BAB 2 PENGANTAR

PEMEROSESAN TRANSAKSI

Nama Kelompok
1. I Nyoman Wisnu Aditya Raharja
(1214081200)
2. Gede Anton Mardina
(1214081167)
3. Ida Bagus Gede Sumardika
(1214081168)
4. I Gusti Agung Gede Dharma Putra
(1214081171)
5. Putu Adhitya Hari Wiguna
(1214081177)

1. Gambaran Umum Pemerosesan

Transaksi
Transaksi keuangan adalah kegiatan bisnis
umum yang terjadi secara rutin. Misalnya,
ribuan transaksi dari satu jenis tertentu bisa
terjadi setiap hari. Untuk menghadapi volume
yang besar tersebut secara efisien, perusahaan
mengelompokkan jenis jenis transaksi yang
sama ke dalam siklus siklus transaksi.
1.
2.
3.
4.

Siklus
Siklus
Siklus
Siklus

transaksi
pengeluaran
konversi
pendapatan

2. PENCATATAN AKUNTANSI
A. System Manual
Bagian ini mendeskripsikan tujuan setiap jenis catatan akuntansi (accounting record) yang digunakan
dalam siklus transaksi.
Dokumen
Dokumen menyediakan bukti dari kegiatan ekonomi dan dapat digunakan untuk
memulai pemrosesan transaksi.
Beberapa dokumen merupakan hasil dari
pemrosesan
transaksai
antara
lain
sebagai
berikut:
Dokumen sumber. Peristiwa ekonomi menimbulkan beberapa dokumen yang
diciptakan pada awal atau (sumber) transaksi. Ini disebut dengan dokumen sumber
(source document).kegiatan ekonomi (penjualan) menyebabkan staf penjualan
menyiapkan pesanan penjual berbagai bagian, yang merupakan bukti formal bahwa
penjualan terjadi.
Dokumen produk.
Dokumen produk (produk document) adalah hasil dari pemrosesan transaksi, bukan dokumen yang
memicu mekanisme prosses. Misalnya, cek pembayaran gaji yang diberikan kepada karyawan adalah
dokumen produk dari system penggajian.

Jurnal
Jurnal (journal) adalah catatan ayat-ayat secara kronologis. Pada titik tertentu dalam proses
akuntansi, ketika sumua fakta yang relevan tentang transaksi diketeahui, peristiwa dicatat dalam
jurnal secara kronologis.
Register
Istilah rergister mengacu pada jenis-jenis tertentu dari junal khusu. Misalnya, jurnal penggajian sering
disebut sebagai register penggajia. Akan tertapi, Kita juga menggunakan istilah register untuk
menunjukkan catatan harian (log).

Jurnal umum
Perusahaan menggunakan jurnal umum untuk mencatat transaksi yang jarang terjadi atau yang tidak
sama. Misalnya, kita biasanya mencatat dopresiasi periodic dan ayat penutup di jurnal umum.
Jurnal khusus.
Jurnal khusus di gunakan untuk mencatat kelas transaksi khusus yang muncul pada volume besar,
transaksi seperti ini dapat di kelompokkan ke dalam jurnal khusus atau atau dip roses secara lebih
efisien daripada yang di lakukan di jurnal umum.

Buku Besar
Buku besar (ledger) adalah buku akun keuangan, yang mencerminkan pengaruh keuangan dari transaksi
setelah dibukukan dari berbagai jurnal. Terdapat dua jenis buku besar: (1) buku besar umum, yang berisi
informasi akun perusahan dalam bentuk rangkuman dari akun pengendali, dan (2) buku besar pembantu
yan gberisi akun individual yang membentuk akun pengendali tertentu.
Buku besar umum (general ledger) merangkum aktivitas dari setiap akkun organisasi. Departemen buku
besar umum memperbarui catatan-catatan tersebut dari voucvher(tanda bukti) jurnal yang disispaikan dari
jurnal khusus dan sumber lainnya dari seluruh lokasi perusahaan. buku besar umum menyediakan nilai
tunggal untuk setiapakun pengendali, seeperti uatang, piutang, dan persediaan . informasi dengan tingakti
rangkuman tinggi ini memadai untuk pelaporan keungan, tetapi tidak berguna dalam mendukung
keghiatan operasi bisnis sehari-hari. Misalnya, untuk tujuan pelaporan keuangan nilai total akunpiutang
harus disajikan dalamangka tunggla di neraca.

B. Jejak Audit
Catatan akuntansi yang dijelaskan sebelumnya menyediakan jejeak
audit (audit trail) untuk enelusuti transaksi dari dokumen sumber
ke lapaoran keungan. Dianatara berbagai tujuan dari jejak audit,
yang paling penting bagi akuntnan adalah audit akhir tahun.
Audit eksternal secara berkala mengevaluasi lapaoran keungan
dari oraganisasi bisinis yang terbuka atas nama pemegang
sahamnya dan pihak-pihak lain yang bekepentingan. Tanggung
jawab auditor mencakup peninjauan akun-akun dan transaksi
tertentu untu menentukan validilitas, akurasi dan kelengkapannya.
Maisalkan seornag auditor ingin melakukan verifikasi atas akun
piutang kliennya yang di publikasikan dalam laporan keungan
tahunan. Audit piutang dagang sering kali mencakup prosedur
yang disebut konfirmasi. prosedur ini melibatkan dengan kontak
dengan pelanggan tertentu untuk menentukan apakah transaksi
yang dicatat dalam akun benar-benar terjadi dan bahwa pelanggan
setuju dengan saldo yang dicatat.

C. Sistem Berbasis Komputer

Jenis file
Meskipun dalam jejak audit dalamsistem berbasisi computer kurang bisa diamati daripada system manula
tradisisonal, jejak audit tetap ada. Catatan akuntansi dalam sisem berbasisi computer disajiakan dalam
empat jenis file meagnetis yang berbeda: file master, file transaksi, file referensi, dan file arsip.

File master.
Umumnya berisi data akun. Buku besar umm dan buku besar pembantu adalah vontoh dari file
master. Nilai data dalam file master diperbarui dar transaksi.
File transaksi
File sementara yang menyimpan catatan transaksi yang akan dihunakan untuk mengubah atau
memperbarui data dalam file master. Pesanan penjual, penerimaan persediaan, dan penerimaan kas
adalah contoh-contoh dari file transaksi.
File referensi.
File refensi menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi.

File arsip
berisi catatan transasksi masa lalu yang dipertahankan utnuk refernsi di masa depan ,file arsip ini
meliputi: jurnal, inforamsi penggajian sebelumnya, catatan akun yang dihapus dan buku besar
periode sebelumnya.

Jejak Audit Digital

Sama dengan jejak kertas. Jejak audit digital memungkinkan penelusuran transaksi. Auditor yang
berusaha utnuk mengevaluasi akurasi dari angka piutang yang dipublikasi dalam neraca, dapat
melakukannya melalui langkah langkah berikkut ini:
1. Bandingkan saldo piutang dagang dalam neraca dengan saldo akun pengendali piutang
dagang di file master.
2. Rekonsiliasikan anka akun pengendali AR dengan total akun pembantu AR.
3. Pilih percontoh (sampel)dari ayat ayat yang diperparui pada akun dibuku besar
4. Dari ayat ayat jurnal berikut ini, identifikasi dokumen sumber spesifik yang dapat ditarik
dari file file ini dan diverifikasi.

Teknik dokumentasi
Ada enam teknik dokumentasi dasar yang diperkenalkan
dalam bagian ini yaitu diagaram arus data, diagaram
relasi entitas, bagan alir dokumen, bagan alir sistem,
bagan alir program, dan diagram tata letak catatan.

Diagaram arus data dan diagram relasi entitas.

Dua teknik desain dan dokumentasi yang banyak digunakan adalah diagaram relasi
entitas dan diagram arus data.

Diagaram arus data

Diagram arus data (data flow diagram DFD) menggunakan simbol simbol
untuk menyajikan entitas, proses, arus data, dan penyimpanan data yang berkaitan
dengan suatu sistem.
DFD digunakan untuk menyajikan sistem dalam beberapa tingkat perincian dari yang sangat
umum ke yang sangat terperinci.

Diagram relasi entitas

Diagram relasi entitas (entity relationship ER) adalah teknik dokumentasi yang
digunakan untuk menyajikan relasi anatara entitas.
Salah satu penggunaan umum dari diagram ER adalah untuk memodelkan basis
data organisasi.

Hubungan antara diagram ER dan diagaram arus data

Diagaram arus data dan diagram ER mencerminkan

berbagai aspek dari sistem yang sama, namun saling
berhubungan dan bisa direkonsiliasi.
Kedua diagram ini saling terhubung melalui data setiap
data yang disimpan dalam DFD mewakili entitas data
dalam diagram ER.

 Bagan alir

Bagan alir (flowchart) adalah representasi grafis dari sistem

yang mendiskripsikan relasi fisik di antara entitas entitas
intinya. Bagan alir digunakan untuk menyajikan aktivitas
manual, ativitas pemrosesan komputer, atau keduanya.
Bagan alir dokumen (document flowchart)
b) Bagan alir sistem (system flowchart).
Dikotomi antara bagan alir dokumen dan bagan alir sistem
mencerminkan dikotomi yang secara tradisional ada di
antara sistem informasi manual dan komputer.
a)

Pemrosesan Batch
Pemrosesan batch (batch processing)
memungkinkan efisiensi manajemen
untuk volume transaksi dalam jumlah
besar. Batch adalah sekelmpok transaksi
yang
serupa
(misalnya
pesanan
penjualan) yang diakumulasi sepanjang
waktu dan kemudian diproses bersamasama.

Bagan Alir Sistem

Bagan alir sistem untuk mewakili sebuah sistem
yang mencakup proses manual dan komputer.
Rangkaian
simbol
yang
digunakan
untuk
mengonstruksi bagan alir sistem berasal dari
Figur 2-17 dan Figur 2-21.

Simbol untuk Bagan Aliran Sistem

Salinan fisik (dokumen

sumber dan output)

Proses komputer
(program yang berjalan)

Akses langsung kea lat

penyimpanan (paket
disket)
Pita magnetis (alat
penyimpanan)

Alat input/output
terminal

Aliran proses

Koneksi real-time
(online)

Perangkat tampilan
video

1. Menata

Letak Area Fisik dari Aktivitas.

Proses pembuatan bagan alir mulai dengan
membuat sebuah pola yang menggambarkan
area aktivitas yang serupa dengan Figur. 2-16.
Satu-satunya perbedaannya adalah bahwa sistem
ini memiliki departemen operasi komputer dan
tidak memiliki departemen kredit.
2. Menyajikan Fakta Tertulis ke dalam Format
Visual. Sama seperti bagan alir dokumen,
langkah berikutnya adalah menerjemahkan
secara sistematis fakta-fakta tertulis ke dalam
objek visual. Figure 2-22 mengilustrasikan
bagaiamana fakta 1, 2, dan 3 diterjemahkan
secara visual. Simbol-simbol pelanggan, dan file
dalam bagan alir ini sama dengan contoh bagan
alir dokumen.

Bagan Alir yang Menunjukkan penyajian Fakta 1,2, dan 3 ke

dalam Simbol Visual
Departemen Penjualan

Pelanggan

Departemen Operasi Komputer

Pemeriksaan
Kredit
dan Edit

File Sejarah Kredit

Pesanan
Pelanggan
Pesanan Penjualan
Terminal
Program
Pembaruan

File AH

File AH

Gedung

Departemen pengiriman

Bagan Alir yang Menunjukkan Semua Fakta yang Diterjemahkan ke dalam Simbol Visual
Departemen Penjualan
Pelanggan

Departemen Operasi Komputer

Pemeriksaan
Kredit
dan Edit

Gedung

File Sejarah Kredit

Pesanan
Pelanggan

Pesanan
Penjualan 1

Ambil
Barang

Pesanan Penjualan

Departemen pengiriman

Pesanan
Penjualan 3
Catatan
stok

Pesanan
Penjualan 2

Terminal
Program
Pembaruan

File AH

Pesanan
Penjualan 1

Ambil
Barang

File AH

Pesanan
Penjualan 2
Pesanan
Penjualan 3

Pesanan
Penjualan 3
Pesanan
Penjualan 2

A
Pesanan
Penjualan 1

Pesanan
Penjualan 1

Pelanggan

Bagan Alir Program

Bagan alir sistem dalam Figur 2-23
menunjukan relasi antara dua program
komputer, file yang digunakan dan output yang
dihasilkan. Akan tetapi, tingkat dokumentasi ini
tidak memberikan perincian operasional yang
kadang-kadang diperlukan. Misalnya, seorang
auditor yang ingin menilai kebenaran logika
program edit tidak dapat melakukannya dari
bagan alir sistem. Hal ini memerlukan adanya
bagan alir program (program flowchat).

Simbol Bagan Alir

Program
Proses Logis

Keputusan

Operasi mulai dan

Akhir Terminal

Operasi input/output
(baca dan tulis record)

Aliran proses

Mulai

Bagan Alir Program

Baca Record

Ya
Berhenti

EOF
Tidak
Tandai Record Buruk

Ya
Kesalahan

Tidak
Ya
Kesalahan

Tandai Record Buruk

Tidak
Tandai Record Buruk

Ya

Kesalahan

Tidak

Tulis di File
Keselahan

Record
Buruk
Ya

Tidak

Tulis di File
Keselahan

Bagan Aliran
Sistem

Diagram Tata Letak Record

Diagram tata letak record (record layout

diagram)
digunakan
untuk
mengungkapkan struktur internal record
yang membentuk file atau tabel basis
data. Diagram tata letak biasanya
menunjukkan nama, jenis data, dan
panjang setiap atribut (atau filed) dalam
record. Informasi struktur data yang
terperinci diperlukan untuk tugas-tugas
seperti identifikasi jenis-jenis tertentu
kegagalan sistem, analisis laporan
kesalahan, dan desain uji logika

Sistem Akuntansi Berbasis Komputer

Sistem akuntansi berbasis komputer dibagi menjadi dua kelompok besar : sistem batch, dan
sistem real-time. Setiap konfigurasi alternatif terdapat dalam setiap kelompok. Perbedaan Antara
Sistem Batch dan Real-Time.
Jeda Waktu
Sistem Batch (batch system) menyusun transaksi ke dalam kelompok-kelompok untuk pemerosesan.
Dalam pendekatan ini, selalu terdapat jeda waktu antara terjadinya suatu peristiwa ekonomi dan waktu
yang direflesikan dalam akun perusahaan. Panjangnya jeda waktu tersebut bergantung pada frekuensi
pemerosesan batch.
Sistem real-time (real-time system) memproses transaksi secara individual pada saat peristiwa
ekonomi muncul. Karena record tidak dikumpulkan dalam batch, tidak terdapat jeda waktu antara
munculnya peristiwa ekonomi dan pencatatannya. Salah satu contoh dari pemrosesan real-time adalah
sistem pemesanan tiket pesawat terbang, yang memproses permintaan calon penumpang secara langsung.
Sumber Daya
Secara umum, sistem batch memerlukan lebih sedikit sumber daya (seperti biaya pemrograman,
waktu komputer, dan pelatihan bagi pengguna) daripada sistem real-time.
Perbedaan sumber daya yang paling signifikan adalah di bidang pengembangan (pemrograman)
sitem dan operasi komputer. Karena sistem batch biasanya lebih sederhana dari real-time, sistem batch
cenderung memiliki periode pengembangan yang lebih pendek dan lebih mudah untuk dipelihara oleh para
pemrograman.

Efisiensi Operasional
Sistem pemrosesan real-time yang menangani sejumlah besar transaksi setiap hari dapat menciptakan
ketidakefisienan operasional. Satu transaksi dapat mempengaruhi berbagai akun. Namun demikian,
beberapa dari akun ini mungkin tidak perlu diperbarui secara real-time. Bahkan, tugas untuk melakukan
hal ini memerlukan banyak waktu, sehingga jika dikalikan dengan ratusan atau ribuan transaksi, bisa
menyebabkan penundaan pemrosesan yang signifikan. Namun demikian, pemerosesan batch dari akun
yang nonkritis memperbaiki efisiensi operasional dengan mengeliminasi aktivitas yang tidak diperlukan
pada saat-saat penting dalam pemrosesan.
Efisiensi Versus Efektivitas
\Dalam memilih cara pemrosesan data, desainer haru mempertimbangkan masalah efisiensi dan
efektivitas. Misalnya, para pengguna sistem reservasi penerbangan tidak bisa menunggu hingga 100 orang
penumpang (ukuran batch yang efisien) sebelum transaksi diproses. Jika akses informasi saat ini penting
bagi kebutuhan pengguna, maka pemrosesan real-time merupakan pilihan yang logis. Ketika jeda
pengguna, dan efisiensi operasional bisa dicapai melalui pemrosesan data secara batch, maka pemrosesan
batch merupakan pilihan yang lebih tepat.

Pendekatan Pemrosesan Data Alternatif

Sistem Warisan Versus Sistem Modern
Tidak semua organisasi menggunakan sistem informasi modern. Beberapa perusahaan menggunakan
sistem warisan untuk beberapa aspek pemrosesan data. Ketika sistem warisan digunakan untuk proses
transaksi yang signifikan secara keuangan, auditor perlu mengetahui cara mengevaluasi dan mengujinya.
Sistem modern cenderung berbasis klien-server dan proses transaksi secara real-time. Meskipun ini
merupakan tren di banyak organisasi, pembaca perlu menyadari bahwa banyak sistem modern yang
berbasis mainframe dan dan menggunakan pemrosesan batch. Berbeda dengan yang sebelumnya, sistem
modern menyimpan transaksi dan file utama dalam tabel basis data relasional. Keuntungan utama dari
penyimpanan basis data adalah bahwa proses bisa diintegrasikan dan data bisa saling dibagi dalam
organisasi. Meskipun konfigurasi sistem warisan tidak lagi menjadi fitur utama dari SIA, sistem ini masih
cukup penting bagi akuntan.

Pembaruan File Master dari Transaksi

Baik pemrosesan batch maupun pemrosesan ral-time yang digunakan, pembaruan record file
utama mencangkup perubahan nilai dari satu atau beberapa field untuk merelesasikan pengaruh dari
suatu transaksi. Kunci primer (primary key-PK) pengidentifikasian unikuntuk file persediaan adalah
Nomor Persediaan. Kunci primer piutang dadang adalah Nomor Akun. Struktur record untuk file
pemesanan dan penjualan berisi kunci primer (Nomor Pesanan Penjualan) dan dua field kunci sekunder,
Nomor Akun dan Nomor Persediaan.

Prosedur Pembuatan Cadangan Basis Data

Langkah-langkah utama dalam proses ini adalah :
Staf departemen penjualan menangkap data penjualan pelanggan yang berkaitan dengan item yang
dibeli dan akun pelanggan.
Sistem kemudian memeriksa batas kredit pelanggan dari data dalam record pelanggan dan
memperbarui saldo akunnya untuk merefleksikan jumlah penjualan.
Selanjutnya, sistem memperbarui jumlah yang ada di record persediaanuntuk mereflesikan
pengurangan persediaan.
Record penjualan kemudian ditambah ke file pesanan penjualan , yang diproses secara batch pada
akhir kerja. Proses batch ini mencatat setiap transaksi dalam jurnal penjualan dan memperbarui
akun buku besar umum yang terkait.

Pemrosesan Real-Time
Sistem real-time memproses seluruh transaksi pada saat terjadi. Sistem semacam ini
memiliki banyak potensi keuntungan, termasuk perbaikan produktivitas, pengurangan
persediaan, peningkatan perputran persediaan dan perbaikan kepuasan pelanggan. Karena
informasi transaksi ditranmisikan secara elektronik, dokumen dumber fisik bisa dieliminasi
atau dikurangi. Pemrosesan real-time sesuai dengan sitem yang memproses volume transaksi
yang rendah dan yang saling tidak berbagi record umum.