Anda di halaman 1dari 15

MANAJEMEN PENGADAAN

DISUSUN OLEH :

KELOMPOK IX

1. ITA YANTI NAIBAHO (708221050)


2. RIADI TUA SINURAT (708221068)
3. SARTONO PAKPAHAN(708221074)

UNIVERSITAS NEGERI MEDAN


SUMATERA UTARA
2009
Kata Pengantar

Puji syukur kami ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena dengan
perkenaanNya makalah ini dapat kami selesaikan. makalah ini kami susun dengan
tujuan untuk membantu memperlancar dan mempermudah dalam penyampaian materi
Manaemen Koperasi.

Meskipun kami telah berusaha menyusun makalah ini dengan sebaik-baiknya,


namun kami menyadari bahwasanya makalah ini masih memiliki kekurangan dan
kesalah-kesalahan. oleh karena itu, segala kritik yang sifatnya membangun dari pihak
manapun akan kami terima dengan senang hati.

semoga makalah sederhana ini bermanfaat bagi siapa saja dan selamat membaca.

Hormat Kami,

Kelompok IX
BAB II
MANAJEMEN PENGADAAN

Pengadaan sangat pentingbagi perusahaan, tingkat kepentingannya dapat dilihat


dari aspek keuangan, aspek barang, aspek tempat dan aspek harga.

1. Aspek Keuangan
Dengan manajemen pengadaan yang baik, biaya yang akan ditanggung organisasi
atau koperasi dapat ditekan serendah mungkin. Organisasi atau koperasi juga harus
mementingkan kualitas dari produk tersebut. Dengan berprinsip bahwa kebutuhan
barang suatu periode tercukupi, dengan kualitas pelayanan yang dikehendaki dan
dengan biaya semurah mungkin.

2. Aspek Barang
Pada saat tertentu beberapa jenis barang tertentu sangat dibutuhkan oleh
konsumen yang anggota atau nonangota koperasi dan barang tersebut tidak dapat
digantikan oleh barang lain. Barang itu tidak mempunyai substitusi sehingga koperasi
harus selalu menyediakan barang tersebut sampai kebutuhan anggota terpenuhi. Hal- hal
yang menjadi perhatian koperasi atau organisasi yang menyediakan produk tersebut
adalah masalah pembungkusan, penimangan, pengepakan, dan yang terpenting masalah
kualitas barang. Aspek barang merupakan hal yang sangat penting yang harus tersedia
dan harus disesuaikan dengan selera dan kebutuhan pelanggan. Bagian pengadaan harus
dapat mengatur jumlah bara dengan keperluan. Jika persediaan barang berlebihan,maka
akan mengalami resiko seperti : kehilangan, rusak, dan sebagainya.

3.Aspek Tempat
Koperasi dituntut untuk beranggapan bahwa konsumen tidak mau bersusah payah
dalam mendapatkan barang yang diinginkan. Oleh karena itu, barang- barang yang
dibutuhkan harus ditempatkan sedekat mungkin dengan lokasi konsumen berada.
Koperasi juga harus mempertimbangkan masalah pesaing. Sehingga koperasi
harus berasumsi bahwa para pesaing membawa barang yang dijual ketempat dia
berada.. Bila dilihat dari sisi anggota,mereka menginginkan mendapatkan barang yang
dibutuhkan dengan pengorbanan sekecil mungkin. Pengorbanan tersebut dapat berupa
waktu, tenaga, dan biaya. Pengorbanan yang berwujud waktu adalah para anggota dapat
memperoleh barang yang diinginkan secepat mungkin karena akan digunakan.
Pengorbanan berupa tenaga, dengan tenaga yang sekecil mungkin sudah dapat
memperoleh barang yang dibutuhkan. Sedangkan pengorbanan yang berwujud biaya
adalah anggota atau konsumen dapat memperoleh barang kebutuhan tanpa onkos.
Koperasi harus menyediakan barang kebutuhan konsumen di tempat yang
strategis, yaitu mendekati lokasi konsumen.

4. Aspek Harga
koperasi harus berusaha menyediakan barang atau produk dengan harga yang
pantas dan dengan harga yang termurah sehingga dapat terjangkau oleh anggota. Harga
yang ditetapkan sudah dapat menutup harga pokok atau harga beli produk tersebut.
Koperasi memberikan potongan harga dari kuantitas.
Faktor- faktor lain yang harus dipertimbangkan adalah cara pembayaran, karena
biasanya anggota jarang mempunyai uang tunai yang cukup. Sehingga koperasi
menyediakan cara pembayaran yang dilakukan dengan kredit. Jadi pengadaan ditinjau
dari aspek harga adalah koperasi harus mampu menyediakan barang dengan harga
“murah” dan dengan cara pembayaran yang sesuai dengan kemampuan keuangan
anggota.

Sehubungan dengan pengadaan barang yang dilakukan koperasi, maka manajemen


koperasi harus melakukan hal- hal berikut:
 Menetapkan tingkat pelayanan yang optimal dari setiap aspek dan produk
dengan memberikan keseimbangan antara kepentingan penghematan dengan
kebutuhan anggota untuk memperoleh pelayanan.
 Harus mampu mengelola pengadaan barang secara efektif, yaitu dengan tingkat
pelayanan tertentu sehingga biaya operasinya minimum.

PEMILIHAN ASAL, JENIS, DAN JUMLAH BARANG

1. Pemilihan Asal Barang


Menyelidiki asal- usul barang tersebut. Apakah barang tesebut dibeli langsung
dari pabrik atau dibeli dari agen penjualan atau melalui distributor yang ditunjuk.
Manajer harus mengetahui sumber barang yang paling murah. Jika tidak bisa membeli
langsung dari produsen, maka diusahakan memperpendek saluran distibusi sehingga
dapat menekan biaya. Koperasi harus berfungsi sebagai pedagang perantara dimana
setiap pos yang dilewati (sebagai distribusi barang ) tentu ada biayanya. Jika saluran
diperpendek, koperasi dapat menghemat berbagai macam biaya.

2. Jenis Barang
Bagian pengadaan barang harus mengetahui secara persis barang yang ada karena
di pasar terdapat berbagai macam barang dengan kualitas dan jenis yang hampir sama.
Di sini masing-masing konsumen sering mengalami kesulitan dalam menentukan
barang mana yang akan dibeli dan yang memenuhi syarat. Keadaan ini mengharuskan
petugas bagian pengadaan untuk menguasai produk yang dikendaki disamping
memberikan keterangan atau informasi tentang produk secara benar dan jujur kepada
para anggota koperasi.

3. Jumlah Barang
Bagian pengadaan barang selain harus mengetahui jenis dan asal produk juga
harus mengetahui jumlah barang yang sekiranya akan dikonsumsi oleh para anggota
yang benar-benar ingin berbelanja ke koperasi. Jadi koperasi harus tahu pangsa
pasarnya, dimana hal ini dapat ditempuh dengan cara-cara sebagai berikut :
1. Mengetahui dinas-dinas yang terkait untuk menaksir jumlah kebutuhan yang
ideal.
2. Apabila mungkin dapat dilakukan penelitian atas jumlah tersebut, apakah sudah
ada yang disediakan oleh para pesaing. Dengan demikian koperasi harus
menyediakan berapa banyak untuk masing-masing jenis barang.

Setelah beberapa aspek pandangan tentang pengadaan tersebut diketahui, akhirnya


dapat diambil kesimpulan bahwa :
1. Dilihat dari segi anggota, pengadaan oleh koperasi dapat dirasakan oleh anggota
melalui pelayanan yang baik kepada mereka. Hal ini akan berakibat kepada
efisiensi bagi individu anggota, terutama bagi anggota yang mempunyai usaha.
2. Jika dilihat dari segi koperasi, maka dapat menghemat biaya sehingga harga jual
produk kepada anggota dapat lebih murah. Selain itu, pelayanan yang lain dapat
juga diberikan secara lebih baik kepada anggota. Disini anggota diharapkan
untuk lebih berpartisipasi kepada koperasi yang akan mengakibatkan
peningkatan atas Sisa Hasil Usaha koperasi.

PENGENDALIAN PERSEDIAAN
Faktor kunci dalam mengelola produks/operasi adalah pengendalian persediaan.
fungsi utama pengendalian persediaan adalah mengamankan dan menjaga jumlah
optimal serta jenis-jenis sumber daya fisik yang dibutuhkan oleh rencana strategik
organisasi.Bagian persediaan akan merasa senang dan tenang kalau jumlah persediaan
barangnya sedikit. Hal ini memang diharapkan karena beberapa alasan berikut :
1. Lebih mudah mengawasi.
2. Resiko hilang , rusak, dan ketinggalan mode akan lebih ringan atau lebih rendah.
3. Ruangan yang dipakai menyimpan barang lebih sedikit sehingga dapat
menghemat biaya, misalnya biaya perawatan, biaya gudang, dan biaya asuransi.
• Dana yang diinvestasikan untuk barang yang jumlahnya sedikit, otomatis juga
sedikit sehingga dapat menghemat modal. Hal sebaliknya dapat terjadi bila
dilihat dari sisi bagian produksi atau bagian pemasaran. Bagian produksi
menginginkan jumlah persediaan bahan baku sebanyak mungkin dimana hal ini
dimaksudkan untuk mengantisipasi jika ada permintan akan produksi.

PEMBELIAN PALING EKONOMIS


Keadaan paling ekonomis akan dapat dicapai apabila hal-hal berikut ini telah
dipertimbangkan :
1. Biaya perawatan di gudang
2. Biaya pemesanan
3. Harga beli per unit atau nilai barang per unit
4. Jumlah kebutuhan barang satu periode , misalnya kebutuhsn barang satu tahun.

PENGAWASAN PERSEDIAAN
Disini sering terjadi ketidaksesuaian mengenai jumlah yang tertulis dalam catatan
dengan jumlah fisiknya, dimana hal ini biasa terjadi karena :
• Kesalahan hitung .
• Pencurian / kehilangan.
• Barang rusak ( harus ada bukti ).
• Susut / menguap karena sifat barang.
• Ada kebocoran tempat penyimpanan.
• Kesal terhadap Barang rusak ( harus ada bukti ).
• kesalahan menulis dan mencatat.
Jadi tugas bagian pengawasan adalah memastikan hal-hal seperti seberapa luas
penyebabnya dan seberapa banyak tingkat keseringan atau frekuensi kejadian. Setelah
itu baru dilakukan tindakan penanganannya.
Ditinjau dari segi lain maka pengawas juga harus meneliti prosedur yang ada dan
pelaksanaannya dimana prosedur pemeriksaan adalah sebagai berikut :
1. Waktu pengiriman seperti :
• Meyakinkan bahwa barang yang dikirim itu benar.
• Pembongkaran barang harus benar, baik caranya agar barang tidak rusak
maupun jumlah dan jenisnya.
• Mencocokkan dengan catatan dan dokumen yang menyertainya.
• Apabila sudah cocok bubuhkan suatu tanda.
• Laporan atau berita acara penerimaan barang harus segera diselesaikan
dengan prosedur yang ada.
2. Pencatatan barang keluar harus sesuai dengan metode yang sudah disepakati.
Isilah kartu gudang dengan tertib dan benar.
3. Pemeriksaan berkala secara rutin, baik terhadap catatan maupun barangnya
secara fisik dimana hal ini akan mempermudah pengawasan atau mencegah
adanya ketidaksesuaian.
4. Pastikan bahwa fluktuasi barang atau mutasi persediaan harus didukung oleh
bukti-bukti yang benar dan lengkap.
5. Tempatkan petugas yang mengetahui persis sifat-sifat barang yang disimpan dan
pilihlah karyawan yang berdedikasi tinggi serta mau melayani anggota dengan
sebaik-baiknya.

Pemberdayaan Usaha Kecil Termasuk Koperasi Kecil Dalam Pengadaan


Barang / Jasa
A.Perluasan Peluang Usaha Kecil Termasuk Koperasi Kecil

Untuk meningkatkan pemberdayaan usaha kecil termasuk koperasi kecil setempat


dalam rangka pengadaan barang/ jasa instansi pemerintah, ditetapkan sebagai
berikut:
 Setiap awal tahun anggaran, pengguna barang/ jasa atau pejabat
berwenang lainnya wajib membuat rencana pengadaan barang/ jasa sesuai
dengan keperluannya berdasarkan dana yang tersedia dan agar sebanyak
mungkin menyediakan paket- paket pekerjaan bagi usaha kecil termasuk
koperasi kecil, selanjutnya segera melaporkan kepada pimpinan instansinya,
serta instansi yang membidangi usaha kecil termasuk koperasi kecil disetiap
kabupaten/ kota.
 Instansi yang membidangi saha kecil di setiap kabupaten/ kota wajib
menghimpun laporan rencana pengadaan barang/ jasa instansi pemerintah di
wilayahnya dan menyusun direktori peluang bagi usaha kecil termasuk koperasi
kecil, serta memantau pelaksanaannya berdasarkan pedoman teknis dari Menteri
yang membidangi usaha kecil.
B. Pembinaan
1. Menteri/ Panglima TNI/ Kapolri/ Pimpinan Lembaga
Pemerintah/ Gubernur BI/ Pimpinan BHMN/ Direksi BUMN/ BUMD agar
membebaskan segala bentuk pungutan biaya yang berkaitan dengan perizinan
usaha, registrasi uasaha kecil termasuk koperasi kecil, serta pungutan lain dalam
pengadaan barang/ jasa instansi pemerintah kepada usaha kecil tewrmasuk
koperasi kecil di wilayahnya.
2. Menteri/ Panglima TNI/ Kapolri/ Pimpinan Lembaga
Pemerintah/ Gubernur/ Bupati/ Walikota/ Dewan Gubernur BI/ Pimpinan BHMN/
Direksi BUMN/ BUMD bertanggung jawab atas pengendalian pelaksanaan
pengaaan barang/jasa termasuk upaya peningkatan pelaksanaan kemitraan antara
usaha besar, menengah dan usaha kecil termasuk koperasi kecil di lingkungan
instansinya.
3. Usaha kecil termasuk koperasi kecil yang ditetapkan
sebagai penyedia barang/jasa (pemenang pengadaan barang/jasa) dilarang
mengalihkan pelaksanaan pekerjaan kepada pihak lain dengan alasan apapun.

BAB I
PENDAHULUAN
STUDI KASUS

EFEKTIFITAS PENGADAAN BERAS


DI PROPINSI SUMATERA BARAT

Koperasi merupakan lembaga dimana orang-orang yang memiliki


kepentingan relatif homogen, mau bersatu dalam suatu wadah untuk meningkatkan
kesejahteraannya. Konsepsi demikian mendudukkan koperasi sebagai badan usaha
yang cukup strategis bagi anggotanya, dalam mencapai tujuan-tujuan ekonomis yang
pada gilirannya berdampak kepada masyarakat secara luas. Di sektor pertanian
misalnya, peranserta koperasi di masa lalu cukup efektif untuk mendorong
peningkatan produksi khususnya di subsektor pangan. Selama era tahun 1980-an,
koperasi terutama KUD mampu memposisikan diri sebagai lembaga yang
diperhitungkan dalam program pengadaan pangan nasional. Ditinjau dari sisi
produksi pangan khususnya beras, peran signifikannya dapat diamati dalam hal
penyaluran prasarana dan sarana produksi mulai dari pupuk, bibit, obat-obatan,
sampai dengan pemasaran gabah atau beras.
Sementara itu, di dalam negeri telah terjadi berbagai perubahan seiring dengan
berlangsungnya era globalisasi dan liberalisasi ekonomi, kondisi tersebut membawa
konsekuensi serius dalam hal pengadaan bahan pangan. Liberalisasi ekonomi dengan
menyerahkan kendali roda perekonomian kepada mekanisme pasar, yang belum tentu
secara otomatis berpihak kepada komunitas ekonomi lemah atau kecil. Kondisi yang
demikian berlangsung juga di sektor pangan, terutama diperkirakan karena belum
tertatanya sistem produksi dan distribusi dalam mengantisipasi perubahan yang terjadi.
Semula peran Bulog sangat dominan dalam pengadaan pangan dan penyangga harga
dasar, tetapi sekarang setelah tiadanya paket skim kredit pengadaan pangan melalui
koperasi maka pengadaan pangan hampir sepenuhnya diserahkan kepada mekanisme
pasar. Sebagai dampaknya, peran koperasi dalam pembangunan pertanian dan
ketahanan pangan semakin tidak berarti lagi. Bahkan sulit dibantah apabila
terdapat pengamat yang menyatakan, bahwa pemerintah tidak lagi memiliki konsep
dan program pembangunan koperasi yang secara jelas memposisikan koperasi dalam
mendukung ketahanan pangan nasional.
Sebelum masa krisis (tahun 1997) terdapat sebanyak 8.427 koperasi yang
menangani ketersediaan pangan, sedangkan pada masa krisis (tahun 2000) terjadi
penurunan menjadi 7.150 koperasi (Kementerian Koperasi dan UKM, 2003). Fakta
ini mengungkap berkurangnya jumlah dan peran koperasi dalam bidang pangan,
meskipun begitu beberapa koperasi telah melakukan inovasi model-model pelayanan
dalam bidang pangan seperti bank padi, lumbung pangan, dan sentra-sentra
pengolahan padi. Fakta lain menunjukkan bahwa selama tiga tahun terakhir (tahun
2001–2003), terdapat kesenjangan antara produksi padi dengan kebutuhan konsumsi
yang harus ditanggulangi dengan impor. Akibatnya, ketahanan pangan di dalam
negeri dewasa ini menghadapi ancaman keterpurukan yang cukup serius.
Perubahan kebijakan pemerintah dalam pengadaan beras memberikan dampak serius
bagi ketahanan pangan nasional. Dalam hal penanganan ketersediaan pangan,
penurunan jumlah koperasi dari 8.427 koperasi sebelum krisis (tahun 1997) menjadi
7.150 koperasi setelah krisis (tahun 2000) juga merupakan indikasi penurunan peran
koperasi dalam menunjang ketahanan pangan (Kementrian Koperasi dan UKM, 2003).
Padahal koperasi selama ini telah memiliki sejumlah fasilitas penunjang (gudang, lantai
jemur, dan lain-lain) yang mendukung pengadaan produksi gabah/beras, dan koperasi
mewadahi sejumlah besar petani padi. Kekurangan produksi gabah/beras di dalam
negeri selanjutnya akan dijadikan alasan untuk membuka impor beras meskipun kita
tahu bahwa hal ini mengancam dan merugikan para petani. Pada pengadaan gabah/beras
dan penyalurannya kepada konsumen, kini tidak ada lagi skim kredit bagi koperasi
untuk pembiayaan usaha pembelian dan pemasaran pangan. Juga sesuai Inpres Nomor 9
tahun 2001 dan Inpres Nomor 9 tahun 2002 tentang kebijakan perberasan, maka
koperasi tidak berfungsi lagi sebagai pelaksana tunggal pembelian gabah. Harga dasar
pembelian gabah/beras petani hanya ditetapkan oleh Bulog. Petani diduga memiliki
bargaining position yang lemah dan karena itu akan sangat merugikan mereka dalam
hal stabilitas produksinya, tingkat pendapatannya, dan harga yang wajar diterima
terutama pada waktu panen raya. Dalam kondisi mekanisme pasar yang belum
menjamin posisi petani, dan bahkan belum tentu juga menjamin ketersediaan pangan
nasional, koperasi hadir mengangkat posisi petani dan dapat menjamin ketersediaan
pangan nasional. Koperasi yang selama ini sudah eksis sebenarnya memiliki peran
mendasar dalam penguatan ekonomi petani yakni melalui penjaminan ketersediaan
pupuk dan harga terjangkau bagi petani, penanganan dan pengolahan gabah petani di
saat surplus maupun defisit produksi, penjaminan nilai tukar dan income petani,
membuka berbagai akses teknologi, informasi, pasar, dan bisnis kepada petani. Dalam
tujuan ketahanan pangan, koperasi telah mengembangkan beberapa model pengamanan
persediaan pangan diantaranya model bank padi, lumbung pangan, dan sentra-sentra
pengolahan padi. Model-model ini berperan menjamin persediaan gabah/beras baik
di daerah sentra produksi maupun daerah defisit pangan dan sekaligus mengurangi
ketergantungan terhadap impor beras yang sebenarnya secara substansial mengancam
ketahanan nasional. Karena itu bagaimana memerankan koperasi sebagai lembaga
ekonomi petani dan penguatan agribisnis di dalam perekonomian pasar sangatlah
diperlukan.

BAB
KESIMPULAN DAN SARAN

1. Kesimpulan
Beberapa kesimpulan yang diambil berdasarkan pembahasan di atas adalah :
1). Kebijakan pemerintah memberi peran lebih besar kepada pihak swasta dalam
penyaluran pupuk, memberikan dampak yang merugikan para petani karena
kelangkaan pupuk pada level petani, akibatnya produksi gabah petani
menurun.
2). Kebijakan tersebut juga menurunkan kapasitas produksi beras koperasi serta
volume usaha, sisa hasil usaha dan indikator-indikator produktivitas koperasi. Dalam
hal ini kebijakan menyerahkan sepenuhnya distribusi pupuk dan pengadaan beras
kepada pihak swasta tidak efektif.

2. Saran
Dari hasil pembahasan diatas, maka rekomendasi yang perlu dilakuakn
pemerintah adalah :
1). Kebijakan memerankan kembali koperasi dalam pengadaan beras ,karena mampu
meningkatkan penggunaan pupuk, produksi gabah, dan pendapatan petani, serta
meningkatkan kapasitas produksi beras koperasi, volume usaha, SHU dan indikator-
indikator produktivitas koperasi.
2). Kebijakan mengembalikan koperasi dan memberikan peran sepenuhnya
kepada koperasi dalam pengadaan beras dapat memberikan hasil yang lebih baik kepada
para petani dan juga pada pengadaan beras nasional.

DAFTAR PUSTAKA

www.google.com/ studi kasus mengenai pengaadaan beras di Sumatera Barat.