Empat pilar dalam Pengorganisasian

Sebagaimana dikemukakan oleh Stoner, Freeman, dan Gilbert (1995), ada 4 pilar
(building blocks) yang menjadi dasar untuk melakukan proses pengorganisasian,
keempat pilar tersebut adalah pembagian kerja (division of work), pengelompokan
pekerjaan (departmentalization), penentuan relasi antar bagian dalam
organisasi(hierarchy), serta penentuan mekanisme untuk mengintegrasikan
aktivitas antarbagian dalam organisasi atau koordinasi(coordination).
Pilar Pertama : pembagian kerja (division of work)
Dalam perencanaan berbagai kegiatan atau pekerjaan untuk pencapaian
tujuan tentunya telah ditentukan. Keseluruhan kegiatan dan pekerjaan yang telah
direncanakan tersebut tentunya perlu disederhanakan guna mempermudah
bagaimana pengimplementasiannya. Upaya untuk menyederhanakan dari
keseluruhan kegiatan dan pekerjaan yang mungkin saja bersifat kompleks
menjadi lebih sederhana dan spesifik dimana setiap orang akan ditempatkan dan
ditugaskan untuk setiap kegiatan yang sederhana dan spesifik tersebut dinamakan
sebagai pembagian kerja (division of work). Sebagai contoh, dalam bisnis restoran,
pembagian kerja dapat berupa pembagian kerja untuk bagian dapur, pelayanan
pelanggan di meja makan, kasir, dan lain sebagainya. Kadang kalapembagian kerja
ini juga dinamakan dengan pembagian tenaga kerja(division of work), akan tetapi
saat ini penggunaan pembagian kerja lebih banyak digunakan karena pada
dasarnya yang di bagi-bagi adalah pekerjaannya, bukan orang-orangnya. Adapun
orang-orang merupakan pihak yang ditugaskan dan ditunjuk untuk menjalankan
setiap pekkerjaan yang telah dibagi-bagi tersebut. Proses pembagian kerja dari
keseluruhan menjadi lebih spesifik atau lebih sederhana dan detail dinamakan pula
dengan spesialisasi pekerjaan atau job specialization. Keseluruhan pekerjaan
tersebut diturunkan atau di bagi-bagi berdasarkan criteria tertentu yang lebih
spesifik.
Pilar kedua : Pengelompokan pekerjaan (Departementaliztion)
Setelah pekerjaan di spesifikkan, maka kemudian pekerjaan-pekerjaan tersebut
dikelompokkkan berdasarkan criteria tertentu yang sejenis. Sebagai contoh untuk
bisnis restoran,pencatatan menu, pemberitahuan menu kepada menu dapur, hingga
pengiriman makanan dari bagian dapur kepada pelanggan dimeja makan bisa
dikelompokkan menjadi satu departemen tertentu, katakanlah bagian pelayan.
Adapun penerimaan bon pembayaran, pencatatan dalam mesin kasir, pencatatan
penerimaan dan pengeluaran uang, dapat di kelompokkan menjadi departemen
atau bagian keuangan misalnya. Begitu pula untuk jenis bisnis lainnya. Proses
pengelompokan dan penamaan bagian atau kelompok pekerjaan menurut criteria
tertentu disebut departementalization.
Pilar ketiga : penentuan relasi antarbagian dalam organisasi (hierarchy)

Setalah pekerjaan dikelompokkan atau didepartemenkan, kita mungkin bertanyatanya berapa banyak pekerjaan yang perlu dikelompokkan untuk setiap bagian atau
departemen, dan kemudian berapa banyak orang kelompok yang perlu ada di
bawah suatu bagian atau departemen ?(keuangan,pelayanan, dan dapur) terdapat
bagian lain, atau apakah ada bagian lain selain departemen atau bagian di atas ?
siapakah yang menjadi atasan atau pemimpin bagi setiap departemen tersebut ?
pertanyaan-pertanyaan tersebut membawa kita kepada pilar ketiga dari proses
pengorganisasian, yaitu proses penentuan hieraki atau relasi antarbagian dalam
suatu organisasi. Ada dua konsep penting dalam proses penentuan hieraki ini, yaitu
span of management control dan chain of command. Span of management control
terkait dengan jumlah orang atau bagian di bawah suatu departemen atau bagian
tersebut? Atau juga apakah ada bagian di bawah setiap departemen ? jika ada,
berapa bagian atau berapa orang ? jawaban dari pertanyaan-pertanyaaan tersebut
dapat dilihat dalam gambar 8.3
Pilar keempat : koordinasi (coordination)
Pilar terakhir dari proses pengorganisasian adalah koordinasi. Setelah pekerjaan
dibagi, ditetukan bagian-bagiannya, hingga ditentukan hieraki organisasinya, maka
langkah berikutnya adalah bagaimana agar pembagian kerja yang telah dilakukan
beserta penentuan desain organisasinya berjalan secara efektif dan efisien ?
Disinilah peran dari kooedinasi diperlukan sebagai pilar terakhir dari
pengorganisasian. Koordinasi(coordination) sebagaimana menurut Stoner, Freeman,
dan Gilbert (1995) pada dasarnya adalah the process of integrating the activies of
separate departments in order to pursue organizational goal effectively. Koordinasi
adalah proses dalam mengintegrasikan seluruh aktivitas dari berbagai departemen
atau bagian dalam organisasi agar tujuan organisaasi bisa tercapai secara efektif.
Tanpa koordinasi, berbagai kegiatan yang dilakukan di setiap bagian. Dikhawatirkan,
tidak terkoordinasinya setiap bagian pada giliran berikutnya justru akan
mengahambar organisasi dalam mencapai tujuannya. Salah satu contoh yang
paling mudah mengenai koordinasi adalah antara bagian pemasaran dan bagian
keuangan. Agar tingkat penjualan meningkat, maka bagian pemasaran
mengusulkan untuk menaikkan biaya promosi. Disisi lain, bagian keuangan
mencatat bahwa biaya perusaan semestinya diefisienkan. Jika bagian pemasan dan
bagian bagian keuangan tidak berkoordinasi dapat di bayangkan bahwa akan terjadi
konflik kepentingan antar perusaaan. Dengan menaikkan biaya promosi, bagian
pemasaran berharap agar penjualan meningkat. Disisi lain, dengan meminimalkan
biaya, efisiensi dapat di tingkatkan. Jika kedua bagian tersebut tidak berkoordinasi,
misalnya bagian keuangan menentukan batas maksimum peningkatan biaya bagi
promosi , maka dapat diperkirakan kepentingan kedua bagian tersebut akan
sepenuhnya berjalan. Jika kepentingan kedua bagian tersebut tidak berjalan, maka
kepentingan organisasi juga tidak akan berjalan. Akhirnya tujuan organisasi juga
tidak akan tercapai secara efektif.