Anda di halaman 1dari 20

MANAGEMENT

Definisi secara umum :


= usaha atau kegiatan yang dilaksanakan secara effeisien dan
effektif untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan
menggunakan bantuan orang lain =
Definisi secara klasik :
= seni dan ilmu tentang perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan/penggerakan, koordinasi dan pengawasan usaha
dan sumber-sumber untuk kebaikan umum dalam rangka kerja
organisasi dan lingkungan ekonomi dari perusahaan =
Fungsi-fungsi management :
a. perencanaan
b. pengorganisasian
c. pengarahan / menggerakan
d. pengkoordinasian
e. pengawasan / pengendalian
Yang paling utama dari management adalah pembuatan
keputusan.
Menurut Luther Gulick fungsi management dikenal dengan
POSDCRB yakni :
a. Planning
b. Organizing
c. Staffing
d. Directing
e. Coordinating
f. Reporting
g. Budgeting

Proses penentuan keputusan adalah sebagai berikut :


a. mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah
b. melalukan analisa
c. memperkembangkan pemecahan masalah pengganti
d. menentukan terhadap pemecahan masalah yang terbaik
e. menyusun keputusan ke dalam aksi yang effektif
Berdasarkan penelitiam yang baru pengertian management
terdiri atas tiga langkah pokok yakni
a. Menetapkan sasaran yang dilakukan adalah :
1. mengumpulkan dan mengolah informasi yang masuk
2. menyusun sasaran dan menentukan keputusan
b. Pengarahan usaha untuk mencapai sasaran dilakukan
dengan:
1. mengorganisasi kelompok kerja dan mengkomunikasi
rencana
2. memberi petunjuk, memotivasi, mengarahkan dan
membina pelaksanaan
c. Mengukur hasil usaha dilakukan dengan :
1. mengukur dan mengevaluasi hasil yang dicapai dan
membandingkan dengan standar
2. menetapan tindakan perbaikan bila ada yang kurang
Fungsi perencanaan merupakan dasar dari pengorganisasian,
pengarahan, koordinasi dan pengawasan.
Perencanna yang baik harus berdasarkan fakta dilengkapi
dengan menyusun jadwal waktu dan pembiayaan (budgeting).
Fungsi pengorganisasian merupakan aktifitas dalam penentuan
dan perhitungan kegiatan dalam mencapai tujuan perusahaan.

Manager menentukan orang-orang yang mempunyai keahlian


khusus di bidangnya dan mengisi posisi-posisi serta tugas dan
tanggung jawab dalam tugas di posisi tersebut.

Fungsi staffing merupakan pekerjaan yang berkaitan satu sama


lain.
Fungsi pengarahan merupakan tugas mempersiapan
pengarahan terus menerus ke bawahannya, dan harus yakin
bahwa mereka mengetahui hasil-hasil yang di harapakan oleh
perusahaan.
Fungsi pengawasan merupakan tugas menentukan sejauh mana
pekerjaan telah dilaksanakan dan sejauh mana kemajuan telah
dicapai untuk mancapai tujuan, apakah ada penyimpangan dari
pola yang telah ditentukan ?
Fungi pelaporan / reporting perlu dijadikan fungsi tersendiri
karena menyangkut perkerjaan pengawasan
Fungsi pembaharuan / inovasi bila hal-hal terdahulu dilakukan
maka hanya akan terjadi hal-hal yang statis, jadi harus ada
usaha yang kreatif bukan yang rutin selalu.
Fungsi perwakilan / representative
PERENCANAAN MANAGEMENT
Mempunyai 5 karakteristik :
a. meliputi identifikasi personal dan organizational
b. erat kaitannya dengan kondisiyang relative pastidan
tidak pasti
c. bersifat intelektual
d. hal-hal menyangkut masa depan
e. bersifat menembus (pervassive) dan
berkesinambungan

Keuntungan dari perencanaan :


a. aktifitas-aktifitas dilakukan secara teratur dan dengan
tujuan tertentu.
b. pekerjaan yang tidak produktif diperkecil atau
dihilangkan
c. dapat menjadi alat pengukur hasil-hasil yang dicapai
d. memberikan landasanpokok untuk fungsi-fungsi
lainnya, terutama fungsi pengawasan
Kelemahan dari perencanaan :
a. mempunyai keterbatasan dalam hal ketepatan informasi
dan fakta-fakta mengenai masa yang akan dating
b. memerlukan biaya yang cukup banyak
c. mempunyai hambatan psikologis
d. menyumbat atau menghambat timbulnya inisiatif
e. menyababkan terhambatnya tindakan-tindakan yang
perlu diambil
Untuk memperkecil ketidakpastian yang berhubungan dengan
masa depan maka dapat dibuat rencana dengan menggunakan
premis-premis.
Premis adalah asumsi-asumsi (angapan-angapan dasar) yang
melatar belakangi dan mempengaruhi perencanaan.
Pilihan premis tergantung dari : kepandaian, pengamatan serta
poengalaman si pembuat rencana.
Premis-premis perencanaan yang perlu diketahui a.l :
a. ramalan ekonomi
b. ramalan teknologi
c. faktor-faktor social
d. pengawasan pemerintah dan tindakan fiscal
e. permintaan akan hasil industri
f. sikap dan tingkah laku konsumen / masyarakat / public
Klasifikasi perencanaan managerial :
a. sasaran / objective
b. kebijaksanaan / policy
c. prosedur / procedure

d. metode / methode
e. standar
f. anggaran / budget
g. program
h. faktor teknis / techno factor
Pelaksanaan perencanaan :
a. menjelaskan masalah
b. memperoleh informasi yang lengkap tentang aktifitas
yang berbelit-belit
c. menganalisa dan menggolongkan informasi
d. menetukan dasar-dasar perkiraan serta hambatan
perencanaan
e. menetukan rencana pengganti
f. memilih rencana yang diusulkan
g. menyusun urutan dan waktu secara terperinci untuk
rencana yang diusulkan
h. memeriksa kemajuan-kemajuan dari rencana yang
diusulkan
Macam-macam strategi yang dapat dipergunakan dalam bidang
perencanaan a.l. :
a. pendekatan sedikit demi sedikit
b. memilih orang yang tepat dalam mengajukan suatu
rencana
c. gerak cepat
d. tindakan untuk mengalihkan perhatian
e. menggunakan taktik keras bila diperlukan
f. menggeser tanggung jawab
g. waktu merupakan pembantu yang baik
h. usahakan supaya dicapai tujuan bila waktu sedang
menguntungkan
i. mengusahakan untuk mengumpulkan pendapat
orang lain
j. memecah bela dalam arti positif

PENGORGANISASIAN
Sebagai pembagian pekerjaan di antara orang-orang yang
usahanya dikoordinasikan untuk mencapai sasara-sasaran
khusus.
Sebagai dinamika dari pembagian kerja, maka organisasi
merupakan proses dari adanya kegiatan berbagai orang sesuai
dengan fungsi dan tanggung jawabnya masing-masing yang
bekerja bersama sama untuk mencapai atau mewujudkantujuan
tertentuyang disepakati bersama.
Seorang manager yang ingin bertindak dengan hasil gfuna
sejogyanya telah menguasai :
a. tindakan apa yang harus dilakukan
b. siapa pembantunya
c. kepada atasan mana ia harus membuat dan menyampaikan
laporannya
d. siapa saja bawahan yang harus melaporkan kepadanya
e. pengetahuan tentang suborganisasinya
f. saluran komunikasi resmi yang dipergunkanuntuk
melancarkan kegiatan organisasi
Definisi organizing :
Pengoranisasian / organizing adalah suatu langkah untuk
menetpakan, menggolongkan dan mengatur berbagai macam
kegiatan yang dipandang perlu seperti bantuk fisik yang tepat
bagi suatu kerja manager, ruang kerja bagian administrasi,
ruangan laboratorium dll, penetapan tugas dan wewenang
seseorang, pendelegasian wewenang san seterussny adalam
rangka untuk mencapai tujuan.
Dasar bentuk pengorganisasian :
a. pekerjaan
b. tempat bekeja
c. hubunganhubungan yang terjalin dalam menjalankan
pekerjaan di tempay kerja
d. orang-orangnya sendiri

Bagaimana melakukan pengorganisasian :


a. mengetahui tujuan
b. membagi habis pekerjaan dalam kegiatan-kegiatan
bagian
c. mengolongkan kegiatan ke dalam satuan-satuan yang
praktis
d. menentukan kewajiban yang harus dilaksanakan dan
menentukan / menyediakan alat-alat serta tempat / ruang
fisik yang diperlukan
e. penugasan personil yang cakap
f. mendelegasikan wewenang
Definisi wewenang :
Adalah kekuasan atau hak untuk memerintah atau untuk
meminta orang lain berbuat sesuatu.
Kondisi sumber wewenang bisa berasal dari :
a. karena jabatan atau hubungan oragnisasi yang diadakan
b. karena putusan undang-undang
c. karena kepatuhan seseorang yang diberikan melalui
popularitas, kebiasaan atau lamanya hubungan kerja
d. karena pengakuan atas kecakapan atau pengetahuan
mengenai suatu situasi
Persoalan kearah pendelegasikan wewenang :
Guna mengatasi kesulitan dalam pendelegasian wewenang ada
sejumlah tindakan yang dapat diikuti :
a. adakan suasana kerja yang bebas dari rasa takut
b. berikan penjelasan yang tepat bersamaan dengan
tindakan yang diambil
c. tentukan keputusan dan tugas-tugas yang harus
didelegasikan
d. pilihlan dengan bijaksana orang yang akan menerima
pelimpahan / pendelegasian wewenang

e. berikan wewenang untuk melaksanakan pekerjaan yang


penuh dan utuh
f. barikan bantuan bagi si penerima wewenang, bila
mereka memerlukan nasihat atau ingin berkonsultasi.
Struktur organisasi
Macam-macam organisasi :
a. organisasi formil
b. oragnisasi informal
Jenis organisasi formil :
a. organisasi lini / organisasi militer / organisasi langsung
b. organisasi fungsionil
c. organisasi lini dan fungsionil
d. oragnisasi lini dan staf
e. organisasi lini, staf dan fungsionil
a. Organisasi lini:
Susunan organisasi ini secara garis atau langsung, disebut
puka organisasi militer, organisasi ini mengutamakan displin
dan esensinya system militer.
Susunan ini garis arah dan garis instruksinya vertical
susunan seperti berikut :
Direktur

Kepala bagian

Kepala bagian

Kepala bagian

Kepala bagian

Resep & profesi

penjualan bebas

pembelian

adm/keuangan

pekerja

pekerja

pekerja

pekerja

Sistem ini merupakan system one man one bos, setiap pejabat
harus menguasai semua

masalah.

Keunutngan sistem ini ialah tiap pejabat dapat cepat


bertindakdan tidak mungkin terjadi back passing.
Kerugiannya ialah : dalam organisasi ini tidak terdapat
leadership khusus.
Organisasi ini hanya sesuai untuk perusahaan yang :
a. relative masih kecil
b. terdapat pimpinan dan pejabat yang mumpuni
c. mengutamakan wewenang sepenuhnya
b. Organisasi fungsionil
Dalam system ini digunakan tenaga ahli untuk memimpin dan
melayani para pelaksana, pekerja bertanggung jawab kepada
beberapa atasan.
Masing-masing pengawas mengawasi pekerja menurut
keahlianya masing-masing, kepemimpinannya bersifat
kolektif.
Contoh system ini adalah sebagi berikut :
Direktur Umum

Apoteker A
fungsi profesi

Apoteker B
fungsi penjualan

Apoteker C
fungsi keuangan

Apoteker D
fungsi personil

bebas

pekerja

pekerja

pekerja

pekerja

Keuntungan sistem ini digunakan tenaga yang


berpengetahuan dan khusus di dalam bidangnya, ia dapat
memberi pimpinan dan petunjuk kepada para kepala pekerja.
Kerugiannya ialah disiplin dapat menjadi lemah, karena
banyak kepala, terutama bila koordinasinya kurang baik.
Sistem ini terdapat pada perusahaan yang telah berkembang
dan memerlukan keahlian khusus.

c. Organisasi lini dan fungsionil


Sistem ini merupakan campuran antara lini dan fungsionil,
merupakan organisasi garis dengan ditambah tenaga-tenaga
ahli yang mempunyai kekuasaan memerintah dan memimpin.

Contoh sebagai berikut :


Direktur Umum

Pengawas
Ahli prosessing

Ahli produksi

Mandor pelaksanaan

pekerja
d. Organisasi lini dan staf
Merupakan modifikasi dari system lini dan fungsionil, tenaga
ahli tak mempunyai wewenang membimbing dab
mengarahkan secara langsung, fungsi mereka sebagai
penasehat.
Organisasi ini secara murni hanya dapat diterapkan pada
perusahaan yang relative kecil, untuk yang lebih besar tenaga
ahli dapat berhubungan langsung dengan pelaksana tetapi
sifatnya memberi saran.

MANAGEMENT / ORGANISASI
MASUKAN

PPROSES

4P

3P

- manusia

- perencanaan

- material

- pengorganisasian

- mata uang

- pengawasan

KELUARAN
Produk / Jasa

- mesin / alat
DINAMIKA ORGANISASI
Tindakan mengorganisasikan adalah tindakan dinamis,
artinya mengatur pembagian kerja, penunujukan
personalianya dan menyediakan faktor-faktor fisik..
Dorongan timbulnya perubahan organisasi disebabkan oleh :
1. pekerjaan dalam organisasi mendorong adanya
perubahan.
2. pergantian personalia
3. perubahan atas produk, pelayanan, cara kerja.
4. gagasan kearah perbaikan.
Kelemahan organisasi :
Banyak faktor yang ada; ketidak mampuan manager mengikuti
perubahan organisasi :
1. perubahan lokasi
2. produk
3. kebijaksanaan keuamgan
4. orang-orang yang salah posisi
5. wewenang tidak didelegasikan secara rata dan seimbang
SIAPA YANG MEMPIMPIN PERUBAHAN ?
1. manager
2. pantia yang ditunjuk
3. bagian organisasi yang ada didalam organisasi itu sendiri
4. konsultan dari luar

KAPAN DILAKSANAKAN ?
1. dapat dilaksanakan dalam jangka pendek / singkat
2. tidak mendadak, tunggu waktu yang tepat, waktunya lama
3. kompromi waktu
PENDEKATAN APA YANG DIPERLUKAN UNTUK MEMPERBAIKI
ORGANISASI ?
1.. Packaged approach
-pendekatan ini dimaksudkan untuk menganalisis organisasi
apakah ada poenyimpangan yang melebihi ukuran dari suatu
organisasi yang berhasil mguna / efektif sebagaimana
diharuskan.
2. Means and resources approach
- pendekatan ini untuk menanalisis bagaimana organisasi itu
memperthankan kelangsungan hidupnya dan bagaimana pula
mencapai tujuannya.
3. Informal approach
- pendekatan ini dimaksudkan untuk mengetahui kemungkinankemungkinan adanya wilayah kegiatan yang tidak terjangkau
oleh upaya penyempurnaan.
4. Comparison approach
- pendekatan ini dilakukan dengan cara membandingkan
organisasi tersebut dengan organisasi yang serupa dengan
sikap yang sadar dan hati-hati sehingga terjaga bahwa cara
pembandingan tersebut dapat dipercaya keabsahannya.
5. Ideal approach
- pendekatan ini dimaksudkan untuk menyajikan suatu bentuk
organisasi yang ideal dengan persyaratan-persyaratan yang
diasumsikan, jadi organisasi belum ada, tetapi sudah digagas
modelnya.

6. Quantitative approach
- pendekatan ini menggunakan cara dengan mengukur jumlah /
angka terhadap orang dan barang yang diperlukan bagi suatu
organisasi yang berhasil guna.
Cara ini agak sukar.
ANALISA ORGANISASI
Tindakan untuk melakukan analisis organisasi lebih mendekati
ketepatam, lebih individualerperincidari pada cara pendekatan
yang dijelaskan tadi.
Analisis organisasi adalah serangakaian tindakan yang terdiri :
1. identifikasikan semua material myang berkaitan
dengan organisasi
2. ulas semua itu dan mengarah pada tujuan pokok
3. rancangankan syarat-syaratuntuk tugas
sebagaiman diharapkan bagi setiap anggota
managemen
4. analisis tiap manager menurut kualifikasinya dan
kaitkan dengan latar belakang pendidikannya ,
pengalamannya, pengetahuannya, ketrampilannya
sesuai dengan standar
5. membandingkan syarat-syarat yang diminta untuk
tiap anggota managemen dengan kualifikasi yang
dimiliki oleh tiap individu
6. catat syarat-syarat yang tak terpenuhi oleh
manager dengan pensil
7. catat dengan tinta kualifikasi yang muncul, yang
tak diperlukan bagi tugasnya sebagai seorang
manager
8. berikan saran perbaikan untuk syarat-0syarat yang
tak dapat dipenuhi oleh seorang manager,
sehingga memadai atau dapat diterima dan dapat
pula dfilakukan

9. analisis tindakan-tindakan yang tidak perlu


dilakukan, kemudian memberi gantinya yang lain
yang sesuai.
10. ajukan berbagai pola organisasi dan jabarkan
pula posisi-posisis yang diperlukan bagi
organisasi tersebut, manfaatkan personalianya
sesuai untuk posisi itu, jangan sebutkan ntipe
orangnya, melainkan berdasarkan pendidikannya,
pengalamannya, penegtahuannya dan
ketrampilannya.
PENGGUNA DAN PEMILIHAN ANGGOTA MANAGEMEN
1. ambil dari perusahaan lain
2. mencari dari dalam perusahaan
3. tenaga tamatan universitas atau sekolah khusus
4. melalui iklan
5. melalu kiantot tenaga kerja
PENGAWASAN
Merupakan evaluasi dari suatu pekerjaan yang sudah
direncanakan ; dilakukan terhadap :
1. pengawasan terhadap kualitas
- pengawasan terhadap suatu keluaran apa sudah sasuai
perencanaan / belum
- apakah masukan dan keluaran telah memenuhi syarat yang
ditentukan
2. pengawasan terhadap kuantitas
- penyediaan barang / stok
- pesanan barang sesuai jadwal
- penjualan sesuai sasaran
- keseimbangan aktifitas pekerjaan
3. pengawasan terhadap waktu
- apakah distribusi barang tepat waktu ?
4. pengawasan terhadap biaya
- apakah biaya eksplotasi masih dapat ditekan ?
- apakah masih ada pemborosan ?

Direktur Umum

Staf ahli

Staf ahli

Staf ahli

Staf ahli

Pengawas

Ahli

Mandor pelaksana

Ahli

Pekerja

e. Organisasi lini staf dan fungsionil


Merupakan campuran system tiga diatas tetapi titik beratnya
pada system lini.
Tenaga ahli merupakan staf penasehat yang dapat pula ambil
bagian dalam komando dan pengarahan, tetapi ikut
bertanggung jawab pada bidangnya.
Contoh :
Direktur Umum

Staf ahli

Staf ahli
Pengawas

Tenaga ahli

Mandor pelaksana

Pekerja

Tenaga ahli

Organisasi Informil
Disini pembentukan pimpinan diantara mereka sendiridan
secara resmi memberi laporan, menyampaikan rasa
kesukarannya , rasa gembira, kebutuhannyaatau memerlukan
bimbimgandan perlindungan.
Ini terjadi karena :
a. organisasi formil tidak sesuai dengan kebutuhan
b. memelihara hubungan secara pribadi
c. adanya pejabat yang mempunyai keprobadian yang lebih
menarik disbanding pejabat yang lain
d. ada keinginan keahlian atau tenaga yang tidak tersalur
melalui saluran resmi
e. kepemimpinan formil tidak mampu menangani persoalan
yang timbul, baik menyangkut kepentingan pribadi maupun
kedinasan

PENGAWASAN
Pengawasan dapat diartikan :
sebagai suatu proses untuk menerapkan pekerjaan apa yang susah
dilaksanakan, menilainya, dan bila mana perlu mengkoreksi dengan maksud
supaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana semula.
Tujuan utama dari pengawasan adalah mengusahakan agar apa yang
direncanakan menjadi kenyataan.
Sistem pengawasan harus mengandung prinsip-prinsip sbb:
1. dapat menjelaskan sifat-sifat dan kebutuhan dari kegiatan-kegiatan yang
harus diawasi.
2. dapat dengan segera menunjukan penyimpangan-penyimpangan.
3. fleksibel
4. dapat merefleksikan pola organisasi
5. ekonomis
6. dapat dimengerti
7. dapat menjamin diadakannya tindakan korektif.
Suatu sistim pengawasan disebut efektif bilamana sistem pengawasan itu
memenuhio prinsip fleksibiltas.
Jenis-jenis pengawasan :
1. Waktu pengawasan :
a. pengawasan preventif : sebelum ada penyelewengan
b. pengawasan represif : pengawasan setelh rencana sudah
berjalan.
2. Obyek pengawasan : dibedakan dibidang-bidang :
a. produksi
b. keuangan
c. waktu
d. manusia dengan kegiatannya.
Dapat pula dibedakan menurut BEISHLINE :
a. kontrol administratif
b. kontrol operatif
3. Subjek pengawasan :
a. pengawasan intern : formal oleh orang yang berwenang
b. pengawasan ekstern : orang dari luar organisasi

4. Cara mengumpulkan data/fakta untuk pengawasan :


a. personal inspection
b. oral report / laporan lisan
c. written report / laporan tertulis
d. control by exception
Cara-cara mengawasi :
Supaya pengawasan efektif haruslah terkumpul fakta-fakta dan cara
pengumpulan fakta-fakta sbb :
1. Peninjauan pribadi
2. Lisan
3. Tertulis
4. Laporan & pengawasan yang bersifat khusus
Cara membuat laporan guna pengawasan
Karena ada kelemahan pada laporan tertulis yakni :
1. Tidak dapat menggambarkan semua kejadian dari aktivitas keseluruhan.
2. Laporan dapat disusun sedemikian rupa sehingga bersifat berlebihan.
Oleh karena itu harus dibuat suatu laporan yang distandariser.
Ada tujuh landasan pokok yang harus diperhatikan menurut James
Williamson yakni :
1. Jelas
2. Lengkap
3. Ringkas
4. Sopan
5. Tulus
6. Mengandung kepribadian
7. Teliti.
Menurut John C. Johnson ada lima hal pokok dalam menyusun laporan
yakni :
1. Periksa semua fakta-fakta sebelum membuat laporan
2. Aturlah keterangan-keterangan sebaik mungkin
3. Laporan harus singkat tapi jelas
4. Pergunakan bahasa yang jelas dan mudah dimengerti
5. Cantumkanlah badan-badan yang dapat membantru atasan untuk
mendapatkan gambaran yang lebih jelas.

Untuk menjawab pertanyaan bila laporan disusum, maka Johnson


menjawab empat hal sbb :
1. Bilamana pelapor mengambil keputusan penting yang secara langsung
berpengaruh terhadap atasannya walaupun pengambilan keputusan itu
adalah wewenang dan tanggung jawab pelapor sendiri.
2. Bilamana pelapor memerlukan bantuan dalam rangka pengambilan suatu
putusan penting atau dalam pemecahan suatu masalah yang sulit.
3. Jika pelapor meramalkan akan timbul kesulitan-kesulitan.
4. Jika terjadi peristiwa yang luar bisas yang perlu diketahui atasan.
Proses pengawasan
Terdiri dari tiga fase :
1. Menetapkan alat ukur (standar) :
Dapat digolongkan tiga golongan yaitu :
A. Standar fisik :
a. Kualitas hasil produksi
b. Kuantitas hasil produksi
c. Waktu
B. Standar bentuk uang :
a. Standar biaya
b. Standar penghasilan
c. Standar investasi
2. Menetapakan penilaian (evaluate)
ada dua hal yang harus ada yakni ;
a. Standar atau alat pengukur
b. Actual result atau hasil pekerjaan bawahan.
3. Mengadakan tindakan perbaikan (corrective action)
penyimpanan mungkin terjadi karena :
a. Kekurangan faktor produksi
b. Tidak cakapnya kabag penjualanm
c. Sikap bagain penjualan yang apatis dsb.