*UNTUK BACAAN SAHAJA (Jangan Edit/Ubah)

PANDUAN OPERASI LATIHAN

[Permohonan Pakej, Penilaian & Laporan]

IPG Kampus Perempuan Melayu
Melaka

Disediakan oleh :
EN. HASHIM BIN HJ. KALIL
Unit Latihan Dalam Perkhidmatan,
IPGKampus Perempuan Melayu,
Melaka
Disemak dan diedit oleh:
PN. SURIYATI BINTI YAAPAR
KU ULDP, IPGK PM

Isi Kandungan

PENGENALAN..................................................................................................................................................... 2
VISI ..................................................................................................................................................................... 2
MISI .................................................................................................................................................................... 2
OBJEKTIF ............................................................................................................................................................ 2
PAKEJ ................................................................................................................................................................. 3
PERMOHONAN PAKEJ / PROSEDUR BAGI TUGAS RASMI DAN KURSUS DI BAWAH KEMENTERIAN
PENDIDIKAN MALAYSIA ..................................................................................................................................... 3
PENYEDIAAN KEMUDAHAN PAKEJ .................................................................................................................... 4
PERATURAN ASAS PENYEDIAAN PAKEJ ............................................................................................................. 4
PENYEDIAAN / PEMILIHAN TEMPAT.................................................................................................................. 5
ZON PAKEJ ......................................................................................................................................................... 6
PENYEDIAAN PENGINAPAN / MAKAN PEGAWAI .............................................................................................. 7
PENYEDIAAN PENGINAPAN / MAKAN PELAJAR ................................................................................................ 8
KELULUSAN KHAS .............................................................................................................................................. 9
PINDAAN TARIKH / TEMPAT ............................................................................................................................ 10
TATACARA MENGEMUKAKAN PERMOHONAN ............................................................................................... 11

PENGENALAN

Pelan Operasi Latihan (POL) Guru Dalam Perkhidmatan ini merupakan satu usaha
Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) untuk mewujudkan satu tindakan sistematik
bagi menjayakan dasar penting Kerajaan Malaysia melalui Pekeliling Perkhidmatan
Bil.6/2005 untuk memastikan anggota perkhidmatan awam di semua peringkat untuk
mengikuti kursus sekurang-kurangnya tujuh (7) hari setahun.
Unit Latihan Dalam Perkhidmatan (ULDP) berperanan dalam merancang dan
mengendalikan pelbagai kursus atau program untuk seluruh staf (akademik dan bukan
akademik) serta pegawai perkhidmatan pendidikan. Kursus-kursus yang dikendalikan
melibatkan kursus dalam perkhidmatan dan kursus peningkatan profesionalisme keguruan.
Panduan Operasi Latihan ini diterbitkan untuk memudahkan setiap jabatan / unit
melaksanakan latihan / aktiviti / program mengikut prosedur yang betul. Pematuhan
prosedur yang betul akan melicinkan segala aktiviti bermula daripada penulisan kertas
cadangan / kertas kerja sehingga kepada laporan dan penilaian latihan / aktiviti / program
yang telah dijalankan.

VISI

Memberi latihan berterusan yang berkualiti, kemas kini dan cemerlang kearah
meningkatkan kecemerlangan profesionalisme keguruan.

MISI

Sentiasa bersedia dengan penuh komitmen dan professional dalam usaha meningkatkan
kecemerlangan pendidik negara menerusi penggabungan keimanan, ilmu pengetahuan dan
kemahiran komprehensif serta dinamik.

OBJEKTIF

Unit Latihan Dalam Perkhidmatan berhasrat untuk :

i.

Mempertingkatkan pengetahuan dan kemahiran guru dalam kaedah dan strategi

pengajaran dan pembelajaran supaya mereka dapat menghadapi oerubahan semasa
dalam sistem pendidikan negara.

ii.

Mendedahkan peserta-peserta kursus kepada perkembangan-perkembangan semasa

yang berkaitan dengan pendidikan sekolah rendah dan menengah.

iii. Melengkapkan peserta-peserta kursus dengan pendekatan terkini, kemahiran berfikir

dan kemahiran menjalankan penyelidikan untuk meningkatkan lagi mutu
profesionalisme mereka supaya menjadi guru yang berdedikasi, inovatif, kreatif dan
berkebolehan dalam memenuhi matlamat Falsafah Pendidikan Negara.

PAKEJ

Penyediaan kemudahan pakej merupakan satu kawalan dan perbelanjaan berhemat bagi
peruntukan di bawah Belanja Mengurus, Kumpulan Wang Amanah dan sumber kewangan
kerajaan yang lain di Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM). Peraturan semasa yang
berkuat kuasa mengenai penyediaan kemudahan secara pakej bagi tugas rasmi dan kursus
ialah Surat Pekeliling Kewangan Bil. 6 Tahun 1997 (SPK Bil.6/1997)
Selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 (PP Bil.3/2003) dan
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2005 (PP Bil.3/2005) serta surat-surat Pekeliling
Perbendaharaan yang berkaitan maka SPK Bil. 6/1997 perlu diselaras dan dikemaskini
mengikut keperluan semasa.

PERMOHONAN PAKEJ / PROSEDUR BAGI TUGAS RASMI DAN KURSUS DI BAWAH

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

PENDAHULUAN
1.

Tafsiran dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3/2003 dan Bil. 3/2005 adalah dirujuk
untuk istilah-istilah berikut :
1.1

Tugas Rasmi bermakna tugas yang berkaitan dengan tugas pejabat yang
merangkumi mesyuarat, taklimat dan persidangan;

1.2

Kursus bermakna sebarang kursus atau latihan yang merangkumi kursuskursus wajib, akademik atau praktik, seminar, bengkel, lawatan sambal belajar
yang bercorak latihan;

1.3

Pegawai bermakna seseorang pegawai di dalam Perkhidmatan Awam

Kerajaan Persekutuan dan Perkhidmatan Awam Kerajaan Negeri termasuk
yang dilantik secara sementara / kontrak / sandaran / sangkut;

1.4

Ibu Pejabat bermakna tempat biasa seseorang pegawai melaporkan diri

untuk bertugas dan lingkungan jarak pentadbirannya ialah:
a) 25 km jika boleh dihubungi oleh jalanraya;
b) 16 km jika boleh dihubungi oleh jalanraya yang boleh dilalui oleh
kenderaan bermotor; dan
c) 8 km jika boleh dihubungi oleh jalan basikal atau sungai.

PENYEDIAAN KEMUDAHAN PAKEJ

2.

Penyediaan pakej bermaksud Ketua Jabatan menganjurkan sesuatu tugas rasmi /

kursus dan mengaturkan penyediaan makan dan penginapan atau salah satu
daripadanya kepada peserta yang mengikutinya. Ketua Jabatan akan membayar
terus bil / invois kepada pihak yang menyediakan kemudahan makan dan penginapan.

3.

Kemudahan pakej ini meliputi bayaran bilik urusetia, bilik seminar, alat pandang
dengar, alat tulis dan backdrop yang disediakan oleh pihak yang menyediakan
kemudahan secara pakej.

4.

Kos sewaan lain seperti komputer dan peralatan yang tidak termasuk di bawah
peraturan pakej hendaklah dibuat secara berasingan dan ditunjukkan dalam sebut
harga perkiraan kos keseluruhan permohonan pakej.

5.

Semua Jabatan / Bahagian hendaklah mengemukakan permohonan kemudahan

pakej sekiranya sesuatu program itu melibatkan sekurang-kurangnya seramai 15
orang peserta. Walau bagaimanapun sekiranya kurang daripada 15 orang,
kemudahan pakej masih boleh diaturkan dengan premis / hotel seperti biasa.

6.

Had maksimum bilangan hari untuk melaksanakan pakej seperti berikut :

6.1

Tugas Rasmi

: 3 hari 2 malam

6.2

Kursus

: 4 hari 3 malam (kecuali kursus-kursus wajib KPM)

7.

Pelaksanaan pakej tugas rasmi / kursus yang melebihi bilangan hari yang ditetapkan
perlu disertakan dengan justifikasi kukuh yang disahkan dan ditandatangani oleh
Ketua Jabatan sendiri.

8.

Penyediaan kemudahan pakej ini adalah terpakai kepada semua yang layak menerima
kemudahan di bawah PP Bil. 3/2003 dan PP Bil. 3/2005 atau Pekeliling
Perbendaharaan yang berkuatkuasa.

PERATURAN ASAS PENYEDIAAN PAKEJ

9.

Kos adalah menjadi asas penting dalam membuat cadangan bagi penyediaan
kemudahan pakej. Jumlah perbelanjaan yang terlibat (tidak termasuk cukai-cukai
yang diwajibkan) hendaklah tidak melebihi kadar siling kelayakan pegawai yang
ditetapkan bagi tuntutan Elaun Makan dan/atau Bayaran Sewa Hotel mengikut mana
yang berkenaan dari semasa ke semasa.

10. Sebut harga dari pihak yang menyediakan pakej hendaklah merangkumi kos
penginapan, makan dan kemudahan-kemudahan lain yang disediakan mengikut tarikh
semasa.

11. Ketua Jabatan hanya dibenarkan menggunakan peruntukan OS29000 bagi

menampung kos makan / penginapan.
12. Jika kemudahan makan dan/atau penginapan telah disediakan oleh pihak penganjur,
peserta tidak layak menuntut Elaun Makan dan / atau Bayaran Sewa Hotel yang mana
berkenaan.
13. Kemudahan pakej di luar pejabat hanya boleh dijalankan jika tiada tempat /
kemudahan di pejabat atau tidak dapat menampung bilangan / keperluan peserta.
14. Pengangkutan secara berkumpulan ke tempat kursus / tugas rasmi hendaklah
diaturkan (sekiranya perlu) bagi menjimatkan kos tuntutan perjalanan (TNT).
15. Urusetia, penceramah dan fasilitator yang terlibat dalam program sama ada
penceramah / fasilitator kakitangan awam atau swasta hendaklah dimasukkan dalam
permohonan pakej dan tidak dibenarkan membuat tuntutan penginapan / makan
secara berasingan.
16. Pihak penganjur hendaklah menyatakan dalam surat panggilan mesyuarat / kursus
sama ada kemudahan penginapan / makan disediakan atau yang mana berkenaan di
bawah tanggungan penganjur / jabatan masing-masing.
17. Bilangan urusetia hendaklah diminimumkan dan bersesuaian dengan program yang
dijalankan.

PENYEDIAAN / PEMILIHAN TEMPAT

18. Pemilihan tempat bagi mengadakan kursus / tugas rasmi secara pakej hendaklah
berasaskan kepada bilangan dan tempat pegawai bertugas seperti berikut :
18.1

Peserta Dari Pejabat / Daerah / Negeri Yang Sama

Jika peserta datang dari pejabat / daerah / negeri yang sama, pemilihan
tempat hendaklah dibuat di dalam negeri tersebut, melainkan tiada
kekosongan tempat maka pakej bolehlah diadakan di negeri lain tetapi dalam
zon yang sama.

18.2

Peserta Dari Zon Yang Sama

Jika peserta dari zon yang sama, pemilihan tempat hendaklah berasaskan
kepada tempat / daerah / negeri yang mempunyai bilangan pegawai / peserta
paling ramai.

18.3

Peserta Dari Pelbagai Zon / Keseluruhan Negeri

Jika peserta dari seluruh negeri, pemilihan tempat hendaklah berasaskan
kepada negeri yang mempunyai bilangan pegawai / peserta yang paling
ramai.

19. Pemilihan tempat di atas hendaklah mengikut ketetapan berikut :

19.1

Mengutamakan premis-premis kerajaan yang berdekatan dengan pejabat

peserta melainkan tidak dapat dilakukan kerana tiada kekosongan / tempat /
tidak dapat menampung peserta yang ramai / kemudahan yang diperlukan
tidak disediakan; dan

19.2

Sekiranya para 19.1 di atas tidak dapat dilaksanakan maka pemilihan premispremis swasta hendaklah yang berdekatan dengan pejabat peserta melainkan
tidak dapat dilakukan kerana tiada kekosongan / tempat tidak dapat
menampung peserta yang ramai / kemudahan yang diperlukan tidak
disediakan.

20. Zon Pelaksanaan Penyediaan Kemudahan Pakej adalah ditetapkan seperti

berikut :
ZON PAKEJ
(Surat Pekeliling Kewangan Bilangan 11 Tahun 2008), Ruj. Surat : KP.(BKEW)(PK)1587/6/A-4(11)
Bertarikh : 24 Oktober 2008
BIL.

NEGERI

ZON UTAMA

1.

PERLIS

Perlis, Kedah dan Pulau Pinang

2.

KEDAH

Kedah, Perlis, Pulau Pinang dan Ipoh

3.

PULAU PINANG

Pulau Pinang, Perlis, Kedah, Taiping, Ipoh dan Pulau Pangkor

4.

PERAK

Perak, Kedah, Pulau Pinang, W.P. Kuala Lumpur, Shah Alam dan
Cameron Highlands

5.

SELANGOR

Selangor, W.P. Kuala Lumpur, W.P. Putrajaya, Negeri Sembilan,

Cameron Highlands, Ipoh, Pulau Pangkor dan Genting Highlands

6.

W.P. KUALA LUMPUR

W.P. Kuala Lumpur, Selangor, Negeri Sembilan, Melaka, Ipoh

dan Genting Highlands

7.

NEGERI SEMBILAN

Negeri Sembilan, Selangor, Melaka dan W.P. Kuala Lumpur

8.

MELAKA

Melaka, Johor, Negeri Sembilan dan W.P. Kuala Lumpur

9.

JOHOR

Johor, Negeri Sembilan dan Melaka

10.

PAHANG

Pahang, Terengganu, W.P. Kuala Lumpur dan Mersing

11.

TERENGGANU

Terengganu, Kelantan dan Pahang

12.

KELANTAN

Kelantan, Terengganu dan Pahang

13.

SABAH

Sabah dan W.P. Labuan

14.

SARAWAK

Sarawak

15

W.P. LABUAN

W.P. Labuan, Kota Kinbalu dan Miri

PENYEDIAAN PENGINAPAN / MAKAN PEGAWAI

21. Penginapan kepada pegawai-pegawai yang terlibat hendaklah diaturkan mengikut

kelayakan seperti berikut :
i.

Gred 44 ke bawah hendaklah diaturkan secara berkongsi.

ii.

Gred 45 dan ke atas diaturkan penginapan secara perseorangan; dan

iii.

Bagi penceramah, fasilitator atau jurulatih boleh disediakan penginapan

secara perseorangan pada tarikh perkhidmatan / mengikut kesesuaian.

22. Kadar Siling kelayakan pegawai mengikut gred adalah ditetapkan seperti di
lampiran.
KADAR TUNTUTAN MENJALANKAN TUGAS RASMI MENGIKUT PEKELILING
PERBENDAHARAAN BIL. 3 3/2003 & SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN 8/2010
MESYUARAT / TAKLIMAT / BENGKEL KERJA / PERSIDANGAN / KONVENSYEN
GRED PEGAWAI

Utama / Khas A ke atas

SEMENANJUNG
M

M+H

115

S/S

115 + S/S

SABAH / SARAWAK / LABUAN

Siling
Dalaman
KPM (RM)
200
(single)

M+H

165

S/S

165 + S/S

130

B/S

130 + B/S

Jusa B, Jusa C

100

B/S

100 + B/S

Gred 53 - 54

85

B/B

85 + B/B

115

B/B

115 + B/B

Gred 45 - 52

60

180

240

80

200

280

Gred 41 - 44

45

160

205

65

170

235

55

160

215

55

150

205

50

140

190

Gred 27 - 40

40

140

180

Gred 17 - 26

40

130

170

Gred 1 - 16

35

120

155

150
(double)
120 (triple)

Siling
Dalaman
KPM (RM)
220
(single)

170
(double)
130 (triple)

KADAR TUNTUTAN MENJALANKAN LATIHAN MENGIKUT PEKELILING

PERBENDAHARAAN BIL. 3 3/2005
KURSUS / SEMINAR / BENGKEL / LAWATAN SAMBIL BELAJAR / KEM / KEJOHANAN
GRED PEGAWAI

Utama / Khas A ke atas

SEMENANJUNG
M

M+H

90

B/B

90 + B/B

SABAH / SARAWAK / LABUAN

Siling
Dalaman
KPM (RM)
180
(single)

M+H

120

B/B

120 + B/B

120

B/B

120 + B/B

Jusa B, Jusa C

90

B/B

90 + B/B

Gred 53 - 54

70

B/B

70 + B/B

90

B/B

90 + B/B

Gred 45 - 52

60

145

205

80

160

240

Gred 41 - 44

45

130

175

140

205

Gred 17 - 40

40

80

120

120
(double)

65
55

100

155

Gred 1 - 16

35

65

100

95 (triple)

50

80

130

Siling
Dalaman
KPM (RM)
190
(single)

145
(double)
110 (triple)

KADAR KELAYAKAN KURSUS SAHAJA (MENGIKUT PP BIL. 3/2005 PERENGGAN 4.2.1)

Makan sahaja ( < 25 km)
S/S
B/S

15

= STANDARD SUITE
= BILIK SUPERIOR

B/B
M

= BILIK BIASA
= MAKAN

15

H
M+H

= HOTEL
= MAKAN + HOTEL

23. Pakej makan dan penginapan layak disediakan kepada pegawai / peserta di luar ibu
pejabat yang melebihi 25 km. Perolehan Pakej Makan sahaja boleh disediakan
kepada peserta kursus dari kawasan ibu pejabat yang kurang daripada 25 km.
24. Bagi pakej yang dianjurkan di premis kerajaan yang hanya menyediakan kemudahan
penginapan, penyediaan kemudahan makan hendaklah diaturkan mengikut kelayakan
peraturan bertugas rasmi / berkursus [PP Bil. 3/2003 dan PP Bil. 3/2005] atau
mengikut mana yang berkenaan.
25. Pelaksanaan pakej tugas rasmi / kursus hanya boleh dilaksanakan di premis-premis
kerajaan atau hotel-hotel yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah
bidang berkaitan.
26. Ketua Jabatan hendaklah mengesahkan dan menyelaraskan kehadiran sebenar bagi
tujuan pembayaran. Nota Kredit (Credit Note) hendaklah dikemukakan kepada Unit
Kewangan Jabatan / Bahagian masing-masing sebelum proses pembayaran dibuat.
27. Perolehan pakej makan dan penginapan yang bernilai RM50,000 RM100,000 bagi
setiap pakej dan pakej tanpa penginapan yang bernilai sehingga RM50,000 bagi setiap
pakej hendaklah mengemukakan bersama sekurang-kurangnya tiga (3) sebut
harga hotel.
28. Perolehan pakej yang melebihi RM100,000 dan pakej makan sahaja melebihi
RM50,000 setiap pakej, Salinan Minit Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga
hendaklah dikemukakan.

PENYEDIAAN PENGINAPAN / MAKAN PELAJAR

29. Kadar Siling kelayakan pelajar adalah ditetapkan seperti berikut:

Surat Perbendaharaan KK/BP12/547/1Jld.3 bertarikh 13 Oktober 2005 dan Surat
Edaran Bahagian Kewangan KP.1574/40/Jld.33(42) bertarikh 18 Oktober 2005
mengenai kadar kelayakan makan dan penginapan untuk pelajar adalah seperti
berikut :

Kadar Kelayakan Makan dan Penginapan Untuk Pelajar

(Kursus / Pertandingan / Lawatan / dan lain-lain

Kedudukan
Kelayakan Pelajar

Semenanjung
M

Sabah / Labuan / Sarawak

DOM

DOM

Dalam Wilayah (Semenanjung sahaja)

Pelajar dalam stesyen
(kurang 25km)
Pelajar luar stesyen
(lebih 25km)
Luar Wilayah
Pelajar

10

45

20

12.5

45

20

16

45

20

20

45

20

Semenanjung ke Sabah /
Sarawak / Labuan
24

45

20

Sabah / Sarawak / Labuan ke

Semenanjung
16

45

20

30. Penyediaan pakej untuk program pelajar yang dibuat di hotel hendaklah dipohon
kepada Bahagian Kewangan untuk kelulusan.
31. Kelulusan Khas Perbendaharaan Pegawai Pengawal hendaklah diperolehi terlebih
dahulu sebelum mengemukakan penyediaan pakej bagi kes-kes seperti berikut :
a. Penentuan kadar kelayakan elaun makan / penginapan untuk orang awam (bukan
anggota perkhidmatan awam) yang terlibat dalam mesyuarat / kursus yang
dianjurkan oleh jabatan / bahagian.
b. Program yang melibatkan perkhidmatan konsultan / penceramah tempatan atau
luar negara.
32. Kos kelulusan khas ini hendaklah dimasukkan sebagai sebahagian dari kos pakej dan
disertakan bersama permohonanan pakej.

KELULUSAN KHAS

33. Permohonan kelulusan khas hendaklah dipohon melalui Bahagian Kewangan,

Kementerian Pendidikan Malaysia. Dokumen-dokumen berikut hendaklah disertakan
bersama permohonan :
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.

Profil syarikat
Sebut harga syarikat / perincian kos
Jadual . Pengisian program
Justifikasi pelantikan / pemilihan syarikat / individu
Sijil pendaftaran syarikat dengan Kementerian Kewangan dalam bidang
berkenaan
Tarikh, masa, tempat dan jumlah peserta yang terlibat

34. Sebarang pindaan terhadap tarikh pelaksanaan program yang telah diluluskan
hendaklah dimaklumkan ke Bahagian Kewangan. Sekiranya melibatkan pertambahan
kos pakej, bilangan peserta dan perubahan tempat hendaklah mengemukakan
permohonan baru untuk kelulusan.
35. Ketua Jabatan hendaklah sentiasa memastikan peruntukan kewangan sedia ada
mencukupi untuk membiayai program yang dijalankan.

PINDAAN TARIKH / TEMPAT

36. Untuk tujuan ini, Ketua Jabatan dikehendaki mengemukakan jadual perancangan
pelaksanaan pakej / takwim jabatan / bahagian kepada Bahagian Kewangan pada
awal tahun mengikut Sasaran Kerja Tahunan (SKT) dan Perjanjian Program mengikut
Perancangan tiga (3) bulan sekali.
37. Pertimbangan kelulusan penyediaan pakej hanya akan diberi berdasarkan kepada
jadual perancangan tersebut. Tarikh akhir permohonan pakej hendaklah dikemukakan
selewat-lewatnya pada 15 November dan tarikh akhir pelaksanaan program
hendaklah pada atau sebelum 10 Disember pada tahun semasa.
38. Permohonan hendaklah dibuat dengan menggunakan Borang Kew-Pakej. Borang
hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan seperti berikut:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.

Surat iringan yang ditandatangani oleh Ketua Jabatan

Jadual perbandingan kelayakan pegawai
Jadual program
Salinan sebut harga hotel yang disahkan
Salinan Sijil Pendaftaran Hotel di bawah bidang 220210 dengan
Kementerian Kewangan yang disahkan; dan
Salinan Surat Kelulusan Khas Perbendaharaan bagi pakej yang melibatkan
bukan penjawat awam atau perkhidmatan konsultan.

39. Permohonan hendaklah dibuat melalui Unit Kewangan Jabatan / Bahagian masingmasing bagi tujuan pengesahan peruntukan kewangan sebelum mengemukakan
permohonan ke Bahagian Kewangan:
a) Setiap permohonan hendaklah ditandatangani oleh Ketua / Timbalan Ketua
Jabatan atau yang setaraf dengannya sahaja.
b) Permohonan hendaklah dikemukakan sebanyak dua (2) naskhah ke Bahagian
Kewangan untuk pertimbangan.

TATACARA MENGEMUKAKAN PERMOHONAN

40. Permohonan yang lengkap berserta dokumen sokongan berkaitan hendaklah dihantar
melalui Unit Latihan Dalam Perkhidmatan selewat-lewatnya enam puluh (60) hari
sebelum tarikh pelaksanaan program. Manakala ke Bahagian Kewangan IPGM
selewat-lewatnya 2 minggu sebelum tarikh pelaksanaan program.