Langkah-langkah perencanaan sumber daya manusia :

1. Menganalisis situasi dan Membaca Lingkungan sekitar

Tahap pertama perencanaan sumber daya manusia ditandai oleh interaksi tahap awal
antara fungsi manajemen sumber daya manusia dengan perencanaan stratejik. Rencana
stratejik organisasi harus mengadaptasi kondisi lingkungan dan fungsi manajemen
sumber daya manusia sebagai salah satu mekanisme utama yang dapat digunakan
organisasi selama proses adaptasi. Contoh, perubahan teknologi secara cepat telah
memaksa organisasi dengan segera mengidentifikasi dan mempekerjakan karyawan
dengan keahlian baru, yang sebelumnya belum pernah dibutuhkan organisasi.
2. Peramalan Permintaan Karyawan
Langkah berikutnya adalah mengestimasi jumlah dan jenis karyawan yang akan
dibutuhkan di masa mendatang. Peramalan menghasilkan estimasi atau kalkulasi lebih
lanjut mengenai kebutuhan staf organisasi. Peramalan lebih banyak melibatkan unsur
pertimbangan (human judgment). Contoh, perusahaan Unilever yang sukses di area global
ternyata dalam perencanaan bisnisnya banyak menggunakan insting.
Banyak teknik peramalan dapat digunakan oleh organisasi, diantaranya adalah empat
teknik peramalan dikemukakan oleh Ivancevich, yaitu tiga teknik dari atas ke bawah:
estimasi ahli (expert estimate), Proyeksi Tren (trend projection), modeling, dan satu
teknik dari bawah ke atas: teknik peramalan unit (unit-demand forecasting technique).
3. Analisis Pasokan Sumber Daya Manusia
Tahap ketiga perencanaan sumber daya manusia didesain untuk menjawab
pertanyaan berapa banyak dan seperti apa karyawan yang harus dimiliki organisasi pada
saat ini dalam kaitannya dengan kebutuhan akan keahlian dan pelatihan untuk masa yang
akan datang sehingga perencanaan sumber daya manusia tidak hanya sekedar
menghitung jumlah karyawan organisasi saat ini saja.
Alat utama untuk menilai pasokan karyawan saat ini adalah apa yang disebut dengan
inventori keahlian (skills inventory) atau sering juga disebut inventori manajemen
(management inventory). Kedua istilah tersebut mempunyai tujuan sama, yaitu
memperhatikan arah dari jenis keahlian, kemampuan, pengalaman, dan pelatihan
karyawan yang saat ini dimiliki. Dengan memperhatikan arah tersebut, organisasi dapat
dengan cepat menentukan apakah keahlian tertentu tersedia sewaktu-waktu dibutuhkan.
4. Mengembangkan Rencana Tindakan
Setelah sistem perencanaan sumber daya manusia dianalisis, baik dari sisi pasokan
maupun dari sisi permintaan tenaga kerja di masa mendatang, selanjutnya dilakukan
pembandingan antara peramalan pasokan dan permintaan untuk menentukan tindakan

yang harus diambil. Sebagus apa pun sistem perencanaan sumber daya manusia
dilaksanakan, dalam kenyataannya akan tetap ada perbedaan antara kedua ramalan
tersebut. Oleh karena itu, organisasi perlu memilih bagian tindakan mana yang akan
diambil untuk mengurangi perbedaan tersebut. Data dari adanya perbedaan tersebut akan
menjadi masukan yang mempermudah pengambilan keputusan mengenai pelatihan,
promosi, demosi, dan keputusan lain yang relevan dengan itu. Terdapat dua kondisi
berkaitan dengan perbedaan tersebut yang harus ditangani oleh organisasi, yaitu kondisi
kekurangan karyawan dan kondisi kelebihan karyawan.
Menurut Veithzal Rivai (2008, h 56), tujuan perencanaan SDM antara lain:
a. Untuk menentukan kualitas dan kuantias karyawan yang akan mengisi semua jabatan
dalam perusahaan.
b. Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan, sehingga setiap
pekerjaan ada yang mengerjakannya.
c. Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan
tugas.
d. Untuk mempermudah koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi (KIS) sehingga produktifitas
kerja meningkat.
e. Untuk menghindari kekurangan dan atau kelebihan karyawan.
f. Untuk

menghindari

pedoman

dalam

menetapkan

program

penarikan,

seleksi,

pengembangan, kompensasi, pengintegrasia, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian

karyawan.
g. Menjadi pedoman dalam melakukan mutasi (vertikal dan horizontal) dan pensiun
karyawan.
h. Menjadi dasar dalam melakukan penilaian karyawan.
Menurut Veithzal Rivai (2008, h 57), dalam perencanaan SDM ada empat langkah pokok
yakni:
a. Perencanaan untuk kebutuhan masa depan, beberapa orang dengan kemampuan yang
dibutuhkan perusahaan agar dipertahankan selama suatu jangka waktu yang dapat
diperkirakan di masa depan.

b. Perencanaan untuk keseimbangan masa depan, berapa bayak SDM yang ada sekarang yang
dapat diharapkan tetap tinggal dalam perusahaan? Selisih antara angka ini dengan angka yang
akan dibutuhkan oleh perusahaan membawa langkah berikutnya.
c. Perencanaan untuk pengadaan dan seleksi atau pemberhentian sementara, bagaimana
perusahaan dapat mencapai jumlah SDM yang akan diperlukan.
d. Perencanaan untuk pengembangan, bagaiman seharusnya pelatihan dan penyesuaian SDM
dalam perusahaan diatur sehingga perusahaan akan terjamin dalam hal pengisian yang
kontinu tenaga-tenaga yang berpengalaman dan berkualitas. Untuk menyelesaikan langkahlangkah ini, manajer program perencanaan SDM harus dapat mempertimbangkan berbagai
hal. Faktor utama adalah rencana strategis organisasi.
Pelaksanaan Perancanaan SDM
Menurut Veithzal Rivai (2008, h 64), beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam
pelaksanaan perencanaan SDM yaitu:
a. Munculnya perencanaan SDM menunjukan semakin meluasnya misi dan fungsi SDM.
b. Peran-peran staf baru yang punya waktu yang mulai ada pada perusahaan adalah untuk
menyediakan dukungan, petunjuk bagi praktik manajerial dalam perencanaan SDM.
c. Profesional manajemen SDM mengisi berbagai peran tertanggung pada tugas dan prioritas
organisasi. Tujuan kategori dasar aktivitas yang menghadirkan peran utama merupakan hal
yang bisa dalam pengkajian manajemen SDM.
d. Aktivitas yang di Checlist dalam kegiatan manajemen SDM menunjukan peran tertentu
yang harus diajukan.
e. Keterampilan dan peran konsultasi adalah sangat penting dalam mempengaruhi
pelaksanaan perubahan dalam manajemen SDM.
Teknik-teknik Perencanaan SDM
Menurut Veithzal Rivai (2008, h76), teknik-teknik perencanaan SDM hanya didasarkan atas
pengalaman, imajinasi dan perkitaan-perkiraan perencananaanya saja. Perencanaan SDM
semacam ini resikonya cukup besar, misalnya kuantitas dan kualitas SDM tidak sesuai
dengan kebutuhan perusahaan. Akibatnya akan timbul mismanajemen dan pemborosan yang
akhirnya akan merugikan perusahaan.

Sedangkan teknik ilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM dilakukan berdasarkan atas hasil
analisis dan data, informasi dan peramalan-peramalan (forecasting) dan perencanaan yang
baik. Perencanaan SDM semacam ini resikonya relatif kecil karena segala sesuatunya telah
diperhitungkan terlebih dahulu. Pada teknik ini, data dan informasinya harus akurat, serta
analisis yang baik dan benar.
Sistem Perencanaan SDM
Menurut Veithzal Rivai (2008, h 76), perencanaan baru dapat dilakukan dengan baik dan
benar jika informasi tentang job analysis, organisasi, dan situasi persedian SDM. Sistem
perencanaan SDM pada dasarnya meliputi prakiraan (estimasi) pemintaan/ kebutuhan dan
penawaran/ penyediaan SDM. Estimasi permintaan SDM dapat dibagi dengan dua cara,
yakni:
a. Estimasi suplai internal
Hal ini dilakukan untuk menghitung karyawan yang ada, tapi juga mengaudit untuk
mengevaluasi kemampuan-kemampuan mereka.
b. Estimasi suplai external
Tidak setiap lowongan yang dipenuhi terdapat langsung persediaan SDM. Kebutuhan SDM
yang harus dipenuhi dari sumber suplai eksternal dapat diperoleh dengan menganalisis pasar
tenaga kerja (labor market). Selain perlu perbaikan trend kondisi kependudukan (demografi)
dan sikap masyarakat terhadap perusahaan/lembaga lainnya.