Strategi Mengatasi Kerugian Proyek Gedung : Procurement

Subkontraktor (Planning Process)

Posted on March 16, 2011 by budisuanda

Pada tulisan sebelumnya telah dipetakan penyebab kerugian

proyek pada kelompok biaya subkontraktor. Penyebab tersebut dapat dijadikan
checklist dalam membuat rencana strategi dalam mengatasi kerugian proyek pada
aspek ini. Pada tulisan ini dibahas strategi -strategi berdasarkan pengalaman pada
proses planning aspek procurement.

Strategi-strategi yang direncanakan dikelompokkan berdasarkan proses yang ada pada

procurement. Proses procurement berdasarkan PMBOK dibagi dalam beberapa tahap,
yaitu:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Procurement Planning. Proses ini menentukan apa dan kapan melakukan

pengadaan atau pembelian.
Solicitation
Planning.
Mendokumentasikan
kebutuhan
produk
dan
mengidentifikasi sumber-sumber yang potensial.
Solicitation. Perolehan penawaran, bids, atau proposal sesuai keperluan.
Source Selection. Memilih rekanan dari beberapa yang potensial
Contract Administration. Mengelola relasi dengan rekanan.
Contract Closeout. Penyelesaian dan penutupan kontrak.

Proses-proses pada Procurement Proyek berdasarkan PMBOK

Terdapat beberapa langkah strategis yang dianggap telah mampu untuk membuat
kinerja biaya proyek lebih baik dari sebelumnya berdasarkan pengalaman dan
pengamatan. Pada tulisan ini dibahas strategi pada proses planning procurement.
Procurement Planning

Melakukan make atau mengadakan sendiri item pekerjaan yang

dirasa dapat memberikan keuntungan lebih tinggi dan dapat dikelola

dengan mudah dari item pekerjaan yang biasa dikerjakan oleh
subkontraktor.Contoh sederhana adalah pada pekerjaan alat-alat M/E.
Pengadaan alat M/E sebenarnya mudah dan pihak supplier sering memberikan
discount yang cukup besar.
Mensubkontraktorkan pekerjaan yang dirasa kurang dapat dikelola
dan memiliki risiko yang tinggi. Ini istilahnya dalam PMBOK adalah buy.
Mensubkontraktorkan pekerjaan tersebut akan membuat biaya lebih murah karena
mengalihkan pekerjaan yang dirasa kurang mampu untuk dikelola kepada pihak
yang lebih mampu akan sangat menekan risiko yang terjadi. Jadi harus

dipertimbangkan item pekerjaan rugi yang biasanya dikerjakan sendiri untuk

disubkontraktorkan dengan catatan di atas.
Menggunakan lebih dari satu subkontraktor pada suatu pekerjaan

spesialis karena alasan tingginya tingkat kompleksitas pekerjaan

subkontraktor. Strategi ini dilakukan untuk mengecilkan tingginya kompleksitas
pekerjaan yang ada.
Memotong jalur rantai supply material yang diambil alih. Rantai yang

panjang akan membuat harga semakin tinggi karena masing-masing pihak pasti
akan mengambil keuntungan atas jasanya. Masalah ini lebih detil dibahas dalam
strategi procurement material.
Menentukan jenis kontrak yang sesuai. Jenis kontrak yang tepat akan

membuat alokasi risiko yang tepat pula. Risiko harus dialokasikan sesuai kepada
pihak yang paling mampu untuk mengatasinya. Kontrak adalah media untuk
mengalokasikan risiko yang terjadi. Belum tentu jenis kontrak lump sum adalah
yang terbaik. Bisa saja jenis kontrak yang lain akan lebih menguntungkan. Ini
tergantung kondisi yang ada. Contoh pada suatu pekerjaan yang dimana volume
pekerjaan sulit dipastikan. Ketidakpastian ini akan menjadi suatu risiko yang
dipertimbangkan oleh subkontraktor. Mereka akan membuat risk contigency atas
risiko ini yang seringkali over estimate. Dengan analisis yang matang mengenai
probabilitas masalah ini, dapat saja kontrak dibuat unit price.
Mengkaji trend harga berdasarkan waktu sebagai dasar menentukan

waktu yang tepat untuk melakukan procurement. Kajian ini akan

menentukan kapan harus mengikat harga. Momentum waktu akan memegang
peranan penting. Pada dasarnya hargg diikat lebih cepat karena alasan inflasi harga
akan lebih murah jika diikat lebih dini. Namun, dengan mempertimbangkan aspek
yang lain, harga dapat saja lebih murah. Strategi ini harus mempertimbangkan
master schedule proyek. Penerapan strategi ini jangan sampai menghambat
pelaksanaan proyek. Semuanya harus optimal berdasarkan waktu. Diperlukan data
pasar dan trend nya serta data master schedule proyek dalam menentukan kapan
procurement harus dilakukan.
Melakukan tender subkontraktor yang lebih awal. Hal ini akan

memberikan waktu yang memadai dalam melakukan evaluasi dan negosiasi

sehingga hasil yang didapat akan lebih baik.
Menggunakan sistem Kontrak payung. Sistem kontrak payung akan
membuat skala pekerjaan jadi lebih besar sehingga harga dapat ditekan dibawah
rata-rata.

Menggunakan petugas procurement yang memiliki pengetahuan dan

kemampuan yang handal dalam negosiasi serta attitude yang
baik.Menugaskan personil dengan kriteria tersebut akan mampu menekan biaya
kerugian proyek karena mampu menganalisis dan mengevaluasi penawaran,
mencari alternatif yang memadai, mampu bernegosiasi dengan baik dan tidak
membuat kebocoran.

Solicitation Planning

Memperjelas dan mendetilkan lingkup pekerjaan, spesifikasi, dan

volume pekerjaan sesuai dokumen kontrak. Kadang-kadang kontraktor harus

memperjelas item yang kurang jelas dan berpotensi menimbulkan ambiguitas.
Kejelasan lingkup sangat penting dalam memastikan biaya proyek. Ketidakjelasan
yang dialihkan seringkali membuat konflik, keterlambatan dan ketidakpercayaan
dari pihak subkontraktor. Sehingga sebelum melakukan lelang pekerjaan
subkontraktor, pemberi tugas harus lebih mendetilkan lingkup pekerjaan tersebut
sedemikian ketidakjelasan dapat ditekan semaksimal mungkin.
Mencari alternatif spesifikasi yang paling kompetitif dalam batasan

syarat teknis yang ada. Dalam syarat spesifikasi biasanya memberikan lebih dari
satu alternatif spesifikasi yang setara. Alternatif spesifikasi memungkinkan pihak
penyedia jasa untuk mendapatkan harga yang paling kompetitif sehingga harga
kontrak dapat ditekan. Menggunakan single spesifikasi akan memicu monopoli yang
pada akhirnya menimbulkan biaya yang tinggi.
Mencari informasi lain terkait alternatif spesifikasi yang tidak

tercantum dalam syarat spesifikasi teknis namun memiliki kualitas dan

kehandalan yang minimal sama atau bahkan lebih tinggi namun
memiliki harga yang lebih kompetitif. Perlu disadari adalah bahwa tidak ada
design yang sempurna. Semakin banyak informasi akan memberikan data spesifikasi
yang lebih baik dan lebih kompetitif. Untuk ini perlu komunikasi yang intens dan
terbuka dengan pihak proyek yang terkait terutama perencana dan atau Owner.
Membuat skema pembayaran sedemikian secara cash flow tidak
menyebabkan negatif cash flow pada saat pelaksanaan oleh
subkontraktor. Negatif cash flow jelas menyebabkan bunga bank yang pada
akhirnya akan menjadi dasar mark up dalam penawaran subkontraktor yang
seringkali over estimate atau lebih besar dari yang seharusnya. Kalaupun kondisi
kurang memungkinkan maka adanya negatif cash flow harus ditekan semaksimal

mungkin. Jadi sebaiknya dibuat simulasi cash flow pada masing-masing

pekerjaan subkontraktor. Lalu diusahakan agar tidak terjadi negatif cash flow
dalam bentuk uang muka, pembayaran pertama atau skema pembayaran via bank
seperti SKBDN , KMK atau yang lain. Uang muka dan pembayaran pertama haruslah
dalam angka yang sesuai berdasarkan rencana cash flow. Uang muka tidak selalu
harus tetap 10%. Bisa saja memberikan uang muka 5% jika dengan itu cash flow
tidak negatif. Ini sangat situasional.
Jika pembayaran dilakukan via bank, maka carilah skema dengan fee

yang paling kecil. Fee merupakan dasar mark up penawaran subkontraktor.

Semakin kecil fee maka akan semakin kecil pula faktor mark up.
Memberikan kepastian pembayaran. Adanya kepastian akan menurunkan

persepsi tingginya negatif cash flow yang berujung pada tingginya bunga bank yang
harus dicadangkan.
Mengusahakan waktu pelaksanaan yang optimal. Tidak terlalu lama dan

tidak terlalu cepat. Masa pelaksanaan yang terlalu lama akan membuat biaya
overhead subkontraktor meningkat, dan masa pelaksanaan yang terlalu singkat akan
meningkatkan biaya lembur. Jadi harus optimal dan tepat waktunya.
Bekerja sama dalam hal pemakaian fasilitas pelaksanaan bersama

seperti listrik, kantor sementara, alat kerja, dan yang lain tanpa
menghambat pelaksanaan proyek. Kerja sama ini akan menekan biaya
transportasi pengadaan fasilitas. Akan terjadi double cost apabila tidak dilakukan
kerja sama ini.
Mengkoordinir pekerjaan penunjang yang harus dikerjakan seperti

kebersihan dan safety serta security. Kontraktor sebaiknya mengkoordinir

kebersihan atau housekeeping, safety, dan security. Ini juga dalam rangka
menekandouble cost. Koordinasi ini harus disampaikan saat tander subkontraktor
agar didapat kejelasan mengenai biayanya.
Membuat kriteria penilaian subkontraktor yang komprehensif dan

memadai. Seringkali kriteria penilaian adalah yang paling murah tanpa

memperhatikan aspek yang lain. Perlu diketahui adalah bahwa paling murah bukan
berarti paling untung. Paling murah tanpa pertimbangan yang lain akan
menjadi hidden cost dalam pelaksanaan proyek.
Menyampaikan prosedur birokrasi pada saat sebelum disampaikan
penawaran harga. Ini dikomunikasikan tertulis dan sebaiknya dikonfirmasikan
pada saat aanwijing.

Mengasuransikan dampak force majeure seperti huru-hara atas

faktor ketidakstabilan sosial, politik, dan keamanan. Asuransi ini harus

dilakukan oleh kontraktor dan dipastikan lingkup asuransi ini. Informasi mengenai
masalah ini harus disampaikan kepada para calon subkontraktor agar tidak lagi
mencadangkan biaya atas risiko tersebut.
Mempercepat keputusan pemenang dan segera memberikan uang

muka kepada subkontraktor. Hal ini dilakukan jika terjadi ketidakpastian

ekonomi yang cukup tinggi sedemikian mempengaruhi harga penawaran.
Mencari data kondisi cuaca dan membuat trendnya secara
bulanan. Data ini akan berguna untuk mengurangi persepsi yang terlalu berlebihan
mengenai faktor cuaca. Persepsi yang berlebihan akan membuat asumsi
produktifitas menjadi kecil dan akhirnya menimbulkan biaya yang tinggi.