PANDUAN SINGKAT PENGOPERASIAN ASISTEN

Menu Sistem :
Input Data Sekolah
Dengan cara sebagai berikut :

Klik pada Data Sekolah

Silahkan input/sesuaikan data

sekolah anda.
Anda juga dapat mengubah
logo sesuai logo sekolah anda.

Panduan Singkat Pengoperasian Software Asisten Keuangan Sekolah

Pengaturan Sistem
Dengan cara sebagai berikut :

Klik pada Pengaturan Sistem

Pengaturan Sistem digunakan untuk mengatur aplikasi Asisten, perhatikan tampilan dibawah
ini dan lakukan pengaturan sesuai dengan yang anda inginkan lalu simpan.

Panduan Singkat Pengoperasian Software Asisten Keuangan Sekolah

Menu Kesiswaan :
Input daftar kelas yang ada pada sekolah anda
Dengan cara sebagai berikut :

Klik pada Daftar Kelas

Drag nomor, untuk mengatur urutan

Klik tombol atas/bawah untuk

mengatur urutan/posisi kelas

Klik tombol Tambah

1. Isikan nama kelas

2. Isikan nama tingkat

3. Klik tombol Simpan
Lakukan cara diatas sehingga semua kelas sudah diinput. Untuk tahun ajaran selanjutnya
tinggal melakukan copy kelas saja.

Panduan Singkat Pengoperasian Software Asisten Keuangan Sekolah

Input daftar siswa atau import melalui excel pada kelas masing-masing
Dengan cara input sebagai berikut :

Klik pada Daftar Siswa

1. Sesuaikan tahun ajaran

2. Tentukan kelas
3. Klik tombol Tambah

1. Isikan data siswanya

2. Klik tombol simpan

Panduan Singkat Pengoperasian Software Asisten Keuangan Sekolah

Untuk awalnya inputkan data siswa tahun ajaran sekarang saja, untuk selanjutnya tinggal
lakukan proses kelulusan, kenaikan kelas, pindah kelas, tinggal kelas. Jadi selanjutnya data
siswa yg harus diinput hanya data siswa baru saja, karena siswa tahun ajaran sebelumnya
tinngal melakukan proses penempatan kelas saja.

Dengan cara impor dari excel sebagai berikut :

Klik Impor Data Siswa

Klik tombol Contoh Format

Panduan Singkat Pengoperasian Software Asisten Keuangan Sekolah

Isikan data siswa pada masing-masing sheetnya,

satu sheet melambangkan satu kelas

Isikan atau copykan dari file excel yang dimiliki pada

kolom yang sesuai, kolom keterangan hanya
opsional boleh dikosongkan
Simpan data siswa ini ke folder yang anda inginkan,
seperti gambar dibawah

Panduan Singkat Pengoperasian Software Asisten Keuangan Sekolah

Isikan nama file sesuai yang diinginkan

Ubah save as type menjadi Excel 97-2003 workbook

Panduan Singkat Pengoperasian Software Asisten Keuangan Sekolah

Setelah file data siswa disimpan, sekarang bagaimana cara mengimpor agar siswa dari excel
diatas masuk kedalam aplikasi Asisten. Perhatikan langkah berikut :

Pada tampilan diatas klik tombol seperti yang ditunjukan dengan nomor 1, kemudian cari file
excel data siswa yang dimaksud, seperti berikut :

Buka file yang dimaksud, maka akan seperti gambar berikut :

Panduan Singkat Pengoperasian Software Asisten Keuangan Sekolah

1. Pilih sheet kelas mana yang akan diimpor

2. Tentukan tahun ajaran dan kelas untuk
menampung siswa dari sheet tersebut. Intinya
data siswa dari shhet di excel akan dimasukan
ke kelas mana pada tahun ajaran berapa.
3. Klik tombol Proses Impor, untuk mengimpor
sesuai data yang kita atur

Panduan Singkat Pengoperasian Software Asisten Keuangan Sekolah

Menu Keuangan :
Input/buat daftar Pos Keuangan yang ada pada sekolah anda
Pos Keuangan adalah Pos/Kas yang ada di sekolah anda dan cukup diinput satu kali saja.
Contoh pemberian nama Pos :
Uang Gedung
SPP
OSIS
Komputer
Prakerin
Intinya Pos adalah tempat merekap/Kas masing-masing jenis pengeluaran/penerimaan,
sehingga jika pimpinan menanyakan berapa saldo Uang Gedung, maka dapat diketahui
dengan mudah karena semua transaksi baik penerimaan/pengeluaran atas Pos tersebut dari
tahun ajaran manapun akan terrekap pada pos tersebut.
Gambarannya seperti berikut :

1. Klik Pos Keuangan

2. Klik tombol Tambah dan isikan data

POS yang sesuai, pada gambar ini
hanya sebagai contoh

10

Panduan Singkat Pengoperasian Software Asisten Keuangan Sekolah

Input Jenis Pembayaran

Jenis Pembayaran adalah jenis pembayaran-pembayaran yang menjadi kewajiban siswa yang
harus dibuat setiap tahun ajaran, karena setiap tahun ajaran jenis pembayaran dapat
memiliki tarif yang berbeda dan siswa-siswa mana saja yang akan dikenakan pembayaran
tersebut juga berbeda.
Contoh pemberian nama jenis pembayaran :
Uang Gedung Tahun 2011/2012
SPP Tahun 2011/2012
OSIS Tahun 2011/2012
Komputer Tahun 2011/2012
Prakerin Tahun 2011/2012
Uang Gedung Tahun 2012/2013
SPP Tahun 2012/2013
OSIS Tahun 2012/2013
Komputer Tahun 2012/2013
Prakerin Tahun 2012/2013
Hati-hati dengan pemahaman antara Pos Keuangan dan Jenis Pembayaran Siswa.

Pos Keuangan bisa dikatakan sebagai Akun/Pos, yang nantinya akan menampung
semua transaksi penerimaan/pengeluaran, sehingga saldo Pos/Akun tersebut dapat
terrekap.
Jenis Pembayaran Siswa adalah Item-item kewajiban yang akan dibebankan kepada
siswa yang dikelompokan setiap tahun ajaran, dan harus diatur jenis pembayaran
tersebut menjadi bagian Akun/Pos mana, sebagai contoh Jenis pembayaran SPP Tahun
2010, SPP Tahun 2011, SPP Tahun 2012 dimasukan ke dalam Akun/Pos SPP, sehingga
jika ada transaksi pembayaran SPP dari tahun berapapun akan masuk kedalam
Pos/Akun SPP sehingga saldonya akan mudah diketahui.

11

Panduan Singkat Pengoperasian Software Asisten Keuangan Sekolah

Berikut cara membuat jenis pembayaran dan mengatur tarifnya :

Klik Jenis Pembayaran Siswa

Setelah Daftar jenis pembayaran siswa terbuka seperti diatas, sesuaikan tahun ajaran berapa
yang akan dibuatkan jenis pembayarannya kemudian klik tombol Tambah, artinya kita akan
menambahkan jenis pembayaran pada tahun ajaran tersebut, seperti berikut :

12

Panduan Singkat Pengoperasian Software Asisten Keuangan Sekolah

Contoh diatas saya membuat jenis pembayaran SPP TAHUN 2012-2013, yang jumlah
transaksinya nanti akan dimasukan/direkap pada Pos SPP.
Perhatikan pilihan Tipe Pembayaran :
Tipe pembayaran ada 2 pilihan yaitu BEBAS dan BULANAN, tipe BULANAN dapat digunakan
untuk jenis pembayaran yang sifatnya rutin harus dibayarkan setiap bulan, misalnya SPP,
Uang Komputer jika bayarnya bulanan. Untuk jenis BEBAS dapat digunakan untuk semua
jenis pembayaran yang sifatnya tidak rutin dibayarkan bulanan, misalnya Uang Gedung atau
pembayaran lain yang dikenakan selain bulanan misalnya per 3 bulanan, per tahun atau
sekali selama sekolah atau bisa digunakan untuk pembayaran yang dapat diangsur/dicicil.
Intiya jenis pembayaran BEBAS ataupun BULANAN semuanya bisa diangsur pembayarannya
tergantung transaksinya nanti, kalau siswanya mau mengangsur bisa, mau membayar lunas
bisa.
Perhatikan 2 opsi yang ada pada gambar diatas :
1. Jenis pembayaran ini adalah bagian dari nilai yang tertera di kartu bayaran
Opsi ini hanya bisa dipilih ketika tipe pembayaran BULANAN, jika opsi ini dipilih artinya
jika ada transaksi atas pembayaran ini jumlahnya dapat dicetak pada kartu bayaran.
2. Jenis pembayaran ini jangan dianggap menunggak jika belum ada pembayaran
Jika opsi ini di centang artinya jika siswa belum membayar jenis pembayaran ini tidak
dianggap menunggak, opsi ini berfungsi untuk pembayaran2 yang sifatnya tidak wajib,
misalnya infak, kolekte dimana kalau siswa tidak membayar tidak dianggap menunggak.

Setelah kita input jenis-jenis pembayaran siswa pada tahun ajaran tersebut, maka akan
dapat dilihat daftar yang sudah kita input seperti berikut :

13

Panduan Singkat Pengoperasian Software Asisten Keuangan Sekolah

Sampai disini kita sudah memiliki daftar kelas yang didalam masing2 kelasnya sudah ada
daftar siswanya, dan kita juga sudah memilik daftar jenis pembayaran siswa, sekarang
bagaimana menentukan siswa-siswa mana saja yang akan dikenakan pembayaran tersebut
diatas dan berapa tarifnya. Ikuti langkah berikut :
Pilih dulu jenis pembayaran yang mana yang akan diatur siswa yang berkewajiban
membayarnya, contoh diatas saya memilih pembayaran SPP TAHUN 2012-2013, lalu klik
Siswa Pembayar + Tarif atau tekan F5, maka akan ditampilkan seperti gambar berikut :

14

Panduan Singkat Pengoperasian Software Asisten Keuangan Sekolah

Tampilan diatas adalah Daftar Siswa yang berkewajiban membayar SPP TAHUN 2012-2013,
berhubung kita belum mengatur siapa-siapa saja siswa yang akan dikenakan pembayaran
tersebut, maka isinya masih kosong, sekarang kita akan menambahkan siswa yang wajib
membayar SPP TAHUN 2012-2013. Klik tombol Atur Tarif kemudian pilih tarif akan diatur
berdasarkan apa, seperti gambar berikut, saya memilih berdasarkan kelas.

Maka akan ditampilkan seperti gambar berikut :

15

Panduan Singkat Pengoperasian Software Asisten Keuangan Sekolah

Tentukan kelas mana saja yang akan dikenakan tarif seperti gambar diatas saya mengatur
tarif untuk siswa kelas X AP1 dan XAP2, kemudian klik tombol Proses yang artinya akan
memberlakukan kewajiban pada siswa di kelas tersebut dengan tarif yang ditentukan diatas.
Setelah klik proses akan ditampilkan pertanyaan sebagai berikut :

16

Panduan Singkat Pengoperasian Software Asisten Keuangan Sekolah

Dalam contoh ini saya akan menjawab Yes artinya saya akan mengatur tarif untuk siswa
kelas lain, seperti berikut :

Contoh diatas saya mengatur tarif untuk kelas XI AP1 dan XI AP2, kemudian klik tombol
proses. Lakukan cara diatas sehingga semua jenis pembayaran sudah kita atur siswa-siswa
mana saja yang akan dikenakan pembayaran tersebut.
Setelah proses pemberian tarif selesai maka tampilan daftar Siswa Pembayar akan seperti
berikut :

17

Panduan Singkat Pengoperasian Software Asisten Keuangan Sekolah

Jika dilihat pada tampilan diatas artinya pembayaran SPP TAHUN 2012-2013 sudah ada siswa
yang dibebankan pembayaran tersebut, contoh diatas adalah ada 172 siswa.
Sekarang kita akan mencoba memberikan pengaturan khusus untuk siswa yang bernama
ABDUL MAJID seperti yang sedang terpilih diatas, perhatikan langkah berikut :
Pilih siswa mana yang akan diatur, kemudian klik tombol Ubah atau klik dua kali siswa yang
dimaksud, maka akan ditampilkan seperti berikut :

18

Panduan Singkat Pengoperasian Software Asisten Keuangan Sekolah

Contoh diatas saya mengatur tarif ABDUL MAJID menjadi seperti diatas, bulan Juli, Agustus
dan September tidak diberikan tarif karena siswa tersebut adalah pindahan dan baru pindah
bulan Oktober, sehingga tarif baru diberlakukan Bulan Oktober.
Setelah pengaturan sesuai kemudian klik tombol Simpan.

19

Panduan Singkat Pengoperasian Software Asisten Keuangan Sekolah

Selanjutnya saya akan memberikan contoh pengaturan tarif untuk jenis pembayaran lain,
sebagai contoh saya akan mengatur tarif untuk UANG GEDUNG TAHUN 2012-2013,
perhatikan langkah berikut :

Perhatikan gambar diatas saya memilih UANG GEDUNG TAHUN 2012-2013, karena saya akan
mengatur tarif pembayaran tersebut, kemudian klik tombol Siswa Pembayar + Tarif sehingga
muncul tampilan berikut :

20

Panduan Singkat Pengoperasian Software Asisten Keuangan Sekolah

Jika dilihat dari tampilan diatas, belum ada siswa yang dibebankan pembayaran UANG
GEDUNG TAHUN 2012-2013, sekarang kita akan mengaturnya seperti berikut :

21

Panduan Singkat Pengoperasian Software Asisten Keuangan Sekolah

Contoh diatas saya akan mengatur tarif berdasarkan tingkat, maka klik Atur Tarif kemudian
klik Siswa Berdasarkan Tingkat, maka akan ditampilkan seperti berikut :

22

Panduan Singkat Pengoperasian Software Asisten Keuangan Sekolah

Contoh diatas saya akan memberikan tarif untuk pembayaran UANG GEDUNG TAHUN 20122013 sebesar 2.000.000 kepada seluruh siswa tingkat yang dicentang pada tahun ajaran
bersangkutan, kemudian klik tombol Proses, sehingga akan melakukan proses dan
ditampilkan pesan seperti berikut :

23

Panduan Singkat Pengoperasian Software Asisten Keuangan Sekolah

Dalam kasus ini saya memilih tidak, karena saya tidak akan mengatur tarif untuk tingkat yang
lain, maka akan ditampilkan seperti berikut :

Sebagai contoh selanjutnya saya akan memberikan contoh bagaimana cara mengatur siswa
yang mendapatkan keringanan, dalam contoh ini siswa ACENG RAHMAT SENJAYA akan
dikenakan tarih khusus yaitu 500.000 karena kurang mampu, perhatikan gambar berikut :
Pilih siswa yg akan diatur, kemudian klik ubah atau klik dua kali pada siswa yang dimaksud,
maka akan seperti berikut :

24

Panduan Singkat Pengoperasian Software Asisten Keuangan Sekolah

Perhatikan gambar diatas, saya mengatur tarif untuk siswa tersebut menjadi 500.000, saya
mencentang opsi Tarif Khusus yang artinya tarif siswa tersebu berbeda dari umumnya,
kemudian saya isikan pada keterangan alasan pemberian tarif khusus, kemudian klik tombol
Simpan. Maka tampilan akan seperti berikut :

25

Panduan Singkat Pengoperasian Software Asisten Keuangan Sekolah

Transaksi Penerimaan Pembayaran Siswa

Setelah semua diatur, pekerjaan rutin selanjutnya adalah menerima transaksi pembayaran siswa,
sebagai berikut :

Klik Pembayaran Siswa

Pada gambar diatas, pilih nama siswa yang akan melakukan pembayaran atau bisa dengan mengetik
NIS nya atau bisa juga dengan mengKlik tombol Cari untuk melakukan pencarian siswa lebih detil.
Contoh memilih siswa yang akan membayar seperti berikut :

26

Panduan Singkat Pengoperasian Software Asisten Keuangan Sekolah

Daftar kewajiban siswa yang bersifat BEBAS

Daftar riwayat transaksi yang pernah

dilakukan oleh siswa tersebut

Daftar kewajiban siswa yang bersifat BULANAN

Daftar transaksi pembayaran yang dilakukan

saat ini

Gambar diatas adalah menjelaskan masing-masing area, berikut ini adalah gambar yang menjelaskan
bagaimana cara melakukan transaksi pembayaran :

27

Panduan Singkat Pengoperasian Software Asisten Keuangan Sekolah

Klik dua kali nama pembayaran yg akan

dibayar

Klik dua kali tarif pembayaran bulan yang akan dibayarkan

atau klik nama bulan untuk membayar semua pembayaran
rutin(nilai kartu) bulan tersebut

Tentukan tanggal transaksi pembayaran jika

tidak sesuai
Nilai pembayaran dapat diubah sesuai
dengan yang dibayarkan siswa tersebut

Contoh nilai pembayaran UANG GEDUNG

diubah, asumsinya siswa mengangsur

Setelah semuanya sesuai dengan transaksi aslinya, kemudian klik tombol Bayar yang artinya akan
melanjutkan transaksi tersebut, maka akan ditampilkan seperti berikut :

28

Panduan Singkat Pengoperasian Software Asisten Keuangan Sekolah

Berikut arti tombol-tombol diatas :

Tombol Simpan Saja
Adalah untuk menyimpan transaksi pembayaran tersebut tanpa mencetak apapun.
Tombol Simpan + Cetak Kwitansi
Adalah untuk menyimpan transaksi dan mencetak kwitansi pembayaran transaksi tersebut.
Tombol Simpan + Cetak Kartu
Adalah untuk menyimpan transaksi dan mencetak transaksi pada kartu bayaran.
29

Panduan Singkat Pengoperasian Software Asisten Keuangan Sekolah

Tombol Simpan + Cetak Validasi

Adalah untuk menyimpan transaksi dan mencetak bukti bayarnya dalam bentuk validasi pada
dokumen lain, misalnya siswa membayar ke bank sehingga mendapatkan bukti setor, kemudian
bukti setor tersebut dibawa ke sekolah dan transaksi pembayarannya diinputkan pada Asisten dan
kemudian bukti setornya di validasi dengan mencetak validasi pada bukti setornya.

Perhatikan gambar diatas, nilai tarif yang berwarna hijau artinya sudah sudah lunas, berwarna
merah muda artinya belum lunas.
Perhatikan juga pada bagian Riwayat Transaksi Sebelumnya, sudah ada satu kali pembayaran siswa
tersebut, silahkan klik Detil Pembayaran untuk melihat detil riwayat pembayarannya.

30

Panduan Singkat Pengoperasian Software Asisten Keuangan Sekolah

Transaksi Pengeluaran

Klik Pengeluaran

Pada gambar diatas klik tombol Tambah, lalu ditampilkan seperti berikut :

31

Panduan Singkat Pengoperasian Software Asisten Keuangan Sekolah

Contoh berikut saya isikan transaksi pengeluaran untuk renovasi perpustakaan, yang uang nya akan
diambil dari Pos UANG GEDUNG, perhatikan tampilan berikut :

32

Panduan Singkat Pengoperasian Software Asisten Keuangan Sekolah

Setelah semua transaksi sesuai, klik tombol Simpan yang artinya akan merecord/menyimpan
transaksi pengeluaran tersebut, maka akan ditampilkan bukti pengeluaran seperti berikut :

Untuk mencetak, silahkan klik tombol Cetak Bukti.

Transaksi pengeluaran diatas akan mengurangi saldo Pos UANG GEDUNG karena untuk merenovasi
perpustakaan tersebut uangnya diambil dari Pos/Kas UANG GEDUNG.

33

Panduan Singkat Pengoperasian Software Asisten Keuangan Sekolah

Garis Besar Menu-menu Lainnya :

Silahkan coba menu-menu yang lain, intinya Asisten sangat mudah digunakan karena sesuai dengan
kenyataan di sekolah.

34

Panduan Singkat Pengoperasian Software Asisten Keuangan Sekolah