Anda di halaman 1dari 20

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Dalam dunia bisnis, komunikasi sangatlah diperlukan dan penting.
Sebab, Seorang pemimpin harus berkomunikasi dengan bawahan, pelanggan
atau pihak manapun yang berhubungan dengan lembaganya seperti
pemerintah dan dinas pajak. Kemampuan berkomunikasi jelas merupakan
suatu hal mendasar yang harus dipunyai oleh pelaku bisnis.
Dalam usaha bisnis ada yang namanya etika bisnis dan cara penulisan
pesan bisnis. kerap sekali pengusaha ataupun pembisnis tidak melakukan
pembuatan pesan bisnis secara tepat.maka dari tu pembuatan bisnis itu ada
tahapan perencanaan, pengorganisasian dan pembuatan pesan-pesan bisnis,
dilakukan langkah selanjutnya adalah melakukan perbaikan (revisi) terhadap
pesan-pesan bisnis. Revisi ( Perbaikan ) pesan merupakan tahap terakhir
dalam proses penyusunan pesan bisnis. Pada tahap ini, dilakukan kegiatan
menyunting (editng), menulis ulang pesan dan mencetak pesan. Tahap revisi
itu perlu dilakukan untuk memastikan bahwa pesan yang direncanakan dan
disusun sudah bebas dari kesalahan.
Beberapa hal yang harus ditelaah ulang adalah isi maupun
pengorganisasiannya, gaya bahasa yang dipakai, susunan bahasanya serta
format penulisannya. Untuk penggunaan kata hendaknya memilih kata yang
sudah dikenal, singkat dan menghindari kata-kata yang bermakna ganda.
Revisi sangat diperlukan agar pesan bisnis yang telah direncanakan dan
dibuat dapat sesuai dengan yang dikehendaki. Revisi ini berlaku terhadap
seluruh komunikasi menulis maupun untuk komunikasi berbicara terutama
yang memerlukan persiapan tertulis seperti presentasi

B. Rumusan Masalah
1. Apa itu perencanaan Pesan Bisnis?
2. Apa itu Pengorganisasian Pesan Bisnis?

3. Apa itu Revisi Pesan Bisnis?


C. Tujuan Masalah
1. Untuk menjelaskan perencanaan Pesan Bisnis
2. Untuk menjelaskan Pengorganisasian Pesan Bisnis?
3. Untuk menjelaskan Revisi Pesan Bisnis?

BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Perencanaan pesan-pesan bisnis

Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis


bagi pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan
salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang
terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.
Dalam hal ini, perencanaan pesan-pesan bisnis lebih difokuskan pada
perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.
Tujuan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan
realistis, waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah
sesuai dengan kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan
tujuan organisasi.Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator
perlu melakukan analisis audiens. Caranya aadalah dengan mengembangkan
profil

audiens

dan

menganalisa

pemuasan

konsumen.

Komunikator

mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan


komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan
audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens.
Pemuasan juga bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan
argumentasi, rasional, dan emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan
untuk mengubah perilaku audiens. Akan tetapi ada hambatan yaitu audiens
cederung tidak mau berubah untuk hal baru.Penentuan ide pokok untuk
menemukan

cara

mencapai

tujuan

tertentu

bisa

dilakukan

dengan

brainstorming. Brainstorming dilakukan melalui beberapa cara : story teller


tour, random list, CFR (Conclusion Finding Recommendation)Worksheet,
question and answer chain, dan journalist approach.
Dalam seleksi saluran perlu dipertimbangkan beberapa hal yaitu
tingkat kepentingan, formalitas, kompleksitas, kerahasian, emosi, biaya, dan
harapan audiens. Saluran lisan memiliki kelebihan cepat mendapat feedback
dan menyampaikan pesan, audiens merasa nyaman, reaksi audiens terbaca,
dan ekonomis. Bentuk saluran lisan adalah percakapan, wawancara, diskusi,
seminar, lokakarya, pelatihan, pidato, dan presentasi. Saluran lisan informal
itu tidak terstruktur tapi ide lancer. Saluran lisan formal terjadi saat RUPS,
presentasi, dan penganugerahan. Alat Bantu yang digunakan adalah film,
video, rekaman, LCD, dan slide.

Saluran tulisan memiliki kelebihan yaitu lebih teratur karena


komunikator sempat merencanakan dan mengendalikan isi pesan. Bentuknya
adalahsurat, memo, dan proposal.Setelah Memperoleh gambaran mengenai
berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik formal maupun informal
langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis, yang
mencakup pesan yang tertulis maupun lisan. Perencanaan bisnis merupakan
satu langkah strategis bagi pencaaian tujuan suatu organisasi secara
menyeluruh. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah
pencapaian tujuan komunikasi. Makalah ini akan menjelaskan tentang
perencanaan pesan-pesan bisnis yang difokuskan pada perencanaan pesanpesan bisnis secara tertulis
Dalam fase perencanaan ( planning phase ), dipikirkan hal-hal yang
cukup mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan
menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan disampiakan,
dan slauran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan.
Komunikator yang baik menyadari bahwa tahapan dalam proses
komposisi kadang-kadang terjadi kesalahan komposisi. Karena itu dalam
menyusun pesan tertulis perlu memperhatikan beberapa tahapan sebagai
berikut:
1. Penentuan Tujuan
Tujuan penulisan pesan komunikasi perlu diperhatikan pada saat
seseorang merencanakan pesan bisnis. Faktor yang perlu diperhatikan
adalah menjaga itikad baik audiens dan menciptakan kesan positif tentang
pihak pengirim pesan tanpa mengesampingkan tujuan tertentu yang
hendak dicapai.
Tujuan umum setiap pesan bisnis adalah menyampaikan informasi,
menganjurkan, dan menjalin kerjasama dengan audiens. Disamping itu,
penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi dapat membantu proses
pengambilan keputusan yang mencakup antara lain :
a.
b.
c.
d.

Keputusan untuk meneruskan pesan


Keputusan untuk menanggapi audiens
Keputusan untuk memusatkan isi pesan
Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan

Sedangkan tujuan komunikasi bisnis meliputi :


a. Memberi informasi (informing) yang berkaitan dengan dunia bisnis
kepada pihak lain.
b. Memberi persuasi (persuading) kepada pihak lain agar apa yang
disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Terutama
dilakukan pada saat melakukan negosiasi bisnis.
c. Melakukan kolaborasi (collaboring) atau kerjasama bisnis antara
seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis
seseorang dengan mudah dapat melakukan kerjasama bisnis, baik
dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.
2. Pertimbangan Pengiriman Pesan
Sebelum menetapkan maksud untuk mengirimkan pesan, ada
faktor yang perlu dipertimbangkan yang meliputi hal-hal berikut :
a. Tujuan yang realistis. Pada umumnya orang tidak mudah untuk cepat
berubah. Oleh karena itu jika seseorang mempunyai tujuan yang
mendasar sebaiknya disampaikan secara realistis.
b. Ketepatan waktu. Waktu yang tepat merupakan faktor penting dalam
pengiriman dan penyampaian pesan. Jika seseorang atau organisasi
sedang mengalami perubahan, pesan dapat disesuaikan dengan
keadaan yang berlangsung sampai dengan segala sesuatu menjadi
stabil dan ada perhatian terhadap pesan yang disampaikan.
c. Ketepatan orang yang mengirimkan pesan. Meskipun semua tugas
yang diberikan dapat diselesaikan tanpa bantuan orang lain, pihak
atasan mungkin memiliki kesempatan yang lebih baik dalam
menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan kepada seseorang.
d. Tujuan yang selaras dengan tujuan organisasi. Seorang karyawan harus
bekerja sesuai dengan tujuan organisasi. Hal ini memiliki tujuanm agar
setiap komunikasi yang terjadi didalamnya dapat berjalan dengan baik
tanpa ada hambatan yang disebabkan oleh perbedaan persepsi.
3. Analisis Audiens
Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang
jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan
dihadapi. Menyangkut siapa mereka, bagaimana pemahaman mereka, latar

belakang usia, pendidikan, jenis kelamin, minat mereka, dan apa yang
ingin mereka ketahui. Untuk menjawab semua itu perlu adanya teknik atau
metode dalam menganalisis audiens tersebut, hal itu dapat dilakukan
dengan langkah-langkah sebagai beikut :
a. Mengembangkan profil audiens dengan cara :
1) Menentukan ukuran dan komposisi audiens
Audiens dalam jumlah besar akan menunjukkan perilaku yang
berbeda dengan audiens yang jumlahnya sedikit, diperlukan teknik
komunikasi yang berbeda pula. Untuk audiens yang berjumlah
kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana untuk
dipresentasikan. Sebaliknya, untuk audiens dalam jumlah yang
besar, materi sebaiknya dibuatkan makalah atau laporan dengan
gaya atau format penulisan yang formal.
2) Menentukan siapa audiensnya
Bila

audiens

yang

dituju

lebih

dari

satu

orang,

perlu

diidentifikasikan yang paling dominan yang paling dominan


diantara mereka.
3) Mengetahui bagaimana reaksi audiens
Setelah mengetahui audiens selanjutnya perlu diketahui reaksi
yang mungkin dimunculkan dari audiens tersebut. Jika audiens
yang terlibat merupakan orang yang kurang kritis, maka presentasi
sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran,
perlu dihindari melakukan diskusi karena akan kurang efektif.
4) Mengetahui pemahaman audiens
Dalam penyampaian pesan-pesan, perlu diperhatikan hal-hal yang
menyangkut

diri

audiens,

seperti

latar

belakang

audiens,

pendidikan, usia serta pengalaman. Jika terjadi perbedaan yang


terlalu jauh dengan komunikator maka perlu diputuskan seberapa
besar audiens tersebut harus dididik.
5) Mengetahui bagaimana hubungan antara komunikator dengan
audiens
Jika antara komunikator dan audiens belum saling mengenal, maka
tugas seorang komunikator menyampaikan sesuatu atau pesan

dengan penampilan yang meyakinkan. Hal ini bertujuan agar


audiens termotivasi untuk mendengar dan menyimak pembicaraan,
sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik.
b. Memuaskan kebutuhan akan informasi audiens, dengan tahapan
sebagai berikut:
1) Menemukan keinginan audiens
Untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi, maka komunikator
harus dapat menemukan apa yang ingin diketahui oleh audiens dan
segera memberikan informasi yang diminta.
Memberikan informasi secara keseluruhan beserta tambahannya
harus dapat diusahakan setiap informasi penting yang diminta oleh
audiens tidak terlewatkan. Perlu dilakukan pemeriksaan terlebih
dahulu sebelum pesan disampaikan kepada audiens. Hal ini untuk
mengantisipasi agar apa yang diminta audiens sesuai dengan yang
diberikan oleh komunikator.
2) Informasi yang diberikan harus akurat
Informasi yang disampaikan hendaklah informasi yang benar-benar
akurat serta dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya. Jika
terjadi

kesalahan

dalam

penyampaian

informasi,

seorang

komunikator perlu menyampaikan permohonan maaf serta serta


segera memperbaikinya.
3) Memilih ide-ide yang paling menarik bagi audiens
Berusaha untuk menemukan hal-hal penting yang bersifat menarik
bagi audiens. Memberikan perhatian khusus pada hal tersebut agar
audiens merasa terpuaskan dengan apa yang telah disampaikan.
c. Memuaskan kebutuhan motivasional audiens
Berusaha untuk mengubah pola pikir serta perilaku audiens melalui
pendekatan argumentasi yang rasional. Beberapa jenis pesan, harus
dirancang agar memiliki tujuan, memotivasi audiens untuk mengubah
perilaku mereka.
d. Penentuan Ide Pokok

Metode identifikasi terhadap ide pokok :Teknik Brainstorming dengan


cara mencurahkan pendapat yang memberikan keleluasaan pikiran,
untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternative
dengan mempertimbangkan tujuan, audiens dan fakta yang ada. Teknik
brainstorming yang sering digunakan antara lain storytellers tour,
random list, conclusions finding recommendation (CFR) worksheet,
journalistic approach, dan question and answer chain.
e. Pembatasan Cakupan
Secara umum, penyampaian informasi rutin kepada audiens yang telah
dikenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Apabila kita
menyampaikannya secara panjang lebar justru akan memakan waktu
lebih lama, terutama jika audiens adalah orang yang tidak kita kenal.
Ide pokok dari pesan-pesan selebihnya disesuaikan dengan waktu yang
tersedia, sehingga poin-poin yang penting tidak sampai terabaikan, dan
ide-ide pokok yang disampaikan mudah dimengerti dan diterima oleh
audiens.

B. Pengorganisasian
Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyususnan atau
pengaturan kata-kata, kalimat, dan paragraf. Oleh karena itu perlu
diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang
sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima
pesan.
1. Hal-Hal yang Menyebabkan Pesan-Pesan tak Terorganisasi dengan Baik
Tidak terorganisasinya komunikasi dengan baik dapat disebabkan
oleh beberapa hal sebagai berikut:
a. Bertele-tele
Sering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang,
mencapai beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan

sehingga pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk


memahami maksud pesan yang disampaikan.
b. Memasukkan Bahan-Bahan yang Tidak Relevan
Informasi yang tidak relevan disamping membuang-buang
waktu, juga dapat membuat pesan yang disampaikan menjadi kabur,
tidak jelas, dan sulit dipahami.
c. Menyajikan Ide-Ide Secara Tidak Logis
Hal ini menyebabkan ketidaklancaran komunikasi karena
audiens akan sulit memahami poin-poin penting yang disampaikan.
d. Informasi Penting Kadang Kala Tidak Tercakup di dalam Pembahasan
Apabila pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan yang
tidak penting, dan pesan-pesan yang bersifat bombastis lebih dominan,
ada kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan dari topik
pembahasan. Hal tersebut perlu memperoleh perhatian yang seksama
bagi para komunikator.
2. Pentingnya Pengorganisasian yang Baik
Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada empat
hal yang perlu diperhatikan, yaitu:
a.
b.
c.
d.

Subyek dan tujuan haruslah jelas.


Semua informasi harus berhubungan dengan subyek dan tujuan.
Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.
Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens

memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan,


menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan kamunikator.
a. Membantu audiens memahami suatu pesan
Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas,
menyususn ide-ide secara logis dna runtut, dan memasukkan semua
informasi yang relevan dalam pesan, audiens dengan mudah akan
memahami maksud/tujuan pesan.
b. Membantu audiens menerima suatu pesan

Misalnya seorang konsumen yang mengadu masalah pembelian


produk kepada manajer toko mempeoleh jawaban yang tidak
menyenangkan. Mungkin saja surat jawaban telah disusun secara logis
sehingga dapat dipahami maksudnya tetapi tidak dapat diterima
konsumen karena gaya bahasa yang terlalu menusuk sasaran.
c. Menghemat waktu
Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu
audiens dapat dihemat. Audiens juga dapat dengan mudah mengikuti
alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan
mengerutkan dahi.
d. Mempermudah pekerjaan komunikator
Dengan

mengetahui

apa

yang

ingin

disampikan

dan

mengetahui cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator


akan meningkat dan semakin cepat dan efisien ia menyelesaikan
pekerjaan.
3. Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline
Dapat dilakukan melalui dua tahapan, yaitu:
a. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-Ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah
mendasar bagi setiap komunikator. Apabila pesan yang disusun
panjang dan kompleks, outline sangat diperlukan dan menjadi penting
artinya, karena outline akan membantu memvisualisasikan hubungan
antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Outline juga akan
menuntun untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang
sistematik,

efisien,

dan

efektif.

Outline

akan

membantu

mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan


mengerti dan memahami pola pemikiran komunikator.
Susunan outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam
tiga golongan:
1) Mulailah dengan ide pokok

Ide pokok dapat membantu menetapkan tujuan dan strategi


umum dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum dalam dua hal, yaitu:
a) Apa yang diinginkan terhadap audiens untuk melakukannya
atau memikirkannya
b) Alasan mendasar mengapa mereka harus melakukan atau
memikirkannya.
2) Nyatakan poin-poin pendukung yang penting
Setelah

menetapkan

ide

pokok

pesan

yang

akan

disampaikan, tahap selanjutnya adalah menyususn poin-poin


pendukung yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok
tersebut.
3) Ilustrasi dengan bukti-bukti
Tahap

ketiga

adalah

memberikan

ilustrasi

dengan

mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin


banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, outline akan menjadi
semakin baik.
b. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional
Untuk dapat menentukan urutan ide-ide, ada dua pendekatan
penting, yaitu:
1) Pendekatan langsung (pendekatan deduktif)
Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti buktibukti pendukungnya. Digunakan bila reaksi audiens cenderung
positif atau menyenangkan.
2) Pendekatan tidak langsung (pendekatan induktif)
Bukti-bukti mncul terlebih dahulu, kemudian diikuti ide
pokoknya. Digunakan bila reaksi audiens cenderung negatif atau
tidak menyenangkan.
Kedua pendekatan tersebut dapat diterapkan baik untuk
pesan-pesan singkat maupun formal. Untuk memilih di antara
kedua alternatif, harus menganalisis bagaimana audiens terhadap
maksud/tujuan dan pesan-pesan yang disampaikan.

Setelah memilih suatu pendekatan umum, selanjutnya


memilih rencana organisasional yang paling cocok sebagai berikut:
a) Direct request
Jenis/tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan
adalah penyampaian yang langsung pada poin yang dituju.
Direct

request

dapat

berbentuk

surat

meupun

memo.

Permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung,


karena langsung pada poin yang dituju.
b) Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill
Memberikan informasi rutin sebagai bagian dari bisnis
tetap, audiens kemungkinan akan menjadi netral. Pesan-pesan
rutin, good news, atau goodwill lebih cocok dengan
menggunakan pendekatan langsung.
c) Pesan-pesan bad news
Jika mempunyai berika yang kurang menyenangkan,
cobalah menempatkannya pada bagian pertengahan surat
dengan menggunakan bahasa yang halus.
d) Pesan-pesan persuasif
Bila audiens sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan
yang disampaikan, pesan-pesan persuasif dapat digunakan dan
pendekatannya adalah dengan cara tak langsung. Perlu
membuka pikiran audiens dengan melakukan persuasi sehingga
mereka dapat memahami fakta yang ada.
Pesan-pesan singkat dapat menggunakan salah satu dari
keempat dasar rencana organisasional. Untuk pesan yang lebih
panjang, seperti pembuatan laporan dan presentasi, perlu pola yang
lebih kompleks. Pola tersebut dibedakan menjadi dua kategori,
yaitu informasional dan analitikal.
Umumnya laporan dan presentasi yang paling mudah
adalah informasional yang hanya sekedar menyajikan fakta-fakta
yang berhasil ditemukan. Kategori informasional antara lain

instruksi operasi, laporan status, deskripsi teknis, dan deskripsi


prosedur dalam suatu perusahaan.
Secara umum, mengorganisasi laporan dan presentasi
analitikal yang didesain ke arah suatu kesimpulan tertantu, lebih
sulit. Manakala tujuannya untuk melakukan kolaborasi dengan
audiens di dalam memecahkan masalah atau melakukan persuasi,
harus memilih rencana organisasional yang memberikan argumen
secara logis.
Empat rencana organisasional untuk pesan-pesan singkat:
Reaksi

Rencana

Pembuka
Isi
Audiens Organisasional
Tertarik direct request
mulai denganrinci / detail

Penutup
rasa hormat dan

permintaan atau
Senang

ide pokok
pesan rutin, goodmulai denganrinci/detail

khusus
rasa
hormat,

news, goodwill ide pokok atau

referensi

good news
news,mulai denganberi

Tidak

bad

senang

pernyataan netralpernyataan
sebagai

good news
alasanrasa hormat

yang rasional

bad news, dan


beri

saran

positif
pesan persuasif mulai

tertarik

dengantumbuhkan

pernyataan

perlu tindakan

hasrat audiens

yang
mengundang
perhatian
C. Revisi
Setelah

ide-ide

ke

transisinetral, nyatakandan logis

ke bad news

Tidak

adanya tindakan

dituangkan

dalam

kata-kata,

kaliamat,

maupun paragraf perhatikan apakah kata-kata, kalimat, dan paragraf tersebut

telah diekspresikan dengan benar. Kalau ternyata belum sesuai, perlu


dilakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan-perbaikan seperlunya,
sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapaiseefektif
mungkin.
1. Keterampilan Merevisi
a. Pesan-Pesan Bisnis Tertulis
Proses penulisan pesan tertulis dimulai dari penulisan draf,
selanjutnya penelaah dari sudut substansi suatu pesan maupun
pengorganisasian, gaya bahasa yang digunakan, susunan kalimat,
mekanik, format dan tata letak penulisan.
1) Mengedit isi, pengorganisasian, dan gaya penulisan
Sebelum adanya evaluasi, keseluruhan dokumen perlu
dibaca dengan cepat. Saat evaluasi, ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan, antara lain substansi suatu pesan, pengorganisasian
pesan, dan gaya penulisan. Berikut beberapa pertanyaan yang perlu
diperhatikan:
a) Apakah Anda telah memasukkan poin-poin dengan urutan yang
logis?
b) Apakah terdapat keseimbangan yang baik antara hal-hal yang
bersifat umum dengan khusus?
c) Apakah ide ynag paling penting telah memperoleh porsi
pembahasan yang cukup?
d) Apakah Anda telah memberikan fakta-fakta pendukung dan
melakukan pemerikasaan ulang terhadap fakta-fakta yang ada?
e) Apakah Anda ingin menambahkan informasi yang baru?
Di samping itu, untuk lebih memudahkan audiens
menangkap pesan-pesan, perlu dibuat judul, sub-sub judul,
indentasi, huruf tebal, garis bawah, huruf miring, hruf berwarna,
tabel, gambar, dan sejenisnya.
2) Mengedit mekanik/ teknis penulisan
Langkah berikutnya melakukan pengeditan dari sudut
mekanik atau teknis penulisan suatu pesan-pesan bisnis yang
mencakup antara lain:

a) Susunan kalimat yang digunakan sesuai dengan kaidah


kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami.
b) Penggunaan kapitalisasi secara tepat.
c) Penulisan tanda baca secara benar.
d) Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna
suatu kalimat dapat dipahami dengan mudah.
e) Perhatikan pengulangan kata secara tidak tepat dalam suatu
kalimat.
f) Kesalahan mekanik dalam penulisan pesan-pesan bisnis dapat
mengganggu pemahaman maksud dan tujuan penulisan pesanpesan bisnis.
3) Mengedit format dan layout
Jika format penulisannya menarik, ditata rapi, bersih, tidak
penuh coretan, dan kertas yang digunakan berkualitas baik, audiens
akan senang membacanya.
b. Pesan-Pesan Bisnis Lisan
Meskipun penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut dilakukan
secara lisan, tetap perlu dilakukan pengeditan yang mencakup antara
lain:
1) Substansi pesan
Hal ini mencakup apakah substansi (isi) pesan yang ingin
disampaikan telah tercantum di salamnya? Dan apakah data
pendukung (tabel, grafik, bagan, gambar, audio, audiovisual) juga
sudah tercantum di dalamnya?
2) Pengorganisasian pesan
Mencakup tiga poin penting, yaitu:
a) Pembukaan (misal salam pembuka, perkenalan diri).
b) Penyampaian substansi pesan (misal pengantar

pesan

dilanjutkan substansi pesan).


c) Penutup (misal kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).
3) Gaya bahasa
Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan bisnis
secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk

tertulis karena cara penyampaian yang lebih santai, luwes, dan


tidak monoton. Selain itu penerima pesan akan lebih mudah
memahami maksud dan tujuan pesan.
2. Pemilihan Kata yang Tepat
Agar maksud komunikasi dapat tercapai, perlu diperhatikan
beberapa hal berikut ini.
a. Pilihlah kata yang sudah familier/dikenal
Diperlukan analisis suatu audiens, terutama untuk mengetahui
latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang
baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi
proses penyampaian pesan.
b. Pilihlah kata yang singkat
Kata-kata yang singkat, selain efisien, juga mudah dipahami
oleh audiens. Tetapi harus tetap diperhatikan berbagai kaidah penulisan
bahasa yang baik dan benar.
c. Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Penggunaan kata bermakna ganda akan mengakibatkan
terjadinya penafsiran yang bermacam-macam. Akibat selanjutnya,
kemungkinan tidak tercapainya maksud penyampaian pesan-pesan
bisnis.
3. Membuat Kalimat yang Efektif
Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dan
sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik. Perlu
diperhatikan tiga hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan
kelogisan. Subyek dalam kalimat akan menjawab pertanyaan siapa atau
apa yang dilakukan oleh kata kerja merupakan topik suatu bahasan atau
sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda. Predikat,
biasanya kata kerja, nerkaitan erat dengan subjeknya. Ia menjelaskan
tentang apa yang dilakukan oleh subjek. Pelengkap (complements) akan
memperjelas arti suatu kata kerja. Ada beberapa jenis pelengkap antara
lain objek langsung dan objek tak langsung.

a. Tiga Jenis Kalimat


1) Kalimat sederhana
Hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat. Namun
tak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi objek baik
langsung maupun tak langsung.
Contoh:
Saya membeli buku Komunikasi Bisnis di tokok buku Berkah
kemarin.
2) Kalimat majemuk
Berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak
mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan
klausa yang dapat berdiri sendiri, sehingga tidak memiliki
pengertian yang utuh. Kalimat majemuk dihubungkan dengan kata
penghubung seperti dan, tetapi, atau.
Contoh:
Adik membeli kertas dan kakak membeli buku.
3) Kalimat kompleks
Berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa
dependen sebagai anak kalimat.
Contoh:
Meskipun gaji tidak naik, para pegawai bekerja sebagaimana
mestinya.
b. Cara Mengembangkan Paragraf
Secara umum ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk
mengembangkan suatu paragraf, yaitu pendekatan induktif dan
deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan mengemukakan
berbagai alasan kemudian dibuat kesimpulan. Pendekatan deduktif
dimulai dari kesimpulan kemudian diikuti dengan alasan-alasannya.
Lebih lanjut, suatu paragraf dapat dikembangkan dengan:
1) Ilustrasi

Pemberian ilustrasi terhadap suatu topik bahasan yang


relevan akan memberikan gambaran yang lebih jelas dan mudah
dipahami audiens.
2) Perbandingan (persamaan dan perbedaan)
Cara ini memerlukan wawasan berpikir yang luas bagi
penyampaian pesan-pesan bisnis dan tentunya akan dapat membuat
perbandingan

yang

berkaitan

dengan

persamaan

maupun

perbedaan terhadap suatu pokok bahasan tertentu.


3) Pembahasan sebab-akibat
Pola pengembangan paragraf dengan sebab-akibat akan
membantu memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok
bahasan tertentu.
4) Klasifikasi
Pola pengembangan paragraf dengan pengelompokkan ini
akan mempermudah pemahaman bagi pengirim pesan meupun
penerima pesan. Selain itu juga menjadikan suatu topik bahasan
menjadi lebih terarah atau terfokus.
5) Pembahasan pemecahan masalah
Cara ini akan mampu memberikan latihan analitis yang
sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusankeputusan penting bagi suatu organisasi. Dengan kata lain pola
pengembangan ini memberikan suatu arah yang sistematis.

BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Telah penulis jelaskan diatas maka dapat disimpulkan bahwa dalam
menjalankan tugasnya di perusahaan seseorang akan melakukan berbagai
tugas Komunikasi, baik secara lisan maupun tulisan. Apapun tugas kita dan
seberapa kompleks tugas Komunikasi yang harus dijalankan, Komunikasi
efektif merupakan kunci untuk berhasil.
Selain itu, Pesan-pesan bisnis harus hidup, ringkas dan mudah dibaca
untuk mendapatkan perhatian yang diinginkan dari pembaca. Sasaran
penulisan yang efektif adalah menyatakan gagasan bukan mengesankan
penerimaan. Cara terbaik untuk melakukan penulisan pesan bisnis yang efektif
adalah mengikuti proses penulisan sistematis. Komunikator bisnis yang efektif
melakukan sejumlah langkah sistematis ketika menyusun komunikasi tertulis.
Kemampuan menulis pesan-pesan bisnis merupakan modal yang
sangat berharga untuk tercapainya tujuan komunikasi bisnis yang efektif.
Memahami dasar-dasar komunikasi tertulis sangat penting dan kritikal karena
pentingnya penulisan yang baik dalam aktifitas bisnis sehari-hari yang bersifat
rutin mengetahui apa yang akan anda katakan atau sampaikan dan bagaimana
anda menyampaikannya juga sama pentingnya. Jadi anda perlu mendesain
pesan-pesan yang mempunyai makna yang jelas dan dapat menciptakan
impresi/kesan yang menguntungkan.

B. Saran
Dalam menyampaikan pesan bisnis, sebaiknya pesan tersebut
direncanakan sebaikmungkin sehingga penerima pesan tersebut dapat dengan
mudah memahami maksud yangdari pesan tersebut. Merencanakan pesan
bisnis tidak hanya mengenai merencanakan tujuantetapi meliputi tujuan,
penerima pesan atau audience, dan saluran atau media yang dipilihdalam
menyampaikan pesan tersebut. Apabila hal-hal tersebut telah dipilih dengan
seksama,maka pesan akan tersampaikan sesuai dengan tujuan dari pesan bisnis
tersebut.
DAFTAR PUSTAKA

http://dokumen.tips/download/link/pengorganisasian-dan-revisi-penulisan-pesanbisnis
http://inndori.blogspot.co.id/2013/06/kumunikasi-bisnis-proses-penulisan.html
http://novhitao.blogspot.co.id/2014/07/perencanaan-pesan-pesan-bisnis_11.html
http://nuraenyajah.blogspot.co.id/2012/06/proses-penyusunan-pesan-bisnis.html
http://tugaskombisrendri.blogspot.co.id/2014/11/artikel-komunikasi-bisnis.html
https://www.academia.edu/8904758/perencanaan_pesan-pesan_bisnis

Anda mungkin juga menyukai