GUIA DE IMPLEMENTACION DE LOS ESTANDARES BASC

CAPITULO I
ANTECEDENTES
En todas partes del mundo el contrabando se adhiere como un parsito a cada
negocio legtimo del mercado global. El trfico de mercancas ilcitas o
sustancias prohibidas desangra las economas de comunidades y hasta de
naciones enteras. El peso adicional que le pone a las agencias de justicia, a los
servicios sociales y a la sociedad, desperdicia miles de millones de dlares y
acaba con cientos de miles de vidas anualmente.
Cada compaa, cada modo de transporte, cada empleado est en peligro ante
las organizaciones al margen de la ley. En este frente de guerra para proteger
el comercio internacional del peligro del trfico ilcito, los servicios de aduanas
de todo el mundo, las organizaciones de seguridad pblicas y privadas y las
empresas, han tomado la iniciativa para impedir que sus medios de produccin,
manipulacin y transporte sean usados para actividades delictivas.
En los ltimos aos, las organizaciones al margen de la ley se han valido del
comercio lcito para introducir y/o sacar del pas mercancas o artculos
prohibidos. La comunidad internacional ha presionado a los gobiernos para que
tomen medidas drsticas para combatir el flagelo del trfico ilcito. Para el caso
de los Estados Unidos sus acciones en contra del trfico de estupefacientes
han trado como consecuencia el incremento de sus multas a las empresas que
transporten narcticos; en la actualidad las multas por onza de herona y
cocana son de mil dlares y de 500 dlares por onza de marihuana y
derivados.
Un ejemplo claro de las acciones concretas que las empresas privadas han
tomado para proteger sus intereses y los de su comunidad fue el de la
compaa MATTEL, ya que gracias a su iniciativa de proponer a la Aduana de
Estados Unidos la creacin de mecanismos para evitar la utilizacin de su
mercado lcito por organizaciones ilegales, naci BASC (Business AntiSmuggling Coalition) en el ao de 1996 en San Diego, California. En 1997,
Muelles del Bosque, un puerto privado al servicio pblico, es seleccionado por
la Aduana de los Estados Unidos como plan piloto del programa BASC en
Sudamrica.
As como la globalizacin e internacionalizacin de la economa cada da cobra
ms fuerza en pases en desarrollo y en el mundo entero, el contrabando o
trfico de mercancas ilcitas y estupefacientes invade y afecta cada vez ms
economas enteras.

La Coalicin Empresarial Anti-Contrabando es un programa de cooperacin

entre el sector privado y el sector pblico, con organismos nacionales y
extranjeros, creado para fomentar un comercio internacional seguro. El
programa BASC examina en su totalidad el proceso del comercio exterior
buscando desarrollar un ambiente ms seguro y asesora a las empresas de su
importante papel en el logro de este objetivo.
Actualmente la Corporacin mantiene Captulos en Estados Unidos, Mxico,
Costa Rica, Panam, Venezuela, Colombia, Ecuador, Per y Jamaica.
BASC se ha constituido como una asociacin sin nimo de lucro liderada por el
sector empresarial, cuya misin es la de promover dentro de sus asociados el
desarrollo y ejecucin de acciones preventivas destinadas a evitar el trfico de
drogas a travs del comercio legtimo.
Los objetivos generales que persigue son:

Incentivar el comercio exterior de una manera segura.

Incentivar la diversificacin de mercados, facilitando la entrada de los
productos nacionales a otros pases.
Fomentar la credibilidad internacional.
Fomentar la cooperacin internacional contra la utilizacin de mercados
lcitos con fines ilcitos.
Optimizar los procesos y operaciones de la cadena logstica del
comercio exterior.
Crear un ambiente de trabajo seguro.
Promover la normalizacin y estandarizacin de procedimientos de
seguridad en la cadena de exportacin.
Incrementar la productividad.
Prevenir robos.
Reducir penalizaciones nacionales e internacionales.
Reducir el valor de plizas de seguros y reclamos.
Convertir a las Aduanas nacionales y extranjeras en integrantes del
equipo de prevencin.

Todas las personas naturales o jurdicas dedicadas a actividades industriales y

comerciales, de prestacin de servicios al comercio exterior o actividades
complementarias o conexas, pueden participar en BASC.
La cobertura de este programa es: fabricantes, exportadores, intermediarios,
transportistas, operadores y en general todos los actores que tienen que ver en
la cadena logstica del comercio exterior, desde su punto de inicio hasta el
destino final.
La seleccin de las
empresas asociadas corresponde de manera
independiente a cada captulo; sin embargo, la informacin de otros pases es
muy importante y se toma como referencia dependiendo de la actividad de la

empresa, ms an cuando la empresa tiene su domicilio principal, sucursales,

agencias, o si desarrolla su proceso de exportacin en otro pas.
Los captulos son autnomos y la certificacin que ofrecen son vlidas en el
campo y territorio del captulo que la otorga.
Las empresas interesadas en ser admitidas por el programa BASC, deciden en
cul o cules captulos solicitar su inscripcin y sern certificadas por el
captulo del pas en donde se realice la evaluacin.
Una vez que la empresa es admitida, se somete a una primera auditoria de
precertificacin en la que se diagnostica los estndares y procesos de
seguridad que debe implementar. Posteriormente se efecta una auditoria de
certificacin para verificar la implementacin de dichos estndares y procesos.
De haber cumplido con todas las recomendaciones, la empresa es certificada
Con el propsito de mantener estndares altos de prevencin y seguridad de
las empresas afiliadas, anualmente se lleva a cabo un proceso de
recertificacin en donde se
verifica el continuo cumplimiento de los
lineamientos establecidos por BASC.
De manera general, a continuacin se detalla los estndares de seguridad que
deben cumplir las empresas para poder pertenecer al programa BASC:

Polticas y procedimientos que respondan a preocupaciones sobre

contrabando, narcotrfico o cualquier otra actividad ilcita.
Polticas de seleccin de personal.
Polticas que incentiven el trabajar en un ambiente libre de drogas.
Programas de capacitacin en contra de uso de las drogas.
Procedimientos para identificar al personal.
Seguridad fsica en las instalaciones.
Procedimientos para recibo y entrega de carga.
Capacitacin al personal en medidas y controles de seguridad.
Control e inspeccin de los medios de transporte.
Procedimientos para controlar y procesar la documentacin.
Procedimientos de seguridad con otras empresas.

Las empresas certificadas en el programa BASC, adems de gozar de este

prestigio, reciben una serie de ventajas competitivas y beneficios, dentro de los
que se encuentran:

Diploma de certificacin BASC.

Manual de Seguridad
Capacitacin constante en seguridad.
Directorio de asociados.
Notificacin anticipada de nuevos parmetros de seguridad.
Descuentos en cursos, seminarios y conferencias.


Visitas de asesoramiento del Servicio de Aduanas de los Estados
Unidos.
CAPITULO II
CONCEPTOS GENERALES DE PREVENCIN DE RIESGOS
Qu es prevencin de riesgos?
La palabra riesgo se deriva del antiguo italiano risicare que quiere decir osar,
atreverse, retar o desafiar. Cada da, cientos de circunstancias retan la
capacidad de supervivencia, desarrollo y crecimiento de las empresas.
Entender que el riesgo tiene que ver con la naturaleza del negocio y que lo
importante es saberlo manejar, medirlo y pesar sus consecuencias, le ayudar
a tomar decisiones para prevenirlo, de manera que el futuro de su empresa
dependa de su eleccin y no de la eleccin de otros. El concepto en ingls se
llama ORM (Operational Risk Management).
Los riesgos pueden ser clasificados en especulativos y puros.
Riesgos Especulativos
Son aquellos que permiten ganar o perder y estn relacionados con la parte
lucrativa u objetivo del negocio.
Riesgos Puros
Son aquellos en los cuales es posible nicamente perder.
El ORM u Operaciones de Administracin del Riesgo, ha sido definido como el
proceso de tomar decisiones que puedan minimizar los efectos de prdidas que
genera la materializacin de stos. Un manejo adecuado del riesgo permite que
se generen menos prdidas, que sea menos severo, menos frecuente y ms
predecible.
Formas de identificar la exposicin al riesgo
El primer paso para prevenir los riesgos es la identificacin de los mismos.
Cada exposicin a la prdida o a la materializacin de los riesgos puede ser
medida de tres dimensiones:

El tipo de valor expuesto al riesgo.

El peligro que representa la prdida.
La extensin del potencial financiero
consecuencia la materializacin del riesgo.

que

pueda

traer

como

Para el caso en particular que le compete al programa BASC, es decir evitar el

trfico de drogas en el comercio exterior, evitar el terrorismo y contrarrestar los
robos, el riesgo de que las organizaciones al margen de la ley utilicen nuestros
mercados y productos, sera la variable a analizar en las tres dimensiones
nombradas.
Los riesgos puros a que estn expuestos los participantes de la cadena
logstica del comercio exterior se pueden identificar en:

Robos.- Divididos en tres clases: Puntual, es decir que est

representado por el robo de un solo producto; Sistemtico, que significa
robos menores pero frecuentes y finalmente, Organizados, los cuales
generalmente son de gran magnitud.
Trfico ilcito.- Se entiende como todo comercio al margen de la ley, de
personas, mercaderas o sustancias.
Terrorismo.- Compuesto por el sabotaje, atentados masivos o selectivos,
secuestros y toma de instalaciones.
Piratera.- Es el trmino aplicado a los delitos cometidos en contra de los
medios de transporte.

Resulta importante tener en cuenta que el crecimiento del comercio es

proporcional al crecimiento de los riesgos, por eso cada vez que un nuevo
producto o servicio entra a formar parte del comercio exterior, nace una nueva
posibilidad de materializacin de un riesgo.
reas potenciales a exposicin de riesgos

Bienes o propiedades.- Consideramos aqu los riesgos criminales y que

tienen que ver con el robo, el hurto, la falsificacin, el fraude, etc.
Responsabilidades.- Tiene que ver con las obligaciones que contrae una
persona natural o jurdica, como empresa y en especial para nuestro
caso, como participante del comercio exterior. Dentro de este marco
estn
las
obligaciones
laborales,
fiscales,
contractuales,
extracontractuales y en general todas las establecidas por las leyes que
rigen el comercio exterior en cada pas y el mundo. Ha pensado
usted alguna ocasin en las responsabilidades que asume su
empresa al ser utilizada por organizaciones delincuenciales?
Personal.- Corresponden a las compensaciones que se debe pagar por
prdida (despido) de empleados vitales y empleados generales, debido
a la influencia que el delincuente ha logrado en ellos.

Si se tiene en cuenta y se aplican las recomendaciones del programa BASC,

usted podr observar a corto plazo, cmo estas reas de riesgos potenciales,
disminuirn en frecuencia y severidad su materializacin, obteniendo de esta
manera menores prdidas y obviamente mayores ganancias.

Medida de exposicin al riesgo

La medida a la exposicin de la materializacin de los riesgos est definida en
dos dimensiones: severidad y frecuencia. Dependiendo del cuadrante donde se
ubiquen las prdidas, requerir de atencin inmediata a corto plazo. A
continuacin se muestra la matriz general de exposicin a las prdidas.
Recuerde que para nuestro caso, prdida tiene el mismo significado que
materializacin de riesgos:
Cuadrante A
Alta severidad y alta frecuencia
Cuadrante B
Baja severidad y alta frecuencia

Cuadrante C
Baja severidad y baja frecuencia
Cuadrante D
Alta severidad y baja frecuencia

Las celdas A y D representan prdidas catastrficas, por lo que requieren de

atencin inmediata. La celda B puede llegar a representar prdidas
sustanciales si se incrementa la frecuencia. La celda C implica baja posibilidad
de materializacin de riesgos. Podra usted ubicar en qu cuadrante se
encuentra la prdida que representara el que organizaciones al margen de la
ley utilicen su empresa para el trfico ilcito? Por supuesto que es muy fcil, los
cuadrantes A y D son la mala noticia de la respuesta y si es que usted no inicia
inmediatamente con la implementacin de medidas estrictas de seguridad,
posiblemente ingrese a estos dos cuadrantes.
Tcnicas de prevencin de riesgos
Una vez identificado apropiadamente el cuadrante en la matriz de exposicin a
los riesgos, el prximo paso es identificar y examinar las alternativas para
controlar o administrar apropiadamente estos riesgos. Es fcil entender que los
resultados que obtendr a travs de la puesta en prctica de nuestras
recomendaciones, no defraudar a sus expectativas.
Evitar la exposicin a los riesgos
Esto es la eliminacin de la oportunidad para que un riesgo ocurra. Evitar la
exposicin es tomar la decisin de eliminar una particular actividad, operacin o
medio que causara una muy posible oportunidad para perder. En algunos
casos es necesario cambiar completamente la forma o el procedimiento en que
se viene desarrollando una actividad.
Las medidas preventivas de seguridad, son la estrategia que usted debe seguir
dentro de las Operaciones de Administracin del Riesgo.
El pertenecer al programa BASC minimiza las consecuencias de
materializacin de riesgos y si usted se convierte en vendedor de nuestro
programa realizando alianzas estratgicas de seguridad que puede tener con
sus clientes, usuarios, proveedores y autoridades, ser el factor determinante
para disminuir la severidad de las consecuencias.
6

Seleccionar la mejor alternativa de prevencin de riesgos, implementarla,

monitorearla y mejorarla continuamente, son los pasos a seguir por una
compaa que quiere controlar la vulnerabilidad a las prdidas.
BASC, COMO ORGANIZACIN INTERACTIVA COMBINA LOS ESFUERZOS
DE INVESTIGACIN Y EXPERIENCIA, PARA AYUDARLE A USTED CON
ESTO.

CAPITULO III
CMO ELABORAR UN INSTRUCTIVO DE SEGURIDAD PARA SU
EMPRESA
Programa de Seguridad
Un programa de seguridad representa una serie de medidas operacionales,
implementadas para proteger una organizacin, sus activos, propiedades,
empleados y clientes.
Las consideraciones para preparar un programa de seguridad son:
Los requerimientos de seguridad de la organizacin.
El potencial de la organizacin para cumplir esos requerimientos.
La vulnerabilidad de la organizacin a problemas de seguridad actuales
y futuros.
Las alternativas disponibles para ser utilizadas por la organizacin, para
cubrir las necesidades.
Tenemos tambin aspectos importantes que se debe incluir en un Plan de
Seguridad:

Definicin clara de los mtodos de seguridad.

Procedimientos escritos para notificacin interna / externa.
Mecanismos para responsabilizar en casos de robo o hurto.
Procedimientos para manejo de documentos y archivos.
Procedimientos para chequeo y control de iluminacin.
Procedimientos para cierre de instalaciones (puertas, portones,
ventanas, archivos, etc.).
Procedimientos de seguridad para registrar las entradas y salidas de
personas y/o vehculos.
Procedimientos para el manejo de la carga.
Definicin de polticas para el monitoreo externo.
Procedimientos para el control y manejo de llaves.

Polticas y procedimientos para la contratacin de personal.

Polticas y procedimientos que se aplicarn en la verificacin de antecedentes.

Procedimientos para obtener fotografas y huellas digitales de todos los

empleados.

Asignacin de responsabilidad para la seguridad contratada.

Para el mantenimiento del programa de seguridad es importante:

Actualizar el plan escrito de seguridad por lo menos una vez al ao.

Actualizar los mtodos de seguridad incluidos en el plan.
Evaluacin de los servicios contratados.
Capacitacin de personal.

Polticas de Seguridad
Al referirse a la palabra polticas, significa que la primera manifestacin en
contra de que la compaa sea utilizada por organizaciones ilcitas, es de sus
dueos, directivos o administradores; estas son de carcter general y sirven
como base para que cada rea de la compaa, escriba sus propias polticas.
Para su elaboracin, se recomienda:

Procedimientos y procesos con estndares de seguridad definidos.

Procedimientos de seguridad para seleccin y contratacin de personal.
Informacin al empleado sobre sus responsabilidades civiles y penales,
en que se puede ver envuelto por el no cumplimiento de los estndares
de seguridad.
Relaciones con las autoridades.
Los procesos para dar cuenta de irregularidades.

Las recomendaciones para su divulgacin y aplicacin son:

1.
2.
3.

Tener visibles las polticas en materia de seguridad; las generales en la

reas comunes y las particulares en cada seccin o unidad de negocio.
Poner a la vista de los clientes, en carteleras o anuncios, en las reas de
acceso o en los lugares de alta asistencia de clientes, las polticas de la
compaa en materia de seguridad.
Mantener a la vista las acciones que la compaa tomar, para dar
cuenta a las autoridades sobre cualquier actividad ilcita que se
presente.

Personal
El personal de una empresa est en riesgo de ser coaccionado o convencido
para que colabore con actividades ilcitas al margen de sus verdaderas
funciones. A continuacin se dan algunos parmetros para la seleccin e
incorporacin del mismo; as como el mantenimiento y la constante evaluacin

sobre las variables que pueden hacer que un funcionario de una empresa se
vea involucrado en conspiraciones internas:
Seleccin de personal
El recurso humano puede llegar a ser el eslabn ms dbil o ms fuerte en la
cadena de prevencin de riesgos. De los procesos de seleccin depender
evitar que el inters primario de un empleado nuevo en la compaa no sea
trabajar para esta, sino en contra de esta. Para el caso de contratistas
independientes (servicios de limpieza, recoleccin de basura, y otros), se debe
verificar los antecedentes personales y empresariales.
Informacin sobre el aspirante
Recuerde que hay tres tipos de empleados: (1) Los que colaboran con los
delincuentes, (2) los que no colaboran y (3) los que estn dudando; para el
primero y el tercero, un buen proceso de seleccin los har renunciar a
perjudicar su compaa. Las respuestas a las preguntas del cuestionario,
debern ser respondidas a mano y el formulario debidamente firmado, esto trae
como consecuencia el sentimiento de responsabilidad en el aspirante.
Verificacin de la informacin
Una vez que el aspirante haya entregado el formulario, se encargar a una
persona o institucin de la verificacin de la informacin contenida en este.
Entrevista
Una vez que se hayan comprobado los datos, se recomienda hacerle una
entrevista con una persona especializada, en ella se preguntar verbalmente,
sobre algunos datos consignados en el formulario; con esto se reduce la
posibilidad de las fachadas. Adicionalmente durante la entrevista se buscar
determinar el carcter, la motivacin, la honestidad y otros parmetros; se
recalcar sobre las polticas en contra del robo, trfico ilcito, terrorismo y
piratera, con el objetivo de conocer la posicin del empleado ante estos
aspectos.
Induccin
La seguridad en el proceso de incorporacin, no termina en la entrevista, es
necesario que el nuevo empleado reciba una induccin sobre: normas de
seguridad, reas restringidas, tarjetas de identificacin, dnde y a quin
informar sobre irregularidades. As mismo se le ensear la forma de
reconocer las seales que indican que sus colegas consumen estupefacientes
o participan en el contrabando. Todos los empleados que manejan carga o
tramitan documentos dan a conocer los requisitos de seguridad y las
consecuencias de su incumplimiento.

Mantenimiento del Personal

El recurso humano de su empresa esta siendo constantemente estudiado por
las organizaciones delictivas que quieren aprovecharse de l, que quieren
convencerlo de los supuestos beneficios adicionales que podr obtener. Una
revisin peridica sobre aspectos como el comportamiento, las proposiciones
que haya recibido de agentes externos, las observaciones que haya hecho
sobre otros colegas, su situacin social y econmica, sus nuevos amigos,
ayudar a que su empleado se sienta protegido y a la vez responsable con la
empresa, usted demostrar que se preocupa por su empleado, que esta
pendiente de l y lo ms importante, que lo conoce.
Algunas pruebas para detectar el uso o abuso de drogas, resulta importante
para prevenir la participacin de los empleados en actividades ilcitas, estas
pruebas pueden ser con equipos electrnicos de deteccin de narcticos o
alcoholmetros, exmenes de laboratorio (orina, sangre), exmenes con
polgrafos o maquinas de la verdad, etc. Los programas de concienciacin
sobre droga, la capacitacin sobre sus efectos y materiales de prensa y
carteles fijados, podrn ser una herramienta muy til para prevenir a sus
empleados.
Un plan de visitas domiciliarias semestrales para empleados, en donde se haga
observaciones sobre los cambios en los niveles de vida, resultar vital como
medio de control, gestin y prevencin a las conspiraciones internas.
Prevencin de Conspiraciones Internas
Las organizaciones al margen de la ley requieren de una conexin en las
compaas para conformar una asociacin delictiva. Al conjunto de personas
que trabajan en una empresa y sirven a intereses oscuros se le denomina
conspiraciones internas. La necesidad de usar personas de las empresas, es
debido a que estas conocen los procesos y procedimientos documentales,
operativos y de seguridad, adems de tener acceso fsico a las reas.
Actitudes de extrema confianza o de facilidad para el establecimiento de
relaciones humanas, puede ser tan beneficioso como peligroso. Resulta vital
entender que ciertos puestos de trabajo requieren de esta habilidad y otros no.
En el caso de puestos de control para atencin de usuarios externos que tienen
la responsabilidad de entregar o dejar carga o documentos, no es
recomendable una disposicin a hacer amistades con facilidad.
Recomendaciones: (1) Elabore un estudio de las posiciones crticas (entrega y
recibo de carga, manejo de documentacin confidencial y bvedas,
administradores de sistemas, etc.), que tienen algunos empleados en su
empresa y d la prioridad necesaria para asegurar una correcta seleccin,
capacitacin y mantenimiento a este personal.

10

Programas de Incentivos
Algunos premios para aquellas personas o empleados que hagan informes
sobre actividades relacionadas con aspectos sospechosos o con procesos que
tienen vulnerabilidades, permite crear un ambiente disuasivo y de mejoramiento
continuo de los estndares de seguridad.
Conocimiento del personal
Todas las personas que laboran en una compaa y especialmente las que
tienen responsabilidad sobre la carga, documentos y objetos valiosos, deben
haber pasado por un proceso minucioso de pre-empleo, que haya permitido el
conocimiento suficiente de este individuo y la verificacin de sus antecedentes.
Personal de Seguridad
Dependiendo del tamao de la compaa esta tendr una organizacin de
seguridad paralela a las actividades operativas, tendiente a proteger estas. Un
representante de la compaa deber tener funciones asignadas como
encargado de seguridad. Recomendaciones: (1) Los uniformes del personal de
seguridad deben ser diferentes al resto del personal de la compaa. (2) Detalle
con exactitud y claridad las funciones que debe cumplir el personal de
seguridad.
Seguridad Fsica
La seguridad fsica requiere de un sistema integral de proteccin, que
comprende un conjunto de medidas de seguridad adoptadas, que unidas,
enlazadas y coordinadas entre s, proporcionan un buen nivel de proteccin
que permite mantener la calidad de los servicios y productos, libre o exenta de
dao o variacin negativa. Los parmetros bsicos que permiten revisar las
acciones de seguridad con que cuenta una compaa, se encuentran divididos
de la siguiente manera:
reas de almacenamiento de carga
Recomendaciones: (1) Todos los edificios usados para almacenar carga y
aquellos asociados con esto, deben ser construidos de materiales resistentes
que impidan la entrada ilegal. (2) La integridad de la estructura debe ser
mantenida mediante inspecciones y reparaciones peridicas. (3) La seguridad
debe estar presente en las puertas y ventanas. (4) La demarcacin y
sealizacin de estas reas, y el control de acceso a las mismas, deben estar
definidas.

11

Barreras perimtricas
El principio bsico lo conforman las barreras fsicas que impiden el acceso de
personas o vehculos no autorizados a la planta de una compaa.
Recomendaciones: (1) Cercas o paredes divisorias, lo suficientemente
separadas de las edificaciones, de manera que se tenga tiempo de reaccin y
posibilidad de observacin. (2) Sin escombros, rboles o artefactos cerca, que
sirvan como elementos de apoyo para violar la integridad. (3) Inspeccin
peridica a las cercas, para verificar su condicin.
Puertas
El nmero de puertas debe ser el mnimo necesario para proveer adecuado
acceso a la planta y a las reas de almacenamiento de la carga.
Recomendaciones: (1) Deben proveer una defensa contra los accesos no
deseados de vehculos y personas, por lo tanto debe contar con barreras
fsicas de seguridad y con personas que las controlen. (2) Colocar letreros de
sealizacin y advertencia, sobre responsabilidad y procedimientos de la
empresa, en caso de cruzar una puerta sin autorizacin.
Iluminacin
Una adecuada iluminacin debe ser provista para las reas de entrada o
puertas, reas de almacenamiento y operacin de carga, barreras perimtricas
y reas de parqueo. Recomendacin: (1) Tener sistemas de iluminacin de
emergencia para los puntos de almacenamiento de carga valiosa o reas de
ejecucin de procesos vitales.
Seguros y controles de llaves
Los seguros y las llaves utilizadas en edificios, puertas y en equipos deben
contar con la debida proteccin para impedir el acceso a stas, de personas no
autorizadas. El control de las llaves y seguros debe ser manejado por el
encargado del rea o el personal de seguridad. Recomendacin: (1) Contar
con un armario para el almacenamiento de las llaves. (2) La persona de
seguridad de turno, tenga un dispositivo con la llave del armario de llaves. (3)
Contar con un registro para el recibo y entrega de llaves de reas de alto
riesgo. (4) No sacar las llaves fuera de la empresa. (5) Registrar toda prdida
de llaves. (6) No entregue copias de una llave.
Sistemas de identificacin
Todo el personal de la compaa y en general todo el personal que haya
ingresado a las instalaciones, deber estar debidamente identificado; su
identificacin, ya sea por el color, la numeracin, o las inscripciones, deber
indicar las reas a las cuales esta persona est autorizada para acceder.
Recomendaciones: (1) La tarjeta de identificacin debe llevar como mnimo las
caractersticas fsicas del empleado, su fotografa en color, su firma y una fecha

12

de vencimiento razonable. (2) Todo el personal que se encuentre dentro de la

compaa deber portar su identificacin en un lugar visible. (3) Para el
personal administrativo puede ser en forma de collar o en el bolsillo derecho de
la chaqueta, con un gancho, para el personal operativo (norma seguridad
industrial) se utiliza un brazalete ajustado para evitar prdidas y accidentes. (4)
Utilizar chalecos reflectivos o uniformes de colores diferentes para cada una de
las reas sensitivas, esto permitir tener un mayor control visual fsico y a
travs del circuito cerrado de televisin.
Conocimiento y Educacin sobre Seguridad
Las empresas deben tener programas para educar a todo el personal en los
aspectos de las polticas y prcticas de seguridad con que cuenta la compaa.
Procedimientos sobre seguridad
Los mnimos requisitos que en materia de procedimientos de seguridad se
debe tener en cuenta son aquellos relacionados con la recepcin,
almacenamiento y entrega de la carga, desde el punto de vista fsico y
administrativo.
Recibo y entrega de contenedores vacos
Un chequeo fsico a los contenedores vacos (para carga general o carga
refrigerada) que se reciben en la planta para almacenamiento o para ser
llenados, resulta fundamental en el momento de prevenir que haya sido
modificada su estructura para traficar mercancas ilcitas.
Recibo y entrega de contenedores llenos
Al momento de ser transportados los contenedores llenos, desde su lugar de
almacenaje o desde la fbrica hacia algn destino, los estndares mnimos de
seguridad deben ser tomados en cuenta.
Recibo y entrega de mercanca en general
Debe llevarse libros de registro o formatos donde como mnimo se registre la
hora de llegada y salida, las personas que reciben y entregan, la cantidad de
carga por tipo de unidad de empaque o embalaje, el estado del empaque o
embalaje, los sellos o precintos de seguridad. En caso de que el embalaje
presente alguna novedad, se deber dejar constancia a travs de una nota,
fotografas y registro de peso en bscula.
Inspeccin de vehculos particulares
Aunque los vehculos particulares deben tener acceso restringido a las reas
de operaciones, algunos de estos ingresan y es necesario conocer los
mtodos a seguir para su inspeccin.

13

Casetas de Guardias
Las instalaciones donde se manejan grandes cantidades de carga, deben tener
guardias y casetas en todas las entradas y salidas de vehculos durante las
horas de trabajo. Sistemas automticos de control de acceso, le permitirn
ejercer control y gestin sobre la labor del hombre de seguridad. Sistemas de
iluminacin de emergencia podran ser de vital importancia para evitar que los
sabotajes permitan materializaciones de riesgos.
Estacionamientos
Se debe prohibir que los vehculos particulares de pasajeros estacionen en
zonas de carga y en zonas inmediatamente adyacentes a los edificios donde se
almacena la carga. El servicio de seguridad debe controlar el acceso al
estacionamiento de los empleados.
El estacionamiento para los empleados deber ser debidamente segregado de
los estacionamientos de visitantes, vehculos de carga, etc.
Comunicaciones
Debe existir un buen servicio de comunicaciones entre los guardias de las
empresas y las autoridades de seguridad. Para esto se debe hacer uso de
recursos tales como telfonos, radios porttiles, alarmas sonoras, etc.;
sistemas de alimentacin elctrica de emergencia resultan vitales a la hora de
dar continuidad a estas funciones de seguridad.
Control de acceso
Sin acceso fsico a las plantas o a las reas, es imposible la materializacin de
los riesgos de robo, trfico ilcito, terrorismo y piratera; de ah la importancia de
los controles de acceso. Recomendaciones: (1) Control sobre las horas a las
cuales las personas acceden a las instalaciones. (2) Mantenga control y gestin
sobre las actividades y el tiempo de ejecucin, no permita el ocio dentro de las
instalaciones restringidas. (3) Coloque un mapa donde se muestren las reas
restringidas para cada tipo de empleado, visitante y usuario. (4) Tenga en
cuenta que entre menos nmero de personas accedan a las reas de
documentacin o de almacenamiento de carga, menor ser la probabilidad de
materializacin de riesgos. (5) Coloque avisos que expresen a sus clientes y
usuarios cun importante es la seguridad y el cumplimiento de estndares en
su compaa. (6) Efecte ocasionalmente una revisin fsica a las personas y
paquetes.
Sistemas Electrnicos de Seguridad
Los sistemas de seguridad electrnicos antiguamente solo se utilizaban en
grandes organizaciones y corporaciones, as mismo se utilizaban para proteger

14

objetos de valor incalculable. Ahora estos sistemas de seguridad son una

realidad y un motivo de preocupacin para todo tipo de empresas tanto
grandes como pequeas. Tomemos en cuenta que la explosin tecnolgica
actual ofrece la posibilidad de alcanzar niveles superiores de eficiencia a
costos reducidos.
Los sistemas de alarmas sealan mediante sus sensores que ha habido
violacin de puertas y ventanas o movimientos y cambios en el ambiente.
Estas condiciones permiten al sensor activar un circuito el cual se anuncia y es
interpretado por el panel como una alarma en el sistema. Recordemos que el
sistema de alarma no crea por s solo una solucin sino que responde a una
accin por criterio humano.
Dentro de la integracin de sistemas electrnicos de seguridad contamos con:
a.
b.
c.

Sistemas de alarma contra robo

Sistemas para el control de acceso
Circuito cerrado de televisin (CCTV)

Sistemas de alarma contra robo

Dentro de las alarmas contra robo podemos destacar: alarmas comerciales,
industriales y perimetral.
Alarmas Comerciales: le permiten activar diferentes zonas segn sus
necesidades. Tambin le permiten integrar sensores inalmbricos, detectores
de humo y otros componentes.
En el sector comercial es necesario mantener los procedimientos enfocados en
la importancia de manejo e interaccin en compaas que atienden pblico en
grandes cantidades.
En el sector industrial es fundamental controlar todos los detalles, desde las
entradas y salidas tanto de personal como de vehculos.
Alarmas Industriales: le permiten integrar una gran cantidad de componentes
como sensores, detectores y asignarles mltiples funciones. Tambin pueden
programar horarios de activacin automtica y una gran cantidad de cdigos de
usuarios.
En este tipo de alarmas se deben tomar en cuenta las siguientes opciones:

Tipo de proteccin que se desea

Anlisis general de las reas de acceso
Zonas de alto riesgo
rea perimetral

15

Alarma Perimetral: El objetivo de los sistemas perimetrales es alertar de

intrusos que han traspasado el permetro de la propiedad. Constan de
sensores en forma de cable subterrneo que crean un campo
electromagntico. Cuando los intrusos cruzan este campo, se activa la alarma;
tambin hay sistemas que utilizan microondas, sonidos, infrarrojo y campos
electroestticos para avisar de intrusos en la propiedad.
Estos sistemas sirven para proteger residencias, edificios, bodegas, vehculos
e incluso antenas de comunicacin o televisin.
Para el sistema de Proteccin Perimetral se debe tomar en cuenta las
siguientes opciones:

Tamao del rea a proteger

Topografa del terreno
Tipo de proteccin (lineal, por cable, sensores)

Componentes de la alarma
Panel
Cerebro de la alarma, debe ubicarse en un lugar con las seguridades
necesarias y sin humedad.
Teclado
Es el que permite la programacin de la alarma. Su manejo debe limitarse a
dos personas.
Detectores
Encontramos varios tipos:

Sensores de movimiento: infrarrojos y doble tecnologa

Contactos magnticos: uso pesado y de puertas
Detectores de ruptura de vidrios.

Algunos paneles tienen como funciones adicionales:

Manejo de sistemas inalmbricos

Son expandibles, tiene capacidad de manejar hasta 36 zonas o ms.
Manejo de botones de asalto (alambrados e inalmbricos).

16

Sistema de Control de Acceso Electrnico

Este sistema le permite restringir la entrada de personas a oficinas y edificios.
Los sistemas ms sencillos abren las puertas y las cierran segn la llave
electrnica que el usuario posea. Tambin restringen el acceso al personal
segn un horario pre-determinado. Los sistemas sofisticados se pueden
enlazar con sistemas de control de pago a empleados (planillas) y muchsimas
otras aplicaciones.
Un sistema de control de acceso se configura de acuerdo a las necesidades
que presente la estructura de un edificio, que tan compleja sea la distribucin
arquitectnica y que tipo de materiales se ha utilizado en la construccin de los
diferentes marcos y puertas de todos los ingresos. Estos sistemas constan en
primera instancia de un software donde se programan las tareas que son
necesarias lleve a cabo el sistema, en l se crear una base de datos con la
informacin y fotografas del personal que labore para la empresa, asignndole
una tarjeta que posee un nmero programado en un chip, el cual a la hora de
utilizar la tarjeta para ingresar en cualquier rea, realizar un careo entre el
nmero de tarjeta y la informacin existente en la base de datos, de esta
informacin nos dir cuales son las reas autorizadas para cada persona, bajo
qu horario puede hacer uso de ellas y qu nivel de seguridad se le asign o
en su efecto generar una alarma por intento de violacin al rea. Otra de las
capacidades es poder generar tarjetas de visitantes, asignndole solo el rea a
la que necesita visitar. Si esta persona utilizara esta tarjeta para tratar de
ingresar a otra rea, generar una alarma audible y visual, por ende el sistema
no le permitir el ingreso; en cada punto de control o puerta se instalarn los
lectores ya sea con cdigo de acceso o sin cdigo, dependiendo del rea
donde la seguridad sea ms estricta.
Sistema de Circuito Cerrado de Televisin (CCTV)
Actualmente el recurso humano en el rea de seguridad se ve complementado
con el sistema de Circuito Cerrado de Televisin, el cual utiliza un monitor y
variedad de cmaras brindando una efectiva vigilancia en zonas amplias que
presentan alto riesgo, a la vez reduce el nmero de personas que se utilizara
al patrullar dicha zona, logrando resultados ms satisfactorios y un buen
desempeo en la seguridad, dando como producto final una mayor tranquilidad
a las funciones de seguridad.
Para planear la instalacin de este sistema es importante seleccionar la
localizacin de las cmaras en el lugar correcto para proveer el mximo de
cobertura a las zonas designadas.
En este sistema tenemos una gran cantidad de variantes de acuerdo con el tipo
de necesidad, existen cmaras a color y en blanco y negro. La cmara a color
nos brinda la ventaja de identificar a una persona por su vestuario, colores de
sus prendas y otros aspectos como su cabello; por este motivo se recomiendan
especialmente para interiores. La cmara blanco y negro es ms eficiente en

17

lo que se refiere a identificacin de personas por sus caractersticas fsicas ya

que posee ms cantidad de lneas de resolucin que las de color y son
recomendadas para las reas exteriores, los lentes se recomiendan
dependiendo de lo que se necesita ver y la amplitud de la zona que va a
proteger.
Dentro de este variado sistema por ejemplo contamos con:

Domos a Color: Estas cmaras a color permiten observar reas

mediante giros de 360 grados. Poseen auto-focus, auto-iris y pueden
realizar acercamientos (zoom) de hasta 72 veces. Los domos tambin
pueden ser programados para hacer recorridos visuales y girar
rpidamente para observar puntos de inters con slo presionar un
botn.

Sistemas Multiplexados: Permiten la instalacin de una mayor cantidad

de cmaras, las cuales se pueden controlar fcilmente desde el centro
de observacin. Estos sistemas modulares permiten agregar cmaras
segn las necesidades y permiten grabar los objetos y personas
observadas.

El sistema principal de administracin de video es un conjunto de multiplexores

que a su vez los distribuirn en los monitores y las videograbadoras,
proporcionando un registro permanente de los sucesos y eventos ocurridos.
Seguridad documental y de la informacin
La eficacia de las normas de seguridad de las instalaciones depende del
control de los documentos con los cuales se recibe, se entrega, se embala, se
desembala, se transporta o en general se transfiere la responsabilidad de la
carga de una a otra compaa o de un rea a otra rea en la misma compaa.
Recomendaciones: (1) Restringir al mximo el acceso a la documentacin o
informacin. (2) Procedimientos claros de responsabilidad documental. (3)
Establecer procesos de cierre y confrontacin entre las actividades
operacionales y la documentacin generada por las mismas. (4) Establecer
procedimientos formales de entrega y archivo de la informacin. (5) Contar con
reas seguras para almacenamiento y archivo.
Documentos de la carga
Todo el personal que tramita los documentos relativos a la carga tiene la
oportunidad de reconocer las expediciones sospechosas a las que debe negar
la recepcin o transporte. En caso de que ya se encuentre en sus
instalaciones la documentacin sospechosa, debe notificarse a los organismos
de control. Recomendaciones: (1) Un examen cuidadoso de las guas de carga,
los contratos de transporte, las facturas, los documentos aduaneros y otros. (2)
Cada empleado debe llevar la cuenta legible y exacta de la carga que recibe o
tramita. (3) Se tramiten solamente los documentos legibles. (4) Se proteja la
18

confidencialidad de los documentos. (5) Se acepte solamente las firmas

autorizadas. (6) Se verifique la identificacin de las personas autorizadas. (7)
Se establezca procedimientos para notificar actividades sospechosas. (8) No
se reciba ni entregue carga a personas no registradas.
Poltica de firmas
La poltica de firmas generalmente est aplicada a procesos de preparacin de
documentos, aplicacin de sellos, rompimiento de sellos, conteo fsico de
piezas, revisin de personas, carga, equipos, apertura de cajas fuertes, etc.
Recomendaciones: (1) Los documentos con los cuales se transfiere la
responsabilidad sobre la carga o se deja constancia de la prestacin de un
servicio, deben ser firmados tanto por quien entrega como por quien recibe. (2)
Adems de la firma resulta vital la colocacin de la fecha y hora con un reloj
impresor. (3) nicamente empleados de nmina podrn firmar documentos
relevantes sobre entrega, recibo o transferencia de responsabilidad sobre un
bien.
Plazos para recepcin o trmite de documentos
Por experiencia se tiene que la recepcin y trmite de documentos de ltima
hora y bajo presiones, son de gran utilizacin por las organizaciones delictivas
para evitar los anlisis de riesgos de embarques sospechosos y controles de
autoridades. Recomendaciones:
(1) Una poltica definida para recibir con
determinada anterioridad los documentos para retiro o ingreso de carga. (2) Un
control especial en caso de ser imperativo los embarques de ltima hora. (3)
Un proceso para dar cuenta a las autoridades sobre embarques de ltima hora.
Seguimiento sistematizado a los procesos
Los sistemas informticos representan una gran ayuda para elevar los
estndares de seguridad sobre los procesos administrativos que respaldan las
operaciones fsicas. Los delitos informticos son de dos tipos: Donde el
sistema es la vctima real (daos al software o hardware) y donde el sistema
sirve como instrumento para acciones ilcitas. Recomendaciones: (1) Control
de acceso al sistema restringiendo y discriminando usuarios. (2) Seguridad
fsica en las reas de los servidores. (3) Poseer procesos de backup. (4)
mantener en estricta confidencialidad la clave personal de cada usuario.
Sellos y Precintos
Una poltica de sellos y precintos, sobre la documentacin, las unidades de
embalaje, los vehculos de transporte de carga o reas que se custodia,
determina la responsabilidad de los participantes. Recomendaciones: (1) Los
sellos o precintos deben ser numerados, controlados uno a uno para evitar que
sean utilizados ilcitamente. (2) En un registro se deber llevar los datos de
quien entreg el precinto y dnde fue utilizado. (3) El encargado de los sellos

19

no entregar estos en estricto orden de numeracin, porque resultara fcil

saber el nmero de sello que va ser utilizado y por lo tanto elaborar uno falso.
(4) Sellar las unidades de embalaje. (5) Establecer diferentes puntos de
chequeo para asegurar la integridad del sello. (6) Hacer seguimiento y
confrontaciones a los sellos.
Alianzas estratgicas de seguridad
Recuerde que la cadena siempre es tan dbil como el eslabn ms dbil. En la
cadena logstica del comercio exterior, eso representa que una compaa
puede hacer grandes esfuerzos de seguridad, pero si su complementaria o
quien subsidia algn servicio no lo es, las oportunidades de que se cometa un
acto ilcito con su producto o servicio, est en manos de otro. Para prevenir
esto, nada mejor que elaborar acuerdos en materia de controles preventivos a
todo lo largo de la cadena logstica; estos acuerdos deben contemplar polticas
de firmas, sellos, precintos, controles de horas, personas responsables, medios
de comunicacin, transporte, manejo de documentos, inventarios, etc. No
olvide hacer partcipe de esto a las autoridades aduaneras y de antinarcticos.

20