RUANG LINGKUP SEKRETARIS DAN KESEKRETARIATAN

MAKALAH
UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH
Kesekretariatan
yang dibina oleh Ibu Dr. Heny Kusdiyanti S.Pd., M.M.

oleh:
Anindriliani Yulisa Ashari

130412616363

Dyan Pratiwi

130412611947

Muh Rayhan Januar

130412616375

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN MANAJEMEN
AGUSTUS 2015
1

DAFTAR ISI

DAFTAR
ISI....................................................................................................
........2
KATA
PENGANTAR....................................................................................
.........3
BAB I PENDAHULUAN
1.1..................................................................................Latar
Belakang.............................................................................
.............4
1.2..................................................................................Rumu
san
Masalah..............................................................................
.......5
1.3..................................................................................Tujua
n ........................................................................................
..............5
BAB II PEMBAHASAN
2.1
Kesekretariatan...............................................................................
..........6
2.2
Sekretaris........................................................................................
........10

2.3 Tugas
Sekretaris......................................................................................1
8
2.4 Tanggungjawab
Sekretaris......................................................................20
2.5 Wewenang
Sekretaris..............................................................................2
BAB III PENUTUP
3.1
Kesimpulan.....................................................................................
.......24
3.2
Saran..............................................................................................
.........25
DAFTAR
RUJUKAN.........................................................................................
...26

KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa
karena dengan rahmat, karunia, serta taufik dan hidayah-Nya lah
kami dapat menyelesaikan makalah Ruang Lingkup Sekretaris
dan Kesekretariatan ini dengan pengetahuan dan kemampuan
yang dimiliki. Dan juga kami berterima kasih kepada Ibu Dr. Heny
Kusdiyanti S.Pd., M.M. selaku dosen mata kuliah Kesekretariatan
yang telah memberikan tugas ini kepada kami.
Kami sangat berharap makalah ini dapat berguna dalam
rangka menambah wawasan serta pengetahuan kita. Kami juga
menyadari sepenuhnya bahwa di dalam tugas ini terdapat
kekurangan-kekurangan dan jauh dari apa yang diharapkan.
Untuk itu, kami berharap adanya kritik, saran dan usulan demi
perbaikan di masa yang akan datang, mengingat tidak ada
sesuatu yang sempurna tanpa sarana yang membangun.
Semoga makalah yang telah disusun ini dapat berguna
bagi kami sendiri maupun orang yang membacanya. Sebelumnya
kami mohon maaf apabila terdapat kesalahan kata-kata yang
kurang berkenan. Terimakasih.

Malang, 27 Agustus 2015

Penyusun

BAB I
PENDAHULUAN
1.1........................................................................................Latar
Belakang
Perkembangan zaman seiring dengan berkembangnya
perekonomian yang tentunya sangat mendukung
bermunculannya perusahaan-perusahaan baru yang
jumlahnya terus meningkat pesat setiap tahunnya. Dalam
sebuah aktivitas kantor banyak sekali pekerjaan-pekerjaan
yang akan sangat mempengaruhi perkembangan kantor.
Sudah menjadi hal yang wajar jika di dalam sebuah
perusahaan memerlukan tenaga ahli yang serba bisa dalam
mengurusi segala keperluan vital kantor. Tenaga ahli tersebut
adalah sekretaris yang membantu pimpinan dalam
menyelesaikan segala urusan terkait dengan
keberlangsungan hidup kantor nantinya.
Batasan seorang sekretaris tidak hanya di perusahaan
saja tetapi juga pada instansi-instansi pemerintah, lembagalembaga kependidikan, rumah sakit, lembaga kedinasan, dan
bahkan personal pun juga membutuhkan seorang sekretaris.
Misalnya adalah seorang guru besar perguruan tinggi yang
memiliki banyak sekali tugas, kegiatan, serta tanggung jawab
sangat membutuhkan sekretaris yang bisa membantunya
dalam menjalankan seluruh aktifitasnya. Seorang sekretaris
bisa membuatkan jadwal agenda, mengatur jadwal
pertemuan, mengatur perjalanan dinas, mengurus dan
mengarsipkan seluruh dokumen-dokumennya, dan lain
sebagainya. Selain itu seorang sekretaris harus memiliki sifat
dapat dipercaya karena sekretaris juga berperan sebagai
penjaga rahasia perusahaan.

Sekretaris juga disebut sebagai tenaga ahli serba bisa,

atau bisa dikatakan sebagai wakil dari pimpinan. Untuk itu
dalam makalah ini akan membahas alasan mengapa
sekretaris mendapat julukan seperti itu dan apa saja
pekerjaan untuk seorang tenaga ahli serba bisa. Hal-hal yang
akan dibahas antara lain paparan sekretaris itu sendiri,
pekerjaan sekretaris, tugas sekretaris, wewenang, dan
tanggung jawab sekretaris.

1.2........................................................................................Rumu
san Masalah
1) Siapakah seorang sekretaris itu?
2) Apa yang dimaksud dengan pekerjaan kesekretariatan?
3) Apa sajakah tugas-tugas dari seorang sekretaris?
4) Bagaimana tanggungjawab yang dipikul oleh sekretaris?
5) Bagaimanakah sekretaris dengan wewenangnya sebagai
pemegang rahasia perusahaan?

1.3........................................................................................Tujua
n
1) Memahami dan mengetahui penjelasan dari definisi seorang
sekretaris.
2) Memahami penjelasan dari pekerjaan kesekretariatan.
3) Memahami apa saja tugas-tugas dari seorang sekretaris.
4) Memahami bentuk-bentuk tanggungjawab yang dipikul oleh
sekretaris?

5) Mengetahui cara sekretaris bekerja dengan wewenangnya

sebagai pemegang rahasia perusahaan.

BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Kesekretariatan
Kesekretariatan adalah kegiatan-kegiatan yang dilakukan
oleh seorang sekretaris, bidang-bidang apa sajakah yang
harus dikuasai oleh seorang sekretaris dan merupakan unit
kerjanya. Dengan kata lain kesekretariatan menunjukkan
aktifitas atau tata kerja seorang sekretaris. Adapun
pengertian lain dari kesekretariat adalah sebagai berikut:
1) Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, sekretariat berarti
pekerjaan, segenap urusan sekretaris, atau pula berarti
kepaniteraan.
2) Tempat seorang sekretaris melakukan pekerjaan dalam
bidang sekretariat.
3) Tempat sekretaris berikut stafnya melakukan kegiatan
dalam bidang sekretariat atau ketatausahaan yang meliputi
segenap kegiatan pengolahan surat mulai dari
menghimpun hingga memusnahkan surat.
4) Satuan organisasi yang melaksanakan pekerjaan office
service atau jasa perkantoran, misalnya handling telepon,
pengadaan dan pemeliharaan mesin-mesin kantor, perabot
kantor, tata ruang kantor, pembuatan formulir kantor,
komputerisasi, dan kearsipan.
5) Sekretariat jenderal adalah satuan organisasi yang
terdapat dalam lingkungan organisasi yang cukup besar
yang melaksanakan pekerjaan seperti halnya sekretariat,
misalnya Sekretariat Jenderal Departemen, Sekretariat
Jenderal Lembaga Tinggi Negara.

Yang sering kita jumpai dalam organisasi pemerintahan

negara Indonesia, kita menjumpai berbagai macam variasi
sekretariat, misalnya Sekretariat Jenderal, Sekretariat Negara,
Sekretariat Wilayah Daerah, Sekretariat Lembaga, Sekretariat
Badan, Sekretariat Universitas, Sekretariat Fakultas,
Sekretariat Balai, Sekretariat Perusahaan, Sekretariat Kantor
Wilayah, dan Sekretariat Dinas. Khusus bagi dua satuan
organisasi yang kita sebut terakhir biasanya disebut bagian
tata usaha.
Di dalam sebuah sekretariat pasti ada kegiatan yang
dilakukan. Adapun kegiatan yang dilakukan dalam bidang
kesekretariatan dan biasanya dilakukan oleh sekretaris
organisasi terdiri dari:
1.

Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya

yang berhubungan dengan pekodean surat menyurat

2.

yang meliputi :
Pembuatan surat
Penerimaan surat
Pengiriman surat atau pendistribusian surat
Penyimpanan warkat atau tecord
Menyelenggarakan tata hubungan, baik secara internal
maupun secara eksternal
Secara internal maksudnya adalah melaksanakan

hubungan kantor yang harmonis

Secara eksternal maksudnya adalah melaksanakan
hubungan atau komunikasi massa atau hubungan

3.
4.
5.

masyarakat atau publicrealiation

Menyelenggarakan Kepaniteraan rapat
Menyelenggarakan hal-hal yang bersifat rahasia
Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu atau
kunjungan
Sekretaris organisasi yang berperan sebagai manajer

adalah seseorang yang memimpin suatu satuan organisasi

dengan tugas pokok menyelenggarakan administrasi

kesekretariatan. Adminstrasi kesekretariatan memiliki fungsi :
1.

Mengadakan pencatatan atau recording dari semua

kegiatan manajemen. Semua hasil pencatatan tersebut
berfungsi sebagai alat pertanggung jawaban dan sumber

2.

informasi.
Administrasi kesekretariatan berfungsi sebagai alat

3.

pelaksanaan pusat ketatausahaan .

Adminstrasi kesekretariatan berfungsi sebagai alat

4.

komunikasi perusahaan atau jawatan .

Administrasi kesekretariatan berfungsi sebagai alat

5.

pelaksana pemegang rahasia perusahaan atau jawatan.

Administrasi kesekretariatan sebagai pusat
dokumentasilmaster file.

Administrasi kesekretariatan memiliki tugas pokok sebagai

berikut :
1.

Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala

2.
3.

pihak, baik secara internal maupun eksternal

Mengamankan rahasia perusahaan jawatan
Mengatur dan memelihara seluruh dokumentasi
perusahaan atau jawatan, memiliki kegunaan bagi
manajemen untuk memperlancar pelaksaaan fungsinya,
yaitu planning, organizing, actuating, controlling, dan
decision making.

Sekretaris Jendral menyelenggarakan fungsi :

1.

Koordinasi yaitu mengatur dan membina kerjasama,

mengintegrasikan, dan mensinkronisasikan seluruh
administrasi departemen, termasuk kegiatan pelayanan
teknis dan administrasi bagi seluruh unit organisasi
dalam lingkungan departemen.

10

2.

Perencanaan yaitu mempersiapkan rencana, mengelolah,

menelaah, dan mengkoordinasikan perumusan
kebijaksanaan sesuai dengan tugas pokok departemen.
Pembinaan Administrasi yaitu membina urusan tata

3.

usaha, mengelolah dan membina kepegawaian,

mengelolah keuangan, dan dan peralatan atau
perlengkapan seluruh departemen.
Pembinaan orgganisasi dan tatalaksana yaitu membina

4.

dan memelihara seluruh kelembagaan dan

ketatalaksaaan departemen serta mengembangkannya.
Penelitian dan pengembangan yaitu membina unit

5.

penelitihaan dan pengembangan sepajang belum di

selenggarakan oleh unit organisasi lainnya di lingkungan
departemen.
Pendidikan dan latihan yaitu membina unit pendidikan

6.

dan pelatihan sepanjang sebelum di selenggarakan oleh

7.

unit organisasi lainnya di lingkungan departemen.

Hubungan masyarakat yaitu melakukan hubungan

8.

dengan lembaga resmi dan masyarakat.

Koodinasi penyusunan peraturan perundang undangan
yaitu mengkoordinasi perumusan peraturaan perundang
undangan yang menyangkut tugas pokok departemen.
Keamanan dan ketertiban yaitu membina dan

9.

memelihara keamanan dan ketertiban dalam lingkungan

departemen
Tugas pokok secretariat wilayah atau daerah tingkat I adalah
:
1.

Menyelenggarakan pembinaan administrasi, organisasi,

dan ketatalaksanaan terhadap seluruh unsur dalam
lingkungan pemerintahan daerah, memberikan
pelayanan teknis dan adminstratif kepada Gubernur
Kepala Tingkat I danseluruh perangkat wilayah yang
bersangkutan.

11

2.

Membantu Gubernur Kepala Daerah tingkat I dalam

menyelenggarakan pemerintahan dan memberikan
bantuan kepada daerah tingkat I.

Fungsi dari Sekretariat Wilayah Daerah Tingkat II yaitu :

1.

Koordinasi
Yaitu mengatur dan membina kerjasama,
mengintegrasikan dan melakukan sinkronisasi terhadap
seluruh administrasi, termasuk mengkoordinasikan

2.

penyusun peraturan perundang-undangan.

Pelayanan
Yaitu memberikan pelayanan teknis dan administrasi
kepada seluruh satuan organisasi dalam lingkungan
pemerintahan daerah dan seluruh perangkat wilayah

3.

yang bersangkutan.
Perencanaan
Yaitu mempersiapkan rencana, menyusun program, dan
menilai pelaksanaannya berdasarkan kebijaksanaanya

4.

dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Pemebinaan administrasi
Yaitu membina urusan tata usaha, mengelolah dan
m3embina kepegawaiaan, mengelolah keuangan dan
pemebekalan, serta mengadakan hubungan dengan

5.

lembaga resmi dan masyarakat.

Pembinaan organisasi dan tata laksana
Yaitu melakukan penelitian dan pengembangan dalam
rangka membina dan memelihara seluruh kelembagaan

6.

dan ketatalaksanaan.
Pengawasan preventif dan represif
Yaitu membantu Gubernur atau kepala Daerah Tingkat I
untuk mengadakan penilaian terhadap prodok-produk

7.

hukum Daerah Tingkat II.

Keamaan dan ketertiban
Yaitu memelihara dan membina keamanan dan
ketertiban ke dalam .

12

2.2........................................................................................Sekre
taris
Pengertian
Kata sekretaris berasal dari bahasa Belanda Secretaries,
atau bahasa Inggris Secretary, yang berarti rahasia yang
seseorang yang dapat dipercaya sebagai penyimpan rahasia.
Sekretaris adalah seseorang yang dipercaya untuk
menyimpan rahasia, baik rahasia perusahaan itu sendiri,
pimpinan, maupun sumberdaya manusia pada kantor.
Menurut beberapa ahli mengatakan bahwa pengertian
sekretaris adalah sebagai berikut:
1) Secretary is a perso employed to keep record, take care
coresspondence and other writing task, etc, for
organization or individual. (Webster New Dictionary of
American Language).
2) Sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain
untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis,
mendapatkan informasi, dan masalah-masalah lain;
pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat; perusahaan atau
perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara
warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya;
dan menteri yang mengepalai kantor pemenrintahan. (H.W.
Fowter dan F. G. Fowler, The concise Oxford Dictionary of
Current English)
3) Secretary is an assistant to a chief who takes dictation,
prepares correspondence, receives visitors, checks of his
official engagements or 8 appointments, anf performs
many order related duties that increase the effectiveness
of the chief. (Dr. The Liang Gie)ekretaris adalah seorang
pembantu yang menerima pendiktean, menyiapkan surat

13

menyurat, menerima tamu-tamu, memeriksa atau

mengingatkan pimpinan mengenai kewajibannya yang
sesuai atau perjanjiannya, dan melakukan banyak
kewajiban lainnya yang berguna bagi meningkatkan
efektifitas kerja pimpinan. (M. Braum dan Ramon C)
4) Sekretaris adalah seorang yang mempunyai tugas yang
sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat
mencatat dari suatu kegiatan perkantoran perusahaan.
(Saiman)
5) Secretary ia a officer which its work carry out
correspondences business of including preparing to a
important functionary or a organizing.
Jadi dapat disimpulkan bahwa seorang sekretaris adalah
bukan hanya sekedar pekerja kantor saja dengan aktifitas
hanya seputar ketata usahaan dan membantu pimpinan saja,
tetapi pekerjaan seorang sekretaris lebih kompleks dan
merupakan profesi dengan kualifikasi tugas dan tanggung
jawab yang sangat tinggi. Seorang pimpinan yang memiliki
tugas yang sangat banyak untuk menjaga kelangsungan
hidup perusahaan tidak akan maksimal kerjanya jika tidak
ada seorang sekretaris.
Seorang pimpinan akan lebih mudah serta lebih bisa
efisien dan efektif waktunya jika seorang sekretaris
membantunya, mengerjakan urusan-urusan kecil yang sepele
namun penting. Dengan demikian seorang pimpinan bisa
fokus terhadap urusan lain yang lebih besar. Seorang
sekretaris harus memiliki dedikasi yang tinggi, loyal,
profesional, berinisiatif, berkompetensi, serta dapat dipercaya
dalam membantu pekerjaan pimpinan. Dalam hal ini bukan
seorang yes-man atau ABS (Asal Bapak Senang) artinya

14

hanya menuruti apa kemauan dan perintah dari atasan tanpa

mempertimbangkannya. Seorang sekretaris harus
mempertimbangkan segala sesuatu yang akan dikerjakannya
apakah memang perlu atau tidak untuk dikerjakan sehingga
sekretaris juga harus mampu kerja cerdas.
Seorang sekretaris harus memiliki inisiatif, kreatifitas,
kritis, dan mampu memberikan ide-ide baik kepada pimpinan.
Seorang sekretaris harus mampu menjalin kerjasama dengan
atasannya secara baik. Tidak boleh selalu menolak perintah
pimpinan namun tidak juga selalu menerima perintah
pimpinan. Sehingga seorang sekretaris harus berpikir dewasa
harus dapat bekerja sendiri, mandiri, dan inisiatif.
Seorang sekretaris juga harus bisa memberikan
pelayanan yang sebaik-baiknya terhadap relasi perusahaan.
Selain menjaga dan menjalin komunikasi dengan baik,
seorang sekretaris juga melakukan kegiatan pengolahan data
menjadi sebuah informasi yang nantinya akan dipergunakan
oleh pimpinan maupun perusahaannya. Mengingat sekretaris
juga merupakan manajer informasi dan komunikasi, dalam
mengolah data, tidak boleh sembarangan. Data yang akan
diolah menjadi informasi haruslah akurat, up to date, dan
harus relevan. Karena data input akan mempengaruhi
outputnya. Dan output inilah yang akan sangat
mempengaruhi sistem pengambilan keputusan. Jika data
inputnya asal-asalan, maka outputnya juga tidak akan
memiliki nilai guna. Justru akan membahayakan dan
menimbulkan masalah jika digunakan dalam pengambilan
keputusan.
Kesalahan persepsi mengenai sekretaris masih saja
terjadi dan bahkan sering kita mendengar atau mengetahui
bahwa seorang sekretaris adalah pembantu pribadi pimpinan
15

saja, sehingga jika disuruh apa saja sekretaris akan

mengiyakan. Namun hal ini sungguh keliru, sekretaris
bukanlah demikian walaupun ada ikatan yang erat antara
sekretaris dengan pimpinan. Seorang sekretaris hanyalah
bertugas dan memikul tanggung jawab dan tugas yang
diberikan sebatas pada kegiatan kantor dalam bidang bisnis
dan kedinasan saja. Selain itu bukanlah urusan seorang
sekretaris.

Klasifikasi Sekretaris
Kedudukan wewenang dan tranggung jawab seorang
sekretaris di suatu perusahaan dapat berbeda dengan di
perusahaan lainnya. Hal tersebut disebabkan adanya faktor
yang mempengaruhi antara lain :
1. Besar kecilnya perusahaan atau organisasi
2. Sifat perusahaan atau organisasi
3. Kedudukan orang yang bekerjasama dengan sekretaris
4. Kesediaan pimpinan dalam mendelegasuikan tugas dan
wewenang kepada sekretaris
5. Kompetensi

diri

sekretaris

serta

kesediaannya

untuk

memikul tanggung jawab atas pelaksaan tugasnya.

Maka
perjelasan

dari

itu

dengan

pengertian
cara

sekretaris

perlu

adanya

pengelompokan0pengelompokan

sekretaris dengan dibedakan menjadi berikut:

a. Ditinjau dari lingkup kerja dan tanggung jawab

Sekretaris organisasi

Sekretaris pimpinan

b. Ditinjau dari segi kemampuan dan pengalaman kerja

Sekretaris junior

16

Sekretaris senior

c. Ditinjau dari segi bidang kerja

Sekretaris Bidang Kesejahteraan Rakyat (Kesra)

Bidang Pemerintahan, Sekertaris Bidang Hukum,

Sekretaris

Bidang

Administrasi

dan

Politik,

dan

Sebagainya
a. Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi/executive secretary, yaitu officer
manager yang memimpin suatu sekretariat dari suatu
perusahaan atau instansi pemerintahan. Seorang sekretaris
selain menjalankan perintah dari atasan, juga sebagai
manajer yang membawahi satu unit kerja bidang
kesekretarisan. Oleh karena itu sekretaris harus memiliki
peran dan fungsi manajerial (fungsi manajemen POAC).
Tugasnya adalah:
- Planning = merencanakan sendiri rencana organisasinya.
- Organizing = menyusun sruktur dan tata kerja organisasi.
- Actuating = membuat keputusan.
- Directing = pengarahan.
- Coordination = koordinasi.
- Controlling = pengendalian.
Misalnya: sekretaris wilayah daerah di Pemda Tk 1,
sekretaris jenderal di Departemen, sekretaris perusahaan.
Secara rinci yang dikemukakan oleh Sutarto dalam buku
Kekretaris dan Tata Warkat menyakatakan bahwa sekretaris
organisasi di samping bekerja atas perintah pimpinan, juga
memiliki wewenang untuk turut membuat rencana
organisasi, membuat keputusan, melakukan pengarahan,
melakukan pengkoordinasian, menjalankan kontrol, dan
melakukan penyempurnaan tata kerja, serta bekerja

17

terutama untuk kepentingan organisasi secara

keseluruhan. Dengan kata lain, sekretaris organisasi
membantu pembuatan keputusan, pengarahan,
pengkoordinasian, pengontrolan, serta penyempurnaan.
b. Sekretaris Pimpinan
Sekretaris pimpinan disebut juga private secretary atau
personal secretary. Dalam kedudukannya merupakan
seorang pembantu pimpinan yang bertugas meringankan,
mempermudah, dan mempelancar tugas pekerjaan dan
tanggung jawab pimpinan. Seorang sekretaris pimpinan
tidak berkedudukan sebagai manajer sehingga tidak
menjalanakan perintah pada fungsi-fungsi manajerial.
Sekretaris pimpinan merupakan seorang yang membantu
pimpinan dalam meringankan, mempermudah, dan
memperlancar tugas pekerjaan dan tanggungjawab
pimpinan perusahaan.
Sekretaris pimpinan ini berstatus seorang pegawai
instansi sehingga harus tunduk dan patuh terhadap segala
peraturan yan ada pada perusahaan tersebut dan digaji
sesuai dengan ketentuan perusahaan. Tugas dan pekerjaan
seorang sekretaris pimpinan lebih banyak menyangkut halhal yang berhubungan dengan:
1. HandlingTelephon
2. Surat-menyurat atau korespondensi
3. Filling atau kearsipan
4. Menerima dikte
5. Membuat perjanjian dengan tamu untuk keprluan
pimpinan
6. Membuat Undangan
7. Menyiapkan rapat pimpinan
8. Membuat agenda rapat pimpinan.

18

Pekerjaan sekretaris pimpinan berkaitan dengan

pekerjaan ketatausahaan atau kesekretariatan. Dengan
demikian, hal-hal yang berkaitan dengan kepentingan
pribadi atau di luar bisnis dan kedinasan seorang pimpinan
adalah bukan tanggungjawab atau urusan sekretaris. Karena
tugas-tugas yang diberikan kepada sekretaris selalu
berkaitan dengan tugas pekerjaan pimpinan, maka
sekretaris pimpinan terkadang juga disebut sebagai
sekretaris pimpinan. Adapun contoh dari sekretaris pimpinan
adalah:

Sekretaris Presiden

Sekretaris Menteri

Sekretaris Kepala Lembaga

Sekretaris Direktur

Sekretaris Direksi

Sekretaris ini tidak digaji oleh perusahaan, melainkan

oleh perorangan. Karena sekretaris personal ini diangkat
oleh individu yang memang memerlukan bantuan untuk
memperlancar tugas pimpinan, bukan oleh perusahaan.
Sehingga sekretaris personal ini tidak terikat oleh
perusahaan. Namun demikian, seorang sekretaris tetap
harus mengerti dan menjaga sikap sesuai dengan batasan
yang berlaku di perusahaan tersebut.
Adapun yang biasanya diurus oleh sekretaris personal ini
adalah pekerjaan pimpinan termasuk urusan pribadi
kedinasannya. Misalnya kapan harus istirahat, kapan harus
makan siang, kapan harus memenuhi janji temu, apa saja
makanan yang harus ada di kantor, dan lain sebagainya.
Contoh dari personal secretary adalah:
19

Sekretaris seorang tokoh masyarakat

Sekretaris seorang isteri menteri

Sekretaris seorang aktor, penyanyi, dll

Sekretaris seniman

Sekretaris guru besar perguruan tinggi

Seorang sekretaris memiliki tanggung jawab terhadap

organisasi, perusahaan, dan jabatannya. Sekretaris pribadi
juga sangat terikat kepada peraturan pegawai. Hanya saja
pekerjaannya diintegrasikan ke dalam tugas, pekerjaan, dan
tanggung jawab seorang kepala yang menjadi pimpinannya.
Istilah pribadi pada sekretaris pribadi bukan memiliki definisi
sebagai milik perorangan atau pribadi tetapi karena tugas
atau pekerjaan sekretaris yang diintegrasikan untuk
membantu memperlancar pekerjaan pimpinan.
Namun ada pendapat berbeda dari Agus M. Haidjana,
yang menyatakan bahwa sekretaris pribadi adalah
seseorang yang dipekerjakan dan digaji oleh orang yang
mempekerjakannya. Seorang sekretaris pribadi bukanlah
staf perusahaan atau yayasan. Tempat bekerja sekretaris ini
bisa di kantor ataupun di rumah orang yang
mempekerjakannya.
c. Sekretaris Junior
Sekretaris junior adalah seorag sekretaris yang masih
muda, belum berpengalaman atau baru memiliki masa kerja
yang relatif baru, bisa juga dikatan sebagai sekretaris yang
masih berkedudukan tingkat rendah, masih belum memiliki
pengalaman yang cukup, arau baru saja diangkat sebagai
sekretaris perusahaan. Sehingga kedudukan sekretaris
junior ini masih di bawah sekretaris senior. Namun yang
20

perlu diperhatikan juga sekalipun masa kerjanya lama

namun jika tidak menunjukkan peningkatan skill dan
prestasi maka juga dikatakan sebagai sekretaris muda.
Untuk naik jabatab biasanya sekretaris harus melakukan
uji kemampuan dahulu secara test dan dibuktikan dalam
kenyataan. Status sebagai sekretaris muda biasanya
disandang oleh sekretaris yang baru lulus dari
pendidikannya dari SMK program keahlian Sekretaris,
Akademi Sekretaris, Pendidikan Tinggi, dll. Tugas sekretaris
junior hanyalah seputar kegiatan kesekretariat yaitu
korespondensi, mengetik, steno, menerima dikte, dan lainlain. Biasanya sekretaris junior mendapat sebutan
corresponden secretary, stenographer secretary, typist
secretary, dan sebagainya
d. Sekretaris Senior
Sekretaris senior adalah seorang sekretaris yang
memiliki pengalaman kerja, masa kerja, kemampuan, dan
prestasinya sebagai sekretaris mandiri yang mampu
melaksanakan tugas tanpa diperintah pimpinannya. Syarat
mutlak menjadi seorang sekretaris senior adalah mampu
menerjakan tugas yang diberikan oleh atasan ataupun
menyelesaikan masalah sewaktu-waktu tanpa perlu
mendapatkan bimbingan dari orang lain. Sekretaris senior
tidak semata-mata hanya diukur berdasarkan usia yang
lebih tua melaikan dengan prestasi yang telah diraih secara
nyata. Tidak hanya mampu menguasai tugas yang telah
diberikan oleh pimpinan tetapi juga mampu menyelesaikan
dan mengatasi berbagai masalah sehingga menunjukkan
seorang sekretaris yang profesional.
e. Sekretaris Bidang

21

Sekretaris bidang adalah seorang sekretaris yang

memiliki tugas serta tanggung jawab pada bidang tertentu.
Misalnya:
1) Sekretaris Bidang Sosial dan Politik
2) Sekretaris Bidang Kesejahteraan Rakyat
3) Sekretaris Bidang Administrasi Pemerintahan Umum
4) Sekretaris Bidang Hukum, dan sebagainya.
Di dalam tata pemerintahan Negara Kesatusan Republika
Indonesia, kita mengenal Sekretaris Bidang Administrasi
Ketatalaksanaan, yaitu sekretaris yang menyelenggarakan
organisasi dan ketatalaksanaan atas seluruh unsur yang ada
di lingkungan suatu lembaga. Berikut ini merupakan
sekretaris yang bisa dikategorikan dalam sekretaris bidang
administrasi ketatalaksanaan:
1) Sekretaris Negaya yang memimpin Sekretariat
Negara.
2) Sekretaris Jenderal yang memimpin Sekretariat
Jenderal (Departmen, Lembaga Tinggi Negara).
3) Sekretaris Direktorat Jenderal yang memimpin
Sekretariat Direktorat Jenderal.

22

2.3 Tugas Sekretaris

Tugas sekretaris ditentukan oleh posisinya sebagai
sekretaris, sekretaris junior akan berbeda tugas-tugasnya
dengan sekretaris senior. Sekretaris junior tugasnya hanya
yang berhubungan dengan administrasi kantor saja. Jika
sekretaris senior dan sekretaris eksekutif maka tugasnya
akan jauh lebih banyak dan kompleks. Semakin tinggi status
seorang skretaris dalam suatu perusahaan maka akan
semakin banyak pula tugas-tugas dan tanggungjawabnya.
Pekerjaan sekretaris tidak hanya sebatas pekerjaan
adminishtratif saja tetapi juga menjadi pusat informasi bagi
perusahaan dalam bentuk perkerjaan pengetahuan atau
biasa disebut dengan (knowledge worker). Seorang sekretaris
adalah orang yang paling penting dalam menjaga dan
menciptakan kondisi fungsional dalam perusahaan. Adapun
tugas-tugas sekretaris pada umumnya dibagi menjadi tiga
bagian yaitu:
1 Tugas Rutin
Tugas rutin adalah tugas yang dikerjakan oleh sekretaris
tanpa adanya intruksi dari pimpinan. Tugas ini biasanya
dikerjakan oleh sekretaris setiap hari dan menjadi rotinitas.
Tugas rutin biasanya sudah ditentukan di dalam uraian job
deskripsi. Jadi tugas rutin ini sudah jelas, sehingga
sekretaris tidak perlu menunggu diperintah atau diminta
oleh pimpinan untuk mengerjakannya. Adapun tugas-tugas
rutin tersebut yakni:
1 Menyusun dan membuat surat (korespondensi)
2 Filing
3 Mengurus dan mengendalikan surat masuk dan
keluar

23

4 Menerima dan melanyani tamu

5 Handling telephon
6 Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan
7 Menyiapkan pembuatan laporan
8 Menyiapkan rapat pimpinan
9 Menetima dikte
10 Mengirim faximile

24

2 Tugas Khusus
Tugas khusus (melakukan intruksi pimpinan atau
penugasan) adalah tugas yang tidak dilakukan sekretaris
setiap hari namun tugas yang dilaksanakan ketika
mendapat intruksi atau penugasan dari pimpinan. Tugas ini
diberikan atas dasar kepercayaan terhadap sekretaris akan
skill dan kemampuan menjaga rahasia (secret keeper)
perusahaan. Pekerjaan ini biasanya dilimpahkan kepada
sekretaris karena pimpinan tidak memiliki waktu luang.
Adapun rincian pekerjaan adalah sebagai berikut:
1 Menyiapkan rapat (meeting arrangement) dan
membuat minutes of meeting
2 Mengatur pertemuan dengan rekan bisnis
3 Menyusun dan menyiapkan perjalanan dinas dan
bisnis pimpinan
4 Menyiapkan company event
5 Mengurus surat keluar atas intruksi pimpinan (surat
rahasia)
6 Menyusun laporan pengeluaran pimpinan (petty
cash)
3 Tugas Kreatif
Tugas kreatif atau tugas yang dilaksanakan atas inisiatif
sendiri tanpa diminta, disuruh, maupun diperintah.
Biasanya tugas ini dilakukan untuk memperlancar
pekerjaan kantor dan pekerjaan pimpinan. Tugas ini
dilakukan oleh sekretaris atas dasar pertimbangan yang
dilakukan oleh sekretaris itu sendiri, perlu atau tidak
pekerjaan ini dilakukan karena pada dasarnya sekretaris
harus mampu menemukan pekerjaan yang harus dilakukan
sendiri. Tugas ini menunjukkan tingkat kepekaan dan
kreativitas seorang sekretaris terhadap pekerjaanya

25

sehingga jika sekretaris melakukan pekerjaan ini bisa

menambah nilai plus dimata pimpinan. Meskipun tugas ini
adalah tugas inisiatif dan kreatif tetapi masih tetap dalam
aturan dan batasan perusahaan. Tugas-tugas tersebut
antara lain adalah:
1 Membuat perencanaan kerja harian, agenda kerja
mingguan, dan bulanan.
2 Menyiapkan perangkat kantor yang mendukung
pekerjaan kantor. Misalnya dengan selalu melengkapi
perlengkapan kantor yang diperlukan seperti pensil,
pena, penghapus, penggaris, tinta, lem, kertas, dll.
Karena jika tidak diperhatikan dan sampai
kehabihsan, maka akan menghambat pekerjaan
kantor.
3 Membuat dan menyiapkan form yang dibutuhkan
(telephon message form, guest form, disposition
form, dll).
4 Mencari dan menemukan artikel yang terkait dengan
usaha yang dijalankan perusahaan dari surat kabar,
internet, majalah bisnis, koran, dll. Artikel tersebut
tentunya membawa peran banyak dalam
keberhasilan pimpinan dan perusahan.
5 Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan
lengkap dengan alamat dan nomor teleponnya,
sehingga sewaktu-waktu rekanan atau pelanggan
dapat dihubungi dengan cepat.
6 Membuat daftar nama-nama tamu yang sering
datang dengan keperluan negosiasi dengan pimpinan
sehingga sekretaris tahu manakah tamu rutin dengan
tamu insidentil, yaitu tamu yang perlu melakukan

26

janji temu terlebih dahulu dan tamu yang tidak perlu

melakukan janji temu terlebih dahulu.
7 Membuat pengingat agenda-agenda penting.
Misalnya ulang tahun perusahaan, peringatan harihari besar, dan hari jadi perusahaan lain agar bisa
membuat regarding letter kepada perusahaan lain.
Sehingga kerjasama dengan perusahaan lain tetap
terjalin dengan baik.
8 Membuat grafik perkembangan produksi perusahaan,
sehingga pimpinan akan dimudahkan membaca data
dan informasi perkembangan produksi
perusahaannya.

2.4 Tanggungjawab Sekretaris

Berdasarkan luas lingkup tanggung jawabnya sebagai
seorang sekretaris ada sekretaris pimpinan, sekretaris
pribadi, sekretaris organisasi, sekretaris senior, dan sekretaris
junior dijelaskan sebagai berikut ini:
Sekretaris Pimpinan
Sekretaris pimpinan menangani segala tugas dan
pekerjaan yang diberikan oleh pimpinan. Termasuk
mengangkat telepon pimpinan, menangani surat masuk
dan keluar rahasia, menyambut tamu-tamu pimpinan,
menjadwalkan pertemuan pimpinan, juga melakukan
tugas-tugas ketatausahaan, dan pekerjaan penting
pimpinan lainnya yang sangat mempengaruhi
keberlangsungan hidup perusahaan yang tidak bisa
pimpinan kerjakan karena ketebatasan waktu yang
dimiliki pimpinan, pimpinan juga meminta untuk
mengatur keuangannya.

27

 Sekretaris Pribadi (Personal Assistant)

Personal secretary adalah sekretaris yang
melaksanakan aktivitas kantor untuk membantu
kepentingan seseorang tertentu dan bersifat pribadi.
Kemandirian sangat dituntut untuk sekretaris pribadi ini
karena pimpinannya tidak akan segan-segan untuk
mendelegasikan dirinya mewakili pertemuanpertemuan. Syarat mutlak dari sekretaris pribadi adalah
mampu menjaga rahasia pimpinan dari siapapun
termasuk rekan kerjanya. Memahami strategi yang
akan dijalankan oleh pimpinananya. Mengetahui dan
mencarikan isu dan informasi yang terkait dengan
pesaing pimpinan. Sebagai penghubung dan pengawas
staf dengan pimpinan. Mengurusi segala sesuatu yang
berkaitan dengan kebutuhan bisnis atau dinas
pimpinannya. Dan juga memahami standarisasi dan
batasan-batasan pimpinan perusahaan. Memberikan
solusi kepada pimpinan serta sebab akibatnya dari
solusi tersebut.
Sekretaris Organisasi
Seorang executive secretary sebagai office
manager karena secara formal menjalankan fungsi
managerial yang ruang lingkupnya meliputi seluruh
kegiatan kantor. Sekretaris organisasi ini mengetahui
segala hal yang menjadi rahasia perusahaan, yang
sangat penting dijaga kerahasiaannya. Menjadi seorang
executive secretary hal utama yang dilakukan bukan
lagi tugas ketatausahaan. Tanggung jawab utamanya
adalah berusaha memperoleh informasi yang
diperlukan oleh perusahaan, melakukan penyortiran
dan pengelompokan informasi dan mendelegasikan
28

kepada departemen yang lainnya, mengelola arsip

dengan penggunaan yang bersamaan antar
departemen dengan sistem penyimpanan yang sangat
baik. Sekretaris organisasi bertugas memberikan
penjelasan mengenai skema bisnis perusahaan kepada
klien-klien perusahaan.
Sekretaris Junior
Sekretaris yang baru memulai kariernya sebagai
seorang sekretaris karena baru lulus pendidikan (fresh
graduate) sehingga masih harus banyak belajar dari
staf yang lebih senior. Tanggung jawab yang diberikan
masih sangat dasar atau tugas-tugas yang rutin seperti
menjawab telepon, menyiapkan surat menyurat,
mengetik surat, menyimpan dan menggolongkan
dokumen, dll.
Sekretaris Senior
Seorang sekretaris senior biaasanya lebih kreatif,
lebih inisiatif, kompeten, profesional, dan lebih asertif
dalam bekerja. Ia bekerja tanpa harus diperintah atau
diinstruksikan terlebih dahulu oleh pimpinan, tidak
hanya mengerjakan tugas rutin saja tetapi lingkup
pekerjaannya lebih luas, dan terkadang juga dituntut
untuk mengambil keputusan sendiri. Contoh tanggung
jawab yang diberikan misalnya melaksanakan dan
mengelola proyek perusahaan bersama pimpinan,
terkadang juga bertindak sebagai advisor atau
konsultan bagi atasannya, mempersiapkan dan
mengatur segala keperluan meeting bagi pimpinan dan
sebagainya.
2.5 Wewenang Sekretaris

29

1. Atas sepengetahuan Direksi mengadakan dan membina

hubungan dengan para pihak sebagai upaya
meningkatkan loyalitas para Stake Holder.
2. Memberikan keterangan pers (press release) mengenai
kebijakan perusahaan.
3. Memberikan pertimbangan hukum kepada Direksi dalam
merumuskan
suatu peraturan atau kebijakan.
4. Merekomendasikan konsep perjanjian kerjasama yang
akan ditandatangani oleh Direksi.
5. Mengkoordinasikan penyusunan laporan triwulanan
perusahaan, Laporan Manajemen, Annual Report serta
RJPP.
6. Atas persetujuan Direksi mewakili perusahaan dalam
rangka
menyelesaikan perselisihan hukum dengan pihak lain di
dalam maupun
di luar pengadilan.
7. Menjadi fasilitator dalam pengelolaan dan pengembangan
system manajemen mutu perusahaan.
8. Mengkoordinasikan penyusunan Sasaran Mutu dan
Prosedur Mutu Unit
Kerja sampai disahkan oleh Direksi.
9. Mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan dan
pengembangan system informasi manajemen termasuk
penyebarluasan informasi perusahaan
melalui jaringan intranet dan internet, operasional sistem
komputerisasi
Local Area Network dan pengaturan akses informasi.
30

10.

Merekomendasikan spesifikasi teknis perangkat keras

dan perangkat
lunak komputer yang digunakan perusahaan.

31

BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Kesekretariat adalah kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh
seorang sekretaris, bidang-bidang apa sajakah yang harus
dikuasai oleh seorang sekretaris dan merupakan unit kerjanya.
Sekretaris adalah bukan hanya sekedar pekerja kantor saja
dengan aktifitas hanya seputar ketata usahaan dan membantu
pimpinan saja, tetapi pekerjaan seorang sekretaris lebih
kompleks dan merupakan profesi dengan kualifikasi tugas dan
tanggung jawab yang sangat tinggi. Seorang pimpinan yang
memiliki tugas yang sangat banyak untuk menjaga kelangsungan
hidup perusahaan tidak akan maksimal kerjanya jika tidak ada
seorang sekretaris.
Tugas sekretaris ditentukan oleh posisinya sebagai
sekretaris, sekretaris junior akan berbeda tugas-tugasnya
dengan sekretaris senior. Sekretaris junior tugasnya hanya yang
berhubungan dengan administrasi kantor saja. Jika sekretaris
senior dan sekretaris eksekutif maka tugasnya akan jauh lebih
banyak dan kompleks. Semakin tinggi status seorang skretaris
dalam suatu perusahaan maka akan semakin banyak pula tugastugas dan tanggungjawabnya. Pekerjaan sekretaris tidak hanya
sebatas pekerjaan adminishtratif saja tetapi juga menjadi pusat
informasi bagi perusahaan dalam bentuk perkerjaan
pengetahuan atau biasa disebut dengan (knowledge worker).
Seorang sekretaris adalah orang yang paling penting dalam
menjaga dan menciptakan kondisi fungsional dalam perusahaan.
Tugas sekretaris dibagi menjadi tiga yaitu tugas rutin, inisiatif,
dan tugas khusus.

32

Berdasarkan luas lingkup tanggung jawabnya sebagai

seorang sekretaris ada sekretaris pimpinan, sekretaris pribadi,
sekretaris organisasi, sekretaris senior, dan sekretaris junior.
Selain tanggung jawab seorang sekretaris juga memiliki
wewenang untuk memberikan pertimbangan pengambilan
keputusan, dan rekomendasi masalah yang lainnya.

33

3.2 Saran
Saya mengucapkan terima kasih kepada teman-teman dan pihak yang
terkait dalam menyusun makalah. Selanjutnya saya menyadari bahwa
makalah ini masih banyak kekurangan, untuk itu kritik dan saran perbaikan
dari emua pihak sangatlah diharapkan.

34

DAFTAR PUSTAKA

La Rose. 2003. Top Secretary : Membangun Kepribadian dan

Keterampilan Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta :
Erlangga.
Yuniasari, Shinta Dewi. 2008. Refrensi Bimbingan Karier: Bekerja
Sebagai Sekretaris. Jakarta : Esensi Erlangga Grup.
Caroline, F.Ch., Lawalata. 2012. Panduan Lengkap Pekerjaan
Sekretaris. Padang : Indeks Akademia Permata.
Churiyah, Madziatul. 2009. Buku Ajar Kesekretariatan. Malang:
Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Malang.
Junaidi. 2010. Kesekretariatan, (Online),
(http://junaidipiscesguru.blogspot.com/2010/09/sekretaria
tan.html). Diakses 25 Agustus 2015.

35