RSUD dr.

FAUZIAH BIREUEN
Jln. Mayjen T.Hamzah Benda
hara no. 13

PENGELOLAAN ARSIP FILE PEGAWAI

PADA RSUD dr. FAUZIAH BIREUEN
NO. DOKUMEN
FZ

Tanggal Terbit

NO. REVISI

HALAMAN
1/2

Ditetapkan,
Direktur RSUD dr. Fauziah Bireuen

STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL
dr. MUKTHAR, MARS
NIP.19661122 200003 1 002
PENGERTIAN

Pengelolaan arsip file pegawai adalah berkas file pribadi termasuk

informasi seperti aplikasi kerja pegawai, resume, records Pelatihan,
dokumentasi, evaluasi kinerja dan gaji, dan catatan data pegawai
lainnya.

TUJUAN

Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk memudahkan dan

tertata dengan baik dan dapat dilihat kembali apabila arsip file
terjadi perubahan dalam dokumen masing- masing pegawai
tersebut.

KEBIJAKAN

SK Direktur RSUD dr. Fauziah Bireuen No........Tanggal........ 2015

Tentang Pengelolaan Arsip File Pegawai Pada Rumah Sakit Umum
Daerah dr. Fauziah Bireuen.
1. Pegawai RS yang ingin melihat arsip file mereka sendiri harus
menghubungi pegawai pengelola arsip yang ditunjuk dengan
pemberitahuan terlebih dahulu, karyawan dapat meninjau file
mereka sendiri dalam map file semua dokumen mereka sendiri.
2. Pegawai pengelola arsip akan merespon permintaan dari
pegawai yang ingin melihat file mereka. Selanjutnya pegawai
pengelola arsip akan melihat kode map file pada buku register
menurut nomor dan nama pegawai tersebut.
3. Pegawai pengelola arsip akan mencari file sesuai dengan kode
register di tempat yang sudah ditentukan dan menyerahkan
kepada pegawai yang bersangkutan.

PROSEDUR

4. Setelah menerima file tersebut pegawai yang bersangkutan

melihat dan mengambil apa yang dibutuhkan sesuai
keperluannya dan sesudah itu menyerahkan kembali.
5. Pegawai pengelola arsip menerima kembali file tersebut dari
pegawai yang bersangkutan selanjutnya memverifikasi kembali
kelengkapan berkas yang ada di file yaitu :
I. IDENTITAS PEGAWAI.
Pegawai Baru
a) Lamaran Pekerjaan
b) SK CPNS, SK PNS, Kenaikan Pangkat
c) KARPEG, TASPEN, SK BKN (Perubahan NIP)

RSUD dr. FAUZIAH BIREUEN

Jln. Mayjen T.Hamzah
Bendahara no. 13

PENGELOLAAN ARSIP FILE PEGAWAI

PADA RSUD dr. FAUZIAH BIREUEN

NO. DOKUMEN
FZ

NO. REVISI

HALAMAN
2/2

d) SK Jabatan / SK Direksi.
e) Sk Jabatan struktural atau Fungsional
f) Daftar Riwayat Pegawai (SIMPEG)
g) Piagam Penghargaan
h) Ijazah dan Transkrip Nilai
i) Surat tugas
j) Sertifikat
k) KP4 (Tunjangan Keluarga)
l) SIK (bukti Verifikasi)
m)SPMT/SPMJ/SPMMP/SPMMJ
n) SKP
o) STR
p) PAK (Penetapan Angka Kredit).

PROSEDUR

Pegawai Pindahan
Isi map pegawai pindah sama dengan pegawai baru yaitu
Point a s/d point p, ditambah dengan point :
q) Surat permohonan pindah
r) Rekomendasi
s) SK Penempatan
II. PENGEMBANGAN PEGAWAI
a. Sertifikat Pelatihan
- BHD
6. Setelah berkas dianggap lengkap di simpan kembali sesuai
dengan nomor register file tersebut.

UNIT TERKAIT

1.
2.
3.
4.

Bidang Umum dan Kepegawaian

Bidang Penunjang Medis
Bidang keperawatan
Komite Keperawatan