Informe de Auditoria - Modelo

UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO
INFORME DE AUDITORA
Informe de auditora No.: AU-07/09
Fecha de auditora:
24 al 28 de agosto 2009
Tipo de auditora:
Interna/Anual
Fecha del informe:
28 agosto 2009
Norma:
ISO 9001-2008
La presente auditora ha sido solicitada por la Alta Direccin, quien defini los objetivos y alcance de la misma. Por lo anterior, se le
reconoce como el cliente de la misma.
1.
Objetivo de auditora
Verificar la implementacin y eficacia de los procesos del SIGC.
2.
Alcance de la auditora
Procesos declarados en el SIGC.
3.
Verificaciones realizadas
Por medio de entrevistas, encuestas y revisin documental se procedi a verificar el cumplimiento de los criterios de la auditora
en los procesos y reas bajo alcance de la misma.
Para la identificacin de hallazgos de conformidad y, en su caso establecer y calificar las No conformidades encontradas, el equipo
auditor utiliz los siguientes criterios:
Documentacin vigente del SIGC.

Norma ISO 9001:2008
Revisin 3: Agosto 15, 2007

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Cdigo: PO-03/FO-05
Documento impreso o electrnico que no se consulte directamente en el portal SIGC (http://sigc.uqroo.mx/) se considera COPIA NO CONTROLADA

4.
Conclusiones
La Universidad de Quintana Roo cuenta con un sistema de gestin de calidad implantado y documentado, el cual demuestra
evidencia de su operacin, sin embargo, no se encuentra evidencia documental suficiente de que la Alta Direccin:
Evale las necesidades y adopte las acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir o se
implementen avances substanciales.
Promueva en la Comunidad Universitaria (docentes y administrativos) un sentido de pertenencia, orgullo y satisfaccin
hacia el sistema. Por el contrario se visualiza como una carga adicional de trabajo. Se considera que la actualizacin de sus
procesos y la mejora continua est a cargo del Responsable del SIGC y no del dueo del proceso.
Prevalece la costumbre de que personal contina otorgando los servicios y productos basados en su experiencia,
responsabilidad y conocimientos, independientemente de lo declarado en el SIGC.
Se asegure que exista un plan permanente de capacitacin dirigido al personal, sin importar si son o no dueos de procesos.
Se asegure que los dueos de procesos consideren como su responsabilidad la actualizacin de la informacin declarada en
el SIGC.
Se asegure que el SIGC funciona como una herramienta para el adecuado cumplimiento de las funciones, an cuando
existan cambios en las reas, es decir, los procesos deben ser las guas para la operacin institucional.
Se asegure que la actualizacin de la informacin en el SIGC, comunicada por cada rea, sea incorporada en tiempo forma
por el Departamento de Organizacin y Mtodos.
Se asegure que los dueos de los procesos otorguen la importancia a las auditoras internas de calidad y participen
respetando la agenda documentada con plena anterioridad. Y evitar que concurran eventos importantes como capacitacin
y realizacin del POA 2010 , evaluacin de Modelo Educativo
Debe asegurarse que los Auditores Internos dispongan de todos los recursos necesarios y facilidades para el correcto
cumplimiento de sus funciones.
Debe asegurarse que la informacin generada en la Alta Direccin descienda a todos los niveles, utilizando una
comunicacin asertiva y formal.
Debe asegurarse que los Crculos de Calidad estn operando.

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5.
Anexos:
Resumen de No Conformidades
Agenda de trabajo
Equipo de Auditores
PARA PODER CONOCER EL CONTENIDO DE ESTE INFORME SE NECESITA PERMISO

DEL CLIENTE DE LA AUDITORA.

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ANEXO I
Resumen de No Conformidades
NO.
1
TIPO DE HALLAZGO
No Conformidad
Mayor
DESCRIPCIN DEL HALLAZGO
No en todos los casos se encuentra evidencia

documental que sustente el cumplimiento del plan de
acciones correctivas de las auditoras anteriores.
Ejemplo: Departamento de Organizacin y Mtodos,
DCI, DCSEA, DCPH, DDS, Planeacin, DAF, Cmputo
y SG.
No en todos los casos se encuentra evidencia

documental de que se realice la evaluacin del
desempeo de los procesos y/o productos. Ejemplo:
Departamento de Organizacin y Mtodos, DCI,
DCSEA, DCPH, DDS, Planeacin, DAF, Cmputo y
SG.
No se realiza el
seguimiento a las
observaciones de las
auditoras anteriores.
2
No Conformidad
Mayor:
No existe una
metodologa
documentada que permita
dar seguimiento a los
procesos.
No Conformidad
Mayor:
No est actualizado el
SIGC. No existe
correspondencia entre la
operacin actual y lo
documentado.
Existen actividades, funciones, reas y departamentos no

declarados en la documentacin del SIGC. Ejemplos: Se han
realizado cambios en los dueos y procedimientos de las
siguientes reas:
1. Abogado General SENTRE,
2. Planeacin-PROMEP-Desarrollo
Institucional/Departamento de Programacin y
Presupuesto
3. Las Secretaras Tcnicas de Investigacin
y
Posgrado de las 4 Divisiones Acadmicas con la
Direccin de Investigacin y Posgrado, PROMEP.
CRITERIO
UTILIZADO
ISO 9001:2008
4.2.4.
8.5.1; 8.5.2 y 5.1d
4.1
8.2.3 y 8.2.4
4.1 4.2.4
5.4.2 5.5 1
y 5.5.2

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NO.
TIPO DE HALLAZGO
CRITERIO
UTILIZADO
4. Departamento de Finanzas-SENTRE
No Conformidad
Mayor:
No se mide la
satisfaccin del Cliente o
en su defecto, cuando se
mide no se analizan los
resultados obtenidos.
No Conformidad
Mayor:
No existen procesos
definidos para la
realizacin del producto.
El Manual de Organizacin Institucional declarado en el

SIGC corresponde a 2005.
No en todos los casos se analizan los resultados de la
medicin de la satisfaccin del Usuario por lo tanto no
se toman las acciones necesarias para mejorar el grado
de satisfaccin. Ejemplo: Cmputo, Abogado General,
CENEI.
No existe evidencia de que se estn aplicando
instrumentos para medir la satisfaccin de los usuarios o
clientes. Ejemplo:
1. Secretara General,
2. Planeacin,
3. Gestin -Unidad Cozumel,
4. Divisiones Acadmicas- DCSEA, DDS, DCI,
DCPH en:
Formacin Profesional,
Generacin y aplicacin innovadora
del Conocimiento
Vinculacin y Difusin de la Cultura,
No en todos los casos se efectan acciones de revisin
verificacin y validacin, concernientes a la realizacin
de los productos. No estn definidos, o los entrevistados
no los conocen o no los aplican. Ejemplo:
1. Recursos Materiales y Servicios Generales
2. Recursos Humanos
3. Recursos Financieros
4. Secretara General
5.6
8.2.1
4.2.4
7.1

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NO.
TIPO DE HALLAZGO
No conformidad
Mayor:
No se lleva un adecuado
control de la
documentacin del
SIGC.
No conformidad
Mayor:

5. Planeacin
6. Cmputo
7. Divisiones Acadmicas
Se encontr evidencia documental del uso de formatos
no declarados en el SIGC, Ejemplos:
1. El Programa de Mantenimiento Vehicular del
Departamento de Recursos Materiales y Servicios
Generales, Cuadro de Inform P Contrat UQROO007-09 que se enva por correo electrnico;
2. Departamento de Cmputo tiene el formato
DCT003/FO-01 que utiliza para la Recepcin de
Equipos; DCT003/FO-02 que se utiliz el 7 de
julio de 2009;
3. Formato para la evaluacin de Cuerpos Acadmicos
por parte de las CIESCA; Formatos para la
Modalidad de Titulacin DCSEA
Se encontr evidencia de que no en todos los casos, las
fichas de proceso estn actualizadas en el SIGC,
Ejemplos: Recursos Humanos
1. POLTICAS, vacaciones, apoyo escolar, apoyo
para
lentes,
premio
al
trabajador
administrativo,
2. PUNTOS DE CONTROL , prstamos de fondo
de ahorro, das econmicos solicitados y
3. El plan de acciones correctivas tienen datos del
2007
No existe un programa de induccin, capacitacin,

seguimiento y evaluacin de la eficacia de la formacin
CRITERIO
UTILIZADO
4.2.1 c) y d),
4.2.3, 4.2.4 y
5.5.2
5.5.2
6.2

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NO.
TIPO DE HALLAZGO
No se lleva un adecuado
control en la induccin,
contratacin y formacin
del personal, as como la
capacitacin del SIGC
No conformidad
Mayor:
No se han determinado y
proporcionado los
recursos necesarios para
la implementacin de
procesos que coadyuven
al desarrollo de los
recursos humanos
No conformidad
Menor:
No se evala a
Proveedores
CRITERIO
UTILIZADO
de los recursos humanos

El personal en muchas de las ocasiones no recibe
capacitacin de acuerdo a las actividades que
desempea.
No en todos los casos se mostr evidencia de la
existencia de acciones encaminadas al desarrollo de
recursos humanos.
1. Los proyectos de capacitacin con base a
competencia
laboral,
sistemas
de
administracin para instituciones de
educacin superior y digitalizacin de
documentos del personal incluidos en el
SIGC desde 2007, no han tenido avance
alguno, no se han planificado, valuado, ni
presupuestado , ni se tiene idea de cundo
se llevar a cabo.
5.5.2
6.1 y 6.2
2. Se program en la PARRILLA OVAR

implementar un programa de higiene y
seguridad laboral con la visin de lograr un
clima organizacional adecuado para
cumplirse en abril del presente ao y a la
fecha no se ha realizado ninguna accin al
respecto.
No en todos los casos se encontr evidencia de que se 7.4.1
est evaluando a proveedores. Ejemplo:
1. Divisiones Acadmicas
2. Abogado General
3. Cmputo

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NO.
TIPO DE HALLAZGO
CRITERIO
UTILIZADO
4. Planeacin
5. Secretara General

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NOTIFICACIN Y AGENDA DE AUDITORA
Por medio de la presente se notifica la realizacin de la auditora de calidad en las fechas y horarios enseguida indicados.
Agenda
No. de Auditora: AU-07
Fecha de Auditora:
Objetivo de la Auditora:
Verificar la implementacin y eficacia de los procesos del SIGC
Alcance de la Auditora:
Procesos declarados en el SIGC
Horario
Lunes24 agosto
11:00- 13:00
Proceso y/o Producto
Lunes 24
agosto
17:00-18:00
P-1 Formacin
Profesional
E-1 Gestin
Agenda
Auditor
Departamento
Equipo 1
Coordinacin de
Lic.Alberto del
Unidad Cozumel
Moral Cima
Lic.Miguel Marcial
Canul Dzul
Lic. Luis Ernesto
Bazam Prez
Equipo 1
Lic.Alberto del
Moral Cima
Lic.Miguel Marcial
Canul Dzul
Lic. Luis Ernesto
Bazam Prez
Divisin de
Desarrollo
Sustentable
Unidad Cozumel
24 al 28 de agosto 2009
Responsable
M C. Erika Leticia
Alonso Flores
Observaciones
Dr. Alejandro
Alvarado Herrera

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P-2 Generacin y
Aplicacin Innovadora
del Conocimiento
Equipo 1
Lic.Alberto del
Moral Cima
Lic.Miguel Marcial
Canul Dzul
Lic. Luis Ernesto
Bazam Prez
Divisin de
Desarrollo
Sustentable
Unidad Cozumel
Dr. Alejandro
Alvarado Herrera
Martes 25
agosto
9:00-10:00
P-3 Extensin,
Vinculacin y Difusin de
la Cultura
Equipo 1
Lic.Alberto del
Moral Cima
Lic.Miguel Marcial
Canul Dzul
Lic. Luis Ernesto
Bazam Prez
Divisin de
Desarrollo
Sustentable
Unidad Cozumel
Dr. Alejandro
Alvarado Herrera
Martes 25
agosto
10:00-11:00
S-2 Administracin de
Recursos Financieros
Equipo 1
Lic.Alberto del
Moral Cima
Lic.Miguel Marcial
Canul Dzul
Lic. Luis Ernesto
Bazam Prez
Departamento de
Apoyo
Administrativo
Unidad Cozumel
Lic. Heyden Rubn

Herrera Medina
Martes 25
agosto
11:00-12:00
Recursos Humanos
Equipo 1
Lic.Alberto del
Moral Cima
Lic.Miguel Marcial
Canul Dzul
Departamento de
Apoyo
Administrativo
Unidad Cozumel
Lic. Heyden Rubn

Herrera Medina
Lunes 24
agosto
18:00-19:00

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Cdigo: PO-03/FO-05

Lic. Luis Ernesto
Bazam Prez
Martes 25
agosto
12:00-13:00
Recursos Materiales y
Servicios Generales
Mircoles 26
agosto
11:00-12:00
E-1 Gestin
Mircoles 26
agosto
9:00-11:00
E-1 Gestin
Jueves 27
agosto
9:00-11:00
E-1 Gestin
Equipo 1
Lic.Alberto del
Moral Cima
Lic.Miguel Marcial
Canul Dzul
Lic. Luis Ernesto
Bazam Prez
Departamento de
Apoyo
Administrativo
Unidad Cozumel
Lic. Heyden Rubn

Herrera Medina
Equipo 7
Lic. Cristina Caamal
Prez
ME.Tessie Minerva
Priego Concha
Lic. Ana Laura Ucn
Yeladaqui
Equipo 7
Prez
ME.Tessie Minerva
Priego Concha
Lic. Ana Laura Ucn
Yeladaqui
Equipo 7
Prez
ME.Tessie Minerva
Priego Concha
Lic. Ana Laura Ucn
Rectora
Dr. Jos Luis Pech

Vrguez
Secretara General
Dr. Enrique Baltar

Rodrguez
Secretara Tcnica
Ing. Miguel ngel

Alfaro Jurez

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Mircoles 26
agosto
9:00-11:00
Jueves 27
agosto
11:00-13:00
Mircoles 26
agosto
9:00-11:00
Mircoles 26
agosto
12:00-14:00
Yeladaqui
E-2 Desarrollo,
Equipo 6
Direccin de
integracin y seguimiento
MC.Ma. de
Planeacin
de instrumentos
Guadalupe Cullar
estratgicos
Espadas
Lic. Kristal Palacios
Mar
Lic. Angelina Yah
Torres
E-3 Servicios jurdicos y
Equipo 7
Abogado General
de auditora
Prez
ME.Tessie Minerva
Priego Concha
Lic. Ana Laura Ucn
Yeladaqui
P-1 Formacin
Equipo 3
Divisin de Ciencias
Profesional
Lic. Rosario Lima
Sociales y
Pita
Econmico
Lic. Jos Antonio
Administrativas
Jimnez Morales
Lic. Lhol-H Mena
Rivas
Lic. Rubn Castro
Mlgora
P-2 Generacin y
Equipo 3
Divisin de Ciencias
Lic. Rosario Lima
Sociales y
del Conocimiento
Pita
Econmico
Lic. Jos Antonio
Administrativas
Jimnez Morales
Lic. Lhol-H Mena
Rivas
Ing. William
Ramrez Romero
Lic. Fernando
Pacheco Pal
MDI.Harald
Albrecht Arellano
MDI.Harald
Albrecht Arellano

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Cdigo: PO-03/FO-05

Jueves 27
agosto
9:00-11:00
Mircoles 26
agosto
9:00-11:00
Mircoles 26
agosto
12:00-14:00
Jueves 27
agosto
9:00-11:00
Lic. Rubn Castro

Mlgora
P-3 Extensin,
Equipo 3
Vinculacin y Difusin de Lic. Rosario Lima
la Cultura
Pita
Lic. Jos Antonio
Jimnez Morales
Lic. Lhol-H Mena
Rivas
Lic. Rubn Castro
Mlgora
P-1 Formacin
Equipo 4
Profesional
Lic.Miguel Marcial
Canul Dzul
Lic. Ana Beatriz
Garca Chan
Lic. Gabriela
Rodrguez Ojeda
Lic. Mario Antonio
Cano Prez
P-2 Generacin y
Equipo 4
Lic.Miguel Marcial
del Conocimiento
Canul Dzul
Lic. Ana Beatriz
Garca Chan
Lic. Gabriela
Rodrguez Ojeda
Lic. Mario Antonio
Cano Prez
P-3 Extensin,
Equipo 4
Vinculacin y Difusin de Lic.Miguel Marcial
la Cultura
Canul Dzul
Divisin de Ciencias
Sociales y
Econmico
Administrativas
MDI.Harald
Albrecht Arellano
Divisin de Ciencias
Polticas y
Humanidades
Dra. Bonnie Luca

Campos Cmara
Divisin de Ciencias
Polticas y
Humanidades
Dra. Bonnie Luca

Campos Cmara
Divisin de Ciencias
Polticas y
Humanidades
Dra. Bonnie Luca

Campos Cmara

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Cdigo: PO-03/FO-05
Mircoles 26
agosto
9:00-11:00
Mircoles 26
agosto
12:00-14:00
Jueves 27
agosto
9:00-11:00
Lic. Ana Beatriz

Garca Chan
Lic. Gabriela
Rodrguez Ojeda
Lic. Mario Antonio
Cano Prez
P-1 Formacin
Equipo 5
Divisin de Ciencias MC. Roberto Acosta
Profesional
Lic. Lila Garca
e Ingeniera
Olea
lvarez
Lic. Carlos Antonio
Carballo Alba
Lic. Ignacio Alonso
Velasco
Lic. Virginia Patricia
Prez Crdenas
P-2 Generacin y
Equipo 5
Lic. Lila Garca
e Ingeniera
Olea
del Conocimiento
lvarez
Lic. Carlos Antonio
Carballo Alba
Lic. Ignacio Alonso
Velasco
Prez Crdenas
P-3 Extensin,
Equipo 5
Vinculacin y Difusin de
Lic. Lila Garca
e Ingeniera
Olea
la Cultura
lvarez
Lic. Carlos Antonio
Carballo Alba
Lic. Ignacio Alonso
Velasco

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Cdigo: PO-03/FO-05

Jueves 27
agosto
9:00-11:00
servicios de cmputo y
telemtica
Mircoles 26
agosto
9:00-11:00
Recursos Financieros
Mircoles 26
agosto
12:00-14:00
Recursos Humanos
Jueves 27
agosto
9:00-11:00
Recursos Materiales y
Servicios Generales
Prez Crdenas
Equipo 6
MC.Ma. de
Guadalupe Cullar
Espadas
Lic. Kristal Palacios
Mar
Lic. Angelina Yah
Torres
Equipo 2
Lic. Francisco
Snchez-Hidalgo
Lic. Lourdes Aguayo
Cabaas
Ing.Claudia Chargoy
Rosas
Equipo 2
Lic. Francisco
Snchez-Hidalgo
Lic. Lourdes Aguayo
Cabaas
Ing.Claudia Chargoy
Rosas
Equipo 2
Lic. Francisco
Snchez-Hidalgo
Lic. Lourdes Aguayo
Cabaas
Ing.Claudia Chargoy
Rosas
Departamento de
Cmputo y
Telemtica
Lic. Gabriel Delgado
Direccin de
Administracin y
Finanzas
Lic. Miguel Mndez

Rosel
Direccin de
Administracin y
Finanzas
Lic. Miguel Mndez

Rosel
Direccin de
Administracin y
Finanzas
Lic. Miguel Mndez

Rosel
Auditores:
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Cdigo: PO-03/FO-05

Equipo 1
Lic.Alberto del Moral Cima
Lic.Miguel Marcial Canul Dzul
Lic. Luis Ernesto Bazam Prez
Equipo 2
Lic. Francisco Snchez-Hidalgo
Lic. Lourdes Aguayo Cabaas
Equipo 3
Lic. Rosario Lima Pita
Lic. Jos Antonio Jimnez Morales
Lic. Lhol-H Mena Rivas
Lic. Rubn Castro Mlgora
Equipo 4
Lic. Lic.Miguel Marcial Canul Dzul
Lic. Ana Beatriz Garca Chan
Lic. Gabriela Rodrguez Ojeda
Lic. Mario Antonio Cano Prez
Equipo 5
Lic. Lila Garca lvarez
Lic. Carlos Antonio Carballo Alba
Lic. Ignacio Alonso Velasco
Equipo 6
MC.Ma. de Guadalupe Cullar Espadas
Lic. Kristal Palacios Mar
Lic. Angelina Yah Torres
Equipo 7
Lic. Cristina Caamal Prez
ME.Tessie Minerva Priego Concha
Lic. Ana Laura Ucn Yeladaqui

Pgina 16 de 17
Cdigo: PO-03/FO-05

Fecha de elaboracin: __28 de agosto de 2009
Fecha de entrega: _____ 2 septiembre 2009
Fecha de aprobacin: ____________________

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Cdigo: PO-03/FO-05

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Hak Cipta

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UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO

Fecha del informe:

Verificar la implementacin y eficacia de los procesos del SIGC.

Procesos declarados en el SIGC.

Documentacin vigente del SIGC.

Revisin 3: Agosto 15, 2007

UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO

Revisin 3: Agosto 15, 2007

UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO

PARA PODER CONOCER EL CONTENIDO DE ESTE INFORME SE NECESITA PERMISO

Revisin 3: Agosto 15, 2007

UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO

DESCRIPCIN DEL HALLAZGO

No en todos los casos se encuentra evidencia

No en todos los casos se encuentra evidencia

Existen actividades, funciones, reas y departamentos no

Revisin 3: Agosto 15, 2007

UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO

DESCRIPCIN DEL HALLAZGO

El Manual de Organizacin Institucional declarado en el

Revisin 3: Agosto 15, 2007

UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO

DESCRIPCIN DEL HALLAZGO

No existe un programa de induccin, capacitacin,

Revisin 3: Agosto 15, 2007

UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO

DESCRIPCIN DEL HALLAZGO

de los recursos humanos

2. Se program en la PARRILLA OVAR

Revisin 3: Agosto 15, 2007

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DESCRIPCIN DEL HALLAZGO

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Verificar la implementacin y eficacia de los procesos del SIGC

Procesos declarados en el SIGC

Proceso y/o Producto

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Lic. Heyden Rubn

Lic. Heyden Rubn

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Lic. Heyden Rubn

Dr. Jos Luis Pech

Dr. Enrique Baltar

Ing. Miguel ngel

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Lic. Rubn Castro

Dra. Bonnie Luca

Dra. Bonnie Luca

Dra. Bonnie Luca

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Lic. Ana Beatriz

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Lic. Gabriel Delgado

Lic. Miguel Mndez

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