Anda di halaman 1dari 5

TATA ATURAN BIROKRASI

1. Birokrasi Pembuatan Proposal Kegiatan


Pembuatan Proposal
oleh Sekretaris Kegiatan +
Ditandatangani ketua pelaksana
kegiatan

Tidak

Penandatanganan dan persetujuan


oleh Ketua Umum

Disetujui

(khusus UKM dan HMJ)

?
Ya

Penerimaan dan
Pengecekkan oleh
Kementrian Seretaris
Kabinet

Tidak
Disetujui
?

Penandatanganan dan
persetujuan oleh
Presiden BEM

Penandatanganan dan
persetujuan oleh DPK

Penandatanganan dan persetujuan oleh Kajur


(Khusus HMJ)

Acc Proposal oleh Kaur


Kemahasiswaan

Penandatanganan dan
persetujuan oleh
Pembantu Direktur III

Stempel dan
Pengarsipan

2. Birokrasi Pembuatan Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan


Pembuatan Proposal
dan Pelaksanaan
kegiatan selesai
Pembuatan Laporan Pertanggungjawaban
oleh Sekretaris Kegiatan
+ Ditandatangani ketua pelaksana
Tidak

kegiatan dan
Penandatanganan
persetujuan oleh Ketua Umum

Disetuj

(Khusus UKM dan HMJ)

ui?
Ya

Penerimaan dan
Pengecekan oleh
Kementerian Sekretaris
Kabinet

Tidak
Disetujui
?

Penandatanganan dan
persetujuan oleh
Presiden BEM

Penandatanganan dan
persetujuan oleh DPK

Penandatanganan dan persetujuan


oleh Kajur
(Khusus HMJ)

Penandatanganan dan
persetujuan oleh
Pembantu Direktur III

Stempel dan
Pengarsipan

3.
TATA

Format Proposal dan Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan


Format Laporan Pertanggungjawaban
Format Proposal Kegiatan
Kegiatan
A. Cover
A. Cover
B. Lembar Pengesahan
B. Lembar Pengesahan
I.
Pendahuluan
I. Pendahuluan
II.
Nama Kegiatan
II.
Nama Kegiatan
III.
Tema Kegiatan
III.
Tema Kegiatan
IV.
Tujuan Kegiatan
IV.
Tujuan Kegiatan
V.
Waktu dan Tempat Kegiatan
V.
Waktu dan Tempat Kegiatan
VI.
Sasaran Kegiatan
VI.
Sasaran Kegiatan
VII. Susunan Kepanitiaan
VII.
Susunan Kepanitiaan
VIII. Susunan Acara
VIII. Susunan Acara
IX.
Alokasi Dana
IX.
Hasil Kegiatan
X.
Penutup
X.
Laporan Dana
XI.
Nota Pembayaran
XII. Dokumentasi Kegiatan
XIII. Penutup

ATURAN PEMBUATAN PROPOSAL DAN LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN


KEGIATAN
PROPOSAL KEGIATAN
1.
Contoh Format Proposal Kegiatan ( terlampir )
2.
Warna mika/cover sampul dengan ketentuan:
a) Lembaga Tinggi
= Hijau
b) HMJ
= Merah
c) UKM
= Biru
3.
Untuk mengurangi kesalahan pembuatan proposal, ketua pelaksana / sekretaris
kegiatan diharapkan menyerahkan softcopy terlebih dahulu kepada Kementerian
Sekretaris Kabinet BEM untuk mengurangi kesalahan penulisan proposal
4.
5.

6.

(Pemeriksaan)
Proposal masuk ke Kementerian Sekretaris Kabinet maksimal 1 minggu sebelum
Pelaksanaan Kegiatan ( sudah melalui proses revisi )
Jumlah proposal ada 4 buah ( 1 Asli dan 3 fotokopi )
a) 1 Proposal untuk UKM / HMJ yang bersangkutan (asli)
b) 1 Proposal untuk Ke Kaur kemahasiswaan (fotokopi)
c) 1 Proposal diserahkan ke BEM (fotocopy)
d) 1 Proposal untuk Ketua Pelaksana (fotokopi)
Setelah semua tanda tangan terisi, fotokopi proposal sesuai dengan ketentuan poin 3.
Kemudian meminta stempel kepada:
a) Organisasi masing-masing untuk UKM/HMJ (pada tanda tangan Ketum)
b) BEM (pada tanda tangan Presiden BEM)

7.

c) Bagian persuratan (pada tanda tangan Pudir III)


(Khusus untuk yang fotokopi yang dimintakan stempel)
Pembiayaan dan penggandaan proposal menjadi tanggung jawab lembaga tinggi, HMJ

8.

atau UKM yang bersangkutan


Apabila karena suatu hal presiden BEM tidak bisa tanda tangan proposal kegiatan,
maka ketua pelaksana harus bersedia mengganti lembar pengesahan. ( a.n Wakil

9.

Presiden BEM )
Softcopy proposal yang sudah fix diserahkan ke Kementerian Sekretaris Kabinet

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN ( LPJ )


1.
Contoh Format Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan ( terlampir )
2.
Warna mika/cover sampul dengan ketentuan:
a) Lembaga Tinggi = Hijau
b) HMJ
= Merah
c) UKM
= Biru
3.
Untuk mengurangi kesalahan pembuatan LPJ, ketua pelaksana / sekretaris kegiatan
diharapkan menyerahkan softcopy terlebih dahulu kepada Kementerian Sekretaris
4.

Kabinet BEM untuk mengurangi kesalahan penulisan LPJ (Pemeriksaan)


LPJ masuk ke Kementerian Sekretaris Kabinet maksimal 1 minggu setelah

5.

Pelaksanaan Kegiatan ( sudah melalui proses revisi )


Apabila poin 3 tidak dipenuhi, ada toleransi pengumpulan LPJ yaitu dua minggu setelah

6.

Pelaksanaan Kegiatan ( sudah melalui proses revisi )


Apabila poin 4 tidak dipenuhi, maka dana sisa ( 30% dari total dana) dinyatakan

8.

hangus.
Jumlah LPJ ada 3 buah ( 1 Asli dan 2 fotokopi )
a) 1 LPJ diserahkan ke BEM (FOTOCOPY)
b) 1 LPJ untuk UKM/HMJ masing-masing (asli)
c) 1 LPJ untuk Kapel (fotokopi)
Setelah semua tanda tangan terisi, fotokopi proposal sesuai dengan ketentuan poin 6.

9.

Kemudian meminta stempel kepada:


a) Organisasi masing-masing untuk UKM/HMJ (pada tanda tangan Ketum)
d) BEM (pada tanda tangan Presiden BEM)
e) Bagian persuratan (pada tanda tangan Pudir III)
(Khusus untuk yang fotokopi yang dimintakan stempel)
Pembiayaan dan penggandaan LPJ menjadi tanggungjawab lembaga tinggi, HMJ atau

7.

UKM yang bersangkutan serta softcopy LPJ yang sudah fix diserahkan ke Kementerian
Sekretaris Kabinet

SURAT PEMINJAMAN
1. Contoh format Surat Peminjaman ( terlampir )
2. Semua Surat Peminjaman yang berhungan dengan peminjaman fasilitas kampus
3.

diwajibkan menyertakan tanda tangan Presiden BEM atau yang mewakilinya


Hal-hal yang belum diatur dalam TATA ATURAN BIROKRASI dan PEMBUATAN
PROPOSAL KEGIATAN, LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN dan PERSURATAN
bagi ORGANISASI KEMAHASISWAAN POLITEKNIK NEGERI MALANG ini
ditentukan kemudian hari oleh Kementerian Sekretaris Kabinet atas persetujuan
Presiden BEM dan Pembantu Direktur III.