BAB II

PEMBAHASAN

1. Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantor

Penyimpanan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan yang
dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung
hasil pengadaan barang atau bahan kantor baik berasal dari
pembelian, instansi lain, atau diperoleh dari bantuan.
Tujuan penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain :
a. Agar barang tidak cepat rusak.
b. Agar tidak terjadi kehilangan barang.
c. Agar barang tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila
barang tersebut dicari.
d. Memudahkan dalam pengawasan.
e. Memudahkan dalam analisis barang.
Hal-hal yang harus diperhatikan sebelum penyimpanan barang atau
bahan kantor dilakukan antara lain :
a. Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan.
b. Pergudangan yang memenuhi syarat yang ditentukan.
c. Sifat barang yang disimpan.
d. Sarana penyimpanan dan pemeliharaan.
e. Prosedur dan tata kerja.
f. Biaya yang disediakan.
g. Tenaga yang diperlukan.
h. Jangka waktu penyimpanan.
Cara penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain :
a. Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merk, dan
satuan barang).
b. Barang disimpan dalam keadaan bersih.
c. Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi.
d. Barang disimpan di tempat yang memadai.
e. Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar
mudah dicari.
f. Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau
siraman air.

g. Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci.

h. Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku
persediaan.
i. Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan
di bagian terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama
disimpan lebih dalam.

2. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan terusmenerus untuk mengusahakan agar barang atau bahan kantor tetap
dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.
Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor antara lain :
a. Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu.
b. Agar barang tidak mudah hilang.
c. Agar barang tidak kadaluarsa.
d. Agar barang tidak mudah susut.
e. Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.
Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan
berbagai cara antara lain :
a. Pemeliharaan berdasarkan waktu
1. Pemeliharaan sehari-hari (dilakukan setiap hari).
2. Pemeliharaan berkala (menurut jangka waktu tertentu).
b. Pemeliharaan berdasarkan jenis barang
1. Pemeliharaan barang bergerak (dilakukan setiap hari atau berkala).
2. Pemeliharaan barang tidak bergerak (dilakukan setiap hari atau
berkala).
3. Laporan Sarana dan Prasarana Kantor
Laporan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan yang
bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor,
baik persediaan, mutasi, maupun keadaan fisik dari sarana dan
prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu (triwulan, semester,
atau setahun).
Fungsi laporan sarana dan prasarana kantor adalah :
a. Sebagai bahan pertanggung jawaban.
b. Sebagai pengendali persediaan.
c. Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi
barang.

d. Sebagai dasar atau bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.

Dalam menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan,
sebaiknya dilampiri dengan beberapa bukti atau catatan pendukung
antara lain :
a.

Bukti penerimaan barang.

b.

Bukti pembelian barang.

c.

Bukti pengeluaran barang.

d.

Kartu barang.

e.

Kartu persediaan.

f.

Daftar inventaris.

g.

Daftar rekapitulasi barang inventaris.

Teknik pembuatan laporan disusun sebagai berikut :

a. Memeriksa barang.
b. Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran.
c. Menghitung penerimaan dan pengadaan barang.
d. Menghitung pengeluaran barang.
e. Menghitung sisa persediaan.
f. Mencatat mutasi barang.
g. Melaporkan kepada atasan atau pimpinan.