Anda di halaman 1dari 19

BAB I

PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
PT. Bersama Makmur Raharja adalah satu-satunya dealer motor second berkualitas
dengan skala nasional. PT. BMR atau yang lebih dikenal dikalangan masyarakat dengan
nama Raharja Motor hadir untuk menjawab kebutuhan pasar akan adanya alat transportasi
yang terjangkau namun dengan kualitas terbaik. PT. BMR juga menjadi pemasok terbesar
untuk pedagang-pedagang motor second di beberapa wilayah di Indonesia. Selain itu,
BMR juga menjadi solusi bagi perusahaan pembiayaan dalam mengelola unit-unit tarikan
yang mereka miliki. Saat ini Raharja Motor memiliki lebih dari 20 outlet dengan titik
penjualan mencapai 200 titik yang tersebar di berbagai tempat di Pulau Bali, Jawa, Nusa
Tenggara Barat, Sulawesi, dan Sumatera. Posisi BMR yang strategis ini menjadikan BMR
sebagai salah satu perusahaan yang mampu berkembang pesat dan berpotensi tinggi untuk
menjadi perusahaan yang jauh lebih besar ke depannya.
Untuk membangun kompetensi organisasi yang kuat maka BMR membutuhkan
sumber daya manusia yang unggul. Salah satu metode perekrutan yang dilakukan oleh
BMR adalah melalui Management Trainee. Management Trainee merupakan proses
rekruitmen dan pencarian sumber daya manusia dengan kualitas tertentu dalam bidang
tertentu, yang dilatih intensif untuk menduduki posisi kunci dalam sebuah perusahaan.
Salah satu sistem pelatihan tersebut yang dilakukan oleh Raharja Motor adalah On the Job
Training (OJT). On the Job Training adalah suatu proses yang terorganisasi untuk
meningkatkan keterampilan, pengetahuan, kebiasaan kerja dan sikap karyawan. Dengan
kata lain On the Job Training adalah pelatihan dengan cara pekerja atau calon pekerja
ditempatkan dalam kondisi pekerjaan yang sebenarnya, dibawah bimbingan dan
pengawasan dari pegawai yang telah berpengalaman atau seorang supervisor, tujuannya
adalah supaya para Management Trainee dapat belajar dan mengetahui proses bisnis
Mokas yang ada di Cabang baik dari segi Operasionalnya maupun dari segi Marketing.
Diharapkan nantinya dengan mengikuti program OJT tersebut para kandidat Management
Trainee dapat meningkatkan potensi diri sehingga mampu memberikan kontribusi bagi
perusahaan serta dapat memberikan ide maupun saran demi kemajuan perusahaan.
1

B. TUJUAN KEGIATAN
Tujuan dari On the Job Training ini adalah memberikan gambaran secara langsung
kepada MT mengenai proses bisnis mokas Raharja Motor.
C. MANFAAT KEGIATAN
Manfaat dari OJT ini adalah :
Bagi peserta
a. Memberikan gambaran secara langsung kepada MT mengenai proses bisnis mokas
Raharja Motor, yang meliputi pemetaan man power cabang, proses kontrol mokas,
aktivitas marketing dan lain-lain.
b. Mendapatkan pengalaman dan

dapat

mengaplikasikan

pengetahuan

dan

kemampuan yang didapatkan.


2. Bagi perusahaan
a. Memberikan informasi mengenai keadaan real cabang dan juga sebagai bahan oleh
pusat untuk mengetahui manajemen yang dilakukan oleh BMR cabang.
b. Mendapatkan SDM baru untuk menjalankan proses bisnis perusahaan.
D. WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAAN OJT
On the job training ini dilaksanakan dari tanggal 5 Mei 2015 3 Juni 2015 di BMR cabang
Binjai.

BAB II

GAMBARAN UMUM PT. BMR


A. Sejarah Singkat PT. BMR Cabang Bekasi
BMR Cabang Bekasi didirikan pada tahun 2008 dengan berlokasi di Jl. Gatot
Soebroto No 113 F, Binjai. Saat pelaksanaan OJT, BMR Cabang Binjai memiliki 4 titik
penjualan mokas yang aktif yaitu showroom, kios Soetomo, pameran bukit lawang, dan
pameran Solo Mall Kuala. Sebelumnya terdapat titik penjualan pos Sei Rampah, pos
Cengkeh Turi dan pameran SPBU Selesai. Namun ketiga titik tersebut ditutup karena
faktor keamanan yang tidak mendukung.
B. Struktur Organisasi PT BMR Cabang Bekasi
Dalam pelaksanaan kegiatan operasional, struktur organisasi BMR Cabang Binjai
adalah sebagai berikut :

Berdasarkan struktur organisasi cabang Binjai diatas terdapat kekurangan Man


Power yaitu pada posisi sales leader. Sales leader sebenernya sangat penting untuk
mengontrol kinerja sales dan sebagai pusat penerimaan dokumen-dokumen order.
Mengenai masalah kekurangan man power ini, sementara tugas sales leader dilakukan
sendiri oleh Marketing Coordinator dan dibantu oleh seorang SF yang diberi kepercayaan
3

berada di showroom atau biasa disebut sales counter. Sebelumnya sales counter ini
menjabat sebagai sales leader namun karena selama tiga bulan tidak mencapai target maka
dipindahkan kembali menjadi sales force dan posisi sales leader kosong hingga sekarang.

BAB III
PROSES BISNIS MOKAS
Terdapat tiga proses inti dalam bisnis mokas yaitu proses pembelian, penjualan dan
pencairan.
A. Proses Pembelian
Pembelian unit mokas adalah sebuah proses yang dilakukan untuk menyediakan
stok unit yang akan dijual oleh cabang dimana pembelian dilakukan di Parenting
Medan dan unit yang di beli telah melalui proses rekondisi. Unit yang dibeli di cabang
Binjai adalah grade A, dengan tahun keluar kendaraan yaitu tahun 2013 dan 2014.
Berikut adalah alur proses pembelian yang terjadi di cabang Binjai.

Parenting

BMR
Cabang

BMR HO

Jika approve

Melakukan
penawaran paket
unit mokas

Melakukan
analisa data
pembelian
unit

oleh HO maka
keluar PO
pembelian PPI

Terdapat beberapa dokumen dalam proses pembelian unit, antara lain :


1. Memo Pembelian Unit

5. BAPB-Out

2. Data Analisis

6. Harga Penawaran

3. Form Taksasi Pembelian

7. Purchase Order (PO)

4. Laporan Harian

8. BASTK

Secara prosedur, BMR Binjai sudah melaksanakan proses pembelian sesuai dengan
ketentuan yang berlaku akan tetapi terdapat beberapa kendala yang terjadi pada proses
angkut unit. Penjelasan mengenai PICA pada proses pembelian adalah sebagai berikut.

PICA
Problem

KETERANGAN
1.Mekanik membawa unit tanpa BAPB OUT

2.Mekanik tidak meminta plastik pembungkus unit


Identification 1.
Ketika unit akan diangkut mekanik tidak meminta BAPB OUT
2.

Ketika unit akan diangkut mekanik tidak meminta plastik


pembungkus

3.
Corective

Setelah

meminta

plastik

pembungkus

pihak

parenting

mengatakan harus mengajukan terlebih dahulu


Seharusnya mekanik meminta BAPB OUT dan seharusnya penanganan
komplain terkait penyedian pembungkus unit dapat dilakukan secara

Action

cepat agar pemenuhan unit tidak terhambat


1.
Melakukan follow up kepada admin pada hari selanjutnya agar
disediakan BAPB
2.

Konfirmasi ke Pak Andi PIH selaku kepala parenting untuk


menanyakan perihal pembungkus unit untuk BMR.

3.

Meminta plastik pembungkus kepada bapak kombi selaku


bagian rekondisi unit

Selain itu berdasarkan analisa stock, pencapaian pembelian cabang binjai terbilang di
angka yang sangat kecil yaitu 31% dengan data sebagai berikut :
Current stock

35

Purchasing

45

Sales Target

115

Ideal Stock

178

Purchasing Achievement

31%

Dengan rincian tersebut maka dapat disimpulkan bahwa cabang Binjai tidak akan bisa
mencapai target karena stock tidak ideal untuk mencapai target penjualan. Untuk
manambah booking maka harus dilakukan cara lain yang tidak bergantung pada stock.
Solusi dari masalah tersebut adalah merekomendasikan cabang Binjai untuk melakukan C
to C dan Trade in. akan tetapi cabang Binjai belum berani untuk melakukan C to C ataupun
trade in dengan alasan tidak ada juknis yang jelas dari HO. Oleh karena itu saya
membuatkan juknis C to C beseta alur dan cara promosinya dan prayogi membuat bagian
trade in.
Proses Penjualan
Penjualan unit merupakan proses meliputi seluruh aktivitas penawaran unit mokas
kepada konsumen hingga unit tersebut dibeli oleh konsumen.
Berdasarkan bentuknya, penjualan unit mokas ini dapat dibagi mejadi dua tipe :
1. Penjualan Cash adalah proses penjualan unit dimana konsumen melakukan
pembayaran senilai harga yang telah disepakati.
2. Penjualan Kredit adalah penjualan dimana konsumen melakukan pembayaran
secara bertahap atau angsuran dengan jangka waktu dan nominal tertentu yang telah
disepakati dalam perjanjian jual beli kredit kepada perusahaan pembiayan. Berikut
adalah alur pembelian secara kredit yang terjadi di cabang Binjai :

Hasil survey
Proses survey

Selling activity
Pooling konsumen
Transaksi

Serah terima unit

Input laporan dan tran

Menyerahkan berkas

1. Kefektifan Sales Force


Berdasarkan survey yang dilakukan bersama Prayogi Nur Utomo sebanyak 71%
dari 97 responden mengenal Raharja Motor dan sebanyak 54% mengenal Raharja Motor
dari brosur. Selain itu juga ditanyakan kepada 97 responden tersebut tentang apa yang
mereka lakukan pertama kali ketika ingin membeli sepedaa motor. Sebanyak 48,45 %
menjawab mendatangi langsung delaer motor bekas dan sebanyak 17.53 % menjawab
mendatangi stand pameran. Oleh karena itu disini saya simpulkan bahwa kunci dari
aktivitas penjualan adalah branding dengan cara canvassing dan efektifitas dari titik jual itu
sendiri. Factor yang paling berperan dalam prosses canvassing adalah Sales Force. Oleh
Karena itu disini perlu dilakukan analisa mengennai sales. BMR cabang Binjai memiliki 5
sales force yaitu Diana, Rini, Dahlia, Eka dan Irwan. Dari ke lima sales force tersebut
terdapatkelemahan dan kelebihan masing-masing. Berdasarkan analisa sales yang
dilakukan oleh prayogi Nur Utomo ada beberapa parameter yang menjadi penilaia kinerja
sales yaitu canvassing, kegigihan, network, pelayanan, follow up,

dan keataatan.

Selanjutnya masing-masing sales akan dinilai dan di beri skor terhadap beberapa parameter
tersebut dan hasilnya adalah masih terdapat beberapa sales yang kurang dari segi network,
cannvassig, ketaatan dan pelayanan. Dengan demikian saya membuat langkah-langkah
agar sales force di cabang Binjai lebih efektif dan semangat dalam mencapai target
penjualan. Seorang sales pada dasarnya harus mengetahui produk yang akan ditawarkan ke
konsumen. Hal ini dalam artian seorang sales harus paham betul akan keunggulan dan nilai
jual yang akan diberikan ke konsumen. Selain itu seorang sales juga harus memiliki skill
7

komunikasi yang baik. Dengan begitu nilai-nilai yang ditawarkan ke konsumen dapat
tersampaikan dengan jelas dan diterima dengan baik oleh konsumen tersebut. oleh karena
itu disini perlu peran MC untuk mengadakan review dan mentraining sales tentang konsep
nilai jual yang ditawarkan perusahaan serta bagaimana cara berkomunikasi yang baik
dengan konsumen. Selain itu juga terdapat sales yang memiliki network yang sedikit.
Untuk masalah ini saya menyarankan sales terkait untuk berkenalan dengan setidaknya 5
orang baru dalam sehari dan dilanjutkan dengan memprospek 10 orang. Permasalahan
canvassing merupakan permasalahan yang saya titikberatkan disini mengingat branding
yang paling efektif di Binjai adalah brosur. Dari kelima sales tersebut terdapat sales yang
kurang aktif dalam melakukan canvassing. Untuk mengatasi masalah tersebut saya
membuatkan form jadwal canvassing. Berikut adalah alur bagaimana menjadi sales yang
efektif dan form jadwal canvassing yang saya buat dan dijalankan di BMR Binjai.

2. Analisa titik jual


Selama pelaksanaan on the job training di cabang Binjai, terdapat empat titik
penjualan yang aktif dan beberapa titik penjualan di tutup . Hal ini dapat dilihat pada grafik
penjualan di bawah :

Grafik 1 menggambarkan titik-titik mana saja yang berkontribusi banyak dalam penjualan
yaitu titik showroom, pameran bukit lawang, dan pameran solo mall kuala. Sedangkan titik
yang memberi kontribusi sedikit adalah titik pos soetomo. Yang menarik untuk di analisa
disini adalah pada minggu terakhir tanggal 22 Mei dibuka titik baru yaitu pameran solo
mall kuala yang menyumbang 6 booking dapat dilihat pada grafik 2 dimana booking
mengalami peningkatan di minggu terakhir. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dari
suatu titik jual adalah keramaian, ketepatan segmentasi, kompetitor, display unit dan
keamanan. Berdasarkan analisa saya terdapat satu faktor yang tidak dimiliki oleh pos
soetomo yang hanya menyumbang 1 booking dibandingkan dengan pameran kuala yaitu
ketepatan segmentasi. Pos soetomo berada di kota Binjai dengan kondisi masyarakat
kalangan menengah ke atas dan gaya hidup yang tidak sesuai untuk pasar motor bekas.
Selain itu jarak lokasi padat penduduk pun jauh dari lokasi pos. Hal ini menjadikan pos
soetomo sebagai lokasi yang tidak potensial untuk berjualan motor bekas. Untuk
selanjutnya pihak cabang akan lebih baik jika mempertimbangkan beberapa factor diatas
dalam menentukan titik jual baru. Selain itu pada minggu terakhir juga diberlakukan
program DP murah karena adanya serangan dari competitor yaitu motor baru. Dengan
demikian program juga merupakan factor yang berperan dalam peningkatan penjualan di
minggu terakhir.
3. Survey Purna Jual
Berdasarkan survey yang saya lakukan terhadap 40 responden yang diambil secara
acak dari daftar konsumen atau yang telah membeli produk raharja motor selama 3 bulan
terakhir, didapatkan bahwa sebanyak 45% membeli motor di Raharja Motor dikarenakan
10

DP yang terjangkau. Selanjutnya 40 responden tersebut juga ditanyakan mengenai keluhan


yang kemungkinan diterima. Sebanyak 85% tidak mengalami keluhan terhadap produk
ataupun hal lainnya sedangkan sebanyak 15% mengalami keluhan yaitu terdapat oli yang
keluar, pelayanan sales yang kurang ramah saat ke showroom dan helm yang datang
terlambat. Mengenai masalah oli yang keluar sudah dikonsultasikan dengan mekanik dan
permasalahan sudah terselesaikan dimana mekanik membenarkan motor konsumen. Untuk
permasalahan sales yang kurang ramah, saya berdiskusi dengan MC agar mengedukasi
sales terkait. Selanjutnya mengenai permasalahan helm yang datang terlambat baru
terselesaikan ketika pulang ke HO dengan cara menghubungi langsung bagian marketing
dan menanyakan letak permasalahannya untuk kemudian ditentukan solusinya. Ternyata
bagian PIC yang bertugas dari pihak finance belum follow armada pengiriman sehingga
pengiriman tertunda. Untuk selanjutnya di rekomendasikan kepada pihak cabang untuk
mengajukan lebih awal lagi, berlakukan system stock dan aktif follow up PIC terkait
sehingga dapat meminimalisir keterlambatan pengiriman. Dari ke 40 responden tersebut
sebanyak 83% bersedia merekomendasikan ke orang lain tanpa disebutkan fee dan
sebanyak 87% responden setuju dengan fee Rp 200.000,- . Berdasarkan hasil survey purna
jual tersebut saya menyimpulkan bahwa perlu dilakukan survey seperti diatas dalam waktu
3 bulan sekali. Hal ini berguna sebagan branding dan untuk menjaga relationship dengan
konsumen sekaligus sosialisasi mengenai program customer get customer atau yang biasa
dikenal dengan mediator. Berikut adalah hasil survey purna jual yang dilakukan :

4. Analisa Kompetitor
Berdasarkan analisa competitor secara harga. Raharja menempati posisi yang cukup
kuat dan bersaing dari sisi DP. Dibandingkan competitor sekitar seperti Paten Top, Tanser,
Lingga, Sahabat, Rejeki , dan Prima, Raharja Motor menempati peringkat pertama dari sisi
11

DP. Berikut adalah tabel analisa beberapa competitor dari sisi harga terhadap unit Beat
2013, Beat 2014 dan Revo 2013.

Selain dari sisi harga juga dilakukan analisa competitor dari sisi 5P yaitu product,
place, promotion, people dan process. Berikut adalah hasil analisa competitor dari sisi 5P
menggunakan metode penilaian scoring:

12

Berdasarkan analisa competitor dari sisi 5P, Raharja Motor menempati posisi ke
empat di bandingksn dealer lain. Yang sangat penting dan harus diperhatikan disini adalah
dari parameter product dan place dimana Raharja motor mendapat pon rendah di
kebersihan unit dan kerapihan tempat. Oleh karrena itu saya memberikan rekomendasi
diberlakukan jadwal piket untuk menjaga kebersihan showroom. Kemudian saya buatkan
form checklist kebersihan dan kerapihan unit BMR disemua titik. Sales di masing-masing
titik ppenjualan memiliki tanggung jawab membersihkan setiap unit yang didisplay
selanjutnya sales mencheklist sesuai dengan yang tertera di form. Kegiatan ini tentunya di
control oleh MC dan dijadikan acuan dalam menilai kinerja sales. Form tersebut dapat
dilihat dibawah ini :

13

B. Pelunasan-Penagihan

BMR Cabang

HO BMR

FIF

Konfirmasi
Pelunasan

Pencairan

Dokumen
Tagihan

BPKB

Setelah adanya unit yang terjual maka adanya proses pelunasan unit dari BMR ke
FIF. Proses yang terjadi adalah BMR cabang mengirim memo pelunasan ke HO BMR
beserta dokumen-dokumen pelunasan, kemudian HO BMR yaitu departemen finance akan
14

melunasi unit-unit tersebut yang tertera pada memo ke FIF HO, kemudian nantinya kita
akan mendapat konfirmasi pelunasan dimana konfirmasi pelunasan tersebut berguna untuk
mengambil BPKB yang berada di parenting. Setelah BPKB diterima kemudian BPKB
tersebut dibawa lagi ke FIF beserta dokumen-dokumen tagihan lainnya untuk melakukan
penagihan AR supaya terjadi pencairan (disburse).

Dokumen pelunasan untuk unit yang terjual secara kredit :


- Memo pelunasan
- Form tanda terima DP
- PO System
- Fotocopy KTP customer
- Slip setor DP
- Form kwitansi OTR
- BASTK
- Kwitansi subsidi DP
- BAPB Out
Dokumen pelunasan untuk unit yang terjual secara cash :
- Memo pelunasan
- BASTK
- BAPB Out
- Fotocopy KTP customer
- Slip setor penjualan
- Kwitansi pembayaran HJR
Dokuen penagihan :
- PO System
- Konfirmasi pelunasan unit
- Kwitansi OTR
- Fotocopy STNK
- Kwitansi DP System
- Bukti pembayaran
- Kwitansi scheme
- BPKB Asli
- BASTK
- Fotocopy KTP-KK
- Gesek noka nosin
- Surat persetujuan suami istri
Selama acting menjadi admin mokas di cabang Binjai, penerapan alur pencairan

yang terjadi di cabang sebenarnya sudah sesuai dengan prosedur, akan tetapi masih terd
apat permasalahan yang terjadi pada proses pencairan sehingga aging AR lama dan
performance collection mingguan tidak konstan. Berikut grafik mengenai collection AR
dan range aging AR selama bulan Mei :

15

Berdasarkan grafik diatas dapat dilihat bahwa collection AR perminggu di


cabang Binjai tidak mengalami kekonstanan dimana pada minggu keempat
performance meningkat karena factor closing. Selain itu persentase
collectionnya juga hanya sebesar 54% . walaupun dari segi aging hanya 3 unit
yang berada di zona merah. Seharusnya cabang Binjai bisa meningkatkan
kinerja performance menjadi lebih baik lagi dan konstan. Solusi action yang
saya lakukan untuk mengatasi masalah yang terjadi selama proses pencairan
adalah membuat papan control diruangan operasional yang berisi seperti
halnya tertera dalam laporan di excel namun dengan ditulis di papan
harapannya semua man power bisa melihat dan mengingatkan admin ketika
16

terjadi kekurangan dokumen dan ikut membantu mengatasi permasalahan


ketika terdapat masalah. Dengan adanya papan ini diharapkan OH juga lebih
mudah dalam mengontrol kinerja admin dalam menangani AR. Dibawah ini
adalah identifikasi problem serta solusi agar AR segera disburse yang
terangkum dalam 7 steps to disburse in 7 days serta papan control yang
diterapkan di cabang.

17

18

BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat saya ambil selama OJT di BMR Cabang Binjai adalah
sebagai berikut :
1. Terdapat permasalahan stock yang tidak ideal sehingga sangat sulit bagi cabang binjai
untuk mencapai target penjualan yang ditetapkan HO
2. Kurangnya control terhadap sales sehingga masih terdapat sales yang kurang aktif
3. Kurangnya kesadaran semua manpower cabang terhadap kebersihan unit yang di
display serta kebersihan showroom
4. OH kurang dalam mengontrol AR dan lebih banyak mengurus Refi sedangkan admin
yang diberi tanggung jwab memiliki jobdesk yang cukup banyak sehingga terkadang
lupa terdapat pendingan berkas ataupun kurang aktif dalam follow up sehingga
collection cabang Binjai tergolong kurang bagus.
B. Saran
Saran yang dapat saya berikan selama OJT di BMR Cabang Binjai adalah sebagai
berikut :
1. Membuatkan juknis C to C, alur serta cara promosi yang jelas agar cabang mau
menjalankan Cto C untuk meningkatkan booking
2. Membuatkan form jadwal canvassing
3. Membuatkan form checklist kebersihan unit dan jadwal piket showroom
4. Membuat papan control AR di ruang operasional dan mendiskusikan dengan admin
terkait 7 langkah mudah agar bisa disburse dalam waktu hanya 7 hari.

19