Alumna: Nez Castillo Sonia Fernanda

Cdigo: 120120-D

CATLOGO DE MATERIALES
La catalogacin de materiales un proceso de suma importancia para las empresas que utilizan variedades
de artculos, materiales primas, equipos, maquinarias, herramientas, piezas y partes, etc. y se considera
esencial para alcanzar sustanciales economas, mediante la eliminacin de las variedades innecesarias lo
que permite la reduccin de los inventarios y esas cosas; o mejor empleo y uso del espacio de las bodegas;
la significacin de las actividades de compras recepcin, almacenaje y control; la reduccin del capital
invertido materiales, etc. entre muchos ventanas que la catalogacin de efectuar proporcionar a las
empresas, y que permite afirmar que sin catalogacin nueve misin logstica.
Esta actividad o tarea a efectuarse dentro del rea logstica, requiere el apoyo de la Gerencia General y la
Alto Direccin de la empresa, la cual debe expresar lo necesidad de disponer de un elemento organizado
que desarrolle y tenga la responsabilidad de catalogar los materiales. Es conveniente demostrar, mediante
lo actitud que se tenga hacia la realizacin y ejecucin de la tarea, el apoyo y respaldo que los elementos
directivos den a cada una de las etapas o pasos que deben llevarse a cabo, de manera tal que se pueda
contar con la colaboracin de tocias las dependencias de la empresa. En muchos casos., el respaldo que el
elemento de catalogacin reciba, se extender hasta la exigencia hacia los usuarios para que colaboren y
para que cumplan las normas y disposiciones que se dicten durante la ejecucin de esta actividad.
Interesa en la realizacin de la labor, es probable que los niveles ejecutivos ms bajos el personal de las
diferentes dependencias, estn de acuerdo con la catalogacin o con prestar su colaboracin para que ste
se realice, ya que esta actividad exige que los usuarios abandonen sus preferencias por determinados
materiales para ponerse de acuerdo para establecer las normas que guiarn la reduccin de variedades,
tanto marcas, tipos, tamaos, colores, modelos, etctera,, procedimientos, procesos, sistemas, etctera
para efectuar las adquisiciones, la recepcin, el almacenaje el control.
En tu empresa, existe una tendencia natural hacia el aumento de la variedad de los inventarios, al incurrir
los usuarios en la existencia de que se adhieran materiales de su preferencia, lo que lleva comprar
diferentes marcas, dimensiones, caractersticas, etctera en los artculos a utilizar para el mismo o similar
trabajo. Es comn recibir decisiones exigiendo determinada marca por haberse empleado anteriormente,
aunque el almacn existen artculos similares o de caractersticas parecidas, los cuales se desechan sin
importar el costo que significa tener esos artculos se inventarios. En oportunidades ya no existiendo normas
aprobadas por los ejecutivos de la empresa, se presenten estos casos agravados porque lo requisiciones
llegan a logstica aprobados por los mismos que aprobaron las normas. Estas son razones para que la
televisin apoya la catalogacin y le realice, exigiendo el la colaboracin de los usuarios y reiterando la
necesidad de que se lleva a cabo y se mantenga permanentemente.
El personal de logstica encargado del mantenimiento del catlogo, debe tener como norma especial,
permitir el aumento de la variedad de los inventarios y exigir se utilizan los materiales normalizados
existentes en los almacenes de la empresa, debiendo eliminar aquellos que no se sujeten a las normas
establecidas y los sim uso u obsoletos. Para lograr este objetivo meta, deber conseguir la colaboracin de
los usuarios o proveedores, as como realizar una labor de seguimiento permanente, mediante la
supervisin de cada artculo que se solicita, se esencial o no, a fin de detectar las variaciones que se

puedan producir establecer con claridad las razones que dan lugar a la adquisicin de una nueva variedad
de material que aumentar el inventario.
De esta manera podr realizarse una evaluacin que permita definir los beneficios que el uso del nuevo
material trae la empresa en comparacin con lo que existe y se usen ella.
La mayor justificacin para que los directivos de la empresa apoyen la catalogacin de materiales, est en el
ahorro que produce a travs de la reduccin de costos en las diferentes actividades en que se emplee
materiales y aquellas que se encarga de la adquisicin, almacenaje, distribucin y control.
DEFINICIONES
1. Catalogacin. Proceso por medio del cual se identifican las existencias de una entidad refiriendo las
normas o estndares determinados de antemano, para clasificarlas de acuerdo con su naturaleza o
uso y asignarles un smbolo o cdigo que la represente, consiguiendo mediante este proceso la
simplificacin de las existencias.
2. Normalizacin. Consiste en seleccionar calidades, tamaos, dimensiones, pesos, volmenes, marcas,
procedimientos, etc. Que se adapte mejor a la entidad, para constituir con ellas las normas,
usualmente escritas, a lo que deben seguirse las existencias de los almacenes hiladas adquisiciones
que se hagan as como todas las personas que requieran y soliciten materiales de la empresa.
3. Norma. Se define como el modelo que se ha establecido y con el cual, cualquier objeto accin puede
ser comparado. El objetivo o finalidad de la norma es proporcionar criterios para juzgar, y ayudar a
prevenir variaciones y necesidades en las especificaciones de los materiales necesarios para
finalmente la empresa.
4. Identificacin. Consiste en definir la denominacin y precisar las caractersticas particulares de cada
artculo, la relacin con las generales de manera est seguro de su naturaleza especfica y de sus
diferencias con otros artculos del mismo grupo.
5. Clasificacin. Sistemtico ordenamiento de todas las potencias similares identificadas. Agrupndolas
segn sus caractersticas comunes, su uso y naturaleza, y separndolas por clases de acuerdo a sus
diferencias fundamentales. La agrupacin que se haga puede fraccionarse en clases, subclases y
secciones segn la variedad que pueda presentarse en cada gran agrupacin que se ha efectuado.
6. Codificacin. Llamada tambin simbolizacin, comprende la asignacin de nmeros, letras u otros
smbolos, acordes con el plan sistemtico distinguir cada artculo por las caractersticas de la
pertenecen, de manera de representarlos y ahorrar esfuerzo mental, tiempo y gastos e impidiendo
errores y expresiones.
7. Simplificacin. Es el resultado de la catalogacin y consiste en la eliminacin de las variedades del
inventario en funcin a los tiempos, tamaos, estilos, formas, marcas, etc. Que est acorde con las
normas elegidas que son innecesarias y poco utilizadas.
8. Smbolos. Son caractersticas o designaciones abreviadas, de ideas o conceptos, necesarios para
facilitar la expresin y hacerla ms breve y precisa. Los smbolos tambin llamados cdigos, pueden
ser alfabtica los, numricos, mnemonicos, de signos y seales y mixtos.
8.1. Alfabticos: constituidos por letras o combinacin de letras que representan expresiones.
8.2. Numricos: Nmeros o combinaciones de nmeros que se utilizan para representar los
materiales o las expresiones pueden ser:
a) arbitrarios: cuando se tienen en cuenta el valor relativo de las islas contiguas en el orden de
sucesin.
b) Definidos: cuando los nmeros que forma el smbolo tienen un significado valor relativo.
8.3. Mnemnicos: son aquellos que por su asociacin de ideas ayudan o estimulan la memoria.
8.4. Si no se seales: los que utilizan la simbolizacin grfica y audible.
8.5. Vistos: lo se combinan dos o ms smbolos de los anteriores.

PROCEDIMIENTO PARA CATALOGAR MATERIALES.

Al definir la catalogacin se indicado que es un proceso el cual se pueden distinguir varias etapas, cuyo
planeamiento permitir establecer un procedimiento para la ejecucin de la tarea por realizar. Las etapas
que se identifica en la definicin dada, como normalizacin, identificacin, clasificacin y codificacin, de
todos y cada uno de los materiales formados inventarios de la empresa, permite considerar que el
procedimiento a aplicar debe incluir en l, las actividades correspondientes a los cuatro aspectos
mencionados, los que debe ser planificadas convenientemente en funcin a los resultados que se desean
tener. Por lo tanto, para realizar la catalogacin de los materiales, ser necesario preparar un plan
comprende:
1. Determinacin de las normas que regirn la catalogacin y servir de modelo o falta de comparacin,
en la seleccin de los artculos que utilizar la empresa futuro. Esta determinacin de normas se
efectuar mediante un comit, en el cual deben estar representadas todas las dependencias que usan
materiales, as como las que los adquieran, guarden, controlan y despachan.
2. Identificacin e cada material existente, en base a la obtencin de una relacin completa de los
materiales y que servir para constatar la veracidad de las anotaciones y para definir la denominacin
de cada artculo, as como sus caractersticas propiedades.
3. Preparacin de la clasificacin a efectuar, mediante la seleccin de las clases, subclases y secciones
que se emplearn en funcin de las variedades de artculos que se usan en la empresa.
4. Ordenamiento que seguirn los materiales una vez clasificados determinado la forma que los grupos de
artculos eran ordenados, de acuerdo con su denominacin o sus caractersticas, segn las normas
establecidas al respecto.
5. Distribucin de los materiales, conforme se va identificando y comparando con las manos aprobadas,
en las clases, subclases y secciones establecidas.
6. Eleccin del sistema de smbolos o cdigos que permita identificar fcil y rpidamente los artculos en
el almacn, y reparacin de tablas de equivalencias para la asignacin de cdigos y los materiales, de
acuerdo con el sistema elegido.
7. Asignacin a cada artculo, del smbolo que le corresponde segn la clase a la que pertenece, la
subclase en que se agrupar y el ordenamiento que seguir, de manera de identificarlo claramente de
todos los otros de su grupo mediante el cdigo que se le asigne.
8. Procesamiento de los materiales identificados, clasificados, ordenados y codificados, de manera que se
elabore imprima el catlogo de materiales de la entidad, el cual una vez impreso se distribuir a las
dependencias de la empresa en la cantidad que sea necesaria para su uso en los pedidos a compras y
almacenes, y para facilitar los procedimientos y trmites relacionados con los materiales.

PROGRAMA DE CATALOGACIN DE MATERIALES

Definido el procedimiento que deber seguirse para realizar la catalogacin de materiales, es necesario
preparar un programa que servir de gua al personal que tendr la responsabilidad de la ejecucin, y que al
mismo tiempo permite la evaluacin de sus actividades, en relacin a los resultados que se obtengan. Dicho
programa estar basado en las siguientes condiciones:
1. Preparacin:

1.1. el apoyo de la alta edicin deber mostrarse por solicitud al relievar la importancia que la
catalogacin tiene para el empresa por el nombramiento del personal que como como parte de la
organizacin logstica, llevar a cabo efectividad en forma permanente.
1.2. Nombramiento del Comit de damas con la especificacin de las tareas a realizar su
responsabilidad y la autoridad que les compete y que la alta edicin los otorga.
1.3. Designacin de cada uno de los elementos que forma el equipo de trabajo, al cual se le definirn
sus funciones, responsabilidad y autoridad en la ejecucin del programa.
1.4. Preparacin del programa de catalogacin, definiendo las etapas a realizar, los objetivos por
alcanzar en cada una de ellas y el tiempo aproximado que tomar.
1.5. Adems insistir en las ventanas que se conseguirn en la colaboracin y ayuda que todos deben
prestar.
2. Ejecucin:
Para la ejecucin del programa que se establezca, es conveniente tener en cuenta algunas
recomendaciones que ayudarn efectuar el trabajo. Dichas recomendaciones son las siguientes:
2.1. Guiarse por los hechos: para cumplir esta recomendacin se debe obtener informacin sobre
la cantidad que se est gastando en materiales al momento de iniciar el programa y las
-

razones que justifican dicho monto. Adems se deber averiguar:

Cuantos materiales duplicados existen.
Cuantos artculos estn adquiriendo con diferentes especificaciones para usos similares en

diferentes dependencias.
Que artculos causan ms gasto y su incidencia en la actividad de compras.
Sobre qu artculo se podr ahorrar ms dinero y se evitarn confusiones al establecer las

normas, etc.
2.2. Y formar la alta edicin: as como en la preparacin se exige el apoyo de la alta edicin para
llevar a cabo la catalogacin de los materiales, es necesario mantenerla informada, de
manera que puede estar al tanto de la labor que se realice de los resultados que se obtienen.
Es por lo indicado, que se deber ser conocer los hechos que van siendo detectados en la
ejecucin del programa y los posibles ahorros que, a travs de las normas, puedan lograrse,
especialmente si se utiliza a compras para relievar los gastos excesivos que puedan haberse
realizado por adquisiciones a destiempo, en cantidades no respaldadas, o en duplicidad de
adquisiciones, comparndolas con los que se lograra mediante la catalogacin y los ahorros
que ellas traera a la empresa.
El informe de la alta edicin debe basarse en hechos reales comprobables y para ello hay que
establecer un control estadstico detallado de los ahorros que se obtiene al efectuar la
normalizacin y que se traducen economas de las compras, mayor rotacin de inventarios,
reduccin del tiempo de demora y de los costos de posesin.
2.3. Nombra el Comit de normas: el primer paso o primera etapa del proceso, consisten en la
normalizacin o definicin de las normas que regirn la catalogacin; para ello es necesario
que se nombre el Comit emitir o definir a las normas y que dedicar la poltica a seguir en
la ejecucin del trabajo.
Dicho comit debe constituirse con representantes de las dependencias usuarias, como
produccin, ingeniera, administracin, ventas, finanzas y control de calidad, adems del rea
logstica. Sin embargo, es conveniente que al iniciar el programa se efecte una reunin con
el personal de la empresa, donde de alta direccin explicar la finalidad del Comit y las
tareas que llevarn a cabo as como el apoyo que es necesario darle para que efecte el
trabajo en el tiempo ms corto posible. Esta reunin inicial deben existir los jefes de las

dependencias usuarias y se har notar que la etapa de normalizacin es un proyecto de toda

la empresa y no slo del rea logstica y por ello es que se requiere la colaboracin de todos.
Debe asignarse o destinarse quien ejercer la presidencia del Comit entre los diferentes
ejecutivos que intervienen en l, dndose que el que presida y todos los miembros del Comit
comprenden completa y exhaustivamente su tarea y la naturaleza del trabajo a realizar, de
manera que se dediquen a l en forma total y efectiva y que no pretendan defender por
conveniencias, las prcticas existentes y las preferencias. La actividad adoptar no debe
centrarse en la crticas sino ms bien el pensamiento de que el trabajo realizarse tiene como
objetivo el ahorro de costos y la uniformidad en el empleo de los materiales.
Para conseguir el objetivo cuenta con el apoyo total de las gerencias y la intervencin del
equipo en toda la catalogacin, el cual procurar compenetrarse a conciencia de las
necesidades y problemas de todas las dependencias, en relacin con los materiales que
requieren para su trabajo.
El Comit de normas deber actuar, en algunas oportunidades, como elemento de divisin en
las divergencias que se presentan al seleccionar las caractersticas y propiedades que
definirn la norma. En caso de surgir divergencias entre los mos del Comit, por la razn
indicada, el presidente deber tomar de la decisin.
2.4. Definir las metas: la reunin del Comit normas, definir las metas que deben alcanzar al
trmino su labor, y ste se referir a:
a) Duracin de la etapa inicial (normalizacin) y de cada etapa posterior, de acuerdo a la
magnitud de la tarea.
b) Examen de todas las reas de operacin para que la normalizacin se inicia por lo ms obvio
y de mayor rendimiento econmico.
c) Inicia la emisin de normas sobre qu es materiales que, de acuerdo a las problemas
suscitados anteriormente, se consideren como posibles de cambio o certificacin, a fin de
unificar los y eliminar las variedades.
d) Listar los materiales de todas las reas en orden de importancia, segn el ahorro que puede
obtenerse.
e) Revisar y analizar resultados, conforme se obtengan, para constatar el avance y el xito que
se vaya obteniendo. Este anlisis podr definir si es conveniente o no, seguir con el
f)

programa.
Preparar un programa de capacitacin y entrenamiento, que permita dar a conocer a todo el
personal usuario, las normas establecidas y aprobadas y que todos debern cumplir;
insistiendo en que el cumplimiento de todas las normas ayudar lograr el xito del programa

catalogacin.
g) Emitir un final de acuerdo tiempo establecido y, tambin, informes mensuales hasta que los
objetivos y metas se haya alcanzado totalmente.
3. Responsabilidad.
Definir las metas, es esencial que la responsabilidad de dirigir la ejecucin de la catalogacin, asesine
a una sola persona, la cual asumir su tarea a tiempo completo y la conducir, de manera tal que la
labor sea consistentemente hecha, provechosa y sin que dae o retarde el programa establecido. En
los casos en que no sea posible disponer de su tiempo total, podr asignarle la ejecucin a tiempo
parcial, pero exigindole que le dedique tiempo y esfuerzo suficientes para que logren los objetivos.

La persona que se elija para dirigir el trabajo y asumir la responsabilidad de la ejecucin, deber
conocer la empresa y sus procesos al personal de todas las dependencias, estar familiarizado con los
problemas y los negocios de la compaa, as como los productos y servicios de la empresa, sus
materiales y las necesidades de los usuarios, especialmente produccin; tambin conocer los
proveedores principales, sus artculos, organizacin, tipo produccin y ayuda que puedan prestar a la
catalogacin, es condicin importante que sepa dirigir y manejar personal, as como promocionar el
trabajo y el equipo que lo lleva a cabo, para lo cual podr iniciarlo de lo ms fcil o ms difcil, manera
de ir obteniendo resultados que pueda mostrar y as ganar crditos en el concepto del personal de la
empresa, y obtener mayor apoyo y cooperacin, o por lo menos confianza en lo que se est haciendo.
La fe que debe tener es trabajo y el esfuerzo que ponga lo llevar a realizarlo por encima de todo y de
todos a fin de lograr que la empresa llegue a contar con su catlogo de materiales.
4. Participacin.
Durante la ejecucin de la catalogacin, es posible que sea necesario y conveniente solicitar la ayuda
de la colaboracin de elementos del rea tcnica, especialmente en la etapa de identificacin de los
materiales, dada su familiarizacin con los artculos que utilizan y con las necesidades que tienen. Este
personal, sin embargo slo podr dedicar parte de su tiempo esta labor, ya que su propio trabajo en el
rea a la que pertenece no puede ser descuidada y a pesar de la necesidad de contar con ellos para la
catalogacin, su intervencin ser parcial, para establecer las normas que aplicarn y para identificar
los miles de materiales empleen al ejecutar sus tareas. Otra forma de participacin de este personal
especializado, es designar a alguno de ellos como parte del equipo a cargo de la catalogacin, o
formando grupos a los que de acuerdo con su especialidad, se les se les asigna la identificacin de
determinadas clases de materiales, a las que limitarn su participacin, pero estableciendo que esta
labor es clave para su propio trabajo, por las ventajas que reportar ellos esos compaeros
trabajadores.
Es importante poner en prctica las recomendaciones que los especialistas hagan, siempre y cuando
sean ventajosas para la empresa y para la catalogacin que se efecta pues ver su educacin, sus
ideas y recomendaciones, es el mejor incentivo para continuar la labor no slo para ellos sino tambin
para todo el personal de la empresa.
Al iniciar la participacin del personal especialista, es conveniente que conozcan los objetivos y metas
que se pretenden alcanzar, el tiempo para llevar a cabo la tarea, el procedimiento que se ha
establecido los resultados que, mediante su intervencin, se obtendrn para la empresa. Entre estos
ltimos, deber comunicarse la obligacin el establecimiento una norma trae para todo el personal y,
especialmente, el efecto que el cumplimiento a las normas tiene sobre las adquisiciones, al ser utilizada
por el personal de compras en la aprobacin y trmite de las requisiciones que los usuarios les envan
para satisfacer sus necesidades, lo que incide en el menor tiempo para disponer de los materiales.
El empleo del catlogo, tanto por el personal usuario, como por el de logstica y las ventajas que
reporta para localizar con facilidad y sin problemas, los artculos en uso en la empresa, es otro de los
aspectos importantes que debern considerarse en la preparacin y participacin del personal en la
elaboracin del catlogo.
Entre los aspectos interesantes de la participacin del personal de la empresa en la catalogacin de
materiales, que es conveniente hacer notar, se puede citar los siguientes:

4.1. La distribucin del catlogo, una vez concluido el impreso se efecta de acuerdo a las clases de
materiales que cada elemento empleen su trabajo, para facilitarles el uso del catlogo al hacer sus
requisiciones. Adems se les entregar las instrucciones para solicitar materiales y el
procedimiento que ellos y logstica siguieran. De esta manera se percatarn de la simplificacin
efectuada no slo en la variedad de los artculos sino tambin en los procedimientos, permite un
de las aquilatar el beneficio que esto reporta.
4.2. El empleo de formatos de circulacin para la aprobacin de nuevas variedades de artculos o de
cambios en las normas establecidas, facilitar las aprobaciones sin que se tenga que reunir el
comit de normas, y si el personal que participa pierde tiempo que debe dedicarse labor diaria.
4.3. Una vez implementada la catalogacin y ya en uso los catlogos el equipo que la realiz, actuar
como seguidor del cumplimiento a las normas establecidas. Esto permitir constatar dicho
cumplimiento y, adems, estar al tanto de los problemas que se presentan en su utilizacin y de la
importancia de efectuar cambios si fuese necesario.
4.4. Toda informacin, sugerencias, problema, y resultado, debern tenerse en cuenta para analizar si
obtener conclusiones que permitan mejorar la catalogacin efectuada, especialmente en relacin a
descripciones, intercambiabilidad de piezas, nuevas necesidades, etc.
4.5. la catalogacin es una labor permanente en la empresa, que no debe abandonarse al tener el
catlogo impreso y en uso, sino que debe mantenerse en el tiempo para mejorarlo, ya que
normalmente con el avance de la tecnologa y la aparicin de nuevos equipos y materiales, se
producirn nuevas necesidades signadas variedades que incorporar, as como la alineacin de
que es que entran en desuso
Es por ello importante tener procedimiento adecuado para llevar a cabo las introducciones y
eliminaciones que sean necesarias y las cuales logstica actuar como Tito para establecer la
importancia de la introduccin de la nueva variedad y la imposibilidad de utilizar lo que se tenga
existencias entre los artculos normalizados; as como el procedimiento eliminacin, en los casos
de artculos en uso.
4.6. Hay que tener en cuenta que el mayor impacto producido sobre la empresa con la catalogacin, se
encuentra en etapa inicial, debido a la reduccin de variedades, los que en algunos casos pueden
alcanzar hasta el 50% de los inventarios. Posteriormente y mediante el estudio y anlisis de las
informaciones que se obtienen sobre materiales se mejorar la catalogacin hecha, sea por el
reemplazo eliminacin de variedades existentes, sea por el cambio de normas ante la aparicin de
nuevos materiales o de los equipos.
5. Objetivos de un programa de catalogacin.
Al establecer un programa de catalogacin e materiales, se deber definir los objetivos o metas que
pretenden alcanzarse con la ejecucin del programa, las cuales pueden consistir en:
5.1. Ayudar, mediante la catalogacin, en la solucin de situaciones que encierran ineficiencia y costos
excesivos para la empresa demostrando los directivos y trabajadores en general a causa dichas
situaciones.
5.2. Obtener la colaboracin del personal especialista y de los usuarios en general, mediante la
reunin de formacin y se divorci en la empresa, sobre problema de materiales, los cuales irn
acompaados de sugerencias para solucionarlos.
5.3. Asistir a las diferentes dependencias de la empresa y tratar aspectos relacionados con la
catalogacin, especialmente en la referente a normas.
5.4. Producir instruir las normas que se establecen en la empresa, haciendo notar las ventajas
aplicacin.

5.5. Ayudar a resolver las diferencias que se presente en la preparacin y ejecucin de Praga.
5.6. Difundir el conocimiento de las normas y su aplicacin por el personal, as como aceptar
sugerencias sobre cambios, cuando sean ventajosas para la empresa.
5.7. Revisar los procedimientos para que relacionados con materiales, para mejorar las ventajas que
se obtengan en su aplicacin.
5.8. . Analizar permanentemente las normas hermosas, especialmente las ms antiguas, para detectar
su actualidad o la necesidad de modificarlas en razn a la aparicin de nuevas tcnicas, o de
cambios en la aplicacin o en sus condiciones.
5.9. Difundir los resultados de la catalogacin, conforme se presenta, cuantificndolos, de manera de
relievar los ahorros que se obtengan.
5.10.
Evaluar la ejecucin y cumplimiento al programa, en el tiempo y en el establecimiento y
aplicacin de las normas, emitiendo informes sobre avances, estancamiento retrocesos que se
producen.
6. Evaluacin.
Una vez puesta en operacin la catalogacin, mediante el uso del catlogo, se deber evaluar y
comparar el tiempo y dinero gastado en esta labor, con los ahorros obtenidos, para emitir resultados
que permiten que la alta direccin mantenga el apoyo del inters a la labor realizada. La evaluacin
puede ser difcil pero es necesaria, y hay que difundirla informando sobre la labor realizada y los
alcances obtenidos en la catalogacin de los materiales, especialmente en indicadores como rdenes
de compra emitidas, antes y despus de la catalogacin; ahorro de espacio; disminucin del tiempo de
demora, mejoramiento de servicios a los usuarios; etc. esta labor efectuada en la actualidad mediante
los equipos de procesamiento de datos y, significar an ms conforme avanza la tecnologa en
equipos, que ya mediante una promocin adecuada puede hacer gran parte del trabajo, analtico.
7. Resultados de un programa de catalogacin.
Efectuada la catalogacin y puesta en uso del catlogo de materiales, los resultados que se obtengan
puede observarse en las diferentes dependencias de la empresa y sus actividades, las que se
producen en ahorros de costos que se mencionan a continuacin:
7.1. Ingeniera.
- Desarrollo de listas de materiales conocidos y probados.
- Reduccin del tiempo en el Liceo de las partes utilizables en la empresa, as como el sueldo
7.2.
-

correspondiente.
Reduccin de especificaciones escritas, sobre los materiales existentes.
Simplificacin de la seleccin de artculos materiales comunes y del estado correspondiente.
Produccin.
La mejor variedad de equipos y maquinarias, permitir la reduccin de los inventarios de
repuestos, piezas partes para su mantenimiento, as como mejorar la manipulacin de

materiales dentro de la produccin.

Mediante la continuidad de sus operaciones podr fabricar un alto volumen de productos en

menos tiempo.
El incremento a las presiones ser uniforme.
Significar el entrenamiento del personal permitir desarrollar el conocimiento prctico.
Reduce tiempos de inspeccin y control de calidad.
Disminuir inventarios de herramientas y el mantenimiento de los materiales.

7.3. Logstica.
En el rea logstica los ahorros de costos se puede observar en:
7.3.1.Abastecimiento.
- Permite adquirir grandes cantidades de pocos artculos.
- Puede comprar cantidades ms econmicas.

Reduce los tiempos de adquisicin.

Elimina malos entendidos, aclaraciones sobre pedidos de materiales y disputas.
Reduce el tiempo de negociacin.
Baja los costos de operaciones de las dependencias.
Mejorar las relaciones externas e internas.

7.3.2.Distribucin fsica.
- Permite la concentracin sobre menor variedad de productos.
- Libera programas y asegura mantenimiento.
- Simplifica el entrenamiento del conocimiento prctico de los productos.
- Permite emplear tcnicas efectivas de embalaje manipulacin de materiales.
- Simplifique minimiza las cargas de servicio.
7.3.3.General para abastecimiento y distribucin fsica.
7.4. Abastecimiento.
- Reduce los inventarios de materiales, piezas y partes y productos terminados.
- Reduce la obsolencia.
- Disminuir los costos de posesin almacenaje.
- Permite efectuar planeamientos oportunos y exactos, tomar previsiones ms seguras de
-

obtener una mayor eficiencia en la utilizacin de las instalaciones.

Simplificar la documentacin y los procedimientos.
Mejora la coordinacin entre los elementos logsticos y los usuarios.
Reduce las emergencias.
Simplifica la toma de inventarios se reduce el tiempo de ejecucin esta actividad.
Permite una mayor y mejor aplicacin desposeimiento de datos.
En general la catalogacin de materiales en las empresas por la disminucin de la
variedad de los inventarios concentra la atencin en las adquisiciones, el almacenaje el
transporte, la manipulacin de los materiales y el control de inventarios, facilitando la labor
del personal de la empresa y especialmente del de logstica, y disminuye la presin sobre
las dependencias, uniformizado lenguaje y mejorando las comunicaciones internas y
externas en lo relacionado con las actividades logsticas.

ETAPAS DE CATALOGACIN DE MATERIALES.

De la definicin de catalogacin se establecen las etapas o partes del proceso que hay que seguir en la
catalogacin de materiales y que se conocen como normalizacin, identificacin, clasificacin y codificacin,
las cuales permiten clasificacin de los inventarios mediante la reduccin de las variedades que emplea la
empresa.
A continuacin se tratar cada una de estas etapas, de manera de dar lado codificacin una visin, ms o
menos completa, de las tareas que deber realizar, a quienes podr acudir en busca de ayuda, y como
deber preparar la informacin para que sea procesada y se obtengan resultados de inters para la
empresa.
1. Normalizacin.
Constituye la primera etapa el proceso de catalogar y, como se ha indicado en la definicin tiene por
finalidad disminuir las variedades existentes en almacenes, en base al establecimiento de normas o
pautas con las cuales es posible comparar los materiales que guardan utilizan en la empresa. El objetivo
principal de la normas, consiste en proporcionar criterios para juzgar y mediante la comparacin,
seleccionar los materiales que deben emplearse los productos que fabricar la empresa, evitando as las
variedades innecesarias.
Los criterios que hay que establecer, en relacin con materiales y productos, se refieren a marcas,
denominaciones, caractersticas, propiedades fsicas o qumicas, usos, acabado, embalaje, inspeccin o

control a la que deben someterse los artculos, dimensiones, etc. los cuales permiten hacer las
comparaciones y proceder a separar aquellos materiales que no concuerda con los intereses
establecidos.
La tarea, como se puede apreciar es complicada y, sobre todo, morosa pues la incidencia que tiene
sobre las dependencias, los que deben ponerse de acuerdo para probar cada norma o estndar, que
regir el mantenimiento y la renovacin de los inventarios.
Las normas que establezca el Comit, permitir la simplificacin de las variedades, lo cual facilitar la
reduccin del capital invertido en materiales, evitando el alto costo de posesin que la diversificacin trae
consigo.
La empresa que no establezcan normas, prcticamente, est dando lugar a que cada da aumenten las
variedades y por lo tanto del capital que invierte, debido que en las adquisiciones primar el deseo del
usuario de que se compren los materiales y artculos que le gustan, le recomiendan o el considera mejor,
sin tener en cuenta las consecuencias que ello trae consigo para la empresa. En cambio, cuando existen
normas que rigen las adquisiciones, la tendencia es la reduccin, evitando de esta manera la
proliferacin de variedades y las prdidas para la entidad por acumulacin de artculos y movimiento y
altos costos de posesin.
Aunque este punto de vista se defiende por s solo, es la administracin logstica la que tiene la
responsabilidad de hacerlo ver a los usuarios y a la direccin de la empresa, para lograr su colaboracin
y apoyo, facilitando as la tarea de definir las normas y ponerlas en prctica sin demora, logrando
acuerdos rpidos en el Comit.
Normas. Las normas pueden considerarse registros vivos que eliminan el malgastar el esfuerzo creativo
en la repeticin de consideraciones para problemas idnticos. Existen dos tipos de norma: las tcnicas
que se refieren a tamaos, forma, color, propiedades fsicas y qumicas y caractersticas de ejecucin; y
las gerenciales, relacionadas con reglas de operacin, prcticas contables, procedimientos, etc.
Es conocido que las primeras, que trataremos en este captulo son de naturaleza altamente tcnica,
necesitndose para su desarrollo personal especializado; sin embargo, el personal de logstica deber
invertir, especialmente los compradores, quienes por su funcin contacten permanentemente con
proveedores y van conociendo los materiales que compran, lo que los coloque una posicin ventajosa y
til para contribuir en la seleccin, desarrollo y formulacin de normas.
Existen razones para que el los ejecutivos de compras y, an los compradores, intervenga en la
normalizacin y se pueden sintetizar en:
-

Por necesidad los elementos de compras estn informados, desde su inicio, de los requerimientos de los

usuarios por materias primas, repuestos, piezas y partes, y operaciones de abastecimiento.

Poseen una larga experiencia problemas con proveedores sobre productos, especificaciones y precios,

igualmente sobre la ventaja de las relaciones oportunas con las fuentes de abastecimiento.
Se le solicita su cooperacin en relacin con los materiales que se necesitan, debido que estn
informados sobre el mercado de los principales materiales utilizados por la empresa y, por lo tanto, tienen
un conocimiento adecuado sobre las fuentes de abastecimiento de confianza; sobre las prcticas
comerciales de uso y sus normas; as como, sobre las tendencias de costos y precios, disponibilidad
materiales y desarrollo tecnolgico alcanzado.
Las razones mencionadas hacen que los elementos de compras, cualquiera que sea el tamao de la
compaa, fue un importante rol en el drama de normalizacin que se lleve a cabo, dado que, las
decisiones que se tomen al respecto se basan en el acopio de datos tiles, los cuales pueden ser

proporcionadas por compras, despus de ser obtenidos, analizados y evaluados por los ejecutivos de la
dependencia. La combinacin de los especialistas reconocen los materiales y los compradores permite
obtener mejores y ms seguros resultados en la tarea de normalizar los materiales, equipos, maquinarias
o servicios.
Adems de lo indicado, compras es la va ms fcil indicada para lograr la participacin de los
proveedores en la normalizacin, utilizndolos como fuentes de informacin para el establecimiento de
normas, dada la experiencia que muchos fabricantes y proveedores tiene sobre la normalizacin de
productos y su aprovisionamiento a diferentes y varias empresas. Debe tenerse cuidado, sin embargo en
los ofrecimientos por especialistas peculiares inusuales que los fabricantes puede sugerir o que la
empresa puede necesitar y que se acepten o cambien por presin del proveedor en su propio inters.
Especialidades de la empresa. Generalmente, todas las empresas tienen ciertas especialidades que
procuran mantener, es conveniente observar lesiones a las continuamente, con la finalidad de reducir las
y normalizar las en lo posible. El personal de la empresa, cualquiera que sea su labor, debe tener un
conocimiento claro de las especialidades en uso de observarlas, para definir su normalizacin o cambiar
las normas existentes, remplazando las por nuevas segn avanza la tecnologa, por cuanto la
normalizacin no significa estancamiento de la empresa, sino contribucin al progreso de ella en
realizacin con los progresos tecnolgicos que se dan en la industria.
Responsabilidad del personal de logstica. Consiste en promover la normalizacin en forma permanente
y llevarla cabo en todas las transacciones que realice de manera de obtener mejoras a travs de esta
actividad, se informal organizadamente.
El personal de logstica debe comprender que la normalizacin no es potestad de las grandes empresas,
ni considerarla como terica o de dudosos resultados, sino promueve la cualquier tipo de empresa que
use variedad de materiales, sea ste pequea, mediana o grande, pues los ahorros que se obtengan
puede ser ms importantes para empresas pequeas o medianas que para las grandes, en funcin de
los capiteles invertidos.
1.1. Normalizacin de los materiales empleados en la empresa
Al poner en ejecucin un programa de catalogacin en la empresa, existen reas a las cuales
descomedido examinar en relacin a los materiales que emplea y en las que el establecimiento de
normas permitir mayores ahorros. Es conveniente tener en cuenta no slo las reas de uso, sino
tambin los materiales que se emplean y que son los directamente afectados por las normas que se
establecen al reducir las variedades existentes de dichos materiales.
El empleo de la palabra materiales involucra todas las variedades de existencias tales como:
materias primas, productos semi-facturados, piezas y partes, tiles de escritorio, etc. por lo que
analizar los slo mencionar al trmino materiales.
1.1.1.Materiales de produccin
Son muchas las empresas en las que los materiales que se compran y utilizan el rea
produccin constituyen el mayor porcentaje del valor empleado por la compaa en las
adquisiciones que realiza, y por ello, es en esta rea en la que se pueden enfatizar con mayor
ahnco la normalizacin y obtener los mayores ahorros. Es tambin en esta rea donde se
encuentran las mayores variedades que pueden ser reducidas, especialmente en los materiales
de metal, alambres, cables, y repuestos de maquinarias y equipos.

a) Materiales de metal: Entre los productos bsicos de metal, se tienen planchas, varillas, tubos,
Barros, perfiles, etctera que pueden ser de acero, acero inoxidable, fierro negro, fierro
galvanizado, cobre y bronce, aluminio, etctera y que generalmente, se presenta gran variedad
de dimensiones, que son adquiridas por las empresas, muchas veces sin analizar el uso que se
le va dar y la mejor forma evitar desperdicios, as como la posible deducir la variedad,
definiendo las dimensiones de ms uso en la empresa y estableciendo la norma repetida. Al
hacer el anlisis de este tipo de materiales es conveniente establecer el rango de dimensiones
y el tipo de metal que es conveniente tener en stock por su consumo constante y evitar
aquellos de uso espordico que se adquieran slo cuando sea posible emplear los objetos a la
norma. Es tambin importante considerar al decir la norma, la disponibilidad de los artculos en
el mercado y la posibilidad de encontrar las diversas fuentes de abastecimiento para facilitar la
renovacin de los inventarios.
b) Alambres y cable: en este tipo de material sucede algo parecido a lo indicado por los productos
bsicos del metal, en cuanto a la brida dimensiones, mezclas de hilos y material del que estn
hechos, pero adems en este material se han producido cambios frecuentes por la aparicin de
nuevos aislantes y nuevos tipos de conductores, que han dejado fuera de uso a los antiguos
cables y alambres. La normalizacin en estos casos debe tratar de avanzar junto a la tcnica y
evitar que las adquisiciones se realicen sobre artculos que no estn disponibles en el mercado
posteriormente. En conclusin en los materiales que han sufrido cambios tecnolgicos es
conveniente revisar las normas en uso para desarrollar nuevas que incorpore los avances
tecnolgicos producidos.
c) Repuestos: este tipo de materiales incluye las piezas y partes mecnicas y elctricas, as como
sus componentes que se adquieren para ensamblar los incluirlos en los productos de la
empresa y aquellos que sirven para el mantenimiento de maquinarias, equipos y herramientas
en uso. En el rea mecnica se incluyen las vlvulas, engranajes, acoplamiento, uniones,
mangos, aros, cabos, bisagras o ms herraduras, rodajes, y cientos de otros artculos. En el
rea elctrica se tiene interruptores, condensadores, resistencias, lmparas, horquillas, toma
corrientes, rels, aisladores, terminales, bordes, tableros, motores y muchos artculos ms,
exponerles en gran variedad de tamaos, modelos, valores y capacidades.
Existen tambin aquellos artculos o dispositivos de fijacin que aseguran las piezas partes del
equipo y que generalizando se denominan aseguradores los se consideran a los pernos,
tuercas, tornillos, arandelas, pasadores, remaches, arandelas depresin, clavos, etc. y que se
encuentren en los almacenes en grandes cantidades, variedad, tamaos, dimetros, largos y
acabados.
Las variedades de estos materiales son los que proliferen en los almacenes de las empresas y
en ellos es posible conseguir ahorros bastante apreciables con la normalizacin.
1.1.2.Materiales para construccin.
La construccin de una planta industrial trae como consecuencia los excedentes de materiales
una vez terminada la edificacin, que pasen los almacenes y no tienen casi movimiento
engaos. Es importante procurar la normalizacin de los materiales por usar en la etapa de
planeamiento de la construccin, con la finalidad de lograr reducir los costos en etapa inicial de

construccin que normalmente es la ms alta, por la colocacin de implementos para las lneas
de produccin y equipos a instalarse.
1.1.3.Materiales de embalaje y para manipulacin.
En muchas empresas los materiales empleados para embalar los productos de la compaa,
constituyen un factor esencial en los costos. La normalizacin de estos artculos produce
grandes ahorros y merecen gran atencin del control inventarios. Dentro de estos materiales se
consideran las papeletas o parihuelas para la manipulacin de los artculos encargar,
unificadas, cuya cantidad y variedad tan lugar a un pesado inventario, costoso y que ocupa
espacio en los almacenes. Es conveniente realizar un estudio para establecer un mximo de
dos modelos de estas papeletas, las que facilitar el almacenaje del material, el control fsico
de las unidades y reducciones en precios de adquisicin.
Es conveniente en algunos casos coordinar con los clientes o proveedores para desarrollar
normas referentes a este tipo de equipo de manipulacin para intercambiarlo en el envo de
materiales y as no tener que separar espacio para las papeletas, las cuales estaran en
constante movimiento.
El diseo de las papeletas puede proveer las prdidas de espacio y la facilidad de manipuleo y
ordenamiento, de manera de obtener ahorros en la mano de obra y en el embalaje y
manipulacin. Adems permite una mejor utilizacin de los locales para almacenar, protegiendo
los artculos durante el tiempo que permanece en las bodegas y an durante el transporte y
despacho materiales.
1.1.4.Equipos de manipulacin y sus repuestos.
El uso de equipos de manipulacin en la recepcin, ingreso, almacenaje y despacho
materiales, debe ser normalizado en funcin no slo los equipos, sino tambin a los accesorios
para estos que sirven para proteger las materias primas, repuestos partes y productos de todos
los tipos y tamaos. La proteccin evitar las prdidas por daos irreparables, as como
mantienen los artculos limpios, ordenados unos dentro de otros y hacinados en rumas
uniformes que faciliten el control fsico.
1.1.5.Materiales y equipos para mantenimiento su repuestos.
En la debe mantenimiento se emplean gran cantidad y variedad de materiales y repuestos
(partes y piezas) para los equipos que utiliza esta dependencia en asegurar el funcionamiento
adecuado de todas las maquinarias, equipos y herramientas de la industria. Dicha cantidad y
variedad puede mejorar la eficiencia y la economa de la actividad, as se realiza un programa
de normalizacin bien planeada y que abarque todas las tareas inherentes al mantenimiento.
Dentro de los aspectos que son posibles normalizar se citaran algunos a continuacin:
a) Pinturas para mantenimiento: este artculo, en todos los tipos que utiliza la empresa y para
diferentes fines ocupa uno de los lugares preferenciales por el volumen de dinero que se
invierte en ellos, pero la mala manipulacin y conservacin es costosa. De all que se procure
reducir la variedad existente y concentrar el empleo de pinturas de un nmero mnimo de tipos
de las tcnicas de aplicacin, estableciendo normas que proporcionen proteccin larga a los
edificios, equipos y materiales, especialmente aquellos que estn sujetos a la exposicin
exterior en forma casi permanente y que pueden ser afectados por la lluvia, el sol, aire, sal, etc.

b) Vestuario y guantes de trabajo: han variado mucho del material que emplean para su
confeccin, procurando tener durabilidad a travs del tiempo. El gasto es del tipo de material,
es tambin fuerte
c) Jabn: normalmente distribuido en los cuartos de bao, se considera como un artculo
normalizado, sea en paros, lquido o en escamas, la normalizacin procurar evitar los
desperdicios, al elegir cualquiera de las formas en que se comercializan.
d) Sealizacin de pasillos: en el almacenaje uno de los aspectos que generalmente es olvidado,
pero la sealizacin de los lugares que ocupan los estantes o andamios, y los equipos que en
toda la planta se ubican. Al utilizarse pintura para sealizar los lugares mencionados, se
necesitan adems colocar reglas para pintar derecho y uniforme, procurando mantener las
nieves secas.
Esta labor, en la actualidad, se efecta con citas adhesivas blancas o listadas, de colores
llamativos y resistentes al uso.
Estas cintas al ser normalizadas como materiales de uso comn para sealizar pasillos,
estantes y espacios libres han dado lugar a facilitar el trabajo, al ser muy durable la
sealizacin y reducir los costos de mano de obra y de mantenimiento.
1.1.6.Equipo de oficina y utiliza escritorio.
Existen pocas normas disponibles sobre equipos de oficina y tiles de escritorio, en razn de
que generalmente los puertos normalizar se concentran las tareas de produccin, sin embargo
este campo ofrece oportunidades limitadas para su normalizacin a nivel de empresa,
especialmente en papelera, sobres, formularios, equipos de archivar, escritorios, mquinas de
escribir, entre muchos otros de uso constante en las empresas.
En el caso los formularios, que estn ligados a los procedimientos de la empresa,
generalmente la variedad se debe que cada dependencia pretende preparar sus propios
formularios, si analizar los que estn en uso y de los cuales hay existencia. Por ello se ha
tratado de crear formularios de variados usos en los que aparecen los datos necesarios para
varias dependencias y que son empleados en funcin a la necesidad. Cuando se realiza la
normalizacin se reducen las existencias y se disminuye la cantidad en inventario, logrndose
muy buenos aportes ahorros por la compaa.
1.1.7.Conclusiones.
Las reas de los materiales que se han mencionado pueden ser de inters para muchas
empresas, ero cada compaa deber determinar los lseres importantes por normalizar en
relacin con el porcentaje de dinero que est gastando o invirtiendo las ediciones de los
materiales que utiliza. Hay que tener presente que cada empresa existe 1 a ms importante y
que, normalmente no son las mismas, ya que depende de la finalidad, su naturaleza y el
empleo queda a los materiales el que haga destacar a 1 a sobre las otras.
En cada caso especfico, el Comit normas de la empresa asignar elementos que iniciarn y
ejecutar la normalizacin debiendo preparar una serie de lugares aplicables en empresa, que
al desarrollarlas permitir establecer las normas. Un ejemplo de interrogantes son las
siguientes:

Se est usando el mejor material, es ms moderno y cuya adquisicin permite una fcil

renovacin?
Se emplea el nmero mnimo de tipos y tamaos, y se mantienen los inventarios de acuerdo

con las necesidades reales?

El material empleado tiene norma reconocida por la industria y el ITINTEC? sino es as, Por

qu se usa?
La disponibilidad, entrega y precio de los materiales que emplea la empresa es buena

consistentemente a travs del tiempo?

Los materiales que se usan, requieren medidas y de las de seguridad o controles especiales

para evitar riesgos en la planta la fabricacin de nuestros productos?

La calidad es uniforme aceptable y facilita el empleo de mano de obra sin problemas a los

materiales?
Es posible manipular y procesar los materiales sin problemas dificultades? Cules son estos,
en caso de presentarse, y que incidencia tienen en produccin?
Las respuestas a preguntas como las expuestas lneas arriba, deben ser conscientes y
aplicables a la compra materiales en empresa, para lograr eficiencia. En caso de no serlo, la
normalizacin permitir obtener la, lo que se reflejar en un buen mantenimiento y en la
reduccin de variedades en el inventario.
Tambin con la finalidad de normalizar las existencias, es conveniente clasificarlas en funcin
de su importancia para la empresa, para asignar ese control correspondiente y analizar la
posibilidad de disminuir la variedad mediante la normalizacin.
La clasificacin la siguiente:

a) Materiales activos: agrupa los materiales que por su valor y/o consumo constituyen la mayor
parte del dinero invertido inventarios, y que por ello requieren decisiones ms frecuente y,
lgicamente un control ms contino.
b) Materiales de movimiento moderado: artculos cuyo valor y/o consumo es equilibrado,
requieren el control normal.
c) Materiales miscelneos: agrupa a los artculos que requieren un mnimo de control y que gran
parte, al ser adquiridos, podrn cargarse directamente gastos.
d) Materiales de proteccin: agrupa aquellos artculos que potencialmente pueden interrumpir las
operaciones, por lo que es mejor tenerlos en almacn a no tenerlos. El control especfico para
que siempre estn buenas condiciones.
e) Materiales y movimiento: agrupa los artculos que requieren se tome una decisin en cuanto a:
qu hacer con ellos? Venderlos, rematarlos, donarlos o dejarlos en almacn.
Para clasificar los materiales es conveniente analizar los en funcin de:
-

A cunto asciende el valor del consumo anual:

Entre qu montos del valor del consumo anual:
El consumo anual es inferior a:
El valor del consumo anual fue cero.
Requiere de manipulacin especial.
Si falta por interrumpir las operaciones por cuanto tiempo
Requiere almacenaje especial:
Es de fcil adquisicin:
Su tamaos un problema:
Es obsoleto:
Est exceso:
Se puede declarar en desuso disponible:
Hay que mantenerlo inventario de cualquier forma:
Se encuentran artculos similares puede ser reemplazado

Se debe asignar una letra entre A y D a cada respuesta sis afirmativas, cuando se entregan
varias respuestas B se considera el artculo en la categora ms alta.
2. IDENTIFICACIN.
Hubiese definido, la identificacin constituye la segunda etapa en el proceso catalogar materiales y en ella
se precisan las caractersticas primarias particulares de cada artculo, en relacin con las generales, de
manera de asegurar su naturaleza especfica y sus intereses en otros materiales del mismo grupo; al mismo
tiempo se terminara la denominacin que le corresponde aquella con la que se le conoce en empresa. Si el
artculo fuese conocido por varias denominaciones, se elegir aquella con la cual se designar en la
identidad, haciendo notar o escribiendo las otras denominaciones con que pueda buscarse el material, para
evitar futuros errores.
Muchas veces la causa de la existencia de variedades innecesarias en los almacenes, se encuentra la mala
distribucin de la denominacin del material, en el uso de otros nobles o marcas, ya que existen artculos en
los que se designa por 56 nombres diferentes. Esta es la razn por la cual debe escogerse el nombre que
se emplear en la entidad.
Otra causa del aumento variedades innecesarias, la constituye el no contar con una norma que define los
rangos de referencia o no preferencias en relacin con tipos tamao de los materiales lo cual aumenta no
slo las variedades, sino la acumulacin de las falencias, redundancias y existencias de poco o ningn
movimiento, que ocupan espacio en almacn y, sobre todo aumentan el capital inmovilizado de la empresa.
En estos casos la solucin se encuentra en una acertada y nada ambigua identificacin de cada uno de los
materiales empleados en la organizacin, de manera de separar los posteriormente por grupos similares
clases, las que pueden ser subdivididas a su vez en clases y secciones.
En ese etapas conveniente y necesario que los especialistas de cada rea o dependencia de la empresa,
colaboren con los elementos de logstica que tienen a su cargo la labor de identificacin especialmente los
de produccin ingeniera, en funcin de las operaciones de fabricacin, puede dar y acelerar la labor de
identificar los materiales empleados por ellos tanto en lo relacionado con los artculos que emplean en la
manufactura como en aquellos que se requieren para el mantenimiento de los equipos, maquinarias y
herramientas que usan el trabajo. El personal de identificadores ordenar los artculos segn la
identificacin efectuada, anotar la excepcin y las caractersticas de cada artculo, agrupando los por su
similitud y por las normas definidas con anterioridad.
El planeamiento de la identificacin debe realizarse cuidadosamente, as como control de la labor realizada.
Si la empresa tiene sus materiales ordenados y separados por familia, el trabajo de identificar es bastante
sencillo; pero los casos en que existe gran variedad de artculos, sin control, ordenamiento ni coordinacin,
la labor de identificacin se complica, hacindose difcil y delatada en el tiempo. En estos casos la
intervencin de especialistas de la empresa, de proveedores y, a veces, defensores contratados por su
especializacin, es muy importante para el conocimiento de los materiales y de sus caractersticas
particulares, lo cual facilita la labor y proporciona informacin exacta y vers de todas las existencias del
almacn.
Es posible que en algunos casos, la identificacin requiera de la observacin y experiencia el personal que
utilizar materiales, para definir la informacin que debe ser registrada en las tarjetas o formularios
descripcin, incluyendo las especificaciones normalizadas que se hayan seleccionado y adoptaron empresa.
Dicho registro se evitan prdidas de tiempo y de datos y asegurar la continuacin de la tarea de
catalogacin iniciada.

El personal que aporta su conocimiento y experiencia para el ordenamiento e identificacin de cada grupo
de materiales, deber ser relevado de otras responsabilidades mientras dure su asignacin esta labor.
La identificacin de los materiales que, posteriormente, sern clasificados y codificados, debe empezar
poniendo a preguntas que facilitan la tarea, por ejemplo:
-

cul es la naturaleza especfica de este material?

qu diferencias existen entre ste y otros materiales similares del grupo?
Cmo descubrir correctamente este artculo en relacin con los otros de la misma familia?
Cuantos materiales est identificada?
Cules son los materiales de ms fcil identificacin?
Cuantas repeticiones se han encontrado en artculos conocidos por diferentes nombres, para cuyas

caractersticas son idnticas?

Cules son las caractersticas principales de este material?
Se puede eliminar este artculo, de acuerdo con las normas establecidas?
Se ajusta a las normas? Es similar?
En qu otra forma puede encontrarse este artculo? Con qu descripcin?
stas y otras preguntas facilitarn la plena identificacin de cada material y permitirn preparar las tarjetas
solicitados de descripcin, cuya suma total al terminar la labor, permitir continuar con las otras etapas y
proporcionar datos originales para futuras referencias, facilitando la normalizacin, uniformidad y
significacin de los inventarios. Los trminos que se utilicen en las descripciones deben estar acordes con
las normas emitidas y su utilizacin por el personal de la empresa debe ser constante.
Una vez que los artculos se han identificado, se agruparn segn la clase de informacin significativa que
proporcionen evitando las superposiciones, duplicidades, y excesos en la variedad de los materiales. La
revisin de estos grupos y su comparacin con las normas, permite efectuar algunos cambios a criterio de la
Comisin de normas y de la direccin de la catalogacin, de manera de obtener la descripcin exacta que
se pondr en uso en la empresa, la cual debe emplear trminos conocidos y uniformes, para lograr en el
futuro un mantenimiento del catlogo resultante, y una utilizacin amplia y flexible.

3. CLASIFICACIN.
La clasificacin, de acuerdo con la definicin dada al iniciar este captulo, consiste en el sistemtico
ordenamiento de todas las existencias similares identificadas, de acuerdo a sus caractersticas comunes, su
uso y su naturaleza y su de separacin por clases,, segn sus diferencias fundamentales. La clasificacin
innecesaria para ordenar los materiales mostrando el significado de la informacin que se desea
proporcionar, teniendo en cuenta la cantidad de detalle que considere conveniente incluir y el costo que
justifique la informacin. Al efectuar la clasificacin se debe analizar las descripciones y caractersticas
consideradas en la identificacin, de manera de lograr un buen balance entre la cantidad de detalles que se
ha incluido en la denominacin y la descripcin del artculo y el costo que la incorporacin de dichos detalles
en el catlogo demandara; as se establecera si este valor encontrado justifica la informacin que se quiere
proporcionar ocios mejor modificarlo detalle reduciendolos.
Como se indicado anteriormente la tarea de clasificar los materiales efecta sobre las tarjetas o listados de
descripcin, producto de la identificacin las cuales se juntan segn la naturaleza de los materiales como
primera tarea, prescindiendo del origen, uso final, o cualquier otra agrupacin, en razn de que el mismo
artculo puede aparecer en ms de una de las clasificaciones posteriores. De esta manera se provee la
posibilidad de duplicaciones y se est en condiciones de detectarlas. Una vez reunidas las tarjetas de
descripcin naturales del material, se analizan las caractersticas significativas y se elige una para iniciar el
ordenamiento de cada agrupacin informar las plazas que incluir toda la variedad de artculos existentes,
separados por sus diferencias fundamentales. La separacin por estas diferencias que se han mencionado,

permite la subdivisin de cada clase y niveles de clasificacin ms bajos como subclases, secciones,
grupos, etctera. Los materiales que no tenga significacin para la empresa sern separados en un
agrupamiento especial para ver qu se hace con ellos.
De esta manera la labor que se realiza se orienta hacia la significacin de existencias y eliminacin de
variedades innecesarias, lo que facilita la revisin de costos de procedimiento.
La clasificacin de los materiales, efectuada minuciosamente, presenta las siguientes ventajas:
-

El ordenamiento funcin de las caractersticas fundamentales facilita la deteccin de los duplicados o

similares.
Se evita la inclusin de materiales duplicados.
Permite que cada clase exista un lugar para cada artculo, en funcin de sus caractersticas fundamentales.
Se controla la posterior inclusin de nuevos materiales y siempre se tiene presente el reemplazo que existe

el almacn.
Facilita la agrupacin de artculos miscelneos que no son lo suficientemente importantes para justificar

clases separadas.
Da lugar a trabajos preliminares que facilitan la clasificacin final. El tiempo empleado estos trabajos
preliminares, se justifica por los mejores resultados que se consigue y la posibilidad de dar as fluidez en el

acopio de datos y en las operaciones.

Permite utilizar al personal de acuerdo con su experiencia y conocimientos de manera de hacer ms segura

la clasificacin as como la identificacin y las descripciones.

Da lugar a una colaboracin ms estrecha entre personal de logstica de los usuarios.
Como ejemplo de la clasificacin de materiales que una empresa puede realizarse muestra continuacin
algunas clases que generalmente, se encuentran en todas las empresas industriales. As tenemos:

Material de ferretera en general.

Rodamientos, repuestos y accesorios.
Pinturas, barnices y otros revestimientos de proteccin, equipos para pintar, repuestos y accesorios.
Productos bsicos de metal.
Material para instalaciones elctricas.
Vehculos automviles. Respuesta accesorios.
Entre muchos otros las que se pueden posteriormente subdividirse en funcin a la variedad de materiales
que cada clase tenga.
Como ejemplo de subdivisin de las clases veremos los siguientes:
Subclases o secciones:

Aseguradores: la voz, lechugas, pernos, prisioneros, tornillos, etctera.

Cerrajera: cerrojos, deportes, chapas, bisagras, etctera.
Arandelas, anillos, huachas y artculos similares.
Poleas, soportes, teclas y artculos similares.
Clase:

Herramientas de mano y porttiles mecanizadas.

Repuestos y accesorios.
Subclases o secciones:

Herramientas para buscar y ajustar. Repuestos y accesorios.

Herramientas de corte, calafeteo y pulido. Repuestos y accesorios.
Herramientas de extraccin, escareo y comprensin. Repuestos y accesorios.
Herramientas de medicin, calibracin y nivelacin. Respuesta y accesorios.
Clase. Productos bsicos de metal
Subclases o secciones:

Alambres, flejes, zunchos, cables, cadenas.

Barras, varillas.
Platinas.
Perfiles especiales: vigas, canales, tees.

Planchas.
Como se puede apreciar con los ejemplos dados, la divisin de las clases efecta en funcin a la variedad
de tipos de material que se ten en la empresa y la agrupacin que se desea hacer.

4. CODIFICACIN.
La etapa final de la catalogacin consiste asignar nmeros, letras u otros smbolos, de manera de describir
cada artculo por las caractersticas que le pertenecen. Asignar un smbolo cdigo a cada material permite
diferenciarlo de los dems y evitar la duplicidad o el aumento de variedades. En el proceso de catalogar los
materiales, la codificacin sigue a la clasificacin y consiste una labor ardua para la cual se debe estar
preparado, es decir haber definido el nmero de elementos que tendr el cdigo y como estarn
representadas en las clases, subclases, ordenamiento e tems; de igual manera haber establecido tablas de
equivalencia para ordenamiento alfabtico numrico y haber preparado todas las instrucciones que
ayudarn a la codificacin y posibilitarn la reduccin del tiempo en la asignacin de cdigos.
Es muy comn que se confunda la catalogacin con la codificacin, pues esta etapa final es la que culmina
el proceso iniciado con la normalizacin y, se puede decir que mientras no se hayan asignado los cdigos a
cada artculo no est completo el trabajo. De all que muchas empresas consideran que asignar cdigos a
los materiales y tener listados de los artculos codificados el disponer de un catlogo. Nada ms errneo,
pues dicha asignacin slo constituye el paso final de proceso, pero no todo el proceso y con ello se habr
conseguido designar los materiales por un smbolo arbitrario que normalmente, no simplifican las
existencias, ni eliminar variedades, ni bonifica la designacin de materiales similares o idnticos, es una las
principales finalidades de la catalogacin para reducir costos.
En la codificacin se presenta problemas, principalmente en la seleccin y disposicin de los smbolos que
formarn el cdigo del material, los cuales hay que prever teniendo como objetivo que la codificacin debe
facilitar el procesamiento y uso de la informacin contenida en el cdigo, y debe considerar para el futuro las
expansiones que puedan presentarse y la intercalacin de nuevas variedades dentro de las clases
establecidas.
La labor de codificar materiales demanda tiempo y personal para preparar el realizar la codificacin, sin
embargo los ahorros potenciales que pueden lograrse mediante el empleo de mejores procedimientos y la
mayor fluidez el proceso de adquirir y solicitar materiales, as como en la remisin de datos y la realizacin
de las operaciones logsticas justifican el tiempo que se dedica codificar y el empleo del personal que tenga
que hacerlo.
4.1. Organizacin para iniciar la codificacin.
Desarrollar cdigos, sea para iniciar la codificacin de los materiales en empresa, sea que sta ya
tenga cdigos y haya que renovarlos, exige una revisin completa y exhaustiva de los materiales
que hay que incluir en la codificacin, lo mismo que las necesidades que tiene la empresa en
relacin a los smbolos por emplear, y la posibilidad definir el nmero de elementos que tendr el
cdigo.
Antes de tomar la decisin sobre el tipo de smbolo emplear, el tamao del cdigo, las
caractersticas que se incluirn, etctera es aconsejable iniciar el trabajo revisando los objetivos
bsicos de la catalogacin y dar respuesta a preguntas que, uno mismo debe hacerse o recurr a
otras personas.
Como ejemplo de las preguntas que pueden plantearse se citan las siguientes:
a) Qu informacin se requiere para evaluar resultados y tomar decisiones inteligentes?
b) Qu informacin debe ser proporcionada en lo relacionado con materiales?

c)
d)
e)
f)

Cuantos detalles es necesario considerar? En qu forma puede presentarse dicha informacin?

Cul es la utilidad de los datos a proporcionar?
Con qu frecuencia se requiere la informacin?
Es la informacin adecuada para futuros requerimientos, teniendo en cuenta otros materiales que

pueden ser incorporados y la mejora o cambios en el equipo de procesamiento de datos?

g) Cmo pueden desarrollarse los cdigos y que nmero de elementos se considera indispensables?
Qu dice el jefe de procesamiento de datos al respecto?
Al obtenerse las respuestas a las preguntas expuestas en esta parte, se podr formular el plan y
mtodo que se adoptar, con la seguridad de lograr el objetivo que se le haya asignado, simplificar
las actividades y los procedimientos, eliminando aquellos que es inadecuado obsoleto.
4.2. Tipos de cdigo emplear.
Se ha indicado que los principales problemas que se presenten en la codificacin, se refieren a la
seleccin del smbolo a a utilizar y a la disposicin que se les d dentro del cdigo que se intenta
formar. Para evitar esos problemas es conveniente conocer los diferentes tipos de cdigo que se
pueden emplear y la utilizacin que de ello se puede hacer, una vez que se ha efectuado el anlisis
del mtodo que se haya seleccionado en funcin de las necesidades de informacin y del equipo de
procesamiento de datos que se tienen la empresa o que se piensa emplear en el futuro.
La decisin a tomar se concreta a determinar el tipo de cdigo smbolo que se usar y el nmero de
elementos que constituirn el cdigo total de cada material, en relacin con la clasificacin que se
ha realizado. Por ello es conveniente conocer los diferentes tipos de smbolos que pueden elegirse.
a) smbolos numricos y alfabticos. El cdigo puede utilizar nmeros, letras o la combinacin de
ambos, sin embargo existe una Preferencia por los nmeros, origina en la mayor facilidad con que
los equipos de procesamiento de datos trabajan en este tipo de smbolos. Un anlisis de estas
formas de simbolizacin permitir encontrar las ventajas de cada una, lo cual orientar al
-

responsable de la codificacin para tomar las decisiones del cdigo a emplear:

Smbolos alfabticos. Se puede abarcar ms clasificaciones con una sola posicin, ya que si se
utilizan todas las letras se dispondr de 26 smbolos alfabtico os; en cambio s se usa nmeros en
una sola posicin slo tendr disponibles del cero a nueve sea 10 smbolos.
El smbolo alfabtico al emplear las primeras letras o slabas del nombre de artculos sugiere dicho
nombre, pero hay que tener presente la existencia de muchos nombres que comiencen por las
mismas letras o slabas, lo cual hace necesario el uso de smbolos adicionales alfabtico su
numricos para astilleros tems uno del otro.
En smbolos cortos, el smbolo alfabtico se utiliza con facilidad, pues son suficientes pocas letras,
pero en smbolos largos el uso de letras es bastante engorroso y complica los procedimientos y la

utilizacin de los cdigos. En la prctica se presenten ms equivocaciones al emplear letras.

Smbolos numricos. Elimina las equivocaciones si cumple con identificar con facilidad los artculos
representados por el cdigo.
Permite indicar la posicin relativa de los smbolos y establecer el nmero de artculos existentes
entre dos smbolos. As se tiene que no es muy clara la diferencia entre F y P, mientras 06 y 16 se
pueden determinar con facilidad el nmero de artculos que los separa.
Permitir mayor facilidad para el empleo de equipos mecanizados de procesamiento de datos y por
ello son generalmente preferidos al catalogar.
Son fciles de recordar en smbolos cortos y largos, pero en estos ltimos es mejor fraccionar en
grupos de 3.

b) Smbolos de nemnicos. Los smbolos cuando sea posible debe ser significativos en lo que ello
representa, ayudando as a la memoria de recordar las caractersticas principales de los artculos
por los smbolos que se utilizan.
En el caso de utilizar smbolos alfabticos, ellos pueden sugerir los nombres de los artculos que
representa. En el caso de los smbolos numricos pueden emplear para identificar caractersticas
tales como tamao, peso, capacidad, etctera otras caractersticas expresadas numricamente y
que muchos casos permiten diferenciar artculos de igual descripcin. Como ejemplo citaremos el
siguiente:
Cdigo

Descripcin

18

Materiales elctricos

1806

Lmparas incandescentes

180600201

Lmparas

incandescentes

de

20

incandescentes

de

25

incandescentes

de

40

watts
18060025

Lmparas
watts

18060040

Lmparas
watts

18060100

Lmparas incandescentes de 100

watts

18060250

Lmparas incandescentes de 250

watts

4.3. Colocacin orden de los smbolos en el cdigo.

Los cdigos se clasifican segn la manera en que los smbolos deben ordenarse para designar la
clasificacin a la cual el artculo pertenece. Entre los cdigos deben destinarse los de secuencia, de
block, de grupo y decimales a que comnmente puede, en la prctica encontrarse en la
combinacin de estos tipos o clases de cdigos.
-

Cdigos de secuencia. Este tipo o clase de cdigo se identifica por la numeracin correlativa de los
cdigos utilizados y son generalmente aplicados en la numeracin formularios o documentos tales
como rdenes de compra, facturas, guas de remisin, etctera su finalidad es facilitar el control y
hacer posible la cuenta de todos los documentos emitidos por una simple comparacin del cdigo.

Adems permite identificar con facilidad las copias de los documentos.

Muchas veces se prefiere el orden arbitrario al de secuencia.
Cdigo de block. Cuando es necesario reservar una cantidad determinada de smbolos en la
secuencia, para cada clasificacin de artculos, se utilizan los cdigos de block. Esto permite que
dentro de cada block los nmeros no asignados faciliten futuras adiciones de tems en cada
clasificacin.
Este tipo de cdigo es poco utilizado para catalogacin de materiales y se emplea con mayor
frecuencia en los cdigos contables. Por ejemplo:
cdigos
01-49
50-79
80-99

Descripcin
Activo
Pasivo
Capital

Cdigos de grupo. El ordenamiento los cdigos en grupos o campos, para designar las clasificaciones
efectuadas y a las cuales pertenece el artculo codificado es conocido como cdigo de grupos.
En este tipo de cdigos la posicin de los cdigos empleados es iniciativa de la clasificacin de los artculos
codificados, indicando de izquierda a derecha las clasificaciones mayores o ms amplias. Por ejemplo el
cdigo 31-08-2427 se interpreta:
31-clase
08-su clase o seccin
2467-tem

Cdigo decimal. Este tipo de cdigo se utiliza el punto decimal con designaciones e izquierda derecha de l,
es ms comnmente utilizado en bibliotecas, oficinas postales, etctera para la codificacin de libros y

correspondencia, donde la clasificacin se basa en el sujeto.

Como se codifican gran cantidad artculos, es importante incluir en el plan de codificacin la asignacin de
cdigos nicos para cada artculo, lo cual es posible controlando el nmero de cdigo que se asign al
artculo, mediante la informacin que se tiene acerca de l.

Para lograr un cdigo nico se proceder a:

Basar el cdigo de aquellas caractersticas que no cambian dentro de informacin sobre los artculos.
Basar el cdigo en la combinacin de caractersticas y no en una sola, porque en esta forma la posibilidad
de que los artculos tengan iguales caractersticas en su combinacin es muy remota. Agregando
caractersticas adicionales la posibilidad de duplicacin de datos para un artculo y de todas sus
caractersticas, es casi imposible.
El cdigo con caractersticas contables hace ms fcil la verificacin de los cdigos individuales.
4.4. Factores que afectan el plan de codificacin.
a) Material que se codificar. Al elegir un plan para codificar la atencin debe ponerse el material que se
codificar, manera de relacionar el smbolo a emplear con la necesidad de informacin que requiere la
compaa, se incluya en el cdigo. Al respecto hay que tener en cuenta que el smbolo que se liga, debe
presentar el suficiente alcance flexibilidad en el empleo de los nmeros para extinguir con facilidad las
clasificaciones, su clasificaciones tems que deben ser codificados y en esta forma poder elegir el tipo de
cdigo a emplear, de acuerdo y con las necesidades que se determinen.
b) Empleo que ceder los datos del cdigo. Es un hecho constatado en la gran mayora de las empresas, que
los datos codificados sirven a menudo para varios objetos, lo cual requiere cdigos flexibles y adecuado
alcance.
Este las operaciones que se deben realizar con las informaciones codificadas constituyen en la actualidad
un importante factor a tener en cuenta al elaborar los planes de codificacin.
c) Ahorro el trabajo de personal. Si consideramos que el catlogo constituye una herramienta para los
empleados que pueda utilizarlo y que los cdigos, en l contenidas, se emplea en el registro y
procesamiento de la informacin, es indudable que debemos proyectar la codificacin y catalogacin para
facilitar y simplificar las funciones de los empleados de manera que su ejecucin se realice a un costo
mnimo de acuerdo con los resultados que se desea obtener. La brevedad y simplicidad de reducen el costo
en la codificacin, procesamiento e informacin que emana de dice codificacin. En muchos casos el
manual de codificacin limita su aplicacin a la comparacin de simples cdigos cuya aplicacin es
automtica, reduciendo as el tiempo y los errores de codificacin.
d) Adaptabilidad al personal. Otro aspecto factor que hay que considerar al planear la codificacin, es el de
que el cdigo se adapte al personal que lo debe utilizar. Es conocida la adhesin o rechazo de las
modificaciones o innovaciones producen el personal por lo que planear la codificacin debe considerarse el
mantenimiento del catlogo, definiendo quien la tendr su cargo, as como indicando el procedimiento a

seguir y la responsabilidad inherente. E igual forma debe considerarse quines y cmo utilizan los cdigos
quienes deben asignarlos en los documentos, a quien compete la revisin, etctera a fin de asignar desde el
inicio las tareas que deben realizar los empleados.
El personal de logstica debe contemplar en el manual catalogacin la posibilidad de disminuir la resistencia
del personal, teniendo en cuenta que el empleo del cdigo es muchas veces imitado por la falta de habilidad
con los nmeros y que cdigos largos y complejos consumen mucho tiempo y con ms costos no slo en su
empleo sino en la deteccin de errores y su correccin. Para ello debemos plantear:
-

Entrenamiento el personal con la finalidad de seleccionar aquellos cuya aptitud para manejar nmeros

permite escogerlos para el mantenimiento al catlogo.

Utilizacin mxima de pre perforaciones para eliminar errores en la codificacin y transcripcin.
Establecimiento de cdigos numricos tan corto simples como sea posible.
Entrenamiento del personal, ajeno materiales en el uso de los cdigos.
VENTAJAS DE LA CATALOGACIN DE MATERIALES.
La empresa que plantea, prepara expone ejecucin catlogo de materiales, obtiene una serie de ventajas en
relacin con los inventarios y su administracin, entre las cuales se citan a continuacin las ms
importantes:

simplifica sus inventarios reduciendo el nmero de artculos y su variedad.

Disminuyen las imprevisiones y los errores mediante la identificacin, clave exacta, de los materiales.
Emplea mejor el espacio disponible en almacenes, pudiendo ordenar sus inventarios adecuadamente.
Mejora el clculo de sus necesidades.
Concentra la atencin del personal en menor variedad de artculos y facilita su conocimiento.
Eliminarlos obsoletos o huesos, mejorando el ndice de rotacin de los inventarios el control sobre los

materiales de importancia.
Simplifica la contabilizacin y compilacin de documentos.
Mejora controlar las operaciones actividades logsticas.
Disminuye el tiempo de permanencia los artculos de recepcin.
Reduce la posibilidad de mezclar los materiales o de almacenar separadamente artculos iguales similares

en distintas denominaciones.
Obtiene un mejor resultado en la administracin de los inventarios por la reduccin de la influencia del costo

de posesin.
Facilita la gestin y administracin de los almacenes.
Aumenta la funcionabilidad de la empresa y su rendimiento.
Deja libre capital que antes se invertan materiales, ponindolo a disposicin de la empresa para otros
menesteres.
Hay que tener en cuenta que todas las ventajas que proporciona una buena catalogacin de materiales,
inciden sobre los costos y utilidades de la empresa, es decir sobre sus resultados, lo cual hace que se
considera como muy necesario.
Como ejemplo de instruccin para la catalogacin de materiales, se expone a continuacin un documento
con las disposiciones para preparar un catlogo de materiales:

INSTRUCCIONES PARA CATALOGAR MATERIALES

I.

Finalidad.

Establecer una pauta esquema general que facilite la CLASIFICACIN TENTATIVA DE MATERIALES, en la
empresa.
II.

Aspectos a tener en cuenta.

a. La CLASIFICACIN GENERAL DE MATERIALES (C. G. N.), Que se anexa, servir de base para
confeccionar la CLASIFICACIN TENTATIVA MATERIALES de la empresa. Para ello se analizarn los
diferentes tipos de materiales y equipos que tenga la entidad seleccionndose que es clases, de la C. G.
M que puede utilizarse.
b. Para los materiales equipos, tpicos son propias, de la empresa se emplearn las 40 ltimas clases, que
c.

normalmente estarn disponibles.

La clase estar destinada por dos elementos, a fin de que el catlogo que se confecciona, tenga

flexibilidad suficiente para su futuro mantenimiento.

d. Al analizar los materiales o equipos que tenga la empresa en sus inventarios, hay que terminar el
ordenamiento que se dar a las clases consideradas en la C. G. M as como la posibilidad de ampliacin
que exista de manera de considerar la intercalacin de clases libres entre el las existencias. Esto aumenta
la flexibilidad del catlogo de y sus posibilidades de mantenimiento.
e. Al preparar el manual de catalogacin, con las instrucciones que deben tener en cuenta los se
i.
ii.
iii.
iv.
f.

confeccionan el catlogo en la empresa hay que indicar:

Finalidad del manual.
Objetivos.
Instrucciones para catalogar materiales
Clasificacin tentativa materiales, estableciendo las clases utilizar y si es posible las subclases.
El personal que lleva a cabo la catalogacin no debe ser muy numerosa, para evitar en lo posible que la

variedad de criterios podr entorpecer y alargar la confeccin del catlogo.

g. Se considerar el establecimiento de normas o estndares, como necesidad primordial en la confeccin
del catlogo, a fin de unificar los criterios de los usuarios y lograr reducciones apreciables en los stocks en
base a la significacin de las existencias.
Estas muy importante en razn al criterio personal de cada usuario, al analizar sus necesidades y aferrarse en la
mayora de los casos a las marcas, caractersticas, dimensiones, etctera que considerar indispensables
para el funcionamiento de su dependencia y por lo tanto negndose a cambiarlas. En estos casos,
mediante el dilogo con los usuarios el director de catalogacin, deber conducirlos hacia la normalizacin
comen siendo los de las ventajas con que ella obtiene la empresa.
h. Establecidas las normas y seleccionando el personal que debe realizar la catalogacin, se iniciar la
identificacin de los artculos en stock, teniendo presente que debe comenzarse por lo ms fcil, dejando
los artculos difciles de identificar para lo ltimo. En esta forma se van obteniendo avances en la
i.

catalogacin, permite apreciar los resultados rpidamente.

Al efectuar la Clasificacin tentativa de materiales, se ha seleccionado prcticamente de 2 a 4 dgitos del
cdigo que se quiere utilizar segn abarque dicha clasificacin slo clases o tambin sus clases,
quedando nicamente lo relacionado con la identificacin del artculo y el nmero de dgitos necesarios
para completar el cdigo. Para establecer cuantos dgitos identificarn plenamente el artculo, hay que
analizar la mxima cantidad de artculos que corresponden a una seccin dentro de las existencias de
almacn y determinar entonces cuantos elementos emplearn para completar el cdigo, teniendo presente
en estos casos que la mxima flexibilidad posible para un buen mantenimiento del catlogo se obtiene con
4 elementos, ya que es improbable que dentro de una seccin puedan existir ms de 10 artculos

j.
i.
ii.
iii.

diferentes
el ordenamiento de los artculos, dentro de cada seccin del catlogo, pueden hacerse en tres formas:
Orden alfabtico.
Orden numrico o por dimensiones.
Segn el catlogo del productor.

Y al emitir las instrucciones, se deber establecer que ordenamiento se emplear en cada clase de materiales y
muchas veces en cada subclase. Para ello deber considerarse lo siguiente:
1. el orden alfabtico es conveniente utilizarlo como artculos que carecen de caractersticas dimensionales y
en las que la distribucin prima sobre cualquier otra caracterstica para su identificacin.
2. El orden numrico por dimensiones, se utiliza generalmente con ellos artculos cuya caracterstica principal
es su dimensin, lo cual permite diferenciarlo de otros artculos similares. Es necesario tener en cuenta la
existencia artculos que tiene una sola dimensin, otros que tienen dos, otros 3.4 o ms dimensiones y en
consecuencia establecer tablas de equivalencia y elegir una de las dimensiones que primar en el
ordenamiento de todos los artculos.
3. El ordenamiento segn el catlogo el productor, se emplean en las clases correspondientes a maquinarias
y equipos, sus repuestos y accesorios y consiste en ordenar las secciones de acuerdo a como el productor
de dicho material ha ordenado su catlogo. En esta forma se facilita la codificacin y el mantenimiento del
catlogo de la empresa se utilizar el cdigo del productor, salvo que sea factible hacerlo, lo cual se
k.

determinar mediante el anlisis correspondiente.

Siempre hay que tener presente que en general el catalogado encontrar artculos fuera de uso de que hay
necesidad de codificar los en forma separada, para ello debe destinar una clase que denominar material
considerado fuera de uso. El establecimiento de esta clase permitir que los directivos de la empresa pan
darse cuenta de la magnitud, en cantidad y valor, de los artculos y movimiento que tiene su almacn, lo
que al mismo tiempo facilitar el establecimiento una poltica dentro de empresa para actuar sobre este

l.

tipo de existencias.
Otro aspecto que normalmente se encontrar en la empresa, es lo concerniente materiales que se piden
para entrega directa al solicitante. Este tipo de materiales, generalmente equipos, herramientas, etctera
da lugar a problemas entre el usuario de almacn y son el origen de muchos materiales obsoletos. Por lo
tanto, es necesario controlar los separadamente, de manera de detectar, en cualquier momento, quien la
pidi, para que, la razn, etctera y sobre todo establecer anualmente cuntos de estos pedidos se
hicieron por cada dependencia y cuantas veces pidi en el ao un mismo artculo en esta forma.

En base lo indicado es conveniente establecer una clase para dichos materiales que se denominar material
solicitado para entrega directa al solicitante, sin detencin ni stock en el almacn puede secciones
correspondern a las dependencias forma la empresa.
m. Preocupacin principal para la dependencia de logstica es que dispone de una biblioteca de catlogos de
productos de equipos, maquinarias y materiales en uso, con la finalidad de que el personal que realice la
identificacin tenga elementos de consulta para llevarla a cabo.
n. Los artculos que pueden ser intercambiables en las diferentes maquinarias, equipos, vehculos, etctera
empresa, tales como rodamientos, fajas, retenes, etctera se deben separar en clases especiales teniendo
presente que alguien sitial o se considere en la distribucin los equipos, maquinarias, vehculos, etctera
donde son utilizados y con qu cdigos del productor se reconocen.
Adems en las clases correspondientes a la maquinaria, equipo, vehculos, etctera debern considerarse en el
cdigo correspondiente a su clase especial. En esta forma podr ser buscado por el usuario como artculo
especial o como parte de la maquinaria, equipo, vehculo, etctera.
o. Para evitar posibles ubicaciones de artculos, es conveniente que las designaciones se hagan en un solo
idioma y que en cada subclase no se mezclen los idiomas. Se puede utilizar dos al mismo tiempo para
todos los artculos conforman la subclase, pero no alterar los al escribirlos.
p. Se recomienda que la codificacin de artculos nuevos efecte sobre la requisicin por materiales
enviada a compras Alicia la adquisicin. En esta forma se evitar utilizar clasificaciones provisionales,
porque en la llegada de los artculos nuevos, y eso dispone de su respectivo cdigo. Sin embargo siempre,

es conveniente disponer de una clase para clasificacin provisional, en razn de que nunca faltan
compras urgentes que aluden el trmite o procedimiento de compras. Para esta clase debe recomendarse
y al finalizar cada mes se revise, al final de trasladar a su clasificacin definitiva los artculos que en ella se
encuentran.

q. Junto con la Clasificacin tentativa de materiales y entre los anexos de las instrucciones para catalogar,
deben considerarse la codificacin de las unidades de espacio.