BAB IV

TINJAUAN PUSTAKA
4.1 Pengertian Sistem
Di dalam pendefinisian mengenai sistem terdapat dua
kelompok pendekatan yang berkaitan dengan sistem yaitu
sistem yang lebih menekankan kepada prosedur dan elemen.
Menurut pendekatan prosedur sistem didefinisikan sebagai suatu
urutan

yang

menerangkan

tepat
apa

dari
yang

tahapan-tahapan
harus

instruksi

dikerjakan,

siapa

yang
yang

mengerjakan, kapan dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya.

Sedangkan

menurut

pendekatan

secara

elemen

sistem

didefinisikan sebagai bagian-bagian yang saling berkaitan yang

beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau
maksud.

4.1.1

Elemen Sistem

a. Blok masukkan (input block)

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini
termasuk metode-metode dan media yang digunakan untuk menangkap
data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen dasar.
b. Blok model (model block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan metode matematik
yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis
data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang
sudah diinginkan.
c. Blok keluaran (output block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi
yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan
manajemen serta semua pemakai sistem.

IV-1

IV-3

d. Blok teknologi (technologi block)

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model,
menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan
keluaran dan membantu pengendalian diri secara keseluruhan.
Teknologi terdiri dari unsur utama :
1. Teknisi (human ware atau brain ware)
2. Perangkat lunak (software)
3. Perangkat keras (hardware)
e. Blok basis data (data base block)
Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan
yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan
perangkat lunak untuk memanipulasinya.
f. Blok kendali (control block)
Banyak faktor yang dapat merusak sistem informasi, misalnya bencana
alam, api, temperatur tinggi, air, debu, kecurangan-kecurangan,
kejanggalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan ketidakefisienan,
sabotase dan sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan
diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem
dapat dicegah atau bila terlanjur terjadi kesalahan dapat langsung
diatasi.

Gambar 4. 1 Blok sistem informasi yang berinteraksi

4.2

Pengertian Informasi
Informasi merupakan hal yang sangat penting di dalam

sebuah sistem.Jika sebuah sistem mengolah informasi yang salah

IV-5

maka

penerima

informasi

akan

susah

untuk

mengambil

keputusan masa kini atau masa yang akan datang.

4.2.1 Kualitas Informasi
Kualitas informasi sangat dipengaruhi oleh 3 pokok,yaitu:
1. Relevansi (relevancy)
Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya,
pengukuran nilai relevansi akan terlihat dari jawaban atas pertanyaan.
Informasi akan relevan jika memberikan manfaat bagi pemakainya.
2. Akurasi (accuracy)
Informasi dapat dikatakan akurat apabila informasi tidak bias atau
menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas apa yang
dimaksud.
3. Tepat Waktu ( timeliness)
Informasi yang tidak tepat waktu atau terlambat tidak akan mempunyai
nilai yang baik, sehingga digunakan sebagai dasar dalam pengambilan
keputusan dan dapat menimbulkan kesalahan dalam tindakan yang akan
diambil.
4.2.2 Nilai Informasi
Nilai dari suatu informasi (value of information) ditentukan
dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu
informasi

dikatakan

dibandingkan

bernilai

dengan

bila

biaya

manfaatnya

ebih

mendapatkannya.

efektif
Namun

kenyataannya, sebagian besar informasi tidak dapat persis

ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat
ditaksir nilai efektivitasnya.

4.3

Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah kombinasi antar prosedur kerja, informasi, orang,

dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam

sebuah organisasi. (James Alter, Information System: A Managemen Perspective).

IV-7

Informasi dalam suatu lingkungan sistem informasi harus mempunyai

persyaratan umum sebagai berikut :
a. Harus diketahui oleh penerima sebagai referensi yang tepat;
b. Harus sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam proses pembuatan /
pengambilan keputusan;
c. Harus mempunyai nilai surprise, yaitu hal yang sudah diketahui
hendaknya jangan diberikan;
d. Harus dapat menuntun pemakai untuk membuat keputusan. Suatu
keputusan tidak selalu menuntut adanya tindakan.
Sistem informasi harus mempunyai beberapa sifat seperti :
1. Pemrosesan informasi yang efektif.
Hal ini berhubungan dengan pengujian terhadap data yang masuk,
pemakaian perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai.
2. Manajemen informasi yang efektif.
Dengan kata lain, operasi manajemen, keamanan dan keutuhan data yang
ada harus diperhatikan.
3. Keluwesan.
Sistem informasi hendaknya cukup luwes untuk menangani suatu macam
operasi.
4. Kepuasan pemakai.
Hal yang paling penting adalah pemakai mengetahui dan puas terhadap
sistem informasi.

4.4

Pengertian Inventori
Inventaris

menurut

Krajewski

(1999:543)

definisinya

inventaris mengacu pada persediaan segala barang sumber daya

yang digunakan dalam sebuah organisasi yang dapat berbentuk
bahan mentah, pekerjaan dalam proses, barang jadi, suku
cadang komponen, atau persediaan. Inventaris ada untuk

memungkinkan perusahaan memenuhi kebutuhan nasabah.

Inventaris biasanya juga ada untuk memperlancar arus barang
melalui proses produksi khususnya bagi pusat pekerjaan yang
mempunyai ketergantungan. Inventaris merupakan daftar yang

IV-9

memuat semua barang milik perusahaan yang dipakai dalam

melaksanakan tugas.

4.4.1 Modul-modul Inventori

1. Standarisasi
2. RKBU/RKPBU
3. RTBU/RTPBU
4. Pengadaan Inventaris
5. Kartu Inventaris Barang (KIB)
6. Kartu Inventaris Ruang (KIR)
7. Mutasi Penghapusan Barang
8. Mutasi Pelepasan Hak
9. Mutasi Pinjam Pakai
10. Mutasi Penyewaan
11. Mutasi Pengguna Usahaan
12. Mutasi Swadana
13. Mutasi Master Barang
14. Laporan Inventaris Barang Per Bagian
15. Laporan Penyusutan (Accrual Base)

4.4.2 Maksud dan Tujuan Inventori

1. Untuk mengetahui jumlah dan nilai serta kondisi BMN yang sebenarnya
2. Agar semua BMN dapat terdata dengan baik dalam upaya mewujudkan
tertib administrasi
3. Mempermudah pelaksanaaan pengelolaan BMN

4.4.3 Sasaran Inventarisasi

Seluruh BMN merupakan sasaran inventarisasi yaitu semua barang yang
dibeli atau diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara
(APBN), atau berasal dari perolehan lainnya yang sah, baik yang berada dalam
penguasaan Kuasa Pengguna Barang/Pengguna Barang Maupun yang berada
dalam pengelolaan Pengelola Barang

4.4.4 Fungsi Inventori

1. Mencatat dan menghitung data asset yang dikuasai departemen
2. Menyiapkan dan menyediakan bahan laporan dan pertanggungjawaban
atas penguasaan dan pengelolaan asset Negara

IV-11

3. Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan untuk pengawasan asset

Negara
4. Menyediakan informasi mengenai asset Negara yang dikuasai departemen
sebagai bahan perencanaan kebutuhan, pengadaan, dan pengelolaan
perlengkapan departemen
5. Menyediakan informasi tentang asset yang dikuasai departemen untuk
menunjang perencanaan dan tugas departemen

4.5

Metode Analisa dan Perancangan Sistem

Metode analisa yang digunakan adalah metode terstruktur

dan ada beberapa alat bantu yang biasa digunakan dalam

perancangan sistem informasi, yaitu, Diagram Konteks, Diagram
Aliran Data (DFD), Kamus Data (Data Dictionary), Bagan Alir
(Flowchart),

Diagram

Hubungan

Entitas

(Entity

Relational

Diagram (ERD)).
4.5.1 Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan pola penggambaran yang
berfungsi

untuk

memperlihatkan

interaksi

sistem

dengan

lingkungan dimana sistem tersebut ditempatkan ( Sutedjo,

2002 ).
Dalam penggambaran, sistem dianggap sebagai sebuah
objek yang tidak dijelaskan secara rinci karena yang ditekankan
adalah

interaksi

sistem

dengan

lingkungan

yang

akan

mengaksesnya.
4.5.2 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram ( DFD ) merupakan peralatan yang
berfungsi untuk menggambarkan secara rinci mengenai sistem
sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama
lain dengan menunjukkan dari dan kemana data mengalir serta
penyimpanannya ( Sutedjo, 2002 ).

IV-13

Ada beberapa symbol standar dalam penggambaran DFD,

yaitu:
1. Entitas, yang berhubungan langsung dengan sistem.
2. Proses, menyatakan kegiatan pengolahan data setelah
menerima masukan dari entitas dan mendistribusikan
ke proses selanjutnya.
3. File/arsip, menyatakan tempat penyimpanan data dalam
tabel.
4. Aliran data, menyatakan arah aliran data dari entitas ke
proses, proses ke proses, proses ke tabel, atau proses ke
entitas.
4.5.3 Kamus Data ( Data Dictionary )
Kamus data merupakan kumpulan data yang memberikan
informasi mengenai deskripsi formal dari elemen-elemen yang
ada di DFD. Informasi dalam kamus data mencangkup defenisi,
struktur data dan pemakaian data.
Kamus data berfungsi sebagai, ( Sutedjo, 2002 ):
1. Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan dalam
penggambaran diagram aliran data.
2. Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak
melalui aliran.
3. Menjelaskan spesifikasi nilai dan satuan yang relevan
terhadap data yang mengalir dalam sistem tersebut.

4.5.4 Bagan Alir ( Flowchart )

Bagan alir merupakan metode untuk menggambarkan
tahap-tahap pemecahan masalah dengan merepresentasikan
simbol-simbol

tertentu

yang

mudah

digunakan dan standar ( Sutedjo, 2002 ).

dimengerti,

mudah

IV-15

Ada dua model penulisan bagan alir, yaitu sistem flowchart

dan program flowchart. Sistem flowchart merupakan bagan alir
yang menggambarkan suatu sistem secara keseluruhan, mulai
dari kegiatan yang dilakukan pemakai sistem untuk dapat
menjalankan sistem sampai pada hasil akhir yang diperoleh dari
sistem.

Program

flowchart

merupakan

bagan

alir

yang

menggambarkan urutan logika dari suatu prosedur pemecahan

masalah ( Sutedjo, 2002 ).
4.5.5 Entity Relationship Diagram
E-R Diagram berfungsi untuk menggambarkan relasi dari
dua tabel yang dapat digolongkan dalam tiga macam bentuk
relasi, yaitu satu-satu, satu-banyak, dan banyak-banyak. Satu
dilambangkan dengan angka 1 dan banyak dilambangkan
dengan huruf N. Dalam sebuah E-R Diagram juga mengandung
hubungan kardinalitas, yaitu minimal jumlah entitas dalam suatu
relasi. Angka 1 menandakan jumlah entitas tidak boleh kosong
( harus ada ), dan angka 0 menandakan jumlah entitas boleh
tidak ada.

4.6

Tujuan Perancangan Sistem

Perancangan sistem adalah tahap setelah analisis dari

siklus

pengembangan

sistem,

yang

meliputi

pendefenisian

kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang

bangun implementasi dengan menggambarkan bagaimana suatu
sistem dibentuk. Tujuan perancangan sistem adalah untuk
memenuhi

kebutuhan

pemakai

sistem

dan

memberikan

gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada

pemogram computer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.

IV-17

4.7
4.7.1

Software yang digunakan

MySQL
MySQL adalah sebuah aplikasi Relational Database Management Server

(RDBMS) yang sangat cepat dan kokoh serta bersifat open source. MySQL
merupakan salah satu jenis database server yang banyak digunakan di dunia
maya, yang menggunakan SQL sebagai bahasa dasar untuk mengakses database.
Database adalah sekumpulan tabel yang saling berhubungan satu sama lain, yang
tujuannya adalah memelihara informasi dan membuat informasi tersedia saat
dibutuhkan. Untuk menambah, mengakses, dan memproses data yang disimpan
dikomputer, diperlukan sistem manajemen database seperti MySQL.