentu.
Penomoran surat dinas UI berpedoman kepada Tata Persuratan Universitas Indonesia,

nomor 1575/SK/R/UI/2009.
Tanggal surat dinas berperihal tidak diawali nama kota, tetapi dalam surat dinas berjudul,
nama kota wajib ditulis.
Lampiran digunakan untuk melengkapi surat (jika ada), yang umumnya berupa berkas
dokumen, brosur, dan pamflet.
Hal surat berfungsi untuk memberikan petunjuk kepada pembaca tentang masalah pokok
surat.
Alamat tujuan surat menunjukkan alamat yang dituju.
Isi surat dinas terdiri dari 3 (tiga) alinea, yaitu alinea pembuka, transisi, dan penutup.
Jabatan penanda tangan surat adalah pejabat yang memiliki jabatan dan wewenang untuk
menandatangani surat.
Nomor Induk Pegawai atau Nomor Urut Perekaman dicantumkan di bawah nama pejabat
penanda tangan surat.
Cap dinas sebagai kelengkapan surat dibubuhkan dengan menyentuh (seperempat)

bagian di sebelah kiri nama penanda tangan dan tanda tangan pejabat.
Tembusan surat dicantumkan jika surat tersebut harus dikirimkan kepada pihak ketiga yang
memiliki hubungan dengan surat yang dikeluarkan.
Inisial pengonsep surat dinas adalah singkatan nama orang yang berhak mengonsep surat
sesuai dengan tanggung jawab yang terdapat dalam struktur organisasi.
90
3.4. Perlengkapan Surat

Dalam penyelenggaran Tata Persuratan di lingkungan Universitas Indonesia, diperlukan
sarana perlengkapan untuk memperlancar tugas-tugas pelayanan administrasi. Perlengkapan
surat dinas antara lain adalah: buku agenda, buku ekspedisi, lembar disposisi, dan sejenisnya.
a. Buku Registrasi (Agenda) Surat Masuk
Buku registrasi (agenda) surat masuk berfungsi sebagai alat untuk mencatat
surat masuk dari organisasi lain atau dari organisasi itu sendiri. Informasi yang
terkandung dalam buku registrasi surat masuk adalah sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
nomor urut buku agenda

tanggal surat buku agenda
asal surat
tanggal surat
5.
6.
7.
8.
nomor surat
hal surat
lampiran
keterangan
Gambar 3.30 Contoh Informasi Buku Agenda Surat Masuk
b. Buku Registrasi (Agenda) Surat Keluar

Buku registrasi (agenda) surat keluar berfungsi sebagai alat untuk mencatat
surat keluar suatu organisasi. Informasi yang terkandung dalam buku registrasi surat
keluar adalah sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
nomor urut
tanggal surat
nomor surat
hal surat
5. penerima surat
6. lampiran
7. keterangan
91
Gambar 3.31 Contoh Informasi Buku Agenda Surat Keluar
c. Lembar/Buku Ekspedisi/Pengantar Surat

Buku ekspedisi adalah buku catatan pengiriman surat yang dikirim. Buku
ekspedisi digunakan untuk pengawasan tentang waktu dan cara pengiriman surat.
Informasi yang tertera dalam buku ekspedisi adalah sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
nomor urut
tanggal pengiriman
nomor surat
diterima oleh
5. pada tanggal
6. pukul penerimaan
7. tanda tangan penerima surat
Gambar 3.32 Contoh Lembar Ekspedisi
d. Lembar Disposisi
Surat masuk untuk pimpinan di lingkungan Universitas Indonesia diberi lembar
disposisi. Lembar disposisi adalah suatu formulir pengendalian surat masuk yang
digunakan untuk mengendalikan dan mengarahkan surat masuk ke dalam suatu unit
kerja. Formulir disposisi berisi kolom-kolom untuk mencatat:
1.
2.
3.
4.
nama dan alamat instansi

judul
nomor agenda
tanggal penerimaan surat
5. kode klasifikasi
6. alamat yang dituju dalam disposisi
7. tempat catatan singkat yang diperlukan
92
Jenis formulir disposisi disesuaikan dengan kebutuhan unit kerja masing-masing

sesuai dengan kebutuhan organisasi.
UNIVERSITAS INDONESIA
FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA
KAMPUS UI, DEPOK 16424
LEMBAR DISPOSISI
Nomor agenda:
Tanggal:
Nomor klasifikasi:
Dari:
Dekan
Wakil Dekan
Kepada:
Sekretaris Fakultas
Ketua Dewan Guru Besar
Manajer Kemahasiswaan dan Alumni
Ketua Senat Akademik
Manajer Keuangan
Ketua Departemen Arkeologi
Apabila telah selesai persoalannya mohon surat (berkas) ini dikembalikan ke Sekretariat Fakultas Ilmu Pengetahuan
Budaya UI
Gambar 3.33 Contoh Lembar Disposisi
93
Perlengkapan surat terdiri dari buku agenda surat masuk dan keluar, lembar disposisi,
buku pengantar, dan lain-lain.
Buku registrasi (agenda) surat masuk berfungsi sebagai alat untuk mencatat surat masuk
dari unit kerja atau organisasi lain.
Buku registrasi (agenda) surat keluar berfungsi sebagai alat untuk mencatat surat keluar
suatu organisasi.
Buku ekspedisi/buku pengantar surat dipergunakan untuk pengawasan waktu dan cara
pengiriman surat, baik di lingkungan Universitas Indonesia dan untuk organisasi lain.
Lembar disposisi adalah suatu formulir pengendalian surat masuk yang dipergunakan
untuk mengendalikan dan mengarahkan surat masuk ke dalam suatu unit kerja di
lingkungan Universitas Indonesia.
3.5 Sistem Pemberkasan (Filing System)

Setiap organisasi pasti menciptakan, menerima dan mengumpulkan surat/arsip sebagai
hasil dari kegiatan organisasi. Surat/arsip yang diterima maupun diciptakan harus ditata dan
disimpan sehingga dapat dengan mudah ditemukan kembali bila digunakan oleh pemakainya.
Penyimpanan surat/arsip memerlukan suatu sistem tertentu yang dapat digunakan oleh
organisasi tersebut. Sistem pemberkasan adalah kegiatan mengatur dan menyusun surat/arsip
dalam suatu tatanan yang sistematis ke dalam kelompok tertentu baik berdasarkan susunan
berkas kesamaan masalah (perihal), kesamaan kegiatan maupun kesamaan jenis. Sistem
pemberkasan dapat dilakukan dengan berbagai sistem, di antaranya:
a. Sistem Nomor
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan surat/arsip yang berdasarkan kode
nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan. Pemberkasan
berdasarkan nomor merupakan sistem yang paling sederhana. Surat/arsip diatur
berdasarkan urutan angka seperti 01, 02, 03, 04 dan seterusnya. Sistem ini umumnya
digunakan untuk penyimpanan cek, slip pembayaran, giro, NIP/NUP, dokumen
personil, pasien, dan sebagainya.
94
b. Sistem Abjad
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan arsip yang diatur berdasarkan abjad
nama orang, nama badan/organisasi, nama subjek, dan nama lokasi geografis. Sistem
ini digunakan untuk penyimpanan surat/arsip nama pegawai, nasabah, langganan,
pasien, nama mahasiswa, dan sejenisnya.
c. Sistem Subjek (Masalah)

Sistem penyimpanan arsip juga dapat dilakukan berdasarkan masalah/subjek
yang terkandung dalam surat/arsip. Contohnya, surat/arsip dikelompokkan berdasarkan
nama masalah kegiatan seperti penerimaan pegawai, cuti pegawai, dan sejenisnya.
d. Sistem Pola Klasifikasi

Sistem penyimpanan pola klasifikasi adalah usaha pengelompokan arsip
berdasarkan jenis transaksi, kegiatan, dan fungsi organisasi secara menyeluruh. Sistem
penyimpanan pola klasifikasi inilah yang digunakan di setiap unit kerja/pengolah
lingkungan Universitas Indonesia. Salah satu contoh sistem pola klasifikasi, misalnya:
PDP.00.
Kemahasiswaan
PDP.00.01
Kesejahteraan Mahasiswa
PDP.00.01.00
Beasiswa
3.5.1 Sarana Penyimpanan Surat/Arsip

Sarana penyimpanan surat/arsip di unit kerja/pengolah dapat dilakukan dengan
menggunakan folder/odner, sekat/guide, dan filing cabinet/lemari arsip.
a. Folder/odner
Folder/odner digunakan sebagai tempat penyimpanan dokumen, untuk menyimpan satu
berkas masalah yang sama, dengan diberi nama unit kerja kode dan indeks, tahun
pencipta, dan nomor urut folder.
b. Sekat/guide
Sekat digunakan sebagai pemisah antara masalah yang satu dan masalah yang lain
dalam menyusun folder untuk menempatkan berkas.
c. Filing cabinet/lemari arsip
Filing cabinet/lemari dokumen digunakan sebagai tempat folder.
95
Gambar 3.34 Contoh Penyimpanan Surat yang Benar, Sesuai dengan Sistem Pola Klasifikasi
Sistem filing atau pemberkasan surat adalah kegiatan mengatur dan menyusun surat dalam
suatu tatanan yang sistematis ke dalam kelompok tertentu.
Sistem pemberkasan terdiri dari sistem nomor (berdasarkan kode nomor), sistem abjad
(berdasarkan abjad nama orang, badan/organisasi, subyek, atau lokasi geografis), sistem
subyek (berdasarkan masalah/subyek dalam surat/arsip), dan sistem pola klasifikasi
(berdasarkan jenis transaksi, kegiatan, dan fungsi organisasi secara menyeluruh).
Sarana penyimpanan surat-arsip di unit kerja/pengolah menggunakan folder,odner,

sekat/guide, dan filing kabinet/lemari arsip.
96
BAB 4
PENUTUP
Kantor merupakan wadah penciptaan dokumen para pegawai berdasarkan pembagian
kerja untuk bekerja bersama meraih tujuan organisasi secara berjenjang dengan memanfaatkan
unsur-unsur perkantoran. Kegiatan perkantoran menuntut pegawainya untuk dapat
menyandang tanggung jawab kerja, bekerja secara tepat pakai dan tepat guna dalam mengelola
diri sendiri maupun unit kerja terkait. Ketika pegawai dapat memenuhi harapan dari organisasi
tempat ia bekerja, ia akan dinilai sebagai pegawai yang berprestasi.
Dalam pencapaian tujuan jangka pendek organisasi, seorang pegawai diharapkan
mampu menciptakan dan menggunakan dokumen dalam pekerjaannya sehingga koordinasi dan
komunikasi organisasi terus terjaga. Salah satu bentuk komunikasi formal tertulis dapat
dilakukan melalui surat-menyurat. Surat-menyurat sangat penting dalam setiap organisasi
perkantoran karena merupakan rangkaian kegiatan yang berkenaan dengan pengiriman dan
penerimaan informasi. Kegiatan surat-menyurat dimulai dari penyusunan, penulisan, serta
pengiriman kepada dan oleh pihak yang dituju (unit kerja).
Dalam penyusunan surat, kita harus memperhatikan berbagai unsur seperti pemakaian
bahasa Indonesia yang baik dan benar serta bentuk surat. Kita perlu memperhatikan agar suratmenyurat sesuai dengan prosedur yang berlaku, karena hal ini mencerminkan citra profesional
dari UI.
97
98

Modul Kantor Modern 2011

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul Kantor Modern 2011

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MATERI KEGIATAN

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1

PUSAT ADMINISTRASI UNIVERSITAS

Pusat Administrasi Universitas Indonesia

Telp. (021) 7867222, 78841818

Situs web: www.ui.ac.id

Pusat Administrasi UI 2011

Dicetak di Depok, Indonesia

Design Cover & Layout

: Ike Iswary Lawanda, M.Si.

Sekretariat Pusat Administrasi UI

BAB 2 PENANGANAN SURAT DAN BAHASA INDONESIA

BAB 3 TATA PERSURATAN UNIVERSITAS INDONESIA.................................... 54

BAB 4 PENUTUP ........................................................................................... 97

Gambar 2.1 Cara Merekat Amplop ....................................................................................................... 30

Gambar 3.8b Contoh Surat Tugas Berbentuk Kolom ........................................................................... 66

Gambar 1.1 Gedung Perkantoran

Gambar 1.2 Gedung Kantor Pusat Administrasi

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

manajemen dan organisasi. Organisasi

sekretariat, rumah tangga, perlengkapan, administrasi akademik, penerbitan, dan sebagainya.

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Ketujuh unsur dasar perkantoran ini

Dalam kegiatan perkantotan, kita harus merencanakan, mengatur, menjalankan kegiatan,

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

1.1 Tenaga Kependidikan

1.1.1 Sifat dan Keterampilan Pegawai yang Diharapkan

b. Kerja Sepanjang Hidup vs Prestasi

c. Kerja Menuju Pencapaian Tujuan

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Tenaga kependidikan di UI adalah pegawai yang menjalankan kegiatan perkantoran.

Sifat dan Keterampilan yang Diharapkan dari Tenaga Kependidikan UI:

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

1.1.2 Ciri-Ciri Pegawai Ideal

a. Datang Tepat Waktu

b. Bertegur Sapa dengan Ramah

d. Mengelola Ruang Kantor dengan Baik

e. Mematuhi Instruksi dan Menjalankan Tugas Sesuai SOP

Membuat Laporan Secara Berkesinambungan

g. Aktif dalam Bermusyawarah

Gambar 1.5 Menjaga Kesehatan

Seorang tenaga kependidikan

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

kerja,atasan/pimpinan, dan juga dengan keluarga di rumah. Kegiatan-kegiatan yang

Gambar 1.6 Makanan Sehat

Selain itu, dengan menjaga

Selalu Mau Belajar untuk Meningkatkan Kompetensi

Bekerja Sama dalam Melaksanakan Tugas

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Ciri-Ciri Pegawai UI yang Ideal:

1.2 Pengertian Kantor

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Pelayanan administrasi merupakan kegiatan perkantoran yang berhubungan dengan

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

1.2.1 Unsur-Unsur Dasar Perkantoran

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Gambar 1.7 Ruang Kantor Bersekat

Ruang atau tempat adalah bidang

Gambar 1.8 Ruang Kantor Terbuka

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Meja untuk mengetik

Tinta untuk stempel

Map surat kertas/plastik

Berbagai Penjepit Kertas