SPESIFIKASI KEBUTUHAN PERANGKAT LUNAK

SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN

DI PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR

Achmad Fadlil Chusni, Achmad Holil Noor Ali

Email : fachri_andalusi@yahoo.com dan holil@its-sby.edu
Manajemen Teknologi Informasi, Magister Manajemen Teknologi ITS Surabaya

Sistem Informasi Kepegawaian adalah bagian dari beberapa sistem informasi yang
dipakai oleh Pemerintah Propinsi Jawa Timur untuk pengambilan keputusan pegawai,
meliputi pengadaan pegawai, jumlah pegawai berdasarkan golongan, berdasarkan pendidikan
serta masih banyak lagi kebutuhan informasi yang akan di kelola oleh Badan Kepegawaian
Daerah Provinsi sehingga perlu dilakukan pencatatan mengenai pegawai atau yang disebut
dengan Sistem Informasi Menejemen Kepegawian. Dalam kaitannya dengan adanya Sistem
Informasi yang dipunyai oleh Badan Kepegawaian Daerah masih belum memenuhi
kebutuhan yang diinginkan maka diperlukan suatu analisa kebutuhan yang betul-betul
memenuhi kebutuhan yang diinginkan oleh Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa
Timur.
Pengembangan Aplikasi yang sudah ada masih dibawah standard kebutuhan dan belum
dilaksanakannya analisa kebutuhan yang sesuai baik kebutuhan dari Badan Kepegawaian
Sendiri atau dari Satuan Kerja Perangkat Daerah sebagai pembinaan Pegawai Negeri Sipil.
Dengan adanya analisa kebutuhan yang diinginkan oleh Badan Kepegawaian Daerah akan
lebih mudah untuk mengembangkan suatu aplikasi dimana akan disesuaikan dengan
Kebutuhan yang diinginkan oleh sebab itu maka dibuatlah Sutau Spesifikasi Kebutuhan
Perangkat Lunak Sistem Informasi Kepegawaian.
Dengan Menyusun Dokumentasi Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak dengan format
IEEE Std 830-1998 SRS maka dengan mudah untuk mengembangkan suatu Sistem Informasi
yang akan dibangun oleh Badan Kepegawaian Provinsi Jawa Timur, juga memudahkan
antara pengembang dengan stakeholder yang dipunyai oleh Badan Kepegawaian Daerah
Provinsi Jawa Timur.
Kata Kunci : Sistem Informasi Kepegawaian, SKPL, IEEE Std 830-1998

PENDAHULUAN
Latar Belakang Penelitian

Dalam penyelenggaraan pemerintahan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa

Timur Informasi sangat diperlukan untuk perencanaan serta pengambilan keputusan,
ketiadaaan analisa kebutuhan informasi maka sudah tentu sulit untuk merencanakan dalam
bidang kepegawaian serta tidak adanya informasi yang mendukung keputusan pada tingkat
pimpinan. Pada era sekarang ini diperlukan suatu hasil keputusan yang transparan, objektif
dan adil. Proses pembuatan keputusan dalam setiap aktivitas dengan bentuk apapun perlu
dilakukan dengan cepat, tepat dan akurat. Dengan demikian Sistem Informasi Manajemen
Kepegawaian berbasis user requiremen dan didukung dengan tenaga ahli yang diyakini
mampu memenuhi kebutuhan organisasi tersebut.

Tujuan Penelitian
Dengan latar belakang yang dijelaskan diatas maka Badan Kepegawaian Daerah Provinsi
Jawa Timur membutuhkan suatu sistem yang baru untuk Sistem Informasi Adminsitrasi
Pegawai Daerah Provinsi Jawa Timur, maka rumusan penelitian adalah sebagai berikut :
a. Meneliti kebutuhan informasi dalam implementasi Sistem Informasi Administrasi
Pegawai di Badan Kepegawaian Provinsi Jawa Timur.
b. Meneliti Proses Bisnis yang ada di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur.

Ruang Lingkup
a. Penelitian Dibatasi pada pembuatan Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak dan
tidak sampai pada desain sistem.
b. Bagian yang terkait dalam implemetasi Sistem Informasi Administrasi Pegawai yaitu
Bagian Pengembangan dan Formasi, Bagian Dokumentasi dan Informasi, Bagian
Mutasi serta Bagian Kesejahteraan Pegawai.

Manfaat Penelitian
Penelitian ini bermanfaat bagi :
a. Memberikan pedoman yang sistematis untuk membuat, mengorganisir serta
mendokumentasikan kebutuhan dari Sistem Informasi Adminsitrasi Pegawai.
b. Memudahkan meninjau ulang kebutuhan yang sesuai untuk merumuskan kebutuhan
juga memastikan ketelitian dan lingkup dari Sistem Informasi Adminsitrasi
Kepegawaian.
c. Memberikan rekomendasi suatu Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak sehingga
dapat ditindak lanjuti untuk pengembangan perangkat lunak.

METODOLOGI PENELITIAN
Tahap tahap yang digunakan dalam penelitian ini dapat digambarkan sebagai berikut :
Identifiksi kondisi Existing

Mendeskripsikan Fungsional
Sistem
Pemetaan Fungsional Sistem
pada aplikasi existing
Mendeskripsikan Sistem yang
akan dikembangkan
Menyusun SKPL yang baru

Verifikasi Kebutuhan SKPL

Gambar 1 : Alur Penelitian

HASIL DAN PEMBAHASAN

I. Identifikasi Kondisi Existing.
1. Catatan Analisis Kesenjangan
Dalam catatan analisis kesenjangan ini peneliti menemukan beberapa faktor yang
mempengaruhinya antara lain :
- Aplikasi
Kondisi eksisting yang saat ini banyak kelemahan-kelemahan sehingga perlu aplikasi
ini disesuaikan dengan Kebutuhan semua Stakeholder Badan Kepegawaian Daerah.
- Jaringan atau Infrastruktur
Jaringan yang di pakai saat ini tidak sesuai dengan kondisi teknologi yang saat ini
sehingga keberadaan aplikasi yang saat ini masih bersifat pada jaringan lokal saja
dengan Kebutuhan yang saat ini sudah semestinya menggunakan aplikasi yang
webbase. Sehingga memudahkan stakeholder untuk mengakses data dimana kapan
saja tidak terbatas waktu dan ruang.
- Bisnis Proses
Bisnis Proses yang ada pada aplikasi eksisting tidak menunjukan semua proses yang
ada di Badan Kepegawian Daerah namun hanya pada Bidang tertentu sehingga tidak
memungkinkan untuk membuat lagi bisnis proses yang baru serta menambahkan pada
kelemahan kelemahan pada kondisi eksisting.
2. Sistem di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi
Sistem yang ada di Badan Kepegawaian masih menggunakan pola kerja yang
tradisional dimana setiap Bidang belum memiliki Standar Operasional dan Prosedur
yang jelas sehingga bentuk dari pelayanan yang ada di Badan Kepegawaian Belum
menggunakan layanan satu pitu. Menurut pengamatan peneliti setiap layanan yang
diberikan oleh Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur masih menerapkan
sistem Man To Man sehingga layanan yang diberikan oleh Badan Kepegawaian
Provinsi Jawa Timur tidak efektif, dengan demikian peneliti mencoba untuk membuat
suatu sistem dimana setiap pelayanan kepegawaian akan ditangani oleh suatu sistem
sehingga Pegawai Negeri Sipil tidak akan mengalami kesulitan dalam pengurusanpengurusan mengenai administrasi pegawai negeri sipil.

Gambar 2 : Alur Kerja di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi

3. Identifikasi Masalah
Dari permasalahan yang telah diterangkan pada Bab I bahwa Badan Kepegawaian
Daerah Provinsi Jawa Timur merupakan institusi yang bertanggung jawab dalam hal
kepegawaian dimana jumlah dari pegawai yang ada di di Jawa Timur yang tidak
sedikit. Oleh karena itu terdapat beberapa permasalahan yang dihadapi oleh beberapa
bidang yang ada di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur setelah peneliti
melakukan berbagai aktifitas.
4. Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur
Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian yang saat ini digunakan adalah
aplikasi yang digunakan untuk laporan operasional serta update data untuk bisa
menjalankan aplikasi tersebut dibutuhkan :
1. Satu Unit PC Pentium 4 Atau yang lebih tinggi harus diinstal Windows
Operating Sistem dengan Memori 1 Gb.
2. Software RDBMS Microsoft Sql Server untuk Database.

Gambar 3 : Arsitektur Aplikasi Eksisting

II. Mendeskripsikan Fungsional Sistem.

Kebutuhan Fungsional dari Sistem sangatlah mutlak diperlukan sehingga sistem

tersebut dapat berfungsi sesuai dengan kebutuhan pengguna, sistem fungsional dari
Sistem Informasi Kepegawaian. Kebutuhan Fungsional Sistem disesuaikan dengan Tugas
Pokok dan Fungsi dari semua Bidang yang ada di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi
Jawa Timur.

III. Pemetaan Fungsional Sistem pada Aplikasi Eksisting.

Pada sebagian proyek perangkat lunak, terjadi pemakaian ulang dengan demikian
kebutuhan fungsional masih ada beberapa yang perlu di pakai ulang,memodifikasi
sebagaimana yang dibutuhkan oleh sistem . Pemakaian ulang ini sangatlah penting untuk
pengembangan sistem yang cepat. Pemakaian ulang mempunyai keuntungan yang besar
serta menghindari resiko, serta menghemat biaya dan waktu.

IV. Mendeskripsikan Sistem Yang Akan di Kembangkan.

Setelah melakukan identifikasi kebutuhan dan mendeskripsikan sistem yang

dikenbangkan serta juga menyiapkan pada permasalahan yang dihadapi oleh Badan
Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur pada saat melakukan pelayanan terhadap
Pegawai Negeri Sipil dan masyarakat. Dengan Sumber Daya yang dimiliki oleh Badan
Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur saat ini sistem yang akan dikembangkan
dapat memiliki kemampuan untuk menjalankan proses sesuai dengan kebutuhan yang
dimiliki oleh Sistem Informasi Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur. Sistem yang
dikembangkan oleh Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur sebagai berikut :
a. Sistem harus dapat diakses dimana saja, kapan saja menggunakan Jaringan
internet atau VPN IP agar manajemen maupun Satuan Kerja Perangkat Daerah
dapat mengaksesnya sehingga tudak perlu lagi ke Badan Kepegawaian Daerah
Provinsi Jawa Timur.
b.Front Liner bisa mengakses data dan aplikasi sehingga layanan yang diberikan
oleh Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur dapat berjalan sesuai
dengan prosedur dan standar operasional.
c. Sistem yang akan dikembangkan akan mengacu pada kebijakan masalah
kepegawaian di Pemerintah Provinsi Jawa Timur yang disesuaikan dengan
kebutuhan fungsional.
d.Sistem yang baru bisa memberikan semua laporan yang dibutuhkan oleh
manajemen Badan Kepegawaian Daerah Provinsi maupun Satuan Kerja
Perangkat Daerah yang sudah distandarkan oleh Badan Kepegawaian Daerah
Provinsi Jawa Timur.
e. Sistem yang akan dikembangkan harus mampu untuk melayani administrasi
Pegawai Negeri Sipil.
f. Sistem yang akan dikembangkan menggunakan opensource baik aplikasi maupun
database disesuaikan dengan Sumber Daya yang dimiliki oleh Badan
Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur.

V. Menyusun SKPL yang Baru.

Setelah melakukan tahap sebelumnya diperoleh informasi dengan melanjutkan
kebutuhan fungsional maka peneliti akan menyusun Spesifikasi Kebutuhan Perangkat

Lunak Sistem Informasi Manajemen Pegawai dengan format IEEE 830-1998 diletakan
pada lampiran tesis ini.

VI. Verifikasi Kebutuhan Sistem

Tahap ini akan dilakukan verifikasi kebutuhan terhadap Spesifikasi Kebutuhan
Perangkat Lunak dimana dokumen hasil evaluasi terhadap semua kegiatan yang telah
ditulis, baik menyangkut evaluasi kebutuhan terhadap Spesifikasi Kebutuhan Prangkat
Lunak berdasarkan bidang bidang dengan menggunakan metodologi cek list pada
setiap kebutuhan, hasil dari Verifikasi kebutuhan akan penulis tempatkan dilampiran.
Dengan Cara Cek list ini setiap kebutuhan perbidang penulis memberikan hasil analisis
dengan gathering. Setiap kebutuhan akan dijelaskan oleh penulis bahwa kebutuhan
betul-betul diperlukan oleh bidang terkait. Dengan diselesaikan verifikasi bahwa semua
kebutuhan yang ada memang tidak sedikit, serta memerlukan biaya untuk
implementasinya namun perlu ada prioritas prioritas dalam implementasi kebutuhan
tersebut.

SARAN
Agar penyusunan Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak Sistem Informasi
Kepegawaian dibuat sesuai dengan kebutuhan bagi pengguna dan stakeholder serta
memudahkan untuk pengembang aplikasi diperlukan verifikasi terhadap penyusunan
Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak sistem yang baru ini. Maka dilakukan tahap
demi tahap sampai dengan sistem atau kenbutuhan yang diusulkan bila terjadi kebijakan
serta kebutuhan yang menyangkut pengembangan aplikasi baik masukan, proses serta
output yang harus dihasilkan oleh SKPL ini. Sedangkan untuk pengembang aplikasi
akan lebih memudahkan dalam pengembangan aplikasi ke depan yang dibutuhkan oleh
pengguna.
DAFTAR PUSTAKA
Dorfman M. (1990), System and Software Requiremens, IEEE Software Society Press, Los
Alamos, California.
Pressman, R.S (1992), Sofware Engineering, A Practitioners Approach. Third Edition,
McGrawhills.
Sommervile, I & Sawyer, P (1997), Requirement Engineering : A Good Practise Guide,
John Willey & Son.
Al Fatta, Hanif (2007), Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan
Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Andi Ofset, Yogyakarta.