CONTROL DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
La norma ISO 9001:2000 establece seis
(6) procedimientos que deben estar
documentados, a saber:

Control de Documentos
Control de Registros
Acciones Preventivas
Acciones Correctivas
Control de Producto No conforme (PNC)
Auditorias Internas

Procedimiento Control de
Documentos
La norma ISO 9001 en el numeral
4.2.3 establece que los documentos
requeridos por el Sistema de
Gestin
de
Calidad
DEBEN
controlarse. Los Registros son un
tipo de documento especial y
DEBEN controlarse de acuerdo con
los requisitos citados en el numeral
4.2.4 de la norma.

Dando cumplimiento a este

requisito, la Corporacin cuenta
con el procedimiento para
Control
de
Documentos,
identificado con el cdigo SI-P03, que pueden consultar en
Corponet, en la ruta: Corponet/
ISO/certificacin misional/Mapa
de procesos/Sistema de gestin
Integral/SI-P-03 Procedimiento
Control de Documentos

Qu es un Documento?
Cualquier medio que contenga
informacin y que sirve para
ilustrar o comprobar algo. Un
documento
puede
tener
incluidos diagramas de flujo,
tablas,
figuras,
planos,
grabaciones
magnticas,
fotografas, formatos, entre
otros.

Qu es una Copia NO
Controlada de un
Documento?
Documento sobre el cual
no existe responsabilidad
de comunicar sus
cambios y
actualizaciones.

C
CO OPIA
NT
RO NO
LA
DA

Qu es un Documento
Controlado?
Documento sobre el cual existe control y
responsabilidad para informar y
suministrar las actualizaciones que se
realicen.

Qu es un Documento
Externo?
Todos aquellos documentos que no se
elaboran en la Corporacin pero que son
incluidos como parte del Sistema de
Gestin y que ayudan o guan el
desarrollo de los procesos.

Qu es un Documento
Obsoleto?
Documento que ha perdido su
vigencia en fecha o contenido.

CONDICIONES GENERALES
Creacin y Actualizacin de
Documentos
Toda creacin, modificacin o actualizacin de
documentos debe solicitarse por escrito al
Coordinador Nacional de Calidad, mediante el
formato SI-F-01 de Solicitud de Elaboracin,
Eliminacin o Actualizacin de documentos.
Ningn documento debe modificarse sin
autorizacin.

En caso de actualizaciones de
documentos, se debe:
Remitir al responsable de la elaboracin,
quien debe hacer los cambios descritos.
Una vez ajustado el documento se remite al
responsable de la revisin para que verifique
los cambios realizados y posteriormente se
pasa al responsable de la Aprobacin.

 Revisin y aprobacin
Todos los documentos del Sistema de
Gestin de calidad, expedidos por la
Corporacin deben ser aprobados
antes de su emisin y publicacin.

 La revisin y aprobacin de
documentos, consiste en:
o Verificar que el contenido sea correcto
o Verificar que el procedimiento descrito
pueda realizarse
o Verificar que las responsabilidades sean
acordes a los cargos desempeados

Continuacin
o Verificar que el documento sea conforme
con las condiciones establecidas en el SI-P01 Procedimiento de Elaboracin de
Documentos.

o Una vez cumplido con lo anterior, la

aprobacin implica firma fsica del
documento por parte del dueo del
proceso y publicacin en Corponet por
parte del Coordinador Nacional de
Calidad.

o Cuando corresponda a una

actualizacin,
se
debe
reemplazar el documento
existente en el Sistema.
o La
elaboracin
del
documento corresponde al
responsable del tema, el
propietario del proceso es
quien
revisa
y
la
aprobacin est a cargo
del primer nivel jerrquico
correspondiente.

o La aprobacin de todo
documento se extiende a
los formatos asociados, los
cuales son validados por
las reas interesadas.

 Control de cambios:
o Se debe actualizar la versin de los documentos
que generen cambios significativos (contenido o
estructura del documento) y deben ser aprobados
nuevamente por el cargo responsable.

o El historial de las revisiones efectuadas al documento por

modificaciones, queda registrado en la matriz de Control de
Cambios, la cual se encuentra ubicada al final de los
documentos del Sistema de Gestin de la Calidad de la
Corporacin.
10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN
0

FECHA
14/04/2008

DESCRIPCION DEL CAMBIO

Elaboracin del documento

o Los
documentos
borradores
llevan una marca de agua en
todas las hojas con la inscripcin:
Documento
Borrador
o
Documento en Aprobacin
o Los documentos aprobados se publican en
Corponet.
La impresin de estos
documentos son considerados como: Copia
no controlada.
o Las copias fsicas controladas de los
documentos se identifican con un sello con la
inscripcin:
Copia
Controlada
y
se
encuentran disponibles en la oficina del
delegado de calidad de cada una de las sede de
Corpoica

Consulta y Publicacin de
Documentos:
o El Propietario del Proceso debe
realizar la divulgacin de los
documentos de su proceso,
una vez estos sean aprobados.
o El Propietario del Proceso debe
conservar los registros de
divulgacin de los documentos
aplicables al proceso.

o Las copias fsicas originales de los

documentos aprobados se conservan en la
oficina del Coordinador Nacional de
Calidad, para tener acceso a estos
documentos se debe solicitar su prstamo
o acceder a Corponet, donde se
encuentran las versiones vigentes.
o Es responsabilidad del Coordinador
Nacional de Calidad la actualizacin de los
documentos del Sistema de Gestin de la
Calidad que se encuentran en Corponet,
con el fin de evitar el uso de
documentacin obsoleta.

o Cuando se requiera, debido a

fallas en acceso a Corponet,
dispersin geogrfica o atencin
de algn requerimiento de una
parte interesada, se puede solicitar
copias
controladas
de
los
documentos
al
Coordinador
Nacional de Calidad y a los
Delegados de Calidad en las
Sedes.

o Es responsabilidad de
Coordinador Nacional
de Calidad mantener
actualizado el Listado
Maestro de
Documentos SI-F-02.

o Los Protocolos y los instructivos para

la operacin o manejo de los equipos
de laboratorio, no
requieren ser
publicados en Corponet; estos
documentos se disponen y manejan
en los laboratorios donde se est
adelantando la investigacin o donde
se requieran los equipos.

Legibilidad e Identificacin:
o Los documentos que presenten deterioro fsico deben
ser reimpresos y reemplazados para as asegurar la
legibilidad y consulta de los mismos.

o Los
documentos
se
identifican por el Ttulo y el
Cdigo, el cual es asignado
por
el
Coordinador
Nacional de Calidad.

Este cdigo permite identificar por cada

documento:
El proceso al que pertenece
El tipo de documento
El consecutivo dentro del proceso
Ejemplo: DN-P-02
DN:
P:
02:

Proceso - Desarrollo de Negocios

Tipo de Documento - Procedimiento
Nmero consecutivo dentro del proceso

Identificacin y control de
documentos externos:
o Los responsables de cada proceso deben
comunicar al Coordinador Nacional de
Calidad, los documentos externos (legales y
reglamentarios) que aplican a las actividades
propias de su proceso, con el fin de
mantener actualizado el formato SI-F-04
Listado Maestro de Documentos Externos.
Los documentos externos se identifican y
controlan mediante este formato

o Los responsables de los procesos deben

garantizar el acceso a los documentos
reglamentarios y su vigencia.

Documentos Obsoletos:
Los documentos obsoletos solo se
conservan, en caso de ser
necesario y solo son usados como
soporte fsico para evidenciar el
historial de cambios surgidos en el
documento. Estos documentos se
identifican con el sello de
DOCUMENTO OBSOLETO en la
primera hoja.

Documentos Obsoletos:
o Los delegados de Calidad de los
Centros
de
Investigacin
y
Estaciones Experimentales y el
Coordinador Nacional de Calidad a
nivel Central deben asegurar la
destruccin de la documentacin
obsoleta del Sistema de Gestin de la
Calidad.

GRACIAS!!!