Adrie Putra Strategi Benchmarking Sebagai Tolok Ukur Kinerja perusahaan

STRATEGI BENCHMARKING SEBAGAI TOLOK UKUR

KINERJA PERUSAHAAN
Oleh:
Adrie Putra
Dosen FE UIEU
adrie_putra75@yahoo.com

ABSTRAK
Pada saat ini sangatlah wajar apabila suatu
perusahaan melakukan pengukuran kinerja
perusahaannya dengan cara mem-bandingkan
proses kerja perusahaan tersebut dengan proses
kerja perusahaan-perusahaan lain yang
dijadikan sebagai tolok ukur. Proses
pembandingan ini akan berdampak pada
penentuan perubahan faktor-faktor bisnis
seperti: jam kerja, beban kerja, bahkan sampai
dengan gaji karyawan yang akan diberikan.
Hal ini pada akhirnya diharapkan akan
memacu kinerja perusahaan menjadi lebih
baik.
Benchmarking itu sendiri adalah
merupakan suatu proses pengukuran yang
sistematis dan berkesinambungan, dimana
tujuan dari Benchmarking itu adalah mengubah suatu perusahaan yang mempunyai
kinerja rata-rata pada suatu industri menjadi
perusahaan dengan kinerja yang berada diatas
rata-rata.
Kata Kunci:
Benchmarking, tolok ukur, kinerja perusahaan

Pendahuluan
Benchmarking bukanlah suatu
pekerjaan yang mudah dilakukan. Pengalaman beberapa perusahaan menunjukkan
hanya kalau direncanakan dan dilakukan
dengan baik, benchmarking dapat berhasil
membuka perusahaan terhadap metode
dan ide-ide baru. Meskipun Banyak
perusahaan yang mempunyai dana sangat
besar dapat menggunakan konsultan yang
mahal untuk melakukannya, namun tak
mungkin perusahaan melakukannya sendiri. Jika perusahaan yakin suatu peningkatan nyata dapat perusahaan lakukan
terhadap suatu layanan, proses atau praktik
tertentu, tetapi perusahaan tidak tahu
perubahan-perubahan apa yang akan

dilakukan, benchmarking merupakan cara

mencari tahu mengenai hal tersebut.
Benchmarking merupakan salah
satu strategi
yang dapat membantu
perusahaan untuk melakukan pengembangan. Perusahaan harus menyadari
bahwa melakukan benchmarking dengan
mitra yang kualitasnya lebih rendah dari
yang terbaik di kelasnya mungkin saja
meningkatkan kinerja perusahan tetapi hal
ini akan terlihat semu karena perusahaan
tidak akan pernah mencapai kinerja
tingkat tertinggi yang memungkinkan
dicapainya.

Definisi Benchmarking
Definisi Benchmarking yang
dikeluarkan oleh American Productivity
and Quality Center (APQC), benchmarking merupakan proses pengukuran
yang sistematis dan berkesinambungan;
proses mengukur dan membandingkan
kesinambungan atas proses-proses bisnis
suatu organisasi dengan tokoh-tokoh
proses bisnis manapun di seluruh dunia,
untuk mendapatkaninformasi yang akan
membantu upaya perusahaan tersebut
dalam memperbaiki kinerjanya.
Sedangkan difinisi lain dari
Benchmarking yang dikatakan oleh Westinghouse, benchmarking adalah merupakan pencarian dan aplikasi praktek-praktek
yang benar-benar lebih baik secara terus
menerus, yang mengarah pada kinerja
kompetitif yang superior. Dari semua
metoda yang ada dalam melakukan
implementasi benchmarking, terdapat dua
metode yang sangat sering dilakukan oleh
perusahaan-perusahaan. Metode benchmarking itu sendiri adalah competitive

FORUM ILMIAH INDONUSA VOL 3 NO 3 SEPTEMBER 2006

11

Adrie Putra Strategi Benchmarking Sebagai Tolok Ukur Kinerja perusahaan

benchmarking dan process benchmarking. Jika Seorang Manajer tingkat

atas ingin menempatkan tingkat kinerja
perusahaan dalam lingkungan industri
perusahaan berada, competitive benchmarking merupakan pilihan yang tepat.
Dengan
competitive
benchmarking
perusahaan dapat mengukur kinerja perusahaan itu secara langsung berhadapan
dengan kompetitor-kompetitor
perusahaan dalam industri. Metode lainnya
adalah, proses benchmarking, mengukur
proses atau praktik yang sangat penting
bagi peningkatan kinerja Perusahaan , dan
melakukan hal itu di seluruh industri. Tipe
benchmarking ini adalah dengan cara
mengidentifikasi best practices yang
digunakan, lepas dari posisi Perusahaan di
dalam industri, dan selanjutnya mempelajari dengan sungguh-sungguh proses
tersebut dan menerapkan proses terbaik itu
di perusahaan.

Benchmarking Strategies
Unsur Perencanaan

Sebagai

Perencanaan
adalah
upaya
memperhitungkan ketidakpastian masa
depan serta membuat persiapan-persiapan
yang akan menghantar organisasi menuju
masa tersebut, terutama melalui penetapan
tujuan-tujuan yang dapat dicapai yang
akan menjembatani masa kini dan masa
depan.Alur proses pertimbangan dalam
perencanaan menggambarkan bagaimana
benchmarking strategies cocok dengan
penyusunan rencana strategis. Hal ini
dapat dilihat pada gambar 1.
Dari proses dalam gambar 1, akan
muncul dua pertanyaan mendasar yang
harus dapat dijawab oleh perusahaan
dalam
menerapkan
Benchmarking.
Pertanyaan tersebut adalah: apa yang
harus perusahaan jadikan tolok ukur dari
proses benchmarking tersebut; siapa yang
harus perusahaan jadikan tolok ukur
perbandingan, dan bagaimana menjalankan proses benchmarking tersebut.

12

Analisis Lingkungan

Perusahaan

Pesaing

Maksud strategis
Kompetensi Utama
Kemampuan Proses
Lini PRoduk
Aliansi Strategis
Peranan Teknologi

Harapan
Konsumen

Maksud strategis
Kompetensi Utama
Kemampuan Proses
Lini Produk
Aliansi Strategis
Peranan Teknologi

Harapan
Investor

Rencana Strategis

Benchmarking
Strategies

Benchmarking
Strategies

Sumber : Gregory H. Watson, Strategic

Benchmarking
Gambar 1
Penerapan Benchmarking Strategies

Apa yang Harus dijadikan Tolok

Ukur
Keputusan akan apa yang akan
dijadikan tolok ukur bagi perusahaan
untuk perbandingan, harus didasarkan
pada sasaran bisnis suatu perusahaan, dan
pada tingkat kematangan mutu yang telah
dicapainya.Tugas dari manajemen adalah
membentuk konsensus mengenai proses
yang dipilih untuk dipelajari. Ini
merupakan tugas pengungkit yang
menentukan bagi pihak manajemen,
karena pada tahap ini memungkinkan
terjadinya penyelarasan arah strategis
perusahaan
dengan
kegiatan
tim
benchmarking yang sedang berlangsung di
perusahaan tersebut. Dengan menugaskan
tim benchmarking secara khusus dan
terarah untuk mempelajari proses yang
paling mempengaruhi kinerja bisnis,
berarti pihak manajemen telah menyiratkan dukungan bagi penerapan berbagai
temuan tim tersebut. Dengan demikian hal
ini dapat memotivasi tim.

FORUM ILMIAH INDONUSA VOL 3 NO 3 SEPTEMBER 2006

Adrie Putra Strategi Benchmarking Sebagai Tolok Ukur Kinerja perusahaan

Siapa yang dijadikan Tolok Ukur

Perbandingan
Banyak
sekali
perusahaan
memusatkan diri untuk mencari perusahaan pembanding yang baik ataupun yang
terbaik dari yang baik, yang akan menjadi
mitra benchmarking untuk proses tertentu
.Tetapi jika perusahaan yang diidentifikasikan sebagai perusahaan yang
terbaik itu hanya ada satu, perusahaan
tersebut tentu akan dibanjiri oleh sekian
banyak permintaan akan studi benchmarking. Disamping itu, penggolongan
perusahaan yang terbaik mungkin hanya
mencerminkan sejumlah aktivitas tertentu,
dan bukannya keseluruhan proses. Dalam
hal ini penyusunan seperangkat faktor
tertentu yang dapat diadaptasi hanya dapat
dilakukan setelah adanya pengamatan
mengenai yang terbaik di antara beberapa
perusahaan.Dengan demikian, pendekatan
ini merupakan yang mahal, menyita waktu
dan menimbulkan banyak dilema.
Pendekatan yang lebih hati-hati untuk
menentukan siapa harus dijadikan tolok
ukur perbandingan, dilakukan dengan
terlebih dahulu mengkaji kriteria spesifik
yang digariskan dalam definisi operasional. Daripada mencari yang terbaik dari
yang terbaik, maka mungkin akan lebih
menguntungkan untuk mencari mitra
dianggap merupakan contoh dari kesuksesan kinerja dalam proses yang dapat
diperbandingkan.

Langkah-langkah Penerapan Benchmarking

Menyiapkan benchmark terhadap
suatau layanan, proses dan praktek
menghendaki perusahaan untuk memeriksa secara hati-hati prosesnya sendiri
sebelum melakukan kegiatan benchmarking.
Pada dasarnya Benchmarking
mencari dua unsur yang sangat penting
bagi pengukurannya. Unsur pertama
adalah mencari tolok ukur yang
menunjukkan keunggulan proses, serta
unsur kedua adalah menentukan faktor

penentu yang memberikan hasil-hasil yang

terbukti keistimewaannya.
Menurut Robert Camp (manajer
benchmarking competency untuk perusahaan Xerox). Untuk mengetahui tinjauan
atas benchmarking, terdapat langkahlangkah pendekatan yang dapat dilakukan
apabila perusahaan ingin mengimplementasikan benchmarking. Langkahlangkah tersebut antara lain adalah :
1. Mengidentifikasi dan merekam proses,
praktek, ataupun layanan yang akan
di-benchmark-kan.
Pertama kali sangat penting memastikan bahwa fokus utama Perusahaan
dalam
melakukan
benchmark.
Kesalahan umum dalam melakukan
benchmarking adalah mempelajari
begitu banyak faktor dan parameter
pada waktu yang sama, yang berakibat
terkumpulnya banyak data tanpa hasil
yang dapat dikerjakan. Jika mungkin,
batasi cakupan benchmarking hanya
dalam lingkup yang mungkin diselesaikan waktu yang singkat. Perhatian
kalangan eksekutif cukup sempit, dan
karenanya hasil-hasil yang terukur
akan menjadi kemestian untuk
dibiayai guna mencapai hasil yang
diinginkan.
2. Dapat mengidentifikasi perusahaan
atau sekelompok perusahan yang akan
menjadi sasaran benchmark perusahaan terhadap sejumlah proses
tertentu. Ini merupakan proses
pencarian dan anggota tim Perusahaan
harus membuat daftar perusahaan
potensial yang akan di-benchmark.
Penyelidikan yang intensif perlu
dilakukan terhadap perusahaan tersebut agar daftar yang dibuat dapat lebih
fokus, sehingga Perusahaan pun akan
semakin tertantang untuk memilih
mana
yang
benar-benar
tepat.
Perusahaan mungkin tidak ingin atau
dapat mem-benchmark kompetitor
langsung perusahaan.
3. Mengumpulkan dan menyimpan datadata perusahaan yang akan dibenchmark

FORUM ILMIAH INDONUSA VOL 3 NO 3 SEPTEMBER 2006

13

Adrie Putra Strategi Benchmarking Sebagai Tolok Ukur Kinerja perusahaan

4.

5.

6.

7.

14

Robert Camp merekomendasikan

bahwa proses ini harus dilakukan baik
secara internal maupun eksternal.
Penggunaan business databases
yang menyediakan Perusahaan dengan
competitive
intelligence,
sejarah
perusahaan, pengembangan produk
dan
informasi
industri
sangat
diusulkan.
Analisis data dengan menganalisa data
perusahaan akan mengetahui jarak
antara praktik perusahaan dengan
praktik-praktik terbaik yang dilakukan
perusahaan-perusahaan lain dalam
lingkungan industri dimana perusahaan tersebut bergerak.
Kompetisi tak berdiam diri, melainkan
terus meningkat, yang semakin
mendorong perusahaan untuk terus
mengikuti perkembangannya. Karenanya, hal ini membutuhkan analisis
dan pemahaman mengenai trend
industri untuk melihat seberapa cepat
perusahaan dan kompetitor perusahaan
berubah. Langkah ini akan menjaga
hasil yang akan perusahaan dapatkan
tidak mudah bertahan (kadaluarsa).
Mengkomunikasikan
hasil
dan
menerapkan agar diterima pada
lingkungan perusahaan. Mendapat
tanggapan dari anggota tim yang kritis
merupakan suatu tantangan. Dengan
mengokunikasikan hasilnya, perusahaan meningkatkan kemungkinan
untuk diterima oleh kalangan manajemen senior, dan yang lebih penting
oleh karyawan yang diharapkan untuk
melakukan perubahan dan peningkatan.
Membuat tujuan yang akan dicapai
(Goals).
Setelah
menetapkan

pencarian dan strategi mencarinya, tim

harus menyampaikan rekomendasi
akhirnya mengenai sasaran dan
bagaimana organisasi harus berubah
untuk mencapai tingkat kinerja yang
baru.
8. Membuat rencana pelaksanaan untuk
masing-masing
tujuan.
Rencana
tersebut harus merinci tugas-tugas
yang terkait, termasuk nama-nama
spesifik dan tanggal-tanggal yang
terkait dengan tugas masing-masing.
Setiap orang bertanggungjawab untuk
setiap proses harus terlibat dalam
membangun
rencana-rencana
perubahan tersebut.
9. Implementasi dan memantau hasil dari
pelaksanaan strategi tersebut. Langkah
ini, yang biasanya dilakukan oleh
suatu kelompok pengimplementasi
dan para manajer mereka. Itu
termasuk mengumpulkan data pada
tataran
kinerja
yang
baru,
menggunakan tim problem-solving
untuk menyelidiki isu-isu tertentu, dan
menyesuaikan proses peningkatannya
jika sasarannya belum tercapai.
10. Memulai proses tersebut kembali
selangkah demi selangkah. Sepanjang
perusahaan industri dan pelanggan
terus berubah, langkah ini sangat
penting. Seberapa sering Perusahaan
harus memulai proses itu akan
tergantung seberapa cepat lingkungan
Perusahaan berubah.
Berikut ini adalah gambar dari proses
siklus benchmarking yang dilakukan oleh
perusahaan dalam penerapan proses bench
marking:

FORUM ILMIAH INDONUSA VOL 3 NO 3 SEPTEMBER 2006

Adrie Putra Strategi Benchmarking Sebagai Tolok Ukur Kinerja perusahaan

Mengadaptasi
Mengembangkan, dan
Mengimplementasikan
temuan

Merencanakan Studi

AKSI

RENCANA

PERIKSA
IMPLEMENTASI
Melakukan
Riset

Menganalisis data

Sumber: Gregory H Watson Strategic Benchmarking

Gambar 2
Proses Benchmarking dengan Siklus Deming

Kesimpulan
Persaingan yang semakin ketat
memberikan dampak bagi perusahan.
Dampak tersebut dapat terlihat dari
banyaknya perusahaan yang membuat
tolok ukur dengan perusahaan lain agar
mencapai
kesuksesan.
Dengan
Benchmarking, perusahaan dapat meningkatkan kinerjanya. Benchmarking sendiri
dapat dilakukan pada semua bidang dalam
perusahaan. Perusahaan bisa mendapatkan
tolok ukur dengan cara membandingkan
dengan perusahaan yang lebih baik dari
yang terbaik atau perusahaan dapat
membandingkan dengan industri rata-rata
yang ada.
Strategi benchmarking dapat
dilakukan apabila sudah diketahui apa
yang akan diukur atau dibandingkan dan
apa yang akan dijadikan tolok ukur. Kedua
pertanyaan tersebut dapat dijawab dengan
menjalankan sepuluh tahapan benchmarking yaitu
Mengidentifikasi dan
merekam proses, praktek, ataupun layanan
yang akan di-benchmark-kan, membuat
daftar perusahaan potensial yang akan dibenchmark, mengumpulkan dan menyim-

pan data-data perusahaan-perusahaan yang

akan di-benchmark, menganalisa data
perusahaan akan mengetahui jarak antara
praktek perusahaan
dengan praktekpraktek terbaik yang dilakukan perusahaan-perusahaan lain dalam lingkungan
industri dimana perusahaan tersebut
bergerak,
untuk
terus
mengikuti
perkembangan kompetitornya, mengkomunikasikan hasil dan menerapkan agar
diterima pada lingkungan perusahaan,
menetapkantujuan yang akan dicapai
(Goals), membuat rencana pelaksanaan
untuk masing-masing tujuan, Implementasi dan memantau hasil dari
pelaksanaan strategi tersebut, memulai
proses tersebut kembali selangkah demi
selangkah.

Daftar Pusataka
Balm, Gerald J, Benchmarking: A
Practioners Guide for Becoming
and Staying Best for the Best.
Schaumberg,
Quality
and
Productivity
Management
Association, IL, 1992

FORUM ILMIAH INDONUSA VOL 3 NO 3 SEPTEMBER 2006

15

Adrie Putra Strategi Benchmarking Sebagai Tolok Ukur Kinerja perusahaan

Camp, Robert C, Benchmarking: The

Search for Industry Best Practices
that
Lead
to
Superior
Performance,
Quality
Press/American
Society
for
Quality Control, Milwakee, 1992.
Jacobson,Garry, andHillkirk, John.Xerox,
American Samurai, Macmillan
Publishing Co,New York, 1996.
Porter, Michael, Competitive Advantage
Strategy:
Techniques
for
Anal;yzing
Industries
and
Competitor, Free Press, New
York, 1980.
Watson, Gregory H, Benchmarking for
Competitive
Advantage,
Productivity Press, Cambridge,
1993

16

FORUM ILMIAH INDONUSA VOL 3 NO 3 SEPTEMBER 2006