Anda di halaman 1dari 31

PERATURAN KEPALA BADAN

KEPEGAWAIAN NEGARA
NOMOR 19 TAHUN 2011
TENTANG
PEDOMAN UMUM
PENYUSUNAN KEBUTUHAN
PEGAWAI NEGERI SIPIL
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

POKOK MATERI PEDOMAN UMUM


ANALISIS KEBUTUHAN PEGAWAI
Tahapan Analisis Kebutuhan PNS
Faktor-Faktor Yang Dipertimbangkan
TATA CARA PENGHITUNGAN KEBUTUHAN
Analisis Persediaan PNS
Penghitungan Kebutuhan PNS

LATAR BELAKANG
1

Perencanaan
Kepegawaian
Secara Nasional
(UU No. 43/1999
Pasal 15,
PP No.54/2003)

Jumlah, Kualitas,
Komposisi, dan
Distribusi PNS
Yang TEPAT Sesuai
dengan Beban Kerja
dan Tanggung
Jawab pada Satuan
Organisasi Negara

Penyusunan
Kebutuhan Pegawai
Secara Riil

TUJUAN
Pedoman Umum
Penyusunan
Kebutuhan
Pegawai Negeri
Sipil

Pedoman Bagi
Pejabat di
Lingkungan
BKN Untuk
Menyusun
Kebutuhan
PNS Secara
Nasional

Pedoman Bagi PPK


Pusat dan Daerah
dalam Menyusun
Kebutuhan Riil PNS
di Lingkungannya
Berdasarkan Beban
Kerja dan Tanggung
Jawab serta
Memperhatikan
Profil Daerah dan
Kondisi Geografis

PENGERTIAN

Analisis Kebutuhan Pegawai adalah


Suatu Metode untuk Mengetahui Jumlah
Pegawai di Suatu Unit Organisasi yang
Dilakukan Secara Sistematis dengan
Menggunakan Metode Analisis Beban
Kerja dan/atau Metode Lainnya serta
Membandingkan Kebutuhan PNS dengan
Persediaan Yang Ada Sehingga Dapat
Diketahui Kebutuhan Riil Pegawai.

RUANG LINGKUP
JABATAN
STRUKTURA
L

JABATAN
FUNGSIONA
L UMUM

JABATAN
FUNGSIONA
L TERTENTU

ANALISIS
KEBUTUHAN
PEGAWAI NEGERI
SIPIL

TAHAPAN ANALISIS KEBUTUHAN PNS

Pengumpulan Data dan Informasi

Evaluasi Kebutuhan Pegawai

1
2

Penyusunan Rencana Realokasi Pegawai

Penyusunan Rencana Tambahan Formasi Pegawai Baru

3
4

Data dan Informasi Yang Dibutuhkan

STRUKTURAL
JFU
JFT

1. Jumlah Pegawai
Per Satuan Unit
Instansi Pusat
dan Daerah.

Guru

Tenaga
Kesehatan

Jumlah Sekolah
Dan Rombongan

Jumlah PNS

2. Informasi Jabatan
(Uraian dan
Syarat Jabatan).

Belajar pada :

3. Peta Jabatan.

2.SD Negeri

Kesehatan

4. Renstra Instansi

3.SMP Negeri

Pemerintah :

5. Profil, Kondisi
Geografis, dan
Potensi Daerah

4.SMA Negeri

1.RSUD

5.SMK Negeri

2.Puskesmas

1.TK Negeri

Pada Sarana
Pelayanan

FAKTOR-FAKTOR YANG DIPERTIMBANGKAN

Penghitungan
Penghitungan Kebutuhan
Kebutuhan PNS
PNS

Beban
Kerja

Standar
Kemampuan
Rata2

Waktu
Kerja

Faktor
Lain

Contoh Beban Kerja


No

1
2

Satuan
Hasil

Waktu
Penyeles
aian

Waktu
Kerja
Efektif

Beban
kerja

Pegawai
Yang
Dibutuhkan

Kegiatan

120

300

0.4

Kegiatan

120

300

0.4

Menyiapkan bahan koordinasi


terhadap pelaksanaan pertimbangan
naskah

Kegiatan

60

300

0.2

Menyiapkan bahan untuk


pemrosesan pertimbangan naskah
perjanjian dalam kontrak

Kegiatan

60

300

0.2

Menyiapkan konsep dan proses surat


pertimbangan naskah perjanjian
dalam kontrak

Kegiatan

60

1500

0.04

Menganalisis dan mengevaluasi hasil


persiapan terhadap pertimbangan
naskah perjanjian dalam kontrak

Kegiatan

120

300

0.4

Melaksanakan tugas lain yang


diberikan atasan sesuai garis
kewenangan untuk kelancaran tugas

Kegiatan

120

6000

0.08

Uraian Tugas
Menelaah peraturan perundang
undangan
Mempelajari literatur akademis,
pedoman dan prosedur kerja sesuai
bidang tugas yang ditangani

1,72

Standar Kemampuan Rata-rata


Norma Waktu
Norma waktu adalah standar kemampuan rata-rata pegawai dalam
menyelesaikan tugas yang diukur berdasarkan satuan waktu. Dalam
penghitungannya digunakan rumus:
Orang x Waktu
NORMA WAKTU =
Hasil
Contoh:
Operator Komputer dalam waktu 60 menit dapat menghasilkan beberapa
lembar ketikan, misalnya 6 lembar ketikan.
1 Orang Operator Komputer x 60 menit
NORMA WAKTU =
6 lembar ketikan
Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-rata standar kemampuan
seorang Operator Komputer adalah 60 menit menghasilkan 6 lembar
ketikan, atau 1 lembar ketikan diselesaikan dalam waktu 10 menit.

Standar Kemampuan Rata-rata (Lanjutan)


Norma Hasil
Norma hasil adalah standar kemampuan rata-rata pegawai dalam menyelesaikan
tugas yang diukur berdasarkan satu satuan hasil dapat diperoleh dalam waktu
berapa lama. Dalam penghitungannya digunakan rumus:

Hasil
NORMA HASIL

=
Orang x Waktu

Contoh:
Penganalisis Formasi Pegawai untuk menghasilkan pertimbangan teknis atas usul
tambahan formasi CPNS dari satu instansi diperlukan waktu berapa lama untuk
menyelesaikannya (misalnya 60 menit)
1 Pertimbangan teknis
NORMA HASIL

=
1 Penganalisis Formasi Pegawai x 60 menit

Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-rata standar kemampuan seorang
Penganalisis Formasi Pegawai untuk menghasilkan pertimbangan teknis atas usul
tambahan formasi CPNS dari satu instansi diperlukan waktu 60 menit.

Waktu Kerja

Jam Kerja Efektif (JKE) terdiri dari jumlah jam kerja formal
dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak
bekerja seperti melepas lelah, istirahat makan dan sebagainya.
Dalam menghitung jam kerja efektif digunakan ukuran sebagai
berikut:
a. JKE per hari

= 1 hari x 5 jam

b. JKE per minggu = 5 hari x 5 jam

= 300 mnt
= 25 jam

= 1.500 mnt

c. JKE per bulan

= 20 hari x 5 jam = 100 jam

d. JKE per tahun

= 240 hari x 5 jam = 1.200 jam = 72.000

mnt

= 6.000 mnt

Faktor Lain

APBN/D

Potensi
Daerah

Kondisi
Geografis

Profil Daerah
Jumlah
Penduduk

TATA CARA
PENGHITUNGAN
KEBUTUHAN
PEGAWAI

ANALISIS PERSEDIAAN PNS


1. Data Jumlah Pegawai Yang Dimiliki Oleh Suatu Unit
Organisasi Yang Terkini.
2. Menyusun Perencanaan Persediaan Pegawai Untuk Kurun
Waktu 2 5 Tahun Ke Depan Sesuai Dengan Kebutuhan
dan Perubahan Organisasi Selanjutnya Disampaikan Kepada
Kepala BKN.
3. Perkiraan persediaan pegawai tahun berikutnya dihitung
atas dasar jumlah pegawai yang ada dikurangi dengan
jumlah pegawai yang mencapai BUP dalam tahun
bersangkutan.
4. Pengurangan pegawai di luar BUP seperti mutasi, berhenti,
dan meninggal dunia sulit diramalkan kecuali direncanakan
dengan pasti.
5. Persediaan pegawai disusun dalam daftar susunan jabatan
berdasarkan kualifikasi.

Tahapan Analisis Persediaan Pegawai

Daftar
Susunan
Jabatan

Daftar
Susunan
Pegawai

Nama Jabatan

Nama Jabatan

Ikhtisar Jabatan

Data Pegawai :

Syarat Jabatan :
Pendidikan
Diklat
Pengalaman
Keahlian
Keterampilan

Perkiraan
Perubahan
Komposisi

Nama Pegawai
Tahun Pengangkatan
Tahun Pensiun
Pendidikan
Diklat
Pengalaman
Keahlian
Keterampilan

Perkiraan
Persediaan
Pegawai

Pensiun

Persediaan

Promosi

Pegawai

Mutasi

2-5 Tahun

PENGHITUNGAN KEBUTUHAN PNS

Metode Analisis Beban Kerja


Contoh : Uraian Tugas Jabatan Pemroses Naskah Perjanjian Kerjasama dan
Kontrak Pada Sub Bagian Bantuan Hukum
No

Uraian Tugas

Satuan
Hasil

Waktu
Penyele
saian

Waktu
Kerja
Efektif

Beban
kerja

Pegawai
Yang
Dibutuhkan

Menelaah peraturan perundang undangan

Kegiatan

120

300

0.4

Mempelajari literatur akademis, pedoman dan


prosedur kerja sesuai bidang tugas yang ditangani

Kegiatan

120

300

0.4

Menyiapkan bahan koordinasi terhadap


pelaksanaan pertimbangan naskah

Kegiatan

60

300

0.2

Menyiapkan bahan untuk pemrosesan


pertimbangan naskah perjanjian dalam kontrak

Kegiatan

60

300

0.2

Menyiapkan konsep dan proses surat pertimbangan


naskah perjanjian dalam kontrak

Kegiatan

60

1500

0.04

Menganalisis dan mengevaluasi hasil persiapan


terhadap pertimbangan naskah perjanjian dalam
kontrak

Kegiatan

120

300

0.4

Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan


sesuai garis kewenangan untuk kelancaran tugas

Kegiatan

120

6000

0.08

1,72

CATATAN
Berdasarkan contoh tersebut di atas maka pegawai yang
dibutuhkan untuk jabatan Pemroses Naskah Perjanjian Kerjasama
dan Kontrak adalah sebanyak 1,72 dibulatkan ke atas menjadi 2
(dua) orang pegawai.
Apabila kebutuhan pegawai untuk jabatan tersebut juga dianalisis
berdasarkan sifat pekerjaan yaitu rutin, segera, penting,
dan/atau

rahasia

serta

dilakukan

analisis

terhadap

peralatan/teknologi yang digunakan, maka kebutuhan pegawai


untuk jabatan tersebut adalah 1 atau 2 orang.
Maksudnya apabila peralatan yang tersedia di unit tersebut
lengkap dengan teknologi yang modern maka pegawai yang
dibutuhkan cukup 1 orang.

Penghitungan Kebutuhan Jabatan Struktural

KEBUTUHAN PEJABAT
STRUKTURAL DILAKUKAN
BERDASARKAN JUMLAH
JABATAN STRUKTURAL YANG
TERDAPAT DALAM STRUKTUR
ORGANISASI DAN TATA KERJA
YANG TELAH DITETAPKAN.

Penghitungan Kebutuhan Jabatan Fungsional


Pada Instansi Pusat
Jenis Jabatan

Indeks Kebutuhan Pegawai

1. Tidak memberikan pelayanan langsung


pada masyarakat:
a. Eselon IV atau Eselon V teknis

paling banyak 2 (dua) orang

b. Eselon III teknis terendah

paling banyak 4 (empat) orang

c. Kesekretariatan Eselon IV atau Eselon V paling banyak 3 (tiga) orang


d.Kesekretariatan Eselon III terendah

paling banyak 5 (lima) orang

2. Memberikan pelayanan langsung pada


masyarakat yang bersifat teknis
administratif

paling banyak 5 (lima) orang

3. Jabatan fungsional tertentu

Ditetapkan Instansi Pembina

Kebutuhan jabatan fungsional bagi organisasi yang memiliki


karakteristik pekerjaan yang spesifik ditentukan oleh
Instansi yang bersangkutan.

Penghitungan Kebutuhan Jabatan Fungsional


Pada Instansi Daerah
Jenis Jabatan

Indeks Kebutuhan Pegawai

1. Tidak memberikan pelayanan langsung


pada masyarakat:
a. Eselon IV atau Eselon V teknis

paling banyak 2 (dua) orang

b. Eselon III teknis terendah

paling banyak 5 (lima) orang

c. Kesekretariatan Eselon IV / Eselon V

paling banyak 5 (lima) orang

d.Kesekretariatan Eselon III terendah

paling banyak 7 (tujuh) orang

2. Memberikan pelayanan langsung pada


masyarakat yang bersifat teknis
administratif

paling banyak 7 (tujuh) orang

3. Jabatan fungsional tertentu

Ditetapkan Instansi Pembina

Penghitungan Kebutuhan Guru TK, SD, dan BK


GURU TK

GURU BK

KG = K + 1 KTK

Keterangan :
KG
= Kebutuhan Guru
K
= Jumlah Rombel/Kelas
KTK
= Kepala TK

KG =
150
Keterangan :
KG
= Kebutuhan Guru
S
= Jumlah siswa
150
= Jumlah siswa wajib
dibimbing

GURU SD
KG = K + 1 KS + 1 GA + 1 GP
Keterangan :
KG
K
KS
GA
GP

= Kebutuhan Guru
= Jumlah rombel/kelas
= Kepala Sekolah
= Guru Agama
= Guru Penjaskes

Penghitungan Kebutuhan Guru SLB


1) Tuna Netra (A)
KG = K + 1GOM + 1GA + 1GP + 1GK + 1GBPBI
2) Tuna Rungu (B)
KG = K + 1 GBikom + 1GBPBI + 1 GA + 1GP + GK
3) Tunagrahita Ringan (C), Sedang (C1) dan berat
KG = K + 1 GKMD + 1GA + 1 GP + 1 GK + 1 GBM
4) Tunadaksa Ringan (D) dan Tunadaksa Sedang (D1)
KG = K + 1GKMD + 1GBG + 1GA + 1 GP + 1GK
5) Tunalaras (E)
KG = K + 1GBPS + 1GA + 1 GP + 1GK + 1GKON
6) Tunawicara
KG = K + 1GBKOM + 1GA + 1GP + 1GK + 1GBPBI
7) Tunaganda (G)
KG = K + 1GKMD + 1 GBG + 1GA + 1 GP
8) Autis (M)
KG = K + 1GKMD + 1GA + 1GP + 1GK + 1GKON

Keterangan :
KG
=
Kebutuhan Guru
K
= Jumlah
kelas
GOM
= Guru
Orientasi dan Mobilitas
GA
= Guru
Agama
GP
= Guru
Penjasorkes
GK
= Guru
Ketrampilan
GBPBI
= Guru
Bina Persepsi Bunyi dan Irama
Gbikom
= Guru
Bina Komunikasi
GKMD
= Guru
Kemampuan Merawat Diri
GBM
= Guru
Bina Mental
GKON
= Guru
Konseling (Psikologi)
GBG
= Guru
Bina Gerak

Penghitungan Kebutuhan Guru SMP, SMA, dan SMK

Penghitungan kebutuhan Guru SMP, SMA, dan SMK


dilakukan dengan melihat tabel yang dilampirkan.
Seperti contoh :
Standar Maksimal Kebutuhan Formasi Guru SMP Untuk Semua
Tingkat di Kabupaten/Kota.
Mata Pelajaran : Pendidikan Agama/PPKN/Seni Budaya/Pendidikan
Jasmani, Orkes/Ketrampilan Teknologi dan Komunikasi
NO

JUMLAH ROMBEL/KELAS

FORMASI GURU

1.
2.
3.
4.
5.
Dst.

7 19
20 31
32 43
44 55
56 67
Dst.

1
2
3
4
5
Dst.

Penghitungan Kebutuhan PNS Pada RSUD


NO

JENIS TENAGA

RS
Kelas A

RS Kelas
B (P)

RS Kelas
B (NP)

RS Kelas
C

RS
Kelas D

304

102

36

Dokter Spesialis

Dokter Umum

11

11

11

Dokter Gigi

Keperawatan

1240

464

200

80

16

Kefarmasian

24

12

12

Kesehatan Masyarakat

Gizi

24

12

12

Keterapian Fisik

34

15

15

Keteknisan Medis

52

23

23

348

282

282

87

28

9
10

Non Tenaga Kesehatan :


- Pengadministrasi
ruang rawat inap
- Pramusaji
- Juru masak
- Juru cuci
- Pemulasaraan
jenazah
- Sopir
Jumlah

2038

927

597

207

54

Penghitungan Kebutuhan PNS Pada RSKD

NO

JENIS TENAGA

Dokter Spesialis

RS
RS
RS
Kelas A Kelas B Kelas C

RS
Kelas
D

15

10

Dokter Umum

Dokter Gigi

Keperawatan

72

56

32

20

Kefarmasian

Kesehatan Masyarakat

Gizi

Keterapian Fisik

Keteknisan Medis

Non Tenaga Kesehatan

38

25

15

10

Jumlah

158

118

69

45

10

Penghitungan Kebutuhan PNS Pada PUSKESMAS

No
1
2

Jenis Puskesmas
Perawatan Daerah Strategis
Perawatan Daerah Terpencil

Tenaga
Kesehatan

Tenaga
Non
Kesehatan

Jumlah

28

37

19

27

Perawatan Daerah
3

Kepulauan

29

38

Perkotaan

30

10

40

Pedesaan

18

23

12

17

8*)

Daerah Terpencil/
6

Tertinggal/Perbatasan

Puskesmas Pembantu

Poliklinik Desa

Keterangan: *) 1 Dokter Gigi melayani 3 Puskesmas Pembantu

HASIL PENGHITUNGAN

Data Kelembagaan
Jumlah Persediaan
Pegawai (Bezetting)

Kebutuhan

Lebih/
Kurang
(Pusat,
Daerah,
Guru,
Nakes)