1

Pedoman Kesekretariatan

DESKRIPSI KERJA

2
Pedoman Kesekretariatan

DESKRIPSI KERJA
Di bawah ini merupakan deskripsi kerja Biro Kesekretariatan:
I.

Administrasi
1. Menginventaris dan mendokumentasi surat-surat.
2. Membuat surat-surat keluar.
Catatan : Untuk surat keluar dibuatan oleh departemen masing-masing
3. Mendokumentasikan arsip dari dalam dan luar KAMMI Mendokumentasikan arsip
keorganisasian, di antaranya: Susunan pengurus, Struktur, Biodata, AD/ART, dan arsip penting
lainnya.
4. Mendokumentasikan laporan setiap keputusan aksi atau kegiatan KAMMI dari Sekretaris
Bidang/ Departemen/Biro /LSO.

II. Kerumahtanggaan (Bagi yang punya Sekretariat)

1. Bertanggung jawab masalah piket kesekretariatan
2. Mengatur jadwal pemakaian ruangan
3. Membantu memfasilitasi setiap rapat
4. Mengatur jadwal acara/konfirmasi Ketua Umum dan SJ
5. Mendaftar tamu
6. Mengumpulkan dan mensosialisasikan informasi atau perkembangan terbaru KAMMI yang
mendesak, khususnya informasi kesekretariatan.

III. Perlengkapan (Bagi yang punya Sekretariat)

1. Membeli barang-barang kebutuhan kesekretariatan
2. Menginventaris barang-barang milik kesekretariatan
3. Memantau kelengkapan dan keberadaan barang-barang tersebut
4. Memantau kebutuhan kesekretariatan

Nb: Bagi yang belum punya Sekretariat, inventarisasi barang-barang, disesuaikan dengan kondisi
KAMMWIL/KAMMDA/Komisariat tersebut.

3
Pedoman Kesekretariatan

PENJABARAN
DESKRIPSI KERJA

4
Pedoman Kesekretariatan

PENJABARAN DESKRIPSI KERJA

Berdasarkan deskripsi kerja kesekretariatan dan struktur organisasi

KAMMI, maka Biro

Kesekretariatan mempunyai tanggung jawab dalam administrasi, kerumahtanggaan dan merupakan

pusat informasi intern KAMMI;

sebagai

kerja dari perpanjangan Ketua Umum dan Sekretaris

Jenderal/Sekretaris Umum.
Deskripsi kerja kesekretariatan bersifat rutin dan tidak rutin. Kerja-kerja bersifat rutin
dilaksanakan setiap hari, yaitu: piket sekretariat yang dilakukan oleh seluruh pengurus. Adapun
perinciannya sebagai berikut:

A. Bertelepon
Komunikasi dalam suatu organisasi dapat dilakukan dengan bermacam cara. Salah satunya
adalah dengan bertelepon. Dalam hal ini Biro Kesekretariatan melakukan tugasnya sebagai filter
atas setiap telepon yang masuk untuk Ketua dan segera menyampaikannya.. Jika Ketua
berhalangan, maka diganti oleh Sekretaris Jenderal/Sekretaris Umum. Begitu juga apabila
Ketua/Sekretaris Jenderal menyampaikan informasi yang bersifat internal, maka Biro
Kesekretariatan menindaklanjuti dengan menyampaikan informasi tersebut ke seluruh Bidang,
Departemen, dan Biro. Terutama ketuanya, sehingga seluruh komponen yang terlibat dalam
organisasi dapat dengan cepat menindaklanjuti atau melakukan tindakan antisipatif.

Dengan

demikian, telepon menjadi sarana mutlak guna mendukung efektivitas dan efisiensi kerja.
Adapun langkah langkah dalam menerima telepon antara lain :
1. Memberi salam pada penelepon kemudian menyebutkan indentitas organisasi kita
2. Menyiapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal penting apabila berkaitan
dengan Ketua dan bila mendesak dengan cepat di informasikan kepada Ketua. Bila Ketua sulit
untuk dihubungi maka diinformasikan ke Sekretaris Jenderal/Sekretaris Umum. Di bawah ini
bentuk formulir penerimaan telepon yang disiapkan oleh Biro Kesekretariatan:
FORMULIR PENERIMAAN TELEPON
Dari
Untuk
Nomor telepon
Alamat
Diterima
Hari/Tanggal
Pukul
Sifat pesanan
Isi Berita

:
:
:
:
:
:
:
:
:

.
.

Penerima telepon

5
Pedoman Kesekretariatan

B. Menerima Tamu
Dalam kehidupan organisasi, keberadaan dan kehadiran tamu tidak bisa dihindari, karena
kehadiran tamu membawa berbagai kepentingan, baik secara pribadi maupun lembaga/institusi.
Maka fungsi Biro Kesekretariatan

adalah sebagai filter bagi setiap tamu yang berkunjung.

Sebaiknya menanyakan terlebih dahulu maksud dan tujuannya atau sebaiknya langsung dapat
meminta tamu untuk menuliskan indentitas dan maksud kedatangan dalam formulir penerimaan
tamu yang bertujuan sebagai arsip.
Tamu adalah selain dari pengurus KAMMI. Biro Kesekretariatan menyediakan ruang tamu
dimana bila tamu adalah seorang tokoh atau dari kalangan media maka penerimaan cukup diruang
tamu. Sedangkan untuk kategori tamu KAMMI (di luar kepengurusan) maka tetap mengunakan
adab menerima tamu, yaitu:
1. Menerima tamu dan mempersilakan masuk.
2. Meminta Tamu untuk mengisi daftar isian tamu
3. Tidak mempersilakan tamu untuk masuk ke ruang kesekretariatan yang lain, selain ruang tamu
4. Tidak memperkenankan tamu mempergunakan fasilitas kesekretariatan KAMMI. untuk
memenuhi kebutuhannya terutama telepon dan komputer
5. Bila urusan/keperluan yang tamu inginkan memerlukan pengunduran waktu, mintalah tamu
untuk menunggu atau membuat janji lagi.
6. Bersikap rendah hati dan sopan
Terkecuali tamu KAMMI yang menginap, harus menginformasikan ke Biro Kesekretariatan guna
menjaga bila ada yang berkepentingan dengan tamu terserbut

Biro Kesekretariatan dapat

memberikan informasi. Di bawah ini bentuk formulir penerimaan tamu :

FORMULIR TAMU
No

: .

Hari/tanggal

: .

Masuk pukul

: .

Nama

: .

Alamat rumah

: .

Telepon

: .

Instansi/Perusahaan

: .

Telepon

: .

Pekerjaan

: .

Maksud kedatangan

: .
Tanda tangan

6
Pedoman Kesekretariatan

C. Mengelola Kas Kecil

Pengelolaan kas kecil keuangan dilakukan oleh Biro Kesekretariatan atas pengeluaran
pengeluaran tunai yang bersifat relatif kecil. Hal ini dilakukan untuk mendukung tugas
pelaksanaan yang ada. Maksud diadakannya kas kecil adalah agar kesekretariatan tidak perlu
meminta dana ke bagian keuangan. Dengan cara ini kesekretariatan dapat menghemat waktu dan
langsung dapat mengambil uang yang dibutuhkan setiap waktu. Jumlah uang pada kas kecil relatif
tidak banyak.
Dalam mengelola kas kecil ini mengunakan metode imprest yaitu langkah-langkahnya
sebagai berikut :
a. Pembentukan dana kas kecil, Biro Kesekretariatan diserahi sejumlah uang tunai untuk
pembayaran pengeluaran yang diprediksikan dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan dalam
jangka waktu tertentu

(misalnya satu minggu atau satu bulan). Oleh karena itu Biro

Kesekretariatan harus segera membuat proposal operasional untuk jangka waktu tertentu.
b. Setelah jangka waktu tertentu atau dana kecil hampir habis, maka Biro kesekretariatan
melakukan pembentukan dana kas kecil

kembali, yakni dengan cara menyerahkan arsip

pengeluaran bulan sebelumnya ke Bendahara, mengisi ulang sejumlah uang tunai sebesar
pengeluaran yang tercantum dalam pembukuan dan bukti pengeluaran.

Kas Biro Kesekretariatan

KREDIT

DEBET
Rupiah

Bln/Tgl

Perkiraan

No

Jumlah

Pos Surat

Vou
100.000

94.500

Snack

Kantor

Mei 2

20.000
Saldo

Supplies

25.000

Foto

Lain-lain

Copy
15.000

5.500

U/ impres

D. Mengelola Perlengkapan Kantor

Pekerjaan ini dilakukan sehubungan dengan tugas Biro Kesekretariatan yang berkaitan
dengan penyedian perlengkapan yang ada dan dioperasikan dalam suatu organisasi. Berbagai
macam perlengakapan kantor dapat diklasifikasikan sbb :
1. Perlengkapan kantor berbentuk lembaran
yaitu kertas polos HVS ukuran kuarto atau folio, kertas folio bergaris, kertas berkop, kertas
transparan, amplop, map-map, bisa berbentuk map-biasa, map dengan tali, atau map jepitan.
2. Perlengkapan kantor berbentuk buku

7
Pedoman Kesekretariatan

yaitu buku agenda ketua, buku surat masuk-surat keluar, buku contact person (media massa,
KAMMDA, tokoh-tokoh, Ormas /instansi lain), Buku telepon, buku tamu, buku piket, buku
laporan kegiatan per bulan maupun laporan keuangan, buku pedoman organisasi yang berisi
sejarah organisasi, tata kerja organisasi, struktur organisasi,dll.
3. Perlengkapan kantor berbentuk non-lembaran
Yaitu: kalender, kotak tempat surat baik surat masuk maupun surat keluar (loker), tempat
pensil, tinta/pita, mesin tik, ATK, perforator, stapler, cutter, gunting, tancapan surat, gabus,
stempel, dsb..
4. Perlengkapan kantor berupa perabot kantor dan mesin kantor
yaitu meja kerja, filling cabinet, (untuk menyimpan arsip), komputer atau mesin tik, sb.

Bentuk buku inventaris perlengkapan KAMMI PUSAT

No

No. Inv.

1.

01/PK/ XI/09

Nama Barang
Telepon

Jmlh

Spesifikasi

Keterangan

E. Mengelola Arsip
Mengelola warkat merupakan tugas rutin Biro Kesekretariatan, karena Biro Kesekretariatan
mempunyai tanggung jawab penuh terhadap pengelolaan warkat. Salah satu bentuk pengelolaan
warkat adalah penyimpanan. Warkat harus disimpan dengan benar, sehingga apabila suatu saat
organisasi membutuhkan sebagai sumber informasi, warkat tersebut dapat ditemukan kembali
dengan tepat dan cepat sesuai dengan kebutuhan. Kumpulan warkat yang disimpan secara
sistematis inilah yang disebut arsip.
Arsip dibutuhkan oleh setiap pengurus dalam suatu organisasi, termasuk Ketua. Ketua
sangat membutuhkan arsip untuk kepentingan manajemen organisasi, termasuk di dalamnya
untuk bahan pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan. Sebagai contoh dalam hal
perencanaan, Ketua memerlukan beberapa informasi kegiatan dan hasil kerja pada masa lampau.
Sedangkan dalam pengawasan, arsip digunakan untuk mengadakan evaluasi terhadap pelaksanaan
manajemen beserta hasilnya. Dengan demikian arsip memberikan konstribusi yang besar bagi
efektivitas dan efisiensi kerja Ketua, Bidang, Departemen, dan Biro KAMMI, serta organisasi
secara keseluruhan.
Salah satu wujud arsip adalah surat. Berdasarkan asalnya, surat dibagi menjadi dua, yaitu:

8
Pedoman Kesekretariatan

1. Surat Masuk
Sebelum surat masuk disimpan, Biro Kesekretariatan mencatat pada buku agenda surat
masuk, kemudian menyimpannya ke dalam filling cabinet surat masuk. Di akhir
kepengurusan, seluruh catatan surat masuk, direkap ke dalam file pengarsipan di komputer.
Bentuk Buku surat masuk :
No

01

Tanggal

Tanggal

Nomor

Masuk

Surat

Surat

23Juli

25

2001

01

juni 01/pb/KU/
V/2001

Dari

Perihal/berita

Ditujukan

Keterangan

kepada

HMI

Undangan

PP

Ketua

Seminar

KAMMI

umum

ALAMAT SURAT MASUK

No

Lembaga/Organisasi

1.

PB HMI

Alamat

Telp/Fax

e-mail

Cp

2. Surat Keluar
Surat keluar bisa dibuat berbagai macam cara antara lain :
a. Berdasarkan dikte dari Ketua
b. Ketua membuat dan menulis sendiri konsep surat.
Biro Kesekretariatan menambahkan bagian surat yang belum dicantumkan seperti nomor
surat, tanggal, dan lain-lain
c. Pokok surat ditentukan oleh Ketua

dan Sekretaris yang membuat konsep surat,

kemudian Ketua mengoreksi hasil konsep surat tersebut.

Sebelum surat keluar dibuat, perlu diketahui terlebih dahulu jenis surat tersebut, apakah
berbentuk undangan, mandat, surat tugas atau jenis lainnya,

karena setiap jenis surat

berbeda pula dalam penomorannya. (lihat di bagian sistem pembakuan nomor surat).
Contohnya: SK nomor 001 maka dalam pembuatan surat mandat juga mengunakan
nomor 001. Demikian pula dalam pembuatan surat kepanitian bersama, maka mengunakan
nomor yang berbeda pula, sesuai dengan urutannya. Dengan demikian penomoran jenis surat
disesuaikan dengan urutan masing-masing surat. Setelah surat keluar dibuat, maka Biro

9
Pedoman Kesekretariatan

Kesekretariatan mencatat pada buku surat keluar, berdasarkan jenis surat. Bentuk Buku
Surat keluar atau bentuk buku surat tembusan di bawah ini:
No

Tanggal

Nomor Surat

Perihal/berita

keluar

Ditujukan

kpd

Dari Siapa

Keterangan

PP KAMMI

Ketum

siapa

11

001/PH/KU-

Permohonan

Instansi

Nop

e/KAMMI/

Audiensi

Pemerintahan

2009

X/009

Setelah membuat surat dan mengirimkannya, maka arsip dari surat tersebut harus
disimpan, begitu juga dengan surat tembusan dari Bidang, Departemen, Biro; maka fotocopy
atau arsip asli surat tembusan tersebut harus diserahkan ke Biro Kesekretariatan. Karena bila
sewaktu-waktu dibutuhkan dapat dibaca kembali.
Catatan:
Untuk alamat surat masuk dari KAMMI dan Ormas lain harus dibedakan dan disusun
berdasarkan abjad
Biro Kesekretariatan membuat buku catatan informasi seputar kegiatan yang dilaksanakan
tiap Bidang, Depatemen, dan Biro KAMMI.
Sekarang ini, banyak organisasi mencatat surat dengan sistem komputer. Biro Kestari
tinggal mengisi kolom yang sudah diprogram tentang pencatatan surat masuk-surat keluar.
Untuk surat, baik surat masuk, surat keluar maupun surat tembusan yang sudah dicatat,
kemudian dimasukkan pada prosedur penyimpanan atau pengarsipan surat atau dokumen
berdasarkan susunannya. Adapun tahapan-tahapannya yaitu :
1. Surat Masuk Memeriksa apakah surat sudah ditanggapi oleh ketua, bila berupa surat masuk,
maka setelah ditanggapi dan sudah dicatat dalam buku agenda akan dipajang
kembali di papan informasi

selama

seminggu dari waktu pelaksanaan

agenda, surat dan data surat masuk sudah dicatat dalam komputer maka boleh
dibuang. Sedangkan untuk surat keluar langsung menuju tahap selanjutnya;
2. Surat Keluar Menentukan indeks yaitu dengan memasukan arsip surat keluar tersebut dalam
suatu map khusus untuk surat keluar begitu juga dengan surat masuk maupun
surat tembusan dan dokumen-dokumen lainnya, dengan menentukan indeks
atau dengan angka dan pokok masalah dari sebuah surat;

10
Pedoman Kesekretariatan

3. Membuat lembar kartu. Lembar ini disiapkan untuk penyimpanan dengan metode pokok yang
digunakan oleh KAMMI yaitu dengan angka;

Bentuknya :
No

Bentuk laporan (periode.)

1.

Pernyataan Sikap

2.

Surat keluar

3.

Surat masuk

Notulensi

4. Menyortir surat, yaitu dengan mengelompokan warkat sesuai dengan cara yang digunakan
untuk menyimpan surat. Langkah ini diadakan bila jumlah warkat yang akan disimpan terlalu
banyak, misalnya metode penyimpanan pokok soal berarti warkat di kelompokan menurut
kelompok subjek atau masalah dalam surat., yaitu masalah keuangan dikelompokan menjadi
satu;
5. Tahap penyimpanan surat sesuai dengan cara yang digunakan untuk menyimpan surat.
Suatu saat Ketua membutuhkan dokumen yang telah disimpan untuk melihat kembali dan
memanfaatkan informasi pada arsip tersebut, maka ketika Ketua menyebut pokok permasalahan
dalam surat atau nomor, Biro Kesekretariatan dapat langsung mengetahui jenis arsip dan langsung
mencari arsip tersebut di filling cabinet atau tempat penyimpanan surat. Dengan cara mencari
melalui kartu indeks atau kartu petunjuk yang ada di daftar nama yang tertera di depan filling
cabinet.
Untuk memberikan pelayanan permintaan suatu arsip, Biro Kesekretariatan KAMMI
menyediakan beberapa bentuk perlengkapan berikut ini:
1. Kartu pinjam arsip. Kartu pinjam arsip merupakan kartu yang dibuat untuk mencatat arsip yang
dipinjam baik oleh Ketua, Bidang, atau Biro;
2. Kartu ini dibuat rangkap tiga untuk setiap arsip yang dipinjam. Satu untuk pinjam, satu kartu
diletakkan pada kotak peminjaman berdasarkan tanggal pengembalian dan satu kartu lagi
diletakan pada arsip yang dipinjam pada folder yang bersangkutan sebagai ganti arsip;
Bentuk kartu pinjam
KARTU PINJAM ARSIP
Biro Kesekretariatan KAMMI PUSAT
Nama

Tanggal

Tanggal

peminjam

pinjam

Kembali

Perihal

Tanda Tangan Tanda

Peminjam

tangan

pengembaliaan

11
Pedoman Kesekretariatan

3. Bila pimpinan atau Bidang/Departemen/Biro ingin meminjam berkas arsip dalam satu folder,
maka Biro Kesekretariatan dapat membuat folder penganti (out folder) dengan warna yang
berbeda dengan folder tempat penyimpanan arsip. Pada folder tersebut ditempeli kartu tersebut
dan pada folder ditulis KELUAR
Bentuknya :
KARTU OUT FOLDER
Biro kesekretariatan KAMMI PUSAT

Nama

Tanggal

Tanggal

Peminjam

pinjam

Kembali

4. Tidak

menutup

kemungkinan

Perihal

arsip

yang

Tanda tangan

Tanda tangan

Peminjam

pengembalian

sudah

dipinjam,

dibutuhkan

oleh

Bidang/Departemen/Biro lain dalam suatu organisasi. Dengan demikian, Biro Kesekretariatan

dapat membuat kartu On Call yang memuat keterangan nama atau bagian yang meminjam arsip
pertama, tanggal kembali dari peminjam pertama, perihal, nama peminjam kedua, tanggal yang
diminta, atau tanggal peminjam kedua, kartu diletakkan pada folder tempat arsip dipinjam. Bila
arsip sudah dikembalikan oleh yang pertama maka sekretaris dapat menginformasikan kepada
peminjam kedua bahwa arsip sudah dapat dipinjam kembali.
Bentuk Kartu On Call
KARTU ON CALL
Biro Kesekretariatan KAMMI PUSAT

Peminjam
Kesatu

Tanggal
kembali

Perihal

Peminjam
kedua

Tanggal
Peminjaman

Peminjaman arsip-arsip yang dilakukan oleh Bidang/Depatemen/Biro hanya untuk di-fotocopy.

Setelah di-fotocopy, segera dikembalikan kepada Biro Kesekretariatan.

12
Pedoman Kesekretariatan

F. MENGELOLA RAPAT
Rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri beberapa orang untuk membahas dan
mencari solusi permasalahan tertentu.
Salah satu tugas Biro Kesekretariatan adalah menfasilitasi penyelengaraan rapat yang telah
dijadwalkan, yang merupakan intruksi dari Ketua atau Sekretaris Jenderal/Sekretaris Umum.
Adapun tugasnya antara lain :
1. Menghubungi pihak-pihak yang akan dilibatkan dalam Rapat Pimpinan (Rapim)/BPH. Biro
Kesekretariatan tidak berhak menentukan siapa yang di undang dalam rapat. Namun demikian,
Kestari dapat mengingatkan dan mengusulkan beberapa pihak sepanjang dipandang masih
relevan dan mendukung dalam pemecahan masalah.
2. Setelah daftar peserta disusun, baru dibuat undangan atau diinformasikan via telepon/sms yang
berisi : hari/tanggal, waktu, tempat, acara rapat, serta agenda rapat. Hal ini dilakukan guna
memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mempersiapkan ide-idenya, terutama yang
berkaitan dengan pemecahan masalah atau pengambilan keputusan; dan sebaiknya informasi ini
disampaikan 3-4 hari sebelum rapat.
3. Memfasilitasi perlengkapan yang diperlukan dalam setiap rapat seperti; ruangan, white board,
kertas notulensi, pulpen, penghapus, spidol, dll.
4. Membuat notulensi rapat

dan notulensi dapat disajikan dengan baik maka dalam

pembuatannya :
a. Notulensi hendaknya jelas dan lengkap, sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan
penafsiran yang berbeda-beda karena keterangan yang kurang tepat.
b. Notulensi dibuat bukan berdasar hasil pemikiran notulis.
c. Bila ada usulan dan tanggapan terhadap suatu masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya
agar tidak membingungkan.
d. Dalam penyusunan notulensi dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi
dengan materi yang menyangkut pertimbangan-pertimbangan khusus, dilihat dari sisi positif
dan negatif, serta materi yang berupa keputusan.
e. Mengunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaran sehingga mudah
dipahami
f. Notulensi yang dibuat saat rapat berlangsung merupakan notulensi awal. Dengan demikian,
notulensi tersebut perlu disempurnakan walaupun tidak mengubah isi materi semula,
kemudian diketik rapi dan diminta persetujuan pada pimpinan untuk menjadi notulensi
akhir.
Format Notulensi terlampir.

13
Pedoman Kesekretariatan

G. Mengatur Jadwal Ketua Umum

Biro Kesekretariatan juga bertugas menyusun jadwal kegiatan Ketua antara lain :
1. Mengatur agenda acara berdasarkan surat masuk yang ditujukan kepada Ketua, untuk itu perlu
dituliskan dalam buku agenda khusus Ketua dan melakukan konnfirmasi langsung ke Ketua
dan bila Ketua tidak dapat menghadiri acara tersebut maka Kestari dapat menanyakan
langsung, siapa yang akan mewakili dalam acara tersebut. Begitu juga dengan memimpin rapat
dan penadatanganan surat-surat, membaca surat masuk dipandang urgen segera disampaikan
kepada Ketua, agar Ketua dapat memikirkan dan menentukan tindakan sebagai bahan
tanggapan terhadap isi surat.
2. Bila ada kegiatan atau acara yang harus segera dilakukan atau mendesak pada saat itu
berdasarkan surat masuk atau informasi via telepon maka segera diinformasikan kepada Ketua .

H. Membuat laporan
Laporan memiliki berbagai macam kegunaan dan masing masing kegunaan tersebut saling
berkaitan. Biro Kesekretariatan membuat laporan kinerja Bidang/Departmen/Biro per bulan,
berdasarkan kumpulan laporan-laporan dari Ketua Umum, Bidang, Departemen, atau Biro di
KAMMI; berupa kegiatan yang dilakukan.
Format Laporan Pertanggungjawaban (Pengurus):

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

BIRO KESEKRETARIATAN KAMMI PUSAT
PERIODE 2009-2010
KATA PEMBUKA

I. PENDAHULUAN
II. VISI MISI
III. DESKRIPSI KERJA
IV. PROGRAM KERJA
No.

IV.
No.

Jenis
Kegiatan

Target

Sasaran

Waktu

Anggaran
Biaya

Terlaksana

Tdk
Terlaksana

DINAMIKA PERSONIL
Nama

Aktif

Non-Aktif

Kendala

Dapat ditambahkan penjelan-penjelasan atau deskripsi per individu

Kendala

14
Pedoman Kesekretariatan

V.
VI.

PROYEKSI DAN REKOMENDASI

LAPORAN KEUANGAN
Tgl/bln/thn

VII.

Pemasukan

Pengeluaran

Jenis Barang

Harga

PENUTUP

Format Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan:

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN

DAURAH MARHALAH III
KAMMI PUSAT
I.

PENDAHULUAN

II.

NAMA DAN TEMA KEGIATAN

III.

WAKTU PELAKSANAAN

IV.

PRA-PELAKSANAAN

V.

PELAKSANAAN

VI.

FAKTOR PENDUKUNG DAN PENGHAMBAT

VII.

LAPORAN KEPANITIAAN (Terlampir)

VIII.

LAPORAN TIAP SEKSI (Terlampir)

IX.

LAPORAN DANA (Terlampir)

X.

REKOMENDASI

XI.

LAMPIRAN-LAMPIRAN

XII.

PENUTUP

Catatan: Lembar Pengesahan diletakkan sebelum pendahuluan

15
Pedoman Kesekretariatan

MEKANISME
PENGARSIPAN

16
Pedoman Kesekretariatan

MEKANISME PENGARSIPAN
Untuk merapikan surat masuk dari lembaga, organisasi dan instansi pemerintah dibutuhkan
mekanisme alur pengarsipan yang teratur. Adapun prosedur pengarsipan surat masuk dilakukan oleh
Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia (KAMMI) adalah

Petunjuk Teknis Mekanisme Administrasi Biro Kestari

A. Surat masuk

Surat

Pencatatan

Sosialisasi

1 Letakkan (ditempel)
Via pos atau 1. Mencatat di buku rekap
surat
masuk
dalam SURAT
fax
2. Memasukkannya/mencatat
MASUK
kedalam agenda kegiatan
(stereoform)
Keua Umum/ Sekjen
2 Informasikan
3. Tandai
langsung (by phone)

Pengarsipan

Filling; dalam binding

file(maksimal 1 hari setelah
orang bersangkutan
mengetahui)

3 Konfirmasi

- Form Surat Masuk:

No, tanggal terima, tanggal surat, dari, tertuju, perihal, lampiran, dan keterangan.
- Agenda kegiatan, buku atau sheet dan papan info kegiatan.

B.

Database
Database yang dibuat oleh Departemen/Biro harus ditembuskan ke Kestari.
Data kader se-Komsat via Kaderisasi.
Data Komsat-komsat, media dan tokoh via Humas.
Lembaga dan CP tokoh via Kebijakan Publik dan Ekonomi

17
Pedoman Kesekretariatan

C. Surat Keluar
Kestari hanya membuat surat keluar yang diminta oleh Ketum dan Sekretaris. Sedangkan
yang diminta oleh Bidang/Departemen/Biro dibuat oleh Sekretaris masing-masing.

KESTARI

Sekretaris Dept/Biro

Master surat

- Rekap surat dan lampirannya

Sosialisasi pola baku surat

- filling dijadikan satu untuk seluruh

Bidang/Departemen/Biro dan divsi (terpusat via Kestari,
tidak ditembuskan)

Kebijakan Bidang/Dep. / Biro

Semua kebijakan Bidang/Dep/Biro (standard operating procedure, juklak dan juknis) harus
ditembuskan ke Kestari.
Sekretaris Bidang/Dep. /Biro/ memiliki fungsi administrasi internal.

18
Pedoman Kesekretariatan

SURAT

19
Pedoman Kesekretariatan

SURAT
Organisasi

Instansi

Resmi

Dinas

Lembaga
Surat

Tidak Resmi

Pribadi

A. Definisi Surat
Secara umum Sarana komunikasi berupa karangan untuk merumuskan secara tertulis tentang
pernyataan, pertanyaan, pemikiran, pertimbangan, permintaan dan atau hal-hal
lain yang disampaikan kepada pihak yang dituju.
Surat dinas Surat yang berisi informasi mengenai kepentingan tugas dan kegiatan dinas
instansi yang bersangkutan.

B. Fungsi Surat
1. Alat untuk menyampaikan pernyataan, pemberitahuan, permintaan atau permohonan, dan buah
pikiran atau gagasan.
2. Bukti tertulis.
3. Alat untuk mengingat Arsip.
4. Bukti historis Mandat, SK, Rekomendasi, dsb.
5. Pedoman kerja Sk dan SP.

C. Rambu-rambu Pembuatan Surat

Hindari pemakaian kata yang kurang tepat.
Gunakan diksi/kalimat yang singkat dan jelas, tanpa menghilangkan dan menyalahi pola
kalimat.
Harus ada koherensi.
Gunakan pungtuasi (ejaan dan tanda baca) sesuai dengan EYD.

20
Pedoman Kesekretariatan

SURAT DINAS

21
Pedoman Kesekretariatan

SURAT DINAS
A. Pengertian Surat Dinas
Surat dinas atau surat resmi adalah surat yang berisi informasi mengenai kepentingan tugas
dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan.

B. Fungsi Surat Dinas

Fungsi Surat dinas adalah sebagai berikut:
1. Bukti tertulis hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian.
2. Alat pengingat, karena dapat diarsipkan dan dapat dilihat kembali jika diperlukan.
3. Bukti sejarah.
4. Pedoman kerja, seperti: surat keputusan atau surat mandat.
5. Duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. Karena itu, isi surat adalah
gambaran mentalitas pengirimnya.

C. Syarat-syarat Surat Dinas yang Baik

Surat dinas yang baik menggunakan format surat yang menarik (tidak terlalu panjang) dan
mamakai bahasa yang jelas, padat, sopan, dan hormat.

D. Format Surat Dinas

Berikut adalah beberapa format surat dinas yang digunakan di Indonesia:
1.

Format lurus penuh

2.

Format lurus

3.

Format setengah lurus a

4.

Format setengah lurus b

5.

Format takuk atau format bergerigi

6.

Format paragraf menggantung

Format surat resmi di Indonesia versi lama adalah Format setengah lurus a, sedangkan

format surat resmi versi baru adalah Format setengah lurus b.

Pada dasarnya, tidak ada format yang dibakukan, akan tetapi hendaknya kita, ormas
KAMMI, menggunakan format surat yang dianjurkan oleh Pusat Pembinaan dan Pengembangan
Bahasa agar lebih efisien dan menarik.

22
Pedoman Kesekretariatan

Berdasarkan pertimbangan tersebut, maka KAMMI menggunakan format surat

resmi versi baru sesuai rekomendasi Pusat Pembinaan dan Pengembangan
Bahasa, yaitu: Format setengah lurus b.

Contoh: Format setengah lurus b

Kepala Surat
Nomor

Lampiran

Hal

Tanggal

Yth.

Salam Pembuka,
..

....
.....
...
..
..

Salam Penutup,
Tanda tangan

Nama Jelas
Nama Jabatan

Tembusan

Inisial

23
Pedoman Kesekretariatan

E. Bagian-bagian Surat Dinas

1. Kepala Surat
Dalam kepala surat yang lengkap, tercantum (biasanya sudah tercetak):
1. nama instansi atau badan,
2. alamat lengkap,
3. nomor telepon,
4. nomor kotak pos,
5. alamat kawat,
6. lambang instansi atau logo.
Selain itu, dapat pula dicantumkan:
1. alamat kantor cabang,
2. nama bank.
Kepala surat berguna untuk memberikan informasi kepada penerima surat tentang nama,
alamat, serta keterangan lain yang berkaitan dengan instansi atau badan pengirim surat.
Cara-cara pencetakan surat adalah sebagai berikut:
1.

Nama instansi atau badan yang bersangkutan dicetak dengan huruf kapital semua pada
bagian atas kertas dengan sistem simetris atau sistem lurus.

2.

Lambang atau logo dicantumkan di sebelah kiri.

3.

Nama instansi atau badan dicetak pada baris pertama, kemudian pada baris berikutnya
dapat dicetak unit instansi yang lebih kecil.

4.

Alamat organisasi ditulis lengkap, termasuk nomor telepon, faksimile, dan kode pos.

5.

Alamat ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata tugas atau dengan
huruf kapital semua, tetapi ukurannya lebih kecil daripada huruf-huruf untuk nama
organisasi.

6.

Unsur-unsur alamat dipisahkan dengan tanda koma, bukan dengan tanda hubung.

7.

Kata jalan, ditulis lengkap: Jalan, bukan jln. atau jl.

8.

Kata telepon, ditulis: Telepon, bukan Tilpon dan bukan pula singkatan Telp.

9. Nomor telepon tidak perlu diberi titik, karena bukan merupakan suatu jumlah.
10. Tuliskan Kotak Pos (jika organisasi tersebut memilikinya), bukan PO BOX.

Berdasarkan pertimbangan di atas, maka KAMMI menggunakan kepala surat

dengan sistem simetris

24
Pedoman Kesekretariatan

Contoh kepala surat:

Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia

Action Group of Indonesian Moslem Students)
PIMPINAN PUSAT KAMMI

(The

Jalan. Gugus Depan No. 2 Rt. 03 Rw. 02, Kel. Palmeriam, Kec. Matraman, Jakarta Timur
Telepon., E-mail: 081220881977 / 021-94404029, pp.kammi@gmail.com / http://www.kammi.or.id

Catatan:
Berdasarkan pertimbangan,, maka untuk font kop surat sebagai berikut :
Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia fontTahoma, font size 18 (Bold), dan untuk
font Time New Roman( KAMMI ) Komisariat 22 (Bold)
Khusus penulisan nama dan alamat komisariat, gunakan ukuran font yang lebih kecil
daripada font diatasnya

2. Tanggal Surat
Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat, kapan surat itu
ditulis. Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota, karena nama kota tersebut
telah tercantum pada kepala surat.

5 September 2007

3. Nomor Surat
Nomor

inancia surat berguna untuk memudahkan mengatur penyimpaan surat,

memudahkan mencari surat itu kembali jika diperlukan, dan mengetahui setiap waktu
banyaknya surat yang keluar.

Contoh:

Nomor: 001/PH/KU-i/KAMMI/XI/2009
No.

: 001/PH/KU-i/KAMMI/XI/2009

25
Pedoman Kesekretariatan

4. Lampiran
Penulisan lampiran setelah sifat surat berguna agar penerima surat dapat meneliti dan
melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan. Yang dilampirkan tersebut dapat berupa
buku, fotocopy, surat keterangan yang diperlukan, brosur, kwitansi, dan sebagainya.
Contoh:
Lampiran: lima berkas
Lamp. : lima berkas
5. Hal Surat
Penulisan Hal setelah lampiran berguna agar pembaca dengan cepat mengetahui hal
yang dibicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca isi surat selengkapnya.
Contoh:

Hal: Undangan
Hal: Permohonan Kerjasama
6. Alamat (Dalam) Surat
Alamat (bagian dalam) surat digunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang harus
menerima surat. Alamat yang dituju ini, sebenarnya tercantum pula dalam sampul surat. Atau,
alamat dalam sekaligus berfungsi sebagai alamat luar jika digunakan sampul berjendela.
Alamat (bagian dalam) surat digunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang harus
menerima surat. Alamat yang dituju ini, sebenarnya tercantum pula dalam sampul surat. Atau,
alamat dalam sekaligus berfungsi sebagai alamat luar jika digunakan sampul berjendela.
Penulisan alamat (dalam) surat diatur sebagai berikut:
1. Alamat yang dituju ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara Hal surat dan Salam
pembuka.
2. Alamat surat tidak diawali kata kepada, karena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung
intrakalimat yang menyatakan arah (alamat pengirim pun tidak didahului kata dari yang
juga berfungsi sebagai kata penghubung intrakalimat, yang menyatakan asal).
3. Alamat yang dituju diawali dengan Ykh. (diikuti titik) atau Yang kami hormati (tidak diikuti
titik).
4. Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya dicantumkan kata sapaan Ibu,
Bapak, Saudara atau Sdr.(dengan titik).

26
Pedoman Kesekretariatan

5. Jika nama orang yang dituju tersebut bergelar akademik yang ditulis di depan namanya,
seperti Drs., Ir., Drg.; maka kata sapaan seperti tersebut pada no. 4, tidak digunakan.
Demikian pula dengan pangkat, seperti Sersan atau Kapten; dan jabatan, seperti
Direktur PT atau Kepala Instansi; tidak menggunakan kata sapaan.

Contoh: Ykh. Bapak Hamdan, M. Hum.

Ykh. Ibu Halimah
Ykh. Ir. Latif
Ykh. Direktur PT. Yupharin Pharmaceuticals
Ykh. Kapten Budiman
6. Penulisan kata Jalan pada alamat, tidak disingkat. Kemudian, nama gang, nomor, RT, dan
RW; juga ditulis lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata.
7. Nama kota dan propinsi dituliskan dengan huruf awal kapital dan tidak perlu digarisbawahi
atau diberi tanda baca apapun.
8. Jika kota tersebut memiliki kode pos, maka kode pos perlu dicantumkan untuk
memperlancar dan mempermudah penyampaian surat ke alamat yang dituju.

Contoh alamat (dalam) yang benar:

Ykh. Ir. Latif
Jalan Pulo Asem Utara 7 No. 12
Jakarta Timur 13210

atau:

Yang kami hormati

Bapak Budiman
Jalan Teuku Umar No. 24
Jakarta Pusat
Jika alamat yang dituju tidak jelas, maka yang digunakan adalah alamat yang umum,
seperti dengan menggunakan kata Pimpinan, sebagai berikut:

Ykh. Pimpinan Bank Dagang Negara

Jalan H.M. Thamrin
Jakarta Pusat

27
Pedoman Kesekretariatan

Catatan: Pimpinan berarti staf yang memimpin (beberapa orang).

Pemimpin berarti pucuk pimpinan (satu orang).
Jika alamat surat ditujukan berdasarkan alamat iklan, maka surat tersebut harus ditujukan
kepada pemasang iklan, bukan kepada iklannya. Contoh:

Ykh. Pemasang Iklan

pada harian Kompas
Kotak Pos 2619
Jakarta 10001
Di Bawah No. 65
atau:
Ykh. Kepala Bagian Personalia
Pemasang Iklan pada majalah Panji Masyarakat
Tromol Pos 21 JKSMP
Jakarta 12920

Dalam alamat yang dituju, kadang-kadang juga menggunakan singkatan u.p. (untuk
perhatian) yang ditulis di depan nama bagian dari suatu instansi, apabila masalah surat
dipandang cukup dapat diselesaikan oleh pejabat yang tercantum setelah u.p. tanpa
diperlukan penentuan kebijakan langsung pemimpin atau kepala instansi yang bersangkutan.
Contoh:

Yth. Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa

u.p. Kepala Subbagian Keuangan
Jalan Daksinapati Barat IV
Rawamangun
Jakarta 13220

7. Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat penulis surat sebelum penulis surat
berkomunikasi. Salam pembuka dalam surat-surat resmi perlu dipertahankan karena bagian ini
merupakan salah satu penanda surat yang sopan dan simpatik.
Salam pembuka dicantumkan di sebelah kiri (satu garis dengan nomor, lampiran, hal,
dan alamat surat). Huruf pertama awal kata dituliskan dengan huruf kapital, sedangkan kata
yang lain dituliskan dengan huruf kecil, kemudian diakhiri dengan tanda koma.
Ungkapan yang lazim digunakan sebagai salam pembuka dalam surat-surat dinas yang
bersifat netral adalah:

28
Pedoman Kesekretariatan

Dengan hormat, (D kapital, h kecil)

Saudara yang terhormat,
Bapak yang terhormat,
Prof. yang terhormat,

Dalam surat dinas yang bersifat khusus, digunakan salam pembuka yang sesuai dengan
lingkungannya, seperti:
Assalamualaikum warahmatullahi wabarakaatuh,
Salam Pramuka,

Berdasarkan berbagai pertimbangan, maka KAMMI menggunakan salam

pembuka: Assalaamualaikum warahmatullaahi

wabarakaatuh, dalam

penulisan surat dinas.

8. Isi Surat
Isi surat disebut juga tubuh surat. Bagian ini merupakan bagian yang paling menentukan.
Tercapai atau tidaknya maksud penulis surat sesuai dengan keinginan penulis surat, bergantung
pada jelas atau tidaknya bagian ini. Isi surat terbagi menjadi tiga bagian, yaitu:
1.

inancial pembuka surat,

2. paragraf isi surat (isi surat yang sesungguhnya),

3.

inancial penutup surat.

9. Paragraf Pembuka Surat

Paragraf pembuka surat adalah pengantar isi surat untuk mengajak pembaca surat
menyesuaikan perhatiannya kepada pokok surat yang sebenarnya.
Kalimat pengantar yang lazim digunakan untuk mengawali

inancial pembuka pada

surat dinas, adalah sebagai berikut:

1. Dalam rangka perapihan administrasi kesekretariatan KAMMI Pusat, kami akan
menerbitkan buku panduan kesekretariatan

29
Pedoman Kesekretariatan

2. Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 5 Oktober 2009, No. 007/PH/B/KES/KW3.KD1/KAMMI/X/2009, tentang persyaratan menjadi anggota KAMMI, dengan ini kami
beritahukan bahwa
Catatan:
Kata kami digunakan, jika penulis surat mengatasnamakan suatu organisasi atau instansi.
Akan tetapi, jika atas nama dirinya sendiri, kata ganti yang tepat adalah saya.

10.

Paragraf Isi Surat

Paragraf isi merupakan pokok surat yang memuat sesuatu yang diberitahukan, yang

dikemukakan, atau yang dikehendaki oleh pengirim surat. Sesuatu yang disampaikan inilah
yang diharapkan memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi dari penerima surat. Oleh
karena itu, agar pesan tersebut sampai kepada penerima sesuai dengan keinginan pengirim,
maka penggunaan singkatan atau istilah yang tidak lazim hendaklah dihindari. Selain itu,
setiap

inancial isi surat hanya berbicara tentang satu masalah; jika ada masalah lain, hal

tersebut dituangkan dalam

inancial yang berbeda. Terakhir, kalimat-kalimat dalam paragraf

isi hendaknya pendek, tetapi jelas.

Rumusan isi surat harus menarik, tidak membosankan tetapi tetap hormat dan sopan.
Penulis surat harus benar-benar mengakui dan menghormati hak penerima surat. Oleh karena
itu, penulis hendaknya menghindari sikap menganggap remeh terhadap orang lain, apalagi
menghina atau mempermainkannya.

11.

Paragraf Penutup Surat

Paragraf penutup surat berfungsi sebagai kunci isi surat atau penegasan isi surat, selain

dapat pula mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih kepada penerima
surat. Paragraf penutup ini berfungsi juga untuk mengakhiri pembicaraan dalam surat.
Contoh

inancial penutup surat:

1. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

2. Atas perhatian dan kerjasama Saudara selama ini, kami ucapkan terima kasih.
3. Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.
Catatan: Tidak boleh menggunakan kata ganti nya. Misal: Atas perhatiannya, Atas
kerjasamanya. Tetapi harus menggunakan kata sapaan.

30
Pedoman Kesekretariatan

12. Salam Penutup

Salam penutup berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis setelah penulis
berkomunikasi dengan pembaca surat. Salam penutup dicantumkan di antara paragraf penutup
dan tanda tangan pengirim, dengan diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda
koma.
Salam penutup yang lazim digunakan dalam surat-surat dinas bermacam-macam
bergantung pada posisi pengirim terhadap penerima surat.

Contoh:
Salam takzim,
Salam kami,
Hormat kami,
Wasalam,

Berdasarkan berbagai pertimbangan, maka KAMMI menggunakan salam penutup:

Wassalaamualaikum warahmatullaahi wabarakaatuh, dalam penulisan surat dinas.

13. Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan

Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwewenang, yaitu
pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi.
Nama jelas penanda tangan dicantumkan di bawah tanda tangan dengan hanya huruf
awal setiap kata ditulis kapital, tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apapun.
Di bawah nama penanda tangan dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penanda
tangan tersebut. Contoh:

Rijalul Imam,S.Hum, M.Si.

Ketua Umum

31
Pedoman Kesekretariatan

14. Tembusan
Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat tersebut
dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu ikut mengetahui isi surat tersebut. Jadi,
tembusan ini dicantumkan hanya jika memang ada pihak lain yang harus mengetahui maksud
surat.
Contoh:

Tembusan:
1.

Ketua Umum

2.

Sekretaris Jendral

15.

Inisial
Inisial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep

dan singkatan nama pengetik surat; sehingga jika terjadi kesalahan dalam surat tersebut,
pengonsep dan pengetik surat dapat dihubungi dengan mudah.

DP/ADN

Keterangan:

DP (singkatan nama pengonsep) DP = Deni Priyatno.

ADN (singkatan nama pengetik) ADN = Alfia Diah Ningsih.

Ditulis italic (miring) Font size 8

32
Pedoman Kesekretariatan

TAMBAHAN
JENIS SURAT

33
Pedoman Kesekretariatan

1. Memo/Memorandum
adalah surat yang dtulis secara singkat dan berisi pesan kepada seseorang.
KOP
Tangal,- bulan tahun

MEMO
( ditulis ditengah, dengan tulisan tebal dan huruf tebal)

Kepada/Yth. : Tempat yang dituju/orang

Dari
: Pengirim
Perihal
: Maksud
Tembusan

: (kalau ada, kalau tidak tidak perlu ditulis)

(isi memo)
Menyampaikan berita telepon dari Bapak Kepala Biro Umum, kami mohon bantuan
saudara untuk mengirim montir guna memperbaiki mobil dinas Nomor yang
mengalami kerusakan di Jl. .
Penutup ( jarak dari atas ke alinea baru 2 spasi)

TTd
(Yang mengeluarkan )

Catatan: Agar lebih memudahkan, sebaiknya Biro Kesekretariatan menyiapkan

lembaran kosong Memo, sehingga pihak yang ingin menggunakan tinggal
mengisinya saja.

34
Pedoman Kesekretariatan

2. Nota Dinas
adalah tulisan yang merupakan alat

komunikasi kedinasan antara penjabat/unit

organisasi yang membawakan sifat pribadi dalam kedinasan, isinya mengingatkan, menyarankan
atau mengusulkan sesuatu mengenai suatu masalah kedinasan. Penulisanya sama dengan Memo.
KOP

NOTA DINAS
001/ND/KAMMI/XI/2009
Kepada/Yth. :
Dari
Perihal
Tembusan

:
:
: (kalau ada)

Sehubungan dengan kedatangan . Dengan ini kami memohon

bantuan saudara untuk menyediakan 3 (tiga) buah kendaraan yang baik selama kunjungan
tamu di atas.
Perlu kami tambahkan bahwa untuk persiapanpersiapan kunjungan tersebut kami
memerlukan satu kendaraan untuk protokol dan security.
Penutup ( Ucapan terima kasih)

Nama Pejabat
Jabatan

3. Surat Peringatan
adalah surat pemberitahuan yang bersifat mengingatkan bahwa telah terjadi kealpaan,
kelalain, kekeliruan atau sesuatu yang berlawanan dengan peraturan yang berlaku, dengan maksud
memperbaiki/ memulihkan kembali.
Sasaran surat peringatan dibedakan Sbb:
1. Surat Susulan (desakan,seregan) yaitu untuk mengingatkan kembali bahwa surat yang dikirim
belum memperoleh jawaba. Surat susulan diberikan 3 (tiga).
2. Surat Tegoran yaitu untuk mengingatkan bahwa telah terjadi pelangaran terhadap suatu
peraturan yang berlaku. Surat teguran di berikan 3 (tiga) kali di sesuaikan dengan kektentuan
yang menjadi landasan hukum surat teguran tersebut.

35
Pedoman Kesekretariatan

Isi desakan

DESAKAN PERTAMA
Memgingat kembali kepada surat kami no dengan hormat kami masih menunggu
tanggapan/balasan saudara mengenai perihal dalam surat tersebut.
Kop
Contoh surat peringatan yang bersifat teguran umum.
Kepada/Yth.
PERINGATAN KE ..
Nomor : ../PER/KU-i/KAMMI/XI/2009
Dengan sangat menyesal kami mendengar / mendapat laporan (1) bahwa saudara
..(2)

.
Jika berita/laporan (1) tersebut benar, maka kami terpaksa mengingatkan bahwa apa
yang
saudara
lakukan/perbuat
itu
adalah
bertentangan
dengan
(3)
Pelangaran tersebut juga merupakan cerminan dari sikap kurang terpuji yang
tidak diharapkan dilakukan oleh seorang anggota yang baik.
Demikian saudara agar menjadi maklum dan mencegah terulangnya kembali
kejadian tersebut (4), serta menyadari kembali kedudukan Saudara selaku anggota
(jabatan dalam organisasi).
Dikeluarkan di :
Pada Tanggal :

Nama
Jabatan

Penjelasan
1. Coret yang tidak perlu atau disesuaikan dengan apa yang dikehendaki;
2. Uraikan perbuatan/ peristiwa yang dianggap melanggar peraturan ;
3. Hukum peraturan yang dilanggar
4. Dapat diganti atau disertai sangsi
5. Untuk peringatan Dua dan Ketiga, isi peringatan diubah sbb:

36
Pedoman Kesekretariatan

Kepada saudara telah diberikan peringatan ke .. dengan surat no/tgl..

mengenai perbuatan yang saudara lakukan. Namun demikian ternyata bahwa tidak ada
tanda-tanda /usaha saudara untuk merubah sikap/ mencegah kejadian yang dianggap
bertentangan dengan peraturan tersebut.
Dengan ini kami mengibgatkan saudara untuk ke . Kalinya agar saudara
mengubah sikap dan tingkah laku/ mencegah kejadian tersebut, sebelum diambil
tindakan hukuman jabatan menurut peraturan yang berlaku.
Demikian agar saudara maklum.

Kop
PERINGATAN PERTAMA/KEDUA/KETIGA
Nomor : ../PER/KU-i/KAMMI/XI/2009
Nama
Pangkat
Jabatan
Unit Org.

:
:
:
:

Dengan ini saudara diberikan peringatan pertama/kedua/ketiga 1) sesuai dengan

pasal 7 ayat(1) Surat keputusan . , karena saudara pada tgl .
telah . Kepada saudara telah diberikan peringatan :
a. Pertama
dengan
surat

tanggal
no.(2)..
b. Kedua
dengan
surat
.tanggal
.no.(3).
c. Pertama untuk kedua kalinya dengan surat ..4)

Yang memberi peringatan

Pertama/ kedua/ ketiga

4. Surat yang Bersifat Memberi Keterangan/Tugas/Perintah/Hak/Wewenang

1) Surat Keterangan
Surat keterangan adalah Surat pernyataan dari penjabat yang bersangkutan tentang suatu
kebenaran sesuatu yang dimaksudkan untuk tujuan tertentu agar memperoleh kelancaran dan
kemudahan dalam usaha kegiatannya.

37
Pedoman Kesekretariatan

- Surat Keterangan diterbitkan oleh Ketua Umum/ Sekjend

- Surat keterangan harus jelas diberikan untuk sesuatu tujuan tertentu dan tidak bersifat umum.

KOP
SURAT KETERANGAN
Nomor : ../SKT/KU-eKAMMI/II/2005
Yang
bertanda
tangan
dibawah
ini,
menerangkan
bahwa:

Demikian, semoga dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Dikeluarkan di
Pada tanggal

:
:
Nama
Jabatan

Tembusan

Catatan : Isi Surat Ketetangan tergantung apa yang ingin diterangkan.

3) Surat Keterangan Perjalanan (SKP)

adalah surat keterangan yang diberikan oleh pejabat yang berwenang, atas
permintaan yang bersangkutan dan isinya menerangkan maksud perjalanan yang dilakukan
oleh pemohon SKP, tidak mengandung akibat yang mnembebani keuangan bagi anggaran
belanja lembaga tersebut.
Catatan : Bila terjadi kerusakan terhadap kendaraan yang dipakai tetap
tanggung jawab yang bersangkutan

38
Pedoman Kesekretariatan

Bentuk SKP :
KOP
SURAT KETERANGAN PERJALANAN
Nomor : ../SKP/KU-eKAMMI/II/2005
Yang bertanda tangan dibawah ini, menerangkan bahwa :
1. Nama
:
2. Jabatan
:
3. Ormas/ LSM
:
bermaksud mengadakan perjalanan dalam rangkadengan
tujuan:
4. Alamat
:
5. Tanggal berangkat
:
7. Tanggal kembali
:
8. Kendaraan yang menyertai
:
Demikianlah yang berwajib dapat memberikan bantuan bilaman perlu.
Dikeluarkan di
Pada tanggal

:
:

Nama
Jabatan

Tembusan

Tembusan : Dikirim kepada atasan langsung, dari pihak yang meminta SKP yang dikeluarkan oleh
masing-masing ketua Bidang/Dept/ Biro.

4) Surat Izin
adalah surat keterangan yang diberikan kepada seseorang untuk memperoleh
hak/fasilitas/dispensasi yang bukan menjadi hak/wewenang/kompetensinya dan sifatnya
hanya untuk peristiwa dan dalam batas waktu tertentu.
Surat izin memberikan hak wewenang atau pembebasan syarat dari sesuatu larangan
sehingga sesuatu peraturan menjadi tidak berlaku bagi hal tersebut.

39
Pedoman Kesekretariatan

Bentuk Surat Izin

KOP

SURAT-IZIN
Nomor :/SI/B/DEKKAMMI/XI/2009
Kepalapada
sekretariat
Dept,
. Memberikan izin kepada :
Nama
Jabatan
Alamat
NIP

sesuai

dengan

:
:
:
:

untuk

.
Agar yang berkepentingan menjadi maklum
Dikeluarkan di :
Pada tanggal :

Nama

Jabatan

5)

Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari pimpinan yang
mempunyai hak dan wewenang atas sesuatu kepada staf/anggota yang lain, guna bertindak
untuk dan atas namanya melakukan suatu perbuatan

40
Pedoman Kesekretariatan

KOP

SURAT KUASA
Nomor : /SKU/C/KES/KAMMI/XI/2009

Ketua Biro Kesekretariatan, dengan ini memberi kuasa kepada :

Nama
:
Jabatan
:
untuk

Demikianlah agar yang berkepentingan menjadikan maklum dan Surat Kuasa

ini dapat dipergunakan seperlunya.

Dikeluarkan di
Pada tanggal

:
:

Nama
Jabatan

Tembusan

6) Surat Perintah/Tugas
Surat perintah adalah kehendak pempinan, atasan kepada bawahannya yang
berwewenag secara tegas dan tertulis untuk melakukan tugas / pekerjaan tertentu.
Surat tugas adalah surat penyataan pempinan, atasan kepada bawahanuntuk
melaksanakan sesuatu pekerjaan tertentu.
Surat tugas dan surat perintah mempunyai kesamaan perbedaanya : Surat Perintah ,lebih
umum. Sedangkan Surat Tugas, lebih khusus.

41
Pedoman Kesekretariatan

Kop
SURAT-PERINTAH
Nomor : /PRINT/KU-i/KAMMI/XI/2009
Sehubungan dengan Nota Dinas ..tanggal\bln\thn, tentang
permohonan.., serta menimbang bahwa sifat pekerjaan tersebut sangat
mendesak dan perlu segera diselesaikan diluar jam.
MEMERINTAHKAN
Kepada
Untuk

: 1.
2.
: 1. Segera memerintahkan .guna melaksanakan tugas
khusus menyelesaikan

2. Tugas khusus tersebut dilaksanakan mulai tanggal/ bln/ thn dari

pukul s/d dengan jumlah personil.
Agar para yang berkepentingan melaksanakan perintah ini sebaik-baiknya dengan
penuh rasa tanggung jawab
Dikeluarkan di :
Pada tanggal :

Nama
Jabatan

KOP
SURAT - TUGAS
Nomor : /T/KU-i/KAMMI/XI/2009
Kami (Jabatan) Yang tertanda tangan dibawah ini memberi tugas kepada :
Nama
Jabatan
Untuk

:
:
: 1.
2.

Setelah melaksanakan tugas tersebut selesai agar menyampaikan laporan tertulis

kepada pimpinan .
Kepada Instasi yang bersangkutan diminta bantuan seperlunya.
Dikeluarkan di :
Pada tanggal :
Nama
Jabatan
Tembusan

42
Pedoman Kesekretariatan

5. Naskah Serah Terima

adalah berita acara mengenai penyerahan dan penerimaan suatu hak kekuasaan dan
pertanggungjawaban, dimaksudkan sebagai bukti berpindahnya sesuatu keadaan/peristiwa hukum.
Naskah serah terima jabatan dilengkapi dengan memori Serah terima Jabatan digunakan untuk :
1. Bukti berpindahnya suatu keadaan/peristiwa
2. Batas tangung jawab penjabat yang lama kepada kepada penjabat yang baru
3. Pengukuhan peristiwa yang berakhir

inancial

4. Pengenalan tugas-tugas yang harus didahulukan, sedang dikerjakan dan yang akan dikerjakan.

KOP
NASKAH SERAH TERIMA JABATAN

Pada hari ini Tanggal . Bulan tahun dua ribu .. bertempat di

.. Jl. .. telah diadakan serah terima jabatan masing-masing antara :
1. (Nama jababatan yang menyerahkan)(No. anggota).., yang
dengan (dasar hukum) . no .. tanggal telah diberhentikan
dengan hormat dari jabatan sebagai .. selanjutnya disebut Pejabat Lama; dengan
2. (Nama jabatan yang menerima) .(no anggota). Yang dengan
. (dasar hukum) no Tanggal telah diangkat dalam jabatannya
sebagai selanjutnya disebut Pejabat Baru, dengan ketentuan sebagai berikut :
1. penjabat lama dengan ini menyerahkan kerada penjabat baru atau sama dengan penjabat
yang baru dengan ini menerima penyerahan dari penjabat lama, jabatan, serta tugas,
wewenang dan tanggung jawab yang berhubungan dengan jabatan tersebut.
2. Penyerahan fisik harta dan kekayaan milik .( nama Instasi) ..
akan dilaksanakan kemudian dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari serah
terima jabtan ini.
Sebagai pengukuhan Naskah serah terima jabatan ini, dan para pihak membubuhkan tanda
tangannya masing-masing dihadapan dan disaksikan oleh ..
Dibuat
:
Pada tanggal :

Pejabat Baru
Nama Terang
Nomor Anggota
MENYAKSIKAN,
Nama Terang
Nomor Anggota

Pejabat Lama
Nama Terang
Nomor Anggota

43
Pedoman Kesekretariatan

6. Surat Mandat
adalah surat yang dikeluarkan untuk orang lain, dengan maksud memberikan mandat
untuk melakukan sesuatu. Biasanya mewakili pemberi mandat dalam suatu kegiatan.

Contoh Surat Mandat

KOP
SURAT MANDAT
Nomor : 001/M/KU-e/ KAMMI/IX/2009

Segala Puji bagi Allah SWT atas rahmat dan karunia-Nya. Shalawat serta salam
senantiasa tercurah kepada junjunga Nabi Muhammmad SAW .

Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia (KAMMI) PUSAT memberikan mandat :

Nama

: Joko Wardoyo, SE.

Amanah

: Wakil Bendahara Umum I

Sebagai
Delegasi pimpinan KAMMI (KAMMI) PUSAT untuk mengikuti acara Sosialisasi UndangUndang, yang dilaksanakan oleh Departemen Dalam Negeri Republik Indonesia (Depdagri RI);
pada . 2009 bertempat di

Demikian surat mandat ini kami buat, agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Ketua Umum
Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia ( KAMMI) PUSAT
Dikeluarkan di : Jakarta
Pada Tanggal :

(Nama Pimpinan )
Jabatan

44
Pedoman Kesekretariatan

KODE SURAT

45
Pedoman Kesekretariatan

PEMBAKUAN KODE SURAT

Kode Jenis Surat
No.

JENIS SURAT

KODE SURAT

Permohonan (peminjaman, tempat, ruangan, barang,dll)

PH

Undangan (Rapat, pembicara, audiensi, hearing, dll)

Pemberitahuan (kunjungan, dll)

Pengumuman

Mandat /Kuasa

M/K

Rekomendasi

REK

Keterangan

KET

Penugasan (Tugas)

Ucapan

UP

10

Memo

MO

11

Nota

NT

12

Pernyataan

PN

13

Kerjasama

KS

14

Balasan

SB

15

Surat Keputusan

SK

SK

Catatan: Surat yang kodenya berbeda, penomorannya dimulai dari 1. Sedangkan yang kodenya
sama, penomorannya diurutkan.

Kode Tujuan Surat

No.

NAMA

KODE SURAT

Internal pengurus Komisariat

Kader KAMMI Komisariat, KAMMDA, KAMMPUS

Organisasi di luar KAMMI

Pihak lain (Mis: Instansi Pemerintahan, Kabag. Perlengkapan, dll.)

46
Pedoman Kesekretariatan

Kode Organisasi
No

ITEM

KODE

1.

Ketua Umum

KU

2.

Sekretaris Jenderal

SJ

3.

Biro Penelitian dan Pengembangan Organisasi

LITBANG

4.

Biro Kesekretariatan

KES

5.

Biro Pengembangan Organisasi

PO

6.

Bendahara Umum

BU

7.

Wakil Bendahara Umum

WBU

8.

Bidang Pengkaderan dan Pengorganisasian

BP2

9.

Departemen Kaderisasi

DK

10. Departemen Kompetensi

DKP

11. Departemen Pengembangan Wilayah

DPW

12. Bidang Kebijakan Strategis

BKS

13. Departemen Kajian Strategis

DKS

14. Departemen Hubungan Masyarakat

DHM

15. Bidang Hubungan Luar Negeri

BHLN

16. Bidang Pengembangan Ekonomi dan Kemandirian Masyarakat

BPEKM

17. Departemen Ekonomi dan Kewirausahaan

DEK

18. Departemen Kemandirian Masyarakat

DKM

19. Bidang Kemuslimahan

BKM

20. Departemen Pemberdayaan Potensi Muslimah

DP2M

21. Departemen Advokasi Muslimah

DAM

22. LSO

23. Badan Permusawaratan KAMMI

BP

24. Panitia Bersama

PBM

47
Pedoman Kesekretariatan

Kode KAMMI Wilayah/Daerah

No
1.

KAMMI WILAYAH / KAMMI DAERAH

KODE

Jabar

KW1

1. Bandung

1.KD-1

2. Cirebon

1.KD-2

3. Tasikmalaya

1.KD-3

4. Garut

1.KD-4

5. Sukabumi

1.KD-5

6. Sumedang

1.KD-6

7. Ciamis (P)
8. Cianjur (P)
9. Subang (P)

2.

3.

4.

5.

DIY

KW2

1. Bantul

2.KD-1

2. Sleman

2.KD-2

3. Kota

2.KD-3

Kalimantan

KW3

1. Kalimantan Timur (Kaltim)

3.KD-1

2. Kalimantan Selatan (Kalsel)

3.KD-2

3. Kalimantan Tengah (Kalteng)

3.KD-3

4. Kalimantan Barat (Kalbar)

3.KD-4

Sumbagut

KW4

1. NAD

4.KD-1

2. Sumatera Utara (Sumut)

4.KD-2

3. Sumatera Barat (Sumbar)

4.KD-3

4. Riau

4.KD-4

5. Kepulauan Riau (Kepri)

4.KD-5

Jabal Nuur

KW5

1. Surabaya

5.KD-1

48
Pedoman Kesekretariatan

2. Malang

5.KD-2

3. Jember

5.KD-3

4. Bali

5.KD-4

5. Nusa Tenggara Barat (NTB)

5.KD-5

6. Nusa Tenggara Timur (NTT)

5.KD-6

7. Madiun (P)

6.

Jateng

KW6

1. Semarang

6.KD-1

2. Solo

6.KD-2

3. Purwokerto

6.KD-3

4. Magelang (P)

7.

Sulserabar

KW7

1. Makasar

7.KD-1

2. Sulawesi Tenggara (Sultra)

7.KD-2

3. Sulawesi Barat (Sulbar)

7.KD-3

4. Bosowa (P)
5. Luwu Raya (P)

8.

9.

Sulutenggo

KW8

1. Sulawesi Tengah (Sulteng)

8.KD-1

2. Gorontalo

8.KD-2

3. Sulawesi Utara (Sulut)

8.KD-3

Megapolitan

KW9

1. Jakarta

9.KD-1

2. Bogor

9.KD-2

3. Banten

9.KD-3

4. Bekasi

9.KD-4

5. Depok

9.KD-5

49
Pedoman Kesekretariatan

Catatan:
- Untuk KAMMDA persiapan (P), sementara belum ada kodenya, sampai dinyatakan
penuh (mandiri)
- Untuk KAMMDA yang belum ada KAMMWIl-nya, sementara kode yang dicantumkan
hanya kode daerahnya. Setelah KAMMWIL-nya terbentuk, baru ditambahkan kode
wilayahnya.

Kode KAMMDA yang Belum Memiiki KAMMWIL

No

KAMMI DAERAH

KODE

1. Jambi

KD-1

2. Bengkulu

KD-2

3. Palembang

KD-3

4. Lampung

KD-4

5. Bangka Belitung (P)

1. Maluku

KD-1

2. Maluku Utara

KD-2

3. Kepulauan Sulah (P)

1. Papua

KD-1

50
Pedoman Kesekretariatan

PENOMORAN SURAT

51
Pedoman Kesekretariatan

PENOMORAN SURAT
1. Surat yang dibuat oleh KAMMI Pusat

1. Surat yang dikeluarkan oleh Ketua Umum

001/PH/KU-e/KAMMI/X/009

001

PH

Nomor

KU-e /

KAMMI/

Jenis

Kode

Kode

Surat

Surat dan sifat

Surat

Bulan

009
Tahun

i = internal (ke dalam organisasi KAMMI)

e = eksternal ( ke luar organisasi KAMMI)

Keterangan:

(internal)

dan

(eksternal)

hanya

digunakan

jika

dikeluarkan

oleh

KU/KT/KD/KK/SJ/SU.

Contoh: Surat yang dikeluarkan oleh Bidang /Departemn/Biro

Surat yang dikeluarkan Departemen Ekonomi dan Kewirausahaan
001/PH/B/DEK/KAMMI/XI/009

001
Nomor

PH
Jenis

Kode tujuan

DEK /
Kode

KAMMI/
Kode

XI

Bulan

009
Tahun

Bidang

2. Surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan (di bawah Bidang/Departemen/Biro)

Contoh: Kepanitiaan Sarasehan Nasional KAMMI (SARNAS) di bawah Bidang Kemuslimahan.
001/U/C/SARNAS/BKM/KAMMI/XII/009

3. Surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan bersama (non-Bidang/Departemen/Biro)

Contoh: Kepanitiaan KAMMI Peduli (KP)
001/U/KP/PBM/KAMMI/X/009

52
Pedoman Kesekretariatan

2.

Surat yang dibuat oleh KAMMI Wilayah

Contoh: Surat yang dikeluarkan oleh Ketua Umum

001/PH/KU-e/KW3/KAMMI/X/009

001

Nomor

3.

PH

KU-e /

KW3

/KAMMI/

Jenis

Kode

Kode

Kode

Surat

Surat

Wilayah

Pusat

Bulan

009
Tahun

Surat yang dibuat oleh KAMMI Daerah

Contoh: Surat yang dikeluarkan oleh Ketua Umum

001/PH/KU-e/5.KD-1/KAMMI/X/009

001

Nomor

PH

KU-e /

KW3

/KAMMI/

Jenis

Kode

Kode

Kode

Surat

Surat

Wilayah

Pusat

Bulan

009
Tahun

dan Derah

4.

Surat yang dibuat oleh KAMMI Komisariat

Contoh: Surat yang dikeluarkan oleh Ketua Umum

001/PH/KU-e/K-GRESIK/5.KD-1/KAMMI/X/009

001
Nomor

PH

/ KU-e

Jenis

Kode

Surat

Surat

/ K-GRESIK /
Kode
Komisariat

5.KD-1 /KAMMI/
Kode

Kode

Wilayah

Pusat

dan Daerah

X /
Bulan

009
Tahun

53
Pedoman Kesekretariatan

STEMPEL

54
Pedoman Kesekretariatan

PEMBAKUAN STEMPEL
KAMMI PUSAT membakukan stempel yang digunakan, sebagai berikut:
1. Stempel KAMMI Wilayah dan Daerah sama dengan stempel. KAMMI PUSAT
2. Stempel Komisariat tetap meletakkan nama daerahnya (lihat contoh).
3. Ukuran stempel, penulisan huruf, dan bentuk stempel; diseragamkan.
- Untuk bentuk huruf tuliasan KAMMI mengunakan Times New Roman (Bol/tebal)
- Untuk bentuk huruf tulisan Pengurus KAMMI Pusat, Wilayah, Daerah, dan Komisariat, serta
Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia; menggunakan Tohama ( Bold/tebal)
4. Mengenai warna tinta stempel, di tetapkan menggunakan warna biru tua

Contoh:

Stempel KAMMI PUSAT

62 mm
21 mm

Stempel KAMMI Wilayah

62 mm
21 mm

55
Pedoman Kesekretariatan

Stempel KAMMI Daerah

62 mm
21 mm

Stempel KAMMI Komisariat

62 mm

21 mm

56
Pedoman Kesekretariatan

TANDA TANGAN

57
Pedoman Kesekretariatan

Surat yang dikeluarkan oleh KAMMI Pusat

a. Langsung dikeluarkan atas nama Ketua Umum

Rijalul Imam,S.Hum, M.Si.

Ketua Umum

Deni Priyatno, SST.

Sekretaris Jenderal

b. Dikeluarkan atas nama Bidang

Rijalul Imam,S.Hum, M.Si.

Ketua Umum

Ketua Bidang

atau seperti ini:

Ketua Bidang

Sekretaris Bidang

Mengetahui,

Rijalul Imam,S.Hum, M.Si.

Ketua Umum

58
Pedoman Kesekretariatan

c. Dikeluarkan atas nama Departemen

Rijalul Imam,S.Hum, M.Si.

Ketua Umum

Ketua Departemen

atau seperti ini:

Ketua Bidang

Ketua Departemen

Mengetahui,

Rijalul Imam,S.Hum, M.Si.

Ketua Umum

59
Pedoman Kesekretariatan

d. Dikeluarkan atas nama Biro

Rijalul Imam,S.Hum, M.Si.

Ketua Umum

Ketua Biro

atau seperti ini:

Deni Priyatno, SST.

Sekretaris Jenderal

Ketua Biro
Mengetahui,

Rijalul Imam,S.Hum, M.Si.

Ketua Umum

e. Dikeluarkan mengatasnamakan
Contoh:
a.n. Ketua Umum

Deni Priyatno, SST.

Sekretaris Jenderal

Nb: Stempel harus terkena tanda tangan, tetapi tidak boleh menutupi nama/identitas penanda
tangan.

60
Pedoman Kesekretariatan

PROTAP PELANTIKAN
PENGURUS

61
Pedoman Kesekretariatan

PROTAP PELANTIKAN PENGURUS

Untuk menyeragamkan tata aturan pelaksanaan proses pelantikan pengurus KAMMI secara
nasional, maka perlu dibuat suatu peraturan pelaksanaan pelantikan pengurus KAMMI. Adapun
aturannya sbb:

A. Aturan Pelantikan
1. Pelantikan pengurus KAMMI adalah pelantikan Ketua dan seluruh jajaran pengurus KAMMI.
2. Pelantikan pengurus KAMMI Pusat dilakukan oleh Ketua Badan Permusyawaratan KAMMI
Pusat, berdasarkan hasil Ketetapan Muktamar KAMMI.
3. Pelantikan Pengurus KAMMI Wilayah/Daerah dilakukan oleh Ketua umum KAMMI Pusat,
yang mewakili di tingkat Pimpinan Pusat KAMMI atau KAMMI Wilayah, berdasarkan SK
Ketua Umum KAMMI kepada Ketua terpilih.KAMMI Wilayah/Daerah.
4. Pelantikan Pengurus KAMMI Komisariat dilakukan oleh Ketua Daerah atau yang mewakili di
tingkat KAMMI Daerah, berdasarkan SK Ketua KAMMI Daerah kepada Ketua terpilih
Komisariat.

B. Perangkat Pelantikan
1. Surat Keputusan (SK) Muktamar untuk Penguras KAMMI Pusat,
SK Ketua KAMMI Pusat untuk Ketua dan Pengurus KAMMI Wilayah,
SK Ketua KAMMI Pusat untuk Ketua dan Pengurus KAMMI Daerah,
SK Ketua KAMMI Daerah Untuk Ketua Komisariat
2. Naskah Ikrar KAMMI
3. Naskah Pelantikan
meliputi: Surat Keputusan Ketua Umum dan Daftar Pengurus KAMMI Pusat, Wilayah, Daerah,
atau Komisariat
4. Tek Mars KAMMI (Lagu Tekad-Izzis)
5. Naskah Pidato Politik Ketua Terpih

62
Pedoman Kesekretariatan

C. Pelaksanaan Pelantikan
1. Syarat pelaksanaan pelantikan
Susunan Acara Pelantikan:
- Pembukaan (dibawakan oleh MC).
- Pembacaan Al-Quran (dibawakan oleh Petugas yang ditunjuk).
- Menyayikan lagu Indonesia Raya (aba-aba dari petugas yang ditunjuk).
- Menyayikan mars KAMMI.
- Proses pelantikan:
1. Proses Pelantikan (dilakukan oleh KAMMI Pusat atau Wilayah yang diberi mandat.
2. Pemanggilan Pengurus baru KAMMI (satu per satu) ke depan/podium
3. Pembacaan SK
4. Pembacaan Ikrar
-

Serah terima dari Pengurus lama Kepada Pengurus terpilih (misal: memberikan panji/atribut
KAMMI sebagai simbol).

Sambutan-sambutan:
a. Sambutan Panitia (dibawakan oleh ketua Panitia)
b. Sambutan Perwakilan KAMMI Pusat/Wilayah.
c. Sambutan BP/MP ( dibawakan oleh ketua BP/MP terpilih)

- Orasi Ketua terpilih

- Acara Tambahan (Hiburan)
- Penutup
2. Perangkat acara
Perangkat kebutuhan yang harus ada:
- Naskah Ikrar KAMMI
- Naskah Pelantikan
- Tek Mars KAMMI
- Naskah Pidato Politik Ketua Terpilih

Jangka waktu pelatikan dari terpilihnya ketua Wilayah, Daerah, atau Komisariat maksimal dua
bulan, untuk menyusun kepengurusan yang baru. Setelah kepengurusan yang baru terbentuk, maka
dapat dilakukan proses pelantikan.
Catatan:
Untuk proses pelantikan Pengurus Komsat dilakukan oleh KAMMI Daerah.

63
Pedoman Kesekretariatan

STANDARDISASI
PENGAJUAN SK

64
Pedoman Kesekretariatan

PENGAJUAN SK

Pengajuan (SK) Surat keputusan yang dibuat KAMMI Wilayah/Daerah.

Untuk merapikan administrasi organisasi

Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia

(KAMMI) diperlukan mekanisme mengajukan pembuatan Surat Keputusan tentang penetapan

kepengurusan KAMMI Wilayah atau Daerah.
Syarat-syarat untuk pengajuan Surat Keputuasan:
1. Mengajukan Surat Permohonan penerbitan SK (Surat Keputasan)
2. Melampirkan Surat Ketetapan (Konsideran) MUSWIL/MUSDA tt pengangkatan Ketua..
3. Melampirkan lembar kepengurusan KAMMWIL/KAMMDA (Nama + CP).

Catatan :
Bagi KAMMDA Surat yang dibuat ditembuskan ke KAMMWIL.
Bagi Komisariat Surat permohanan penerbitann SK ditujukan kepada Ketua KAMMI
Daerah

65
Pedoman Kesekretariatan

PEMBAKUAN ATRIBUT

66
Pedoman Kesekretariatan

PEMBAKUAN ATRIBUT

1. Papan Nama Sekretariat/Kantor

KANTOR KAMMI PUSAT

KESATUAN AKSI MAHASISWA MUSLIM INDONESIA

(The Action Group of Indonesian Moslem Students)
Jalan Gugus Depan Rt.03/02 No. 2 Palmeriam Kec. Matraman Jakarta Timur
Telp. (021) 8502226 / (021) 70228767
pp_kammi@gmail.com http.//www.kammi.or.id

67
Pedoman Kesekretariatan

2. Kop Surat

Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia

(The Action Group of Indonesian Moslem Students)

PIMPINAN PUSAT KAMMI

Jalan Gugus Depan, No. 2, RT. 03, RW. 02, Kel. Palmeriam, Kec. Matraman-Jakarta Timur
Telepon, E-mail: 081220881977 / 021-94404029, pp.kammi@gmail.com / http://www.kammi.or.id

Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia

(The Action Group of Indonesian Moslem Students)

(KAMMI) Wilayah Kalimantan

Jalan Wahid Hasyim, RT. 17, Samarinda-Kalimantan Timur
Telepon, E-mail: 085752856321, kammi_kalimantan@yahoo.co.id / http://www.kammi.blogspot.com

Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia

(The Action Group of Indonesian Moslem Students)

(KAMMI) Daerah Jakarta

Jalan Mampang Prapatan 10, No. 11A, Mampang-Jakarta Selatan
Telepon, E-mail: 08561014594, rumahkammja@yahoo.com

Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia

(The Action Group of Indonesian Moslem Students)

(KAMMI) Papua-Komisariat Merauke

Jalan Pendidikan Perumnas, Blok D, Nomor 17, Merauke.
Telepon/E-mail: 08561014594, kammi_merauke@yahoo.com

68
Pedoman Kesekretariatan

3. Amplop Surat

347192

Kesatuan
Aksi Mahasiswa
Muslim Indonesia

Kepada:
Bapak.
Di..

Jalan Gugus Depan, Rt. 02 / Rw. 03, No. 2, Kel. Palmeriam, Kec. Matraman Jakarta Timur

Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia

(The Action Group of Indonesian Moslem Students)

PIMPINAN PUSAT KAMMI

Jalan
Telepon/Faksimili: ..

Kepada:
Bapak.
Di

69
Pedoman Kesekretariatan

4. Kartu Tanda Anggota (KTA)

NO

PROGRAM

Kartu Anggota

KEGIATAN

KETERANGAN

Penomoran Kartu
Anggota KAMMI

Sebagai contoh:
05. 05. 04. 2005. 001
Komsat/Kamda/Wilayah/Tahun/No.urut
05
: Kode Komsat
05
: Kode KAMMDA
04
: Kode Wilayah
2005 : Tahun Masuk KAMMI (DM I)
001 : No. urut

Catatan: - Bila pembuatannya mandiri, format KTA ditentukan oleh KAMMI Pusat.
Sedangkan teknisnya oleh KAMMDA.
- Bila bekerja sama dengan Bank/instansi lain, MOU (Kesepakatan) di bawah
KAMMI Pusat.

70
Pedoman Kesekretariatan

5. Jas KAMMI