0034M - Informasi dan Proses Bisnis

LECTURE NOTES

Organization and Business Process

Suroto Adi, Drs., M.Sc., D.M.S.

surotoadi@binus.ac.id

0034M - Informasi dan Proses Bisnis

LEARNING OUTCOMES
Students are able to explain the concept of the organization include: core business, business
strategy, business functions, customers, suppliers, partners and business process

OUTLINE MATERI :
1.

Mission and Vision of Organization

2.

Organization Strategy

3.

Organization Design

4.

Business Process and Business Activities

5.

The perspective of business functions and business processes

0034M - Informasi dan Proses Bisnis

ISI MATERI

Sistem informasi dibangun dan diiplementasikan guna mendukung kegiatan bisnis suatu
organisasi atau perusahaan. Pengembangan suatu sistem informasi perlu disesuaikan dengan
kebutuhan untuk mendukung kegiatan-kegiatan bisnis dengan memperhatikan visi, misi, strategi,
struktur organisasi, fungsi bisnis dan kegiatan bisnis dari organisasi atau perusahaan.
Misi dan Visi Organisasi
Pada saat suatu organisasi dibangun, pada saat itu pula terbangun misi organisasi. Ini
mudah difahami karena misi dapat dipikirkan sebagai suatu pernyataan yang berkaitan dengan
tujuan organisasi, lingkup usaha, kompetensi, dan nilai-nilai yang akan dihasilkan oleh
organisasi itu. Banyak penulis menyebutkan visi organisasi perlu ditetapkan terlebih dahulu
kemudian diikuti dengan misi organisasi yang terdiri pernyataan-pernyataan bagaimana visi
organisasi dapat terwujud. Brett et at. al. (2010) menganut prinsip yang lebih praktis, memilih
misi organisasi terlebih dahulu sedangkan visi organisasi menjelaskan bagaimana organisasi
tersebut mencapai misinya. Berikut ini kutipan pendapat Brett tentang misi dan visi organisasi.
The mission statement typically contain an expressionof the organisations vision,
business domain, comptencies, and values. The vision makes a clear statement about what the
organisation want to be in the future, the business domain is the area in which the business will
operate, comptetencies express the businesss unique strengths to applied in the chosen domain,
and values are the principles upon which the business will be operate
Visi menjelaskan tentang apa yang diinginkan organisasi dimasa mendatang, lingkup
usaha yang akan dijalankan, kempetensi yang khas yang menjadi kekuatan dalam lingkup usaha
yang dipilih serta nilai-nilai serta prinsip organisasi dalam menjalankan usahanya.

0034M - Informasi dan Proses Bisnis

Sebagai contoh, berikut ini misi dan visi Wiley sebagai suatu perusahaan yang bergerak
dibidang penerbit buku bertarap internasional.
Wileys mission is to provide must-have content and services to professionals, scientist,
educators, lifelong learners, and customer worldwide. Wiley is decicated to serving our
customers needs, while generating attractive intelctual and finacial rewards for all of our
stakeholders-aouthors, colleagues, partners, and stockholders.
Strategi Organisasi
Dalam arti luas, strategi adalah pendekatan secara keseluruhan yang berkaitan dengan
pelaksanaan gagasan, perencanaan, dan eksekusi sebuah aktivitas dalam kurun waktu tertentu.
Didalamnya terdapat koordinasi, memiliki tujuan, mengidentifikasi faktor pendukung yang
sesuai dengan prinsip-prinsip pelaksanaan gagasan secara rasional, efisien dalam pendanaan, dan
memiliki taktik untuk mencapai tujuan secara efektif. Strategi dibedakan dengan taktik yang
memiliki ruang lingkup yang lebih sempit dan waktu yang lebih singkat, walaupun pada
umumnya orang sering kali mencampuradukkan ke dua kata tersebut.
Esensi dari strategi adalah pilihan tindakan nyata yang harus diambil sebagai
pengejawantahan dari misi perusahaan. Strategi dapat dilaksankan dalam tiga tingkatan, yaitu:
(1). Internal; (2). Competitive: dan (3). Business portfolio. Strategi internal berkaitan dengan
keputusan-keputusan yang harus diambil dalam organisasi, misalnya rancangan struktur
organisasi dan tugas fungsi (organisation design and activity), strategi bersaing berkaitan dengan
bagaimana operasional kegiatan organisasi dan memasarkan produk yang dihasilkan, sedangkan
strategi usaha portfolio berkaitan dengan strategi usaha secara lebih luas sampai dengan
bagaimana organisasi itu dapat bersaing dengan organisasi lain yang menghasilkan produkproduk baru. Strategi berkaitan erat dengan persaingan, produk apa yang dijual, daerah
pemasaran serta metoda layanan apa yang ditawarkan. Dua pilihan strategi usaha yang sangat
populer adalah cost leadership dan differentiation. Strategi cost leadership mengharuskan
perusahaan mampu menelola kegiatan-kegaitannya lebih murah dari pesaingnya melalui
pendekatan ekonomi, teknologi, biaya operasional murah, serta efisien dalam pengadaan bahan
baku yang diperoleh dari para pemasoknya.

0034M - Informasi dan Proses Bisnis

Srategi differentiation dilaksanakan dengan menyajikan layanan yang khas (unique)

dibanding dengan para pesaingnya serta melebihi layanan atau produk yang diinginkan para
pelanggannya Michael Porter, penulis terkenal tentang strategi, mengemukakan bahwa dalam
melaksanakan suatu strategi memerlukan lima hal yang harus diperhatikan, yaitu: (1).
Operational effectiveness, artinya apapun yang dilakukan harus lebih efektif dari para
pesaingnya ; (2). Uniqueness, atinya produk dan layanan yang dihasilkan dari kegiatan usahanya
berbeda dipasaran atau berbeda dengan produk dan jasa yang dihasilkan para pesaingnya; (3).
Trade-off, artinya kegiatan-kegiatan usaha haruslah memperhatikan keseimbangan antara
keinginan pasar, produk dan jasa yang disediakan harus sesuai dengan kebutuhan pelanggan,
dan layanan dalam menyajikan produk dan jasa; (4). Fit artinya walaupun kegiatan usaha yang
dilakukan berbeda, organisasi harus mengkombinasikannya untuk menuju tujuan bersama; (5).
Sustainability, artinya semakin banyak kegiatan usaha dilakukan dan terintergrasi satu sama
lainnya maka semakin sulit kegiatan usaha itu ditiru oleh perusahaan-perusahaan lainnya.
Struktur Organisasi
Salah satu cara untuk mengorganisasikan kegiatan-kegiatan dalam sebuah perusahaan
bisnis dilakukan melalui struktur organisasi internal dari organisasi itu. Struktur ini menjelaskan
hubungan, interaksi, tanggung jawab, dan pelaporan di antara para karyawan atau staf organisasi.
Dalam struktur organisasi digambarkan fungsi-fungsi yang harus dilaksanakan secara berjenjang
(hierarchy), yang dikenal dengan perspektif fungsional (functional perspective). Struktur
organisasi seringkali dirancang atau di-departemen-kan dengan memperhatikan fungsi-fungsi
yang akan dilaksanakan, sehingga suatu departemen biasanya melakukan suatu fungsi bisnis.
Fungsi bisnis diartikan sebagai salah satu bagian tertentu dari organisasi yang melaksanakan
tugas tertentu yang berkontribusi terhadap pencapaian tujuan organisasi. Suatu organisasi
biasanya melakukan beberapa fungsi bisnis, misalnya fungsi pemasaran, fungsi produksi, fungsi
pengadaan, fungsi keuangan, atau fungsi lainnya. Gambar-01 dibawah ini menunjukan gambaran
organisasi secara fungsional.

0034M - Informasi dan Proses Bisnis

Proses Bisnis dan Kegiatan Bisnis

Dari penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa setiap organisasi melaksanakan
beberapa fungsi bisnis dan masing-masing berkontribusi dalam pencapaian tujuan organisasi atau
perusahaan. Dalam pelaksanaan bisnis, produk yang dihasilkan oleh organisasi, barang atau jasa,
kemudian dipasarkan kepada para pelanggannya (customer needs). Pelaksanaannya dilakukan
dalam beberapa proses yang dikenal dengan proses bisnis, yaitu sekumpulan kegiatan yang
saling mempengaruhi (interlocking activities) yang bekerjasama, antar fungsi organisasi (across
the organisation), guna mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan (predetermined goal).
Berikut ini kutipan difinisi proses bisnis.
A business process is a series of interlocking activities that work together, across the
organisation, to achieved some predetermined goal. This predetermined goal is typically
defined arround satisfying customer needs.

0034M - Informasi dan Proses Bisnis

Dengan memperhatikan pengertian tersebut, kata kunci dari proses bisnis adalah:
interlocking activities, across organisation, predetermined goal, dan customer needs.
Interlocking activities berarti bahwa dalam suatu bisnis, bermacam-macam fungsi bisnis
terlibat dalam interaksi satu dengan lainnya untuk menghasilkan barang atau jasa bagi para
pelanggannya. Jadi dengan lain kata pada dasarnya proses bisnis adalah fungsi-fungsi bisnis
yang bekerja sama dan terintegrasi.

Across organisation berarti bahwa dalam realita sehari-hari terjadi aliran informasi dari
unit kerja organisasi ke unit kerja yang lain secara horisontal dan menggambarkan adanya proses
bisnis dan merefleksikan bahwa setiap departemen dan area fungsi bisnis perlu berkokunikasi
satu dengan yang lainnya.
Predetermined goal berarti bahwa suatu proses bisnis dirancang untuk mencapai atau
menghasilkan tujuan atau sasaran organisasi.

0034M - Informasi dan Proses Bisnis

Customer needs berarti bahwa pada dasarnya tujuan dari proses bisnis adalah mencapai
tujuan organisasi yang biasanya diarahkan sesuai dengan keinginan atau keperluan para
pelanggan.

Gambar 02 adalah suatu contoh perspektif dari proses bisnis, sales process.

Terlihat bahwa

sales process dirancang untuk tujuan menjual barang, mengirimnya ke

pelanggan.
Dari pengertian proses bisnis, kegiatan bisnis merupakan bagian dari proses bisnis
sehingga dapat dipahami bahwa kegiatan bisnis adalah tahap-tahap pelaksanaan tugas tertentu.
Perhatikan bahwa dalam proses bisnis sales process disana ada kegiatan: menerima order,
memeriksa stok barang, memeriksa batas kredit, dan mengirim barang. Proses bisnis dapat terdiri
dari kegiatan-kegiatan bisnis dalam satu area fungsi bisnis maupun dalam beberapa area fungsi
bisnis.
Fungsi Bisnis vs Proses Bisnis
Perbedaan fungsi bisnis dan proses bisnis dapat dilihat dari empat aspek, yaitu: fokus,
orientasi, tujuan dan pelaksana-nya. Tabel 01 berikut memperlihatkan perbedaan perspektif
antara fungsi bisnis dan kegiatan bisnis.
Fungsional Perspective
Focus

Process Perspective

What is done?. E.g. accounting, How is it done

sales, logistics

Orientataion

Vervical, hierarchical

Horizontal, across the organisation

Objective

Task driven

Customer driven

Personnel

Spcialists perform highly defined Generalists perform tasks across the

tasks

process.

Tabel 01: Functional versus Process Perspective

0034M - Informasi dan Proses Bisnis

SIMPULAN

Pengembangan dan pembentukan strategi organisasi didasarkan pada pernyataan misi

organisasi secatra menyeluruh. Misi dasarnya adalah pernyataan yang mengungkapkan alasan
organisasi didirikan dan apa yang harus dilakukan. Operasionalisasi misi dimulai dengan
keputusan tentang strategi, yang membedakannya dari para pesaingnya, dan mengembangkan
serangkaian kegiatan yang memberikan produk atau layanan secara masksimal kepada kelompok
target atau pelanggannya. Apa saja yang diperlukan suatu bisnis harus jelas terlihat dalam
strategi dan tidak boleh bisa didapat oleh semua orang.
Sebuah proses bisnis adalah serangkaian kegiatan lintas organisasi yang saling
berhubungan yang bekerja sama, untuk mencapai satu atau beberapa tujuan yang telah
ditentukan. Tujuan yang telah ditentukan biasanya ditetapkan berdasarkan kebutuhan dan
kepuasan pelanggan. Proses bisnis merupakan kombinasi fungsi bisnis, Proses bisnis dapat
mencakup proses pengadaan bahan baku untuk produksi, melakukan produksi barang atau jasa,
menjual barang atau jasa kepada pelanggan, sampai dengan melakukan penyediaan karyawan
yang diperlukan.

0034M - Informasi dan Proses Bisnis

DAFTAR PUSTAKA

1. Brett Considine et, Alison Parker, Karin Oleson, Derek Speer, Michael Lee, Accounting
Information System- Understanding Business Processes, 3rd, John Wiley & Sons
Australia, Ltd, 2010 (chapter 2)
2. http://www.kmbook.com/bpr.htm
3. http://www.brint.com/BPR.htm