Oleh :
Ikhlash Kautsar, F, STp
Mahasiswa Program Magister Manajemen dan Bisnis
Institut Pertanian Bogor
Angkatan E35
E-mail :
ikhlash_kautsar@yahoo.com / ikhlas.35e@mma.ipb.ac.id
Blog :
Kautsar35e.blogstudent.mma.ipb.ac.id
PENDAHULUAN :
Usaha Kecil Menengah (UKM) telah berperan aktif dalam berbagai peningkatan
perekonomian dalam sebuah negara, tidak hanya di Indonesia, akan tetapi juga di
negara-negara sedang berkembang. UKM telah membantu masyarakat menjadi
sejahtera melalui penyediaan lapangan pekerjaan, transaksi perdagangan, penciptaan
nilai tambah bagi konsumen rumah tangga serta berkontribusi dalam meningkatkan
pendapatan daerah melalui yang dibayarkan.
Namun, berbagai permasalahan sering muncul sehingga menghambat pertumbungan
dan perkembangan UKM. Permasalahan tersebut datang baik dari luar maupun dari
dalam UKM itu sendiri. Salah satu permasalahan dalam lingkungan internal UKM
adalah keterbatasan penguasaan pengetahuan.
Disamping itu, keberadaan UKM semakin terancam ketika perusahaan-perusahaan
besar melalui produk-produk yang berkualitas dan berdaya saing tinggi dengan harga
penawaran yang terjangkau memasuki pasar Indonesia.
Oleh sebab itu diperlukan solusi yang dapat diimplementasi dengan sederhana untuk
menghadapi tantangan ini. Salah satu caranya adalah menciptakan daya saing melalui
implementasi Knowledge Management pada UKM. Menurut Kosasih dan Budiani, hal
ini seiring dengan pendapat Priambada bahwa Knowledge Management dapat
meningkatkan kinerja suatu perusahaan melalui budaya saling berbagi pengetahuan.
TINJAUAN PUSTAKA :
Manajemen
Griffin dalam Wikipedia mendefinisikan bahwa manajemen adalah suatu proses
perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengkontrolan sumber daya
untuk mencapai sasaran (goal) secara efektif dan efisien. Selanjutnya dijelaskan bahwa
efektif berarti tujuan dicapai sesuai dengan rencana yang telah dibuat, sedangkan efisien
berarti tugas yang ada dilakukan secara benar, terorganisir dan sesuai dengan jadwal.
Knowledge / Pengetahuan
Menurut Hendrik (2003) pengetahuan merupakan data dan informasi yang digabung
dengan kemampuan, intuisi, pengalaman, gagasan serta motivasi dari sumber yang
kompeten. Terdapat 2 (dua) tipe pengetahuan, yaitu tacit knowledge dan explicit
knowledge, tacit knowledge adalah sesuatu yang tersimpan dalam otak manusia,
sedangkan explicit knowledge adalah sesuatu yang terdapat dalam dokumen atau tempat
penyimpanan lain selain di otak manusia (Uriarte, 2008).
Knowledge Management
Maimunah et al (2008:80-90) berpandangan bahwa Knowledge Management
merupakan aktifitas merencanakan, mengumpulkan dan mengorganisir, memimpin dan
mengendalikan data dan informasi yang telah dimiliki oleh sebuah perusahaan yang
kemudian digabungkan dengan berbagai pemikiran dan analisa dari berbagai macam
sumber yang kompeten. Knowledge Management dapat dilihat sebagai sebuah
pendekatan yang menyeluruh dalam mencapai tujuan perusahaan dengan memfokuskan
pada pengetahuan (Bornemann et al, 2003).
Secara sederhana, Uriarte (2008) mendefinisikan Knowledge Management sebagai suatu
proses konversi tacit knowledge menjadi explicit knowledge yang kemudian dibagikan
kepada anggota dalam sebuah organisasi. Lebih lanjut, Uriarte menjelaskan bahwa
Knowledge Management merupakan proses suatu organisasi menciptakan nilai yang
bersumber dari asset organisasi yang berbasis pada pengetahuan dan intelektual.
Knowledge Management Sebagai Keunggulan Kompetitif
Menurut Bornemann et al (2003), keuntungan utama penerapan Knowledge
Management bagi organisasi adalah (1) adanya informasi pengetahuan yang lebih
transparan (2) terdapatnya proses penciptaan nilai tambah berbasis pengetahuan (3)
meningkatkan motivasi staff (4) meningkatkan daya saing, serta (5) keamanan dan
ketahanan organisasi untuk jangka panjang. Sedangkan Fajar (2009) berpendapatan
bahwa Knowledge Management bertujuan untuk meningkatkan keuntungan perusahaan
melalui komunikasi dan meningkatkan penguasaan pengetahuan melalui transfer
pengetahuan (knowledge sharing).
Tujuan Knowledge Management adalah untuk meningkatkan dan memperbaiki
pengoperasian perusahaan dalam meraih keuntungan kompetitif dan meningkatkan laba.
Konsep Knowledge Managemet pada sebuah perusahaan juga bertujuan untuk
PEMBAHASAN
Aspek manusia yang dimaksud dalam sebuah organisasi UKM adalah individu-individu
yang terlibat dalam organisasi UKM, baik di lingkungan internal maupun eksternal
perusahaan. Dalam internal perusahaan, individu dapat berarti seluruh staff atau
karyawan dalam seluruh level jabatan dan divisi yang secara aktif bekerja dalam sebuah
UKM. Meliputi pemilik usaha, manager, supervisor, kepala bagian, staff bagian, hingga
karyawan honorer. Sedangkan dalam ektsternal perusahaan meliputi pelanggan,
supplier, distributor, dinas UKM kota / daerah, dan pihak-pihak luar perusahaan yang
terkait dengan aktivitas UKM.
Aspek proses dalam sebuah organisasi UKM adalah proses-proses yang terjadi dalam
aktivitas kerja. Aspek proses meliputi berbagai proses yang terdapat pada UKM seperti
pada bagian produksi, pelayanan, penjualan dan pemasaran, administrasi, keuangan dan
lain sebagainya. Aspek proses merupakan suatu kasus yang dapat dijadikan dasar dalam
penggalian tacit knowledge. Sedangkan teknologi adalah metode atau tools yang
digunakan untuk membantu agar proses-proses yang terjadi dalam UKM berjalan
dengan lebih mudah, lebih cepat dan lebih baik.
Proses implementasi Knowledge Management menurut Bornemann et al dimulai dengan
mengumpulkan informasi, melakukan analisis kemudian perancangan dan dilanjutkan
dengan institusionalisasi dan evaluasi. Tahapan evaluasi dilakukan kembali pada saat
mengumpulkan informasi dan melakukan analisis. Proses ini terus berulang sehingga
menjadikan implementasi Knowledge Management terus berkembang.
Pada tahapan pengumpulan informasi, suatu UKM harus mendefinisikan terlebih dahulu
goal atau tujuan yang ingin dicapai, apakah meningkatkan kapasitas produksi,
meningkatkan kinerja karyawan, meningkatkan penjualan, memperbaiki pelaporan dan
lain sebagainya. Penetapan goal ini sangat penting karena akan mengarahkan knowledge
yang dimiliki untuk dirancang menjadi sebuah solusi yang dapat menyelesaikan
permasalahan yang terjadi.
Pada tahapan ini, setiap individu dalam perusahaan dapat berperan dalam memberikan
informasi ataupun mengeluarkan tacit knowledge yang dimiliki. Tacit knowledge yang
ada terkait dengan tujuan ataupun goal terdapat pada individu-individu yang berperan
aktif dalam pekerjaannya. Sebagai contoh, tujuan UKM adalah meningkatkan efisiensi
produksi, maka tacit knowledge yang dimiliki terdapat pada seluruh staff produksi,
penyelia hingga manager.
Pengumpulan informasi dapat dilakukan melalui berbagai forum, seperti diskusi, rapat,
atau bahkan sekedar komunikasi dan tukar pikiran dengan atau diantara seluruh
karyawan yang terlibat. Pengumpulan informasi dapat dilakukan oleh manager ataupun
tim yang berwenang melaksanakan knowledge management, disamping harus segera
didokumentasikan secara tertulis dalam sebuah dokumen.
Setelah seluruh informasi yang berupa knowledge ataupun berbagai uraian tentang
pekerjaan terkumpul, maka langkah selanjutnya adalah melakukan analisa terhadap
informasi tersebut. Analisa dilakukan dengan tujuan untuk menentukan apakah
informasi yang berhasil dikumpulkan dapat diterima atau tidak. Sesuai dengan goal
yang telah ditetapkan, maka seharusnya analisa yang dilakukan mengarah kepada
pencapaian goal atau tujuan awal. Analisa dapat dilakukan dengan sederhana melalui
diskusi atau rapat terbatas yang dihadiri oleh manager serta individu yang memiliki
kemampuan analisa yang lebih. Keterbatasan kualitas sumber daya UKM dalam
melakukan analisa dapat ditangani melalui peran pihak ketiga yang dapat mengarahkan
dan membimbing, seperti dinas UKM kota atau daerah, lembaga yang focus pada
pengembangan UKM dan lain sebagainya.
Langkah ketiga adalah merancang (design) yang berarti menemukan solusi dan
mengimplementasikan-nya di lapangan. Hasil analisa informasi akan mengarahkan
informasi-informasi yang didapat untuk dipilih yang selanjutnya akan mengarahkan
kepada jawaban atas goal atau tujuan yang ingin dicapai. Pilihan-pilihan informasi
tersebut selanjutnya dapat menjadi sebuah solusi atau menjadi dasar ditemukannya
solusi baru yang dikembangkan setelah melalui tahapan analisa. Informasi berupa solusi
ini kemudian diimplementasikan di lapangan sesuai dengan kebutuhan organisasi atau
perusahaan, dalam hal ini adalah UKM.
Dalam mengimplementasikan solusi yang telah didapat, diperlukan sebuah tindakan
nyata berupa institutionization. Dimana, pada tahapan ini, sebuah proyek atau program
yang dicanangkan, disusun dengan lebih rapih baik dalam hal organisasi, administrasi,
dan pelaksanaannya, kemudian menentukan penanggung jawab implementasi dan
pelaksana. Tidak sampai disana, implementasi ini harus diawasi, dikendalian dan
dievaluasi secara terus menerus. Proses evaluasi yang dilakukan kemudian diarahkan
kepada pelaksanaan pengumpulan informasi dan analisa kembali, sehingga terjadi
perbaikan secara terus menerus dan berkelanjutan untuk mencapai goal atau tujuan
perusahaan.
Faktor penting dalam menerapkan Knowledge Management dalam sebuah UKM adalah
Knowledge Sharing atau berbagi pengetahuan, seperti yang disebutkan oleh Priambada
bahwa dalam melakukan berbagi pengetahuan setidaknya dibutuhkan 6 (enam) tahapan,
yaitu menciptakan, menangkap, menjaring, menyimpan, mengolah, serta
mendistribusikan knowledge.
Menciptakan pengetahuan berarti seseorang dalam perusahaan (UKM) menemukan cara
baru untuk melakukan sesuatu atau menciptakan know-how dalam sebuah pekerjaan.
Proses penciptaan ini dapat terjadi karena adanya informasi baru yang diterima, baik
melalui pengamatan, diskusi, ataupun adanya pengetahuan baru yang kemudian
dimodifikasi dan diolah sehingga membuat suatu pekerjaan dapat diselesaikan dengan
lebih cepat, lebih mudah dan lebih baik. Hal seperti ini dapat ditemukan dalam sebuah
proses produksi, strategi pemasaran, maupun menyelesaikan suatu permasalahan yang
umum terjadi di perusahaan.
Menangkap pengetahuan berarti seorang atau sekelompok individu dalam perusahaan
mengidektifikasi suatu pengetahuan yang bernilai yang kemudian direpresentasikan
kedalam suatu cara yang logis dan diterima akal untuk dilakukan. Pengetahuan yang
ditangkap dapat berasal dari berbagai sumber, baik itu dari lingkungan eksternal
maupun dari internal perusahaan.
Keterbatasan ini secara langsung menimbulkan permasalahan tidak hanya pada saat
implementasi Knowledge Management, namun juga pada saat belum dilaksanakan.
Keterbatasan penguasaan pengetahuan menyebabkan UKM menjadi terhambat dalam
mengimplementasikan teknologi-teknologi atau metode-metode yang secara umum
dilaksanakan. Sebelum di-implementasikan-nya Knowledge Management, UKM sudah
disibukkan terlebih dahulu oleh permasalahan internal yang dapat menghambat dan
mengganggu laju pertumbuhan dan perkembangan usaha.
d. Tools atau alat yang digunakan haruslah sesederhana mungkin, sehingga dapat
diterima dan dijalankan
e. Merubah mind set UKM untuk lebih terbuka terhadap berbagai pengetahuan
baru
DAFTAR PUSTAKA
Al Habib, Ismail, Jacom, Harry, dan Riyanto, Hendro. Kebijakan Ekonomi Mikro Kab.
Boyolali 2006, Lambaga Kajian untuk Transformasi Sosial, 2007, Boyolali, Jawa
Tengah
Anonym, Manajemen, diakses dari http://id.wikipedia.co.id/manajemen pada Januari,
24, 2011
Bornemann, Manfred et al, An Illustrated Guide to Knowledge Management,
Wissenmanagement Forum, 2003, Graz, Austria
Fajar,
http://
Hafsah, Upaya Pengembangan Usaha Kecil dan Menengah, Buletin Infokop nomor 25
tahun XX, 2004
Hendrik, Sekilas Tentang Knowledge Management, Ilmukomputer.com, 2003
Kosasih dan Budiani, Pengaruh Knowledge Management terhadap kinerja karyawan :
Studi kasus departemen front office Surabaya plaza hotel, Jurnal Manajemen
Perhotelan, FE, Universitas Kristen Petra, Vol. 3 No. 2, September 2007 : hal 80
88
Maimunah, El Rayeb, S. Augury, Siti, Knowledge Management Sebagai Salah Satu
Jembatan Pengembangan Institusi Unggulan, Jurnal AMIK Raharja, Vol. 2, No. 1,
2008 : 80 90
Naland, F. Riany, Implementasi Knowledge Management di Hyundai Motor, diakses
dari http:// rainynaland.wordpress.com/2008/09/16/implementasi-knowledgemanagement-di-hyundai-motor/ pada Januari, 18, 2011
Partomo, S Tiktik, Usaha Kecil Menengah dan Koperasi, Working Paper Series No. 9,
Pusat Studi Industri dan UKM, Fakultas Ekonomi Universitas Trisakti, 2004
Priambada D. Boy, Implementasi Knowledge Management System di Perusahaan,
Program Pascasarjana Ilmu Komputer, IPB, 2010, Bogor