Anda di halaman 1dari 26

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar belakang
Tata naskah dinas sebagai kebutuhan yang sangat penting bagi setiap organisasi,
baik pemerintah maupun swasta.Pembaharuan di bidang teknologi informasi memberi
pengaruh besar terhadap kegiatan perkantoran.
Setiap organisasi pada saat ini dapat melakukan komunikasi dengan sarana dan prasarana
yang lebih cepat, bahkan kemajuan teknologi komunikasi dan informasi telah menembus
batas batas negara sehingga memudahkan terjadinya transaksi lintas negara sesuai
undang undang informasi transaksi elektronik nomor 11 tahun 2010 dimana setiap
organisasi diwajibkan untuk menginformasikan melalui sarana elektronik disamping
media cetak.
Meskipun pada beberapa hal dengan korespondensi masih lebih menguntungkan
Daripada menggunakan sarana komunikasi yang tidak tertulis seperti telepon.
Keuntungan menggunakan korespondensi biaya lebih murah, informasi tercatat, dapat
disimpan relatif lebih lama, serta dapat disampaikan dengan biaya relatif murah keseluruh
pelosok tanah air. Itu sababnya kegiatan korespondensi pada setiap organisasi merupakan
kegiatan yang dominan.
Surat merupakan sarana penyampaian informasi yang sangat penting bagi
organisasi, baik pemerintah maupun swasta. Kegiatan komunikasi menciptakan hubungan
antara satu pihak dengan pihak lainnya melalui kegiatan surat menyurat. Komunikasi
dilakukan melalui proses baik yang secarainternal maupun eksternal.
Komunikasi yang internal maupun eksternal berjalan efektif, jika adanya
pemahaman, kesepakatan antara kedua belah pihak baik pengirim maupun penerima.
Oleh karena itu komunikasi efektif, jika dilakukan secara dua arah yaitu pengirim
mengirim suatu pesan dan penerima memahami dan memberikan umpan balik terhadap
pesan yang dikirim. Melihat gambaran diatas, nampak bahwa kenyataan kegiatan surat
menyurat yang terkait dengan tata naskah merupakan kegiatan yang vital dan dilakukan
secara integrasi dari seluruh kegiatan organisasi.

Penulisan surat pada organisasi merupakan bagian dari tata naskah dinas di
lingkungan organisasi swasta merupakan kegiatan korespondensi, banyak ditemukan
kejanggalan antara lain dari segi bentuk format surat tidak mengacu pada standar yang
ada dan kemungkinan tidak adanya keseragaman dalam pembuatannya. Kurang tepatnya
penulisan surat yang bersifat kedinasan antara lain penggunaan huruf dan tanda baca
yang menyalahi kaidah penulisan surat, pemakaian kalimat yang tidak sistematis, bentuk
rincian yang tidak sesuai dengan informasinya. Terjadi kesalahan dalam penulisan surat,
karen belum adanya pemahaman terhadap ketentuan ketentuan yang berlaku dalam
pembuatan surat dinas pada organisasi. Karena itu materi ini perlu diketahui oelh pejabat
Arsiparis untuk menunjang pelaksanaan tugasnya.
B. Deskripsi Singkat
Mata Diklat ini membahas tentang pengertian tata naskah dinas, jenis naskah
dinas, nomenklatur, mekanisme dan prosedur tatat naskah dinas.
C. Indikator Hasil Belajar :
Setelah mengikuti kegiatan pembelajaran mata diklat ini, peserta mampu :
1. Memahami pengertian arsip aktif
2. Memahami asas-asas dan tujuan pengurusan surat
3. Mengidentifikasi pertimbangan pemilihan asas dalam pengurusan surat
4. Mengemukakan prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar
5. Menginventarisasikan sarana dan prasarana pengurusan surat
6. Menjelaskan dan mempraktekkan cara penemuan arsip dengan cepat dan tepat
D. Pokok Bahasan
Tata Naskah Dinas, yang meliputi:
1. Pengertian tata naskah dinas
2. Jenis tata naskah dinas
3. Nomenklatur tata naskah dinas

BAB II
PENGERTIAN TATA NASKAH DIKLAT

Apabila dikaitkan dengan daur hidup arsip (life cycle), tata naskah dinas
merupakan sub sistem paling awal dalam tata kearsipan yang mempunyai dampak
langsung dan luas dalam perjalanan arsip menuju pelestariannya, sehingga perlu diatur
sejak awal agar lebih terarah dalam penggunaan dan pengelolaannya. Pada waktu proses
penciptaan yang berupa surat, data dan informasi yang direkam harus dirancang
sedemikian rupa, agar membentuk susunan dan format surat sesuai ketentuan yang ada.
Tata naskah dinas di kalangan perusahaan swasta lebih dikenal dengan
penyebutan surat menyurat atau korespondensi. Kegiatan tata naskah dinas atau
korespondensi dimulai sejak pengkonsepan, pengetikan, penandatanganan, stempel,
penyiapan sampul surat sampai dengan pengiriman surat. Tata naskah dinas dapat
dilaksanakan secara efektif, karena itu harus dapat merancang dan mengatur bentuk dan
susuna surat, ukuran, kualitas kertas surat. Jika pengaturan dan perancangan dipersiapkan
sejak tahap awal dari hidup arsip, maka dapat mempermudah dalam penyimpanan dan
penemuan kembali arsip dan penetapan saran atau peralatan untuk penyimpananya.
Tujuan Tata Naskah Dinas Adalah:
a. Menciptakan adanya keseragaman baik yang menyangkut teknis maupun
prosedural penyelenggaraan tata naskah;
b. Mewujudkan keterpaduan tata naskah dinas dengan tata naskah kearsipan yang
semakin berdaya guna dan berhasil guna;
c. Menunjang kelancaran komuniksi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian
pelaksanaannya;
d. Meningkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam
penyelenggaraan tugas tugas umum pemerintahan dan pembangunan;
e. Mencegah dan mengurangi terjadinya kesimpang siuran, tumpang tindih, salah
tafsir dan pemborosan dalam komunimksdi kedinasan.

Oleh karena itu surat sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi,
harus dikelola dengan baik dan tepat agar terciptanya efektifitas dan efisiensi sesuai
dengan tujuan organisasi.
A. Azas
Penerapan tata naskah dinas di lingkungan organisasi baik pemerintah maupun
swasta, sebaiknya memperhatikan beberapa asas yang meliputi:
1. Azas Daya Guna dan Hasil Guna
Pada pelaksanaan tata naskah dinas perlu dilakukan secara berdaya guna dan hasil
guna dalam memperhatikan penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah,
spesifikasi informasi maupun penggunaan bahasa secara baik dan benar.
2. Azas Pembakuan
Naskah Dinas diproses dan disusun menurut tata cara serta bentuk bentuk yang
telah ditetapkan. Di dalam petunjuk teknis yang diterbitkan oelh masing masing
instansi perlu diadakan pembakuan untuk instansi yang bersangkutan, dengan
memperhitungkan kegiatan yang bersifat khusus yang khas bagi instansi yang
bersangkutan , agar diperoleh efesiensi dan efektifitas.
3. Azas Pertanggungjawaban
Secara administrasi semua naskah dinas, harus dapat dipertanggungjawabkan,
baik dari segi isi, format, maupun dari prosedurnya. Asas ini mendasari pemikiran
perlu sesuai dengan kaidah format tata persuratan dinas, terkait dengan fungsi dan
kewenangan pejabat yang menandatangani surat berdasar ketentuan yang berlaku di
instansi yang bersangkutan bobot informasi surat dinas.
4. Azas Keterkaitan
Pada umumnya tta naskah dinas mempunyai keterkaitan dengan administrasi
perkantoran dan khusunya administrasi kearsipan. Oleh karena itu seluruh
kegiatannya sebagai bagian integral dari tata laksanan perkantoran dan tata laksana
kearsipan instansi yang bersangkutan.
5. Azas Kecepatan dan Ketepatan
Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja dan atau satuan
organisasi, semua kegiatan tata naskah dinas harus dapat diselesaikan dengan tepat
waktu dan tepat sasaran. Tingkat ketepatan dan kecepatan pemrosesan naskah dinas
4

dinyatakan dalam kejelasan redaksional, kekuatan prosedural dan kecepatan


pendistribusian.
6. Azas kemanan
Pada dasarnya semua naskah dinas harus aman baik fisik maupun informasinya
mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan,
kearsipan dan distribusi.

B. Pengertian
Lingkup tata naskah dinas yang diaplikasikan pada kegiatan pengelolaan naskah,
menimbulkan adanya beberapa pengertian yang diuraikan sebagai berikut:
1. Naskah Dinas
Adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang
dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dilingkungan instansi pemerintah dalam
rangka penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.
2. Surat Dinas
Adalah rekaman informasi pada suatu media dalam bentuk dan corak apapun
dalam rangka pelaksanaan komunikasi dan fungsi kedinasan.
3. Tata Naskah Dinas
Adalah pengelolaan naskah pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan,
pengabsahan, distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam
komunikasi kedinasan.
4. Naskah Dinas Arahan
Adalah sejenis naskah yang berisi informasi mengenai apa dan bagaimana
melakukan suatu kegiatan, berupa produk hukum yang bersifat pengaturan dan
penetapan, naskah yang bersifat bimbingan, serta naskah yang bersifat perintah
melaksanakan tugas. Seperti surat keputusan, instruksi, petunjuk pelaksanaan,
surat edaran, pengumuman, prosedur tetap, pedoman, petunjuk dan surat tugas
atau perintah.

5. Naskah Dinas Khusus


Adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi yang dikeluarkan oleh pejabat
yang berwenang untuk kepentingan khusus (dengan format dan keabsahan yang
diatur secara khusus.
6. Memorandum/Nota Dinas
Adalah jenis surat dimas yang digunakan sebagai sarana komunikasi tertulis yang
memiliki ruang lingkup intern yang isinya melaporkan dan atau menyarakan,
mngusulkan, mengingatkan, memberitahukan, menyampaikan, memberikan
tanggapan terhadap suatu masalah kedinasan.
7. Surat Elektronik
Adalah jenis surat yang berupa rekaman informasi dalam bentuk media magnetic
digital/optik dan dapat dibaca atau ditemukan informasinya dengan melalui mesin
komputer.
8. Surat Format Khusus
Adalah jenis surat baik yang konvensional maupun elektronik yang disusun
dengan ketentuan teknis tertentu untuk memenuhi standar perangkat mesin
produksi/distribusi, seperti telegram, teleks, faksimili.
9. Kewenangan Penandatanganan
Adalah kewenangan seorang pejabat untuk menandatangani naskah dinas yang
melekat pada jabatan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan.

C. Tata Naskah Dinas Dalam Kerangka Manajemen Arsip


Manajemen arsip dinamis merupakan kegiatan pengelolaan arsip yang didasarkan
pada daur hidup arsip. Menurut Rebek et.al(1987:5), manajemen arsip dinamis
merupakan penerapan (aplikatif) pengendalian secara sistematis dan ilmiah terhadap
informasi yang terekam yang dibutuhkan suatu organisasi. Pada proses kegiatan daur
hidup arsip terdapat beberapa tahapan, seperti yang dikemukakan Rick et.al. (1991),
membagi daur hidup arsip kedalam beberapa tahapan, yaitu:
1. Tahap penciptaan atau penerimaan (creation and receipt)
2. Pendistribusian (distribution)
3. Penggunaan (use)
6

4. Pemeliharaan (maintenance); dan


5. Penyusutan arsip (dispotition)
Sedangkan Wallace (1992), membagi proses daur hidup arsip kedalam
beberapa tahap yaitu :
1. Penciptaan arsip (records creation)
2. Pendistribusian (records distribution)
3. Penggunaan (records utilitation)
4. Penyimpanan arsip aktif (storage active recods)
5. Pemusnahan arsip (recods disposal); dan
6. Penyimpanan arsip permanen (permanent storage)
Setiap tahapan dari daur hidup merupakan subsistem yang berkaitan antara
subsistem dengan yang lainnya. Dari beberapa pemdapat tentang konsep daur hidup
arsip seperti yang sudah disebutkan diatas, dapat disederhanakan kedalam tiga tahap
yaitu:
1. Tahap penciptaan arsip
2. Tahap penggunaan dan pemeliharaan arsip
3. Tahap penyusutan arsip.
Tahap penyusutan arsip merupakan masa istirahat arsip. Dari beberapa tahap
tersebut, tahap penciptaan arsip yang menentukan perjalanan hidup arsip
selanjutnya. Tahap penciptaan merupakan tahap awal atau cikal bakal suatu
informasi terekam, tergolong sebagai arsip atau bukan.
Pada tahap awal ini, suatu organisasi akan menciptakan sarana penyampaian
informasi tertulis yang merupakan hasil fungsi kegiatannya, berupa surat,
memorandum atau nota dinas, formulir, laporan, surat elektronik, faksimili dan
sebagainnya.

BAB III
JENIS TATA NASKAH DINAS

A. Jenis Naskah Dinas


Naskah dinas dibedakan menjadi beberapa jenis bergantung dari cara
melihatnya, sehingga terdapat berbagai penggolongan yang berbeda baik untuk
lingkup organisasi pemerintah maupun swasta. Sebagai contoh penggolongan jenis
surat yang disebutkan dalam Surat Bisnis Modern

(Bratawidjaya, 199) adalah

sebagai berikut:
1. Penggolongan surat atas dasar isi dan asal surat:
2. Surat resmi atau surat dinas Pemerintah, Surat Pribadi, Surat Niaga.
3. Penggolongan menurut maksud dan Tujuan
4. Surat pemberitahuan, surat keputusan, surat perintah, surat peringatan, surat
penawaran.
5. Penggolongan menurut jaminan & keamanan
6. Surat sangat rahasia, surat rahasia, surat biasa, surat konfindensial.
7. Penggolongan menurut urgensi penyelesainnya
8. Surat kilat khusus, surat amat segera, surat segera, surat biasa.
Sedangkan dalam tata naskah dinas pada instansi pemerintah baik instansi
pusat maupun daerah hendaknya berpedoman pada Surat Keputusan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Pemerintah Nomor 72 tahun 2003 tentang Pedoman
Umum Tata Naskah Dinas yang terbagi dalam beberapa jenis sebagai berikut :

B. Surat Dinas
Surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat/pegawai dalam
menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan
atau penyampaian naskah dinas kepada pihak lain di luar instansi/organisasi yang
bersangkutan.
Surat dinas dalam lingkup instansi ada dua jenis yaitu surat dinas ekstern yaitu
surat dinas yang ditujukan kepada instansi luar, dan surat intern yaitu surat yang

digunakan dala intern organisasi yaitu berupa nota dinas/memorandum, surat


pengantar serta surat undangan.
C. Naskah Dinas Arahan
Naskah Dinas adalah naskah dinas yang berisi informasi mengenai apa dan
bagaimana melakukan suatu kegiatan, berupa produk hukum yang bersifat
pengaturan dan penetapan, naskah yang bersifat bimbingan serta naskah yang
bersifat melaksanakan tugas.
Naskah Dinas Arahan terdiri dari:
1. Naskah Dinas Pengaturan, meliputi : Keputusan, Instruksi, Petunjuk, Pelaksanaan,
Surat Edaran, Pengumuman, Prosedur Tetap.
2. Naskah Dinas Bimbingan, meliputi : Pedoman dan Petunjuk
3. Naskah Dinas Penugasan / Perintah.
D. Naskah Dinas Khusus
Naskah Dinas Khusus adalah naskah dinas sebagai alat komunikasi yang dikeluarkan
oleh pejabat yang berwenang untuk kepentingan khusus. Naskah dinas khusus terdiri
dari Surat Keterangan, Surat Perjanjian, Surat Kuasa dan Berita Acara.
E. Laporan
Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan
suatu kegiatan/kejadian. Wewenang pembuatan dan penandatanganan ada pada
pejabat yang diserahi tugas.
F.

Formulir
Formulir adalah naskah dinas yang berbentuk pengaturan alokasi ruang, atau lembar
naskah untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir biasanya dibuat dalam
bentuk lembaran atrau kartu tercetak, dengan judul tertentu yang berisi keterangan
yang diperlukan. Misalnya : Kartu kendali, lembar disposisi, lembar pengantar dan
sebagainya.

G. Naskah Dinas Elektronik


Naskah Dinas Elektronik adalah naskah dinas berupa komunikasi dan informasi
yang dilakukan secara elektronik atau terekam dalam media elektronik. Naskah
dinas elektronik menyangkut surat elektronik, arsip dan dokumentasi elektronik,
transaksi elektronik lainnya. Ketentuan tentang tata naskah dinas elektronik diatur
9

dala Keputusan Menpan Nomor 13/KEP/M.PAN/5/200, tahun 2003 dan Instruksi


Presiden Nomor 3 tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional
Pengembangan E-government.
H. Bentuk Surat
Untuk efisiensi dan efektivitas kegiatan tata naskah dinas seharusnya
ditetapkan asas pembakuan pada setiap organisasi. Pembakuan sebagai dasar untuk
menstandarisasikan bentuk surat, yang diwujudkan dalam pedoman teknis tata
naskah atau tata persuratan dinas. Standarisasi menyangkut penggunaan kertas,
bentuk, format, dan wewenang penandatanganan dan sebagainya.
Surat dinas yang ditujukan baik untuk intern maupun ekstern organisasi
pencipta surat, dapat berbentuk surat berperihal maupun surat berjudul. Yang
dimaksud dengan surat berperihal adalah surat yang memakai notasi perihal dan
tidak mempunyai judul, sedangkan surat berjudul adalah surat yang memakai judul
dan tidak mempunyai perihal, sehingga perbedaan antara surat yang berperihal
dengan berjudul terletak pada sistem penulisannya. Setiap surat akan mempunyai
bentuk yang berbeda seperti surat dinas antar oeganisasi, dan surat penawaran, akan
menggunakan surat bentuk berperihal, sedangkan surat keputusan dalam bentuk
berjudul. Bahkan untuk format surat berjudul, pada tubuh surat antara satu surat
dengan lainnya belum ada keseragaman. Bentuk surat adalah penyusunan letak pada
bagian bagian surat (lay out) pada setiap jenis surat. Bagian bagian tersebut
akan membentuk model tertentu. Mengenai bentuk bentuk surat sudah ada standar
tertentu yang telah digunakan secara internasional. Untuk surat berperihal ada tiga
bentuk utama , yaitu
1. Bentuk resmi Indonesia (official style)
2. Bentuk lurus (block style)
3. Bentuk bertekuk (indented style)
Ketiga bentuk utama tersebut masing-masing mempunyai variasi, sehingga
surat berperihal secara lengkap adalah bentuk resmi Indonesia, dan bentuk resmi
Indonesia baru ( new official style) adalah varian dari bentuk resmi Indonesia.
Bentuk lurus penuh (full block style), bentuk setengah lurus (semi block style)

10

adalah varian dari bentuk lurus, dan bentuk bertekuk. Bentuk alinea menggantung
(hanging paragraph style) merupakan varian bertekuk.
Bentuk naskah dinas / surat berperihal yang digunakan dalam kegiatan tata
naskah adalah bentuk resmi indonesia dan bentuk lurus dengan variasinya. Bentuk
resmi Indonesia dipakai oleh instansi pemerintah, sedangkan bentuk lurus dipakai
oleh instansi swasta. Bentuk naskah dinas / surat berjudul berbeda beda, meskipun
sama-sama memakai judul. Surat keputusan misalnya, tidak akan sama surat
perjanjian, pengumuman, atau surat edaran, sehingga dalam penerapannya sebaiknya
mengacu kepada Surat Keputusan Menpan Nomor 72 tahun 2003. Dibawah ini akan
diberikan beberapa bentuk surat berperihal.
Contoh : Bentuk Resmi Indonesia
a

h
11

Keterangan :
a. Kepala Surat
b. Tanggal Surat
c. Nomor, perihal, lampiran
d. Alamat tujuan
e. Salam pembuka
f. Isi surat
g. Salam penutup, jabatan & nama penandatangan surat
h. Tembusan surat

12

Contoh : Bentuk Lurus

h
i
j
k

Keterangan :
a. Kepala surat

e. Perihal

i.

Nama dan jabatan

b. Tanggal surat

f. Salam pembuka

c. Nomor surat

g. Isi surat

j.

d. Alamat tujuan

h. Salam penutup

k. tembusan

penandatngan surat
Lampiran

13

Contoh : Bentuk Setengah Lurus

h
i
j

Keterangan :
a. Kepala surat

e. Perihal

b. Tanggal surat

f. Salam pembuka

c. Nomor surat

g. Isi surat

d. Alamat tujuan

h. Salam penutup

i.

Jabatan dan nama


penandatangan surat

j.

Lampiran

14

Contoh : Bentuk Bertekuk

i
j

Keterangan :
a. Kepala surat

e. Perihal

b. Tanggal surat

f. Salam pembuka

c. Nomor surat

g. Isi surat

d. Alamat tujuan

h. Jabatan dan nama


penandatangan surat
i.

Lampiran

j.

tembusan

15

I. Format Naskah Dinas


Format naskah dinas berdasarkan jenisnya dibedakan atas surat dinas, naskah
arahan yang terdiri dari surat keputusan, instruksi, petunjuk pelaksanaan, surat
edaran, pengumuman, prosedur tetap, surat keterangan, surat pernyataan, surat
perjanjian, surat kuasa, berita acara, surat perintah, laporan. Beberapa jenis surat
tersebut mempunyai format yang berbeda saru sama lain, seperti diuraikan berikut ini.
1. Surat Dinas
Surat dinas memiliki ruang lingkup yang terdiri dari tiga bagian , yaitu:
a. Kepala Surat, meliputi Lambang Negara/Logo, Nama dan Alamat Instansi
pengirim, Keterangan Waktu, Nomor Surat, Sifat surat (berdasarkan
keamanan informasi), Lampiran (bila diperlukan), perihal, Alamat yang
ditujukan kepada pejabat yang berkaitan dengan informasi surat;
b. Batang Tubuh/Isi Surat, Pembuka yang berisi latar belakang, maksud dan
tujuan surat secara singkat dan jelas, isi pokok atau uraian inti permasalahan
surat;
c. Kaki, Jabatan penandatangan surat, tanda tangan, dan nama penandatangan di
sebelah kanan bawah, stempel dan tembusan (jika diperlukan) pada sebelah
kiri surat.
2. Nota Dinas / Memorandum
Nota dinas memiliki ruang lingkup terdiri dari tiga bagian, yaitu :
a. Kepala, meliputi Kop Surat, kata Nota Dinas ditulis ditengah, Nomor,
Kepada, Dari, hal, Tempat, tanggal, bulan, tahun;
b. Batang Tubuh, pembuka, isi, dan penutup yang singkat, padat dan jelas;
c. Kaki, Nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat dan tembusan.
3. Naskah Dinas Arahan ( Keputusan, Instruksi, Petunjuk Pelaksanaan, Surat
Edaran, Pengumuman, Prosedur Tetap)
Dasar hukum pembuatan surat yang berupa produk hukum yaitu Keppres No.
44/1999 tentang Teknik Penyusunan Peraturan Perundang-undangan dan Bentuk
Rancangan Undang-undang. Produk hukum dibedakan menjadi dua. Pertama
yang bersifat mengatur, berisi pasal-pasal, dan kedua produk hukum yang bersifat
menetapkan

yang

tidak

berisi

pasal-pasal,

tetapi

dengan

kata-kata
16

Pertama,Kedua dan seterusnya. Produk hukum seperti ini dalam tata


naskah dinas termasuk naskah arahan, karena isi informasinya berisi kebijakan.
a. Surat Keputusan dan Instruksi
Adapun susunannya terdiri dari:
1) Kepala, meliputi Kop naskah dinas yang terdiri atas Lambang Negara dan
Logo, Kata Keputusan (atau yang lain), Nomor dan Tahun, Judul
keputusan (atau yang lain), nama jabatan pejabat yang menetapkan,
Konsiderans, Diktum.
2) Batang tubuh, memuat substansi kebijakan yang diatur dalam keputusan
atau instruksi
3) Kaki, meliputi Nama tempat, tanggal, jabatan pejabat, Tanda tangan
pejabat, Nama lengkap pejabat, dan Cap/stempel.
b. Petunjuk Pelaksanaan
Adapun susunanya terdiri dari:
1) Kepala, meliputi lampiran, nomor, tanggal keputusan
2) Batang, Tubuh, meliputi pendahuluan memuat tentang penjelasan umum,
maksud dan tujuan, materi petunjuk pelaksanaan yang menunjukkan
tindakan, pengorganisasian, koordinasi, pengendalian.
3) Kaki, meliputi Tempat dan tanggak penetapan, jabatan pejabat yang
menetapkan, tanda tangan, nama lengkap pejabat yang menandatangani.
c. Surat Edaran
Adapun susunannya terdiri dari:
1) Kepala, meliputi : Kop naskah dinas yang terdiri atas lambang
garuda/logo instansi dan nama jabatan ditulis huruf kapital, tulisan surat
edaran, judul surat edaran.
2) Batang Tubuh, memuat alasan tentang perlunya dibuat surat edaran,
peraturan yang menjadi dasar pembuatan surat edaran, memuat hal
tertentu yang dianggap mendesak.
3) Kaki, meliputi Tempat dan tanggal, jabatan pejabat yang menetapkan,
tanda tangan, nama lengkap yang menandatangani, dan cap/stempel.

17

4. Naskah Dinas Bimbingan ( Pedoman, Petunjuk )


Susunan memiliki ruang lingkup terdiri dari beberapa bagian, yaitu sebagai
berikut:
a. Kepala, meliputi lampiran, nomor dan tanggal keputusan pedoman
dicantumkan disebelah kanan atas. Tulisan pedoman dicantumkan di tengah
atas ditulis dengan huruf kapital, dan rumusan judul pedoman ditulis simetris
dengan huruf kapital.
b. Batang Tubuh, meliputi Pendahuluan yang berisi latar belakang / dasar
pemikiran / maksud, tujuan / ruang lingkup / tata urut, dan pengertian, materi
pedoman dan penutup.
c. Kaki, Nama jabatan pejabat, tanda tangan, nama lengkap ditulis dengan huruf
kapital.
5. Naskah Dinas Penugasan / Surat Perintah.
Susunannya terdiri dari beberapa bagian yaitu :
a. Kepala, meliputi Nama instansi dengan atau tanpa logo, kata surat tugas /
perintah, nomor surat berada di bawah tulisan surat perintah
b. Batang Tubuh, meliputi konsiderans, diktum
c. Kaki, meliputi tempat dan tanggal surat perintah, jabatan pejabat yang
menandatangani, tanda tangan pejabat, nama lengkap pejabat, cap dinas.
6. Naskah Dinas Khusus ( Surat Keterangan, Surat Perjanjian, Surat Kuasa,
Berita Acara )
a. Surat Perjanjian
Susunannya terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
1) Kepala, memuat judul, nomor, hari/ tanggal/ tahun tempat pelaksanaan
penandatanganan, nama dan jabatan para pihak yang mengadakan
perjanjian.
2) Batang Tubuh, memuat materi perjanjian
3) Kaki, meliputi nama, tanda tangan pihak yang mengadakan perjanjian dan
saksi.

18

b. Surat Kuasa
Susunannya terdiri dari beberapa bagian, yaitu :
1) Kepala, memuat nama dan alamat instansi, judul dan nomor
2) Batang Tubuh, memuat materi yang dikuasakan
3) Kaki, memuat keterangan tempat, tanggal, bulan dan tahun pembuatan,
nama dan tanda tangan para pihak, dibubuhi materai.
c. Berita Acara
Susunannya terdiri dari beberapa bagian, yaitu :
1) Kepala, memuat judul, nomor, hari/tanggal/tahun, tempat pelaksanaan
penandatanganan, nama dan jabatan para pihak yang membuat berita acara
2) Batang Tubuh, memuat berita acara
3) Kaki, memuat nama jabatan/pejabat dan tanda tangan para pihak dan saksi
7. Formulir
Formulir meliputi :
a. Kepala, yang berisi nama dan alamat instansi, judul, kode formulir, dan
informasi lain sesuai dengan spesifikasinya.
b. Batang Tubuh, terdiri dari kolom lajur yang berisi informasi mengenai data
yang diperlukan sesuai kebutuhan.
c. Kaki, yang memuat nama dan tanda tangan pengisi, nama pejabat yang
mengetahui atau yang mengesahkan ( jika diperlukan ), tempat, tanggal,
bulan, dan tahun dan informasi lain yang dibutuhkan.
8. Laporan
Susunannya memiliki ruang lingkup sebagai berikut:
a. Kepala, meliputi : judul laporan, seluruhnya ditulis dalam hurup kapital,
diletakkan di tengah.
b. Batang tubuh, meliputi Pendahuluan memuat penjelasan umum, maksud dan
tujuan, ruang lingkup serta sistematika laporan. Materi Laporan terdiri atas
kegiatan yang dilaksanakan, faktor yang mempengaruhi, hasil pelaksanaan
kegiatan, hambatan yang di hadapi, kesimpulan dan saran sebagai bahan
pertimbangan. Penutup merupakan akhir laporan yang memuat harapan dan
ucapan terima kasih.
19

c. Kaki, meliputi tempat dan tanggal pembuatan laporan, nama jabatan/pejabat


pembuat laporan, tanda tangan, nama lengkap ditulis dengan huruf awal
kapital.

20

BAB IV
PENUTUP

A. Rangkuman
Tata naskah dinas merupakan bagian dari kegiatan yang mempunyai fungsi
yang sangat penting bagi organisasi .Fungsi tata persuratan jika diterapkan pada
organisasi secara benar dapat sebagai alat penyampaian suatu berita informasi kepada
pihak lainnya secara efektif dan efesien.
Diperoleh rangkuman yang dijadikan pedoman dalam penyusunan maupun
pelaksanaan pekerjaan tata naskah dinas atau surat menyurat baik dari mulai
pemahaman, bentuk surat, isi surat serta format dapat disimpulkan gambaran sebagai
berikut :
1. Surat dinas adalah rekaman informasi pada suatu media dalam bentuk dan corak
apapun dalam rangka pelaksanaan komunikasi dan fungsi kedinasan.dalam
penerapan tata naskah dinas harus memperhatikan beberapa asas yaitu efisiensi ,
pembakuan , pertanggungjawaban, keterkaitan, kecepatan dan asas ketepatan
dan keamanan.
2.

Surat naskah dinas sebagai sarana komunikasi tertulis yg digunakan untuk


penyampaian informasi ,berfungsi sebagai bukti akuntansi, sebagai alat bukti
tertuliS, sebagai alat pengingat, sebagai wakil dan atau data organisasi, sebagai
pedoman melakukan kegiatan dan sebagai bukti sejarah

3.

Persyaratan yg harus diketahui dalam membuat surat yang baik adalah kertas
surat harus memenuhi standar, bentuk surat mengacu pada standar yang ada,
tinta harus memenuhi standar , penggunaan bahasa indonesia yang baku,
penggunaan gaya bahasa yang ditulis harus lugas.

4.

Informasi yang disajikan harus merupakan fakta dan atau peristiwa kegiatan yang
benar benar akurat.

5.

Bentuk dan format surat merupakan suatu pola yang ditentukan dari bagian
bagian surat dan penempatan bagian bagian surat pada posisi tertentu
dipengaruhi oleh bentuk surat asing yang ada di indonesia sebelumnya dimana

21

kebiasaan dalam suatu instansi yang pada akhirnya akan membentuk model dan
format tertentu.
6.

Format naskah dinas mengacu pada S.K Menpan no.72 tahun 2003.

7.

Dalam penulisan suatu surat harus memperhatikan penyiapan dan pengamanan


surat, pengonsep harus mengetahui permasalahan yang akan ditulis, bahasa surat,
kertas dan bentuk surat.

8. Penyiapan meliputi penyusunan naskah , pengklasifikasian surat yang terdiri dari


tingkat keaslian, bobot informasi, kecepatan penyampaian surat.

B. Latihan.
I. Berilah tanda silang (X) pada jawaban yang benar
1.

Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut :
a. Manajemen formulir
b. Produk hukum
c. Manajemen kearsipan
d. Koresponden.

2.

Yang bukan dikategorikan sebagai surat dinas dalam tata naskah dinas adalah :
a. Formulir
b. Surat
c. Produk hukum
d. SMS

3.

Istilah koresponden dalam instansi pemerintah sering disebut dengan.......


a. Tata naskah
b. Tata kearsipan
c. Korespondensi
d. Tata usaha

4.

Surat dinas dan formulir jika dikaitkan dengan daur hidup arsip termasuk tahap :
a. Pendistribusian
b. Penciptaan
c. Pemeliharaan
d. Penyusutan
22

5.

Pengelolaan naskah atau surat yang mencakup pengeturan jenis dan

ketentuan

umum,format,penyiapan dan pengamanan ,keabsahan dan media yang digunakan


dalam komunikasi kedinasan adalah :
a. Komunikasi
b. Tata naskah dinas
c. Surat dinas
d. Formulir
6. Surat yang informasinya dianggap vital, dicptakan sebagai bukti kegiatan
pertanggungjawaban organisasi, merupakan fungsi surat sebagai :
a. Bukti sejarah
b. Wakil / duta
c. Bukti akuntabilitas
d. Alat pengingat
7. Surat berfungsi antara lain , kecuali :
a. Bukti akuntabilitas
b. Sarana pengingat
c. Bukti sejarah
d. Komunikasi lisan
8. Tujuan tata naskah dinas antara lain untuk :
a. Keseragaman
b. Tata kearsipan semakin berdaya guna dan berhasil guna
c. Kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian
d. Betul semua
9. Salah satu persyaratan pembuatan surat yaitu harus menggunakan Bahasa
Indonesia yang baku, berarti :
a. Bahasanya berbelit belit
b. Bahasa gaul
c. Bahasa sesuai dengan EYD
d. Bahasa melayu

23

10. Persyaratan yang harus dipenuhi dalam membuat surat yang baik dalah :
a. Menggunakan bahasa indonesia yang baku
b. Kertas harus memenuhi estndar
c. Informasi yang disampaikan merupakan falta
d. Semua benar.
11. Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut :
a. Manajemen formular
b. Manajemen kearsipan
c. Korespondensi
d. Naskah dinas
12. Bentuk surat yang banyak digunakan oleh instansi pemerintah hdala :
a. Semi block style
b. Indented style
c. New oficial style
d. Full block style
13. Salah satu jenis naskah dinas arahan adalah :
a.

Surat keputusan

b.

Nota dinas

c.

Memorandum

d. Surat tugas
14. Susunan format yang terdapat pada suatu laporan meliputi :
a.

Pendahuluan,isi dan penutup

b.

Pembukaan ,isi dan kaki surat

c.

Pendahuluan,penutup dan kaki surat

d. Pendahuluan,batang tubuh dan kaki surat.


15. Istilah koresponden dalam instansi pemerintah sering disebut dengan :
a. Tata naskah
b. Tata kearsipan
c. Tata usaha
d. Ketatausahaan

24

16. Surat yang informasinya membutuhkan pengamanan tinggi dan berhubungan


dengan tugas kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pejabat berwenang atau
yang ditunjung disebut :
a. Surat sangat rahasia
b. Surat rahasia
c. Surat terbatas
d. Surat biasa
17. Nama istilah lain dari tingkat keaslian surat berupa tembusan adalah :
a. Petikan
b. Kutipan
c. Copy carbon
d. Tindasan
18. Surat yang harus disampaikan secepat mungkin setelah ditanda tangani dalam
tingkat sifat surat termasuk dalam kelompok :
a. Tingkat keaslian surat
b. Tingkat pengamanan surat
c. Tingkat penyampaian surat
d. Tingkat kerahasiaan
19. Surat yang informasinya tidak memerlukan pengamanan khusus dalam tingkat
penyampaian surat disebut :
a. Surat terbata
b. Surat dinas
c. Surat rahasia
d. Surat biasa
20. Surat penting apabila :
a. Informasi mengandung hal rutin
b. Informasi mengandung kebijakan dan operasional
c. Informasi mengandung hal rutin maupun operasional
d. Salah semua.

25

21. Bentuk pelimpahan wewenang dimana penerima kuasa memberi kuasa lagi
kepada pejabat satu tingkat dibawahnya disebut :
a. Atas nama (a.n)
b. Atas perintah beliau (a.p.b)
c. Untuk beliau (u.b)
d. Tertanda.
22. Maksud tujuan dari pelimpahan wewenang penandatangan surat adalah :
a.

Mempermudah pekerjaan atasan

b.

Memberi tanggungjawab terhadap bawahan

c.

Mempercepat pemrosesan kerja

d.

Merampingkan birokrasi

23. Pembatalan dan pencabutan nazca dinas dapat dilakukan, asaltan :


a.

Sudah ada penetapan nazca dinas baru

b.

Tidak perlu ada nazca dinas pengganti

c.

Tidak dapat dilakukan pembatalan dan pencabutan naskah dinas

d.

Naskah dinas yang lama tidak berlaku.

26