BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori-teori Dasar/Umum

2.1.1

ERP (Enterprise Resource Planning)

Definisi Enterprise Resource Planning (ERP) menurut Hossain,
Patrick dan Rashid (2002, p2) adalah sistem software untuk manajemen
bisnis, mencakup modul-modul untuk mendukung area fungsional seperti
perencanaan, produksi, penjualan, pemasaran, distribusi, keuangan, finansial,
manajemen sumber daya manusia, manajemen proyek, manajemen
persediaan, layanan dan pemeliharaan, transportasi dan e-business.
Menurut Brady, Monk dan Wagner (2001, p153), Enterprise
Resource Planning adalah sebuah sistem yang membantu untuk mengatur
proses bisnis seperti pemasaran, produksi, pembelian, dan accounting dalam
suatu kesatuan yang terintegrasi. ERP menyimpan semua transaksi dalam
suatu

database

yang

digunakan

sistem informasi

perusahaan

dan

menyediakan manajemen reporting tools.

Sedangkan menurut OBrien (2005, p699), Enterprise Resource
Planning (ERP) adalah software lintas fungsi terpadu yang merekayasa ulang
proses manufaktur, distribusi, keuangan, sumber daya manusia, dan proses
bisnis dasar lainnya dari suatu perusahaan untuk memperbaiki efisiensi,
kelincahan, dan profitabilitasnya.

9
Menurut Wallace dan Kremzar (2001, p5), Enterprise Resource
Planning adalah sebagai berikut :
a. Suatu perangkat peralatan manajemen perusahaan global yang
menyeimbangkan permintaan dan persediaan.
b. Menyediakan kemampuan untuk menghubungkan pelanggan dan
pemasok ke dalam suatu rantai pasokan yang lengkap
c. Menggunakan proses bisnis yang terpercaya untuk pembuatan
keputusan.
d. Menyediakan integrasi antar berbagai fungsi seperti penjualan,
pemasaran,

produksi,

operasi,

logistik,

pembelian,

keuangan,

pengembangan produk baru, dan sumber daya manusia, yang

memungkinkan orang menjalankan bisnisnya dengan layanan
pelanggan dan produktivitas yang memuaskan, biaya yang rendah dan
inventori yang minimal, serta menyediakan pondasi untuk ecommerce yang efektif.
Beberapa modul yang terdapat dalam Enterprise Resource Planning
(ERP) Systems antara lain :

Accounting management

Financial management

Manufacturing management

Production management

Transportation management

Sales & distribution management

Human resources management

10

Supply chain management

Customer relationship management

E-Business

2.1.2 Pengertian Area Fungsional dari Operasional

Setiap perusahaan memiliki beberapa macam area fungsional utama
dalam mengoperasikan bisnisnya. Masing-masing area fungsional meliputi
berbagai fungsi bisnis dan aktivitas bisnis. Beberapa contoh area fungsional
meliputi (Brady, Monk dan Wagner, 2001, p2) :
1. Marketing and Sales
Area fungsional ini mencakup fungsi bisnis pemasaran, pemrosesan
pesanan

pelanggan,

manajemen

hubungan

pelanggan,

dukungan

pelanggan, ramalan penjualan, dan iklan.

2. Production and Material Management
Area fungsional ini mencakup fungsi bisnis pembelian, penerimaan,
transportasi/logistik,

penjadwalan

produksi,

manufaktur,

dan

pemeliharaan gudang.
3. Accounting and Finance
Area fungsional ini mencakup fungsi bisnis akuntansi keuangan, alokasi
biaya dan pengontrolan, perencanaan dan pendanaan, serta manajemen
arus kas.

11
4. Human Resource
Area fungsional ini mencakup fungsi bisnis perekrutan dan penerimaan
karyawan, pelatihan karyawan, penggajian dan keuntungan.
2.1.3

Pengertian Proses Bisnis

Menurut Brady, Monk dan Wagner (2001, p3), proses bisnis adalah
kumpulan aktivitas yang menggunakan satu atau berbagai jenis input dan
menciptakan suatu output yang mempunyai nilai bagi pelanggan.

Inputs

Process

Outputs

Gambar 2.1 Proses Bisnis Secara Umum

Perbedaan fungsi bisnis dengan proses bisnis :
-

Fungsi bisnis merupakan kegiatan masing-masing divisi dalam perusahaan

yang bertugas sesuai dengan fungsinya. Contoh: customer service bertugas
untuk melayani pendaftaran pelanggan atau menerima barang yang rusak.

Proses bisnis melibatkan beberapa area fungsional dan berbagai fungsi

dengan berbagai area. Manajer bisnis selalu berusaha untuk memandang
operasi bisnis dari perspektif kepuasan pelanggan.
Berbagi data secara efektif dan efisien antar area fungsional akan
membuat proses bisnis lebih efisien. Sistem informasi dapat didesain,
sehingga data yang disalurkan akurat dan tepat waktu di antara area
fungsional.
Bisnis menggunakan berbagai input dalam bentuk material, orang dan
peralatan, kemudian mengubah input ini menjadi barang dan jasa untuk

12
pelanggan. Informasi sangat dibutuhkan untuk mengatur input dan proses
bisnis, sehingga pelanggan menerima barang dan jasa sesuai dengan
permintaan.

2.1.4 Teknik Pengumpulan Data

Bila dilihat dari segi cara atau teknik pengumpulan data, maka teknik
pengumpulan data dapat dilakukan dengan interview (wawancara), kuesioner
(angket), observasi (pengamatan), dan gabungan ketiganya (Sugiyono, 2008,
p193).

2.1.4.1 Interview (wawancara)

Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data,
apabila

peneliti

ingin

melakukan

studi

pendahuluan

untuk

menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila

peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih
mendalam dan jumlah respondennya sedikit. Teknik pengumpulan
data ini mendasarkan diri pada laporan tentang diri sendiri atau selfreport, atau setidak-tidaknya pada pengetahuan atau keyakinan
pribadi. Wawancara dapat dilakukan secara terstruktur maupun tidak
terstruktur, dan dapat dilakukan melalui tatap muka maupun dengan
menggunakan telepon.
Wawancara terbagi 2 jenis, yaitu:
a. Wawancara terstruktur

13
Wawancara

terstruktur

digunakan

sebagai

teknik

pengumpulan data, bila peneliti atau pengumpul data telah

mengetahui dengan pasti tentang informasi apa yang akan
diperoleh. Dengan wawancara terstruktur ini, setiap responden
diberi pertanyaan yang sama, dan pengumpul data mencatatnya
(Sugiyono, 2008, p194).
b. Wawancara tidak terstruktur
Wawancara tidak terstruktur adalah wawancara yang
bebas dimana peneliti tidak menggunakan pedoman wawancara
yang telah tersusun secara sistematis dan lengkap untuk
pengumpulan data. Pedoman wawancara yang digunakan hanya
berupa garis-garis besar permasalahan yang akan ditanyakan
(Sugiyono, 2008, p197).

2.1.4.2 Kuesioner (Angket)

Kuesioner

merupakan

teknik

pengumpulan

data

yang

dilakukan dengan cara memberi seperangkat pertanyaan atau

pernyataan tertulis kepada responden untuk dijawabnya. Kuesioner
cocok digunakan bila jumlah responden cukup besar dan tersebar
dalam wilayah luas. Kuesioner dapat berupa pertanyaan atau
pernyataan tertutup atau terbuka, dapat diberikan kepada responden
secara langsung, atau dikirim melalui pos, atau internet (Sugiyono,
2008, p199)

14
2.1.4.3 Observasi
Observasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai ciri
yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik yang lain, yaitu
wawancara dan kuesioner. Kalau dalam wawancara dan kuesioner
selalu berkomunikasi dengan narasumber secara langsung, maka
observasi tidak terbatas pada orang, tetapi juga obyek-obyek alam
yang lain. Teknik pengumpulan data dengan observasi digunakan
bila, penelitian berkenaan dengan perilaku manusia, proses kerja,
gejala-gejala alam dan bila responden yang diamati tidak terlalu
besar (Sugiyono, 2008, p203).
Dari segi proses pelaksanaan pengumpulan data, observasi
dapat dibedakan menjadi participant observation (observasi berperan
serta) dan non participant observation (Sugiyono, 2008, p203).
a. Observasi Berperan Serta (Participant Observation)
Dalam observasi ini, peneliti terlibat dengan kegiatan
sehari-hari orang yang sedang diamati atau yang digunakan
sebagai sumber data penelitian (Sugiyono, 2008, p203).
b. Observasi Non-Partisipan
Kalau dalam observasi partisipan peneliti terlibat
langsung dengan aktivitas orang-orang yang sedang diamati,
maka dalam observasi non-partisipan peneliti tidak terlibat dan
hanya sebagai pengamat independen (Sugiyono, 2008, p204).

15
Dari segi instrumentasi yang digunakan, maka observasi
dapat dibedakan menjadi observasi terstruktur dan tidak terstruktur
(Sugiyono, 2008, p203).
a. Observasi Terstruktur
Observasi terstruktur adalah observasi yang telah
dirancang secara sistematis, tentang apa yang akan diamati, di
mana tempatnya. Jadi, observasi terstruktur dilakukan apabila
peneliti telah tahu dengan pasti tentang variabel apa yang akan
diamati. Pedoman wawancara terstruktur atau angket tertutup
dapat juga digunakan sebagi pedoman untuk melakukan
observasi (Sugiyono, 2008, p204).
b. Observasi Tidak Terstruktur
Observasi tidak terstruktur adalah observasi yang tidak
dipersiapkan secara sistematis tentang apa yang akan
diobservasi. Hal ini dilakukan karena peneliti tidak tahu secara
pasti tentang apa yang akan diamati. Dalam melakukan
pengamatan, peneliti tidak menggunakan instrumen yang telah
baku,

tetapi

hanya

berupa

rambu-rambu

pengamatan

(Sugiyono, 2008, p205).

2.1.5 Skala Pengukuran

Skala pengukuran merupakan kesepakatan yang digunakan sebagai
acuan untuk menentukan panjang pendeknya interval yang ada dalam alat ukur,

16
sehingga alat ukur tersebut bila digunakan dalam pengukuran akan
menghasilkan data kuantitatif (Sugiyono, 2008, pp131-132).
Skala Likert digunakan untuk mengukur sikap, pendapat, dan persepsi
seseorang atau sekelompok orang tentang fenomena sosial. Dalam penelitian,
fenomena sosial ini telah ditetapkan secara spesifik oleh peneliti, yang
selanjutnya disebut sebagai variabel penelitian. Dengan skala Likert, maka
variabel yang akan diukur dijabarkan menjadi indikator variabel. Kemudian
indikator tersebut dijadikan sebagai titik tolak untuk menyususn item-item
instrumen yang dapat berupa pernyataan atau pertanyaan. Jawaban setiap item
instrumen yang menggunakan skala Likert mempunyai gradasi dari sangat
positif sampai sangat negatif, yang dapat berupa berupa kata-kata antara lain:
(Sugiyono, 2008, p133)
a. Sangat Setuju

a. Selalu

b. Setuju

b. Sering

c. Ragu-ragu

c. Kadang-kadang

d. Tidak setuju

d.Tidak pernah

e. Sangat tidak setuju

a. Sangat positif

a. Sangat baik

b. Positif

b. Baik

c. Negatif

c. Tidak baik

d. Sangat negatif

d. Sangat tidak baik

17
Untuk keperluan analisis kuantitatif, maka jawaban itu dapat diberi skor,
misalnya:
1. Setuju/ selalu/ sangat positif diberi skor

2. Setuju/ sering/ positif diberi skor

3. Ragu-ragu/ kadang-kadang/ netral diberi skor

4. Tidak setuju/ hampir tidak pernah/ negatif diberi skor 2

5. Sangat tidak setuju/ sangat negatif diberi skor

Instrumen penelitian yang menggunakan skala Likert dapat dibuat dalam

bentuk checklist atau pilihan ganda. (Sugiyono, 2008, p133).

2.1.6 Sampel
Menurut Sugiyono (2008, p116), sampel adalah bagian dari jumlah dan
karakteristik yang dimiliki oleh populasi. Bila populasi besar dan peneliti tidak
mungkin mempelajari semua yang ada pada populasi, misalnya karena
keterbatasan dana, tenaga, dan waktu, maka peneliti dapat menggunakan
sampel yang diambil dari populasi itu. Apa yang dipelajari dari sampel itu,
kesimpulannya akan diberlakukan untuk populasi.

2.1.6.1 Teknik Sampling

Menurut Sugiyono (2008, pp116-117), teknik sampling adalah
merupakan teknik pengambilan sampel. Untuk menentukan sampel
yang akan digunakan dalam penelitian, terdapat berbagai teknik

18
sampling yang akan digunakan. Teknik sampling pada dasarnya dapat
dikelompokkan menjadi dua, yaitu (Sugiyono, 2008, pp118-123) :
1. Probability Sampling
Probability sampling adalah teknik pengambilan sampel
yang memberikan peluang yang sama bagi setiap unsur (anggota)
populasi untuk dipilih menjadi anggota sampel.
Probability sampling meliputi simple random sampling,
proportionate stratified random sampling, disproportionate
stratified random, dan area random sampling/cluster sampling.

Simple random sampling

Dikatakan simple (sederhana) karena pengambilan anggota
sampel

dari

populasi

dilakukan

secara

acak

tanpa

memperhatikan strata yang ada dalam populasi itu. Cara

demikian dilakukan bila anggota populasi dianggap homogen.

Proportionate stratified random sampling

Teknik ini digunakan bila populasi mempunyai anggota/unsur
yang tidak homogen dan berstrata secara proporsional.

Disproportionate stratified random

Teknik ini digunakan untuk menentukan jumlah sampel, bila
populasi berstrata, tetapi kurang proporsional.

Area random sampling/ cluster sampling

Teknik sampling daerah digunakan untuk menentukan sampel
bila obyek yang akan diteliti atau sumber data sangat luas.

19
2. Non-probability Sampling
Non-probability sampling adalah teknik pengambilan sampel yang
tidak memberi peluang/kesempatan yang sama bagi setiap
unsur/anggota populasi untuk dipilih menjadi sampel.
Non-probability sampling meliputi sampling sistematis, sampling
kuota, sampling insidental, purposive sampling, sampling jenuh,
dan snowball sampling.

Sampling sistematis
Sampling sistematis adalah teknik pengambilan sampel
berdasarkan urutan dari anggota populasi yang telah diberi
nomor urut.

Sampling kuota
Sampling kuota adalah teknik untuk menentukan sampel dari
populasi yang mempunyai ciri-ciri tertentu sampai jumlah
(kuota) yang diinginkan.

Sampling insidental
Sampling
berdasarkan

insidental

adalah

kebetulan,

yaitu

teknik
siapa

penentuan
saja

yang

sampel
secara

kebetulan/insidental bertemu dengan peneliti dapat digunakan

sebagai sampel, bila dipandang orang yang kebetulan ditemui
itu cocok sebagai sumber data.

20

Purposive sampling
Purposive sampling adalah teknik penentuan sampel dengan
pertimbangan tertentu. Misalnya, akan melakukan penelitian
tentang kualitas makanan, maka sampelnya adalah orang yang
ahli makanan. Sampel ini lebih cocok digunakan untuk
penelitian kualitatif, atau penelitian-penelitian yang tidak
melakukan generalisasi.

Sampling jenuh
Sampling jenuh adalah teknik penentuan sampel bila semua
anggota populasi digunakan sebagai sampel. Hal ini sering
dilakukan bila jumlah populasi relatif kecil, kurang dari 30
orang.

Snowball sampling
Snowball sampling adalah teknik penentuan sampel yang
mula-mula jumlahnya kecil, kemudian membesar. Dalam
penentuan sampel, nula-mula dipilih satu atau dua orang,
tetapi karena dengan dua orang ini belum merasa lengkap
terhadap data yang diberikan, maka peneliti mencari orang
lain yang dipandang lebih tahu dan dapat melengkapi data
yang diberikan oleh dua orang sebelumnya. Begitu seterusnya,
sehingga jumlah sampel semakin banyak.

21
2.1.7 Microsoft Dynamics Navision
Menurut

(http://www.microsoft.com/dynamics/en/us/products/gp-

overview.aspx), Microsoft Dynamics Navision merupakan sebuah produk ERP

(Enterprise Resources Planning) yang dikembangkan oleh Microsoft. Produk
ini merupakan bagian dari paket Microsoft Dynamics dan bertujuan untuk
membantu bagian keuangan, produksi, manajemen hubungan pelanggan,
analisis dan perdagangan elektronik bagi perusahaan level kecil dan menengah.
Produk itu sendiri telah melewati beberapa perubahan nama yang
aslinya perusahaan Navision atau Microsoft telah mencoba untuk memutuskan
bagaimana seharusnya dipasarkan. Mulai dari nama "Navision Financials",
"Navision Attain", "Microsoft Business Solutions Navision Edition", dan pada
tahun 2007 telah ditetapkan penggunaan nama "Microsoft Dynamics Navision".
Pada bulan Desember 2008, Microsoft

merilis Dynamics Navision

2009, dengan peranan baru berbasis GUI. Microsoft awalnya merencanakan

untuk mengembangkan sistem ERP yang sama sekali baru (Proyek hijau),
tetapi telah memutuskan untuk melanjutkan pengembangan semua sistem ERP
(Dynamics AX, Dynamics NAV, Dynamics GP dan Dynamics SL). Keseluruhan
empat sistem ERP akan diluncurkan dengan user interface berbasis aturan baru
yang sama, pelaporan dan analisis berbasis SQL, portal berbasis SharePoint,
mobile client berbasis Pocket PC dan integrasi dengan Microsoft Office.
Berikut adalah beberapa keunggulan yang dimiliki Microsoft Dynamics
Navision :

Simple, smart, and innovative

22
Sejak 1984, Microsoft Dynamics Navision telah dibentuk khusus bagi
perusahaan kecil menengah yang membutuhkan solusi ERP yang cepat
diimplementasikan, mudah di konfigurasi, dan sederhana untuk digunakan.

One complete ERP solution

Mengumpulkan seluruh fungsi bisnis menjadi satu system yang terintegrasi.
Dengan tampilan yang menyerupai Microsoft Windows Vista dan Microsoft
Office, mudah untuk dipelajari. Dengan semua bagian yang terintegrasi,
memudahkan akses ke database, sehingga seluruh karyawan dapat bekerja
lebih cepat dan efektif.

Greater simplicity for greater productivity

Adanya Role Center memudahkan para pengguna untuk melihat prioritas
kerja dan akses informasi dan tugas yang mereka butuhkan sesuai bidang
mereka secara lebih spesifik.

Making smart decisions

Memungkinkan setiap individu di dalam perusahaan untuk mengubah
informasi yang ada menjadi keputusan yang tepat. Dengan akses secara
real time, dan analisis secara luas, dan alat pembuatan laporan seperti
grafis, OLAP, dan web based delivery options, memungkinkan keputusan
yang lebih pasti untuk menunjang bisnis perusahaan.

Fast to implement, easy to configure, and simple to use

Perubahan keperluan bisnis tanpa perlu mengganggu kegiatan operasi atau
budget TI yang ada, hal inilah yang disediakan Microsoft Dynamics

23
Navision dalam mengatur fleksibilitas terhadap kebutuhan system dengan
kebutuhan bisnis

yang terus berubah dan tumbuh. Fitur keamanan

memungkinkan sistem mengendalikan siapa yang boleh mengakses sistem,

dan arsitektur yang terbuka memungkinkan sistem dapat diubah ke
depannya apabila ada kebutuhan khusus.

Detail mengenai ringkasan data yang dapat dilakukan di Microsoft Dynamics

Navision mencakup :
Tabel 2.1 Ringkasan Data Microsoft Dynamics Navision
FITUR KUNCI

DESKRIPSI

CAKUPAN APLIKASI

BUKU BESAR

FITUR KUNCI
PENJUALAN DAN
PENERIMAAN

Upgrade bagian akuntansi yang

fleksibel
- Fungsi navigasi untuk menentukan
semua entri yang berkaitan di- posting
yang sama.
- Pelacakan transaksi
- Keamanan dan peran bisnis
- Buku besar, piutang , dan hutang
terintegrasi secara penuh dengan
aplikasi area dari Microsoft Navision.
- Mudah untuk mengatur kode akunransi.
- Template jurnal umum
- Biaya
- Peran bisnis
- Penjadwalan akun- pelaporan internal.
- Konsolidasi
- Pajak penjualan
- Pandangan analisis
- Penggantian log
DESKRIPSI
-

Pemasukan dasar
Faktur Penjualan
Diskon faktur penjualan
Manajemen pemesanan penjualan
Alternatif pengapalan

24
-

PENGATURAN KAS

MANAJEMEN
HUBUNGAN
PEMBELIAN DAN
HUTANG

INVENTORI

DIMENSI

FITUR KUNCI

VARIASI MATA UANG

Agen pengiriman
Manajemen pemesanan, pengembalian,
penjualan
- Kalendar
- Penetapan diskon lini penjualan
- Penetapan harga lini penjualan
- Manajemen akun bank
- Penulisan cek
- Rekonsiliasi bank
- Pembayaran elektronik
- Manajemen kontak
- Klasifikasi kontak
- Integrasi Outlook
- Hutang dasar
- Faktur pembelian
- Manajemen pemesanan pembelian
- Diskon faktur pembelian
- Alternatif alamat pemesanan
- Manajemen pengembalian pembelian
barang
- Penetapan diskon lini pembelian
- Penetapan harga lini pembelian
- Multi lokasi
- Stock Keeping Units
- Alternatif produsen
- Tagihan Material
- Lokasi pertukaran
- Pelacakan barang
- Pengenaan barang
- Penggantian barang
- Referensi cross item
- Barang tanpa stok
- Siklus penghitungan
- Bin
- Warehouse receipt
- Warehouse shipping
- Dimensi yang fleksibel
- Hirarki dimensi
- Aturan dimensi
DESKRIPSI
- Biaya oleh dimensi
- Dimensi input
- Dimensi semua akun buku besar
- Pandangan analisis
- Pelaporan dimensi
- Perdagangan dengan menggunakan

25

ASET TETAP

VARIASI LOKASI DAN

PUSAT TANGGUNG
JAWAB

DISKON LINI
PENJUALAN

FITUR KUNCI

berbagai mata uang

Manajemen mata uang yang fleksibel
Kurs pertukaran
Laporan tambahan mata uang
Alat konversi euro
Definisi fleksibel dan pengelompokan
aset
- Jumlah yang tidak terbatas untuk
depreciation books
- Pelatihan untuk standar atau
penyesuaian metode depresiasi
- Statistik untuk setiap buku
- Informasi maintenance
- Informasi asuransi
- Alokasi untuk periode depresiasi
- Klasifikasi ulang untuk aset tetap
- Pemisahan dan pembagian penyustan
dari aset tetap
- Laporan dan fasilitas laporan dari aset
tetap.
- Maintenance
- Menangani inventori lebih dari satu
lokasi dari satu database
- Memperoleh gambaran lengkap bisnis
secara real-time
- Membuat pusat laba rugi
- Menentukan harga penjualan yang
spesifik dan lini diskon untuk pelanggan
individu
- Mengatur harga jual umum dna lini
diskon untuk kelompok pelanggan atau
semua pelanggan yang ada.
- Menetapkan harga untuk item yang
spesifik dan/atau sebuah grup item
- Harga jual dasar dan diskon lini jual
berdasarkan nilai moneter atau
persentase diskon
- Mengatur harga jual dan diskon
DESKRIPSI
- penjualan berdasarkan validitas periode
tertentu
- Menetapkan harga jual dan diskon lini
jual untuk satu kejadian atau
persetujuan tertentu.
- Melacak bagaimana penghitungan harga
jual dan diskon penjualan

26
SUMBER DAYA

PEKERJAAN

MANUFAKTUR
SUMBER DAYA
MANUSIA /
PENGGAJIAN

Sumber daya dasar

Manajemen kapasitas
Macam-macam biaya
Pekerjaan dasar
Manajemen kapasitas
Macam-macam biaya
Pemesanan produksi
Produksi tagihan material
Sumber daya manusia dan penggajian
untuk lebih dari 5000 karyawan
Deposit langsung
Laporan penggajian

2.2 Teori-teori Khusus yang Berhubungan dengan Topik yang Dibahas

2.2.1

IT Balanced Scorecard
Menurut Smith (2007, p166), Balanced Scorecard adalah suatu
peralatan manajemen yang menyediakan unit pengukuran yang komprehensif
bagi eksekutif senior untuk menilai bagaimana organisasi berkembang dan
maju serta mencapai tujuan strategis.
Balanced Scorecard (BSC) menyediakan instrumen yang diperlukan
bagi manajer untuk mengarahkan keberhasilan kompetitif di masa depan
(Kaplan dan Norton, 1996, p2). Sekarang ini, organisasi sedang bersaing
dalam lingkungan yang begitu kompleks sehingga pengertian yang akurat
mengenai tujuan mereka dan metode untuk mencapai tujuan menjadi suatu
hal yang sangat penting. BSC memperjelas misi dan strategi suatu organisasi
ke dalam suatu kumpulan ukuran kinerja yang komprehensif yang
menyediakan framework untuk pengukuran strategi dan sistem manajemen.
BSC mengukur kinerja organisasi melalui 4 perspektif yang seimbang, yaitu:
finansial, pelanggan, proses bisnis internal, dan pembelajaran dan

27
pertumbuhan. BSC memungkinkan perusahaan untuk melihat hasil keuangan
dengan pemantauan kemajuan secara simultan dalam kemampuan dan
mendapatkan keuntungan yang tak dapat diukur di masa mendatang.
Balanced Scorecard bisa diaplikasikan ke dalam fungsi TI dan
prosesnya. Van Grembergen dan Van Bruggen telah mengembangkan IT
Balanced Scorecard lebih lanjut pada tahun 1997, dan Van Grembergen dan
Timmerman pada tahun 1998. (Grembergen, 2000).

TRADITIONAL BSC
Financial
Customer
Internal Business
Process
Learning and Growth

IT BSC
Corporate Contribution
Customer (User)
Orientation
Operational Excellence
Future Orientation

Gambar 2.2 Perubahan Traditional BSC ke IT BSC

Pendekatan IT Balanced Scorecard dapat digunakan untuk :

Mengevaluasi implementasi software ERP.

Mengevaluasi kelangsungan operasi dari instalasi ERP. (Keyes, 2005,

p104)

Empat perspektif IT Balanced Scorecard :

User Orientation Perspective, menjelaskan tentang evaluasi pengguna

teknologi informasi dan bagaimana pengguna memandang departemen
TI.

28
Misi

Menjadi pilihan sebagai penyedia sistem informasi atau

menyediakan produk dan layanan yang bernilai tambah
kepada pengguna akhir.

Strategi :

Menjadi pilihan sebagai penyedia aplikasi.

Menjadi pilihan sebagai penyedia operasional.

Membangun

hubungan

baik

dengan

komunitas

pengguna.
-

Memuaskan kebutuhan pengguna.

Menggali peluang-peluang TI.

Tabel 2.2 Ukuran/ Parameter Perspektif Orientasi Pengguna

Ukuran/Parameter
1. Preferred IT supplier
% aplikasi yang diatur TI
% aplikasi yang disediakan TI
% aplikasi in-house
2. Partnership with user
Indeks keterlibatan pengguna dalam pembuatan aplikasi strategis baru.
Indeks keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi baru.
Frekuensi rapat Komite Pengendali TI
3. User satisfaction
Indeks user friendliness of applications
Indeks kepuasan pengguna.
Indeks ketersediaan aplikasi dan sistem
Indeks fungsionalitas aplikasi.
% pengembangan aplikasi dan operasi di dalam Service Level Agreement
(SLA).

Operational Excellence Perspective, menjelaskan proses pemakaian

teknologi informasi untuk mengembangkan dan menyampaikan aplikasi,
seberapa efektif dan efisien proses teknologi informasi.

29
Misi

: Menyediakan aplikasi dan layanan TI yang efektif dan

efisien.

Strategi

Pengembangan yang efektif dan efisien

Operasi yang efektif dan efisien

Tabel 2.3 Ukuran/ Parameter Perspektif Keunggulan Operasional

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Ukuran/Parameter
Efisiensi pengembangan piranti lunak
% perubahan dan penyesuaian yang dilakukan sepanjang tahap
pengembangan.
Jumlah kerusakan per poin fungsi pada tahun pertama produksi
Jumlah poin fungsi per orang per bulan
Rata-rata jumlah hari keterlambatan dalam menyediakan software.
Rata-rata peningkatan budget yang tidak diharapkan.
% proyek dijalankan di dalam SLA.
% kode yang digunakan ulang.
% aktivitas pemeliharaan.
Penumpukan kerja yang terlihat dan yang tidak terlihat.
Efisiensi operasi
% tidak tersedianya mainframe.
% tidak tersedianya jaringan.
Waktu respon per kategori pengguna.
% pekerjaan yang terselesaikan pada waktu yang ditetapkan.
% of reruns.
Waktu rata-rata antara kegagalan sistem.
Rasio biaya operasional.
Kemahiran PC dan PC software
Rata-rata waktu untuk penyediaan.
Manajemen masalah
Rata-rata waktu jawaban help desk.
% pertanyaan terjawab dalam waktu yang ditetapkan.
% solusi dalam SLA.
Pendidikan pengguna
% pengguna yang telah mendapakan pendidikan (per teknologi/aplikasi)
Ukuran/Parameter
Kualitas indeks pendidikan.
Pengaturan staf TI
Jumlah waktu orang yang dapat ditugaskan secara internal atau eksternal.
% waktu orang yang ditugaskan pada proyek.

30
Indeks kepuasan staf TI
7. Penggunaan software komunikasi
% staf TI yang dapat mengakses fasilitas groupware (internet atau
intranet).
% staf TI yang menggunakan fasilitas groupware secara efektif.

Future Orientation Perspective, menjelaskan sumber daya manusia dan

teknologi yang dibutuhkan oleh TI untuk menyampaikan layanannya,
serta seberapa baik posisi TI di kebutuhan mendatang.
Misi

Mengadakan

peningkatan

atau

perbaikan

secara

berkala dan menyiapkan diri untuk tantangan masa

depan.
Strategi

Pelatihan dan pendidikan bagi staf TI

Keahlian staf TI

Penelitian dalam munculnya teknologi

Usia portofolio aplikasi

Tabel 2.4 Ukuran/ Parameter Perspektif Orientasi Masa Depan

1.

2.

3.

4.

Ukuran/Parameter
Pendidikan tetap karyawan.
Jumlah hari pendidikan/pelatihan per orang
Budget pendidikan sebagai suatu persentase total IT budget.
Keahlian staf TI
Jumlah tahun keahlian TI per anggota staf
Piramida usia staf TI.
Usia portofolio aplikasi.
Jumlah aplikasi per kategori usia.
Jumlah aplikasi kurang dari 5 tahun.
Penelitian dalam teknologi baru.
% budget yang dikeluarkan untuk penelitian TI

Business Contribution Perspective, menjelaskan tentang perolehan nilai

bisnis dari investasi teknologi informasi.

31
Misi

Memperoleh kontribusi bisnis yang real dan masuk

akal dari investasi TI.

Strategi

Kontrol beban-beban dan biaya-biaya TI

Nilai bisnis proyek TI

Menyediakan kemampuan bisnis baru

Tabel 2.5 Ukuran/ Parameter Perspektif Kontribusi Perusahaan

Ukuran/Parameter
1.

2.

3.

4.

Kontrol biaya-biaya TI
Persentase di atas atau di dalam budget.
Alokasi budget items yang berbeda.
IT budget sebagai suatu persentase turnover.
Biaya TI per anggota staf.
Menjual pada pihak ketiga
Keuntungan finansial yang berasal dari penjualan produk dan layanan.
Nilai bisnis proyek TI yang baru
Evaluasi financial berdasarkan ROI, NPV, IRR, PB.
Evaluasi bisnis berdasarkan information economics.
Nilai bisnis fungsi TI
Persentase kapasitas pengembangan yang digunakan pada proyek strategis.
Hubungan antara pengembangan baru/investasi infrastruktur/investasi
penggantian atau penempatan ulang.

Sangat penting untuk mengembangkan sebuah hubungan sebab akibat

di dalam IT Balanced Scorecard yang menjelaskan pengukuran hasil dan
performance drivers. IT Balanced Scorecard yang baik membutuhkan
perpaduan yang baik dari dua tipe pengukuran. Pengukuran hasil seperti
produktivitas programmer tidak memperhatikan bagaimana cara hasil
tersebut dicapai. Dan performance drivers tanpa pengukuran hasil dapat
menyebabkan investasi yang besar, namun tanpa sebuah pengukuran apakah

32
strategi ini efektif. Hubungan sebab akibat ini perlu didefinisikan ke dalam
seluruh scorecard (Gambar 2.3): pelatihan staff

IT yang semakin baik

(perspektif orientasi masa depan) akan mendukung (performance driver)

terhadap pengembangan sistem dengan kualitas yang lebih baik (perspektif
penyempurnaan operasional) yang akan menyebabkan kepuasan user
meningkat (perspektif orientasi pengguna) yang pada akhirnya akan
berdampak pada nilai bisnis dari IT yang meningkat (perspektif kontribusi
perusahaan).

PERSPEKTIF
KONTRIBUSI PERUSAHAAN

PERSPEKTIF
ORIENTASI PENGGUNA

PERSPEKTIF
KEUNGGULAN OPERASIONAL

PERSPEKTIF
ORIENTASI MASA DEPAN

Gambar 2.3 Diagram Sebab Akibat

33

JIKA
Keahlian staf TI meningkat (perspektif orientasi masa depan)
MAKA
Hal ini akan menghasilkan pengembangan sistem dengan kualitas
yang lebih baik (penyempurnaan operasional)
MAKA
Hal ini akan menyebabkan kepuasan user yang meningkat (perspektif
orientasi pengguna)
MAKA
Hal ini akan menambah dukungan terhadap proses bisnis (perspektif
kontribusi perusahaan)

Gambar 2.4 Hubungan Sebab Akibat

34
2.2.1.1 Kerangka Pembuatan IT Balanced Scorecard

P e n y e la r a s a n
V is i P e ru s a h a a n

V is i D iv is i T I

M is i P e ru s a h a a n

M is i D iv is i T I

S tra te g i P e ru s a h a a n

S tra te g i D iv is i T I

S tra te g i D iv is i T I

P e rs p e k tif IT B S C

D ia g ra m H u b u n g a n
S e b a b A k ib a t

U k u r a n d a n T u ju a n
S tr a te g is
P e rs p e k tif
O rie n ta s i
Pengguna

P e rs p e k tif
K e u n g g u la n
O p e ra s io n a l

P e rs p e k tif
O rie n ta s i M a s a
D epan

P e rs p e k tif
K o n tr ib u s i
P e ru sa h a a n

P e m ro s e s a n D a ta
P e rfo rm a n s i
S e k a ra n g

T u ju a n

P e n c a p a ia n

Gambar 2.5 Kerangka Pembuatan IT Balanced Scorecard

35
2.2.2 Microsoft Dynamics Navision 4.0
Menurut(http://www.acrotechnologies.com/atipl/Microsoft_Navision_4.0_Dou
ble_sided_Fact_Sheet.pdf),
2.2.2.1

Microsoft Dynamics Navision 4.0 membawa fungsionalitas yang

dibutuhkan untuk menjalankan bisnis.

Solusi untuk membangun kekuatan bisnis

Microsoft Dynamic Navision 4.0 memiliki arsitektur
terbuka yang memperbolehkan partner Microsoft yang telah
memiliki sertifikat untuk menggunakan standar teknologi
platform menjadi sebuah solusi bagi klien dalam menjalankan
bisnisnya. Selain itu, para partner mampu menyesuaikan sistem
Navision 4.0 yang dapat mengikuti proses bisnis perusahaan
lebih spesifik.

Membawa kecepatan dan biaya secara efektif

Partner yang berpengalaman akan bekerja sesuai dengan
jenis bisnisnya dan akan menggunakan metodologi serta alat
yang telah terbukti dapat membantu pemetaan proses bisnisnya
sesuai modul yang diperlukan demi keuntungan kompetitif
perusahaannya.
Dari informasi yang diperoleh akan didesain solusi yang
mampu mempertemukan keperluan yang diinginkan. Sebelum
implementasi dimulai, akan dibahas ruang lingkup proyek,
biaya,

jangka

waktu,

dan

semuanya

terdokumentasi.

36
Implementasi berjalan cepat dan efisien, semuanya merupakan
solusi yang terintegrasi, informasi akan selalu akurat dan tidak
perlu untuk membuang waktu lebih lama dalam menggunakan
sistem tersebut.
2.2.2.2 A Reliable Platform for Growth
2.2.2.2.1 Sistem yang terbuka, namun aman.
Microsoft Dynamics Navision 4.0 merupakan bagian
dari pengembangan yang berbasis objek dan sumber kode
yang

mudah

sehingga

dapat

langsung

dikustomisasi,

dipelihara, dan langsung dihubungkan ke sistem lainnya.

Gambar 2.6 Navigation of Microsoft Dynamics Navision 4.0

37
2.2.2.2.2 Database yang dapat diandalkan
Baik

menggunakan

Microsoft

SQL

Server

atau

Database Server untuk Microsoft Dynamics Navision 4.0,

semuanya dapat diandalkan untuk penyimpanan data. Sistem
keamanan yang ada tidak hanya mengendalikan siapa yang
mengakses apa, tetapi juga memastikan tidak terjadinya
inkonsistensi. Bahkan jika mesinnya kehilangan tenaga di
tengah proses posting, transaksi tetap dicatat tanpa masalah.

2.2.2.2.3 Mudah untuk dipelajari

Penampilan yang familiar seperti Microsoft Outlook
membuat para karyawan baru dan pengguna baru lebih
mudah mempelajari. Contohnya, di dalam jurnal umum, layar
akan selalu menampilkan sama pada saat menampilkan
neraca, membuat akun baru, atau saat memposting ke jurnal
dari akun yang telah ada. Dan untuk navigasi pun sangat
familiar seperi standar Microsoft Windows.

2.2.2.2.4 Akses informasi dalam banyak pilihan bahasa.

Menawarkan kepada pelanggan dan vendor dengan
pelayanan yang lebih baik dengan memberikan mereka
deskripsi inventori, laporan yang dicetak, dan faktur dalam
bahasa mereka sendiri yang sesuai dengan budayanya.

38
2.2.2.2.5 Kriteria pelaporan yang tidak terbatas.
Laporan dan analisa berdasarkan jumlah kriteria yang
tidak terbatas. Contohnya, saat kita membuat dimensi
salesperson dan semua atribut yang terkait dengan dimensi
tersebut. Laporan dapat dibuat dan analisa penjualan dapat
ditampilkan dari wilayah, divisi, tanggal, dan kriteria lainnya
menggunakan Microsoft Dynamics Navision 4.0 atau
menggunakan ekspor ke fitur Microsoft Excel.

2.2.2.2.6 Membuat budget yang lengkap dan akurat dengan

minimal perselisihan
Membuat dan menjaga budget dan sub-budget dengan
bentuk form matriks yang dapat dipahami dengan mudah.
Menghemat waktu dan menjaga keakuratan dengan menyalin
budget dari satu periode atau unit menggunakan faktor yang
disesuaikan, baik aktual atau dengan isi budget. Dapat juga
mendistribusikan budget secara silang di dalam organisasi
menggunakan format Microsoft Excel dan impor dari versi
yang disesuaikan langsung ke dalam Microsoft Dynamic
Navision 4.0.

2.2.2.2.7 Analisa Bisnis

Mengubah data menjadi informasi bisnis yang penting
secara cepat dan sederhana. Analisa bisnis menyediakan alat

39
analisa yang mudah digunakan untuk pengendalian yang
lebih baik atas keseluruhan bisnis. Menggunakan OLAP
(Online Analytical Processing) dari Microsoft SQL Server
2000, semua data diubah menjadi satuan informasi yang
disebut cube. Menggunakan tampilan Microsoft Outlooks,
analisa bisnis ini menampilkan informasi ke dalam desktop
dimana mudah digunakan sebagai alat analisis.

Gambar 2.7 Business Analytics for Microsoft Dynamics Navision 4.0

2.2.2.3 Modul Purchase and Payables

Pada modul ini terdapat lima hal penting yang terkandung di
dalamnya, yaitu perihal:
-

Vendor

Purchases Transaction

40
-

Integration for Balance Sheet Account

Integration for Profit and Loss Account

Revaluation of item by item charges (optional)

2.2.2.4 Modul Inventory Management

Pada modul ini terdapat lima hal penting yang terkandung di
dalamnya, yaitu perihal:
-

Item

Location Transfer Management

Integration for Balance Sheet Account (Inventory Account)

Integration for Profit and Loss Account (Inventory Adjustment

Account)

Using Item Journals and Revaluation Journal (Optional)

2.2.2.5 Modul Sales and Receivables

Pada modul ini terdapat lima hal penting yang terkandung di
dalamnya, yaitu perihal:
-

Customer

Sales Transaction and Documents

Pricing Policy

Integration for Balance Sheet Account (AR account)

Integration for Profit and Loss Account (Sales & COGS

Account)

Using item charges to increase AR (optional)

41
2.2.3 Biaya
2.2.3.1 Pengertian Biaya
Menurut Remenyi (2001, p5), biaya adalah semua pengorbanan
yang perlu dilakukan untuk suatu proses produksi, yang dinyatakan
dengan satuan uang menurut harga pasar yang berlaku, baik yang sudah
terjadi maupun yang akan terjadi. Dalam akuntansi, yang dimaksud
dengan biaya adalah aliran sumber daya yang dihitung dalam satuan
moneter yang dikeluarkan untuk membeli atau membayar persediaan,
jasa, tenaga kerja, produk, peralatan, dan barang lainnya yang
digunakan untuk keperluan bisnis atau kepentingan lainnya.

2.2.3.2 Jenis Biaya

Biaya terbagi menjadi dua, yaitu:
a) Biaya eksplisit
Biaya eksplisit adalah biaya yang terlihat secara fisik, misalnya
berupa uang.
b) Biaya implisit
Biaya implisit adalah biaya yang tidak terlihat secara langsung,
misalnya biaya kesempatan dan penyusutan barang modal.

2.2.3.3 Kategori Biaya

Menurut Hughes dan Cotterell (2006, p41), ada 3 kategori
biaya, yaitu:
a) Biaya pengembangan

42
Meliputi gaji dan biaya pekerjaan lainnya dari pegawai yang terlibat
dalam pengembangan proyek dan semua biaya berhubungan
dengannya.
b) Biaya penyusunan
Meliputi biaya peletakan sistem dalam tempat. Ini secara garis besar
terdiri dari biaya perangkat keras baru dan peralatan tambahan,
tetapi juga akan meliputi biaya konversi file, perekrutan, dan
pelatihan pegawai.
c) Biaya operasional
Terdiri dari biaya pengoperasian sistem sekali diinstal.

2.2.4 Manfaat
2.2.4.1 Pengertian Manfaat
Menurut Remenyi (2000, p40), manfaat teknologi informasi
adalah keuntungan atau kebaikan, sesuatu yang dihasilkan dengan
bantuan komputer dan komunikasi yang mana perusahaan akan siap
untuk membayar atas penggunaannya.
2.2.4.2 Kategori Manfaat
Menurut Remenyi (2000, p41), ada 3 kategori manfaat, yaitu:
a) Tangible IT benefit
Tangible IT benefit adalah manfaat yang secara langsung
mempengaruhi keuntungan perusahaan.

43
b) Intangible IT benefit
Intangible IT benefit adalah manfaat yang dilihat memiliki efek
positif pada bisnis perusahaan, tetapi tidak secara langsung
mempengaruhi keuntungan perusahaan.
c) Quantifiable or unquantifiable tangible IT benefit
Quantifiable tangible IT benefit adalah manfaat yang secara
langsung mempengaruhi keuntungan perusahaan dan efeknya
secara obyektif mungkin diukur. Sebagai contoh, pengurangan
biaya atau aset atau peningkatan dalam penghasilan.
Unquantifiable tangible IT benefit dapat juga dilihat secara
langsung mempengaruhi keuntungan perusahaan, tetapi tepat
memperluas yang tidak dapat secara langsung diukur. Contoh:
kemampuan untuk memperoleh informasi lebih baik melalui
penggunaan teknologi informasi, meningkatkan profil resiko
perusahaan dan meningkatkan keamanan perusahaan.

2.2.5 Analisa Cost-Benefit

Menurut Remenyi (2000, p80), analisa Cost-Benefit adalah proses
membandingkan berbagai biaya perolehan dan pengimplementasian sistem
informasi dengan keuntungan yang mana organisasi peroleh dari penggunaan
sistem. Secara umum, analisa cost-benefit, seharusnya ditunjukkan pada dasar
pembiayaan marginal. Ini berarti bahwa hanya biaya tambahan yang terjadi

44
oleh system baru seharusnya dilibatkan. Demikian juga, hanya biaya marginal,
seperti keuntungan baru atau tambahan, seharusnya dibandingkan dengan
biaya.
Standar pengevaluasian keuntungan ekonomi beberapa proyek adalah
dengan melaksanakan cost-benefit analysis, yang terdiri dari 2 tahap, (Hughes
dan Cotterell, 2006, p40), yaitu:
a) Mengidentifikasikan dan memperkirakan semua biaya dan keuntungan
pelaksanaan proyek.
Melibatkan biaya pengembangan sistem, biaya pengoperasian, dan
keuntungan yang diharapkan untuk bertambah dari pengoperasian sistem,
dimana sistem yang diusulkan adalah penggantian satu yang tersedia.
Perkiraan ini seharusnya menggambarkan biaya dan keuntungan karena
sistem baru. Sistem pemrosesan pesanan penjualan, sebagai contoh, tidak
menyatakan keuntungan organisasi oleh total nilai penjualan, hanya oleh
peningkatan karena penggunaan sistem baru.
b) Mengekspresikan biaya ini dan keuntungan dalam satuan umum.
Harus mengevaluasi keuntungan bersih, yang merupakan perbedaan di
antara keuntungan total dan biaya total. Untuk melakukan ini, setiap
biaya dan setiap keuntungan harus diekspresikan dalam istilah keuangan.

45
Teknik evaluasi cost-benefit yang digunakan, yaitu: (Hughes dan Cotterell,
2006, p44)
2.2.5.1 Payback Period
Menurut Djakman (2001, p308), payback period adalah waktu
yang diambil untuk membagi rata atau membayar kembali investasi
awal. Periode pembayaran kembali adalah jumlah tahun yang
dibutuhkan untuk menutupi pengeluaran awal. Secara normal, proyek
dengan payback period terpendek akan dipilih pada organisasi yang
ingin meminimalkan waktu proyek dalam hutang. Oleh karena kriteria
ini, mengukur kecepatan proyek dalam mengembalikan biaya investasi
awal, maka perlu menghitung arus kas yang dihasilkan dan bukan
besarnya keuntungan akuntansi. Kriteria dalam menerima atau
menolak, melibatkan apakah periode pembayaran kembali dari proyek
kurang dari atau sama dengan periode pembayaran maksimum yang
diinginkan perusahaan.
Menurut(http://usupress.usu.ac.id/files/Studi%20Kelayakan%20
Bisnis_2_Final_normal_bab%208.pdf),

metode

payback

period

merupakan metode penilaian investasi yang sangat sederhana

perhitungannya, sehingga banyak digunakan oleh perusahaan, tetapi di
lain pihak metode ini mempunyai kelemahan-kelemahan, yaitu:

Tidak memperhatikan nilai waktu uang.

46

Mengabaikan arus kas masuk yang diperoleh sesudah payback

method suatu rencana investasi tercapai.

Mengabaikan nilai sisa investasi.

Meskipun

metode

payback

period

memiliki

beberapa

kelemahan, namun metode ini masih terus digunakan secara intensif

dalam membuat keputusan investasi. Akan tetapi metode ini tidak
digunakan sebagai alat utama, melainkan hanya sebagai indikator dari
likuiditas dan resiko investasi.
Keunggulan metode Payback Period, yaitu:
Perhitungannya mudah dimengerti dan sederhana.
Mempertimbangkan arus kas dan bukan laba menurut akuntansi.
Sebagai alat pertimbangan resiko karena makin pendek payback
makin rendah resiko kerugian.
Menurut (http://jurnal.bl.ac.id/wp-content/uploads/2007/01/BEJv3-n1-artikel7-agustus2006.pdf), payback period adalah suatu metode
yang menunjukkan berapa lama (dalam beberapa tahun) suatu investasi
akan bisa kembali. Payback Period menunjukkan perbandingan antara
initial investment dengan aliran kas tahunan. Apabila periode payback
kurang dari suatu periode yang telah ditentukan, maka akan diterima.
Apabila tidak, proyek tersebut ditolak. Kelemahan utama dari metode
payback ini adalah tidak memperhatikan aliran kas masuk setelah
periode payback, sedangkan dengan NPV masih diperhatikannya aliran

47
kas masuk sampai selesainya waktu periode proyek. Metode payback
ini banyak digunakan untuk melengkapi periode lain.
Menurut Hendro (2006, p389), rumus mencari Payback Period, yaitu:
Payback Period =
di mana:
Initial investment cost = investasi awal
Annual proceed

= aliran kas masuk bersih setiap tahun

2.2.6 Fit/Gap Analysis

Menurut(http://www.businessanalysistherealworld.com/pdfs/Chapter21
-Fit-GapAnalysis.pdf),

fit/gap

adalah

sebuah

pembelajaran

untuk

mengidentifikasi apakah fungsionalitas sistem menyesuaikan kebutuhan

pengguna, dan jika beberapa gap diidentifikasi, mereka dicatat dalam format
yang

ditentukan.

Laporan

fit/gap

yang

dihasilkan

secara

khusus

menggambarkan perbedaan. Proses fit/ gap mengevaluasi kebutuhan pengguna

untuk proyek dan mengidentifikasi beberapa gap dalam fungsionalitas
sekarang lawan menggunakan fungsionalitas penuh yang disediakan modulmodul perangkat lunak. Alternatives akan disediakan ketika gap dalam
fungsionalitas ditemukan. Beberapa gap akan disetujui dengan perubahan pada
proses bisnis, custom report atau customization perangkat lunak.
Fit/ gap analysis secara khusus akan meninjau:

Setiap proses bisnis area fungsional.

Semua elemen data kunci yang butuh untuk diubah atau diciptakan.

48

Metode untuk menggunakan elemen data pasti.

Tujuan fit/gap analysis, yaitu untuk:

Memastikan bahwa perangkat lunak memenuhi kebutuhan semua proses

bisnis sekarang.

Melayakkan perubahan dalam prosedur pasti.

Mengidentifikasi tampilan penting untuk menangkap.

Mengidentifikasi permasalahan keperluan perubahan kebijakan.

1. Ranking Requirement
Requirement harus diidentifikasi ke dalam tingkat prioritas mereka.
Ini mengijinkan tim proyek dan sponsor tim untuk memastikan semua protes
bisnis kritis yang diakomodasi selama implementasi sistem baru.
Mengijinkan tim proyek untuk berfokus pada area itu yang sangat penting
untuk organisasi dan juga penting ketika fungsionalitas baru dapat
menambah nilai ke bisnis sekarang untuk meningkatkan proses bisnis,
merealisasikan efisiensi, atau meningkatkan pelaporan. Ranking setiap
kebutuhan biasanya disediakan menggunakan dokumen kebutuhan proyek.
Berikut mengidentifikasi kode-kode yang digunakan dalam kolom rank
laporan analisis fit/gap:
H High / Kebutuhan Penting, yaitu kebutuhan yang kritis, penting untuk
operasi dan tanpa mereka organisasi tidak dapat berfungsi; mereka juga
meliputi kebutuhan pelaporan eksternal dan internal.

49
M Medium / Kebutuhan Penambah Nilai, yaitu kebutuhan yang jika
dipenuhi, akan meningkatkan proses bisnis secara siginifikan,
kebutuhan ini biasanya kurang kritis untuk bisnis organisasi, tetapi jika
dipenuhi akan memberikan keuntungan biaya signifikan pada
organisasi.
L Low / Kebutuhan yang diinginkan, adalah kebutuhan yang baik untuk
dimiliki dan hanya akan menambah nilai kecil ke proses bisnis dan
mungkin

dipertemukan melalui workaround atau perubahan proses

bisnis.

2. Tingkat Kesesuaian
Tahap selanjutnya tahap analisis adalah menentukan tingkat
kesesuaian di antara kebutuhan pengguna dan perangkat lunak. Berikut ini
akan diuraikan kode-kode yang digunakan dalam menentukan tingkat
kesesuaian untuk analisis fit/gap:
F Fit - artinya kebutuhan secara penuh dipenuhi oleh perangkat lunak.
G Gap - artinya perangkat lunak tidak memenuhi semua kebutuhan ini.
Comment disediakan dan alternatif disarankan diidentifikasi dan
rekomendasi dibuat; mungkin menghasilkan rekomendasi untuk
kustomisasi pada perangkat lunak.
P - Partial fit - artinya perangkat lunak memiliki fungsionalitas yang
memuaskan kebutuhan. Workaround, custom report atau customization
akan, bagaimanapun juga, diidentifikasi ketika diperlukan untuk
memenuhi kebutuhan.

50
3. Gap Resolution
Ketika gap diidentifikasi dalam analisis ini, maka akan menyediakan
alternatif dan solusi yang direkomendasikan untuk memecahkan gap. Ada
beberapa cara untuk memecahkan gap, seperti mengubah proses bisnis,
merancang work-around, mengkustomisasi perangkat lunak, atau interfacing
dengan sistem yang lama. Titik kunci untuk mengerti adalah kustomisasi ke
fungsionalitas perangkat lunak yang dihasilkan akan meningkatkan biaya
implementasi proyek seimbang dampak negatif pada kemampuan untuk
upgrade ke new release. Hasilnya, tim proyek seharusnya mengambil
pendekatan berikut ketika mencari resolusi gap potensial. Berikut adalah
penjelasan berbagai pilihan untuk resolusi gap:

Package Work-Around - Pertama tim akan mengidentifikasi cara

alternatif pencapaian kebutuhan dalam proses yang dihasilkan.

Membuat bisnis menyesuaikan package Jika package work-around

tidak mungkin, tim seharusnya merekomendasikan perubahan potensial
proses bisnis untuk menyesuaikan proses dan mengeliminasi gap.

Customization sebagai usaha terakhir - Seharusnya kustomisasi

diperlukan, strategi yang dipilih untuk membangun fungsionalitas
eksternal baru perangkat lunak dan menampilkan package daripada
kustomisasi package-nya sendiri.
Definisi kustomisasi perangkat lunak adalah sebagi berikut:
Kustomisasi paket perangkat lunak dipertimbangkan menjadi beberapa
perubahan

aplikasi

yang

memerlukan

intervensi

oleh

staf

51
pengembangan, atau beberapa perubahan yang dapat berlawanan
mempengaruhi kemampuan untuk upgrade ke release perangkat lunak
masa depan. Sebagai contoh:

Kreasi atau modifikasi menus, records, fields, atau peta proses

bisnis.

Kreasi atau modifikasi proses perangkat lunak, application engines

atau proses bahasa komputer.

Kreasi laporan baru atau modifikasi ke laporan yang dihasilkan atau

perubahan untuk mengimplementasikan field tingkat keamanan.