BAB 1

PENDAHULUAN
1.1

Kata Pengantar

Puji syukur penuliskami ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa,

karena telah melimpahkan kasih dan karunia-Nya sehingga penulis
dapat menyelesaikan lLaporan penggunaan Groupware Google Drive
ini. Penulis juga ingin mengucapkan banyak terimakasih kepada
seluruh pihak-pihak yang telah ikut berkontribusi dalam penyelesaian
tugas Llaporan ini, yaitu dosen yang mengampu kami Bapak Rangga
Almahendra yang telah membantu kami memberikan arahan dalam
penyelesaian tugas, serta teman-teman dari kelas komunikasi dan
bisnis yang telah ikut memberikan saran dan masukan.
Penulis berharap supaya laporan ini bisa digunakan secara
semestinya dan mampu memberikan pengetahuan dan informasi yang
bernilai bagi para pembaca laporan ini. Penulis juga mengucapkan
mohon maaf apabila di dalam laporan ini terdapat kesalahan informasi
atau kesalahan penulisan. Penulis sudah berusaha sebaik mungkin
agar dapat menyajikan laporan yang baik.

BAB 2
ISI
2.1 Sejarah Google DriveSejarah Google Drive

Semakin majunya teknologi semakin banyak pula kemajuan yang kita rasakan, seperti
halnya dalam media internet, sebuah perusahaan terkemuka seperti Google Inc. telah
membuat penyelesaian akan masalah media penyimpanan.
Seperti yang kita ketahui bahwa media penyimpanan merupakan sebuah komponen
penting dalam sebuah sistem informasi, namun media penyimpanan yang ada sebelumnya
masih mempunyai kekurangan diantaranya kapasitas yang terbatas, keamanan data yang tidak
terjamin, dan kurangnya mobilitas. Dari hal-hal tersebutlah maka gGoogle menciptakan
terobosan barunya yang diberi nama Google Drive.
Google

Drive adalah layanan

penyimpanan

daring milik Google yang

diluncurkan pada 24 April 2012. Layanan ini merupakan ekstensi dari Google
Docs dan akan mengganti URL docs.google.com dengan drive.google.com setelah
diaktifkan. Google Drive memberikan layanan penyimpanan gratis sebesar 15 GB dan
dapat ditambahkan dengan pembayaran tertentu. Dengan fitur unggulan yang sama

seperti Dropbox, yaitu sinkronisasi data melalui folder khusus di dalam desktop atau
lebih dikenal dengan Desktop Sync Clients. Google Drive memberikan kapasitas gratis
sebesar 5 GB dan tentunya fitur-fitur yang terintegrasi dengan layanan Google lainnya
seperti: Gmail, G+ dan Google Search. Fitur yang bisa digaris bawahi dari Google
Drive adalah APIs untuk para Developerpengembang. Hingga kini Google Drive telah
terhubung dengan puluhan aplikasi pihak ketiga.

2.1 Pemanfaatan Google Drive

1. Penyimpanan Data Online
Kehadiran Google Drive memberikan kesempatan bagi kita
untuk memberikan alternatif tempat penyimpanan data. Data
adalah aset yang sangat berharga yang harus dilindungi dan
dirawat. Media penyimpanan yang sering dipakai saat ini adalah
Flash drive, Harddisk, atau CD/DVD. Dengan hadirnya media
penyimpanan online maka keberadaan data akan bisa akses
dimanapun dengan catatan harus ada akses internet tanpa repot
membawa media penyimpanan data.
2. Sarana berbagi file.
Keuntungan lain media penyimpanan online adalah adanya
fitur untuk berbagi data tersebut dengan orang lain, contohnya
Google Docs. Dengan Google Docs kita bisa membuat sebuah
tulisan / file yang bisa di-share dengan teman-teman sehingga dapat
tetap bekerjasama tanpa harus bertatap muka. Keuntungan lain
yang bisa dinikmati adalah bisa meng-upload semua dokumen
office ke Google Docs, sehingga tidak perlu kawatir dokumen
tersebut hilang. Dengan menu upload semua dokumen bisa kita
pindahkan ke Google Doc dengan cepat. Folder pun bisa kita buat

layaknya seperti menggunakan komputer biasa. Dengan pelayan

Google Drive, space penyimpanan menjadi lebih banyak.
Keberadaan Google Doc membuat user hemat karena tidak perlu
install software word processor ke komputer.

3. Sinkronisasi Data dari Komputer

Memiliki fungsi layaknya Dropbox yaitu sinkronisasi data
dari PC maupun laptop, jadi user bisa membuat, menyimpan dan
berbagi data maupun dokumen di google drive tersebut. Selain itu user
juga bisa mengakses data file dari mana saja di rumah ataupun di kantor
dengan syarat terhubung dengan internet.
4. Google Drive terintegrasi dengan layanan lainnya
Google drive tidak hanya terbatas pemanfaatannya hanya sebagai
media penyimpanan maupun media berbagi data namun juga telah
terintegrasi dengan layanan dari Google lainnya, diantaranya adalah :
Google Plus, Gmail, dan Google Search.
2.2 Alasan Google Drive diminati
Google Drive memang sangat diminati karena beberapa alasan
berikut
a. Aman. Penyimpanan dalam bentuk online relatif aman karena ketika
piranti kita rusak atau hardware kita mengalami kerusakan maka,
kita masih mampu mengakses data-data yang ada secara online.
b. Berkapasitas besar. Terkadang kita merasa kesulitan ketika ingin
melakukan sharing pada file-file dengan ukuran yang relatif besar.
Oleh karenanya, Google Drive memberikan kapasitas yang jauh
lebih besar dari flashdisk dalam hal ini secara online dan gratis
c. Realtime. Google Drive menawarkan kemampuan dimana dua orang
atau lebih mampu mengerjakan satu dokumen dalam waktu yang
bebarengan sehingga kita mampu mengkolaborasikan ide-ide dalam
waktu yang sama.

BAB 3
PEMBAHASAN
3.1 Cara Pemakaian Google Drive
Pemakaian Google Drive tidaklah sulit, sangat diberikan kemudahan
karena merupakan salah satu produk dari Google. Maka dengan memiliki
account Gmail, kita sudah dapat terintegrasi langsung dengan Google Drive.
Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai penggunaan Google Drive ada
beberapa hal yang harus dibuat dan diketahui terlebih dahulu, yakni:

1. Membuat account Gmail anda terlebih dahulu, dengan memiliki account

Gmail maka nantinya akan mudah terhubung dengan Google Drive

Bagan 1 Tampilan membuat account gmail

Bagan 2 Tampilan account gmail sudah

berhasil dibuat
2. Setelah memiliki account
Gmail, klik pada logo berbentuk persegi yang
ada diujung kanan, kemudian memilih Drive atau dapat langsung memilih
logo gambar Drive yang ada di tengah halaman

Bagan 3 Tampilan untuk masuk ke dalam Google

Drive

3. Kemudian akan muncul halaman awal pada Google Drive. Pada menu
Drive Saya, klik tanda panah yang ada di samping, anda dapat membuat
folder baru untuk merapikan file yang ada pada Google Drive, dapat juga
melakukan unggah file file dan unggah folder untuk menginput langsung
dari data yang ada di Personal Computer Anda, serta dapat secara
langsung menulis document baru

Bagan 4 Tampilan pada halaman awal Google Drive

Bagan 5 Tampilan untuk membuat Folder Baru, menggunggah

FIle/Folder, dan membuat dokumen baru

4.
5. Pada menu sebelah kiri, terdapat 6
Menu yaitu
1. Menu Drive Saya, menunjukkan file
atau folder yang Anda simpan.
2. Menu
Dibagikan
dengan
saya,
menunjukkan file yang di bagikan
oleh teman Anda sehingga Anda
dapat
melakukan
kolaborasi
pengerjaan tugas
3. Menu Foto Google, berisi foto-foto
yang anda simpan atau merupakan
back up
4. Menu Terkini, menunjukkan file yang
baru anda buka
5. Menu Berbintang, menunjukkan file
atau folder anda yang penting
6. Menu sampah, menunjukkan file/folder yang sudah dibuang dari Drive
dan masih tersimpan dalam menu Bagan 6 Tampilan menu pada
Google Drive
sampah
Setelah itu, anda dapat segera melakukan kerjasama kolaborasi dengan
teman anda yang juga memiliki account gmail dengan id email masing-masing
yang kemudian dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:
1. Masuk ke dalam halaman Google Drive, dimisalkan anda menjadi sumber
pengguna, yang akan membagikan dokumen kepada teman anda. Anda
dapat memilih untuk membuat dokumen baru) atau memasukkan
dokumen yang sudah ada di Personal Computer untuk selanjutnya tinggal
dimasukkan (lihat petunjuk nomor 3 diatas).

Bagan 7 Membuat dokumen baru (contoh: Google Dokumen)

Bagan 8 Tampilan setelah anda membuat folder baru

2. Anda dapat melakukan berbagi dokumen dengan cara klik kanan pada file
atau folder yang diinginkan, pilih Bagikan, lalu anda dapat menulis email
pengguna lain dengan pilihan apakah pengguna tersebut hanya dapat
melihat atau dapat mengedit. Kemudian pilih kirim.

Bagan 9 Tampilan untuk berbagi dokumen

Bagan 10 Tampilan untuk mengirimkan data yang akan

dibagikanmelakukan pengiriman, maka pengguna

3. Setelah pengguna pertama
lainnya akan menerima pemberitahuan/undangan untuk melakukan
kolaborasi. Setelah menerima dan membuka undangan tersebut maka
kedua pengguna dapat melakukan kolaborasi dengan menggunakan
Google Drive

Bagan 11 Tampilan undangan untuk berkolaborasi dari pengguna

pertama

3.B2. FASILITAS
Google Drive

PADA

GOOGLE

DRIVEFasilitas

Pada

A. Hal-hal yang dapat dilakukan dengan aplikasi Google Drive :

1. Membuat file baru di Google Drive dari jenis file aplikasi tersebut
2. Mengakses dan membuka file di Google Drive
3. Mengakses file Google yang tersimpan di Google Drive dari aplikasi di luar
Google Drive
4. Menyimpan file ke Google Drive dari aplikasi di luar Google Drive
5. Berbagi jenis file apa pun, termasuk file yang dibuat dengan aplikasi Google
Drive
B. Fasilitas utama Google Drive :
1. Google Drive memberikan ruang (space) gratis sebanyak 5 GB. Kalau kurang,
pengguna dapat meng-upgrade menjadi 25 GB dengan membayar $2.49 per
bulan atau $30 (sekitar Rp280 ribu) per tahun.
2. Membuat dokumen baru, spreadsheet, dan presentasi secara instan. Dapat
mengedit suatu dokumen dengan kolega bersama-sama pada waktu yang sama.
Ini salah satu kelebihan Google Drive jika dibandingkan dengan situs berbagi
pakai.
3. Gmail attachment (sisipan) tidak perlu lagi. Link dari Google Drive dapat
dikirim ke Gmail untuk dijadikan attachment secara otomatis.
4. Video dan Foto yang tersimpan di Google Drive akan otomatis tersedia di
Google Plus.
5. Mesin pencari khusus tersedia di Google Drive untuk mencari berkas yang
ada. Dilengkapi dengan opsi pencarian berbasis ekstensi (jenis) file, bukan hanya
nama berkasnya saja.
6. Dapat membuka semua format file, termasuk Adobe HD Video, Photoshop, dll
walaupun belum menginstal software-software tersebut di komputer.
7. Dapat berbagai file (berkas) dengan menggunakan berbagai aplikasi. Jadi, fitur
ini fungsinya sama dengan situs berbagi pakai lain.
8. Simpan otomatis. Begitu pengguna membuat perubahan di salah satu file di
Google Drive, iamaka akan tersimpan secara otomatis.
C. Google Drive dapat digunakan dalam beberapa piranti (device)
berikut:
1. Komputer berbasis Windows
2. Komputer berbasis Mac
3. Tablet berbasis i0S (iPad)

4. Tablet berbasis Android

5. Smartphones iPhone
6. Smartphones berbasis Android
Walaupun Google Drive belum mendukung Sistem Operasi Linux, namun berkat
tim ppa ubuntu, Ggoogle Ddrive kini bisa diakses melalui Nautilus pada Dekstop
Gnome. Jika tidak mau repot, pengguna Linux juga bisa mencoba cloud storage
lain yang mendukung Linux, seperti Dropbox.
D. Fitur-fitur lain :
1. Dokumen bebas
Google memang memberikan pengguna ruang penyimpanan 5 GB gratis,
tetapi hebatnya setiap dokumen yang dibuat dalam Drive terhitung gratis.
2. Upload hingga 30 jenis file
Google Drive mendukung penyimpanan dan tampilan 30 jenis file populer.
Sehingga pengguna dapat meng-upload sebuah film ke Drive dan
memainkannya kembali dalam browser di mana pun pengguna berada.
3. Berbagi file, folder, atau seluruh drive
Fitur ini adalah fitur berbagi sederhana yang dimiliki Google. Hanya
dengan klik kanan pada sebuah file, pilih share dan tentukan opsi dari
share itu. Untuk memberikan akses ke seseorang untuk seluruh drive
pengguna, klik tombol dengan orang dan tanda plus di bagian atas.
4. Memanfaatkan Google Goggles
Dengan teknologi Goggle yang dibangun dalam Drive, pengguna dapat
mencari foto menggunakan bar pencarian. Serta dapat mencari teks
dalam dokumen yang dipindai. Setelah beberapa pengujian, fitur ini tidak
benar-benar dapat diandalkan, tapi layak dicoba jika memerlukan bantuan
menemukan file atau foto.
5. Berkolaborasi pada video, foto, dan banyak lagi
Fitur kolaborasi dari Google Docs sekarang tersedia untuk semua jenis file.
Misalnya, jika pengguna meng-upload video ke Drive dan berbagi dengan
orang lain, pengguna akan dapat membahas video dengan alat komentar.
6. Install aplikasi pihak ketiga
Pengembang pihak ketiga telah membuat aplikasi yang bekerja secara
lancar dengan Google Drive. Pixlr salah satunya yang memungkinkan
pengguna mengedit foto yang diunggah, HelloFax memungkinkan kita
untuk mengirim faks bebas, dan DocuSign memungkinkan pengguna
menandatangani dokumen resmi, semua bisa diinstal dalam Google Drive.
Untuk mendapatkan aplikasi ini dan lebih banyak lagi, pergi ke Google
Drive>Setting> Manage apps> Get more Apps.

3.3 Kelebihan dan Kekurangan Google Drive sebagai Groupware REVIEW

KELEBIHAN DAN KEKURANGAN GROUPWARE GOOGLE DRIVE

Sebagai bentuk media sharing file terkini, Google Drive memiliki

kelebihan-kelebihan yang tak dimiliki oleh groupware serupa. Jika pada versi
sebelumnya dari Google Drive, yaitu Google Docs, pengguna dapat melakukan
kolaborasi dokumen secara real time, kini pengguna juga dapat share media
berupa file musik, gambar, PDF, dan lain-lain. Bahkan, melalui Google Drive
pengguna dapat membuka 30 jenis format file meskipun tidak menginstal
perangkat lunak tersebut pada perangkatnya.
Kelebihan lain yang ditawarkan oleh Google Drive adalah terkait sebagai
fungsi media penyimpanan. Google drive memberikan space penyimpanan
secara gratis sebesar 5 GB. Ukuran tersebut masih dapat diupgrade hingga 25
GB jika pengguna membayar biaya tambahan. Selain itu, Google Drive
merupakan penyimpanan virtual, sehingga, pengguna dapat mengaksesnya
melalui berbagai perangkat dimanapun dan kapanpun selama terkoneksi
jaringan internet. Pengguna tak perlu khawatir datanya ikut hilang ketika
kehilangan perangkatnya.
Keunggulan berikutnya dari Google Drive adalah pengeditan file secara
simultan. Melalui kolaborasi dokumen yang dapat dilakukan melalui Google
Drive, pengerjaan dokumen yang dilakukan bersama-sama akan selesai jauh
lebih cepat ketimbang mengerjakan bergantian. Meskipun demikian, file akan
tetap aman karena memiliki sistem secure sharing yang baik. Pengguna dapat
mengatur siapa saja yang dapat melihat dan mengedit file.
Sedangkan, jika kita menilik kelemahan Google Drive, sebenarnya tidaklah
terlalu signifikan. Googled Drive memang sudah dapat dinikmati oleh pengguna
Windows, Android, dan iOS. Sayangnya, Google Drive belum tersedia untuk
Linux. Tetapi, pengguna Linux tidaklah sebanyak pengguna OS lain, sehingga
Google Drive sudah cukup banyak dapat diakses pengguna.
BAB 4
KESIMPULAN
Google drive memang sudah banyak digunakan di kalangan pelajar saat
ini terutama mahasiswa. Karena jadwal mahasiswa yang terbilang cukup sibuk
dalam mengikuti kegiatan perkuliahan maupun kegiatan non-kuliah, maka
Google drive memang merupakan salah satu media yang cocok untuk digunakan
mahasiswa untuk melakukan pengerjaan tugas bersama tanpa harus bertemu
secara fisik. Selain itu, google drive juga dapat digunakan secara gratis dan
memiliki space penyimpanan yang cukup besar. Yang perlu dilakukan hanyalah
membuat akun gmail dan dari akun tersebut akan dapat tersambung langsung
dengan akun google drive. Dengan google drive ini, memudahkan setiap orang
dimana saja untuk dapat melakukan kolaborasi tanpa harus bertemu secara fisik
sehingga waktu yang digunakan dapat diatur secara efisien dan efektif.

TUGAS MATA KULIAH KOMUNIKASI & NEGOSIASI BISNIS

REVIEW PENGGUNAAN GROUPWARE
GOOGLE DRIVE

Lintang Rizky Jiwandana

14/369396/EK/20139

DISUSUN OLEH:
NURUL AMANAH
MARIA ANGELINA (363165)
IMANUEL GINTING
DICKYVIANTO PRAMONO
NI MADE NUKE (363307)
TERADIKA ANTONI

FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS

UNIVERSITAS GADJAH MADA

2015