No Dok

Rev
Tanggal
Berlaku
Halaman

PROSEDUR
KOMUNIKASI INTERNAL &
EKSTERNAL

:
:
:

QEP-DCC-08
0
07 Mei 2011

1 dari 6

LEMBAR PENGESAHAN

Dibuat Oleh

Tgl:

Diperiksa oleh

Tgl:

Document
Control

Management
Representative

Tgl:

Disetujui Oleh

Tgl:
General
Manager

Director

Lembar Distribusi:
No

Nama Departemen/bagian

No Salinan

Management Representative

Master

QC

HRD & GA

Produksi

PMC

Engineering

PPC

EXIM

IT

10

Marketing

11

Komite Lingkungan

10

1. Tujuan
Hak Milik: PT. J EKSTRIM TECH INDONESIA

PROSEDUR
KOMUNIKASI INTERNAL &
EKSTERNAL

No Dok
Rev
Tanggal
Berlaku
Halaman

:
:
:

QEP-DCC-08
0
07 Mei 2011

2 dari 6

Prosedur ini memberikan pedoman dalam komunikasi internal dan

eksternal.
2. Ruang Lingkup
2.1. Komunikasi Internal antar berbagai tingkat dan fungsi dalam
perusahaan

berkaitan

dengan

Eksternal

antar

penerapan

system

mutu

dan

dengan

pihak

luar

lingkungan.
2.2.

Komunikasi

perusahaan

mencakup masyarakat sekitar, pelanggan, supplier, subkontraktor

dan pihak lain yang terkait dengan penerapan system manajemen
mutu dan lingkungan.
2.3. Surat menyurat eksternal ( dengan media email, dll )
3. Tanggung Jawab

3.1. Quality Control (QC) bertanggung jawab dalam mengkoordinir rapat

mutu setiap awal bulan .
3.2. Ketua Komite Lingkungan bertanggung jawab dalam mengkoordinir
rapat lingkungan setiap akhir bulan.
3.3. Penyelenggara Rapat bertanggung jawab dalam mengkoordinir rapat
non rutin (jika diperlukan).
3.4. Bagian terkait bertanggung jawab dalam menindaklanjuti hasil
komunikasi.
3.5. Setiap Kepala Bagian dan Ketua Lingkungan bertanggung jawab
dalam mengkoordinir komunikasi eksternal.
4. Prosedur
4.1. Komunikasi Internal
4.1.1. Rapat Rutin (Rapat Mutu dan Lingkungan Bulanan)
4.1.1.1.

QC / Ketua Komite Lingkungan menyebarkan surat

undangan dan agenda rapat ke bagian terkait dengan

menggunakan Formulir Undangan dan Agenda Rapat
(FML-DCC-08-01).

Hak Milik: PT. J EKSTRIM TECH INDONESIA

No Dok
Rev
Tanggal
Berlaku
Halaman

PROSEDUR
KOMUNIKASI INTERNAL &
EKSTERNAL
4.1.1.2.

:
:
:

QEP-DCC-08
0
07 Mei 2011

3 dari 6

QC / Ketua Komite Lingkungan mengkoordinasikan

jalannya rapat dan mencatat hasil-hasil rapat kedalam

Formulir Daftar Hadir dan Formulir Minutes of Meeting
(FML-DCC-08-02).
4.1.1.3.

QC / Ketua Komite Lingkungan mendistribusikan

Formulir Minutes of Meeting ke seluruh peserta rapat.

4.1.1.4.

Setiap bagian terkait menindaklanjuti hasil Catatan

Hasil Komunikasi.
4.1.1.5. Setiap Informasi resmi terkait dengan pelayanan
umum HRD seperti (informasi jadwal kerja,peraturan
perusahaan

dll)termasuk

kebutuhan

ATK

dari

departemen terkait menggunakan Surat Konfirmasi.

4.1.2. Rapat Non Rutin
4.1.2.1.

Penyelenggara

Rapat

menyebarkan

surat

undangan dan agenda rapat ke bagian terkait dengan

menggunakan Formulir Undangan dan Agenda Rapat
(FML-DCC-08-01).
4.1.2.2. Penyelenggara Rapat mengkoordinasikan jalannya
rapat dan mencatat hasil-hasil rapat kedalam Formulir
Daftar Hadir dan Formulir Minutes of Meeting (FMLDCC-08-02).
4.1.2.3. Penyelenggara Rapat mendistribusikan Formulir
Minutes of meeting ke seluruh peserta rapat.
4.1.2.4.

Setiap

bagian

terkait

menindaklanjuti

hasil

Formulir Minutes of Meeting

4.2. Komunikasi Eksternal
4.2.1. Ruang Lingkup Komunikasi
4.2.1.

Kepala

Bagian

HRD

&

GA

Ketua

Komite

Lingkungan melakukan komunikasi dengan pemerintah

dan masyarakat berkaitan dengan lingkungan.

Hak Milik: PT. J EKSTRIM TECH INDONESIA

No Dok
Rev
Tanggal
Berlaku
Halaman

PROSEDUR
KOMUNIKASI INTERNAL &
EKSTERNAL

:
:
:

QEP-DCC-08
0
07 Mei 2011

4 dari 6

4.2.2. Kepala Bagian PPC melakukan komunikasi dengan

pelanggan berkaitan dengan informasi produk melalui
lisan (per-telepon) atau tulisan.
4.2.3.

QC

melakukan

komunikasi

dengan

pelanggan

berkaitan dengan mutu produk.

4.2.4.

Kepala Bagian Purchasing melakukan komunikasi

dengan Supplier berkaitan dengan barang yang dibeli
termasuk persyaratan mutu dan lingkungan.

4.3. Hasil Komunikasi dan Tindak lanjut

4.3.1. Setiap Kepala Bagian yang bersangkutan dan/atau
Ketua

Komite

komunikasi

Lingkungan

eksternal

yang

harus

melaksanakan

mencatat

hasil

komunikasinya kedalam Minutes of Meeting (FMLDCC-08-02)

dan

menindaklanjuti

hasil

meeting

tersebut.
4.3.2. Identifikasi kebutuhan komunikasi internal dan
eksternal
dituangkan kedalam Tabel Komunikasi .
5. Acuan Dokumen
5.1Manual Mutu dan Lingkungan ( QEM-00 )
5.2Standar ISO 9001:2008 Klausul 5.5.3
5.3Standar ISO 14001:2004 Klausul 4.4.3
6. Formulir Terkait
6.1 . FML-DCC-08-01 : Undangan Dan Agenda Rapat
6.2. FML-DCC-08-02 : Minutes of Meeting
6.3. Daftar Hadir
6.4. FML-DCC-08-03 : Surat Konfirmasi

Hak Milik: PT. J EKSTRIM TECH INDONESIA

PROSEDUR
KOMUNIKASI INTERNAL &
EKSTERNAL

No Dok
Rev
Tanggal
Berlaku
Halaman

:
:
:

QEP-DCC-08
0
07 Mei 2011

5 dari 6

Hak Milik: PT. J EKSTRIM TECH INDONESIA

No Dok
Rev
Tanggal
Berlaku
Halaman

PROSEDUR
KOMUNIKASI INTERNAL &
EKSTERNAL

:
:
:

QEP-DCC-08
0
07 Mei 2011

6 dari 6

RIWAYAT REVISI
Nomor
Hal

Rev.

Tanggal
Revisi

Uraian Revisi
Sebelum

Sesudah

Tanggal
Implemt.

Tanggun
g Jawab

Hak Milik: PT. J EKSTRIM TECH INDONESIA