PROSEDUR PROCUREMENT

1.

PENDAHULUAN

Pada organisasi bisnis, lembaga sosial, atau instansi pemerintah yang baik
biasanya telah memiliki peraturan internal terkait procurement, yang akan
memastikan bahwa proses perencanaan pengadaan dan pemilihan
supplier telah memenuhi standar umum dan dilakukan secara transparan.
Namun dalam prakteknya seringkali timbul permasalahan dalam proses
pelaksanaannya, mulai dari perencanaan yang tidak terintegrasi,
perubahan harga dan pasokan tersedia, seleksi supplier yang
mengundang potensi fraud, miskomunikasi, hingga Vendor/Supplier yang
melanggar perjanjian yang ada di kontrak kerjasama.

2.

TUJUAN

Secara umum, tujuan dilakukannya procurement adalah:

2.1
Untuk memastikan bahwa produk yang dibutuhkan tersedia bagi
Department
yang memerlukan.
2.2
Untuk mendapatkan kualitas dan harga terbaik dari produk yang
dibutuhkan.

3.

RUANG LINGKUP

Proses Procurement dimulai dari pencarian informasi detail tentang

produk yang diperlukan, hingga proses pembelian.

4.

DEFINISI

Procurement
institusi.

Produk meliputi barang dan jasa

Department adalah bagian dari perusahaan.

5.

adalah

proses

STANDAR RUJUKAN

Page | 1

pengadaan

produk

dalam

sebuah

Dokumen ISO 9001 : 2008

6. URAIAN PROSEDUR/PROSES
6.1 Tanggung jawab dan Wewenang

Office Head Department bertanggung jawab atas pengadaan

produk yang diperlukan.

Pelaksana proses Procurement adalah divisi Procurement di

bawah pengawasan Office Head Department.

Department terkait yang melakukan permintaan barang harus

berkoordinasi dengan Finance Department, untuk mengetahui
kekuatan keuangan Perusahaan.

Finance Department berhak menunda atau membatalkan

pembelian produk, apabila tidak sesuai dengan kekuatan
keuangan Perusahaan.

6.2 Alur procurement

Setiap Department yang memerlukan produk memberikan daftar

keperluannya ke Office Head Department.

Office Head Department melalui divisi Procurement melakukan

pengecekan jenis produk yang diminta sesuai dengan
spesifikasinya dan mencarikan kualitas dan harga terbaik.

Minimal vendor yang diikutsertakan dalam setiap proses

procurement adalah
3(tiga), kecuali jika keadaan tidak
memungkinkan. Misal waktu procurement yang kurang dari
waktu yang telah disepakati.

Hasil procurement melalui Office Head Department dilaporkan ke

department terkait.

Department terkait berkoordinasi dengan Finance Department

mengenai kesanggupan keuangan Perusahaan untuk pembelian
produk.

Setelah mendapatkan persetujuan dari Finance Department,

maka Department terkait memberikan keputusan ke Office Head
Department untuk melakukan proses pembelanjaan.

Page | 2

Proses pembelanjaan dilakukan oleh divisi Procurement di bawah

pengawasan Office Head Department.

.6.3 Waktu pelaksanaan procurement

Waktu yang diperlukan untuk proses procurement minimal 7 (tujuh)
hari kerja.

Gambar 6.2 Alur Procurement

Page | 3

7.

LAMPIRAN

Format template prosedur yang direkomendasikan.

LAMPIRAN FORMAT TEMPLATE PROSEDUR YANG DIREKOMENDASIKAN

FORM
PERMINTAAN PRODUK

PT. REKA BUMI

DEPARTMENT: XXXX

NO

Page | 4

JENIS
PRODUK

MERK
PRODUK

TYPE
PRODUK

KETERANGAN

Dibuat Oleh,

Diketahui Oleh,

(_______________ _)
XXXX Head Department

(___________________)
Office Head Department

Page | 5