Anda di halaman 1dari 10

A.

MENYELESAIKAN LAPORAN DAN PROPOSAL


Penyelesaian laporan dan proposal melibatkan empat tugas, yaitu : merevisi, memproduksi,

mengoreksi, dan mendistribusikan.


Ketika Anda siap menyelesaikan laporan atau proposal jumlah pekerjaan yang Anda
tinggalkan bergantung pada formalitas, panjang, dan kerumitan proyek. Dokumen yang
membutuhkan ukuran serta ekstra untuk perbaikan dan profesionalisme karena adanya harapan
penerima, tradisi perusahaan, atau bahkan kebutuhan pemasaran. Sekalipun demikian, tidak banyak
laporan dan proposal yang membutuhkan setiap komponen yang akan dibahas lebih lanjut, tetapi
pastikan untuk tetap berhati-hati dalam menyeleksi elemen yang ingin Anda masukkan dalam setiap
dokumen.
Meskipun laporan dan proposal tidak mengharuskan adanya perbaikan yang sangat besar
pada dokumen bersifat

formal, tetapi banyak yang menuntutnya begitu, sehingga baik untuk

mengetahui setiap hal yang harus dimasukkan dan bagaimana cara memepersiapkannya.

B.

MEREVISI LAPORAN DAN PROPOSAL


Proses merevisi laporan pada intinya sama dengan pesan bisnis apapun, meskipun revisi ini

membutuhkan waktu lebih panjang, bergantung pada panjang dokumen. Lakukan evaluasi dalam
hal pengorganisasian, gaya, dan nada tulisan, untuk memastikan bahwa Anda telah mengatakan apa
yang ingin dikatakan dan mengatakannya dengan urutan yang paling logis dan dengan cara yang
merespons pada kebutuhan penerima. Kemudian, berusahalah untuk memperbaiki keterbacaan
laporan itu dengan membuat variasi panjang kalimat, menjaga paragraf agar tetap pendek,
menggunakan daftar dan simbol titk, serta menambahkan judul dan subjudul. Teruslah merevisi isi
laporan hingga menjadi jelas, ringkas, dan bersifat mendesak.

C.

MEMPRODUKSI LAPORAN DAN PROPOSAL


Setelah merasa puas dengan teks, Anda sudah siap untuk memproduksi laporan dengan

memasukkan elemen desain. Judul, keterangan gambar, peralatan, tipografi (seperti huruf besar,
huruf miring, dan cetak tebal), margin, pengaturan baris, dan spasi hanya merupakan teknik dan alat
yang dapat digunakan untuk menyajikan materi dengan efektif. Pada tahap ini juga, Anda dapat
mulai menambahkan diagram, grafik, dan alat bantu visual lainnya, serta elemen teks apapun.

Dalam pembuatan laporan dan proposal, Anda dapat mengandalkan bantuan tenaga ahli desain dan
produksi.
Perangkat komputer masa kini umumnya cukup mudah untuk digunakan secara produktif
oleh para pelaku bisnis. Rangkaian perangkat lunak seperti Microsoft Office atau Sun StarOffice
membuat Anda dapat memproduksi laporan yang memasukkan grafik, tabel, data spreadsheet, dan
catatan database. Bahkan, sekarang ini, fitur laporan canggih seperti foto relatif mudah dengan
hadirnya kamera digital berbiaya rendah, scanner desktop warna, dan printer warna yang murah
dengan kualitas yang hampir setara dengan foto.
Namun, perangkat komputer yang selalu canggih juga meningkatkan harapan penerima.
Orang terpengaruh dengan kemasan, karena itu laporan yang dikemas cantik dengan grafik
berwarna akan membuat penerima terkesan dibandingkan laporan yang polos dan hanya diketik
biasa, meskipun kedua dokumen tersebut mengandung informasi yang sama.
Komponen Laporan Formal
Dibagi menjadi tiga kategori, yaitu:
1. Bagian Pembukaan

Sampul

Halaman judul khusus

Halaman judul

Surat otorisasi

Surat penerimaan

Surat pengiriman

Daftar isi

Daftar ilustrasi

Sinopsis atau ringkasan eksekutif


2. Bagian Teks Laporan

Pendahuluan

Isi

Ringkasan

Kesimpulan

Rekomendasi

Catatan

3. Bagian Pelengkap

Lampiran

Daftar pustaka

Indeks

Bagian Pembukaan
Bagian pembukaan merupakan materi bagian depan yang memberikan informasi awal kunci
sehingga pembaca dapat memutuskan apakah akan membaca laporan dan dengan cara apa.
1. Sampul
Banyak perusahaan memiliki sampul standar untuk laporan, dari kertas yang tebal dengan
cetakan nama dan logo perusahaan. Judul laporan dapat dicetak di sampul atau dilampirkan
dengan label yang ditempelkan. Carilah sampul yang menarik, nyaman dan sesuai dengan
masalah subjek. Juga pastikan sampul ini dapat diberi label dengan judul laporan, nama penulis
(tidak harus), dan tanggal penyerahan (juga tidak harus).
Pikirkan dengan saksama judul yang akan Anda cantumkan di sampul. Berilah para
pembaca semua informasi yang mereka butuhkan : siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan
bagaimana dari pokok pembicaraan. Usahakan agar meringkas (dapat mengurangi panjang judul
dengan menghilangkan frase seperti laporan tentang, studi tentang atau survei tentang.).
2. Halaman judul khusus (title fly) adalah lembar kertas polos yang hanya berisi judul laporan.
Halaman judul (title page), mencakup empat blok informasi yaitu:

Judul halaman

Nama, jabatan, alamat orang/ kelompok atau organisasi yang mengotorisasi laporan (jika
ada)

Nama, jabatan, alamat orang/kelompok atau organisasi yang menyiapkan laporan

Tanggal penyampaian laporan


Halaman judul berfungsi sebagai sampul laporan, terutama jika laporan relatif singkat dan

hanya dimasudkan untuk pengguna internal.


3. Surat otorisasi (memo otorisasi) adalah dokumen yang Anda terima yang meminta atau
mengarahkan Anda untuk menyiapkan laporan.

4. Surat penerimaan (memo penerimaan) sebagai respons terhadap penyampaian itu, menerima
penugasan itu, dan memerjelas persyaratan atau batasan apapun. Surat penerimaan dapat
memperlihatkan pada pembaca apa yang Anda setujui untuk dilakukan dan mengapa.

5. Surat pengiriman atau letter of transmittal (memo pengiriman) yaitu sebuah bentuk khusus
yang bersampul, yang memperkenalkan laporan pada penerima. Surat pengiriman menyatakan
apa yang ingin Anda katakan jika Anda menyerahkan laporan ini langsung pada orang yang
mengotorisasikannya sehingga gayanya tidak terlalu formal.

6. Daftar isi (Table of Content), menunjukkan bentuk garis besar liputan, urutan, dan kepentingan
relatif akan informasi dalam laporan. Judul yang digunakan di teks laporan merupakan dasar
dari daftar isi ini.

Putuskan berapa banyak tingkatan judul yang diperlukan untuk memperlihatkan isi.

Daftar isi yang mendetail dapat berisi lusinan bahkan ratusan catatan
pertimbangkan untuk memasukan dua table (table tingkat tinggi yang hanya menunjukkan
judul utama, diikuti dengan table yang mendetail yang mencakup segala sesuatu).

Pastikan pembaca dapat dengan mudah membedakan diantara tingkatan tersebut.

Berilah perhatian ekstra untuk memastikan bahwa daftar isi akurat, konsisten, dan lengkap.

Susunlah daftar isi setelah laporan Anda lengkap, diedit dengan teliti, dan dikoreksi.

Gunakan fitur otomatis di word processor untuk membuat daftar isi, membantu
meningkatkan keakuratan, menghilangkan kesalahan pengetikan, dan menjaga kekinian
table.

Pastikan untuk mengoreksinya sekalipu dibuat secara otomatis.

7. Daftar ilustrasi (list of illustrations)

Masukkan daftar ilustrasi setelah daftar isi

Pastikan untuk memasukkan judul dan nomor halaman

Jika Anda mempunyai cukup ruang dalam satu halaman, masukkan daftar ilustrasi langsung
di bawah daftar isi. Jika tidak, letakkan daftar dihalaman setelah halaman isi.

8. Sinopsis atau ringkasan eksekutif, merupakan gambaran ikhtisar singkat (satu halaman atau
kurang) dari point terpenting dalam laporan, yang dirancang untuk memberikan para pembaca
tinjauan awal yang cepat. Sinopsis ini seringkali ada di laporan informasional panjang yang
berhubungan dengan subjek teknis, profesioanal, atau akademis dan juga dapat disebut sebagai
abstrak.
Pikirkan dengan saksama kata-kata untuk sinopsis atau abstrak. Penyusunan kata-kata dalam
sinopsis dapat bersifat:
a. Informatif yaitu menyajikan point utama dalam laporan dengan urutan seperti yang ada
diteks. Contoh : penjualan es krim superpremium mencapai 11 persen dari total penjualn es
krim.
b. Deskriptif yaitu memberitahukan perihal laporan, hanya menggunakan detail yang lebih
besar dari pada daftar isi. Contoh : laporan ini berisi informasi tentang es krim
superpremium dan pangsa pasarnya.
Ringkasan eksekutif (executive summary) lebih luas dari pada sinopsis karena banyak
memuat judul, transisi yang dikembangkan dengan baik dan bahkan elemen visual.

Perbedaannya, sinopsis merupakan prosa daftar isi yang menggarisbesarkan poin utama
laporan. Sedangkan, Ringkasan eksekutif merupakan versi mini yang dikembangkan secara
lengkap dari laporan.

Teks Laporan
Inti dari laporan selalu tersusun dari tiga bagian utama, yaitu : pendahuluan, isi dan penutup.
Pendahuluan Pendahuluan yang baik menyiapkan pembaca untuk mengikuti dan
memahami informasi selanjutnya. Bagian ini mengundang para pembaca untuk melanjutkan bacaan
dengan memberi tahu mereka tentang laporan tersebut.
Isi Bagian ini berisi informasi yang mendukung kesimpulan dan rekomendasi, serta analisis,
logika dan interprestasi Anda terhadap informasi.
Penutup Penutup laporan harus meringkas gagasan utama, menyoroti kesimpulan atau
rekomendasi (jika ada), dan menyusun daftar setiap tindakan yang Anda harapkan dilakukan oleh
pembaca yang akan Anda lakukan sendiri.

Bagian Pelengkap
Bagian pelengkap muncul setelah teks laporan dan memberikan informasi bagi pembaca
yang mencari pembahasan yang lebih mendetail. Pelengkap lebih umum pada laporan panjang
daripada laporan pendek, dan lazimnya memasukkan lampiran, daftar pustaka dan indeks.
Lampiran (appendix) Lampiran berisi materi yang berhubungan dengan laporan, tetapi
tidak tercakup dalam teks karena terlalu panjang, memakan tempat, atau tidak terlalu relevan.
Daftar Pustaka Untuk memenuhi kewajiban etika dan hukum untuk memberikan
penghargaan bagi orang-orang atas pekerjaan mereka, dan untuk membantu para pembaca yang
mungkin berkeinginan untuk meneliti topik lebih lanjut, masukkan daftar pustaka (bibliography),
yaitu daftar sumber sekunder yang Anda pelajari ketika menyiapkan laporan.
Indeks merupakan daftar nama menurut abjad, tempat dan subjek yang disebutkan
dilaporan, beserta halaman tempat kemunculannya.

Komponen Proposal Formal


Tujuan proposal adalah membuat pembaca terkesan pada profesionalisme Anda dan
membuat penawaran dan perusahaan Anda menonjol.
Proposal formal berisi banyak komponen yang sama sengan laporan formal lain.
Kebanyakan perbedaannya adalah pada teks, meskipun beberapa bagian yang berhubungan dengan
pendahuluan juga berbeda.
Bagian proposal formal :
1. Bagian Pembukaan
o Sampul
o Halaman judul khusus
o Halaman judul
o Permohonan proposal
o Surat pengiriman
o Daftar isi
o Daftar ilustrasi
o Sinopsis atau ringkasan eksekutif
2. Bagian Teks Laporan
o

Pendahuluan

Isi

Ringkasan
3. Bagian Pelengkap
o Lampiran
Bagian yang berhubungan dengan pendahuluan Sampul, halaman judul khusus, halaman
judul, daftar isi, dan daftar ilustrasi ditangani dengan cara yang sama dengan laporan formal lain.
Salinan RFP Daripada memakai surat otorisasi, proposal yang formal mempunyai salinan
permohonan untuk proposal (RFP), yang merupakan surat atau memo yang meminta pembuatan
proposal atau penawaran untuk proyek tertentu.

Sinopsis atau Ringkasan Eksekutif Meskipun Anda memasukkan sinopsis atau ringkasan
eksekutif untuk kenyaman pembaca ketika proposal Anda terlalu panjang, komponen ini seringkali
tidak terlalu berguna dalam proposal formal daripada ketika komponen tersebut dalam laporan
formal.
Surat Pengiriman Cara Anda menangani surat pengiriman bergantung pada apakah
proposal dibuat berdasarkan permintaan atau tidak. Surat ini harus bersifat membujuk pembaca
untuk meyakinkan bahwa Anda memiliki sesuatu yang berharga untuk ditawarkan, membuat
mereka merasa tidak sia-sia meluangkan waktu untuk membaca seluruh proposal. Karena mungkin
surat pengiriman merupakan satu-satunya yang dibaca klien, isi surat itu harus benar-benar
meyakinkan.

Teks Proposal
Sebagaimana halnya laporan, teks proposal disusun atas tiga bagian utama, yaitu :
pendahuluan, isi, dan penutup.
Pendahuluan : Bagian ini menyajikan dan meringkas masalah yang Anda maksudkan untuk
diselesaikan dan solusi Anda pada masalah itu, termasuk manfaat yang akan diterima oleh pembaca.
Isi : Bagian ini menjelaskan detail solusi yang lengkap; bagaimana pekerjaan akan
diselesaikan, bagaimana pekerjaan itu dipecah menjadi tugas, metode apa yang akan digunakan
untuk melakukannya, ketika pekerjaan akan dimulai dan berakhir, berapa banyak biaya untuk
seluruh pekerjaan, dan mengapa perusahaan Anda memenuhi persyaratan
Penutup : Bagian ini menekankan manfaat yang akan diketahui oleh para pembaca dari
solusi Anda, dan mendesak mereka untuk bertindak.

D.

PROOFREAD TERHADAP LAPORAN DAN PROPOSAL


Setelah selesai merangkai berbagai komponen laporan atau proposal, merevisi seluruh isi

dokumen agar jelas dan ringkas, dan mendesain dokumen untuk menjamin pembaca Anda mudah
memahami dan mendapat kesan yang positif, maka berarti Anda telah menghasilkan bentuk akhir
dokumen. Sekarang Anda perlu mengkaji ulang dokumen itu secara menyeluruh untuk terakhir
kalinya, dengan melihat konsistensi, kesalahan, dan komponen yang hilang. Proofread terhadap
bagian teks laporan pada dasarnya sama dengan proofread terhadap pesan bisnis mana saja-anda

mengecek pengetikan, kesalahan ejaan, dan kesalahan tanda baca. Pastikan unsur-unsur laporan
ditempatkan dengan benar. Mintalah orang agar membatu melakukan proofread. Carilah yang
belum terlibat pada penyusunan proposal Anda, sehingga ia mampu melihat kesalahan yang
terlewat oleh Anda.
E.

MENDISTRIBUSIKAN LAPORAN DAN PROPOSAL


Untuk distribusi fisik, pertimbangkan untuk mengalokasikan sedikit anggaran untuk

membayar kurir professional atau jasa pengiriman paket, jika hal itu dapat membantu memisahkan
dokumen dari kiriman lain. Sebaliknya, jika Anda telah menyiapkan dokumen untuk satu orang atau
kelompok kecil, mengantarkannya secara pribadi akan memberikan kesan yang baik dan juga dapat
mempromosikan hasilnya secara pribadi.
Untuk distribusi elektronik, berikan dokumen dalam format PDF. Terlebih lagi, dengan
format PDF dapat mengontrol tampilan dokumen di komputer penerima, memastikan bahwa para
pembaca melihat dokumen tersebut sesuai dengan yang diharapkan. PDF menampilkan dokumen
persis seperti yang diformatkan komputer. Selain itu, membuat dokumen dalam bentuk PDF yang
dapat di-download dapat dilakukan secara universal saat ini, jika hanya demi kenyamanan.
Jika perusahaan atau klien menginginkan untuk mendistribusikan laporan melalui system
manajemen berbasis web, internet, atau ekstranet, pastikan untuk meng-upload file yang tepat ke
lokasi online yang tepat. Verifikasi juga tampilan laporan tersebut di layar setelah di pasang;
pastikan bahwa grafik, diagram, link, dan elemen lain sudah pada tempatnya dan dioperasikan
dengan benar.
Jika tidak mendengarkan apapun dari para pembaca dalam seminggu atau dua minggu,
mungkin dapat dengan sopan menanyakan apakah laporan sudah diterima.

F.

MENULIS PERMOHONAN UNTUK PROPOSAL


RFP bukan sekedar sebuah permohonan melainkan laporan informasional

memberikan kepada para calon pengaju tawaran

yang

sebuah permohonan , melainkan laporan

informasional yang memberikan kepadapara calon pengaju tawaran, informasi yang mereka
perlukan untuk membuat proposal yang efektif.
Menulis RFP menuntut adanya pertimbangan yang saksama karena merupakan awal dari
sebuah proses yang mengarah kepada proposal, kontrak, dan pada akhirnya penyampaian produk
atau kinerja jasa.

Isi yang spesifik dari RFP ini sangat bervariasi antaara industry yang satu dengan industri
yang lain, beberapa kombinasi elemen berikut ini :
Latar Belakang Perusahaan. Berikan para calon pengaju tawaran beberapa
informasi latar belakang tentang organisasi Anda, prioritas bisnis Anda, dan informasi lain
yang mungkin mereka perlukan untuk memberi respons berdasarkan informasi itu.
Deskripsi Proyek. Sebutkan permohonan Anda dalam konteks; apakah

Anda

mencari penawaran untuk pasokan atau jasa rutin, ataukah Anda membutuhkan sistem
komputer utama?
Kebutuhan Proyek. Bagian kebutuhan proyek harus menyatakan semua yang Anda
harapkan dari calon vendor; jangan menyisakan apapun termasuk asumsi yang tidak
dinyatakan. Akankah calon vendor yang menyediakan peralatan penting, ataukah Anda?
Kriteria Keputusan. Biarkan para pengaju tawaran mengetahui cara Anda
mengambil keputusan. Apakah kualitas lebih penting daripada biaya? Apakah Anda hanya
memertimbangkan jasa vendor tertentu ataukah hanya mereka yang menggunakan proses
atau teknologi tertentu? Jawaban dari pertanyaan seperti itu tidak hanya membantu para
pengaju dalam menetukan apakah mereka memang tepat untuk proyek Anda, tetapi juga
membantu mereka dalam membuat proposal yang sesuai dengan kebutuhan.
Kebutuhan Proposal. Jelakan dengan tepat apa yang ingin Anda lihat pada proposal
itu sendiri-bagian-bagian apa,media apa, berapa banyak salinan, dan sebagainya.
Penyerahan dan informasi orang yang dapat dihubungi. RFP yang ditulis dengan
baik menjawab sebagian besar pertanyaan potensial, dan juga memberi tahu orang-orang
kapan, di mana, dan bagaiman untuk merespons. RFP yang efektif selalu memberikan
kepada calon pengaju tawaran, nama orang dalam organisasi yang dapat dihubungi yang
dapat menjawab pertanyaan secara rinci.
Pendekatan yang cerdik dalam mengelola RFP dapat meminimalkan pekerjaan yang harus
dilakukan untuk setiap orang dan memaksimalkan keefektifan RFP. Pertama, identifikasikan kriteria
keputusan, kemudian carilah informasi yang Anda butuhkan untuk mengukur kriteria itu. Kedua,
untuk mendapatkan proses berkualitas yang sesuai dengan kebutuhan bisnis unik Anda, berikan
banyak waktu bagi para pengaju tawaran untuk memberikan respons. Ketiga, jika perusahaan
menghasilkan banyak RFP, menelusuri proposal dapat menjadi pekerjaan penuh waktu.