RAPAT

DEFINISI RAPAT :
Rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu atau rapat adalah berkumpulnya
sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan organisasi/kepanitian atau
perusahaan.
FUNGSI RAPAT:
Mengikuti informasi yang berkembang dengan cepat.
JENIS-JENIS RAPAT :
Berdasarkan tujuan
1. Rapat penjelasan
2. Pemecahan masalah
3. Perundingan
Berdasarkan waktu
1. Rapat harian
2. rapat mingguan
3. rapat smester
4. rapat tahunan
Berdasarkan frekuensi:
Rapat rutin dan rapat isedental
Berdasarkan nama
1. Rapat kerja
2. rapat dinas
3. musyawarah kerja

DASAR-DASAR RAPAT
Membuat Rencana Rapat (5W + 1H)
WHY, Mengapa rapat diselenggarakan?
1. Ada masalah yang terjadi
2. Untuk pemecahan masalah/kerjasama/koordinasi antar personal/tim atau bidang
3. Memerlukan keputusan yang cepat
4. Rapat Kuartalan/Bulanan/Mingguan
5. Ingin melibatkan setiap orang
6. Menyampaikan informasi yang tidak kontroversi
WHAT, apa agenda rapat?
1. Menilai butir-butir agenda
2. Menilai permasalahan
3. Menilai tujuan, apakah untuk memberikan informasi?, diskusi?, atau memutuskan?
4. Menilai kepentingan rapat
5. Butir-butir standar
6. Natulen rapat terakhir
7. Permasalahan-permasalahan
8. Tanggal dan waktu berikutnya
9. Urutan
Hal paling penting pertama
Hal kurang penting pertama
Masalah-masalah rutin

MATERI LATIHAN KEPEMIMPINAN KATOLIK (RAHASIA)

WHO, Siapa Peserta rapat?

Si Moderator
Bisa dibilang pemimpin rapat. Bertanggungjawab mengatur jalannya rapat dan menengahi setiap
perdebatan. Biasanya hadir paling awal dan paling tidak suka terlambat.
Pencandu rapat
Jenis ini biasanya sangat berapi-api dalam menyumbangkan ide, namun lembek dalam realisasi.
Sangat suka mengundang orang untuk rapat untuk membahas hal yang penting sampai yang tidak
penting.
Si pembantah
Tidak akan angkat suara untuk menyumbangkan ide. Ia baru akan bicara untuk mematahkan ide
orang lain. Bagi si pembantah, tak ada yang lebih benar daripada pendapatnya sendiri.
Maniak gadget
Hadir di ruang rapat dengan perangkat-perangkat teknologi terbarunya. Bagi mereka, rapat tidaklah
menarik tanpa penggunaan gadget canggih.
Mr/Miss Ring-ring
Jika tak pandai mengatur mana panggilan yang harus diangkat dan mana yang bisa ditangguhkan,
keberadaan Mr/Miss Ring-ring akan sangat menggangu jalannya rapat. Selain suara telepon yang
mengganggu, mereka tak bisa fokus pada rapat itu sendiri.
Si Pelawak
Sedikit humor dan candaan ringan yang mengundang tawa baik untuk meredakan ketegangan rapat.
Yang perlu dihindari, lawakan yang mendominasi rapat, karena akan mengulur waktu dan
membuyarkan konsentrasi.
Si Apatis
Cenderung tidak peduli dengan apa yang terjadi dalam rapat. Keberadaan mereka pun sering tak
disadari dalam rapat. Mereka yang apatis biasanya tidak memahami benar apa hasil rapat dan
berpotensi membuat membuat kesalahan dalam menjalankan hasil rapat.
WHERE, dimana tempat rapat?
Dengan mengubah tempat pertemuan, secara psikologis kita memindahkan kaitan antara ruangan
dan perilaku
Bila kita tidak dapat merubah lokasi pertemuan, ubah penampilan dan lay out ruangan
Ubah juga cara dan metode rapat
WHEN, Kapan rapat diselenggarakan?
Undangan rapat harus sudah terkirim kepada peserta rapat minimal 5 hari kerja sebelum hari H
Undangan rapat harus terurai agenda/materi/daftar/menu rapat dengan jumlah waktu rapat yang
juga ditetapkan sesuai bobot materi rapat.
Mendisiplinkan peserta rapat untuk datang tepat waktu
Rapat dimulai tepat waktu
HOW, bagaimana rapat akan diselenggarakan?
Informasi untuk dibagi; sebisa mungkin, berikan sebelum rapat, buat lay outnya seperti mading
sehingga orang yang datang dapat membacanya sebelum rapat dimulai
Minta tim untuk membuat update bulanannya dengan format yang lebih menarik
Minta peserta untuk memetakan pikiran (mind map) selama rapat berjalan.
Buat presentasi yang diperlukan di rapat.

MATERI LATIHAN KEPEMIMPINAN KATOLIK (RAHASIA)

KOMPONEN-KOMPONEN DALAM PENYELENGGARAAN RAPAT :

1. Pemimpin rapat
2. Anggota rapat
3. Notulis (Pembuat Notulen rapat)
4. Tujuan rapat
5. Agenda rapat yang jelas
6. Tata tertib rapat
7. Sarana dan prasarana rapat (tempat, waktu, dan undangan rapat)
8. Dan lainnya.

CIRI-CIRI RAPAT YANG BAIK:

Tujuan rapat diketahui dan dipahami oleh semua peserta rapat
Agenda disusun untuk mencapai tujuan rapat
Rapat diikuti oleh orang-orang yang berkompeten, baik sebagai kontributor maupun penerima
informasi dari rapat
Rapat berlangsung sesuai waktu yang ditetapkan, sesuai agenda, dan memenuhi tujuan tanpa waktu
dan tindakan yang sia-sia
Alat bantu visual dengan gambar yang jelas dan tajam digunakan pada saat yang memungkinkan
Peserta rapat memahami peran masing-masing, hadir dengan persiapan yang direncanakan, dan
memberikan kontribusi
Pimpinan rapat membuat ringkasan materi rapat yang telah dibahas secara tuntas
KRITERIA PIMPINAN RAPAT YANG BAIK :
Mengetahui apa dan siapa yang hadir
Menggunakan bahasa yang mudah dipahami
Mengetahui dengan tepat yang perlu diutarakan dan hasil dari rapat sebelumnya
Berbicara dengan suara yang jelas, dapat didengar oleh setiap peserta rapat
Mengikuti agenda rapat langkah demi langkah
Menjaga arah rapat agar tidak menyimpang dari tujuan
PERENCANAAN RAPAT :
Menentukan tujuan rapat
Sebelum rapat diselenggarakan, perlu ditetapkan bahwa rapat merupakan cara terbaik untuk
mencapai tujuan
Memilih peserta rapat
Peserta rapat terdiri atas orang-orang yang dipandang penting dan merupakan kunci bagi pembahasan
pokok pembicaraan rapat
Menyusun agenda rapat
Siapkan daftar materi yang akan dibahas dalam rapat
PERSIAPAN RAPAT
Persiapan rapat merupakan 90% dari keberhasilan rapat, dan kesiapan rapat sepenuhnya menjadi
tanggungjawab penyelenggara yang mengundang rapat.
Pra-persiapan rapat
Publikasi rapat
Surat undangan
Konfirmasi rapat
Penjadwalan agenda rapat (dilampirkan dalam undangan rapat)
Susunan acara rapat
Tata tertib rapat
Materi dan draft rapat
MATERI LATIHAN KEPEMIMPINAN KATOLIK (RAHASIA)

TEKNIK MEMIMPIN RAPAT :

Mengajukan pertanyaan
Pertanyaan umum
Pertanyaan langsung
Pertanyaan tidak langsung/dioperkan
Pertanyaan terbuka (5W+1H)
Pertanyaan mengembalikan
Pertanyaan faktual
Pertanyaan retoris (tidak memerlukan jawaban)
Pertanyaan penghargaan
Leading question (sudah ada jawaban dalam pertanyaan)
Memberdayakan dan menguatkan pertanyaan peserta rapat yang sesuai dengan tujuan rapat
Menyampaikan pertanyaan peserta yang ditujukan kepada peserta yang lain melalui pimpinan rapat
Mengabaikan pertanyaan yang tidak relevan dengan tujuan rapat
Menyatakan kembali butir-butir agenda ketika diskusi menyimpang dari tujuan yang telah
ditetapkan. Bersikap tegas tegas terhadap peserta yang mendominasi diskusi.
Menggunakan contoh yang relevan dengan hati-hati untuk memberikan dorongan kepada kelompok
agar berpikir pada satu alur pemikiran yang sama
Mengajukan pertanyaan
Membuka rapat
Menutup rapat

MATERI LATIHAN KEPEMIMPINAN KATOLIK (RAHASIA)