Anda di halaman 1dari 3

RS Dr.

Hafiz
PENGGUNAAN TELEPON

STANDAR
OPERASIONAL
PROSEDUR

No. Dokumen

No. Revisi

Halaman

17/DIR/FO/2014

1 /1

Tanggal Diterbitkan

Ditetapkan
Direktur RS Dr. Hafiz

20 Oktober 2014
dr. Renyta Amelia, MARS

PENGERTIAN

Penggunaan telepon melingkupi petugas penerima telepon (operator)

TUJUAN

dan penerima telepon di unit terkait


Optimalisasi pelayanan dalam berkomunikasi khususnya komunikasi

KEBIJAKAN

via telepon
Surat Keputusan Direktur Utama RSDH Nomor : ......Tentang

PROSEDUR

Penggunaan telepon
Menerima telepon bagi operator :
1. Pada saat telepon berbunyi angkat gagang telepon sesegera
mungkin jangan biarkan penelepon menunggu lama
2. Jangan mengangkat telepon yang sedang berdering dengan kasar,
karena hal itu menunjukan ketidaksenangan dan ketidaksopanan
terhadap orang yang ada di sekitar anda.
3. Menyebutkan nama kantor,perusahaan atau divisi dan member
salam kepada penelepon dan sampaikan salam dengan suara jelas
dan tidak terburu-buru.
4. Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicara anda tanpa terkesan
menginterogasi
5. Dengarkan baik-baik permintaan penelepon jangan memotong
pembicaraan
6. Sambungkan segera kepada orang yang dituju
7. Jelaskan siapa dan dari instansi mana si penelepon tersebut kepada
orang yang dituju
8. Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat maka operator harus
mengucapkan terima kasih sudah menunggu,tapi maaf yang
bersangkutan tidak berada di tempat,silahkan bapak/ibu/mas/mbak

telpon kembali
9. Operator telepon harus bisa menerima pesan yang ingin
disampaikan penelepon,catat dengan lengkap dan jelas,tanyakan
dan catat kapan dan di nomor berapa penelepon bisa dihubungi
Pastikan pesan tersebut sampai kepada orang yang dimaksud.
10. Ucapkan terima kasih pada setiap akhir pembicaraan dan ucapkan
kembali salam Assalamualaikum/selamat pagi/sore/siang/malam
11. Beri kesempatan kepada penelepon untuk menutup telepon terlebih
dahulu.Tutup telepon dengan perlahan.
12. Bersikaplah tersenyum dan duduklah dengan sopan pada waktu
berbicara melalui telepon,karena sikap yang kurang ramah dan
posisi duduk yang kurang sopan dapat dirasakan oleh lawan bicara
Menerima telepon bagi unit terkait :
1. Pada saat telepon berbunyi angkat gagang telepon sesegera
mungkin jangan biarkan penelepon menunggu lama
2. Jangan mengangkat telepon yang sedang berdering dengan kasar,
karena hal itu menunjukan ketidaksenangan dan ketidaksopanan
terhadap orang yang ada di sekitar anda.
3. Menyebutkan nama unit kerja dan memberi salam kepada
penelepon dan sampaikan salam dengan suara jelas dan tidak
terburu-buru.
4. Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicara anda tanpa terkesan
menginterogasi
5. Dengarkan baik-baik permintaan penelepon jangan memotong
pembicaraan
6. Jika penelepon berkepentingan dengan orang lain,maka
sambungkan segera kepada orang yang dituju,jelaskan siapa dan
dari instansi mana si penelepon tersebut kepada orang yang dituju
7. Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat,maka penerima
telepon harus bisa menerima pesan yang ingin disampaikan
penelepon,catat dengan lengkap dan jelas,tanyakan dan catat kapan
dan di nomor berapa penelepon bisa dihubungi.Pastikan pesan
tersebut sampai ke orang yang dimaksud.
8. Ucapkan terima kasih pada setiap akhir pembicaraan dan ucapkan
kembali salam

9. Beri kesempatan kepada penelepon untuk menutup telepon terlebih


dahulu.Tutup telepon dengan perlahan.
10. Bersikaplah tersenyum dan duduklah dengan sopan pada waktu
berbicara melalui telepon,karena sikap yang kurang ramah dan
posisi duduk yang kurang sopan dapat dirasakan oleh lawan bicara
UNIT TERKAIT 1.
2.
3.
4.
DOKUMEN
TERKAIT

Tempat penerimaan pasien


Rawat jalan
Rawat Inap
IGD