2. 2.

Manfaat Analisis Jabatan

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia sangat
bergantung pada informasi yang diperoleh dari analisis jabatan. Oleh karena itu, informasi
dari analisis jabatan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1. Landasan untuk melaksanakan mutasi ;
2. Landasan untuk melaksanakan promosi ;
3. Landasan untuk melaksanakan training / pelatihan ;
Apabila karyawan yang diterima belum cukup keterampilannya untuk melaksakan
tugas, maka manajer dapat memutuskan untuk segera memberikan pelatihan
tambahan.
4. Landasan untuk melaksanakan kompensasi ;
Besarnya gaji atau upah karyawan bergantung pada pekerjaan apa yang mereka
lakukan dalam organisasi. Bagi karyawan yang memiliki keterampilan dan pendidikan
yang tinggi tentu akan memperoleh gaji yang 6 lebih besar dibanding dengan
karyawan yang hanya memiliki keterampilan dan pendidikan terbatas.
5. Landasan untuk melaksanakan syarat lingkungan kerja ;
6. Landasan untuk pemenuhan kebutuhan peralatan.
(Nitisemito, 1992)
2.3. Pelaksanaan Analisis Jabatan
Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan, penelitian, penguraian data
jabatan yang tahapannya sebagai berikut :
1. Tahap persiapan dan perencanaan
Pada tahap ini beberapa kegiatan yang dilakukan adalah :
a. Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi
proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya.
b. lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja dan disusun serta diberi kode
identifikasi
c. Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan menyiapkan
alat yang diperlukan ( formulir dll. )
d. Membentuk tim pelaksana analisis dan menjelaskan tentang metode yang akan
digunakan.
e. Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan perusahaan kepada semua pimpinan
unit kerja dan semua karyawan tentang maksud dan tujuan analisis jabatan
yang akan dilaksanakan.
Hal ini dilaksanakan untuk mencegah terjadinya salah pengertian dan timbulnya
persepsi dan harapan yang keliru.
2. Tahap pengumpulan data

Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui beberapa cara:

a. Metode Wawancara
Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan mereka
atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis
wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu
wawancara individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyedia. Dalam
beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga
digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara
adalah sangat memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan
dua atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan. Kemudian analis
biasanya menghubungi supervisor untuk memperoleh informasi tambahan dalam
rangka memeriksa ketepatan informasi yang diperoleh dari karyawan dan
mengklarifikasi hal-hal tertentu.
b. Metode Observasi
Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi
dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk
menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat
tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan
metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana
pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya
analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu.
c. Metode Kuesioner ( Daftar Pertanyaan )
Dengan mengunakan kuosioner, yang bersangkutan diminta untuk memberikan
data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta
karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan
dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode
kuisioner adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara
murah dan dalam waktu yang relative singkat.
d. Metode Studi Referensi
Metode ini menganalisis pekerjaan dengan

meminta

para

karyawan

mendeskripsikan aktivitas kerja mereka sehari-hari dalam sebuah buku harian atau
log. Dalam metode ini, masalah dimana para karyawan membesar-besarkan
pentingnya pekerjaan mungkin dapat diatasi.
e. Metode Kombinasi
Biasanya analisis tidak menggunakan satu metode analisis pekerjaan secara
eksklusif. Kombinasi dari berbagai metode seringkali lebih tepat. Dalam
menganalisis pekerjaan-pekerjaan administratif, analisis mungkin menggunakan

kuesioner didukung dengan wawancara dan observasi terbatas. Dalam

mempelajari pekerjaan-pekerjaan produksi, wawancara dilengkapi observasi kerja
yang ekstensif, bisa memberikan data yang di perlukan. Pada dasarnya, analisis
harus menggunakan kombinasi beberapa teknik yang dibutuhkan untuk
menghasilka deskripsi atau spesifikasi pekerjaan yang akurat.
3. Tahap pengolahan data
Setelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan pengolahan data yaitu:
a. Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan
b. Menentukan bobot nilai dari setiap faktor
c. Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah diisi
d. Analisa persyaratan jabatan
e. Menyusun uraian jabatan
f. Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem
personalia lainnya
g. Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, pola pengadaan,
seleksi dan penempatan pegawai; penilaian karya pegawai ; sistem pemberian
balas jasa ; pelatihan dan pengembangan pegawai, sistem dan prosedur
administrasi kepegawaian.
Alex S. Nitisemito, 1992, Manajemen Personalia, Jakarta: Ghalia Indonesia.