PANDUAN APLIKASI AKUNTANSI

Versi 1.3.5

Tim Infinity
Direktorat Keuangan dan Akuntansi
2007

PANDUAN APLIKASI AKUNTANSI

A. Pendahuluan
Aplikasi Akuntansi ini dibuat untuk membantu para petty cash dalam
mengelola keuangan di masing-masing unit kerja yang sampai saat
dilakukan secara manual, sehingga proses pengelolaan data transaksi
harian, pembuatan dan pengiriman laporan menjadi lebih cepat. Selain
itu pula pengelolaan di Direktorat Keuangan akan semakin mudah dalam
menganalisa siklus keuangan khususnya pada aspek akuntansi.
Pembuatan laporan-laporan secara rutin dan berkala dapat diproses
sedini mungkin sehingga akan lebih cepat untuk dijadikan sebagai
bahan pengambilan keputusan di tingkat pimpinan.
Aplikasi ini untuk sementara menitikberatkan pada proses pencatatan
transaksi-transaksi, proses menjurnal, buku besar hingga pembuatan
laporan yang akan dikirimkan setiap akhir bulan dengan disertakan
transfer file dengan menggunakan disket ke Subdit Akuntansi Direktorat
Keuangan untuk digabungkan ke dalam database induk.
Subdit
Akuntansi setiap bulannya akan membuat dan melaporkan hasil
penyerapan dana tersebut.

C. Aplikasi Akuntansi
Aplikasi akuntansi ini terdiri dari 4 menu utama yaitu Menu Referensi,
Transaksi, Laporan, Fasilitas dan Keluar Program.
Petunjuk teknis dalam mengoperasikan aplikasi ini adalah sebagai
berikut:
1. Proses Instalasi
Proses ini adalah proses memasukkan Program Aplikasi Akuntansi
dari CD ke dalam harddisk secara otomatis. Langkah-langkah proses
instalasi :
- Pilih nama file Setup.exe di direktori Aplikasi\Setup.exe
dengan double click. Lalu akan muncul seperti gambar berikut ini

- Kemudian ikuti perintah yang diberikan / pilih Next seperti

gambar di bawah ini

Aplikasi ini masih terus dilakukan pengembangan hingga suatu saat

aplikasi ini menjadi aplikasi yang besar yang mencakup tidak hanya
mencatat proses transaksi harian dan jurnal tetapi menjadi bahan
kebijakan pimpinan dalam Pengelolaan Keuangan Institut Pertanian
Bogor.
B. Kebutuhan Sistem
Aplikasi ini dapat dijalankan di setiap komputer dengan syarat sebagai
berikut :
- Komputer minimal Pentium III dengan Operating System-nya Windows
98, Me, 2000, XP (lebih disarankan)
- Program ini dapat dijalankan dengan Microsoft Access versi 2000,
2002, 2003 dan Windows XP, dan sementara belum bisa dijalankan di
versi 2007
- Syarat minimal memori yang dibutuhkan 32 Mb
- Monitor yang disetting ke resolusi 1024 x 768 pixels

Catatan :
Secara otomatis file aplikasi disimpan di folder C:\AKP,
apabila menginginkan file aplikasi tersebut disimpan di
tempat lain maka yang harus dilakukan adalah menklik
tombol Browse, dan pilih direktori tempat file aplikasi
akan disimpan.

- Kemudian muncul gambar berikut ini, pilih Next untuk menuju ke

proses selanjutnya

2. Proses Menjalankan Aplikasi Akuntansi

Pada saat menjalankan Aplikasi Akuntansi apabila komputer
menggunakan Microsoft Access 2002, 2003 atau XP maka sebelum
ke Tampilan Utama Aplikasi, Microsoft Access akan menampilkan
pernyataan sebagai berikut :

- pilih tombol No, kemudian muncul lagi pernyataan berikut :

- Pilih Next setiap kali ada persetujuan dan lanjutkan ke proses

selanjutnya hingga muncul gambar proses instalasi telah selesai,
kemudian pilih tombol Finish seperti gambar berikut

- pilih tombol Yes

Apabila telah selesai maka Aplikasi Akuntansi

sudah dapat dijalankan dengan mengklik 2
kali shortcut tersebut pada Start Menu
Program seperti gambar di samping berikut :
Shortcut

- Pilih tombol Open

- Aplikasi Akuntansi ini diawali dengan lembar pengisian Formulir

Login seperti gambar di bawah ini.
Untuk bisa masuk ke dalam aplikasi ini maka kita harus
mengisikan Nama User, Unit Kerja dan Password.

D. Penjelasan Menu Utama Aplikasi Akuntansi

Menu Utama Aplikasi Akuntansi terdiri dari
1. Menu Referensi :
a. Form Master Akun, Form ini adalah form yang disediakan untuk
mengedit dan menambah kode-kode akun yang digunakan pada
aplikasi ini.

Tombol tambah

Setelah kita dapat melalui Formulir Login ini maka barulah kita dapat
melakukan aktifitas pencatatan pada aplikasi ini.
Berikut adalah tampilan Menu Utama Aplikasi Akuntansi.

Untuk dapat menambah kode akun maka yang harus dilakukan

adalah
- mengklik tombol tambah
- mengisi isian Kode Akun (yang perlu diperhatikan adalah setiap kali akan
menambah satu kode akun, terlebih dahulu harus melihat struktur urutan dari
kode akun yang akan disisipkan)

- mengisi isian Deskripsi dari kode akun

- kemudian mengklik tombol Refresh (tombol ini berfungsi untuk
memposisikan kode akun yang telah kita masukkan sesuai dengan urutan kode
akun)
Catatan :
Untuk menambah kode akun hanya
petugas khusus dari tim infinity.

disarankan

oleh

b. Form Master Unit, Form ini adalah form yang disediakan untuk
mengedit dan menambah kode-kode Unit Kerja yang digunakan
pada aplikasi ini.

c.

Form Master RKAT, Form ini adalah form yang disediakan untuk
mengedit dan menambah kode-kode program RKAT yang
digunakan pada aplikasi ini.

Tombol tambah

Untuk Form Master Unit pun proses penambahan kode unitnya

sama dengan Form Master Akun.

Untuk Form Master Unit pun proses penambahan kode unitnya

sama dengan Form Master Akun.

d. Form Master Dosen/Pegawai, Form ini adalah form yang

disediakan untuk mengedit dan menambah kode-kode dan
nama Dosen/Pegawai yang digunakan pada aplikasi ini.

2. Menu Transaksi :
a. Form Monitoring Transfer, Form ini berguna untuk memonitor
setiap pencatatan transaksi yang telah ditransfer dari Unit
Kerja dan dicek keabsahan setiap transaksinya, kemudian
dilakukan proses pentransferan data ke data induk pada
aplikasi ini. Form ini hanya bisa dilakukan apabila data sudah
ada yang ditransfer dari Menu Fasilitas Transfer Data.
Catatan :
Form ini hanya digunakan
untuk menggabungkan semua
kerja.

No.Urut
Unit kerja

di Direktorat Keuangan
data dari setiap unit

Berikut adalah contoh data transaksi yang sedang dimonitor melalui

form tersebut.

Data ini bersifat Optional (pilihan) sehingga tanpa harus diisi

pun tidak mengganggu jalannya sistem.
Cara pengisian data ini yaitu menggabungkan kode unit dengan
nomor urut.
Contoh :

Caranya yaitu :

kode : 2110006 nama : Dedi Jamaludin

artinya nomor urut 0006 digunakan di unit MMA (kode unit :
211)

- Pilih unit kerja yang akan dimonitor dan klik tombol Refresh,
apabila datanya ada maka secara langsung akan disajikan seperti
gambar di atas. Kemudian apabila data tersebut perlu diperbaiki,
maka bisa langsung diedit pada data tersebut.
- Klik tombol Transfer untuk melakukan proses pentransferan data

Form yang lainnya yang serupa dengan form Master

Dosen/Pegawai ini adalah Form Master Biaya, Form Master
Bank, Form Master Angkatan.
Catatan : Data ini sebagai bahan acuan yang
digunakan pada saat mengisi uraian pada form
transaksi harian.

b. Form Transaksi, form ini digunakan untuk mencatat setiap

transaksi.
Berikut adalah salah satu contoh pencatatan transaksi harian

Tombol tambah

Penjelasan cara pencatatan ke dalam form transaksi :

- Isi No.Bukti lalu enter
- Pilih Unit Kerja lalu enter
- Pilih Beban Unit Kerja apabila ada pembebanan biaya pada unit
kerja bersangkutan.
Contoh : Pada unit kerja 213 Tingkat Persiapan Bersama dilakukan
pembayaran untuk biaya honor mengajar dosen dari 20902
Dept. Ilmu Keluarga dan Konsumen, maka yang harus diisi
pada unit kerja pembebanan adalah unit kerja 20902 Dept.
Ilmu Keluarga dan Konsumen.
- Isi Tanggal Entry lalu enter
- Isi Tanggal Kuitansi lalu enter

- Isi Uraian lalu tab (pada saat akan mengisi uraian ada 4 tombol
pilihan yaitu tombol 1 berisi
data dosen/pegawai, tombol 2
berisi data biaya, tombol 3 berisi nama bank dan tombol ke 4
berisi angkatan yang bisa dipilih untuk secara otomatis akan
mengisi pada kolom uraian tanpa harus mengetik ulang tetapi
dengan syarat data tersebut sudah terekam di form Master)
- Isi Kode Perkiraan (Kode Akun) lalu enter
- Isi D/K, D untuk debet dan K untuk Kredit. Pada isian ini user akan
diarahkan pengisian angka yang akan dientri sesuai isian D/K.
(tidak membedakan huruf besar atau kecil). lalu enter.
Pencatatan transaksi pada form ini didasarkan pada konsep jurnal
akuntansi, setiap transaksi di debet harus dibuatkan transaksi
beban pada kreditnya. Sehingga pencatatan harus diulang
sebanyak 2 kali. Untuk mempermudah proses pencatatan tersebut
. Apabila tanda default tersebut
gunakan fasilitas
dicentang lalu tekan tombol tambah maka semua isian akan
terisi sesuai transaksi sebelumnya dan tinggal mengisi d/k-nya
dan nilainya saja.
- Isi Kode RKAT
Yang perlu diperhatkan pada saat mengisian kode RKAT adalah
kode ini harus diisi apabila transaksi yang dientri adalah transaksitransaksi biaya. Apabila transaksinya hanya jurnal antar kas maka
kode RKAT tidak perlu diisi.
Khusus untuk pajak ada perlakuan tertentu yaitu RKAT harus diisi
apabila pajak dibayar dari kas terkecuali untuk pungutan pajak
dari biaya honor, tunjangan, dll dibebankan pada RKAT.
- Isian Sumber Dana, secara otomatis pilihannya adalah dana DM,
sehingga setiap kali ada transaksi
yang membebankan pada dana
kontrak atau dana selain DM maka
harus dipilih sumber dananya
seperti
terlihat
pada
gambar
disamping.
- Isian Jenis Kegiatan, Isian ini berisi plihan jenis kegiatan
operasional dan program khusus untuk
perlakuannya sebagai jenis pengeluaran pada
Program RKAT. Pilihan defaultnya adalah
Program sehingga perlu disesuaikan dengan
jenis kegiatan. Apabila pilihan kode RKATnya
menuju pada kode unit kerja (contoh : unit kerja Direktorat
Keuangan (10302) memilih kode RKATnya 01071400 (Direktorat

Keuangan) maka secara otomatis pilihan Jenis Kegiatan akan

memilih sebagai Operasional dan selain itu dianggap sebagai
kegiatan Program.
- Selanjutnya lakukan hal yang sama untuk transaksi lainnya.
- Klik tombol Refresh untuk memperbaharui tampilan pada list view
- Tombol Update digunakan untuk menghitung ulang nilai pada
kolom saldo, apabila terlihat ada nilai yang tidak sesuai maka klik
tombol tersebut.
Pada saat proses update kemudian muncul informasi No current
record seperti di bawah ini, klik OK dan klik tombol update sekali
lagi hingga muncul informasi berikutnya Proses Update Selesai

Proses yang ada pada Form Jurnal ini sama dengan Form
Transaksi Harian hanya pada Form Jurnal ini sudah tidak
dilakukan lagi entri atau edit data. Pada Form Jurnal hanya
melakukan proses penjurnalan ke buku besar dan pengiriman
data untuk pembuatan laporan-laporan.
Caranya:
- Pilih bulan transaksi
- Pilih unit kerja
- Klik tombol Postting
Pada saat proses update kemudian muncul informasi No
current record seperti di bawah ini, klik OK dan klik tombol
update sekali lagi hingga muncul informasi berikutnya Proses
Update Selesai

3. Menu Laporan :
- Simpan semua transaksi harian ke Form Jurnal dengan mengklik
tombol Simpan Data Transaksi.
c.

Form Jurnal, form ini digunakan untuk proses postting setiap

transaksi yang telah dilakukan di Form Transaksi Harian ke buku
besar dan laporan-laporan.
Berikut adalah salah satu contoh Form Jurnal.

Menu Laporan terdiri dari

a. Laporan Rekap Buku Besar

b. Laporan Buku Besar per Akun

Untuk menampilkan bentuk laporan per akun ini terlebih
dahulu diminta untuk mengisi kode akun yang dicari kemudian
klik tombol cari.

c. Laporan Buku Besar per Unit Kerja

Contoh : laporan yang akan kita tampilkan adalah kode akun

Hutang UMK

d. Laporan Jurnal Transaksi

Sebelum tampilan Laporan Jurnal Transaksi diharuskan
mengisi pilihan tanggal untuk menjadi acuan mulai tanggal
berapa data transaksi yang akan ditampilkan.

Preview

- Pilih nama bulan, pada saat memilih nama bulan secara

otomatis isian dari tanggal dan sampai tanggal akan terisi
sesuai awal dan akhir bulan.
- Isi isian Dari Tanggal dan Sampai Tanggal sesuai
keingginan
- Klik tombol preview untuk menampilkan laporan sesuai
pilihan

Berikut adalah hasil tampilannya

e.

Laporan Rekap Biaya

f.

Laporan LKK

i.

Laporan Rekap Realisasi

g. Laporan Pembebanan Unit Kerja

h. Laporan Realisasi Bulanan

4. Menu Fasilitas terdiri dari

a. Form Fill Users
Form ini digunakan untuk mendaftarkan user baru dengan cara
- Isi Nama Users, Nama
Group, Unit kerja, Nama
Password dan Penegasan
(mengulang isian nama
password)
- Pilih OK untuk mengakhiri
proses
- Setelah itu setiap kali Login
gunakan user yang telah
didaftarkan tadi
b. Form Change Password
Form ini digunakan untuk
mengubah Password yang
lama dengan yang baru
dengan syarat Password
lama tidak lupa.

- Isi Nama User yang telah didaftarkan

- Isi Password Lama
- Isi Password Baru dan ketik ulang pada isian Penegasan
c.

e. Form Create Database

Form ini disediakan untuk membuat database kosong yang
dapat digunakan pada saat akan mentransfer data yang ada ke
database lain.

Form Simulasi Pajak PPh 21

Form ini digunakan sebagai simulasi perhitungan pajak

penghasilan (PPh) 21 dengan mengklasifikasi nilai pajak dan
prersentasinya.
- Ketik nilai pajak yang akan dihitung
- Klik Tombol Proses
- Lalu klik tombol Refresh, maka akan muncul nilai hasil
perhitungannya.
d. Aplikasi Kalkultor
Pada saat akan menjalankan aplikasi kalkultor maka akan
muncul tampilan seperti di bawah ini, lalu pilih OK

Dengan cara menuliskan direktori dan nama file databasenya.

Contoh : C:\Dataakp2007\AKP2132007.mdb
(membuat database di direktori C:\Dataakp2007
dengan nama filenya AKP2132007.mdb
f.

Form Transfer Data

Form ini digunakan untuk mentransfer data transaksi. Proses
transfer ini bisa dengan import atau export. Selain itu juga bisa
ditransfer ke/dari format Database atau Excel.

Form ini juga digunakan pada saat akan mentransfer data dari
unit kerja ke Direktorat Keuangan untuk digabungkan dengan
database induk yang mencakup semua unit kerja.
Untuk mentransfer dengan menggunakan database yaitu
dengan cara :
1. Export
- Pada isian nama direktori harus menyertakan nama
direktori dimana file databasenya disimpan seperti contoh
di atas.
- Unit kerja dipilih sesuai unit kerja yang akan ditransfer
- Untuk nama file tidak perlu diisi karena secara otomatis
akan tertulis seperti gambar di atas yaitu penggabungan
KAS1+ kode unit
- Pilih Jenis Transfernya : Database
- Pilih Cara Transfernya : Export
2. Import
Caranya sama dengan pilihan export hanya Pilihan Cara
Transfernya menjadi Import
Sedangkan untuk mentransfer dengan menggunakan Excel yaitu
dengan cara :
1. Export
- Pada isian nama direktori harus menyertakan nama
direktori dimana file excelnya akan disimpan
- Unit kerja dipilih sesuai unit kerja yang akan ditransfer
- Untuk nama file tidak perlu diisi karena secara otomatis
akan tertulis seperti gambar di atas yaitu penggabungan
KAS1+ kode unit
- Pilih Jenis Transfernya : SpreadSheet
- Pilih Cara Transfernya : Export
2. Import
Caranya sama dengan pilihan export hanya Pilihan Cara
Transfernya menjadi Import
Catatan :
Perlu
diperhatikan
untuk
import
dengan
menggunakan
format
Excel,
file
transfernya
ditampung di table KAS1_Template sehingga pada
saat pilihan unit kerja pada Form Monitoring
Transfer Data harus menuliskan KAS1_Template

dan selanjutnya lakukan proses transfer seperti

langkah-langkah yang telah dijelaskan sebelumnya.

Perlu diperhatikan untuk import dengan menggunakan Excel

ini file transfernya ditampung di table KAS1_Template
sehingga pada saat pilihan unit kerja pada Form Monitoring
Transfer Data harus menuliskan KAS1_Template
PERHATIAN :
Proses Transfer Data
Langkah-langkah yang harus dilakukan pada saat akan mentransfer
data adalah :
1. Buatkan folder DataAKP2007 (tanpa spasi) terlebih dahulu di
direktori C:\ --- C:\dataakp2007 (jenis huruf tidak pengaruh)
2. Buka form Buat Database Baru seperti gambar pada point e di
atas. Ketikkan nama folder yang tadi sudah dibuat pada langah 1.
dan sertakan dengan nama file yang akan dibuat seperti contoh :
AKP2132007.mdb (tanpa spasi)

Jenis file
Kode unit kerja
Tahun anggaran
Jenis database
Sehingga lengkapnya menjadi c:\dataakp2007\akp2132007.mdb
Untuk memastikan cek ulang di direktori c:\dataakp2007 apakah
sudah terdapat nama file yang kita buat. Pada file dengan kondisi
kosong maka secara nyata tertuis ukuran file sebesar 64 kb.
3. Buka form Transfer Data yang terlihat pada point f di atas.
Ketik setiap isian : (contoh)
Nama Direktori : isikan C:\dataakp2007\akp2132007.mdb
Unit Kerja
: 213 (unit kerja TPB)
Nama File
: secara otomatis tertulis KAS1213
Jenis Transfer : database
Cara Transfer : Export atau Import
Lalu klik tombol Proses

5. Menu Keluar
Menu Keluar terdiri dari Log Off dan Keluar. Apabila tombol Log Off
dipilih maka Aplikasi akan kembali ke Formulir Login sedangkan
Keluar berarti benar-benar keluar dari aplikasi.
E. Permasalahan
Pada Form Jurnal
Yang biasa terjadi pada saat menjalankan proses Postting muncul
informasi

Maka informasi ini diakibatkan oleh

Informasi
- Ada record yang kosong

- Ada tanggal kuitansi yang kosong

- Ada kode unit kerja yang kosong
- Ada kode akun yang kosong
- ada nilai di debet/kredit yang
kosong ( ) seharusnya 0

Solusi
Hapus record yang kosong di Form
Transaksi
kemudian
simpan
kembali transaksi tersebut dengan
mengklik tombol Simpan Data
Transaksi
Isi tanggal kuitansi yang kosong di
Form Transaksi dan simpan
transaksi
Isi kode unit kerja yang kosong di
Form Transaksi dan simpan
transaksi
Isi tanggal kuitansi yang kosong di
Form Transaksi dan simpan
transaksi
Isi nilai yang kosong di Form
Transaksi dan simpan transaksi