Anda di halaman 1dari 126

STANDAR

OPERASI DAN
PROSEDUR
PENGELOLAAN
SPBU
PERTAMINA
Edisi I - 2004

SE RVI CE CE N T E R SA FE T Y

SERVICE CENTER
SAFETY

Keselamatan tidak dapat terjadi begitu saja. Keselarnatan konsumen


dan Anda sendiri adalah bagian yang paling penting dari pelayanan
pelanggan. Selalu perhatikan gejala-gejala bahaya. Bila Anda melihatnya
langsung tangani atau laporkan kepada manajer SPBU. Ikuti tips-tips
pada halaman berikut untuk menjamin keselamatan konsumen Anda,
pekerja Anda, dan Anda sendiri. Juga ikuti panduan mengenai keselamatan
yang dapat Anda temukan pada bagian lain dari manual ini.

Pencegahan Kebakaran
1.

2.
3.
4.
5.

PT PERTAMINA (PERSERO)

PERINGATAN ! Siapapun dilarang merokok didalam area SPBU.


Apabila Anda merokok, merokoklah hanya pada area yang diijinkan
pada SPBU. Area merokok berada jauh dari pompa BBM dan tidak
terlihat oleh pelanggan. Secara sopan minta konsumen Anda yang
merokok untuk merokok di luar SPBU.
Penggunaan api secara terbuka seperu korek api dan obor juga
dilarang.
Ketidakpatuhan pada petunjuk keselamatan ini akan berakibat pada
pengenaan tindakan disiplin termasuk pemecatan.
Ketahuilah Ietak pemadam api dan kotak P3K serta ketahui pulalah
cara penggunaannya.
Tinjaulah informasi mengenai prosedur pencegahan kebakaran.

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

ii

Tips-Tips Keselamatan
lkuti tips-tips keselamatan berikut ini apabila Anda bekerja pada
SPBU Anda :
1. Berikan perintah secara jelas dan dengarkan respon-respon yang
timbul.
2. Pandu kendaraan secara hati-hati menuju pompa yang tepat, dengan
berdiri pada sisi jalan dan gunakan kedua belah tangan untuk
memberikan petunjuk yang jelas.
3. Hati-hati terhadap Iubang pada jalan. Perhatikan konsumen apabila
mereka keluar dari kendaraannya dan pandulah mereka ke ruang
tunggu bila mereka meninggalkan kendaraanya.
4. Ada kemungkinan jalan licin jadi berjalanlah secara hati-hati dan
bersihkan tumpahan minyak sesegera mingkin.
5. Jangan mengisi BBM untuk kendaraan apabila mesin kendaraan
dalam keadaan menyala.
6. Jangan berdiri pada jalur kendaraan pada saat kendaraan memasuki
dan meninggalkan SPBU.
7. Jangan berdiri pada kursi, drum oli, kardus dan lain-lain. Gunakan
selalu tangga.
8. Jangan menggunakan perhiasan.
9. Berhati-hatilah dalam menangani produk-produk kimiawi pada SPBU.
10. Ketahuilah dimana daftar Nomor Telpon Penting dan Nomor Telepon
Darurat diletakkan.
11. Bacalah rencana komunikasi keadaan bahaya dan diskusikan dengan
manajer SPBU.
12. Kajilah material MSDS dan diskusikan dengan manajer SPBU.
Ketahuilah bagaimana membaca dan mengartikan informasi
pertolongan pertama.

PT PERTAMINA (PERSERO)

KESELAMATAN,
KESEHATAN KERJA
DAN LINDUNGAN
LINGKUNGAN (K3LL)
1 Tanggung Jawab
Tanggung jawab secara keseluruhan atas pelaksanaan dari kebijakan
PT PERTAMINA (PERSERO) berada pada pengusaha SPBU termasuk
aspek keselamatan, kesehatan kerja dan lindungan lingkungan (K3LL)
di SPBU. Berdasarkan tanggung jawab tersebut, setiap pengusaha
SPBU harus :
a. Memahami standar dan kebijakan keselamatan, kesehatan kerja
dan lindungan lingkungan PT PERTAMINA (PERSERO).
b. Memastikan setiap karyawan SPBU telah terlatih dan memahami
prosedur kerja dengan baik.
c. Memastikan bahwa seluruh peraturan keselamatan dipahami oleh
seluruh karyawan SPBU.
d. Memastikan seluruh tanda-tanda peringatan dan rambu-rambu yang
diperlukan di lingkungan SPBU dalam keadaan baik dan dapat
terlihat dengan jelas.
e. Menyediakan dan memastikan bahwa seluruh peralatan pemadam
kebakaran dan lindungan lingkungan dalam keadaan siap pakai.
f. Bertanggung jawab bila terjadi kecelakaan di SPBU untuk memastikan
bahwa penyebab dan kondisi yang muncul dari masing-masing
kecelakaan, kejadian atau bencana telah dinvestigasi dan dilakukan
tindakan yang tepat agar tidak terulangi kembali.
g. Membuat catatan di safety log book sesegera mungkin setelah
kecelakaan.
h. Memastikan bahwa seluruh kerusakan yang terjadi telah dilaporkan.
i. Memastikan bahwa apa-apa yang menjadi tanggung jawabnya telah
didelegasikan kepada karyawan yang paling senior selama dia
tidak berada di SPBU.

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

BAB 1

Karyawan SPBU juga mempunyai tanggung jawab, yaitu harus :


a. Memperhatikan dan mematuhi segala peraturan dan kebijakan
PT PERTAMINA (PERSERO) tentang K3LL.
b. Mengikuti seluruh instruksi tentang K3LL yang diberikan oleh
Pengusaha SPBU.
c. Melaporkan seluruh kecelakaan, kejadian, sumber-sumber potensial
bahaya dan kerusakan peralatan pada SPBU kepada
Pengusaha SPBU.

PT PERTAMINA (PERSERO)

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

2 Ketentuan-ketentuan K3LL

2.1

Keselamatan Kerja

2.1.1 Ketentuan Umum


Area SPBU merupakan daerah berbahaya sehingga diberlakukan
ketentuan-ketentuan khusus untuk mencegah kecelakaan, kebakaran
dan pencemaran.
Dalam area SPBU tidak diperkenankan mengadakan kegiatan selain
yang berkaitan dengan penyaluran BBM dan usaha penunjangnya
kecuali dengan ijin PT PERTAMINA (PERSERO).
Kebersihan areal SPBU harus selalu terpelihara dan terjaga.
2.1.2 Penerimaan dan Pembongkaran BBM
Mobil tangki pengangkutan BBM harus diparkir pada tempat yang
telah ditentukan Posisi mobil tangki diupayakan tidak mengganggu
kegiatan di SPBU dan harus dapat dengan mudah dikeluarkan dari
lokasi SPBU pada saat keadaan darurat.
Sebelum pembongkaran BBM, pengemudi harus melapor kepada
pengawas SPBU setempat.
Slang pembongkaran harus dilengkapi dengan quick coupling baik
di fill pot maupun di mobil tangki.
Sebelum pembongkaran BBM arde harus dipasang pada
grounding rod.
Alat Pemadam kebakaran harus diturunkan dan ditempatkan dekat
kendaraan/ujung dombak.
Selama pengisian berlangsung harus dipasang rambu-rambu
peringatan AWAS, SEDANG BONGKAR BBM.
Selama pembongkaran pengemudi dan kenek harus siap ditempat,
mesin kendaraan harus dimatikan dan rem parkir dipasang.
Disekitar lokasi tidak boleh terdapat sumber atau kegiatan yang
dapat menimbulkan panas/api. Jika terdapat kondisi berbahaya,
pembongkaran harus segera dihentikan dan mobil tangki serta
kendaraan lainnya harus segera disingkirkan dari lokasi.
Setelah selesai pembongkaran, kerangan dari pipa discharge mobil
tangki harus ditutup. Slang bongkar dilepaskan mulai dari mobil
tangki menuju tangki timbun untuk menghindari tumpahan.
Pada saat pembongkaran BBM, unit dispenser yang bersangkutan
tidak boleh melayani pengisian BBM.

PT PERTAMINA (PERSERO)

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

2.1.3 Pengisian BBM ke Kendaraan Konsumen


Mesin kendaraan harus dimatikan pada saat pengisian BBM.
Dilarang mengisi BBM selain ke dalam tangki kendaraan, seperti
ke drum atau jerigen kecuali yang memenuhi persyaratan K3LL.
Nozzle dispenser harus dalam keadaan baik dan berfungsi otomatis
pada saat pengisian.
Dilarang merokok dan mengaktifkan Hand Phone (telepon genggam)
pada saat pengisian BBM.
Antrian kendaraan konsumen yang akan mengisi BBM harus diatur
dengan baik.
Apabila kendaraan konsumen mogok sewaktu mengisi BBM agar
didorong keluar dari area SPBU.
Untuk pengisian sepeda motor, mesin harus dimatikan dan
pengemudi harus turun dari kendaraan sebelum pengisian dimulai.
Tangki sepeda motor harus diisi dengan perlahan untuk menghindari
tumpahan.
2.1.4 Kegiatan Pemeliharaan
Semua pekerjaan pemeliharaan yang dapat menimbulkan bahaya
seperti pengelasan, tank cleaning dan perbaikan lainnya harus
dilakukan dengan cara yang aman dibawah pengawasan
PT PERTAMINA (PERSERO) atau petugas yang kompeten.
Dilarang memperbaiki kendaraan di dalam area SPBU.
Pengusaha SPBU harus memastikan bahwa kontraktor pihak ketiga
yang dipekerjakan di SPBU baik untuk pengerjaan perawatan ataupun
hal lain disyaratkan untuk memahami standar dan prosedur K3LL.
2.1.5 Kebersihan dan Kerapihan
Kebersihan di area SPBU harus selalu terjaga dan bebas dari
sampah dan tumpahan minyak.
Saluran air harus dalam keadaan bersih dan lancar.
Di area SPBU ditempatkan bak sampah yang mencukupi.
Ruang peraga, kantor, toilet harus selalu dalam keadaan bersih
dan baik.

2.2

Pencegahan Kebakaran

2.2.1 Ketentuan Umum


Dilarang merokok, mengaktifkan hand phone (telepon genggam),
membuat api terbuka atau pekerjaan yang menimbulkan bunga api
di area SPBU
Area SPBU harus aman dari sumber api dengan cara pengaturan
jarak aman (safety distance) atau tembok pembatas.

PT PERTAMINA (PERSERO)

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

Semua perlengkapan listrik yang akan dipasang di SPBU harus


disesuaikan dengan standard code yang umum dipakai (IP Electircal
Safety Code) dan P.U.I.L. 1990.
Karyawan SPBU harus memastikan bahwa tidak terdapat akumulasi
uap BBM yang dalam kondisi tertentu dapat terbakar atau meledak.

2.2.2 Peralatan Pemadam Kebakaran


Di area SPBU harus selalu tersedia alat pemadam kebakaran dalam
jumlah yang cukup menurut ketentuan PT PERTAMINA (PERSERO)
dan selalu dalam keadaan siap pakai.
Alat pemadam harus ditempatkan pada lokasi yang telah ditentukan
dan tidak dibenarkan dipindahkan tanpa ijin petugas setempat.
Alat pemadam harus diperiksa setiap 6 bulan sekali oleh
petugas/perusahaan yang berwenang meliputi : kondisi fisik tabung,
kondisi slang dan nozzle, kondisi tepung dan tekanan gas. Hasil
dan tanggal pemeriksaan harus dicantumkan pada tabung pemadam.
Setiap karyawan SPBU harus memahami dan terlatih menggunakan
alat pemadam kebakaran yang tersedia di SPBU. Tata cara
pengoperasian alat pemadam dapat dilihat pada Lampiran 1.

2.3

Lindungan Lingkungan

2.3.1 Ketentuan Umum


Dilarang membuang limbah minyak dan bahan berbahaya lainnya
secara langsung ke lingkungan sekitar SPBU.
Saluran air harus dilengkapi dengan oil catcher sebelum menuju
ke perairan umum.
Semua tumpahan/ceceran minyak harus segera dibersihkan dengan
bahan penyerap (absorbent) seperti pasir dan sorbent.
Bekas kotoran minyak harus dibuang ke tempat yang aman sesuai
ketentuan PT PERTAMINA (PERSERO).
Limbah pelumas bekas harus dikumpulkan dan ditampung dalam
suatu tempat untuk diserahkan pengelolaannya kepada perusahaan
pengumpul dan pengolah pelumas bekas yang telah mendapat ijin
dari pemerintah.
2.3.2 Sumur Pantau
Sumur pantau harus diperiksa setiap hari secara visual. Pemeriksaan
kadar minyak pada sumur pantau secara laboratorium dilakukan
secara berkala sesuai dokumen UKL dan UPL.
Laporan pemeriksaan sumur pantau harus disampaikan secara
berkala ke PT PERTAMINA (PERSERO) seusai Lampiran 2.

PT PERTAMINA (PERSERO)

2.4

PT PERTAMINA (PERSERO)

Pelatihan K3LL

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

2.3.2 Kesehatan Kerja


Hindari kontak yang lama dan berulang-ulang antara BBM dengan
kulit. Ganti segera pakaian yang terkontaminasi dengan minyak
dan cuci tubuh dengan sabun dan air.
Tertelan BBM dapat menimbulkan kecelakaan yang fatal.
Jangan coba untuk memuntahkannya tapi harus segera langsung
di bawa kerumah sakit.
Hindari menghirup uap BBM secara berlebihan. Uap BBM bersifat
anesthesis dan jika terhirup dapat menyebabkan mengantuk yang
berakibat timbulnya resiko kecelakaan.

Semua karyawan/operator SPBU harus mengikuti latihan


pemadam kebakaran sebelum SPBU dioperasikan yang diadakan
oleh PT PERTAMINA (PERSERO).
Latihan pemadaman kebakaran bagi operator SPBU harus dilakukan
setiap 6 bulan.

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

3 Peralatan dan Fasilitas K3LL

Peralatan yang digunakan dalam rangka menjaga kondisi kesehatan,


keselamatan, dan lingkungan kerja di SPBU adalah :

3.1

Alat Pemadam Kebakaran, merek dan jenis yang telah


digunakan telah seusai dengan vendor list PT PERTAMINA
(PERSERO), yaitu jenis :
Dry Chemical powder tipe cartridge kapasitas 9 kg minimal
1 unit di setiap tiang kanopi, kios/kantor, dan gudang.
Dua unit racun api beroda tipe dry chemical powder kapasitas
70 kg yang ditempatkan di dekat tangki timbun dan tempat
pembongkaran. (catatan : jumlah racun api beroda tergantung
luas dan sarana di SPBU).
Alat pemadam jenis CO2 untuk ruang genset atau ruang listrik
Posisi penempatan alat pemadam kebakaran harus ditentukan
sejak awal SPBU beroperasi dan dilarang untuk dipindahkan
oleh siapapun tanpa izin dari pengusaha SPBU.

3.2 Tanda dan Rambu Peringatan :


Tanda-tanda peringatan dan rambu-rambu yang harus ada di SPBU
adalah (lihat lampiran 1) :
Petunjuk tata cara pembongkaran BBM
Tanda dilarang merokok
Tanda harus mematikan mesin kendaraan saat pengisian BBM
Tanda dilarang menyalakan hand phone/telepon genggam
Tanda dilarang menggunakan kamera di area SPBU
Rambu peringatan sedang dalam proses pembongkaran BBM
Tanda dilarang untuk memasuki area tertentu di SPBU
Tanda dilarang berjualan di area SPBU
Tanda dilarang mengisikan BBM ke dalam drum/jerigen
Rambu-rambu petunjuk arah lalu lintas di SPBU

PT PERTAMINA (PERSERO)

3.3 Grounding System :

Grounding system dibuat untuk menghindari terjadinya bahaya


kebakaran akibat sambaran petir dan aliran listrik statis.
Hal ini diterapkan pada tangki timbun, dispenser, generator,
dan sistem.
Semua grounding system tersebut harus di periksa setahun
sekali. Besar tahanan grounding maksimum yang dipersyaratkan
adalah maksimal 7 ohm untuk sarana peralatan non listrik dan
maksimal 4 ohm untuk sarana peralatan listrik, kecuali
ditentukan lain sesuai spesifikasi peralatan.

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

Tanda dan rambu peringatan tersebut harus :


Dibuat dengan gambar atau tulisan yang jelas dan mudah
dimengerti oleh setiap orang yang berada di lingkungan SPBU.
Berukuran cukup besar sehingga dapat dilihat dan dibaca
dengan jelas dalam jarak minimal 10 (sepuluh) meter.
Dipasang pada ketinggian yang sesuai (eye level).

3.4 Sumur Pantau :


SPBU harus dilengkapi dengan sumur pantau untuk mendeteksi
adanya kebocoran dari tangki timbun atau sistem pemasangan pipa.
Penempatan sumur pantau dibedakan menurut konstruksi tangki
timbun (under ground tank) yang berupa :
a. Sistem penanaman tangki timbun TANPA MENGGUNAKAN
LAPISAN PLASTIK TAHAN MINYAK
Jarak maksimum adalah 1 (satu) meter di bagian luar dinding
tangki timbun.
Kedalaman sumur pantau minimal 0,6 meter di bawah plat
dasar tangki timbun.
b. Sistem penanaman tangki timbun dengan MENGGUNAKAN
LAPISAN PLASTIK TAHAN MINYAK
Ditempatkan pada bagian dalam areal penanaman tangki
timbun yang dilapis plastik tahan minyak.
Jumlah sumur pantau disesuaikan dengan konstruksi tanki timbun
(under ground tank), yaitu :
Sistem penanaman tangki timbun dengan lapisan plastik tahan
minyak : menggunakan minimal 1 (satu) buah sumur pantau.
Sistem penanaman tangki timbun tanpa lapisan plastik tahan
minyak.

PT PERTAMINA (PERSERO)

Jumlah
tangki timbun

Jumlah
sumur pantau

Keterangan

2 buah

1 2 buah

Tergantung pada penempatan


dan jarak tangki timbun

3 buah

2 3 buah

Tergantung pada penempatan


dan jarak tangki timbun

4 buah

3 4 buah

Tergantung pada penempatan


dan jarak tangki timbun

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

Konstruksi sumur pantau harus disesuaikan dengan peralatan yang


dipergunakan untuk pemantauan yaitu :
Bahan

: Pipa PVC 4"


Panjang pipa PVC disesuaikan dengan diameter tangki
timbun 0,6

Kelengkapan

: Tutup + Kunci Manhole


Coupling PVC 4"
Cap. PVC 4"
Saringan dari bahan tile
Tutup plat baja

Alat Pemantau

: Sample Can untuk menimba cairan dari dalam


sumur pantau
Tongkat ukuran (deep stick) yang bagian ujungnya
dioleskan pasta minyak (gasoline gauging paste)

3.5 Oil Catcher :

Saluran air pada SPBU harus dilengkapi dengan oil catcher


untuk memisahkan tumpahan minyak yang masuk ke dalam
saluran air.
Oil catcher harus terdiri dari sekat/kompartemen untuk
memisahkan minyak secara bertahap.
Jumlah oil catcher tergantung pada luas areal SPBU.

3.6 Perlengkapan P3K :


SPBU harus dilengkapi dengan fasilitas P3K dengan jumlah yang
memadai.

3.7 Pita/Rantai Pembatas Dilarang Masuk :


Dipakai sebagai pembatas area pada saat proses penerimaan/
pembongkaran BBM.

3.8 Perlengkapan Keselamatan Pekerja :


Pekerja SPBU harus dilengkapi dengan pakaian kerja standar dan
sepatu keselamatan (safety shoes) .

PT PERTAMINA (PERSERO)

4.1

Prosedur Pemadaman Kebakaran/Ledakan

4.1.1 Kebakaran Kecil


Karyawan atau petugas yang mengetahui terlebih dahulu segera
memadamkan api dengan menggunakan alat pemadam portable
yang terdekat (dilarang menggunakan media air).
Beritahukan yang lain dengan berteriak "KEBAKARAN".
Upayakan agar tidak timbul kepanikan pada konsumen atau petugas
yang berada di sekitar SPBU.
Apabila kebakaran berhasil dipadamkan, buat laporan kejadian di
safety log book (Lampiran 4) dan amankan lokasi kejadian untuk
kepentingan penyelidikan.

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

4 Penanggulangan Kebakaran dan


Pencemaran

4.1.2 Kebakaran Besar


Apabila kebakaran kecil tidak dapat dipadamkan dengan cepat atau
pada saat pertama diketahui api sudah membesar, maka :
Matikan seluruh aliran listrik dan hentikan seluruh kegiatan SPBU.
Bila kebakaran menimpa mobil konsumen, segera pindahkan ke
tempat yang aman, jauh dari tangki pendam.
Bila kebakaran terjadi pada saat pembongkaran BBM dari mobil
tangki, segera hentikan pembongkaran, tutup kerangan, lepaskan
slang bongkar, dan evakuasi mobil tangki ke tempat yang aman
bila memungkinkan.
Atur dan arahkan orang-orang dan kendaraan bermotor yang ada
di SPBU untuk keluar dari SPBU.
Blokir lokasi SPBU sehingga semua kendaraan dan orang yang
tidak bekepentingan tidak masuk ke SPBU.
Telepon Petugas Pemadam Kebakaran dan Polisi, serta
PT PERTAMINA (PERSERO) terdekat.
Laporkan kepada pengusaha SPBU dan PT PERTAMINA (PERSERO)
terdekat (K3LL dan WP).
Apabila pemadaman telah selesai, buat laporan kejadian di safety
log book dan amankan lokasi kejadian untuk kepentingan
penyelidikan.

PT PERTAMINA (PERSERO)

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

10

4.1.3 Kebakaran di Sekitar SPBU


Bila terjadi kebakaran di sekitar SPBU yang dipandang membahayakan
keamanan SPBU, maka lakukan tindakan-tindakan sebagai berikut :
a. KEBAKARAN DALAM RADIUS 25 METER
Tingkatkan kewaspadaan.
Laporkan ke PERTAMINA.
Stop lossing /bongkar mobil tangki.
Bila perlu hentikan semua kegiatan, evakusi kendaraan, tutup
dombak tangki serta lobang pernafasan tangki pendam dengan
karung basah.
Siapkan pemadam/racun api yang tersedia.
b. KEBAKARAN DALAM RADIUS 25 S/D 50 METER
Lakukan pemantauan.
Bila kebakaran dipandang membahayakan SPBU lakukan langkah-langkah
seperti point a diatas.

PT PERTAMINA (PERSERO)

Karyawan SPBU

Pengusaha SPBU

Start

Beritahukan orang
lain bahwa ada
kebakaran

Padamkan api
menggunakan
APAR yang tersedia
(Dry chemical
powder)

Yes

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

Flow chart pemadaman kebakaran/ledakan

No

Matikan seluruh
pompa

Stop aliran listrik

Evakuasi orangorang dan


kendaraan keluar
dari SPBU
Telepon petugas
pemadam
kebakaran dan polisi

Laporkan kepada
pengusaha SPBU

Laporkan kepada
K3LL/WP Pertamina

Catat kejadian di
safety log book

Finish

PT PERTAMINA (PERSERO)

11

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

12

4.2

Prosedur Penanganan Tumpahan/Ceceran BBM

Apabila terjadi tumpahan/ceceran BBM, petugas SPBU harus melakukan


prosedur berikut, yaitu :
Stop sumber tumpahan.
Upayakan untuk melokalisir tumpahan dengan pasir, tanah atau
sejenisnya untuk menghindari aliran minyak menuju ke jalan umum,
bangunan atau saluran drainase dan tidak menyebar diarea SPBU.
Tampung tumpahan BBM.
Jika sumber tumpahan tidak dapat dihentikan dengan cepat atau tumpahan
terjadi dalam jumlah yang besar atau tidak dapat ditampung, maka :
Stop aliran listrik dan seluruh kegiatan di SPBU.
Beritahukan petugas yang lain.
Bila perlu, tutup semua kerangan atau pintu oil catcher untuk
menghindari lolosnya tumpahan ke perairan/saluran air umum.
Amankan lokasi tumpahan dari sumber api (minimal 50 m).
Siapkan racun api pada posisi tertentu sesuai arah angin.
Hubungi PT PERTAMINA (PERSERO) dan petugas PMK terdekat.
Jika perlu hubungi petugas kepolisian untuk mengatur lalu lintas
disekitar lokasi.
Cegah kendaraan memasuki SPBU. Kendaraan yang berada dilokasi
SPBU dilarang menghidupkan mesin disekitar tumpahan.
Ingatkan konsumen dan masyarakat sekitar lokasi terhadap bahaya
yang mungkin timbul.
Lakukan penanggulangan tumpahan dengan aman dan menggunakan
alat-alat yang tidak menimbulkan api.
Buat catatan kejadian di safety log book (terlampir).

PT PERTAMINA (PERSERO)

Karyawan SPBU

Pengusaha SPBU

Start

Stop sumber
kebocoran dan
cegah cairan BBM
tidak menyebar

Yes

No

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

Flow chart kebocoran BBM

Stop aliran listrik

Amankan segala
sumber api jauh
dari kebocoran
(minimal 50 m)

Cegah kendaraan
untuk datang ke
SPBU
Bersihkan cairan
BBM yang
menggenang

Laporkan kepada
pengusaha SPBU

Laporkan kepada
K3LL/WP Pertamina

Catat kejadian di
safety log book

Finish

PT PERTAMINA (PERSERO)

13

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

4.3

Prosedur Penanganan Kecelakaan Fatal

Apabila terjadi kecelakaan fatal, petugas SPBU harus melakukan prosedur


berikut, yaitu :
Lakukan Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan (P3K) untuk korban.
Telepon ambulans/rumah sakit terdekat..
Stop operasi dari SPBU apabila diperlukan.
Laporkan kepada pengusaha SPBU, K3LL dan WP PT PERTAMINA
(PERSERO).

Flow chart kecelakaan fatal


Karyawan SPBU

Pengusaha SPBU

Start

Stop aliran listrik

Amankan segala
sumber api jauh
dari kebocoran
(minimal 50 m)

Stop sumber
kebocoran dan
cegah cairan BBM
tidak menyebar

Yes

No

Cegah kendaraan
untuk datang ke
SPBU

Bersihkan cairan
BBM yang
menggenang

Laporkan kepada
K3LL/WP Pertamina

Catat kejadian di
safety log book

Finish

14

PT PERTAMINA (PERSERO)

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

5 Pengawasan, Pemantauan dan


Pelaporan

Pemantauan aspek Lindungan Lingkungan berupa : pemantauan


air tanah/sumur pantau, pemantauan air permukaan, kualitas udara
dilakukan mengacu sesuai dokumen UKL dan UPL yang telah
disetujui oleh instansi yang berwenang.
Pemeriksaan kandungan minyak pada sumur pantau dilakukan
setiap hari secara visual dan dilakukan analisa laboratorium setiap
bulan, serta hasilnya dilaporkan menggunakan Formulir terlampir.
Pemeriksaan kondisi alat pemadam kebakaran dilakukan setiap
6 bulan oleh petugas yang berwenang.
Pengukuran grounding dilakukan setiap tahun oleh petugas yang
berwenang.
Hasil pemantauan, pengukuran dan pemeriksaan aspek K3LL
dilaporkan kepada PT PERTAMINA (PERSERO).
Setiap terjadi kecelakaan atau kebakaran yang terjadi di SPBU
harus dilaporkan kepada K3LL/WP PT PERTAMINA (PERSERO)
dengan cara :
Lisan atau melalui telpon segera setelah kejadian.
Dengan laporan tertulis selambat-lambatnya 2 x 24 jam setelah
kejadian.
Laporan dibuat rangkap sesuai dengan tembusan menurut
kebutuhan atau petunjuk UPMS setempat dan ditandatangani oleh
pimpinan SPBU.
Copy laporan disimpan dengan baik di SPBU dan dapat ditunjukkan
bila diperlukan.

PT PERTAMINA (PERSERO)

15

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

16

Lampiran :

Lampiran
Lampiran
Lampiran
Lampiran

1
2
3
4

Rambu dan Tanda Peringatan


Tata Cara Pengoperasian Alat Pemadam
Form Pemeriksaan Laporan Sumur Pantau
Form Safety Log Book

PT PERTAMINA (PERSERO)

Rambu dan Tanda Peringatan

DILARANG MEROKOK

DILARANG MENGAKTIFKAN
HAND PHONE

DILARANG MEMOTRET

DILARANG
MENYALAKAN API

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

Lampiran 1

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

PERHATIAN

MATIKAN MESIN KENDARAAN ANDA


SAAT PENGISIAN BBM

PERHATIAN

DILARANG MASUK KE AREA INI


KECUALI PETUGAS

PERHATIAN

DILARANG MASUK KE AREA INI


SEDANG PROSES PEMBONGKARAN BBM

PERHATIAN
DILARANG MENGISIKAN BBM
KE DALAM DRUM / JERIGEN

PERHATIAN
DILARANG BERJUALAN
DI AREA SPBU

Tata cara pengoperasian


alat pemadam Kap. 20 Lbs (9 Kg)
1.
2.
3.
4.
5.
6.

7.

8.

Turunkan alat pemadam dari tempatnya.


Lepaskan selang dari jepitan.
Pegang horn nozzle dengan tangan kiri sedangkan tangan kanan menekan pelatuk/pemecah
cartridge dengan posisi badan/muka menyamping dari fill cap racun api.
Lakukan pengetesan di tempat yang aman terlebih dahulu sebelum maju ke sasaran api dengan
posisi nozzle ke atas.
Bila alat tersebut baik majulah mendekati api dari arah angin datang (diatas angin) dengan
memegang nozzle sudut 45.
Padamkan api dengan mengarahkan semburan tepung/serbuk kimia kira-kira 2 meter dari muka
sudut tepi api. Majulah perlahan sambil mengibaskan ke kiri dan ke kanan sedemikian rupa sehingga
semburan tepung melewati tepian api/batas bagian yang terbakar tertutup dengan sempurna.
Perhatikan dengan seksama apakah api benar-benar telah padam. Bila telah padam, mundurlah
beberapa langkah dan jangan langsung membelakangi api karena kemungkinan api menyala
kembal (flash back) dan akan membahayakan bagi pemakainya.
Bila terjadi kebakaran besar dan api tidak dapat dipadamkan dengan APAR, segera hubungi
petugas PMK terdekat.

(a)

(b)

(c)

(d)

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

Lampiran 2

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

Tata cara pengoperasian


alat pemadam beroda Kap. 150 Lbs (70 Kg)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Tarik Alat Pemadam ke lokasi kebakaran sampai jarak aman ( 5 meter).


Tarik slang dan pegang ujung nozzle.
Tarik kunci pengaman dan tekan tuas kunci untuk menusuk seal.
Tes alat pemadam dengan membuka nozzle, arahkan ke atas/tempat yang aman. Bila tepung
keluar tutup kembali.
Arahkan slang/nozzle ke api dan kibas-kibaskan sehingga semburan tepung merata menutupi
kebakaran.
Bila api mati, mundur perlahan-lahan, jangan membalik karena api mungkin menyala kembali.
Bila api tidak mati, mundur perlahan menjauhi api dan minta bantuan.

150 TO 300 LB WHEELED UNIT-CONSTRUCTION OPERATION


(b) N2 CYLINDER
VALVE

HANDLE

COVER

(f) NOZZLE

(b) N2 CYLINDER
VALVE

(g) OPERATING
VALVE

(a) N2 CYLINDER

HANDLE

RUPTURE DISK
ASSEMBLY
(g) OPERATING
VALVE

N2
PRESSURE
LINE

(a) N2 CYLINDER

(f) NOZZLE
(e) HOSE
DRY CHEMICAL
STORAGE BOTTLE
(c) GAS TUBE

(e) HOSE

(b) N2 CYLINDER VALVE


(a) N2 CYLINDER

(e) HOSE

(f) NOZZLE
(g) OPERATING VALVE

PEMERIKSAAN
LAPORAN SUMUR PANTAU
(MONITORING WELL)
No

Tanggal

Sumur pantau
II
III

IV

SPBU No. ................................


Bulan :
Hasil Pantauan

Keterangan

................., ........................2003
Mengetahui,
Kepala / Pengawas SPBU

Petugas Pemantau

( ....................................... )

( .............................................. )

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

Lampiran 3

Form safety log book


LAPORAN
KECELAKAAN DAN KEBAKARAN
SPBU
1

Tanggal

No. SPBU

Lokasi

Pemilik

Kejadian

Kecelakaan

Kebakaran

Uruian singkat

Korban

- Nama

- Umur

- Pekerjaan

- Alamat

- Cidera

Kerugian / kerusakan

Tindakan Penanggulangan Kebakaran


Dengan Alat Pemadam
Ukuran

Jumlah

........................

........................

........................

........................
Cara laian (Jelaskan)
...................................................................................
...................................................................................

Distribusi

Pimpinan SPBU

- GM UPMS
- Ka. Cabang
- Ka. LK3

...................................................

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

Lampiran 4

PELAYANAN
PELANGGAN

PELAYANAN PELANGGAN

BAB 2

1 Umum
Kualitas pelayanan merupakan salah satu cara untuk mewujudkan
kepuasan pelanggan yang akan mendorong pelanggan untuk melakukan
pembelian ulang dan akan merekomendasikan kepada relasi/teman/
saudara/dan lain-lainnya. Pelayanan dikatakan baik jika dilakukan dengan
CEPAT, TEPAT DAN NYAMAN.
Secara umum, dalam memberikan pelayanan, pengusaha dan karyawan
SPBU diharuskan untuk :
a. Pada saat pelanggan datang, segera temui.
b. Selalu Senyum, Sapa, Salam kepada pelanggan.
c. Menyediakan cara yang paling mudah bagi pelanggan ketika hendak
membeli.
d. Menjawab seluruh pertanyaan yang diajukan pelanggan secara
professional.
e. Memberikan kesan kepada pelanggan bahwa SPBU dijalankan
secara professional.
Jadi, pelayanan adalah TINDAKAN MEMBANTU, MENOLONG,
MEMUDAHKAN, MENYENANGKAN, DAN TINDAKAN YANG BERMANFAAT
BAGI ORANG LAIN.

PT PERTAMINA (PERSERO)

17

PELAYANAN PELANGGAN

2 Kaidah Pelayanan yang Harus


Diperhatikan :

Pengusaha/manajer SPBU harus menerapkan standar pelayanan


pelanggan karena hal tersebut penting bagi pelanggan.
Pelanggan yang puas merupakan media yang terbaik untuk promosi
dan hal ini akan memastikan pelanggan untuk kembali.
Pelanggan tidak tergantung kepada Anda, tetapi andalah yang
tergantung kepada pelanggan.
Pelanggan bukan merupakan seseorang yang mengganggu pekerjaan
Anda, tetapi pelanggan adalah tujuan dari pekerjaan Anda.
Pelanggan bukan seseorang untuk Anda berargumentasi dan
bersaing karena tidak ada seorangpun yang pernah menang
berargumentasi dengan seorang pelanggan.
Pelanggan adalah seseorang yang menunjukkan kepada Anda apa
yang dia inginkan. Itu merupakan tugas Anda untuk melayaninya
yang pada akhirnya akan menguntungkan pelanggan dan tentunya
bagi Anda sendiri.

3 Standar Layanan Operator SPBU dan


Peralatan
3.1

Sikap Operator SPBU

3.1.1 Ramah
Sikap ini penting untuk menciptakan suasana santai pada diri pelanggan.
Dalam suasana santai pelanggan akan lebih mudah untuk menyampaikan
keinginannya sehingga petugas lebih mudah memahaminya dan dapat
menghindari kemungkinan salah faham. Sikap ramah dapat dikembangkan
dengan cara :
menciptakan suasana hati yang riang
melupakan hal-hal yang menjengkelkan
wajah yang selalu tersenyum
nada suara yang hangat
tidak membeda-bedakan pelanggan dan setiap pelanggan adalah
pribadi yang penting
3.1.2 Sopan Santun
Sikap sopan dan santun adalah WAJIB, walaupun pelanggan bersikap
negatif kepada kita. Sikap sopan dan santun merupakan cermin dari
kepribadian tinggi sehingga pelangganpun akan menunjukkan rasa
hormatnya kepada kita.

18

PT PERTAMINA (PERSERO)

PELAYANAN PELANGGAN

3.1.3 Selalu Peduli dan Siap Membantu


Pelanggan telah bermurah hati menggunakan produk dan pelayanan
kita, maka sudah sepantasnyalah bila kita selalu PEDULI dan siap
membantu agar pelayanan yang diberikan tidak mengecewakan.
3.1.4 Yakin dan Percaya Diri
Sikap yakin dan percaya diri harus dimiliki setiap petugas. Tanpa sikap
percaya diri kita tidak akan dapat meyakinkan dan membuat pelanggan
percaya kepada kita. Sikap yakin dan percaya diri tersebut dapat
dikembangkan dengan cara :
menghargai diri sendiri
memahami cara kerja di bagian kita
memahami peraturan yang berlaku
melaksanakan semua standar pelayanan yang ditetapkan perusahaan
penampilan yang rapih dan serasi
pengetahuan yang memadai
3.1.5 Teliti dan Hati-Hati
Untuk meningkatkan kepercayaan konsumen, operator harus memiliki
ketelitian/kecermatan dan kehati-hatian dalam pelayanan.
3.1.6 Informatif
Operator diharuskan menguasai pengetahuan tentang produk yang
dijual serta pengetahuan tentang fasilitas SPBU, sehingga dapat
memberikan informasi yang jelas kepada konsumen.
3.1.7 Menghargai Waktu
Operator diharuskan sigap dalam melakukan pelayanan, karena pada
umumnya pelanggan menghendaki pelayanan yang cepat.

3.2

Prinsip Dalam Melayani


3S (Senyum - Salam - Sapa)

3.2.1 Senyum
Melayani selalu dengan senyum, walaupun menghadapi pelanggan yang
sedang emosi. Dalam hati operator harus selalu merasa riang, nyaman,
dan tulus melayani.
3.2.2 Salam
Yaitu dengan mengucapkan selamat pagi/siang/sore/malam atau
selamat datang/jalan atau yang lainnya.
3.2.3 Sapa
Yaitu dengan ucapan yang hangat dan bersahabat, seperti bapak, ibu,
adik, dan lainnya, atau dengan nama jika mengetahui dengan pasti
nama pelanggan.

PT PERTAMINA (PERSERO)

19

PELAYANAN PELANGGAN

3.3

Penampilan Operator SPBU


Pakaian seragam harus bersih dan rapih sesuai dengan standar
Pertamina.
Semua kancing baju telah dikancingkan dengan benar.
Ritjsleting harus dikenakan dengan benar.
Harus memakai sepatu dan kaos kaki.
Aksesoris yang diperbolehkan: ikat pinggang, ikat rambut,
subang/anting yang serasi dengan busana dan tubuh (untuk wanita).
Tanda pengenal dikenakan dengan tepat di dada sebelah kiri.
Tata rambut harus sesuai dengan wajah, usia, dan suasana kerja.
Sebagai pedoman, tata rambut yang aman adalah potongan yang
pendek dan rapih untuk pria, dan memakai ikat rambut untuk wanita
yang berambut panjang atau dipotong pendek diatas bahu.
Kumis, jenggot dan cambang harus tercukur rapih. Wajah yang
bersih menimbulkan kesan sikap yang bersih.
Dalam melayani pelanggan, selain wajah yang paling sering terlihat
oleh pelanggan adalah tangan. Perhatikanlah tangan Operator
harus bersih, dan kuku terpotong rapih.

3.4

Standar Peralatan

Beberapa peralatan yang wajib tersedia bagi operator SPBU :


1. Kalkulator
2. Bon pembelian dan alat tulis
3. Uang kembalian/receh
4. Pakaian seragam dan tanda pengenal
5. Form Keluhan Pelanggan
Contoh format keluhan pelanggan
No

20

Waktu

Petugas

Keluhan / Komplain
Pelanggan

Harapan / Keinginan
Pelanggan

Tindakan yang
Diambil

Keterangan

PT PERTAMINA (PERSERO)

PELAYANAN PELANGGAN

4 Prosedur Pengisian BBM

1.

Arahkan kendaraan yang datang ke unit pompa produk yang sesuai,


dengan antrian yang paling sedikit serta memperhatikan posisi
lubang tanki kendaraan.
2. Segera temui pelanggan dengan tersenyum, menyapa, dan
mengucapkan salam.
3. Tanyakan kebutuhan BBM yang diinginkan (dalam jumlah liter atau
jumlah uang), konfirmasikan kembali jumlah pengisian tersebut
kepada pelanggan.
4. Membantu membuka tutup tangki bahan bakar kendaraan yang
akan diisi.
5. Informasikan kepada pelanggan bahwa angka meter telah
menunjukkan angka nol.
6. Set jumlah BBM yang diminta oleh pelanggan pada pompa
dispenser.
Angkat nozzle dan kemudian isikan BBM ke kendaraan sesuai yang
diminta pelanggan.
7. Kembalikan nozzle kepada tempatnya dan bantu pelanggan menutup
tanki bahan bakar kendaraannya.
8. Beritahukan jumlah liter yang diisikan, daftar harga, dan nominal
uang yang harus pelanggan bayar, kemudian tulis bonnya.
9. Terima uang dari pelanggan dengan menggunakan tangan kanan
dan sebutkan nilai nominal uang yang diterima dari pelanggan.
10. Berikan uang kembalian dan sebutkan nilai nominalnya kepada
pelanggan berikut bonnya dengan menggunakan tangan kanan
seraya ucapkan terimakasih, senyum, dan sampaikan salam
selamat jalan.
TIPS :
Mengingatkan pelanggan dengan sopan apabila belum mematikan mesin kendaraan,
sedang merokok, atau sedang menggunakan telepon selular.
Pengisian BBM harus berlangsung dengan cepat, tepat, dan profesional.
Jangan membelakangi konsumen dan meninggalkan unit pompa saat pengisian BBM.
Perhatikan nozzle, jangan sampai BBM tumpah.
Apabila memungkinkan, informasikan produk-produk Pertamina yang lain atau program
promosi jika ada.
Usahakan membuat pelanggan merasa nyaman saat menunggu pengisian dengan
tetap tersenyum, berbasa-basi bila mungkin, atau mendengarkan saja.

PT PERTAMINA (PERSERO)

21

PELAYANAN PELANGGAN

5 Prosedur Penanganan Komplain


Umumnya pelanggan menginginkan pelayanan yang sempurna, namun
ada kalanya pelayanan tersebut tidak terpenuhi. Hal ini akan menyebabkan
pelanggan kecewa kepada karyawan SPBU. Dalam keadaan tersebut,
seorang karyawan yang telah terlatih harus bisa menghadapi kondisi
ini dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut :
a. Dengarkan keluhan pelanggan dengan teliti dan empati tanpa
memotong pembicaraannya.
b. Tetaplah tenang. Bila perlu, ambil tindakan yang diperlukan seperti
mencatat, mencari data, mengecek apakah komplain tersebut
benar atau tidak.
c. Ajukan pertanyaan-pertanyaan untuk memperjelas/menegaskan.
d. Jawab komplain setelah pelanggan selesai berbicara.
e. Jika pihak SPBU memang bersalah, akui kesalahan, minta maaf
dan perbaiki kesalahan jika dapat mengakhiri masalah.
f. Jika masih tidak puas, tawarkan solusi singkat dan sederhana
sesuai dengan wewenang yang diberikan.
g. Jika tidak berhasil, tawarkanlah pelanggan untuk menemui Pengusaha
SPBU atau karyawan lain yang telah diberikan wewenang untuk
mengatasi masalah ini dengan waktu penyelesaian yang spesifik
dan konsisten dengan waktu tersebut.
h. Catat setiap keluhan pada buku keluhan untuk perbaikan.

TIPS :
Tetap tenang dan sabar.
Keluhan sekecil apapun segera ditanggapi dan diselesaikan sampai tuntas.
Harus tetap rasional dan fokus pada permasalahan, hindari gaya bicara berlebihan.
Jangan mencari alasan pembenaran, selalu bersikap diplomatis dan sopan.
Jangan terpancing emosi. Ingatlah ! Bahwa orang yang emosi tidak dapat
berargumentasi dengan baik.
Ingatlah bahwa pelanggan selalu menang karena mereka dapat beralih membeli
di SPBU lain.
Kata kunci yang harus digunakan oleh pengusaha dan karyawan SPBU adalah
Pelanggan Selalu Benar.
Beberapa pelanggan tidak banyak berkomentar dan tidak mengeluh, tetapi
mereka tidak kembali lagi. Pengusaha SPBU harus menyadari bahwa Anda
membutuhkan pelanggan lebih dari mereka membutuhkan anda.

22

PT PERTAMINA (PERSERO)

PELAYANAN PELANGGAN

Flow chart prosedur pengisian BBM


Pelanggan

Operator SPBU

Start

Arahkan kendaraan ke pompa yang


sesuai, dengan antrian yang paling
pendek

Masuk ke
SPBU

TIPS :
Ingatkan pelanggan
dengan sopan
apabila belum
mematikan mesin
kendaraan, sedang
merokok, atau
sedang
menggunakan
telepon selular

Segera temui, senyum dengan


tulus, sapa (bapak/ibu/nama), salam
(selamat pagi/ siang/sore)

Tanyakan kebutuhan BBM dalam


jumlah liter atau jumlah uang,
konfirmasikan kembali kepada
pelanggan

Buka tutup tanki bahan bakar


kendaraan

Set angka pada pompa dispenser

Beritahukan angka meter dalam


angka nol dan botol penuh, isi BBM
ke kendaraan

TIPS :
Pengisian BBM harus
berlangsung dengan cepat,
tepat, dan profesional.
Jangan membelakangi
konsumen saat pengisian BBM
Perhatikan nozzle, jangan
sampai BBM tumpah.
Apabila memungkinkan,
informasikan produk-produk
Pertamina yang lain atau
program promosi jika ada.
Usahakan membuat pelanggan
merasa nyaman saat
menunggu pengisian dengan
tetap tersenyum, berbasa-basi
bila mungkin, atau
mendengarkan saja.

Bantu pelanggan menutup tanki


bahan bakar kendaraan

Uang

PT PERTAMINA (PERSERO)

Terima uang dari pelanggan dengan


menggunakan tangan kanan dan
sebutkan nominal uang yang
diterima dari pelangggan

Uang

Check
Puas

Prosedur
Penanganan
Komplain

Kuitansi

Berikan uang kembalian kepada


pelanggan (jika ada) berikut
kuitansinya dengan menggunakan
tangan kanan seraya ucapkan
terimakasih, senyum, dan
sampaikan salam selamat jalan.

Kuitansi &
uang kembalian

Tidak

Beritahukan jumlah liter dan nominal


uang yang dibayar, tulis kuitansinya

Ucapan Terima Kasih,


Senyum dengan tulus, sapa
(bapak/ibu/ nama), salam
(selamat pagi/siang/sore)

End

23

PELAYANAN PELANGGAN

Flow chart prosedur penanganan komplain


Pelanggan

Keluhan, komplain,
emosi, marah

Operator SPBU

Dengarkan dengan teliti tanpa


menyela/interupsi

TIPS :
Tetap tenang dan
teguh
Keluhan sekecil
apapun harus
ditanggapi secara
serius dan sesegera
mungkin.

Bila perlu berbuat sesuatu


(mencatat/mencari data)
Ajukan pertanyaan-pertanyaan
untuk memperjelas/menegaskan

TIPS :
Harus tetap rasional dan
langsung pada permasalahan,
hindari gaya bicara berlebihan.
Jangan mencari alasan
pembenaran, selalu bersikap
diplomatis dan sopan.
Jangan terpancing emosi.
Ingatlah ! Bahwa orang yang
emosi tidak dapat
berargumentasi dengan baik
Ingatlah bahwa pelanggan
selalu menang karena mereka
dapat memilih membeli di
tempat lain dan banyak SPBU
lain yang haus dan siap untuk
memberikan pelayanan yang
lebih baik.
Kata kunci yang harus
digunakan oleh pengusaha dan
karyawan SPBU adalah
Pelanggan Selalu Benar.
Beberapa pelanggan tidak
banyak berkomentar dan tidak
mengeluh, tetapi mereka tidak
datang kembali lagi. Pengusaha
SPBU harus menyadari bahwa
Anda membutuhkan pelanggan
lebih dari mereka
membutuhkan anda.

Jawab setelah pelanggan selesai


berbicara

Akui kesalahan dan minta maaf


(jika perlu, dan dapat mengakhiri
masalah)

Tawarkan solusi singkat dan


sederhana sesuai dengan
wewenang / selesaikan sekarang

Tawarkan untuk menemui


pengusaha SPBU/Karyawan yang
berwenang

Tidak

Tidak

Check

Puas

Check
Puas

Tentukan/janjikan waktu
penyelesaian (harus akurat dan
konsisten)

Buku Keluhan
Pelanggan

24

Catat pada buku keluhan untuk


perbaikan

PT PERTAMINA (PERSERO)

PENGENDALIAN
MUTU BBM

PENGENDALIAN MUTU BBM

BAB 3

1 Umum
Pengawasan Kualitas menyangkut kesesuaian mutu produk BBM terhadap
standar yang ditetapkan oleh Ditjen Migas dan kesesuaian kuantitas
yang diserahkan kepada konsumen sesuai ketentuan dari badan Metrologi.
Tujuannya adalah untuk menjamin mutu dan jumlah BBM di SPBU mulai
dari Penerimaan, Penimbunan, dan Penyaluran agar tetap baik dan
memenuhi spesifikasi yang ditetapkan.
Adapun Kualitas Produk BBM menyangkut :
Warna
Density
Air bebas
Kesesuaian takaran

2 Petunjuk dan Ketentuan


Pelaksanaan kegiatan pengendalian mutu persediaan BBM di SPBU
dilakukan berdasarkan ketentuan-ketentuan sebagai berikut :
1. Ketentuan mengenai tata cara pengukuran BBM di tangki timbun,
yang mengacu pada BUKU PANDUAN SUPPL Y DAN DISTRIBUSI
BBM PT PERTAMINA (PERSERO).
2. Ketentuan mengenai tata cara pembongkaran BBM di SPBU,
yang mengacu pada PEDOMAN PENGENDALIAN MUTU BBM
PT PERTAMINA (PERSERO).
3. Ketentuan tentang pengendalian losses BBM, yang mengacu pada
BUKU PANDUAN SUPPL Y DAN DISTRIBUSI BBM PT PERTAMINA
(PERSERO).
4. Spesifikasi BBM dar Ditjen Migas.
5. Surat DitJen Metrologi No 1553/PDN-4.3.2/XI/2002.

PT PERTAMINA (PERSERO)

25

PENGENDALIAN MUTU BBM

3 Standar Peralatan dan Fasilitas

Adapun peralatan dan fasilitas yang dibutuhkan antara lain :


1. Unit pompa
2. Bejana Ukur Tera 20 liter atau 10 liter lengkap dengan meja ukur
dan waterpass
3. Tatakan Ukur
4. Waterpass
5. Gelas Ukur 1000 ml.
6. Hydrometer 0,7-0,75 untuk premium dan 0,8-0,85 untuk minyak
solar (API gravity specification E100 ISO 649-1).
7. Thermometer
8. Tangki Timbun
9. Ember Penampung
10. Botol Contoh
11. Label/Segel Botol
12. Dipstick dan Pita Ukur
13. Pasta air dan Pasta minyak
14. Tabel ASTM 53

4 Proses dan Prosedur


Bagian ini mendeskripsikan semua aktivitas yang dilakukan di SPBU
berkaitan dengan Pengendalian Mutu BBM, serta prosedur-prosedur
yang harus dilalui untuk menjamin kelancaran dan ketepatan proses
pengendalian mutu tersebut.

26

PT PERTAMINA (PERSERO)

Aktivitas-Aktivitas dalam Pengendalian


Mutu BBM :

Aktivitas pengendalian mutu BBM di SPBU meliputi :


1. Pemeriksaan Warna BBM secara visual
2. Pengukuran Densitas
3. Pengukuran Air bebas
4. Pengukuran Kesesuian Takaran

PENGENDALIAN MUTU BBM

4.1

Kegiatan butir 1,2 dan 3 diatas dilakukan pada :


Pembongkaran BBM di SPBU
Waktu terjadi dugaan kontaminasi
Terjadi komplain/keluhan dari konsumen
Banjir dilokasi SPBU
Kegiatan butir 4 dilakukan secara rutin setiap hari pada awal shift.

4.2

Flow Process dan Uraiannya

Berikut merupakan penjelasan rinci dari masing-masing aktivitas yang


dilakukan di SPBU, beserta flow process diagramnya masing-masing :
4.2.1 Pemeriksaan Warna BBM

PT PERTAMINA (PERSERO)

a.

Pelaksana Terkait
Foreman BBM SPBU

b.

Tujuan dan Ruang Lingkup


1. Tujuan
Sebagai supporting activities untuk memastikan mutu BBM
yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan.
2. Ruang Lingkup
Pemeriksaan Warna BBM dilakukan dalam lingkup proses
penerimaan BBM dari mobil tangki.

c.

Formulir
Log Book kualitas

d.

Ukuran Kinerja
Kualitas BBM yang terjamin pada saat penerimaan dilihat dari
kesesuaian warna BBM dengan standar warna dari DitJen Migas.

27

PENGENDALIAN MUTU BBM

e.

Prosedur
Prosedur pemeriksaan warna BBM secara visual dapat dilihat pada
berikut ini :

Flow chart pemeriksaan warna


Pelaksana

Keterangan

Start

Sample diambil dari


gelas ukur 1000 ml
yang juga digunakan
pada pengukuran
specific gravity

Pengambilan sample
dengan gelas ukur 1000 ml

Periksa warna sample


BBM dengan standar
Ditjen Migas

Periksa Kejernihan
(clearity) sample BBM

OK ?

Tidak

Catat

Ya

Lanjutkan
pemeriksaan SG

Sebagai catatan dan


pertimbangan
bersama hasil
pengujian specific
gravity dalam
penerimaan BBM,
bila perlu dilaporkan
kepada pengelola

4.2.2 Pengukuran Densitas

28

a.

Pelaksana Terkait
1. Foreman BBM SPBU
2. Supervisor SPBU

b.

Tujuan dan Ruang Lingkup


1. Tujuan
Sebagai aktivitas untuk memastikan mutu BBM yang diterima
sesuai dengan spesifikasi yang tertera pada surat jalan/PNBP.
2. Ruang Lingkup
Pemeriksaan Density/Berat Jenis BBM pada saat penerimaan
BBM di SPBU dilakukan dengan konversi pada temperatur
15 C.

c.

Formulir
Log Book kualitas
PNBP (lihat lampiran 7 bab 4)
Surat Jalan (lihat lampiran 8 bab 4)

PT PERTAMINA (PERSERO)

Ukuran Kinerja
Selisih hasil pengukuran Densitas/Berat Jenis pada saat penerimaan
dengan data hasil pengukuran di Depot 0,005

e.

Prosedur
Prosedur pemeriksaan Densitas/Berat Jenis BBM dapat dilihat
pada skema, berikut ini :

PENGENDALIAN MUTU BBM

d.

Flow chart pengukuran densitas/berat jenis BBM pada saat


penerimaan BBM di SPBU :
Depot Pengirim

Foreman SPBU

Supervisor SPBU

Start

Data hasil pengukuran


di Depot yang tertera
di surat jalan/PNBP

Pengambilan Sampel BBM


dari mobil tanki dengan
gelas ukur

Gelas Ukur diletakkan di


tempat datar, tegak lurus
dengan alas

Pemilihan Hydrometer dan


thermometer sesuai
spesifikasi BBM

Masukkan thermometer
dan hydrometer ke dalam
gelas ukur

Pengukuran spesific
gravity pada temperatur
pengukuran (observed)

Konversi hasil pengukuran


dengan Hydrometer dan
data hasil ukur dari depot
ke dalam Density 15 C

BBM
ditolak/dikembalikan ke
depot apabila selisih
proses > 0,005

Ditolak

Hitung selisih data


pada density 15 C
hasil pengukuran
dengan data pada
surat jalan/PNBP

Ya

BBM dinyatakan
diterima bila selisih
proses 0,005

Selesai
Catat hasil perhitungan pengukuran pada buku penerimaan BBM (lengkapi dengan gambar
peralatan hydrometer dan cara melihatnya).

PT PERTAMINA (PERSERO)

29

PENGENDALIAN MUTU BBM

4.2.3 Pengukuran Air Bebas

30

a.

Pelaksana Terkait
1. Foreman BBM SPBU
2. Supervisor SPBU

b.

Tujuan dan Ruang Lingkup


1. Tujuan
Sebagai aktivitas untuk mengidentifikasi adanya kandungan
air bebas pada BBM di tangki pendam SPBU
2. Ruang Lingkup
Pengidentifikasian air bebas pada saat penerimaan, penimbunan
dan banjir di SPBU.

c.

Formulir
Tank Ticket (lihat lampiran 9 bab 4)

d.

Ukuran Kinerja
Pada saat penerimaan BBM dari mobil tangki, air bebas
harus nihil. Jika ada harus ditiriskan lebih dahulu.
Pada tangki pendam :
- Untuk BBM beraditif (Pertamax, Pertamax Plus) air
bebas nihil.
- Untuk BBM tidak beraditif (Premium, Solar) air bebas
maksimal 3 cm dari dasar tangki. Jika lebih harus dikuras.

e.

Prosedur
Prosedur pengukuran air bebas dapat dilihat pada skema,
berikut ini :

PT PERTAMINA (PERSERO)

Foreman SPBU

Supervisor SPBU

PENGENDALIAN MUTU BBM

Flow chart pengukuran air bebas

Start

Bersihkan tongkat
pengukur air/dipstick

Oleskan pasta air diujung


tongkat pengukur pada
perkiraan batas tinggi air
yang diperkirakan

Letakkan tongkat
pengukur air pada bibir
lubang ukur (references
point) dan turunkan secara
perlahanlahan ke dalam
cairan

Turunkan terus tongkat


pengukur air sampai
mengenai dasar tangki
timbun dan kita harus tetap
pegang untuk
mendapatkan ketelitian
pengukuran.

Diamkan beberapa saat


agar pasta dapat bereaksi
dengan air
(10 s.d. 30 detik)

Tarik tongkat ke atas


secara perlahan-lahan
kemudian bacalah
perubahan warna pasta air
yang terjadi.

Bilas dan bersihkan


alat-alat

Baca dan catat perubahan


warna pasta air pada
tongkat ke dalam buku
catatan harian pada kolom
tinggi air.

Selesai

PT PERTAMINA (PERSERO)

31

PENGENDALIAN MUTU BBM

4.2.4 Pengukuran Kesesuaian Takaran

32

a.

Pelaksana Terkait
1. Foreman BBM SPBU
2. Supervisor SPBU
3. Dinas Metrologi (dalam hal tera ulang)

b.

Tujuan dan Ruang Lingkup


1. Tujuan
Keakuratan jumlah BBM yang dijual sesuai dengan angka yang
tertera pada display unit pompa
2. Ruang Lingkup
Pemeriksaan akurasi flow rate dari unit pompa dengan
menggunakan bejana ukur.

c.

Formulir
Form Kesesuaian Takaran (lihat lampiran 1)

d.

Ukuran Kinerja
Pengukuran menggunakan bejana ukur dengan toleransi
+ 0,5%.

e.

Prosedur
Prosedur pengukuran takaran BBM dapat dilihat pada skema
berikut ini :

PT PERTAMINA (PERSERO)

Foreman SPBU

Supervisor SPBU

Dinam Metrologi

PENGENDALIAN MUTU BBM

Flow chart pengukuran kesesuaian tekanan

Start

Plat datar/tatakan
diletakan pada posisi
datar memakai
water pass

Pengisian bejana ukur


sesuai dengan
kapasitas berdasarkan
flowmeter unit pompa

Bejana ukur diletakan


di atas plat datar/
tatakan

Plat skala bergerak


digeser, posisi bagian
atas tepat di cekungan
permukaan cairan
BBM

Selisih data
hasil pengukuran
dibagi dengan data
yang tertera pada
display unit
pompa

Meter unit pompa tidak


akurat jika hasil melebihi
0,5%, dan harus di tera
ulang oleh Metrologi.

Meter unit pompa


masih akurat jika hasil
dibawah 0,5%

Selesai

Note : Cara membaca skala bejana lihat di gambar halaman berikut.

PT PERTAMINA (PERSERO)

33

PENGENDALIAN MUTU BBM

Gambar bejana ukur

SKALA TETAP

400
200
0
200
400

GELAS UKUR
10
0
10

SEKALA BERGERAK
(Posisi bagian atas skala bergerak
tepat pada permukaan BBM)

TATAKAN
Skala Tetap
Skala Tetap

Sekala Bergerak

100
0
100

BBM tepat pada


takaran

34

Skala Tetap

10
0
10

Sekala Bergerak

Sekala Bergerak

100
0
100

10
0
10

BBM di bawah
takaran

100
0
100

10
0
10

BBM di atas
takaran

PT PERTAMINA (PERSERO)

PENGENDALIAN MUTU BBM

Skala Tetap

Sekala Bergerak

100
0
100

10

BBM tepat pada takaran

0
10

Skala Tetap
Sekala Bergerak

100
0
100

10

BBM di bawah takaran

0
10

Skala Tetap
Sekala Bergerak

100
0
100

PT PERTAMINA (PERSERO)

10

BBM di atas takaran

0
10

35

PENGENDALIAN MUTU BBM

36

Lampiran :

Lampiran 1 Pengecekan Keakuratan Takaran Meter Pompa


(Harian)

PT PERTAMINA (PERSERO)

PENGENDALIAN MUTU BBM

Lampiran 1

PENGECEKAN KEAKURATAN TAKARAN METER POMPA


(HARIAN)
Tanggal :
Jam/Shift :

No. Urut
Nozzle

Tanggal Tera
Metrologi

Rendah

Kecepatan Aliran
Sedang
Tinggi

Rata-rata

Tanggal Tera
Metrologi

Rendah

Kecepatan Aliran
Sedang
Tinggi

Rata-rata

Tanggal Tera
Metrologi

Rendah

Kecepatan Aliran
Sedang
Tinggi

Rata-rata

Tanggal Tera
Metrologi

Rendah

Kecepatan Aliran
Sedang
Tinggi

Rata-rata

Keterangan

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

No. Urut
Nozzle

Keterangan

1
2
3
4

No. Urut
Nozzle

Keterangan

1
2
3
4

No. Urut
Nozzle
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Keterangan

PENANGANAN
PERSEDIAAN
BAHAN BAKAR
MINYAK (BBM)

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

BAB 4

Bagian ini membicarakan seluruh elemen dari pengendalian


persediaan Bahan Bakar Minyak atau untuk selanjutnya disebut dengan
singkatan BBM.

1 Umum
Fungsi utama dari SPBU adalah menjual BBM. Karena itu, persediaan
BBM harus dikelola dalam rangka menghasilkan tingkat operasional
yang optimal dan kesinambungan supply untuk menunjang penjualan
setiap saat. Kekosongan BBM di SPBU akan menimbulkan kesan yang
dapat merusak citra dan mengurangi keuntungan dari SPBU.
SPBU tidak boleh sekalipun mengalami kekosongan salah satu jenis
BBM yang dijual.

1.1

Petunjuk dan Ketentuan

Pelaksanaan kegiatan penanganan persediaan BBM di SPBU dilakukan


berdasarkan ketentuan-ketentuan sebagai berikut :
1. Ketentuan mengenai tata cara pemesanan BBM yang mengacu
pada ketentuan administrasi penyerahan BBM dari Bagian Penjualan
PT PERTAMINA (PERSERO).
2. Ketentuan mengenai tata cara pengukuran BBM di tangki timbun,
yang mengacu pada Buku Panduan Supply dan Distribusi BBM
PT PERTAMINA (PERSERO).
3. Ketentuan mengenai tata cara pembongkaran BBM di SPBU,
yang mengacu pada Pedoman Pengendalian Mutu BBM
PT PERTAMINA (PERSERO).
4. Ketentuan tentang pengendalian losses BBM, yang mengacu pada
Buku Panduan Supply dan Distribusi BBM PT PERTAMINA (PERSERO).
5. Mengacu kepada norma-norma pelayanan yang berorientasi kepada
kepuasan konsumen.

PT PERTAMINA (PERSERO)

37

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

1.2

Standar Peralatan dan Fasilitas

Adapun peralatan dan fasilitas standar yang dibutuhkan antara lain :


1.2.1 Peralatan keselamatan untuk petugas pembongkaran,
yaitu meliputi :
1. Alat pemadam api ringan (APAR) jenis dry chemical powder kapasitas
9 kg, minimal 1 unit yang diletakkan ditempat pembongkaran dan
mudah dijangkau petugas.
2. Safety Shoes, yaitu sepatu yang spesifikasinya sesuai untuk kegiatan
pembongkaran, diantaranya : oil resistant, tidak licin, tahan benturan,
dan sebagainya.
3. Pakaian seragam kerja yang sesuai (menurut standar seragam
kerja yang ditentukan oleh PERTAMINA).
4. Sarung tangan tahan minyak.
5. Payung dan jas hujan.
1.2.2 Peralatan yang dibutuhkan untuk kegiatan pengukuran
tangki, seperti :
1. Pasta air, merupakan pasta yang digunakan untuk mendeteksi
ketinggian air di dasar tangki timbun.
2. Pasta minyak, merupakan pasta yang digunakan untuk mendeteksi
ketinggian BBM dalam tangki timbun.
3. Kain lap kering.
4. Dipstick.
5. Table Kalibrasi Tangki Timbun/automatic tank gauging.
1.2.3 Peralatan yang dibutuhkan untuk aktivitas Quality Control,
yang meliputi :
1. Gelas ukur (ukuran 1000 ml).
2. Botol sampel.
3. Hydrometer of glass (API gravity specification E100 ISO 649-1).
4. Termometer.
5. Ember logam.

1.3

Tanda dan Rambu Peringatan

Adapun rambu-rambu peringatan yang dibutuhkan adalah :


Rambu yang memberitahukan bahwa sedang ada kegiatan
pembongkaran, yang dipasang di dekat jalan keluar masuk SPBU.
Bunyi rambu tersebut adalah :
PERHATIAN SEDANG ADA KEGIATAN BONGKAR BBM

38

PT PERTAMINA (PERSERO)

Rambu yang memberitahukan bahwa dilarang merokok, mengaktifkan


telepon genggam, dan menyalakan api di areal pembongkaran, yang
dipasang di areal pembongkaran. Bunyi rambu tersebut adalah :
DILARANG MEROKOK, MENYALAKAN API, DAN MENGAKTIFKAN
TELEPON GENGGAM
Pita pembatas yang dipasang di sekeliling area pembongkaran,
untuk menghindari orang yang tidak berkepentingan memasuki
area pembongkaran BBM.
Bentuk, ukuran, dan standar desain rambu peringatan ini mengikuti aturan dan standar
Bab 1. Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Lindungan Lingkungan (lampiran 1).

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

2 Proses dan Prosedur


Bagian ini mendeskripsikan semua aktivitas yang dilakukan di SPBU
berkaitan dengan Penanganan Persediaan BBM, serta prosedur-prosedur
yang harus diikuti untuk menjamin keamanan dan kelancaran pelaksanaan
aktivitas tersebut.

PT PERTAMINA (PERSERO)

39

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

2.1

Aktivitas-Aktivitas dalam Penanganan Persediaan

Aktivitas penanganan persediaan di SPBU meliputi :


1. Aktivitas Pemesanan BBM
2. Aktivitas Pengukuran BBM di tangki timbun
3. Aktivitas Pembongkaran BBM
4. Aktivitas Pencatatan Persediaan BBM
5. Aktivitas Pengendalian Losses BBM

2.2

Flow Process dan Uraiannya

Berikut merupakan penjelasan rinci dari masing-masing aktivitas yang


dilakukan di SPBU, beserta flow process diagramnya masing-masing.
2.2.1 Proses Pemesanan BBM

40

a.

Unit Kerja Terkait


1. Pihak SPBU
2. Pihak Bank persepsi
3. Pihak PERTAMINA

b.

Tujuan dan Ruang Lingkup


1. Tujuan
Untuk memastikan persediaan stok BBM di SPBU selalu cukup
tersedia.
2. Ruang Lingkup
Proses pemesanan BBM ini meliputi pembuatan surat pesanan
dari supervisor SPBU hingga proses pengiriman BBM yang
dipesan ke SPBU.

c.

Ukuran Kinerja
1. Kepatuhan terhadap prosedur pemesanan BBM seperti yang
telah ditetapkan.
2. Ketahanan stock BBM di SPBU, persediaan BBM di SPBU
minimal harus 80% dari kapasitas tangki yang terpakai.
(Pengaturan waktu pasokan dikoordinasikan antara ullage
dengan depot pengirim/supply point).
3. Menjelang hari libur, penyetoran BBM dilakukan untuk dapat
memenuhi kebutuhan pada hari libur tersebut plus satu hari
kerja berikutnya.

d.

Form-Form yang diperlukan


- Form Pemesanan BBM harian (lihat lampiran 1).

e.

Prosedur
Dapat dilihat pada gambar 1.

PT PERTAMINA (PERSERO)

Flow proses pemesanan BBM untuk SPBU COCO


Foreman
Operasional
SPBU

Supervisor SPBU

ADM Penjualan BBM


Depot/Instalasi/TT
PT PERTAMINA (PERSERO)

Start

Menyusun surat
permintaan BBM
untuk memenuhi
persyaratan ukuran
kinerja.
Membuat rencana
permintaan
pasokan yang
disertai dengan
data stok BBM
SPBU ke
Depot/Instalasi
setempat.

Memeriksa dan
menandatangani
surat permintaan
BBM
Mengirimkan surat
tersebut ke Adm.
penjualan BBM di
unit setempat

Menerima surat
permintaan BBM
dan memproses
sesuai prosedur
yang berlaku.
Disini dilakukan
pengecekan
terhadap surat
yang masuk.

Check
Pengawas
operasinal SPBU
menerima dan
membongkar BBM
sesuai Tata Cara
Pembongkaran
BBM dari mobil
tangki di SPBU

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

Gambar 1

Tidak

Ya

End

PT PERTAMINA (PERSERO)

41

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

Flow proses pemesanan BBM untuk SPBU DODO


SPBU

Bank

ADM Penjualan BBM


Depot/Instalasi/TT
PT PERTAMINA (PERSERO)

Start

Membuat surat
setoran BBM untuk
memenuhi
persyaratan ukuran
kinerja.
Membuat rencana
permintaan
pasokan yang
disertai dengan
data stok BBM
SPBU ke
Depot/Instalasi
setempat.

Menerima setoran
Menerbitkan surat
bukti setoran bank
bagi yang belum
on-line.

Menerima tanda
bukti setoran bank
dan memproses
penerbitan PNBP
sesuai dengan
prosedur.
Meneruskan PNBP
ke dispatcher
Depot/ Instalasi/TT
sesuai jadwal
pengiriman yang
diminta SPBU.
Jika permohonan
tidak sesuai
ketentuan, maka
permintaan
tersebut ditolak
selanjutnya
disampaiakn
kembali kepada
SPBU yang
bersangkutan.

Check
Pengawas
operasinal SPBU
menerima dan
membongkar BBM
sesuai Tata Cara
Pembongkaran
BBM dari mobil
tangki di SPBU

Tidak

Ya

End

2.2.2 Proses Pengukuran BBM


a.

42

Pelaksana Terkait
1. Supervisor SPBU
2. Foreman Operasional BBM SPBU
3. Sekuriti SPBU

PT PERTAMINA (PERSERO)

Tujuan dan Ruang Lingkup


1. Tujuan
Untuk memastikan jumlah persediaan awal dan akhir BBM.
Untuk perencanaan pemesanan.
Dipakai sebagai dasar perhitungan kerugian/losses BBM.
Mengetahui kandungan air yang terdapat di tangki timbun,
sehingga dapat ditentukan tindakan penanggulangan
secepatnya.
2. Ruang Lingkup
Proses pengukuran ini mencakup semua langkah yang
diperlukan untuk dapat melakukan pengukuran jumlah BBM
pada tangki timbun secara benar sesuai prosedur yang telah
ditetapkan.

c.

Ukuran Kinerja
Dilakukan pengukuran stok BBM 1 (satu) kali setiap hari pada awal
shift pertama.

d.

Form-Form yang diperlukan


Tank Ticket (sebelum kegiatan penjualan) (lihat lampiran 2).

e.

Prosedur
Prosedur Pengukuran BBM di tangki timbun dapat dilihat pada
Gambar 2.

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

b.

TIPS :
Pada waktu membuka penutup lubang ukur, berdirilah ditempat yang aman
dengan memperhatikan arah angin untuk menghindari uap/gas yang keluar dari
lubang ukur. Tunggulah beberapa saat sebelum pengukuran dimulai agar uap/gas
yang keluar berkurang.
Pada saat melapisi dipstick dengan Pasta minyak/pasta air, harus diperhatikan
bahwa lapisan pasta tidak boleh terlalu tebal/tipis, karena bila terlalu tebal akan
menyebabkan batas kabur, sedangkan bila terlalu tipis batas menjadi tidak jelas
dan sulit dibaca.
Pada saat pengukuran, diamkan dipstick di dalam tangki selama 10 30 detik,
lalu angkat dengan segera untuk menghindari minyak menguap yang akan
menyulitkan pembacaan hasil pengukuran.
Sebelum melakukan pengukuran ulang, pastikan dipstick telah benar-benar bersih
dan kering, sehingga keakuratan pengukuran dapat dipertahankan.
Dipstick harus diturunkan secara perlahan-lahan, untuk menghindari terjadinya
gelombang (surging) pada permukaan cairan yang dapat mempengaruhi keakuratan
hasil pengukuran.

PT PERTAMINA (PERSERO)

43

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

Gambar 2
Flow chart pengukuran BBM di tangki timbun
Foreman Pengukuran

Supervisor SPBU

Petugas Sekuriti

Start

Tidak

Ya

Ya

10

Tidak

11

12

End

44

PT PERTAMINA (PERSERO)

KETERANGAN SUPERVISOR
SPBU :

KETERANGAN FOREMAN
PELAKSANA PENGUKURAN :

1.

Siapkan semua peralatan


pengukuran tangki. timbun
yang diperlukan, seperti : pasta
minyak, pasta air, lap kering
dan tank ticket untuk mencatat
hasil pengukuran.

9.

2.

Buka penutup lubang


pengukur. Kemudian angkat
dipstick secara perlahan, lalu
bersihkan dengan kain yang
kering hingga benar-benar
bersih dan kering.

3.

Lapisi dipstick dengan pasta


minyak pada ruas ketinggian
BBM yang diperkirakan.

4.

Oleskan pasta air di ujung


tongkat pada perkiraan batas
tinggi air yang di perkirakan.

5.

Masukkan kembali deep stick


ke dalam tangki timbun dengan
perlahan-lahan hingga sampai
ke dasar tangki. Biarkan
selama 5 sampai 10 detik
hingga ullage paste dan water
finding paste bereaksi.

10. Lakukan pengulangan


pengukuran dengan langkahlangkah yang sama, untuk
mendapatkan hasil pengukuran
yang akurat.
Setiap pengukuran dilakukan
minimal 2 kali, dengan
ketentuan sebagai berikut :
Apabila perbedaan hasil
pengukuran lebih kecil dari
3 mm maka dinyatakan
sebagai hasil pengukuran
identik, dan yang dicatat
adalah hasil pengukuran
pertama.
Apabila perbedaan hasil
pengukuran lebih dari 3 mm,
lakukan pengukuran ulang
hingga mendapatkan 2
angka yang identik.
Apabila pada 5 kali
pengukuran bedanya masih
sama atau lebih dari 3 mm,
laporkan kepada atasan
untuk ditindaklanjuti, karena
hal ini mengindikasikan
adanya masalah.

6.

PT PERTAMINA (PERSERO)

Angkat dipstick dengan segera


dan perhatikan perubahan
warna yang terjadi pada bagian
dipstick yang dilapisi pasta
minyak. Catat tingkat
ketinggian BBM sesuai dengan
yang ditunjukkan oleh garis
yang tersisa dari pasta minyak.

7.

Perhatikan juga bagian yang


diolesi pasta air. Cek
perubahan warna yang terjadi
pada pasta air:
Apabila terjadi perubahan
warna, mengindikasikan
bahwa dalam tangki terdapat
air. Lanjutkan ke langkah 8.
Apabila tidak terjadi
perubahan warna, lanjutkan
ke langkah 11.

8.

Cek ketinggian air di tangki


timbun dari hasil pengukuran :
Untuk BBM beraditif
(Pertamax dan Pertamax
Plus) tangki pendam bebas
dari air atau memiliki
ketinggian air 0 cm. Jika
ditemukan ada air bebas
lanjutkan ke langkah 9.
Untuk BBM tidak beraditif
(Premium dan Solar), jika
lebih dari 3 cm laporkan
kepada manajer SPBU.
Lanjutkan ke langkah 9.
Jika kurang dari 3 cm,
lanjutkan ke langkah 10.

Menerima laporan dari foreman


pengukuran tangki, untuk
selanjutnya membuat berita
acara dan melakukan
pengurasan. (Prosedur
pengurasan lihat bab 3 artikel
.)

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

KETERANGAN FOREMAN
PELAKSANA PENGUKURAN :

Catat semua hasil pengukuran


pada tank ticket.
11. Kembalikan deep stick dan
tutup pipa tangki serta
kembalikan tutup tangki
dengan hati-hati
12. Catat semua hasil pengukuran
tangki timbun pada tank tiket.

45

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

2.2.3 Proses Pembongkaran/Penerimaan BBM

46

a.

Pelaksana Terkait
1. Operator Pelaksana Pembongkaran
2. Foreman Operasi SPBU
3. Supervisor SPBU (insidentil)
4. Transportir (Sopir dan Kernet Mobil Tangki)

b.

Tujuan dan Ruang Lingkup


1. Tujuan
Terlaksananya proses pembongkaran BBM dengan baik
dan benar serta aman sesuai dengan prosedur yang
berlaku.
Menjamin BBM yang diterima tepat mutu, tepat jumlah
dan tepat waktu.
2. Ruang Lingkup
Proses pembongkaran BBM ini meliputi seluruh proses yang
harus dilakukan mulai dari tahap persiapan (sebelum mobil
tangki/alat angkut tiba di tempat pembongkaran), hingga tahap
selesai pembongkaran.

c.

Ukuran Kinerja
Zero incident and defect
Ketaatan terhadap prosedur pembongkaran BBM yang telah
ditetapkan.

d.

Form-Form yang diperlukan


PNBP, Surat jalan

e.

Prosedur
Prosedur Pembongkaran BBM dapat dilihat pada Gambar 3.
Proses Pembongkaran BBM dengan metode SDS dapat dilihat
pada Gambar 4.

PT PERTAMINA (PERSERO)

Flow chart proses pembongkaran BBM


Tahap Persiapan

Tahap Pelaksanaan
Pembongkaran

Setelah Pelaksanaan
Pembongkaran

Start

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

Gambar 3

Tidak

5
8
Ya

6
9
Tidak

Ya

Tidak

10
Ya

11

12

13

14

End

PT PERTAMINA (PERSERO)

47

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

KETERANGAN TAHAP
PERSIAPAN
(SEBELUM PEMBONGKARAN) :

KETERANGAN TAHAP
PERSIAPAN
(SEBELUM PEMBONGKARAN) :

KETERANGAN TAHAP
PELAKSANAAN
PEMBONGKARAN :

1.

6.

PT PERTAMINA (PERSERO)

8.

7.

Pengecekan Terhadap Kualitas


dan Kuantitas BBM
Setelah dokumen dipastikan
benar, ambil sample dan
lakukan pengecekan
terhadap BBM yang dikirim
meliputi : pemeriksaan
kualitas secara visual
(pemeriksaan warna, density,
suhu dan free water), dan
pemeriksaan kuantitas
(pemeriksaan level
ketinggian BBM di dalam
tangki). Uraian rinci tentang
kontrol kualitas dapat dilihat
pada bab. 2I Pengendalian
Mutu hal. 33.
Bila hasil pemeriksaan
density dibandingkan dengan
data PNBP/surat jalan <
0,5% (dalam satuan 15OC)
mutu BBM dinyatakan
memenuhi persyaratan. Jika
kualitas BBM tidak
memenuhi syarat maka
pembongkaran dibatalkan
dan selanjutnya
dikembalikan ke
Depot/Instalasi/TT Pertamina
dengan disertai berita acara
dan laporkan kepada
Supervisor SPBU untuk
selanjutnya dilaporkan
kepada Depot/Instalasi/TT
Pengirim dan WP Setempat.
Perlu dikoordinasikan
dengan S&D
Bila terjadi susut
pengangkutan yang diangkut
dengan mobil tangki > 0.15%
dari jumlah yang diangkut,
buat berita acara dengan
supir untuk proses klaim ke
Pertamina.
Khusus angkutan BBM ke
SPBU dengan
menggunakan tranportasi air
yang dilanjutkan dengan
transportasi darat susut yang
diperkenankan adalah 0.2%
untuk tranportasi air dan
0.15% untuk transportasi
darat.

Pasang kabel arde pada mobil


tangki ke bounding strip,
kemudian pasang selang
bongkar (discharge hose)
Posisi supir, kenek dan
petugas pembongkaran
harus tetap siaga didekat
tempat pembongkaran.

9.

Lakukan Pembongkaran
dengan cara :
Buka kerangan, pastikan
tidak ada kebocoran.
Bila terjadi kebocoran,
hentikan pembongkaran dan
perbaiki jika memungkinkan.
Jika tidak memungkinkan
hentikan
pembongkaran.(batalkan)
Sekiranya pembongkaran
dapat dilakukan, harap
dipantau terus mobil tangki,
selang bongkar dan tangki
timbun selama proses
pembongkaran untuk
memastikan proses berjalan
dengan lancar dan aman.
pembongkaran.

2.

3.

4.

5.

48

Persiapan diri Petugas


Pelaksana
Pastikan petugas pelaksana
telah memahami semua
prosedur pembongkaran
serta terlatih dengan baik
untuk melaksanakan
pekerjaan tersebut
Pastikan petugas telah
memakai perlengkapan
keamanan pribadi, seperti
safety shoes, sarung tangan
dan seragam kerja yang
sesuai.
Dilarang membawa
peralatan yang dapat
menimbulkan sumber api
seperti : korek api, pemantik
api, telepon genggam dan
sebagainya.
Persiapan area bongkar dan
peralatan yang dibutuhkan.
Pastikan area
pembongkaran dalam
keadaan aman
Pastikan peralatan pemadam
kebakaran telah tersedia di
tempat yang mudah
dijangkau dan dalam
keadaan siap pakai
Matikan dispenser yang
berhubungan dengan tangki
timbun yang akan diisi BBM.
Pasang rambu tanda bahaya
pada tempat yang mudah
dilihat.
Persiapan tangki timbun
Periksa jumlah BBM di tangki
timbun dan pastikan jumlah
BBM yang bisa diterima di
tangki timbun.
Tentukan tangki timbun mana
yang akan diisi.
Pastikan katup tangki timbun
(free-vent/pv-valve) bekerja
dengan baik. Coupling di
filling pot siap untuk
menerima pembongkaran.
Persiapan mobil tangki
Arahkan truk tangki ke area
pembongkaran dan
tempatkan mobil tangki pada
posisi pembongkaran yang
benar.
Tunggu selama 15 menit
sehingga apabila terdapat
kotoran atau air dalam BBM
akan mengendap di dasar
tangki.
Kunci kontak pada posisi off
tetapi tetap terpasang
ditempatnya.
Periksa keutuhan segel.
Pengecekan Kelengkapan
Dokumen Pengiriman
Periksa dan teliti dokumen
pengiriman produk dari
sopir/kernet mobil tangki.
Pastikan bahwa jumlah dan
jenis BBM dalam dokumen
pengiriman sesuai dengan
apa yang dipesan dan yang
diangkut.
Jika dokumen telah lengkap
dan benar, lanjutkan ke
langkah 6 (pengecekan
spesifikasi BBM).
Jika dokumen belum lengkap
dan benar tunda
pembongkaran dan lakukan
klaim kepada pihak
PT PERTAMINA
(PERSERO).
Bila cuaca hujan deras dan
disertai petir, pembongkaran
ditunda.

10. Lakukan pengecekan dari


manhole mobil tangki bahwa
BBM di dalamnya sudah habis
dibongkar
Jika BBM sudah habis
lanjutkan ke langkah 10
(melepaskan discharge
hose)
Jika BBM di dalam tangki
belum habis, lanjutkan
proses pembongkaran.

KETERANGAN TAHAP
SETELAH PELAKSANAAN
PEMBONGKARAN :
11. Lepaskan discharge hose,
kemudian lepaskan kabel arde
12. Kembalikan Alat Pemadam Api
(APAR) ke tempat semula.
13. Lepaskan rambu tanda bahaya
14. Selesaikan proses administrasi
bukti pengiriman BBM.
Berikan tanda tangan pada
dokumen pengiriman BBM dan
bubuhkan stempel SPBU serta
ambil lembar pertama PNBP.
Proses Pembongkaran Selesai,
Bantu mobil tangki untuk
meninggalkan SPBU dengan
aman.

PT PERTAMINA (PERSERO)

Flow proses pembongkaran BBM dengan Mobil Tangki Bottom Loader


Tahap Persiapan

Tahap Pelaksanaan
Pembongkaran

Setelah Pelaksanaan
Pembongkaran

Start

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

Gambar 3

Tidak

Ya

Tidak

Ya

End

PT PERTAMINA (PERSERO)

49

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

KETERANGAN
PERSIAPAN DIRI PETUGAS
PELAKSANA :

KETERANGAN
PROSEDUR SETELAH SELESAI
PENGISIAN DI SPBU:

KETERANGAN
LANGKAH PENUTUPAN DI
SPBU :

Pastikan printer SDS dalam


Siap Operasi / tidak error
Pastikan cursor API pada posisi
Seal dan Wet.
Pastikan jarum content gauge
pada posisi F.

Pastikan isi tangki dalam


keadaan kosong dengan
indikasi jarum content gauge
pada posisi E dan cursor API
Display hanya pada posisi
Empty.

Tekan pilot valve sesuai selang


yang terpasang.
Tutup Handle Valve API
Coupler serta lepas Gravity
Adaptor selang.
Lepas grounding cable.
Tempatkan selang pada
tempatnya.

KETERANGAN
LANGKAH PENGISIAN DI
SPBU :
1.
2.
3.

50

Tarik Pilot Valve Pneumatik di


cabin
Buka rolling Door dan angkat
guardbar lalu kunci
Ketik kertas printer yang ada
di printer box dengan cara :
Tekan dan tahan salah satu
nomor di key pad printer
maka akan timbul
pembacaan SDS Stand by.
Tekan kembali hingga
menemukan kembali kata
Do You Want Print
Tekan Yes hingga kertas
keluar dari printer
Pastikan hanya terbaca
Filling waktu pengisian dan
Seal selesai pengisian
Grounding Cable.
Buka salah satu Dust Cup
API Coupler dan pasang
Adaptor Gravity serta selang
pembuang
Pasang selang ke Conector
tangki timbun
Buka Handle Valve API
Coupler dari posisi Seal
meloncat ke posisi Unsealed
dan Wet.
Tarik Tombol Pilot Valve yang
sesuai dengan
compartement yang
terpasang selang
Pastikan minyak mengalir
dari tangki truck ke tangki
timbun. Dengan perubahan
jarum content gauge dari
posisi F menuju E.

PT PERTAMINA (PERSERO)

PT PERTAMINA (PERSERO)

a.

Pelaksana Terkait
1. Operator pengukuran tangki timbun
2. Foreman operasi SPBU
3. Supervisor SPBU

b.

Tujuan dan Ruang Lingkup


1. Tujuan
Agar dapat dilakukan pencatatan persediaan BBM secara
akurat
Untuk pemesanan BBM
Loss Control
Data untuk bahan laporan keuangan
2. Ruang Lingkup
Prosedur ini mencakup segala kegiatan administrasi/pencatatan
persediaan BBM yang dibuat setiap hari.

c.

Ukuran Kinerja
1. Pencatatan berupa data untuk memberikan informasi yang
diperlukan.
2. Ketepatan waktu, ketelitian, serta kelengkapan laporan
pencatatan persediaan BBM.

d.

Form-Form Terkait
1. Tank Ticket
2. Form rekapitulasi penjualan BBM harian
3. Form penerimaan BBM harian

e.

Prosedur
Secara singkat, prosedur pencatatan persediaan BBM di SPBU
adalah sebagai berikut :
1. Pengukuran persediaan BBM di SPBU harus dilakukan pada
waktu-waktu sebagai berikut:
Pada awal shift, untuk mengetahui stok awal BBM yang
siap untuk dijual pada hari tersebut dan memastikan
berapa jumlah BBM yang telah dijual pada hari sebelumnya
setelah memperhitungkan penerimaan dan pejualan.
Sebelum proses pembongkaran BBM dilaksanakan,
pastikan jumlah BBM yang dapat diisikan ke dalam tangki
timbun (ullage).
Setelah proses pembongkaran BBM dilaksanakan, cocokan
jumlah BBM yang diterima dari mobil tangki dengan jumlah
yang tertera di PNBP.

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

2.2.4 Proses Pencatatan Persediaan BBM

51

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

2.
3.

4.
5.

6.

Hasil pengukuran persediaan BBM di tangki timbun dicatat


dalam tank ticket.
Selanjutnya hasil pengukuran di dalam tank ticket dimasukkan
ke dalam Form rekapitulasi penjualan BBM harian untuk
memantau jumlah persediaan BBM di SPBU dari waktu ke
waktu.
Hasil pengukuran penerimaan BBM dimasukan dalam Form
Penerimaan BBM harian.
Cocokkan hasil pengukuran BBM di tangki timbun dengan
catatan penjualan setiap shift dari dispenser untuk mengetahui
kemungkinan terjadinya losses atau kelebihan BBM.
Apabila terjadi kelebihan (gain) atau kekurangan (losses) yang
tinggi (hingga melebihi 0,75%), hal ini patut dicurigai telah
terjadi masalah pada meter arus pompa atau tangki timbun
sehingga tindakan penanggulangan harus segera dilakukan.

TIPS :
1. Pencatatan persediaan BBM harus dilakukan secara akurat, karena informasi ini
berguna untuk pemesanan pembelian BBM secara tepat.
2. Pastikan bahwa pengukuran persediaan BBM telah dilakukan setiap hari sesuai
dengan ketentuan yang berlaku.
Lakukan pencocokan persediaan BBM harian untuk melakukan kontrol dan
memastikan persediaan BBM dalam tingkat yang aman.

2.2.5 Proses Pengendalian Losses (susut) BBM


Prosedur ini mencakup segala tindakan yang harus dilakukan untuk
meminimalisasi losses termasuk mendeteksi titik-titik rawan yang menjadi
penyebab utama losses BBM di SPBU.

52

a.

Pelaksana Terkait
1. Operator SPBU
2. Foreman operasi SPBU
3. Supervisor SPBU

b.

Tujuan
1. Untuk meminimalisasi kerugian yang mungkin timbul sebagai
akibat adanya losses.
2. Agar pihak-pihak terkait di SPBU dapat melakukan tindakan
yang tepat untuk meminimalisasi losses melalui kegiatan
pengawasan dan pengendalian yang tepat.

PT PERTAMINA (PERSERO)

Ukuran Kinerja
1. Tingkat losses untuk rugi laba kerja tidak boleh melebihi 0,75%
2. Ketaatan terhadap prosedur pengendalian losses yang berlaku.

d.

Prosedur
Pada dasarnya ada dua macam losses/kerugian BBM, yaitu :
kerugian yang dapat dikendalikan dan kerugian yang tidak dapat
dikendalikan.

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

c.

Kerugian yang dapat dikendalikan :

PT PERTAMINA (PERSERO)

Kebocoran
Kebocoran dapat terjadi pada peralatan dispenser, instalasi
pipa dan tangki timbun. Prosedur penanggulangan kebocoran
adalah sebagai berikut:
i. Kerugian akibat kebocoran dapat dikurangi dengan
melakukan pemeriksaan rutin pada tangki timbun dan
sistem perpipaan, melalui sumur pantau minimal 1 minggu
sekali.
ii. Perhatikan beberapa gejala kebocoran yang meliputi :
Kehilangan BBM, pada waktu tidak ada penyaluran/
penjualan BBM.
Peningkatan jumlah air bebas di dalam tangki timbun.
Hal tersebut dapat disebabkan oleh kebocoran pada
tangki atau area penutup tangki/dombak.
Tersendat-sendatnya dispenser ditandai dengan
timbulnya gelembung udara pada sight glass
dispenser pada waktu penjualan. Kesulitan untuk
start awal dispenser jenis pompa hisap dimana
minyak tidak otomatis dapat terhisap. Kedua hal
tersebut mengindikasikan kebocoran.
Perhitungan hasil losses diatas toleransi rugi laba
kerja.
Bau BBM di atas tangki timbun atau pada batas
wilayah yang dekat ke SPBU.
iii. Jika terjadi kebocoran, lakukan prosedur penanganan
kebocoran seperti yang diatur secara rinci pada bab 1.
Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lindungan Lingkungan
halaman 13.

53

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

54

Kelebihan Pengeluaran
Pompa yang tidak terkalibrasi dengan tepat dapat mengeluarkan
BBM lebih banyak ke pelanggan dibandingkan dengan yang
tercatat pada petunjuk meteran pompa dan menyebabkan
kerugian. Prosedur pengendalian kelebihan pengeluaran :
i. Lakukan pengecekan keakuratan meter dispenser setiap
hari pada awal shift pertama dan catat didalam Form Tera
Harian sesuai prosedur bab 3. Pengendalian Mutu BBM
halaman 32.
ii. Lakukan tera ulang terhadap setiap nozzle pada
dispensernya setiap 6 bulan sekali bersama-sama dengan
badan metrologi.
iii. Jika ditemukan hasil pengecekan keakuratan meter
dispenser harian melebihi toleransi 0,5% - 1% wajib
dilaporkan kepada dinas metrologi untuk ditera ulang.
Jika melebihi toleransi diatas 1% penjualan dari nozzle
tersebut harus dihentikan.

Tumpahan Minyak
Tumpahan minyak dapat terjadi selama kegiatan pembongkaran
BBM apabila selang bongkar (discharge hose) tidak tersambung
dengan baik sebelum BBM disalurkan. Prosedur
penanggulangan tumpahan minyak ini adalah :
i. Petugas pembongkaran harus memperhatikan dengan
baik setiap sambungan pipa bongkar agar benar-benar
terpasang dengan baik sebelum minyak dialirkan.
ii. Selama proses pembongkaran, petugas harus selalu
memastikan bahwa tidak terjadi kebocoran/tumpahan
BBM.
iii. Jika terjadi tumpahan, lakukan prosedur penanggulangan
tumpahan minyak yang telah diatur secara rinci pada
bab 1. Keselamatan, kesehatan Kerja dan Lindungan
Lingkungan halaman 13.

Pencurian
Kerugian yang dapat dikendalikan lainnya adalah pencurian.
Apabila kerugian dalam jumlah besar dari BBM tidak diakibatkan
oleh kebocoran, tumpahan minyak, kalibrasi meteran atau
alasan fisik yang lainnya maka kemungkinan diakibatkan oleh
pencurian. Pencurian dapat terjadi selama pengiriman produk
atau oleh karyawan di SPBU. Prosedur penangulangan pencurian
BBM adalah sebagai berikut :

PT PERTAMINA (PERSERO)

Lakukan pengukuran BBM di mobil tangki sebelum


pembongkaran, untuk dicocokkan dengan jumlah BBM
yang tertera pada dokumen pengiriman. Pastikan jumlah
BBM di mobil tangki sama dengan jumlah yang tertera
(dengan toleransi 0,15%) pada dokumen pengiriman, hal
ini untuk memastikan tidak terjadi pencurian BBM selama
proses pengiriman dari depot/Instalasi/TT ke SPBU.
Pengukuran BBM di mobil tangki dilakukan dengan cara :
Cek ketinggian ijkbout dan disesuaikan dengan surat tera.
Apabila tinggi minyak dibawah ijkbout tambahkan BBM sejenis
hingga mencapai ketinggian ijkbout sesuai surat tera lalu hitung
jumlah tambahan BBM tersebut. Jika jumlah tambahan tersebut
melebihi 0,15% kelebihannya diklaim ke Pertamina.

ii.

iii.

iv.

v.
vi.

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

i.

Lakukan pengukuran jumlah BBM sesudah pembongkaran


untuk memastikan seluruh BBM di mobil tangki telah
dibongkar ke tangki timbun.
Lakukan pencocokan harian terhadap uang yang diterima
dan berapa liter yang terjual sebagai satu satu cara
terbaik untuk mengidentifikasi pencurian.
Pada waktu SPBU tidak beroperasi lakukan pemadaman
aliran listrik dispenser dengan cara mengunci sentral box
sekering untuk dispenser. (untuk desain SPBU harap
sekering dispenser dibuat terpisah dari sekering lainnya)
Pastikan manhole, lubang ukur minyak dan lubang kuras
(draining) selalu dalam keadaan terkunci.
Apabila ditemukan pencurian yang dilakukan oleh oknum
pekerja SPBU segera tindak oknum tersebut sesuai
peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.

Kerugian yang tidak dapat dikendalikan :


Disamping karena akibat-akibat diatas, losses BBM juga dapat
disebabkan oleh hal-hal tak terkendali, yaitu :

PT PERTAMINA (PERSERO)

Penguapan
Dikarenakan mudah menguap adalah sifat alami dari BBM,
sebagian kecil dari BBM di tangki timbun akan menguap
dikarenakan adanya ruang kosong dari tangki timbun dan
saluran pernafasan. Tingkat penguapan dapat diminimalkan
dengan cara :
i. Memperkecil ruang kosong pada tangki timbun.
ii. Menggunakan PV-valve yang standar dan pastikan berfungsi
dengan baik pada saluran pernafasan.

Kalibrasi Meter
Keakuratan 100% pada meteran mesin pompa tidak mungkin
dicapai untuk itu dilakukan pengecekan pada meteran arus
setiap hari untuk menghindari penyusutan yang lebih besar.

55

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

56

2.2.6 Proses Penanggulangan Kontaminasi BBM


a.

Pelaksana Terkait
1. Operator SPBU
2. Foreman SPBU
3. Petugas mobil tangki

b.

Tujuan dan Ruang Lingkup


1. Tujuan
Untuk mencegah BBM yang terkontamisasi dijual kepada
pelanggan
Menjaga citra SPBU dan Pertamina
Menghindari adanya tuntutan dari instansi terkait dan
pelanggan
2. Ruang Lingkup
Telah terjadi kontaminasi BBM di tangki timbun SPBU
Prosedur yang harus dilakuan untuk menanggulangi
kontaminasi

c.

Ukuran Kinerja
1. Tidak ada komplain dari instansi/lembaga/pelanggan
2. Kecepatan penanganan kontaminasi BBM

d.

Form Terkait
1. Berita acara
2. Hasil visual test dan ukuran volume

e.

Prosedur
Fenomena kontaminasi yang mungkin terjadi :
1. Diketahui pada saat sedang berlangsungnya pembongkaran.
2. Diketahui setelah pembongkaran :
Diketahui awal oleh pihak SPBU
Diketahui dari adanya komplain konsumen

PT PERTAMINA (PERSERO)

Flow chart penanggulangan komtaminasi pada saat


berlangsungnya pembongkaran (terjadi kesalahan tujuan
tangki timbun dari pembongkaran)
Operator SPBU

Foreman SPBU

Petugas Mobil Tangki

Hentikan pembongkaran
dengan menutup kran
mobil tangki dan melepas
slang pembongkaran

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

A.

Ukur sisa jumlah BBM


yang ada di mobil tangki
dan jumlah BBM yang
ada di tangki timbun

Data produk yang


tercampur dan
perbandingannya di
tangki timbun

Sisa BBM di mobil tangki,


dialihkan ke tangki timbun
BBM sejenis. Jika tidak
tersedia tangki timbun
BBM sejenis di SPBU
tersebut, maka sisa pada
mobil tangki dikembalikan
ke depot supply point

Buat berita acara


kontaminasi produk dan
laporkan kepada Wira
Penjualan setempat untuk
dikoordinasikan dan
dikembalikan produk
terkontaminasi tersebut ke
depot supply point.
(SND agar menyusun
prosedur penerimaan
produk terkontaminasi di
depot cara penyelesaian
keuangannya)

Lakukan pengurasan dan


yakinkan bahwa tangki
timbun telah terkuras
habis

PT PERTAMINA (PERSERO)

57

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

B.

Flow chart penanggulangan komtaminasi setelah


pembongkaran dan diketahui oleh petugas SPBU (terjadi
kesalahan tujuan tangki timbun dari pembongkaran)
Operator SPBU

Foreman SPBU

Laboratorium Teknis

Ambil sampel BBM


yang diduga
terkontaminasi

Lakukan
pemeriksaan mutu
secara visual,
berupa warna,
specific
gravity dan
bau

Baik

Keluhan dapat
diabaikan dan
penjualan tetap
dilakukan

Tidak

Keluhan dapat
diabaikan dan
penjualan tetap
dilakukan

Lakukan pengurasan
dan yakinkan bahwa
tangki timbun telah
terkuras habis. Selain
pengurasan di tangki
timbun, lakukan
pengurasan pada
pipa penyaluran ke
dispensing pump

Jika hasil laboratorium


dan atau pemeriksaan
visual menunjukkan
tidak memenuhi
persyaratan, maka
buat berita acara
kontaminasi produk
dan laporkan kepada
Unit Pemsaran/
Cabang Pemasaran
setempat untuk
dikoordinasikan dan
dikembalikan produk
terkontaminasi
tersebut ke depot
supply point

Baik

Jika masih
diragukan kualitasnya
hentikan penjualan,
lakukan pemeriksaan
di laboratorium
terdekat yang
direkomendasikan

Tidak

Pengelola SPBU harus


mengganti kerugian
kepada konsumen
yang mengeluh yang
disertai dengan
permintaan maaf

58

PT PERTAMINA (PERSERO)

Operator SPBU

Foreman SPBU

Laboratorium Teknis

Hentikan penjualan melalui


dispensing pump dari
tangki timbun tersebut

Ambil sampel untuk


pemeriksaan mutu secara
visual dari dispensing
pump ybs. Khusus keluhan
masalah air, periksa
ketinggian air di tangki
timbun

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

C. Flow chart penanggulangan komtaminasi setelah


pembongkaran dan diketahui dari keluhan konsumen (terjadi
pencampuran BBM di tangki timbun)

Lakukan pemeriksaan
mutu secara visual berupa
warna, specific gravity, air
dan bau

Jika hasil laboratorium


dan/atau pemeriksaan
visual menunjukkan
memenuhi persyaratan,
abaikan keluhan dan buka
kembali penjualan
Jika hasil laboratorium dan
atau pemeriksaan visual
menunjukkan tidak
memenuhi persyaratan,
maka buat berita acara
kontaminasi produk dan
laporkan kepada Unit
Pemsaran/Cabang
Pemasaran setempat
untuk dikoordinasikan dan
dikembalikan produk
terkontaminasi tersebut ke
depot supply point

Baik

Lakukan
pemeriksaan
laboratorium
terhadap sampel
BBM tersebut kecuali
free water

Tidak

Lakukan pengurasan dan


yakinkan bahwa tangki
timbun telah terkuras
habis. Selain pengurasan
di tangki timbun, lakukan
pengurasan pada pipa
penyaluran ke dispensing
pump

Pengelola SPBU harus


mengganti kerugian
kepada konsumen yang
mengeluh yang disertai
dengan permintaan maaf

PT PERTAMINA (PERSERO)

59

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

60

Lampiran :

Lampiran
Lampiran
Lampiran
Lampiran
Lampiran
Lampiran
Lampiran
Lampiran
Lampiran

1
2
3
4
5
6
7
8
9

Form
Form
Form
Form
Form
Form
Form
Form
Form

Permintaan BBM Harian


Stock BBM Pagi
Rekapitulasi Laporan Shift
Buku Penerimaan BBM
Rekapitulasi BBM Bulanan
Buku Tera Harian
PNBP
Surat Jalan
Tank Ticket

PT PERTAMINA (PERSERO)

PT PERTAMINA (PERSERO)
Formulir Pemesanan
Upms.............
SPBU No.......

No. Order

(*) Diisi oleh petugas

Tipe Order

Prepayment

Credit

Lain-lain

No. Pelanggan
Nama dan alamat pemebeli

No. Penerima
Nama dan alamat penerima

Kode Prod

Nama Produk

Kuantitas

Harga/Unit

Terbilang
Ket. *)

Bon ini hanya berlaku selama 3 hari kerja dari tanggal order

HARGA DIPERHITUNGKAN PADA WAKTU HARI/TANGGAL PENYERAHAN


Tandatangan pengesahan order

Nama
No. Peg
Tgl.

:
:
:

Tandatangan Pelanggan

Harga

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

Lampiran 1

STOK BBM PAGI (JAM..................)


UPMS......
Bulan
Produk

.............................
.............................
Tangki I

Tanggal

Stok
(Kl)

Density
15 C

Tangki II
Stok
(Kl)

Density
15 C

Tangki III
Stok
(Kl)

Density
15 C

Tangki IV
Stok
(Kl)

Density
15 C

Total Stok
(Kl)

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

Lampiran 2

REKAPITULASI LAPORAN SHIFT


UPMS.......
SPBU ..............
Tanggal
: .........
Shift/Jam
: .........
Jenis

Teller Awal
(liter)

Teller Akhir
(liter)

Keluar
(liter)

Nozzle Test
(liter)

c=b-a

Total Terjual Harga Satuan


(liter)
(Rupiah)
e=c-d

Total Terjual
(Rupiah)

g=e x f

Pertamax Plus
Nozzle 1
Nozzle 2
Sub Total
Pertamax
Nozzle 1
Nozzle 2
Sub Total
Premium
Nozzle 1
Nozzle 2
Nozzle 3
Nozzle 4
Nozzle 5
Nozzle 6
Nozzle 7
Nozzle 8
Sub Total
M. Solar
Nozzle 1
Nozzle 2
Nozzle 3
Nozzle 4
Nozzle 5
Nozzle 6
Nozzle 7
Nozzle 8
Sub Total
Total Terjual
Total terjual
Kupon Pertamax Plus
Kupon Pertamax
Kupon Premium
Kupon M. Solar
Bon
Nozzle test
Setor Kas
POSISI STOK
Pertamax Plus
Keterangan
Liter

Jenis
a
b
c
d
e
f
g

Lembar
Lembar
Lembar
Lembar
Liter
Liter

Pertamax
Liter

@ Rp
@ Rp
@ Rp
@ Rp
@ Rp
@ Rp

Premium
Liter

Rp.
Rp.
Rp.
Rp.
Rp.
Rp.
Rp.

Solar
Liter

Stok Awal
Penerimaan
Jumlah (a+b)
Penjualan
Sisa (c-d)
Stok Akhir (Opname/Colokan)
R/L (f-e)
.................................................

Disetujui,

Disetor Oleh,

(...............................)

(.................................)

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

Lampiran 3

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

BUKU PENERIMAAN BBM


UPMS.......
Bulan
Produk

: ......
: ................

Lampiran 4

Tanggal

No. Mobil Tangki

No. PNBP

Jam Berangkat

Jam Tiba di
SPBU

No. Segel

Isi (Kl)

SG di surat Jalan SG Sample pada


pada suhu 15 C
suhu 15 C

SPBU............
REKAPITULASI BBM BULANAN
UPMS.......
Bulan : ..................
Tanggal

Penerima dari
PT PERTAMINA (PERSERO)
(Kl)
P

PX

PXP

Penjualan
(Kl)
P

PX

Stok BBM Pagi


(Jam .......................)
PXP

PX

PXP

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

Lampiran 5

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

BUKU TERRA HARIAN


UPMS.......
Bulan

: ................

Lampiran 6

Tanggal

P1

P2

P3

P4

P5

P6

P7

P8

S1

S2

Hasil Terra
S3
S4

S5

S6

S7

S8

PX1

PX2

PX3

PX4 PXP1 PXP2

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

LEMBARAN KE 1

PT PERTAMINA (PERSERO)
NPWP

01:

02:

03:

04:

Nota

Nota

Nota

Nota

No.
Faktur

UPms...........
HARGA DIPERHITUNGKAN PADA WAKTU HARI / TANGGAL PENYERAHAN
Nama dan alamat Pembeli

Untuk diserahkan Kepada

FAKTUR
:

Angkutan No

Dikirim via

N
P
W
P

Kode Stat/
Langganan
Tanggal
Faktur

Dikirim dengan

Kode
Bagian

Kode
Minyak/Produksi Satuan

Kode
Rayon

Kode
Pemb.

KO
Cl

Tanggal
Penyerahan

Kode
Harga

Kode
Inst./Dep

Nama Minyak /
Produk dengan Pembungkus

Kode
Penj.

Kwalitas

Kode
PPN-PS

Discount/Bonus/Fee

No. Registrasi
Setoran

Kode
Recov.

Kode
Transp. Lok PS

Harga Satuan

Harga
Recoveries

Lampiran 7

Tanda Tangan Yang


Memberi Order

Tanda Tangan Yang


Melakukan Penyerahan

Hasil Penjualan

SUB TOTAL

KURS VA

Terbilang :

Kode Pos

Tanda Tangan Yang Menerima

JUMLAH
HARGA FAKTUR

Tanda Tangan Kasir

Nama (huruf cetak)


Nama
No. Peg

:
:

Nama
No. Peg

:
:

Pangkat
Bagian

:
:
Bon ini hanya berlaku mulai

Nama
:
No. Peg :

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

PT PERTAMINA (PERSERO)

SURAT PENGANTAR PENGIRIMAN BBM KE SPBU/A/

UPms
TUJUAN :

PRODUK :
DIISI PENGAWAS KONTRAKTOR
NO. POLISI MOBIL
TANGKI/KONTRAKTOR

NO

NOMOR PNBP /
BPP

DIISI PETUGAS PT PERTAMINA (PERSERO)


KL

DENSITY
15 C

II

III

IV

VI

Lampiran 8

CATATAN :

SURAT PENGANTAR PENGIRIMAN BBM INI DAPAT DIPERGUNAKAN


OLEH BEBERAPA MOBIL TANGKI DENGAN TUJUAN YANG SAMA

NOMOR SEGEL

JAM KELUAR

JAM TIBA DI
SPBU

DENSITY
15 C

DIISI PETUGAS SPBU / A / I


PERMINTAAN BERIKUT
TANDA TANGAN PETUGAS DAN
CAP SPBU / A / I
KL
JAM
TGL

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

Lampiran 9

TANK TICKET

UPMS.....

INSTALATION / DEPOT

NO
DAY

MONTH

YEAR

DATE
HOUR
TANK NO.
OPERATION FROM/TO*
TYPE OF PRODUCT
HEIGHT OF TANK

mm

TAPE

mm

BOB*

mm

BLANK*

mm

PRODUCT+WATER

mm

WATER

mm

PRODUCT

mm

TEMP.* C/F
S.G / DENSITY

SUPERVISOR

TANK GAUGER

CUSTOMS

Name and Signature

Name and Signature

Name and Signature

* DELETE WHICH IS NOT NECESSARY

KEBIJAKAN
KEUANGAN
SPBU

KEBIJAKAN KEUANGAN SPBU

BAB 5

1 Umum
Kebijakan Keuangan di SPBU diharapkan sesuai dengan norma-norma
pelaporan sebagaimana tercantum dalam Norma-Norma Pemeriksaan
Akuntan menurut STANDAR AKUNTANSI KEUANGAN (SAK).
1.
2.
3.
4.

Memberikan informasi keuangan secara kuantitatif mengenai


kegiatan SPBU
Menyajikan informasi yang dapat dipercaya mengenai posisi
keuangan SPBU
Menyajikan informasi keuangan yang dapat membantu pemilik
SPBU dalam menentukan prospek SPBU
Menyajikan informasi yang berkualitas, relevan, jelas dan mudah
dimengerti, dapat diuji kebenarannya, mencerminkan keadaan
perusahaan menurut waktu yang tepat, dapat diperbandingkan,
lengkap dan netral.

Akuntansi dan pembukuan merupakan kunci dalam pengoperasian SPBU.


Tujuan dari keduanya adalah untuk memastikan :
a.
b.
c.
d.
e.

1.1

PT PERTAMINA (PERSERO)

Semua pemasukan dari penjualan telah dimasukkan ke bank


Seluruh catatan telah tersimpan dengan rapi agar tidak terjadi
duplikasi dalam tagihan atau pembayaran
Tersedianya catatan untuk menganalisa kinerja dari SPBU
Dalam beberapa hal adalah untuk memenuhi persyaratan dari
hukum dan peraturan yang berlaku mengenai suatu jenis usaha
Tersedianya informasi keuangan yang akurat yang dapat digunakan
pengusaha SPBU dalam mengambil keputusan yang tepat.

Standard Peralatan dan Fasilitas


Deposit Box (Brankas)
Meja Kasir
Kalkulator
Komputer dan Printer
Filling Cabinet
Cash Register (jika diperlukan)

61

KEBIJAKAN KEUANGAN SPBU

1.2

Formulir
Buku Jurnal Akuntansi
Buku penerimaan BBM dan NBBM
Buku penjualan BBM, NBBM dan pendapatan lain-lain
Buku persediaan BBM & NBBM
Buku aliran kas
Buku recording data transaksi bank
Buku Ekspedisi surat menyurat
Form laporan penjualan per shift per produk
Form laporan harian penjualan BBM & NBBM
Form rekapitulasi data biaya operasional dan overhead
Form Balance sheet / Income statement

2 Proses/Prosedur
2.1

Aktifitas/Kegiatan

Kegiatan Akuntasi SPBU mencakup semua kegiatan administrasi yang


dilaksanakan oleh SPBU yang meliputi kegiatan administrasi penjualan,
administrasi penerimaan produk, administrasi persediaan, administrasi
keuangan, administrasi seluruh dokumen-dokumen yang ada di SPBU
dan kegiatan pengelolaan keuangan SPBU.
Secara umum proses (siklus) akuntasi SPBU adalah sebagai berikut :
Laporan
Keuangan

Transaksi

Reversing Entris

Neraca Lajur
Bukti
Penutupan

Penyesuaian

Neraca Percobaan
Saldo

Pengikhtisarian

Jurnal

62

Pemindah bukuan

Buku Besar
Ledger

PT PERTAMINA (PERSERO)

Aliran Proses

Secara detailnya kegiatan akutansi SPBU adalah sebagai berikut :

KEBIJAKAN KEUANGAN SPBU

2.2

2.2.1 Prosedur Pencatatan Penjualan BBM dan NBBM


Jam kerja SPBU dapat dilakukan dengan 2 atau 3 shift (pergantian kerja).
Apabila SPBU buka selama 24 jam, maka 3 shift harus diperlukan :
Pukul 7.00 15.00
: Shift 1
Pukul 15.00 23.00
: Shift 2
Pukul 23.00 7.00
: Shift 3
Di setiap akhir pergantian shift, karyawan harus menuliskan catatan
penjualan untuk shift kerjanya (Laporan Shift) yang biasanya terdiri dari:
a. Pencatatan posisi totalisator pada pompa dispenser (posisi awal
dan akhir shift) untuk masing-masing produk
b. Catat Penjualan BBM setiap shift di formulir penjualan BBM
c. Posting hasil penjualan ke Jurnal Akuntansi
d. Untuk produk NBBM, catat volume produk terjual dan jumlah uang
yang diterima serta catat dalam buku penjualan NBBM per shift.
Laporan masing-masing shift akan dikonsolidasikan oleh administrasi
dan keuangan menjadi laporan harian. Laporan ini mengkombinasikan
data-data sebagai berikut :
Penjualan total dari BBM.
Penjualan total Non BBM (C-Store, Pencucian Mobil dan lain-lain)
Penjualan total BBM dan NBBM dari seluruh shift
Buku Catatan Khusus Penjualan BBM
Data penjualan khusus BBM dari Laporan Harian Total Shift juga dicatatkan
kembali ke dalam Buku Catatan Khusus Penjualan BBM dengan
mengkombinasikan dan merekapitulasi data-data lain mengenai BBM
seperti :
a. Jumlah BBM yang diterima
b. Pengukuran stok BBM pada tangki timbun
c. Jumlah kumulatif penjualan BBM
Guna dari pencatatan khusus penjualan BBM adalah untuk rekonsiliasi
dari loss BBM.
Jumlah Kumulatif Penjualan BBM
Jumlah kumulatif penjualan didapat dengan cara menambahkan jumlah
kumulatif penjualan kemarin dengan jumlah penjualan hari ini. Jumlah
kumulatif penjualan ini dihitung untuk perioda per satu bulan.

PT PERTAMINA (PERSERO)

63

KEBIJAKAN KEUANGAN SPBU

2.2.2 Laporan Pembelian BBM dan NBBM


Laporan Pembelian merupakan proses pencatatan jumlah produk yang
diterima dan pencatatan administrasi berdasarkan data PNBP dan hasil
pengecekan laporan operator. Jumlah dari masing-masing produk yang
diterima pada hari itu harus dicatat secara secara terpisah. Data-data
pada laporan penerimaan berisi hal-hal, sebagai berikut :
a. Catatan penjualan BBM harian
b. Catatan Stok harian
c. Rekapitulasi penjualan bulanan
d. Laporan penjualan NBBM bulanan
e. Laporan totalisator bulanan
2.2.3 Laporan Persediaan BBM
Pengukuran stok BBM adalah pencatatan pengukuran jumlah stok BBM
pada penutupan stok (closing stock) untuk masing-masing produk pada
hari itu. Adapun data-data yang diperlukan sebagai berikut :
a. Perhitungan stok akhir hari sebelumnya yang menjadi stok awal
pada hari berikutnya
b. Perhitungan stok per shift pada hari tersebut
Pencatatan kuantitas yang terdapat pada tanki timbun pada hari
pengukuran (dipping)
2.2.4 Rekapitulasi Data Volume Penjualan & Persediaan

Nilai buku
Nilai buku adalah jumlah dari stok yang harusnya tersedia di SPBU
yang didapat dengan cara perhitungan sebagai berikut :
Nilai Buku (hari ini) =
Nilai Buku (kemarin) + Pemerimaan (hari ini) - Penjualan (hari Ini)

64

Selisih stok dengan nilai buku (variance)


Selisih diperoleh dari jumlah stok BBM di tangki timbun dari hasil
pengukuran stok BBM dikurangi dengan nilai buku. Jika hasilnya
positif menunjukkan kelebihan produk (gain) atau apabila negatif
mengindikasikan kehilangan (loss) suatu produk.
Kehilangan yang terjadi normalnya disebabkan oleh cuaca panas
yang membuat BBM menguap. Dalam menentukan apakah
penguapan yang terjadi tinggi atau rendah, harus dilakukan
perhitungan rata-rata penguapan.

PT PERTAMINA (PERSERO)

Rata-rata losses
Rata-rata losses dihitung dengan :
(Selisih/Penjualan Komulatif) x 100%

KEBIJAKAN KEUANGAN SPBU

Rata-rata losses yang dapat diterima untuk produk BBM maksimal


adalah 0.50 %.

2.2.5 Rekapitulasi Hasil Penjualan dan Pendapatan


Rekapitulasi hasil penjualan dan pendapatan berisi perhitungan konversi
penjualan produk pada hari transaksi dirubah ke dalam nominal rupiah
untuk BBM, hal ini dilakukan juga rekapitulasinya terhadap produk non
BBM baik dari C-Store, Car Wash, Ganti Oli, dll.
Pada dasarnya di SPBU ada 2 macam laporan catatan penjualan,
yaitu :
a.

Laporan catatan penjualan cash


Laporan catatan penjualan cash maksudnya rekapitulasi penjualan
yang dibayar secara tunai pada saat transaksi berlangsung,
baik produk BBM maupun Non BBM.

b.

Laporan penjualan non cash


Maksud dari buku catatan kartu kredit adalah untuk :
Mencatat penjualan dengan kartu kredit
Mencatat pembayaran dari bank penerbit kartu kredit
Mencatat jumlah net yang akan diterima dari transaksi penjualan
yang menggunakan KARTU KREDIT
BUKU CATATAN KARTU KREDIT pada prinsipnya menyerupai buku
catatan uang.
Jumlah penjualan dengan menggunakan kartu kredit dikurangi
dengan komisi dari kartu kredit prinsipal (Amex/Visa/Mastercard/dll)
adalah jumlah net yang akan diterima dan ini dicatat dalam kolom
debit. Sedangkan pembayaran yang diterima bank penerbit kartu
kredit akan dicatat dalam kolom kredit.
Dengan membuat catatan kartu kredit, kita dapat mengetahui
berapa pembayaran yang belum kita terima dari hasil transaksi
penjualan kita sehingga apabila dirasakan modal kerja kita sudah
terlalu besar maka dapat dilakukan tindakan untuk mengurangi
modal kerja tersebut.

PT PERTAMINA (PERSERO)

65

KEBIJAKAN KEUANGAN SPBU

2.2.6 Rekapitulasi Aliran Kas


Maksud dari buku catatan uang kas adalah untuk :
a.
b.
c.

Mencatat semua setoran kas ke bank


Membantu kita untuk mengetahui dengan cepat jumlah dari uang
kas yang tersedia untuk digunakan sebagai kepentingan kantor
Untuk memudahkan rekonsiliasi catatan transaksi dengan bank
statement

Buku catatan uang kas berisi data harian mengenai uang setoran ke
bank (di dalam kolom kredit) dan setiap pengambilan uang dalam bentuk
tunai diisikan ke dalam kolom debit.
2.2.7 Rekapitulasi Biaya Operasional dan Biaya Overhead
Rekapitulasi biaya operasional dan biaya overhead berisi seluruh biaya
yang dikeluarkan oleh manajemen SPBU baik yang bersifat operasional
dan rutin seperti :
Listrik
Air
Telepon
Gaji dan bonus karyawan
Pajak, dll
Maupun biaya-biaya yang tidak rutin, misalnya :
Biaya penanganan kerusakan Pompa
Biaya komplain ketidaksesuaian takaran
Seluruh biaya rutin dan non rutin akan di posting pada laporan rugi laba
sebagai expenses untuk mengurangi margin profit penjualan.
2.2.8 Rekapitulasi Proses Transaksi Bank
Rekapitulasi proses transaksi bank berisi catatan mengenai :
Transaksi pembayaran terhadap produk BBM yang akan dipesan
kepada bank
Penyetoran hasil transaksi penjulan harian
Transaksi kredit yang dilakukan disertai perhitungan komisi

66

PT PERTAMINA (PERSERO)

a.

b.

KEBIJAKAN KEUANGAN SPBU

2.2.9 Rekonsiliasi Bank Statement


Pada saat menerima bank statement bulanan maka harus dilakukan
rekonsiliasi dari saldo akhir (closing balance) pada bank statement
dengan yang terdapat pada Buku Catatan Uang Kas. Berikut adalah
metoda untuk melakukan rekonsiliasi :
Untuk menghitung saldo akhir (closing balance) bulanan dari Buku
Catatan Uang Kas adalah dengan cara menambahkan saldo awal
dengan Penerimaan total dikurangi dengan pembayaran yang
dilakukan selama bulan yang bersangkutan.
Untuk merekonsiliasi dengan bank statement maka saldo
berdasarkan bank statement ditambah dengan setoran ke bank
yang sudah dilakukan tapi belum terkreditkan di bank statement
dikurangi dengan pembayaran yang telah dilakukan dengan
menggunakan cek tapi belum tercatat dalam bank statement adalah
sama dengan saldo akhir dari Buku Catatan Uang Kas di butir
nomer (i) diatas.

2.2.10 Pembuatan Laporan Laba-Rugi


Pembuatan laporan rugi laba dilakukan tiap tahun. Dengan membuat
laporan rugi laba untuk SPBU maka pengusaha/Manajer SPBU dapat
mengetahui kinerja dari SPBU-nya sehingga dapat melakukan tindakantindakan yang tepat dalam usaha efisiensi pengoperasian SPBU.

PT PERTAMINA (PERSERO)

67

KEBIJAKAN KEUANGAN SPBU

Contoh format Laporan Rugi Laba


Laporan Rugi Laba (Income Statement)
Bulan :
Ordinary Income/Expenses
Ordinary Income
Total Penjualan BBM
Pertamax Plus
: . ltr
Pertamax
: . ltr
Premium
: . ltr
Solar
: . ltr
Total Penjualan Non BBM

x
x
x
x

Rp
Rp
Rp
Rp

........
........
........
........

Less
Potongan Harga
Own Use BBM
Own Use Non BBM

= Rp .
= Rp .
= Rp .

Total Ordinary Income


Cost of Goods Sold
Pembelian BBM
Pembelian PPN BBM
Pembelian PBBKB BBM
Pembelian NBBM
Pembelian NBBM
Total Cost of Goods Sold

= Rp .
= Rp .
= Rp .
= Rp .
= Rp .
= Rp .

Gross Profit
Operating Expenses
Biaya Penjualan
Biaya Keuangan
Biaya Personalia
Biaya Penyusutan BBM Retail Outlets
Biaya Penyusutan NBBM Retail Outles
Biaya Asuransi

= Rp .
= Rp .
= Rp .
= Rp .
= Rp .
= Rp .

Total Operating Expenses


Net Ordinary Income

= Rp ..
= Rp .

Other Income & Expenses


Other Income
Pendapatansewa
Sewa Wartel
Sewa Carwash
Sewa mini Market
Sewa Tempat

= Rp ....
= Rp .
= Rp .
= Rp .
= Rp .

Total Pendapatan Sewa


Other Expenses
Biaya Sewa
Biaya Penjualan
Biaya Keuangan
Biaya Personalia
Biaya Asuransi
Total Biaya Sewa
Net other income

= Rp .
= Rp .
= Rp .
= Rp .
= Rp .
= Rp .
= Rp .

Net income

68

= Rp ....
= Rp ....
= Rp ....
= Rp ....
= Rp .

= Rp .

= Rp .

PT PERTAMINA (PERSERO)

KEAMANAN

BAB 6

KEAMANAN

1 Umum
SPBU sebagai fasilitas pelayanan untuk umum sangat rawan terhadap
potensi bahaya kejahatan dan gangguan lingkungan, sehingga diperlukan
upaya pencegahan dan pengamanan.

2 Potensi Kerawanan SPBU


1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Penghitungan uang
Penyimpanan uang
Penyetoran uang ke Bank
Pencurian
Perampokan
Penipuan
Pengutilan
Sabotase
Gangguan lingkungan

3 Sarana dan Prasarana Pengamanan


Untuk pencegahan dan pengamanan setiap SPBU memerlukan minimal
2 (dua) orang tenaga pengamanan yang terlatih dan bersertifikat
kepolisian. SPBU tersebut harus dilengkapi dengan sarana dan prasarana
sebagai berikut :
Alarm (jenis yang direkomendasikan)
Borgol
Senter
Peluit
Brankas dual custody
Tongkat pemukul karet
Alat Deteksi Uang
Tempat uang pada meja kasir yang aman

PT PERTAMINA (PERSERO)

69

KEAMANAN

4 Prosedur Penanganan
4.1

Penghitungan Uang

Penghitungan uang harus dilakukan di tempat yang aman dan terkunci,


serta tidak dihadiri oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan.
Selama proses penghitungan tenaga pengaman selalu waspada dan
berjaga dalam jarak jangkauan objek pengamanan.

4.2

Penyimpanan Uang

Uang hasil penjualan BBM dan lain-lain setelah dihitung dan


dipetanggungjawabkan disimpan di dalam brankas yang ditempatkan
secara permanen. Pengusaha/manajer SPBU bertanggung jawab penuh
terhadap kunci dan nomor kombinasi dari brankas. Nomor kombinasi
brankas harus diingat oleh pengusaha/manajer SPBU dan tidak boleh
ditulis pada kertas. Nomor kombinasi brankas harus segera diganti
pada keadaan-keadaan berikut ini:
1. Setiap 3 bulan sekali.
2. Nomor kombinasi diketahui oleh pihak yang tidak berwenang.
3. Karyawan SPBU yang mengetahui nomor kombinasi berhenti bekerja
(baik sementara maupun tetap).
4. Setelah terjadi keadaan-keadaan yang tidak kondusif, seperti
pencurian atau kebakaran.

4.3

Pemindahan Uang ke Bank

Pemindahan uang ke bank harus dilakukan dengan mengindahkan kaidahkaidah keamanan yang menjamin keselamatan uang sampai di bank.
Apabila uang diambil oleh pihak bank, maka harus dikonfirmasikan
terlebih dahulu waktu pengambilan uang oleh pihak Bank ke SPBU untuk
menghindari hal-hal yang tidak diinginkan. Sebelum pihak bank
meninggalkan SPBU, pengusaha/manajer SPBU harus memastikan bahwa
pihak bank telah menyerahkan tanda terima.
Sedangkan bila pengambilan uang oleh pihak bank tidak memungkinkan,
maka ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebagai berikut :
1. Petugas SPBU dalam mengantarkan uang harus selalu dikawal oleh
petugas keamanan SPBU.
2. Gunakan perusahaan jasa keamanan untuk mengawal pengantaran
uang ke bank bila uang diantar pada waktu libur panjang atau
jumlahnya jauh lebih besar daripada biasanya.
3. Ubahlah rute perjalanan pengantaran uang ke bank secara acak
setiap kali melakukan pengantaran.

70

PT PERTAMINA (PERSERO)

KEAMANAN

4.4

Pencurian

Tindakan pencegahan yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:


1. Menanamkan kewaspadaan pada karyawan agar tidak terjadi tindak
pencurian.
2. Penerangan di SPBU harus berfungsi dengan baik, sehingga
memudahkan pengawasan.
3. Pasang sistem alarm dan dipelihara agar selalu berfungsi
dengan baik.
4. Petugas keamanan SPBU secara aktif melakukan kontrol dalam
areal SPBU.
5. Jangan biarkan pelanggan masuk ke dalam kantor SPBU bila tidak
ada karyawan di dalamnya.
Apabila terjadi pencurian, maka dilakukan penanganan sebagai
berikut :
1. Telepon polisi dan mengamankan Tempat Kejadian Perkara (TKP).
2. Informasikan ke PERTAMINA (1x24 jam).
3. Koordinasi dengan pihak kepolisian untuk langkah-langkah
tindak lanjut.

4.5

Perampokan

Tindakan-tindakan yang dapat diambil untuk mencegah tindak


perampokan :
1. Seluruh karyawan dan petugas keamanan SPBU selalu dalam
keadaan waspada.
2. Gunakan kaca tembus pandang untuk bangunan kantor dan c-store
sehingga orang orang dari luar dapat melihat dengan jelas ke dalam.
3. Hindari menyimpan uang tunai dalam jumlah besar di SPBU dengan
memindahkan uang ke bank secara rutin.
4. Sapa semua orang yang memasuki areal SPBU untuk memberikan
kesan bahwa mereka diperhatikan.
Apabila terjadi perampokan, maka lakukan prosedur penanganan
perampokan sebagai berikut :
1. Tetap tenang, waspada dan jangan panik.
2. Bunyikan alarm jika situasi memungkinkan.
3. Ambil tindakan perlawanan dengan penuh perhitungan.
4. Ingatlah baik-baik ciri-ciri pelaku.
5. Identifikasilah dari arah mana pelaku datang dan ke arah mana
pelaku pergi serta identitas kendaraan.
6. Segera hubungi polisi, pengusaha/manajer SPBU atau Petugas
PERTAMINA setelah pelaku pergi.
7. Jangan sentuh apapun yang dipegang atau disentuh pelaku sampai
polisi datang dan selesai melakukan pemerikasaan secara
menyeluruh.
8. Lengkapi dokumen laporan kejadian dan formulir deskripsi
perampokan. Berikan satu lembar kepada WP dan simpan satu
lembar di SPBU.

PT PERTAMINA (PERSERO)

71

KEAMANAN

4.6

Pengutilan

Langkah-langkah yang harus diambil untuk mencegah pengutilan :


1. Kunci semua pintu yang tidak digunakan sebagai jalan keluar masuk.
2. Jaga agar setiap barang tetap rapi dan teratur, sehingga barang
yang hilang dapat segera diketahui.
3. Hindari posisi barang yang tidak dapat terlihat dengan jelas
(tersembunyi).
4. Pasang gambar/tanda yang menyebutkan konsekuensi dari
pengutilan bila tertangkap (hukuman pidana).
5. Gunakan cermin pengawas pada tempat-tempat strategis yang
kurang terjangkau oleh pengawasan karyawan.

4.7

Sabotase

Apabila terjadi ancaman sabotase, pengusaha atau karyawan SPBU


harus melakukan prosedur berikut, yaitu :
1. Tetap tenang.
2. Diingat /dicatat ancaman seakurat mungkin.
3. Cari tahu modus ancaman dan tuntutan yang diinginkan.
4. Coba untuk memperkirakan informasi tentang penelpon seperti
jenis kelamin, umur, logat suara, dll.
5. Jangan sentuh barang yang dicurigai.
6. Koordinasikan dengan aparat kepolisian, dan informasikan kepada
Petugas PERTAMINA.

4.8

Gangguan Lainnya

Kemungkinan-kemungkinan yang dapat menimbulkan gangguan lainnya


terhadap operasional SPBU antara lain gangguan premanisme dan
pedagang asongan. Tindakan pencegahan yang dilakukan
sebagai berikut :
1. Membina hubungan dengan masyarakat sekitar SPBU.
2. Melarang pedagang asongan di dalam areal SPBU.
3. Berperan serta dalam kegiatan-kegiatan sosial di sekitar lingkungan
SPBU.

72

PT PERTAMINA (PERSERO)

PEMELIHARAAN

BAB 7

PEMELIHARAAN

Pemeliharaan SPBU bertujuan agar seluruh peralatan dan fasilitas yang


ada tetap dalam kondisi prima sehingga SPBU dapat melayani konsumen
dengan baik. Pemeliharaan SPBU secara umum dibedakan menjadi dua
bagian yaitu:
1. Pemeliharaan peralatan utama.
2. Pemeliharaan peralatan penunjang.

1 Pemeliharaan Peralatan Utama


1.1
No.

Items dan Tindakan

Waktu

Metode

1.

Tutup Manhole
Periksa packing, baut, agar dalam
kondisi lengkap dan kencang

Setiap hari

Cek visual

Sistem Pipa dalam Dombak


Pastikan sambungan pipa tidak
bocor

Setiap hari

Visual dan Gas Tester

Setiap hari

Cek visual

Setiap hari

Cek visual, keringkan


dengan busa

Pastikan tutup Fill Pot kedap

Setiap hari

Cek seal karet

Venting/Alat Pernapasan Tangki


Pastikan valve venting dalam
kondisi bersih dan tidak karatan

Setiap minggu

Cek visual

Pastikan venting berfungsi baik

Setiap hari

Cek outdour dan deteksi


saat pembongkaran

5.

Kalibrasi

Tiga tahun

Sesuai acuan metrologi

6.

Ketebalan dan Kebocoran

Tiga tahun

Thickness & Leak Test

7.

Instrumentasi
Pastikan sensor tank gauging
bekerja dengan baik

Setiap minggu

Cross check tank


monitor Vs dengan
dipstick di tangki

2.

3.

4.

PT PERTAMINA (PERSERO)

Tangki Timbun

Fill Pot
Pastikan Coupler dan Anchor tidak
retak/bocor
Pastikan tidak ada genangan air
dan minyak

73

PEMELIHARAAN

1.2
No.

Items dan Tindakan

Waktu

Metode

1.

Pipa Hisap/Tekan
Pastikan tidak bocor/kedap

Setiap hari

Cek visual

Dispensing Pump
Pastikan Sump Pump dalam kondisi
kering (bebas minyak dan air)

Setiap minggu

Buka dan cek visual

Pastikan Automatic Shut Off Nozzle


berfungsi dan tidak bocor

Setiap hari

Cek dan operasikan


secara langsung

Pastikan Selang Nozzle dan


sambungannya tidak bocor

Setiap hari

Cek visual

Pastikan Elektro Motor dan terminal


dalam kondisi baik (Explotion Proof)

Setiap minggu

Cek visual

Pastikan Pompa Dorong selalu


terendam minyak dan instalasi
listrik dalam kondisi Gas Proof

Setiap hari

Cek cover instalasi


listrik di tangki

Preset Counter pada Electronic


Digital dalam posisi nol

Setiap hari

Cek pada saat start


pengisian

Pastikan Adjuster Counter dalam


kondisi tersegel

Setiap hari

Cek visual

Pastikan Vanebelt dalam kondisi


baik dan kencang

Setiap minggu

Cek visual pada saat


cover dibuka

Jaga tampilan Cover Dispenser


tetap baik dan terkunci

Setiap hari

Cek visual

Bersihkan saringan atau ganti

Setiap minggu

Cek sesuai buku manual

Periksa Veeder Root ticket printer

Setiap 6 bulan

Cek sesuai buku manual

Periksa Totalizer gears dan flex


shafts

Setiap 6 bulan

Cek sesuai buku manual

Periksa shear valves

Setiap 6 bulan

Cek sesuai buku manual

2.

1.3

74

Sistem Pipa dan Dispensing Pump

Genset dan Instalasi Listrik

No.

Items dan Tindakan

Waktu

Metode

1.

Pastikan kabel Penghantar (Tahanan


Isolasi, Terminal/Doos Kabel,
Kapasitas Kabel) dalam kondisi baik

Tiga tahun

Sesuai standar PUIL

2.

Periksa Pengaman Arus Lebih/MCB


(Kapasitas, kondisi, Panel Box)
dalam kondisi baik

Tiga tahun

Sesuai standar PUIL

3.

Periksa Manometer (Volt, Ampere,


Hz, Panel) dalam kondisi baik

Tiga tahun

Sesuai standar PUIL

4.

Periksa pertanahan/Grounding
dalam kondisi baik

Setiap enam
bulan

Maksimum 4 (empat)
Ohm

5.

Stabilizer dan UPS dalam kondisi


baik

Setiap hari

Cek visual

6.

Genset dalam kondisi siap operasi

Setiap hari

Dihidupkan tanpa beban


15 menit

7.

Pemeliharaan genset dilakukan


secara rutin

Jam operasi

Sesuai manual book

8.

Lampu-lampu penerangan (Kios,


Canopy, Taman, Signage, Rambu,
dan bangunan lainnya) dalam
kondisi baik

Setiap hari

Cek visual

PT PERTAMINA (PERSERO)

2.1

PT PERTAMINA (PERSERO)

PEMELIHARAAN

2 Pemeliharaan Peralatan Penunjang

Drive Way

No.

Items dan Tindakan

Waktu

Metode

1.

Pastikan jalan masuk/keluar tidak


tergenang air dan permukaan rata

Kondisional

Diperbaiki setempat

2.

Pastikan Grill Grating rata dan


bersih

Kondisional

Diperbaiki setempat

3.

Periksa Cansteen/Bingkai Jalan


harus utuh dan rapih

Kondisional

Diperbaiki setempat

4.

Pastikan jalan di bawah Canopy


rata dan bersih

Kondisional

Diperbaiki setempat

5.

Pastikan marka jalan jelas dan rapih

Kondisional

Diperbaiki setempat

75

PEMELIHARAAN

2.2
No.

Items dan Tindakan

Waktu

Metode

1.

Pastikan tiang dalam kondisi rata


dan tidak pudar

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

2.

Periksa atap dan talang

Setiap bulan

Cek visual dan perbaiki

3.

Periksa plafon harus utuh dan rata

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

4.

Pastikan Listplank tidak


bergelombang, rusak, dan pudar

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

5.

Pastikan Pulau Pompa utuh

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

6.

Pastikan Island Guard utuh

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

2.3

Signage

No.

Items dan Tindakan

Waktu

Metode

1.

Pastikan pondasi kokoh

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

2.

Pastikan lampu berfungsi

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

3.

Pastikan Acrylic Lambang


Pertamina tidak pudar

Kondisional

Cek visual dan perbaiki

2.4

76

Bangunan Canopy

Kantor/Kios/C-Store

No.

Items dan Tindakan

Waktu

Metode

1.

Periksa lantai tidak ada yang pecah


dan lepas

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

2.

Pastikan dinding tidak retak dan


pudar

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

3.

Periksa atap dan talang

Setiap bulan

Cek visual dan perbaiki

4.

Periksa plafon harus utuh dan rata

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

5.

Pastikan Listplank tidak


bergelombang, rusak, dan pudar

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

PT PERTAMINA (PERSERO)

PEMELIHARAAN

2.5

K3LL

No.

Items dan Tindakan

Waktu

Metode

1.

Alat Pemadam Kebakaran


Pastikan alat pemadam berada
pada posisinya dan tidak terhalang

Setiap hari

Cek visual

Periksa segel alat pemadam

Setiap minggu

Cek visual

Periksa kondisi fisik tabung, slang


dan nozzle dalam keadaan baik

Setiap minggu

Cek visual,

Periksa kondisi tepung pemadam


kondisi baik

Setiap enam
bulan

Cek visual, aduk tepung

Periksa shelter alat pemadam


kondisi bersih

Setiap minggu

Cek visual dan bersihkan

Periksa Gas pendorong N2


mempunyai tekanan cukup

Setiap minggu

Cek visual pada


manometer

Periksa Roda/ban pemadam kap.


150 lbs mempunyai tekanan cukup
dan mudah bergerak

Setiap minggu

Periksa tekanan dan


putaran roda

Periksa Cat tabung dan shelter


kondisi baik/tidak buram

Setiap tahun

Cek visual, cat ulang bila


buram

Sumur Pantau
Periksa lapisan minyak pada sumur
pantau dan laporkan bila ada
indikasi kebocoran BBM

Setiap hari

Cek visual

Periksa kadar minyak secara


laboratorium

Setiap bulan

Analisa laboratorium

Periksa tutup/cap sumur pantau


terpasang dengan baik

Setiap hari

Cek visual

Grounding System
Periksa Sambungan dan kondisi
kawat grounding terpasang baik

Setiap bulan

Cek visual, perbaiki bila


rusak

Ukur tahanan grounding dan


perbaiki bila melebihi ketentuan

Setiap tahun

Dengan earthtester

Oil Catcher Dan Saluran


Drainase
Periksa Saluran drainase mengalir
lancar

Setiap hari

Cek dan bersihkan

Setiap minggu

Buka/tutup pintu oil


catcher, bersihkan bila
macet

2.

3.

4.

Kerangan atau pintu oil catcher


mudah di buka/tutup
Setiap hari

Cek dan bersihkan

Periksa Oil catcher kondisi bersih


dan bebas dari sampah/kotoran

Setiap bulan

Periksa Fire seal/fire trap terpasang


baik

Bersihkan dan pasang


bila belum ada

Setiap hari

Cek visual

3 bulanan atau
sesuai
UKL/UPL

Analisa laboratorium
sesuai UKL/UPL

Setiap bulan

Test tekanan sesuai


standar

Periksa Oil catcher selalu berisi air


Periksa kadar pH dan minyak pada
outlet oil catcher dan perbaiki bila
kadar melebihi ketentuan
5.

Hydrant System (bila ada)


Periksa Slang dan nozzle kondisi
lengkap, coupling baik, tidak bocor

Setiap bulan

Periksa Kerangan hidrant mudah


dibuka/tutup

Coba dan perbaiki bila


rusak

Setiap bulan

Cek visual dan fow test

Periksa Hidran tidak bocor

Setiap bulan

Flow test

Periksa Air dapat mengalir lancar


dari hidran

Setiap tahun

Cek visual

Periksa Cat baik dan tidak buram

PT PERTAMINA (PERSERO)

77

PEMELIHARAAN

2.6

Pagar dan Saluran

No.

Items dan Tindakan

Waktu

Metode

1.

Periksa pagar dalam kondisi utuh


dan tidak pudar

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

2.

Periksa saluran air mengalir lancar


dan tidak ada lapisan minyak

Kondisional

Cek visual dan perbaiki

2.7

NO.

Bangunan-bangunan Lain
(Genset, Musholla, ATM, ACW)

No.

Items dan Tindakan

Waktu

Metode

1.

Periksa lantai tidak ada yang pecah


dan lepas

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

2.

Pastikan dinding tidak retak dan


pudar

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

3.

Periksa atap dan talang

Setiap bulan

Cek visual dan perbaiki

4.

Periksa plafon harus utuh dan rata

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

5.

Pastikan Listplank tidak


bergelombang, rusak, dan pudar

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

2.8

NO.

Gas Station Management Information System

No.

Items dan Tindakan

Waktu

Metode

1.

Periksa akurasi Tank Monitor

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

2.

Periksa Point of Sales


(Pump Monitor)

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

3.

Periksa Computer

Setiap bulan

Cek visual dan perbaiki

4.

Periksa Instrument/Electrical
Cabling

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

5.

Periksa UPS dan Stabilizer

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

NO.

2.9 Rambu-rambu
Periksa semua fasilitas rambu-rambu setiap hari dan perbaiki
apabila terdapat kerusakan maupun salah penempatannya.

2.10 Sumur Pantau :


Periksa semua tanaman dan pastikan dalam kondisi terpelihara
dan tumbuh subur.

78

PT PERTAMINA (PERSERO)

PEMELIHARAAN

2 Tugas dan Tanggung Jawab


Setiap pengelola SPBU wajib melaksanakan pemeliharaan secara rutin
dan terjadwal. Pemeliharaan yang baik dapat menjamin keselamatan
karyawan dan pelanggan SPBU serta terpeliharanya Citra baik PT
PERTAMINA (PERSERO).
Pemeliharaan SPBU pada prinsipnya merupakan tanggung jawab
pengelola. Apabila pengelola mengabaikan pemeliharaan SPBU, maka
PT PERTAMINA (PERSERO) berhak menunjuk perusahaan jasa
pemeliharaan dan biaya pemeliharaan akan dibebankan kepada pengelola
(SPBU-DODO). Untuk SPBU-CODO pemeliharaan diatur dalam kontrak.
Setiap pengelola SPBU wajib mempunyai Teknisi untuk mengetahui
dengan baik cara penggunaan dari masing-masing peralatan dan harus
dapat melaksanakan petunjuk penggunaan/ pemeliharaan rutin peralatan
SPBU (manual book).
Apabila terjadi kerusakan peralatan SPBU yang tidak dapat ditangani
oleh Teknisi Supervisor, pengelola harus melaporkan masalah tersebut
kepada pihak yang dapat menanganinya dengan cepat dan menempatkan
nomor-nomor telepon perusahaan jasa pemeliharaan atau supplier
peralatan pada tempat yang dapat terlihat dengan jelas.

3 Kelengkapan Dokumen
Dokumen yang digunakan dalam pemeliharaan peralatan dan fasilitas
SPBU terdiri dari :

PT PERTAMINA (PERSERO)

a.

Jadwal Pemeriksaan Rutin dan Pemeliharaan


Jadual dibuat sebulan sekali yang didalamnya berisi detail pekerjaan
harian, mingguan dan bulanan. Setiap kali selesai melakukan
pemeriksaan dan pemeliharaan, Teknisi wajib mengisi checklist
sehingga diketahui sejauh mana pemeriksaan dan pemeliharaan
tersebut dilakukan.

b.

Laporan Kerusakan
Laporan kerusakan peralatan diisi oleh Teknisi dan dilaporkan
kepada pengelola SPBU.

c.

Kartu Riwayat Alat (Historical Card)


Kartu ini diisi setiap kali pekerjaan pemeliharaan selesai dilakukan,
termasuk penggantian suku cadang. Kartu ini juga digunakan untuk
mengevaluasi peralatan, memprediksi umur peralatan serta
menentukan kapan jadual pemeliharaan berikutnya.

79

PEMELIHARAAN

d.

Kartu Stok Suku Cadang (spare parts stock card)


Kartu ini berisi nama peralatan, spesifikasi dan jumlah suku cadang
utama yang dibutuhkan.

e.

Berita Acara Pemeriksaan


Berita Acara Pemeriksaan dibuat apabila perbaikan telah selesai
dilaksanakan.

f.

Tanda dan Rambu Peringatan


Pada saat melakukan kegiatan pemeliharaan dan perbaikan peralatan
di SPBU, pengelola harus memasang tanda atau rambu peringatan.

g.

Pemasangan tanda dan rambu peringatan (bahan standar) harus


diletakkan pada lokasi yang dapat dilihat oleh semua orang. Khusus
pada kegiatan pemeliharaan dan perbaikan yang mengharuskan
terhentinya kegiatan pengisian BBM ke konsumen, tanda dan rambu
diletakkan di jalan masuk menuju area SPBU.

Lampiran :

80

Lampiran 1 Form Laporan Kerusakan


Lampiran 2 Kartu Riwayat Peralatan
Lampiran 3 Kartu Stock

PT PERTAMINA (PERSERO)

PEMELIHARAAN

Lampiran 1

Kepada Yth,
Ka.Teknik PERTAMINA Unit Pemasaran ...
Jl.

Hal

: Laporan Kerusakan

Dengan hormat,
Bersama surat ini kami sampaikan bahwa pada hari ini tanggal bulan .
Tahun .. telah terjadi kerusakan di SPBU milik PT PERTAMINA (PERSERO) UPMS
sebagai berikut :
Lokasi
Type pompa
No.Serie

:
:
:

Dengan data kerusakan sebagai berikut :


NO

JENIS KERUSAKAN

SPARE PART
YANG DIGANTI

JUMLAH

KETERANGAN

Kami mohon bantuannya untuk dapat memproses surat ini pada kesempatan pertama.
Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Jakarta,
Menyetujui,
Pihak PERTAMINA

Pengelola SPBU .

..

Tembusan :
- Ka. Penjualan UPMS .
- Arsip

PEMELIHARAAN

Lampiran 2

KARTU RIWAYAT PERALATAN


NAMA PERALATAN

................................................................................................

NOMOR SERIE

................................................................................................

NO

TANGGAL

URAIAN

RH/KM/TOTALISATOR

PARTS

KETERANGAN

., .
Pengawas,

PEMELIHARAAN

KARTU STOCK
UPMS.......
SATUAN
HARGA SATUAN

Lampiran 3

Tgl

Keterangan

K
O
D
E

KETERANGAN BARANG

Bon

Jumlah
Terima

Keluar

Persediaan

Tgl

Keterangan

Bon

Jumlah
Terima

Keluar

Persediaan

SUMBER DAYA MANUSIA

BAB 8

SUMBER DAYA
MANUSIA

1 Umum
Sumber Daya Manusia merupakan faktor utama yang menjamin
kelancaran aspek operasional maupun Non-operasional dalam suatu
perusahaan termasuk di SPBU baik COCO, CODO maupun DODO.
Oleh karena itu diperlukan penanganan proses/aktivitas SDM yang baik
mulai untuk mendapatkan SDM handal, yang mampu menghasilkan
kinerja dan pelayanan yang prima.

1.1

Petunjuk dan Ketentuan

Dalam upaya memenuhi kebutuhan tenaga kerja, semua perusahaan di


Indonesia diharuskan mengacu kepada UNDANG-UNDANG
KETENAGAKERJAAN YANG BERLAKU DI INDONESIA, YAITU UU NO. 13
TAHUN 2003.

1.2

Struktur Organisasi
Pengusaha/Manager

Supervisor

PT PERTAMINA (PERSERO)

Foreman BBM

Foreman Non BBM

Adm. dan asir

Sekuriti

Operator

Operator
Teknisi

Cleaning Service
Office Boy

Anggota

81

SUMBER DAYA MANUSIA

Dengan Jumlah Pekerja SPBU ideal.


Pekerja

Keterangan

2 DP

3 DP

4 DP

5 DP

Supervisor

Foreman

Adm. Keuangan

2 shift

Operator

5-7

7-10

9-13

11-16

2-3 shift

Sekuriti

3 shift

Cleaning Service

2 shift

Total

12-14

18-21

21-25

23-28

Note :

1.3

DP = Dispensing Pump Twin


SPBU Kota besar khusus untuk sepeda motor : 1 nozzle = 1 operator.
Dispensing pump mobil :
- Bila 1 nozzle > 4000 ltr/hari maka 1 nozzle dioperasikan 1 operator
- Bila 1 nozzle < 4000 ltr/hari maka 2 nozzle dioperasikan 1 operator

Kualifikasi dan Spesifikasi Pekerjaan

Pada ruang lingkup bisnis SPBU, baik SPBU COCO, CODO dan DODO,
pengadaan tenaga kerja baik untuk level operasional, seperti tenaga
Operator untuk pengoperasian peralatan SPBU dan Administrasi untuk
pengelolaan data dan keuangan, serta pembuatan laporan
operasi/administrasi di lingkungan SPBU maupun untuk tingkat Supervisor
dan Foreman wajib memiliki spesifikasi dan kualifikasi sebagai berikut:
1.3.1 Supervisor
a.

82

Kualifikasi
Minimal lulusan D3
Usia saat diterima minimal 25 tahun maksimum 45 tahun
Diutamakan memiliki pengalaman minimal 3 tahun di bidang
bisnis Retail
Memiliki jiwa kepemimpinan, ulet dan bertanggung jawab
Dapat membuat keputusan dalam waktu yang cepat dan tepat
Memiliki sifat tegas, jujur, teliti dan integritas yang tinggi terhadap
pekerjaan
Mampu bekerja dibawah tekanan
Mampu mengkoordinasikan dan memotivasi bawahan
Memiliki wawasan yang luas dalam bisnis BBM, Non BBM dan
bisnis lain yang tersedia di SPBU.

PT PERTAMINA (PERSERO)

b.

Mampu mengoperasikan komputer dan peralatan pendukungnya


(printer, scanner) dengan software-software pengolahan data
antara lain:
1. Microsoft Excel
2. Microsoft Word
Mengerti dan mampu mengoperasikan komputer yang terhubung
dengan jaringan lokal (LAN) dan jaringan komputer luas (Wide
Area Network WAN) dengan software-software Electronic Mail,
Internet dan software sejenis lainnya.
Sehat jasmani dan rohani.
Bebas narkoba (NAPZA)

SUMBER DAYA MANUSIA

Ruang Lingkup Pekerjaan


Mengawasi dan memimpin seluruh kegiatan operasional dan
administrasi penerimaan, penimbunan dan penjualan BBM di
SPBU.
Melaksanakan kegiatan penerimaan BBM di SPBU, dengan
didampingi oleh sekuriti.
Melakukan kontrol keuangan di lingkungan SPBU.
Mengelola bisnis BBM, Non BBM dan bisnis lainnya di SPBU
sesuai dengan target yang ditentukan.
Bertanggung jawab terhadap pengamanan sarana dan fasilitas
SPBU, Keselamatan Kesehatan Kerja & Lindungan Lingkungan,
serta mengelola Sumber Daya Manusia di SPBU.
Membuat laporan penerimaan Mingguan dan Bulanan, stok,
penjualan BBM dan non BBM dan bisnis lainnya secara
keseluruhan kepada Manajer/Pengusaha
Membina hubungan baik dengan PT PERTAMINA (PERSERO),
aparat pemerintah dan tokoh masyarakat di sekitar SPBU
Mengusulkan penilaian kinerja foreman (reward, punishment
dan training)

1.3.2 Foreman Non BBM dan Bisnis lainnya


a.

PT PERTAMINA (PERSERO)

Kualifikasi
Minimal Lulusan D2.
Diutamakan memiliki pengalaman kerja minimal 2 (dua) tahun.
Memiliki dan menguasai kemampuan mekanikal dan elektrikal.
Memiliki kemampuan untuk memimpin dan mengkoordinasi
bawahan.
Memiliki integritas yang tinggi terhadap pekerjaan
Jujur, tegas dan bertanggung jawab
Sehat jasmani dan rohani.
Bebas narkoba (NAPZA)

83

SUMBER DAYA MANUSIA

b.

Ruang Lingkup Pekerjaan


Mengatur dan mengkoordinasikan pelaksanaan harian
operasional non BBM dan bisnis lainnya.
Menangani persoalan-persoalan teknis di SPBU.
Melaksanakan rencana pengembangan bisnis non BBM
Membuat administrasi stok dan penjualan Non BBM secara
keseluruhan.
Membuat laporan Harian, Mingguan dan Bulanan mengenai
penerimaan, stok, penjualan non BBM secara keseluruhan
kepada Supervisor
Mengusulkan penilaian kinerja operator (reward, punishment
dan training)

1.3.3 Foreman BBM


a.

Kualifikasi
Minimal Lulusan D2 atau memiliki Sertifikat Operator SPBU
PT PERTAMINA (PERSERO).
Memiliki pengalaman minimal 2 (dua) tahun di bidang operasional
BBM
Memiliki kemampuan untuk memimpin dan mengkoordinasi
bawahan.
Memiliki integritas yang tinggi terhadap pekerjaan
Jujur, tegas dan bertanggung jawab
Sehat jasmani dan rohani.
Bebas narkoba (NAPZA)

b.

Ruang Lingkup Pekerjaan


Mengawasi operasional penimbunan dan penjualan BBM
Melaksanakan pembagian tugas shift kepada operator dan
merangkap sebagai operator.
Membuat administrasi stok dan penjualan BBM secara
keseluruhan.
Membuat laporan hasil penjualan per shift mengenai
penerimaan, stok, penjualan BBM secara keseluruhan kepada
Supervisor
Mengusulkan penilaian kinerja operator (reward, punishment
dan training)

1.3.4 Staff Administrasi dan Kasir


a.

84

Kualifikasi
Minimal Lulusan D1 jurusan akutansi/keuangan.
Diutamakan yang memiliki wawasan ekonomi dan administrasi
Memiliki pengalaman min 2 (dua) tahun di bidang administrasi
dan keuangan
Memiliki sifat jujur, teliti dan integritas yang tinggi terhadap
pekerjaan

PT PERTAMINA (PERSERO)

b.

Mampu mengoperasikan komputer dan peralatan pendukungnya


(printer, scanner) dengan software-software pengolahan data
antara lain :
1. Microsoft Excel
2. Microsoft Word
Mengerti dan mampu mengoperasikan komputer yang
terhubung dengan jaringan lokal (LAN) dan jaringan komputer
luas (Wide Area Network WAN) dengan software-software
Electronic Mail, Internet dan software sejenis lainnya.
Sehat jasmani dan rohani
Bebas Narkoba (NAPZA)

SUMBER DAYA MANUSIA

Ruang Lingkup Pekerjaan


Melaksanakan administrasi keuangan operasional BBM,
Non BBM dan bisnis lainnya di SPBU.
Melakukan pencatatan dan pembukuan seluruh transaksi
keuangan harian
Membuat laporan penjualan dan keuangan bulanan (Arus Kas,
Ikhtisar Laba/Rugi) serta disajikan dalam bentuk Tabel dan
Grafik.
Melakukan kegiatan penebusan BBM dan Non BBM dan
penagihan piutang pihak ketiga (pelanggan).
Menerima, mengklasifikasikan, mencatat dan menata suratmenyurat serta administrasi perusahaan.
Melaksanakan pembayaran listrik, telepon, air dan biaya umum
lainnya.
Melaksanakan pembayaran gaji pekerja di SPBU.
Melakukan pencatatan administrasi data personalia.
Mengawasi pelaksanaan pekerjaan cleaning service.

1.3.5 Operator
a.

PT PERTAMINA (PERSERO)

Kualifikasi
Minimal lulusan SMU atau yang sederajat.
Lulus proses pelatihan operator SPBU oleh Pertamina
Usia penerimaan minimal 18 tahun dan maksimum 35 tahun
Diutamakan memiliki pengalaman dalam bidang sejenis
Memiliki pengetahuan praktis di bidang mekanikal.
Memiliki kepribadian (ramah dan sopan) dan penampilan menarik
Disiplin
Mampu berkomunikasi dengan baik
Memiliki sifat tanggap, sigap serta kesadaran akan keselamatan
kerja
Sehat jasmani dan rohani serta siap bekerja dalam shift.
Bebas Narkoba (NAPZA)

85

SUMBER DAYA MANUSIA

b.

c.

86

Kualifikasi lainnya yang harus dipunyai operator :


1.

Pengetahuan tentang Produk (Product Knowledge)


Pengetahuan umum tentang produk BBM yang dijual di SPBU
termasuk penggunaan pada jenis mesin kendaraan (Premium,
Pertamax dan Pertamax Plus untuk mesin Bensin; Solar untuk
mesin diesel).

2.

Informasi Umum
Menguasai informasi umum tentang sarana dan fasilitas umum
disekitar lokasi SPBU yang diperlukan konsumen kendaraan
bermotor antara lain SPBU PT PERTAMINA (PERSERO) terdekat,
Rumah Sakit, Kantor Polisi, Rumah Makan, Hotel/penginapan
dan peta arah jalan/lalu lintas.

3.

Penampilan
Penampilan yang baik akan menimbulkan kesan pertama yang
positif dalam diri konsumen, penampilan yang baik dapat
dideskripsikan sebagai berikut :
Pekerja memakai seragam dan bersepatu yang telah
ditentukan, bersih dan rapi.
Selalu menjaga kebersihan jasmani dan rohani.
Selalu bersikap ramah, sopan dan jujur
Rambut dipangkas pendek (untuk pria) dan diikat (untuk
wanita)

4.

Berinteraksi dengan konsumen


Mampu berkomunikasi dengan baik terhadap konsumen,
merespon dengan cepat terhadap keinginan/kebutuhan
konsumen.

Ruang Lingkup Pekerjaan


Mengoperasikan dispensing pump untuk melayani penjualan
kepada konsumen berdasarkan standar operasi pelayanan
konsumen yang diberlakukan.
Mampu mengoperasikan alat pemadam api, bila diperlukan.
Mencatat setiap jumlah transaksi, sesuai dengan data totalisator
dispensing pump dengan jumlah uang hasil penjualan dan
membuat laporan penjualan harian sesuai shift, selanjutnya
dilaporkan kepada foreman BBM.
Menerima pembayaran dan memberikan uang kembalian sesuai
dengan jumlah transaksi.
Membuat bon dan kuitansi atas permintaan konsumen
Menjaga keselamatan dan keamanan kerja sesuai dengan
standar K3LL yang berlaku.
Mengatur antrian kendaraan konsumen di sekitar dispenser.
Berperan aktif dalam menjaga kebersihan peralatan dan
lingkungan SPBU.
Sigap dalam mengambil tindakan dalam keadaan darurat.

PT PERTAMINA (PERSERO)

a.

Kualifikasi
Minimal lulusan SMU atau sederajat
Memiliki pengetahuan dan kemampuan dalam bidang
pengamanan
Diutamakan memiliki pengalaman dalam bidang sejenis.
Memiliki sifat jujur, teliti dan integritas yang tinggi terhadap
pekerjaan.
Memiliki sertifikat pelatihan sekuriti dari Kepolisian Republik
Indonesia.
Sehat jasmani dan rohani
Disiplin
Bebas Narkoba (NAPZA)

b.

Ruang Lingkup Pekerjaan


Melakukan pengamanan sarana dan fasilitas, pekerja dan
konsumen di area SPBU.
Mengatur ketertiban arus lalu lintas kendaraan konsumen di
area SPBU.
Melakukan koordinasi dengan aparat dan tokoh masyarakat
setempat.
Mendampingi Foreman BBM pada saat penerimaan BBM.
Mengisi log book situasi dan kondisi keamanan di area SPBU
dan sekitarnya.
Mengaktifkan dan memutuskan aliran listrik sesuai kebutuhan.
Memeriksa untuk memastikan bahwa alat pengaman peralatan
berfungsi dan dalam keadaan terkunci/aman.
Menutup jalur masuk dan keluar bila SPBU tidak beroperasi.

SUMBER DAYA MANUSIA

1.3.6 Sekuriti

1.3.7 Ketentuan-Ketentuan Lain yang berlaku untuk Pekerja


SPBU
a.
b.

c.

d.

PT PERTAMINA (PERSERO)

Jam kerja mengikuti aturan pemerintah mengenai tenaga kerja


(40 jam per minggu) dengan diberlakukan shift.
Tata tertib yang berlaku di lokasi pekerjaan mengikuti peraturan/
tata tertib yang berlaku di Perusahaan pemilik/pengelola SPBU
dengan pengawasan dari PERTAMINA.
Pekerjaan atau data yang dikelola bersifat dinas dan rahasia
sehingga tenaga kerja yang bersangkutan dilarang menggandakan
untuk kepentingan diluar tugas yang diberikan atau membawanya
keluar lokasi pekerjaan untuk kepentingan-kepentingan lain.
PERTAMINA berhak menegur atau mengambil tindakan tertentu
terhadap tenaga kerja melalui perusahaan yang bersangkutan
karena kelalaian atau tidak bertanggung jawab, menimbulkan citra
negatif PERTAMINA, tidak melaksanakan tugas dengan baik, serta
melanggar peraturan yang berlaku. Tenaga kerja yang dinilai oleh
PERTAMINA kurang memenuhi persyaratan.

87

SUMBER DAYA MANUSIA

e.
f.

g.

h.

i.

j.
k.

1.4

harus diganti oleh Pengusaha untuk SPBU CODO dan DODO, Manajer
untuk SPBU COCO.
PERTAMINA dapat melakukan penilaian secara langsung terhadap
masing-masing pekerja tanpa terjadwal untuk mengetahui kinerja
pelayanan SPBU tersebut.
Khusus SPBU COCO, Supervisor adalah pekerja Pertamina aktif.
Sedangkan untuk level foreman kebawah merupakan pekerja dari
agen tenaga kerja. Untuk SPBU CODO dan DODO diatur oleh
Pengusaha yang ditunjuk.
Masing-masing pekerja berhak mendapatkan gaji termasuk Tunjangan
Hari Raya (THR) dan Cuti sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang
berlaku di perusahaan.
Pengusaha SPBU diwajibkan menyediakan pakaian seragam,
perlengkapan safety dan ID Card (tanda pengenal) untuk masingmasing pekerja.
Dalam melaksanakan tugasnya, pekerja diwajibkan untuk memakai
pakaian seragam dan tanda pengenal di lokasi pekerjaan.
Seluruh pekerja tanpa kecuali wajib ikut menjaga kebersihan,
ketertiban, dan keamanan di lingkungan kerjanya.

Proses dan Prosedur

1.4.1 Aktifitas

88

a.

Recruitment
Pengadaan tenaga kerja untuk setiap SPBU COCO dilakukan lewat
satu agen tenaga kerja, yang ditunjuk oleh PERTAMINA dengan
melampirkan hasil psikotest.
Untuk SPBU CODO dan DODO, pemenuhan kebutuhan SDM dapat
melalui agen tersebut namun dapat juga yang melakukan perekrutan
sendiri.

b.

Training
Sangat perlu dalam modul training pada tiap frontliners adalah
penyebarluasan pemahaman bahwa pekerjaan melayani adalah hal
yang membanggakan dan dapat menyenangkan, bukan hal yang
rendah dalam keterpaksaan. (We proud to serve), karenanya
pada training awal selain dilakukan magang ke SPBU lain, sebaiknya
ada sesi magang pada kegiatan bisnis yang mempunyai intensitas
tinggi interaksi dengan customer (Toko Swalayan, Restoran, yang
mempunyai standar layanan yang baik).

PT PERTAMINA (PERSERO)

SUMBER DAYA MANUSIA

Training yang harus diikuti oleh pekerja SPBU :


1. Supervisor
2. Foreman BBM
3. Foreman Non BBM
4. Adm. Keuangan
5. Operator
6. Sekuriti
Jenis Pelatihan

Pengetahuan Produk

Pengetahuan pemeriksaan Kualitas visual

Pengetahuan pelaksanaan peneriman,


penimbunan, dan penjualan

Pengetahuan arus minyak

Pengetahuan operasional dispensing


pump dan genset

Pengetahuan Kelistrikan

Penanggulangan dan pemadaman


kebakaran

Administrasi keuangan

Pelatihan Komputer

Penggunaan tank monitor

Pelatihan mekanik dan elektrik


Pengetahuan mesin kendaraan

3
3

3
3

Pelatihan keamanan

PT PERTAMINA (PERSERO)

c.

Penilaian Kinerja
Dilakukan secara berkala 1 tahun sekali oleh pengelola SPBU.

d.

Promosi
Promosi dilakukan untuk pekerja yang memenuhi Ukuran Kinerja
yang dipersyaratkan.

e.

Pengelolaan Data Pekerja


Data yang disimpan disini adalah data masing-masing pekerja
mulai dari proses rekrutmen (psikotes dll) sampai dengan
kegiatan terakhir (contoh : training terakhir yang diikuti).
Data ini diup-date setiap ada perubahan data pribadi serta
adanya kegiatan baru yang diikuti pekerja, sehingga dapat
dilihat riwayat kemajuan/improvement yang dicapai oleh
masing-masing pekerja.
Data dikelola oleh bagian Administrasi.

89

SUMBER DAYA MANUSIA

f.

Tindakan Disiplin
Tindakan disiplin diberikan kepada pekerja yang melanggar tata
tertib/ketentuan yang telah ditetapkan oleh PERTAMINA dan Pengelola
SPBU serta disesuaikan dengan undang-undang ketenagakerjaan
yang berlaku. Sanksi yang diberikan bertingkat dan terdiri atas 4
jenis yaitu :
Peringatan Lisan
Jenis sanksi ini diberikan kepada pekerja yang melakukan
pelanggaran kategori ringan, misalnya baru sekali melakukan
pelanggaran.
Peringatan Tertulis
Peringatan Tertulis dengan masa berlaku 3 bulan diberikan
setelah pekerjadiberikan peringatan lisan tetapi tidak ada
perbaikan sikap dari pekerja tersebut.
Skorsing
Jenis sanksi ini diberikan setelah pekerja diberikan peringatan
tertulis namun dalam periode surat peringatan tetap melakukan
pelanggaran tersebut.
PHK
Langkah ini diambil, jika pekerja dianggap tidak dapat lagi
bekerjasama dengan pihak pengusaha dan lingkungan kerja
di SPBU, karena masih juga melakukan pelanggaran setelah
diberikan peringatan-peringatan tersebut.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada flowchart tindakan
disiplin (terlampir).

g.

Reward
Untuk meningkatkan motivasi karyawan dalam melakukan pekerjaannya
dan service excellence, maka untuk karyawan yang dinilai memiliki
kinerja paling baik dalam bentuk total point tertinggi dari kriteriakriteria yang dinilai, diberikan reward oleh pengusaha SPBU berupa
penganugerahan gelar Employee of The Month (EOTM) setiap bulan
atau berdasarkan kesepakatan bersama (nama program dapat
disesuaikan), dimana kepada EOTM ini akan diberikan surat/sertifikat
penghargaan dan uang sesuai dengan kemampuan SPBU. Penunjukan
EOTM ini didasarkan pada kriteria-kriteria sebagai berikut :
Kualitas Pekerjaan
Hubungan antar individu
Kehandalan Kerja
Sikap dan Perilaku
Inisiatif
Jumlah Absensi, Keterlambatan, Sakit/bulan
Prestasi kerja yang lainnya (bila ada)
(Formulir lihat lampiran 1)

90

PT PERTAMINA (PERSERO)

a.

Proses Recruitment
1.

Surat Lamaran
Pelamar harus mengirimkan surat lamaran dengan lampiranlampiran sebagai berikut :
Data Pribadi (CV)
Fotokopi KTP
Ijazah Terakhir
Pas Foto terbaru
Surat Keterangan Dokter yang menyatakan berbadan sehat
dan bebas narkoba.

SUMBER DAYA MANUSIA

1.4.2 Penjelasan

Surat Lamaran beserta lampiran tersebut harus dimasukkan


kedalam amplop coklat, dengan alamat SPBU yang bersangkutan.

PT PERTAMINA (PERSERO)

2.

Agen Tenaga Kerja


Agen ini ditunjuk langsung oleh Pengusaha SPBU/
PT PERTAMINA (PERSERO), umumnya menyediakan tenaga
kerja untuk posisi Operator dan
Staff administrasi di SPBU, dengan mendapatkan fee dari
Pengusaha SPBU. (SPBU CODO, DODO)/PT PERTAMINA
(SPBU COCO)
Agen Tenaga Kerja (Labor Supplier) harus berbadan hukum
P.T. (sesuai dengan ketentuan baru yang berlaku di
PT
PERTAMINA (PERSERO))
Taggung jawab agen (Labor Supplier) serta penyebaran
informasi lowongan ke media massa/masyarakat harus
dituangkan dengan jelas di dalam kontrak borongan antara
Pertamina dengan Agen.

3.

Seleksi Administrasi
Dilakukan oleh pengusaha SPBU (User) pada surat-surat
lamaran yang datang berdasarkan kelengkapan dari datadata yang diminta.
Surat-surat lamaran yang lulus dan tidak lulus seleksi
dipisah, untuk diproses lebih lanjut (pemanggilan untuk
mengikuti test bagi yang lulus)

4.

Pengisian Formulir
Formulir yang wajib diisi oleh tiap pelamar yang berisi :
Data pribadi pelamar (Nama; Alamat rumah yang sesuai
dengan KTP dan yang cepat dihubungi, Tanggal Lahir sesuai
KTP)
Pengalaman Kerja beserta lampiran bukti dari perusahaan
tersebut.
Penyakit berat yang pernah diderita
Referensi
Riwayat pendidikan

91

SUMBER DAYA MANUSIA

5.

Tes Seleksi
Psikotest
bekerjasama dengan lembaga Psikologi setempat
Tes tertulis

Wawancara
TIPS :
Pewawancara harus jeli dalam mengidentifikasi perbuatan dan perkataan
pelamar yang diwawancarai khususnya untuk mengetahui integritas pelamar,
tetapi
Jangan mengambil keputusan hanya berdasarkan kesan pertama terhadap
pelamar.
Amati Indikasi-indikasi yang timbul baik dari perkataan, perbuatan si pelamar
Pewawancara harus telah membaca catatan yang ada dalam formulir
pelamar
Pewawancara tidak mengajukan pertanyaan yang bersifat SARA.
Pewawancara tidak boleh mendominasi proses wawancara.
Pertanyaan yang diberikan oleh pewawancara harus relevan dengan yang
akan digali dari pelamar, sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan.

6.

Orientasi Lokasi dan Ketentuan SDM


Merupakan pengenalan lokasi di SPBU untuk para karyawan
baru. Lokasi-lokasi tersebut antara lain:
Totilet (kamar mandi)
Kotak P3K
TIPS :
Dibawah ini merupakan indikasi buruk dari perkataan pelamar yang harus
diwasapadai oleh pewawancara:
1. Catatan yang kosong
2. Adanya periode menganggur yang cukup lama
3. Frekuensi pindah sekolah/kerja
4. Ketidaksesuaian antara catatan dalam formulir dengan wawancara
5. Enggan memberitahukan referensi
6. Adanya catatan bermasalah
7. Adanya catatan masalah kesehatan
Sedangkan, yang harus diwaspadai dari perbuatan si pelamar, antara lain:
1. Grogi
2. Telapak tangan basah
3. Penjelasan yang diberikan rumit dan bertele-tele, menandakan ada yang
ditutup-tutupi.

Alat Pemadam Kebakaran


Ruang Karyawan
Nomor telepon darurat

Pengenalan ketentuan SDM, berupa :


Promosi
Reward
Penggajian
Sanksi/Tindakan Disiplin

92

PT PERTAMINA (PERSERO)

PT PERTAMINA
(PERSERO)

Jasa
Pemeliharaan/
Supplier

Pengelola
SPBU

Teknisi
Supervisor

User/
Operator

SUMBER DAYA MANUSIA

Flow proses

Start

Tidak

Menghubungi
PT PERTAMINA
(PERSERO)

Meminta
kontraktor

Manual book
lengkap ?

Ya

Manual book
lengkap

Tidak

Disetujui ?

Menyusun
Jadwal
Pemeriksaan
Rutin dan
Pemeliharaan

Ya

Jadwal yang
disetujui

PT PERTAMINA (PERSERO)

93

SUMBER DAYA MANUSIA

Jasa
PT PERTAMINA Pemeliharaan/
(PERSERO)
Supplier

Pengelola
SPBU

Teknisi
Supervisor

User/
Operator

Implementasi
Jadwal

Tidak

Ditemukan
masalah/
kerusakan ?

Ya

Susun Laporan
Kerusakan

Review Laporan
kerusakan
Permintaan
Perbaikan
(COCO&CODO)

Permintaan
Perbaikan
(DODO)
Tidak

Pengawasan
perbaikan

Laporan
Kerusakan

Dapat
ditangani
internal ?
Ya

Perbaikan

Tidak

Perlu
penggantian
suku
cadang
Ya

Cek kartu
stok

Prosedur
pengadaan
spare part

Suku
cadang
mencukupi ?

Ya

Revisi
jadwal ?

Ya

Penggantian
suku cadang

94

PT PERTAMINA (PERSERO)

Jasa
Pemeliharaan/
Supplier

Pengelola
SPBU

Teknisi
Supervisor

User/
Operator

SUMBER DAYA MANUSIA

PT PERTAMINA
(PERSERO)

Buat
Berita Acara
Pemeriksaan

Review

Review

Berita Acara
Pemeriksaan

Catat di Kartu
Riwayat Alat
D

Catat realisasi
di Jadwal
Pemeriksaan
Rutin dan
Pemeliharaan
(loog book)

End

2 Uraian
Secara lengkap, urutan proses dalam pemeliharaan peralatan dan
fasilitas SPBU adalah :

Teknisi SPBU :
1.

PT PERTAMINA (PERSERO)

Menyusun jadual pemeriksaan harian dan pemeliharaan sarana dan


fasilitas SPBU. Jadual tersebut harus memperhitungkan kebutuhan
suku cadang apabila terjadi penggantian, dan dengan
mempertimbangkan perkembangan pekerjaan pemeliharaan yang
telah dilakukan sebelumnya.

95

SUMBER DAYA MANUSIA

2.
3.

Mengimplementasikan jadual yang telah disusun.


Mencatat setiap hasil pemeliharaan pada jadual dan apabila
diperlukan, dilakukan revisi jadual dibulan berikutnya.
4. Membuat laporan kerusakan apabila menemukan kerusakan.
5. Mengevaluasi kerusakan dan melaporkannya kepada pengelola
SPBU.
6. Memperbaiki kerusakan secara internal.
7. Menunjuk kontraktor, apabila perbaikan tidak sanggup dilakukan
secara internal. Apabila dilakukan perbaikan besar, maka harus
dilaporkan ke PT PERTAMINA (PERSERO).
8. Membuat Berita Acara Pemeriksaan setelah selesai perawatan dan
perbaikan.
9. Mencatat pelaksanaan pekerjaan pemeliharaan dalam Kartu Riwayat
Alat.
10. Melaporkan kepada pengelola SPBU bahwa perbaikan telah dilakukan
100%.
11. Menindaklanjuti laporan kerusakan maksimal 2 (dua) hari kerja.

Lampiran :

96

Lampiran 1 Formulir Data Pelamar SPBU


Lampiran 2 Form Absensi Pegawai SPBU
Lampiran 3 Buku Gaji Pegawai SPBU

PT PERTAMINA (PERSERO)

SUMBER DAYA MANUSIA

Lampiran 1

Formulir Data Pelamar


SPBU .
..
Nama

Tempat/Tanggal Lahir

Alamat

No. Telepon

Alamat E-Mail

Posisi yang Dilamar

Pendidikan Formal
Nama Institusi

Jurusan

Dari

Sampai

Keterangan

Jenis Kursus/Pelatihan

Dari

Sampai

Keterangan

Posisi

Dari

Sampai

Keterangan

Pendidikan Informal
Nama Institusi

Pengalaman Kerja
Nama Perusahaan

Motivasi Melamar

SUMBER DAYA MANUSIA

Lampiran 2

ABSENSI PEGAWAI
SPBU ........
Bulan : ...................

UPMS.......
N a m a

Tanggal

Jam Masuk

Paraf

Jam Keluar

Paraf

SUMBER DAYA MANUSIA

BUKU GAJI PEGAWAI


SPBU ........
Bulan : ...................

UPMS.......

Lampiran 3

Nama Pegawai

No Pegawai

Gaji Pokok

Tunjangan

Hutang Pegawai

Total Gaji Dibayar

Keterangan

RUMAH TANGGA
SPBU

RU MA H TA N G G A SPB U

BAB 9

Aktivitas pengelolaan rumah tangga SPBU meliputi pemeliharaan rumah


tangga harian dan pemeliharaan bagian-bagian kecil SPBU. Pengelolaan
rumah tangga SPBU yang dimaksud disini adalah tidak meliputi
pemeliharaan bagian utama SPBU dan aktivitas pemeliharaan lain yang
berhubungan dengan perlengkapan dan mesin SPBU.

1 Front Area
Bagian terpenting dari sarana dan fasilitas yang paling terlihat di SPBU
dan akan menciptakan kesan pertama bagi pelanggan adalah kebersihan
serta kerapihan areal depan. Oleh karena itu harus mendapat perhatian
secara khusus. Hal-hal yang harus dilakukan sebagai berikut :

PT PERTAMINA (PERSERO)

97

RU MA H TA N G G A SPB U

No.

Items dan Tindakan

1.

Signage
Bersihkan dengan detergen dan
keringkan
Periksa lampu-lampu

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

98

Driveway
Sapu dengan sapu lidi/
air compressor
Hilangkan genangan air
Pulau Pompa & dispenser
Bersihkan lantai pulau pompa
Bersihkan penutup panel & kaca
dispenser dengan lap dan
keringkan
Bersihkan dengan lap kering nozzle
dan selang pompa
Bersihkan dan rapikan meja kasir,
letakkan nota/kuitansi & alat tulis
diatas meja

Harian

x
x

2x
x

x
x
x
x

Canopy
Bersihkan tiang canopy dengan
deterjen dan keringkan
Bersihkan plafon dan listplank
canopy dengan deterjen dan
keringkan
Bersihkan talang air
Taman
Siram tanaman pagi & sore
Bersihkan tumbuhan liar
Potong rumput dan rapikan dahan
pohon
Cek gunting rumput, sabit, cangkul,
sekop
Lampu dan Rambu
Periksa lampu-lampu
Bersihkan rambu dan pastikan dapat
terbaca dengan jelas

x
x
x

x
x
2x

x
2x

Alat Pemadam Kebakaran


Bersihkan alat pemadam dengan
lap basah & keringkan
Bersihkan shelter pemadam
Kantor/Kios
Bersihkan lantai teras, kaca, pintu,
kusen dan jendela
Bersihkan plafon dan listplank
Bersihkan furniture
Cek kondisi kebersihan keset
Etalase Pelumas
(bila tidak ada C-Store)
Bersihkan kemasan pelumas yang
dipajang dan susun rapi
Bersihkan kaca etalase dengan
cairan pembersih kaca

Mingguan Bulanan

x
x

x
x
x
x

x
x

PT PERTAMINA (PERSERO)

Hal-hal yang harus dilakukan sebagai berikut :


No.

Items dan Tindakan

1.

Bak air
Pastikan tersedia air bersih dan
gayung
Bersihkan bak air
Pastikan kran air berfungsi dengan
baik

2.

3.

Mingguan Bulanan

3x
2x
x

Tempat buang air kecil


Patikan air mengalir dengan lancar
Bersihkan dengan cairan pembersih
porcelain/karbol

x
2x

Tempat buang air besar


Pastikan saluran buangan mengalir
lancar/tidak tersumbat
Bersihkan kloset dengan sikat

x
2x

4.

Tempat cuci tangan & cermin


Bersihkan tempat cuci tangan
dengan cairan pembersih porcelain
Bersihkan cermin dengan cairan
pembersih

5.

Lantai
Bersihkan dengan cairan pembersih
lantai dan keringkan
Cek kondisi kebersihan keset

6.

Dinding
Bersihkan dengan lap basah dan
keringkan

Pintu
Bersihkan dengan lap basah dan
keringkan

2x

7.

PT PERTAMINA (PERSERO)

Harian

RU MA H TA N G G A SPB U

2 Toilet

99

RU MA H TA N G G A SPB U

3 Pencucian Mobil
No.

Items dan Tindakan

2x Sehari

1.

Area pencucian
Bersihkan dari lumpur/kotoran
dengan air
Hilangkan genangan air

Pipa dan selang


Gulung selang yang tidak digunakan
Bersihkan dari lumut dan kotoran

2.

3.

100

Kantor dan ruang tunggu


Susun dan rapikan majalah dan
koran
Bersihkan furniture dan rapikan
Cek kondisi kebersihan keset

Harian

x
x
x

4.

Rambu-rambu
Periksa lampu-lampu
Bersihkan rambu-rambu

x
x

5.

Mesin
Pastikan mesin berfungsi
Bersihkan mesin

x
x

PT PERTAMINA (PERSERO)