Anda di halaman 1dari 11

KOMUNIKASI BISNIS

Surat, Memo, dan Email

Oleh :
A.A. Gede Raka Plasa N.

0915351128

I Gede Agus Angga Saputra

0915351040

Fakultas Ekonomi dan Bisnis


Program Ekstensi
Universitas Udayana
2014

Fungsi Surat dan Penggolongan Surat


Dalam menjalankan kegiatan sehari-hari sebuah perusahaan tidak akan terlepas dari
kegiatan surat menyurat. Bahkan boleh dikatakan bahwa kegiatan surat menyurat ini adalah
merupakan urat nadi dari suatu perusahaan. Dari arus keluar masuk surat ini kita bisa mengukur
frekuensi dan intensitas komunikasi yang berlangsung di suatu perusahaan.
Dibawah ini akan dijelaskan kegunaan surat, syarat-syarat surat yang baik serta
penggolongannya menurut Lamuddin Finoza dan ditambahkan pendapat dari Thomas Wiyasa.
Fungsi Surat
Salah satu bentuk komunikasi yang berlangsung di suatu perusahaan adalah komunikasi
tulis. Salah satu produk komunikasi tulis yang terpenting adalah surat. Sulit membayangkan
suatu perusahaan tanpa adanya surat menyurat. Bentuk komunikasi tulis ini saling melengkapi
dengan kegiatan komunikasi lisan. Meskipun mempunyai kekurangan, misalnya : memerlukan
persiapan khusus, tidak ada kontak langsung, respon tidak langsung diketahui, namun
seberapapun canggihnya alat komunikasi modern, keberadaan surat tidak bisa digantikan. Hal ini
disebabkan karena surat mempunyai kriteria khusus yang tidak dipunyai media komunikasi lain.
Kriteria atau dalam hal ini fungsi surat secara rinci dapat diterangkan sebagai :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Alat komunikasi tulis.


Bukti tertulis yang otentik.
Alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan (arsip).
Alat untuk mewakili perseorangan atau mewakili organisasi (duta organisasi).
Pedoman atau dasar untuk bertindak.
Keterangan yang dapat memberi rasa aman dalam aktifitas tertentu.
Bukti historis dari suatu kegiatan sehingga surat dapat dipergunakan sebagai bahan riset

bagi yang memerlukannya.


8. Terjamin kerahasiaannya dan ketepatan isinya karena menggunakan amplop tertutup.
9. Media yang tepat untuk mengutarakan hal-hal yang sukar dibicarakan.
10. Mengatasi hambatan komunikasi interpersonal (malu, gugup, gagap, dan lain-lain).
Penggolongan Surat

Sebagai alat komunikasi tulis, surat sangat beraneka ragam wujud, jenis, nama dan sifatnya.
Surat dapat dipakai untuk berbagai keperluan san ruang geraknya menyangkut aspek yang luas.
Agar lebih jelas dibawah ini surat digolongkan menurut wujud, pemakaian, sifat serta tingkat
urgensinya.
(1) Penggolongan surat menurut wujudnya.
a. Surat bersampul.
Surat bersampul adalah surat yang terdiri atas kertas surat beserta amplopnya. Isi
surat bersampul boleh beberapa lembar dengan berat maksimum tertentu yang
sesuai dengan peraturan Perumtel. Bila berat surat melebihi berat maksimum
maka perangko harus ditambah sesuai dengan daftar biaya yang telah ditentukan.
b. Kartu Pos.
Kartu pos adalah surat yang berbentuk kartu dengan ukuran 10x15 Cm yang
dikeluarkan oleh Perumtel. Untuk keperluan bisnis seperti : promosi, kartu
ucapan, tanda mata dan lain biasanya suatu perusahaan mengeluarkan kartu pos
berukuran lebih besar yaitu 15x20 Cm. Karena ukurannya terbatas maka isi kartu
pos berisi berita singkat. Kartu pos lazimnya dikirim tanpa amplop sehingga isis
beritanya tidak bersifat rahasia.
c. Warkat Pos.
Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan antara berupa
gabungan antara sampul dan kertas surat. Sampul dan kertas warkat pos dibuat
sedemikian rupa sehingga bila dilipat akan membentuk amplop. Ke dalam amplop
warkat pos tidak boleh diisi benda apapun.

d. Telegram dan Teleks.

Telegram berasal dari kata tele yang berarti jauh, dan gram (graf) yang
berarti tanda yang tercetak.. Jadi makna kata telegram yang selengkapnya adalah :
tanda (berita) yang tercetak dari jarak jauh. Sedangkan kata teleks adalah
merupakan singkatan daritelegrafer exchange yang berarti pertukaran berita yang
tercetak jarak jauh.
e.

Memo.
Memo

adalah

surat

yang

diperlukan

untuk

keperluan

intern

suatu

organisasi.Memo ini biasanya digunakan untuk meminta atau meberi informasi


serta petunjuk antar pejabat kantor. Bentuk dari memo ini umumnya berupa kertas
berukuran setengah folio atau setengah kuarto.
f.

Surat Tanda Bukti.


Surat tanda bukti adalah surat khusus yang umumnya berbentuk formulir yang
dipakai untuk tanda bukti suatu kegiatan atau aktivitas antara dua pihak atau
untuk mebuktikan keabsahan suatu hal bagi perseorangan. Wujud surat tanda
bukti sangat beraneka ragam, bisa berbentuk potongan kertas apa saja dan ada
pula yangberbentu besar, seperti misalnya : faktur, kuitansi, tanda terima, dan
kartu identitas.

(2) Penggolongan surat menurut pemakaiannya.


a. Surat Pribadi.
Surat pribadi adalah surat perseorangan kepada orang lain atau organisasi. Isinya
adalah mengenai kepentingan pribadi. Oleh karena itu dalam surat pribadi, penulis
menyebut dirinya dengan kata saya atau nama dirinya. Dilihat dari isinya surat
pribadi dapat dibedakan atas dua macam :
1. Surat pribadi yang bersifat prive, misalnya surat kepada teman atau
kerabat/keluarga.

Surat

ini

mempunyai

kebebasan

bentuk

dan

bahasanya. Bentuk surat pribadi boleh menyimpang dari aturan bentuk


surat resmi dan bahasanya boleh tidak baku.
2. Surat pribadi yang isnya bersifat resmi, yaitu surat yang dikirim kepada
pejabat suatu instansi atau organisasi, misalnya : surat lamaran pekerjaan
dan surat pernyataan. Surat pribadi yang demikian ini harus
menggunakan bentuk dan bahasa yang baku.
b. Surat Pemerintah.
Surat pemerintah adalah surat resmi yang terutama digunakan oleh instansi
pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan. Mengingat surat
pemerintah merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh pemerintah, maka
bahasanyapun harus bahasa resmi.
c. Surat Niaga.
Surat niaga atau biasa juga disebut surat bisnis adalah surat yang terutama dipakai
oleh perusahaan niaga untuk urusan perdagangan atau jual beli. Surat-surat niaga
mempunyai bentuk yang bervariasi, tetapi tetap mengikuti ketentuan surat resmi.
Pemakaian bahasa dalam surat niaga biasanya lebih luwes dibandingkan surat
pemerintah.
d. Surat Sosial.
Surat sosial adalah surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan, misalnya
yayasan,

kumpulan

olah

raga,

organisasi

kedaerahan,

kemasyarakatan lainnya yang bersifat nirlaba (nonprofit).

(3) Penggolongan surat menurut sifatnya.


a.

Surat Biasa.

dan

organisasi

Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa. Maksudnya, isi surat tersebut
boleh diketahui orang lain selain orang yang dituju.
b.

Surat Konfidensial.
Surat

konfidensial

adalah

kata konfidensial sebenarnya

surat

untuk

adalah rahasia,

kalangan

namun

dalam

terbatas.

Arti

konteks

surat

menyurat lebih tepat jika diartikan terbatas. Jadi pengertian konfidensial disini
adalah setengah rahasia atau dengan kata lain hanya untuk kalangan tertentu.
c.

Surat Rahasia.
Surat rahasia adalah surat yang hanya boleh diketahui oleh pihak yang dituju
saja.Untuk menjaga keamanan isinya surat rahasia biasanya diberi sampul lebih
dari satu dan pada sampul sebelah atas, kanan atau kiri, diberi tulisan RAHASIA
atau RHS.

(4) Pengggolongan surat menurut urgensinya.


Tidak semua surat memiliki derajat kepentingan yang sama. Ada surat yang perlu
segera ditanggapi, ada yang perlu ditanggapi agak cepat dan ada pula yang tidak perlu
cepat-cepat ditanggapi. Untuk itu berdasarkan urgensinya surat bisa digolongkan sebagai
berikut :
a.

Surat Biasa.
Kata biasa disini mengandung pengertian bahwa surat tersebut tidak perlu
diperlakukan secara istimewa dan tidak perlu cepat-cepat ditanggapi. Bila dikirim
via pos, perangkonya cukup dengan perangko yang minimal saja.

b.

Surat Segera / Ekspres.

Surat segera/ekspres adalah surat yang memerlukan penyelesaian segera, tapi


tidak sesegera surat kilat. Bila dikirim lewat pos, perangkonya tentu lebih besar
dari surat biasa.
c.

Surat Kilat.
Surat kilat adalah surat yang memerlukan penyelesaian yang sangat segera. Surat
ini harus didahulukan daripada surat-surat lain, baik dari segi proses
pembuatannya maupun proses pengirimannya.

Dalam pembuatan surat yang baik diperlukan kemampuan menulis yang memadai. Bagi
seorang karyawan kemampuan menulis adalah sangat membantu bagi perjalanan karirnya. Roy
W. Poe, 1994, menjelaskan ada 4 keuntungan yang akan diperoleh seorang karyawan yang
mempunyai kemampuan menulis. Keuntungan tersebut adalah :
1. Mempunyai nilai lebih dimata perusahaan sehingga membuat kesempatan naik pangkat
menjadi lebih besar.
2. Kesempatan yang lebih besar untuk mendapatkan pelanggan baru dan sekaligus
mempererat hubungan yang sudah terjalin, sehingga bisa meningkatkan penjualan dan
keuntungan bagi perusahaan.
3. Menghemat tenaga, waktu dan biaya. Hal ini dikarenakan seringkali kita menemui pesanpesan perusahaan , misalnya berbentuk : surat penawaran, surat perkenalan, iklan
lowongan pekerjaaan, pengumunan dan lain-lain, yang mana format maupun kalimatkalimatnya tidak menarik, membingungkan dan melelahkan pembacanya, sehingga surat/
pesan yang telah memakan tenaga, waktu dan biaya tersebut diabaikan pembacanya.
Dengan mempunyai kemampuan menulis yang baik maka hal-hal tersebut akan bisa
terhindarkan
4. Mempunyai kemampuan yang tinggi untuk menjalin hubungan yang harmonis di
lingkungan kerjanya, baik dengan atasan maupun dengan rekan sejawatnya.
Karakteristik Email dan Memo yang Sukses

Pesan email dan memo merupakan bentuk komunikasi standar dalam kebanyakan
organisasi, mereka mungkin akan menjadi media komunikasi bisnis yang paling umum. Pesan
yang sangat diperlukan untuk digunakan untuk memberi informasi pada karyawan, meminta
data, memberi respon, menginformasi keputusan, dan memberi arahan. Pesan email dan memo
yang sukses pada umumnya mempunyai karakter sebagai berikut :
1. Satu Topik
Pesan email dan memo yang baik umumnya hanya membahas satu topic.
Membatasi topic membantu penerima bertindak terhadap subjek dan mengarsipnya
dengan tepat.
2. Bersifat Percakapan.
Ada pesan email dan memo diharapkan bersifat percakapan karena pihak-pihak
yang berkomunikasi biasanya sudah saling kenal. Hal ini berarti kadang-kadang
dalam bahasa inggris menggunakan singkatan, kata sehari-hari, dan kata ganti orang
pertama. Meskipun demikian, nadanya juga harus tetap professional.
3. Keringkasan.
Sebagai bentuk fungsional komunikasi, email dan memo hanya mengandung apa
yang perlu untuk menyampaikan makna dan bersikap sopan. Sering kali email dan
memo hanya membutuhkan sedikit penjelasan latar belakang dan perhatian pada
usaha memberi kesan baik kepada pihak luar dibandingkan surat.
4. Penyorotan Grafis.
Untuk menonjolkan ide-ide yang penting dan meningkatkan keterbacaan, penulis
email dan memo menggunakan teknik penyorotan grafis secara bebas. Isi memo
cetakan ditingkatkan dengan daftar nomor atau bullet, heading, table, dan teknik
nilainnya.

Menggunakan Email dengan Aman dan Efektif


Bila hal-hal yang mendasar dalam teknis pengiriman dan penerimaan email telah
dikuasai, maka yang berikutnya harus diupayakan adalah begaimana menggunakan email secara
aman dan efektif. Sebenarnya seiring dengan semakin seringnya seseorang menggunakan email,

lambat laun cara penggunaannya yang efektif akan ditemukan sendiri, akan tetapi tentu ada
baiknya bila disini disajikan beberapa poin yang dapat mempersingkat pengalaman.
Beberapa tips penggunaan email secara aman dan efektif antara lain :
1. Menulis semua email secara offline
2. Singkat dan padat lebih efektif
3. Baris yang tidak terlalu panjang
4. Mengedit sebelum mereplay
5. Subjek yang deskriptif
6. Mengelompokkan email
7. Menghindari penerimaan attachment berukuran besar
8. Dokumentasi email yang telah terkirim
9. Mengoleksi alamat email
10. Jam dan tanggal sistem computer

Merencanakan Menulis Email dan Memo


Secara garis besar dalam merencanakan menulis email sebaiknya memperhatikan hal-hal
sebagai berikut :
1. Penggunaan semua huruf besar hanya untuk menekankan saja. Mengetik email dengan
memakai huruf besar semua akan dillihatnya oleh pembaca sebagai ungkapan marah atau
berteriak.
2. Jangan gunakan pesan marah dengan menggunakan email. Jika anda memiliki konflik
dengan seseorang, selesaikan secara tatap muka, tidak secara elektronik.
3. Kirimkan kepada seseorang hanya pesan yang mereka butuhkan.
4. Ketika anda merespon sebuah emai, sertakan hanya bagian pesan yang asli saja yan
penting, agar pembaca mengerti postingan anda.
5. Jika kutipan pesan aslinya terlalu panjang, letakkan respon pesan anda terlebih dahulu,
baru materi pesan aslinya.

Secara garis besar dalam merencanakan menulis memo sebaiknya memenuhi kriteria sebagai
berikut :
1. Memo yang disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu :
i. Penyusunan letak bagian-bagiuan memo tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang
telah ditentukan.

ii. Pengetikan memo benar, jelas, bersih, dan rapi dengan format yang menarik.
iii. Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.
2. Isi memo harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit. Hal ini dimaksudkan agar
penerima dapat memahami isi memo dengan cepat, teapt, tidak ragu-ragu dan pengirim
pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki.
3. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan
kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun
kalimatnya. Selain itu, bahasa memo haruslah efektif. Bahasa memo juga harus wajar,
logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada memo harus
hormat, sopan dan simpatik.

Daftar Pustaka

Lamuddin Finoza, Aneka Surat Sekretaris dan Surat Bisnis Indonesia,1991.


Thomas Wiyasa Bratawidjaja, Surat Bisnis Modern, 1991.
Roy W. Poe, Bussiness Letter, 1994.
http://www.ut.ac.id/html/suplemen/skom4432/mviii%20kbi.htm
http://www.docstoc.com/docs/138336980/komunikasi-bisnis
http://www.slideshare.net/fauzi_akhmad84/komunikasi-denganmenggunakanmail032000