SENA. ACTIVIDAD 1.

ADMNISTRACIN DOCUMENTAL.
APRENDIZ:
Frank Alexander Giraldo Lpez.
Elaborar un diagrama de flujo considerando los procesos que implica la administracin
documental.
Lugar: Hospital San Juan de Girn.
NIT: 890203242-7
Departamento : Santander
Ciudad: Bucaramanga. Municipio: Girn.
Hospital San Juan de Girn/ Archivo de Historias
Clnicas.
Pertenece a la Dependencia de
Estadstica.

Para el caso del Archivo Central pertenece

a la Dependencia de Administracin.

Actividades que realizan segn la Ley 594 de 2000.

Ttulo II Art 5/6.
Elaboracin de documentos y recepcin de los
mismos.
Aplican Tablas de Retencin Documental aprobada por
el comit de archivos de la Empresa.
Conservacin y Restauracin del acervo.
Organizacin de fondos acumulados.

La administracin documentos se aplica en los documentos y

a conservarlos depende a la T.R.D.

Las historias clnicas, se organizan cronolgicamente y/ o se elabora un

rtulo, segn el soporte.

Segn la ley
594 del 2000.

Artculo 22. Procesos Archivsticos.

Procesos archivsticos.
Homogenizacin.
Normalizacin.
Salvaguarda.
Patrimonio documental.

Se aplican las T.R.D. y procede a la eliminacin de documentos,

mediante un Acta de eliminacin y las transferencias dependen
del calendario de la empresa.

La gestin de documentos bajo el concepto de Archivo

Total, se aplican procesos tales como la produccin o
recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la
recuperacin y la disposicin final de los documentos.

1. RECEPCIN DE DOCUMENTOS.

Administracin documental.

En el Archivo clnico se crean los expedientes de la historia clnica y reciben los documentos
del paciente (Datos personales), las consultas, exmenes que el doctor le manda.

El funcionario responsable del Archivo de las Historias Clnicas es denominado: Auxiliar de Estadstica, quien registra
y radica en la planilla de control de correspondencia, todos los documentos que llegan, con un nmero de radicado y
firma el recibido. En el archivo central se hace el mismo proceso respetando el principio de orden original y de
procedencia.

2. ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS Y GESTIN DE DOCUMENTOS.

Ttulo IV & V art
21/26
Gestin de

Auxiliar de Estadstica es el responsable de la organizacin de archivos de gestin. Y todos aquellos documentos

documentos
objeto a transferencia
Documental al Archivo Central.

Se
organizan
de acuerdo a
la T.R.D.

Se Elabora y verifica el cronograma anual de transferencias,

verifican
peridicamente fechas programadas en el Cronograma, informan a las
dependencias sobre transferencia primaria, se
Organiza la Documentacin a Archivar.
Transferencia primaria de los documentos: Diligencia de Formato nico de
Inventario Documental
Radicacin con el equipo radicador (Numero, Hora y Fecha).
Tabla de Retencin Documental aprobada por el comit de archivos de la
Empresa.
No hace Inventario de los expedientes.

El funcionario aplica la T.R.D. y procede a clasificar la informacin de

acuerdo al nivel de conservacin.

Se ordenan los expedientes en carpetas de cartulina o cartn, teniendo en cuenta que dentro
de las carpetas no excedan los 200 folios, y se realiza la respectiva rotulacin, manteniendo
el principio de orden original, folian los documentos.

El Archivo central se recibe expedientes de las

dependencias de las transferencias documentales
primarias en las unidades de conservacin (carpetas y
cajas).

En el Archivo
Central.

El funcionario aplica, elabora y aplica la T.R.D.

Identificacin de los expedientes para conservacin total. Y/o

Almacenamiento de la documentacin.

T. IV: Art. 19. En el Archivo de historias clnicas y Central Incorporan tecnologas en

la administracin y conservacin de sus archivos, medios tcnicos, electrnico,
informtico, que ayudan a la conservacin fsica, las condiciones ambientales y
operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproduccin de la informacin
contenida en estos soportes, as como el funcionamiento razonable del sistema.

3. TRAMITE DE DOCUMENTOS.
Titulo VI & VIII

Los funcionarios reciben la documentacin para el

respectivo trmite, prstamo, control y vigilancia.

Segn lo dispuesto Ley 594 de 2000.

(www.archivogeneral.gov.co.)
Se cumplen ciertos aspectos.

Normalizaci
n

Creacin, organizacin, transferencia, conservacin y

servicios de los archivos pblicos.

FIN

Cuando se solicitan prestamos de expedientes al

archivo Central. El funcionario verifica la
informacin, y procede a realizar su bsqueda,
responde a la solicitud, y procede a prestar la
informacin solicitada.