Anda di halaman 1dari 17

PROSES PENJUALAN DAN PEMBELIAN BARANG

DI PT. MULTI GARMENTAMA

TUGAS
Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan
Matakuliah Analisa Proses Bisnis
Kelas MI-14 Semester III

Oleh :
Kelompok Mix Fourteen
Haris Munandar 10506889
Moh. Habibi 10508656
Riyan Farismana 10508667
Baban Bakti N. 10508654

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA


FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
2009
1. Objek Studi Kasus

Studi kasus dilaksanakan di PT. Multi Garmentama Jl. Bihbul Raya No.

99 km 6,7 Kopo Bandung pada proses penjualan dan pembelian barang dagang.

1.1. Sejarah Singkat PT. Multi Garmentama

PT. Multi Garmentama awalnya bernama PT. Menara Garisin, yaitu

sebuah perusahaan industri yang bergerak di bidang garment (pakaian jadi). PT.

Menara Garisin ini pada mulanya merupakan perusahaan keluarga yang tergolong

pada industri kecil dengan mengggunakan seperangkat peralatan yang sederhana

serta tenaga kerja yang masih sedikit.

Orientasi pemasaran produksi pada saat itu hanya ditujukan untuk

memenuhi kebutuhan masyarakat di daerah Bandung dan sekitarnya. Pada saat itu

hasil produksi yang dihasilkan oleh perusahaan berupa celana panjang, celana

pendek, kemeja panjang, kemeja pendek, kaos, jaket dan rompi.

Setelah perusahaan berjalan beberapa lama, hasil produksi mulai

digemari tidak hanya oleh masyarakat sekitar tapi juga oleh masyarakat luas.

Seiring dengan semakin bertambahnya permintaan dari konsumen juga pangsa

pasar yang memberikan harapan serta peluang yang baik, maka pada tahun 1992

didirikanlah PT. MENARA GARISIN yang mengambil lokasi di Jalan Bihbul

Raya No. 76 Kopo Bandung.

Setelah melakukan pengembangan industrinya kemudian perusahaan

diresmikan kembali pada tahun 1994 dengan nama baru yaitu PT. Menara

Garmentama dan berpindah lokasi di Jl. Bihbul Raya No. 103 Kopo Bandung.

Keadaan ini tidak berlangsung lama, karena adanya penggabungan usaha dari

2
pemilik saham baru, maka PT. Menara Garmentama ditutup dan didirikan

perusahaan baru dengan nama PT. Multi Garmentama pada tanggal 1 September

2000 dengan alamat Jl. Bihbul Raya No. 99 km 6,7 Kopo Bandung.

1.2. Struktur Organisasi PT. Multi Garmentama

Struktur organisasi merupakan susunan yang terdiri dari fungsi-fungsi

dan hubungan-hubungan yang menyatakan keseluruhan kegiatan untuk mencapai

suatu sasaran. Secara fisik struktur organisasi dapat dinyatakan dalam bentuk

gambaran grafik (bagan) yang memperlihatkan hubungan unit-unit organisasi dan

garis-garis wewenang yang ada.

Struktur organisasi PT. Multi Garmentama Bandung adalah sebagai

berikut :

STRUKTUR ORGANISASI
PT. MULTI GARMENTAMA

DIREKTUR UTAMA

Audit Intern

GENERAL
MANAGER I

Product
Developmen PPIC Purchasing Produksi Follow Up Marketing Accounting Personalia
t

Gudang Keperluan Teknik


Follow Up Kas & Bank Umum
Bahan Baku Produksi Produksi

Gudang
Washing Shipping Payroll Kepegawaian
Accesories

Proses Gudang Cost


Keamanan
Produksi Barang Jadi Accounting

Proses General
Penunjang Accounting

Cabang

3
1.3. Deskripsi Tugas (Job Description) PT. Multi Garmentama

Deskripsi tugas (Job Description) adalah suatu rincian yang menunjukan

posisi, tanggung jawab, wewenang, fungsi dan tugas yang harus dilakukan.

Periode tugas perlu dibuat agar masing-masing bagian mengerti akan

kedudukannya. Adapun deskripsi tugas yang ada didalam PT. Multi Garmentama

antara lain :

1. Direktur Utama

a. Menetapkan kebijaksanaan perusahaan dan program kerja tahunan untuk

seluruh kegiatan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

b. Mempunyai tanggung jawab luas terhadap seluruh pegawai maupun

kesejahteraan lainnya sesuai dengan ketentuan undang-undang yang ada.

c. Mempunyai hak untuk mengangkat dan memberhentikan karyawan juga

serta meminta pertanggung jawaban dari staf bagian tertentu.

2. General Manager

General Manager dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya dibantu oleh

beberapa kepala bagian dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama.

a. Menyusun anggaran bagi semua kegiatan yang ada dibagiannya.

b. Menyusun rencana kerja dan kegiatan sesuai dengan tujuan fungsionalnya.

c. Membuat laporan berkala tentang kegiatan dari masing-masing bagian dan

program kegiatan yang telah diperintahkan atasan.

3. PPIC (Planning Production Inventory Control) atau perencana produk dan

pengawasan.

a. Menyusun rencana produksi berikut kalkulasi harga pokok.

4
b. Menyusun pengaturan mesin, tenaga kerja dan bahan baku yang

diperlukan.

c. Mengawasi jalannya proses produksi dan membuat laporan produksi.

4. Bagian Administrasi Gudang

a. Menyediakan berbagai keperluan kantor, seperti formulir-formulir dan

dokumen yang dibutuhkan.

b. Mencatat penerimaan dan pengeluaran bahan baku dari gudang.

5. Bagian Gudang Bahan Baku

a. Mencatat setiap penerimaan dan pengeluaran bahan baku dari gudang.

b. Menerima, menyimpan, dan mengeluarkan bahan baku dengan dokumen

yang sah.

6. Bagian Pembelian (Purchasing)

a. Mengurus program pembelian dan mengkoordinir proses pelaksanaan

pembelian dan pengangkutan hasil pembelian.

b. Mengusahakan teknik-teknik lain dalam pembelian untuk mendapatkan

bahan baku yang berkualitas tinggi dan menguntungkan.

c. Membuat laporan dan mempertanggung jawabkan aktivitasnya kepada

kepala bagian produksi.

7. Kepala Bagian Produksi

a. Menyusun rencana produksi, pengaturan mesin, tenaga kerja agar dapat

mencapai tingkat efisiensi yang optmal.

b. Memproduksi barang sesuai dengan rencana, baik kuantitas, kualitas

maupun ketepatan waktu.

5
c. Mengawasi jalannya proses produksi dan atas hasil produksi.

8. Inspektor

Tugasnya adalah melakukan pengawasan standar mutu terhadap hasil

produksi barang setengah jadi ataupun barang jadi. Bagian ini menentukan apakah

barang bisa dilanjutkan atau tidak, maka bagian ini akan mengembalikan barang

tersebut kepada unit-unit produksi dimana kesalahan itu berasal.

9. Bagian Marketing

a. Merencanakan jumlah penjualan serta merencanakan penyalurannya.

b. Mengatur dan mempersiapkan surat-surat yang berhubungan dengan

penjualan.

c. Membuat laporan dan mempertanggung jawabkan aktivitasnya kepada

Direktur Utama.

10. Bagian Follow Up

Tugasnya adalah memonitor barang yang akan dan sedang dikerjakan

mulai dari pengadaan bahan baku dan target-target produksi yang harus dicapai

sampai dengan produksi tersebut selesai.

11. Bagian Gudang Barang Jadi

a. Menerima barang-barang dan melaporkan penerimaannya.

b. Menyimpan barang-barang sebaik-baiknya dan menjaga keamanan atas

barang tersebut.

c. Mengeluarkan barang-barang atas dasar surat permintaan pengiriman

barang.

6
12. Kepala Bagian Accounting

Bagian ini dalam menjalankan tugasnya sehari-hari membawahi beberapa

bagian diantaranya adalah :

a. Kas dan Bank

Tugas pokoknya adalah menerima uang yang berasal dari penjualan

kontan atau penerimaan pembayaran utang secara langsung maupun dari sales.

Disamping itu bertanggung jawab dalam setiap pengeluaran uang untuk

pembayaran baik secara tunai, cek atau giro dan juga membuat laporan kas.

b. Payroll

1. Menghitung upah karyawan dan staf produksi sesuai dengan ketentuan

yang berlaku dan membuat laporan dua mingguan.

2. Membuat rencana atau taksiran biaya upah dari jam hari kerja yang telah

diterima dan melaporkan kepada finance.

c. Cost Accounting

1. Menyusun kelompok-kelompok biaya yang berhubungan dengan kegiatan

produksi baik itu biaya tetap maupun biaya variabelnya.

2. Membuat harga pokok barang dan laporan harga pokok produksi

3. Membuat laporan persediaan bahan baku, bahan pembantu, barang dalam

proses dan persediaan barang jadi.

d. General Accounting

Tugas pokoknya adalah membuat laporan kas, bank dan kredit serta

mencatat, menghitung dan membuat laporan hutang dan piutang.

7
13. Kepala Bagian Personalia

Bagian ini dalam menjalankan tugasnya sehari-hari membawahi beberapa

bagian diantaranya adalah :

a. Bagian Umum

b. Bagian Kepegawaian

c. Bagian Keamanan

1. Menyelenggarakan dan mengatur urusan kepegawaian secara keseluruhan.

2. Mengadakan seleksi penerimaan pegawai dan penempatan pegawai baru.

3. Mengelola dasar struktur gaji, penetapan golongan dan jabatan serta

penyusunan daftar gaji.

4. Bertanggung jawab atas kelancaran kegiatan tata usaha kepegawaian dan

ketertiban umum.

2. Tinjauan Proses Bisnis

Proses bisnis yang kami amati adalah pada proses penjualan dan

pembelian barang yang terjadi di PT. Multi Garmentama.

2.1. Proses Penjualan Barang PT. Multi Garmentama

Untuk mengamati proses penjualan barang di PT. Multi Garmentama,

maka perlu diketahui prosedur yang dilaksanakan oleh perusahaan untuk

kemudian digambarkan dalam bentuk Flow map.

2.1.1. Prosedur Penjualan Barang PT. Multi Garmentama

Prosedur penjualan barang yang sedang berjalan pada PT. Multi

Garmentama Bandung adalah sebagai berikut :

8
1. Konsumen menyerahkan data barang yang akan dibeli kepada Kasir toko.

Kemudian Kasir akan memasukkan data barang dan membuat nota

penjualan sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 diberikan kepada konsumen,

rangkap ke 2 akan diarsipkan oleh kasir.

2. Berdasarkan arsip nota penjualan, Kasir kemudian membuat laporan

penjualan harian sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 diserahkan kepada

Fashion Advisor dan rangkap 2 diarsipkan.

3. Setelah menerima rekapitulasi nota penjualan dan laporan penjualan harian

dari Kasir, Fashion Advisor kemudian membuat laporan penjualan

mingguan sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 digunakan untuk membuat

surat permintaan barang dan rangkap 2 diserahkan ke bagian Marketing.

4. Fashion Advisor kemudian akan membuat surat permintaan barang,

berdasarkan laporan penjualan mingguan rangkap 1. Surat permintaan

barang rangkap 1 diberikan kepada bagian Marketing, sedangkan Surat

permintaan barang rangkap 2 akan diarsipkan.

5. Setelah menerima surat permintaan barang rangkap 2 dari Fashion

Advisor, bagian Marketing membuat order penjualan sebanyak 2 rangkap.

Rangkap 1 untuk membuat laporan penjualan bulanan dan rangkap 2

diserahkan kepada bagian Gudang.

6. Berdasarkan order penjualan dari bagian Marketing, maka bagian Gudang

akan membuat surat jalan jual yang kemudian diteruskan ke bagian

Administrasi. Bagian Gudang juga akan membuat laporan stok barang

9
berdasarkan order penjualan, sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 diserahkan

ke bagian Marketing dan rangkap 2 diarsipkan.

7. Setelah surat jalan jual diterima dari bagian Gudang, maka bagian

administrasi akan membuat faktur jual sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1

diberikan kepada Fashion Advisor dan rangkap 2 diarsipkan.

8. Setelah menerima faktur jual dari bagian Gudang, kemudian Fashion

Advisor akan mengecek faktur jual tersebut. Jika terdapat barang yang

cacat, maka akan dibuat nota retur jual sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1

diberikan kepada bagian Pembelian dan rangkap 2 akan diarsipkan.

9. Berdasarkan order penjualan rangkap 1, laporan penjualan mingguan dan

nota retur jual dari Fashion Advisor serta laporan stok barang dari bagian

Gudang, maka bagian Marketing akan membuat laporan penjualan bulanan

sebanyak 3 rangkap. Rangkap 1 untuk diarsipkan, rangkap 2 diberikan

kepada Bagian Keuangan sedangkan rangkap 3 diberikan kepada General

Manager.

10. Setelah menerima laporan penjualan bulanan dari bagian Marketing,

bagian Keuangan akan membuat Laporan Penjualan Keuangan sebanyak 2

rangkap. Rangkap 1 akan diarsipkan sedangkan rangkap 2 diberikan

kepada General Manager.

10
2.1.2. Flowmap Penjualan Barang PT. Multi Garmentama

Konsumen Kasir Fashion Advisor Marketing Gudang Administrasi Bagian Keuangan General Manager

2 1 2
Data Barang Data Barang Nota Penjualan Surat Jalan
Surat Permintaan Order
Jual
1 Barang Penjualan
Lap. Penjualan
Harian

Memasukkan
A.
Data Barang Membuat Order
LPH Membuat Membuat
Penjualan Surat Jalan Faktur

Data Barang Membuat


Laporan 2
Penjualan 1
Surat Jalan
Mingguan Order 2
Jual
Penjualan 1
Membuat Faktur
Nota Penjualan 2 Jual
1
Lap. Penjualan Membuat
Mingguan 2 Laporan Stok
2 Barang
1 1 Lap. Penjualan
Nota Penjualan Nota Penjualan Mingguan

A. FJ
Membuat Surat
A. Permintaan 2
Barang Membuat 1
NP
Laporan Laporan Stok
Penjualan Barang
2 Bulanan
1 A.
Membuat Surat Permintaan LSB
Laporan Barang 3 3
Penjualan Harian 2 Lap.Penjualan
1 Bulanan
Lap. Penjualan
Bulanan
2 A.
1 SPB
2
Lap. Penjualan A. Lap.Penjualan
Harian LPB Bulanan

1
Faktur Jual
A.
LPH
Membuat
Laporan
Penjualan
Membuat Nota Keuangan
Retur Jual

2 2
2 Lap.Penjualan
1 1 1
Lap. Penjualan Keuangan
Nota Retur Nota Retur
Jual Jual Keuangan

A. A.
NRJ LPK

Keterangan :
A.LPH : Arsip Laporan Penjualan Harian A.NP : Arsip Nota Penjualan
A.SPB : Arsip Permintaan Barang A.NRJ : Arsip Nota Retur Jual
A.LPB : Arsip Laporan Penjualan Bulanan A.FJ : Arsip Faktur Jual
A.LSB : Arsip Laporan Stok Barang
A.LPK : Arsip Laporan Penjualan Keuangan

11
2.2. Proses Pembelian Barang PT. Multi Garmentama
Untuk mengamati proses pembelian barang di PT. Multi Garmentama,

maka perlu diketahui prosedur yang dilaksanakan oleh perusahaan untuk

kemudian digambarkan dalam bentuk Flow map.

2.2.1. Prosedur Pembelian Barang PT. Multi Garmentama

Adapun prosedur pembelian barang pada PT. Multi Garmentama

Bandung yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :

1. Bagian Pengadaan Barang menerima laporan stok barang dari bagian

Gudang. Jika stok barang yang ada di gudang sudah mendekati stok aman,

maka bagian Pengadaan Barang akan membuat permintaan pembelian

sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 diarsipkan dan rangkap 2 diserahkan ke

bagian Pembelian.

2. Setelah menerima permintaan pembelian dari bagian Pengadaan Barang,

bagian Pembelian kemudian membuat order pembelian sebanyak 3

rangkap. Rangkap 1 diserahkan ke Suplier, rangkap 2 diserahkan ke

bagian keuangan dan rangkap 3 diarsipkan.

3. Bagian Gudang kemudian akan memeriksa barang dan surat jalan beli

yang diterima dari Suplier. Jika barang tersebut ada cacat maka bagian

Gudang akan membuat nota retur beli sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1

diserahkan ke Suplier sedangkan rangkap 2 diarsipkan. Tetapi jika barang

tersebut tidak ada cacat, maka bagian Gudang akan membuat laporan

penerimaan barang sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 diserahkan ke bagian

Pembelian dan rangkap ke 2 diarsipkan.

4. Kemudian bagian pembelian akan mendapat faktur beli dari Suplier.

12
5. Berdasarkan order pembelian yang diterima dari bagian Pembelian, bagian

Keuangan akan mencetak kontra Bon sebanyak 3 rangkap. Rangkap 2

diserahkan kepada Suplier rangkap 3 diarsipkan dan rangkap 1 digunakan

untuk melakukan pembayaran. Setelah bagian Keuangan melakukan

pembayaran, maka akan dihasilkan kwitansi sebanyak 2 rangkap. Rangkap

1 diserahkan kepada Suplier dan rangkap 2 diarsipkan.

6. Faktur beli dari Suplier dan laporan penerimaan barang kemudian akan
menjadi dasar dalam pembuatan laporan pembelian. Bagian Pembelian
akan membuat laporan pembelian sebanyak 2 rangkap, rangkap 1
diserahkan kepada General Manager dan rangkap 2 diarsipkan.

13
2.2.2. Flowmap Pembelian Barang PT. Multi Garmentama

Bagian
Gudang Bagian Pembelian Supplier Bagian Keuangan General Manger
Pengadaan Barang

2 1 1
A. Lap. Stok Permintaan Order
LSB Barang Pembelian Pembelian

Membuat Membuat
Permintaan Order
Pembelian Pembelian
2
Lap. Stok
Barang 2
1 3
2 2
Permintaan
1 Order
Pembelian
Order Pembelian
Pembelian

A.
PP A.
OP Membuat
Kontra Bon

Surat Jalan
Beli

Surat Jalan 3
2
Beli 1
Kontra Bon

Membuat A.
Nota Retur KB

1
Nota Retur
Membuat Beli Melakukan
2
Lap. 1 Pembayaran
Penerimaan Nota Retur
Barang Beli
2
Kontra Bon 2
1
A. Kwitansi
NRB

2 1
Kwitansi A.
1 KWT
Lap.Penerimaan Lap.Penerimaan
Barang Barang

Membuat
Lap. Faktur Beli Faktur Beli
A.
Pembelian
LPBE

2
1 1
Lap.Pembelian Lap.Pembelian

A.
LP

Keterangan :

A. PP : Arsip Permintaan Pembelian A.KB : Arsip Kontra Bon


A. OP : Arsip Order Pembelian A.KWT: Arsip Kwitansi
A. LP : Arsip Laporan Pembelian A.NRB : Arsip Nota Retur Beli
A.LPBE : Arsip Laporan Penerimaan Barang

14
3. Benchmarking

Setelah dilakukan pemetaan proses pembelian dan penjualan barang pada


PT. MULTI GARMENTAMA, kami memutuskan untuk melakukan
benchmarking pada proses penjualan barang yang terjadi pada PT. MULTI
GARMENTAMA. Karena menurut kami, proses penjualan pada PT tersebut
belumlah dirasakan optimal. Selain itu, sistem pengarsipan data, laporan-laporan
penjualan dan pembelian barang yang disimpan dalam bentuk dokumen tertulis
juga memungkinkan terjadinya kerusakan atau kehilangan arsip.
Masalah lainnya adalah lambatnya proses pengolahan data penjualan
barang, yang disebabkan belum terkomputerisasinya proses-proses tersebut,
sehingga sering terjadi ketidakakuratan dalam pembuatan laporan penjualan
barang.
Dalam hal ini, kami melakukan benchmarking PT. MULTI
GARMENTAMA dengan Bandung Book Center (BBC) yang meskipun tidak
terlalu besar, namun dalam proses penjualan yang dilakukannya dirasakan lebih
baik dari PT. MULTI GARMENTAMA.

Tabel Perbandingan
PT MULTI GARMENTAMA BANDUNG BOOK CENTER
Pelanggan meminta katalog produk Pelanggan melihat katalog produk
langsung ke perusahaan. secara online, sehingga pelanggan
tidak perlu datang langsung ke
perusahaan untuk meminta katalog
produk.
Pemesanan barang dilakukan melalui Pemesanan barang dilakukan secara
telepon ataupun datang langsung ke online. Sehingga kemungkinan
perusahaan, sehingga memungkinkan kesalahan pemesanan kecil, karena
terjadinya kesalahan dalam barang pemesanan barang dapat dilakukan
yang dipesan. sesaat setelah pelanggan menemukan

15
barang yang dicarinya di katalog
online.
Proses penjualan dilakukan secara Proses penjualan, selain dengan cara
manual, yaitu pelanggan mendatangi manual, dilakukan juga penjualan
perusahaan dan menyerahkan data secara online, dimana pelanggan
barang yang akan dibelinya. dapat memilih buku yang ada di
katalog online, dan memesannya
untuk kemudian diantarkan oleh
pegawai BBC ke tempat pelanggan.
Laporan penjualan harian dilakukan Laporan penjualan harian dilakukan
secara manual, yaitu dengan secara komputerisasi, yaitu setiap
mengumpulkan nota-nota penjualan penjualan barang, maka data tersebut
yang terjadi dalam satu dan akan langsung diproses oleh
menghitungnya serta mencatatnya ke komputer untuk dibuatkan laporan
dalam buku laporan. harian.
Dokumen penjualan disimpan dengan Dokumen penjualan disimpan dalam
cara diarsipkan, sehingga sulit dicari data base komputer, sehingga mudah
apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. dicari apabila sewaktu-waktu
dibutuhkan.

4. Kesimpulan
Setelah dilakukan analisis tehadap proses penjualan dan pembelian yang

sedang berjalan saat ini, maka dapat disimpulkan bahwa secara garis besar sistem

yang ada sudah cukup baik, walaupun masih memiliki kelemahan antara lain :

a. Sistem pengarsipan data, laporan-laporan penjualan dan pembelian barang

yang disimpan dalam bentuk dokumen tertulis, memungkinkan terjadinya

kerusakan atau kehilangan arsip.

b. Lambatnya proses pengolahan data penjualan dan pembelian barang, yang

disebabkan belum terkomputerisasinya proses-proses tersebut, sehingga

16
sering terjadi ketidakakuratan dalam pembuatan laporan penjualan dan

pembelian barang.

Untuk mengatasi masalah-masalah di atas, maka menurut kami PT. Multi

Garmentama perlu menerapkan proses bisnis yang terkomputerisasi.

17