Anda di halaman 1dari 8

1.

Sistem Informasi Executive


2.

3.

1.BAB V (Bagian 4)
2. Sistem Informasi Executive (EIS)
3.
4. 1. Sistem Informasi Eksekutif / Executive Information Systems (EIS)
5. Menurut Laudon (1994,p8) sistem informasi adalah sekumpulan komponen
yang saling berhubungan yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan
mendistribusikan informasi untuk membantu seorang manajer dalam pengambilan
keputusan dalam pengontrolan, pengkoordinasian ,penganalisaan masalah dan
penanggulanggan masalah yang kompleks dalam suatu organisasi.
6.
7. 2. Peranan Eksekutif Dalam Perusahaan
8.
Dalam membangun suatu sistem informasi untuk eksekutif, adalah
penting bagi kita untuk mengerti apa itu eksekutif dan tugas serta peranan dari
pada eksekutif itu sendiri.
9.
Kata eksekutif berasal daari bahasa Inggris to execute yang
artinya menjalankan atau melaksanakan. Namun dalam perkembangan ilmu
manajemen dewasa ini ada berbagai pengertian tentang eksekutif yang timbul.
Menurut Mc Leod (1996,p156) , istilah eksekutif digunakan untuk
mengidentifikasikan
manajer yang berada pada level atas suatu
stuktur
organisasi, yang mempunyai pengaruh kuat
10.
pada organisasi. Pengaruh ini dilakukan melalui penentuan rencana
strategis dan penerapan kebijakan perusahaan. Seorang eksekutif adalah seorang
yang karena diangkat atau ditunjuk untuk menduduki jabatan kepemimpinan
tertentu di dalam organisasi, mempunyai hak dan wewenang untuk menggerakkan
sekelompok orang lain atau bawahan. Bawahan inilah yang sesungguhnya
bertanggung jawab untuk melaksanakan berbagai kegiatan operasional organisasi
dalam rangka pencapaian tujuan organisasi yang bersangkutan.
11.
Seorang eksekutif memiliki tugas dan tanggung jawab yang
sangat besar dan berat dalam usahanya mengendalikan dan mengemudikan
organisasi yang dipimpinnya. Adapun tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang
eksekutif sehari-hari adalah :

Memberikan visi

Membuat keputusan

Mendiagnosa dan memecahkan masalah

Melaksanakan negosiasi

Menyadarkan dan meyakinkan bawahan

4. Evi Indrayani

5.

1. Sistem Informasi Executive


2.

3.

12. Seorang eksekutif dalam tugasnya sebagai pengambil keputusan dan


membuat perencanaan dibagi dalam dua tahap. Tahap pertama adalah meng
identifikasikan adanya ,masalah dan/atau peluang. Tahap kedua adalah keputusan
apa yang harus di ambil dan mengatasi hal tersebut.
13.
1. Sistem Informasi Eksekutif (SIE) / Executive Information Systems (EIS)
14.
Sistem informasi eksekutif adalah suatu sistem yang menyediakan
informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan, di mana
informasi tersebut dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat rincian
(Mc Leod, 1996,p196). Sedangkan menurut Turban ( 1993, p394), EIS adalah sistem
informasi berbasiskan komputer yang menyajikan informasi yang dibutuhkan oleh
para eksekutif, dimana sistem ini menyediakan akses yang cepat pada informasi
yang tepat waktu dan akses lansung kepada laporan-laporan manajemen. EIS
sangat user friendly , didukung oleh grafik-grafik dan menyediakan laporanlaporan pengecualian (execeptions reoprt) serta kemampuan drill-down. EIS ini
juga mudah dihubungkan dengan pelayan informasi on-line dan electronic mail.
15. EIS difokuskan terhadap penyediaan informasi sesuai dengan spesifikasi
end-user, status access terhadap penggunaan time series data
untuk
mengidentifikasi kecenderungan (trend) dan terhadap penggunaan secara
terintegrasi dari informasi eksternal untuk memberikan suatu konteks dunia yang
sebenarnya terhadap data korporat internal. Secara keseluruhaan penekanan EIS
adalah untuk menghemat waktu dan tenaga user eksekutif dalam mendapatkan
informasi yang merupakan bagian penting dari pekerjaan dan tanggung jawab
pengambilan keputusan mereka.
1.1.

Karakteristik EIS

16.
EIS memiliki beberapa karakteristik khusus yang membedakan
dengan aplikasi software lainnya Daftar dari karakteristik tersebut tercantum
dalam tabel 3. Suatu penerapan EIS
yang berhasil akan meminimalkan
penggunaan laporan-laporan hard-copy, namun tetap memberikan informasiinformasi yang paling mutakhir kepada eksekutif. Dengan EIS, informasi yang
kualitatif dapat diperoleh tanpa penggunaan banyak kertas.
17.
18.3. Fungsi dari Utama SIE
19.
sbb :

Menurut Thierauf SIE harus mampu menyajikan beberapa sarana

20.Sarana presentasi informasi yang memiliki fungsi untuk :


a.

Menyajikan data rutin dan merinci suatu informasi (Drill Down)


21.
Menampilkan ringkasan informasi yang paling detil ke bawah secara
rinci dan interaktif lansung di monitor dengan menggabungka dua teknologi
informasi yaitu database terpusat dan menu pilihan yang dimanis. Dalam

4. Evi Indrayani

5.

1. Sistem Informasi Executive


2.

3.

implementasi Sistem Informasi Eksekutif lansung memasuki pelaporan global,


tapi jika seorang eksekutif menginginkan informasi yang lebih rinci, maka drill
down ini dapat dimanfaatkan .
22.

b. Pemantauan kecenderungan (Trend Monitoring)

23.
Memberikan informasi tentang perbedaan informasi
yang perlu
diperhatikan dan tidak. Dengan trend monitoring eksekutif dapat melihat
informasi yang paling berkaitan dan berurutan sesuai waktunya (kronologis)
sehingga eksekutif mampu mengikuti perkembangan trend yang berlaku.
24.

c. Laporan pengecualian (Exception Report)

25.
Menyajikan informasi tentang penyimpangan standar yang telah terjadi.
Laporan ini dibuat secara dinamis dengan menggunakan model yang ada
dibentuk parameter-parameter yang dapat secara fleksibel bergerak sesuai
parameter yang diinginkan. Laporan ini membantu eksekutif secara otomatis
untuk mengarahkan masalah yang dihadapi dan menganalisa semua masalah
dan penyimpangan yang ada. Eksekutif tidak perlu menelusuri sendiri setiap
detil laporan untuk mengetahui adanya suatu penyimpangan.
26.

d. Mutimedia analisa
27.
Analisa ini mempermudah pembacaan informasi dan pengambilan
keputusan dengan berbagai sudut pandang.

28.Sarana pembentukan keputusan (Decision Support System), yang dapat


membantu efsekutif dalam :

Menjelaskan dan menjabarkan penyimpangan/kekecualian yang terjadi.

Membentuk suatu model sistem.

Melihat hal-hal yang mungkin bersifat subyektif dari informasi yang


diterimanya.

29.
30.Sarana sistem permintaan secara multi dimensi ( Multi Dimension Query)
dan Multi Dimensi dengan Time Series Data.
31. Tujuannya adalah :
a. Informasi database dibentuk menjadi Matriks Multidimendian (2 dimensi,
.n dimensi).
b. Matriks multidimensi dapat dibuat dalam bentuk Sistem Waktu Berseri
tertentu (Time Series).
c. Mempermudah pembacaan informasi dan pengambilan keputusanm karena
informasi sudah dalam bentuk Matriks dan per periodik waktu.
32.
33.

4. Evi Indrayani

5.

1. Sistem Informasi Executive


2.

3.

34.
35.Konsep-konsep dasar Manajemen EIS.
36.
Konsep EIS dibangun atas konsep dasar manajemen. Konsep-konsep yang
akan dibahas adalah Critical Success Factors (CFSs) atau Faktor-faktor Penentu
Keberhasilan. Management by Exception (MBE), dan Mental Models
(McLeod,1996,p169-171).

Management by Exception.
37.
Tampilan layar yang digunakan oleh eksekutif sering menyertakan
management by exception yaitu perbandingan antara kinerja yang
dianggarkan dengan kinerja aktual. Perangkat lunak EIS bisa
mengidentifikasikan
perkecualian-perkeculian
secara
otomatis
dan
membuatnya diperhatika oleh eksekutif.

Mental Models.
38.
Peran utama EIS adalah membuat sintesa atau menyarikan data dan
informasi bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan
sari ini sering disebut pemampatan informasi (information compression) daan
menghasilkan suatu gambaran atau model mental dari operasi perusahaan.
Istilah ini diciptakan oleh P.N Johnson Laird. Dalam bukunya tahun 1973, ia
menjelaskan bahwa model tersebut memugkinkan perorangan untuk
membuat penilaian dan perkiraan, untuk memahami fenomena,
untuk
memutusakan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengendalikan
pelaksanaannya, dan di atas semuanya untuk mengalami kejadian melalui
pengganti (McLeod,1996,p171).
39.

Critical Success Factors (CSFs).


40.
Metode CFS ini cocok digunakan untuk menentukan kebutuhan
informasi tingkat strategis yaitu khususnya pada waktu mengembangkan
sistem pelaporan manajemen, DSS dan EIS. CFS merupakan sejumlah kecil
tujuan-tujuan operasional yang mudah di identifikasikan, dibentuk oleh
industri, perusahaan, manajer atau pengambilan keputusan dan lingkungan
yang dapat mempengaruhi keberhasilan perusahaan atau organisasi.
41.
CFS merupakan hasil analisis manajemen terhadap tujuan
tertentu yang diajukan dalam bentuk penetapan elemen kritis dalam jumlah
yang tidak banyak (umum antara 5 dan 8) agar tujuan tersebut dapat dicapai
secara efektif. Pada prakteknya, sejumlah elemen kritis dibuat untuk
mengidentifikasikan tindakan utama yang diperlukan untuk mencapai tujuan.
CFS lebih diarahkan pada target sementara yang merupakan langkah
essensial atau prakondisi pada pencapaian tujuan jangka panjang.
42.
Prinsip dari metode ini ialah informasi yang dibutuhkan oleh
organisasi ditentukan oleh beberapa faktor strategis yang bersifat kritis yang

4. Evi Indrayani

5.

1. Sistem Informasi Executive


2.

3.

diketahui oleh para manajer puncak atau pengambilan keputusan strategis.


Sering kali CFS didefinisikan sebagai aspek/ faktor yang mempengaruhi hidup
matinya organisasi.
43.
Merancang CFS kemudian membuat keputusan manajerial paling
tidak membutuhkan informasi yang relevan dengan indikator kunci yang
mengukur performansi organisasi. CFS diyakini dapat membantu keberhasilan
organisasi dalam mencapai tujuannya.
44.
Pendapat Rockart yang dikutip
oleh Martin (1990,p87),
mendefinisikan Criticaal Success Factors (CFSs) atau Faktor-faktor Penentu
Keberhasilan sebagai sebagian area-area kritis yang harus berjalan benar
supaya suatu bisnis dapat berjalan lancar.
45.
Sebagaimana tujuan bisnis, CFS selalu berubah setiap waktu. Hal ini
berimplikasi pada perubahan kebutuhan sistem informasi dan prioritas
aktivitas manajemen. Sehingga dalam kurun waktu yang relatif pendek CFS
suatu organisasi harus segera ditinjau ulang oleh pihak manajemen seiring
dengan perubahan pada kondisi internal maupun eksternal organisasi.
46.
47.5 . MODEL EIS
48.
Konfigurasi EIS berbasis komputer biasanya meliputi satu komputer PC.
Dalam perusahaan besar, komputer PC tersebut dihubungkan dengan komputer
yang mempunyai kapasitas memory dan data besar dan kelengkapan akses secara
cepat, seperti yang tampak pada gambar. Komputer eksekutif itu secara langsung
berfungsi sebagai executive worstation dan dilengkapi dengan media penyimpanan
sekunder dalam bentuk harddisk yang menyimpan database eksekutif. Database
eksekutif ini menyimpan data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh
komputer sentral perusahaan.
49. Seorang eksekutif bisa memilih dari menu untuk menghasilkan tampilan
layar yang telah disusun sebelumnya (preformatted), atau untuk melakukan
sejumlah kecil pemrosesan. Sistem ini juga memungkinkan pemakai menggunakan
sistem pos elektronik perusahaan dan mengakses data dan informasi lingkungan
(informasi eksternal). Dan disini dibutuhkan personil pendukung EIS yang
memasukkan berita terbaru dan penjelasan informasi.
50.
51.
52.
53.
54.

Tabel kelebihan dan kekurangan penggunaan SIE


55.Kelebihan

4. Evi Indrayani

56.Kekurangan

5.

1. Sistem Informasi Executive


2.

Mudah untuk digunakan eksekutif


tingkat atas
Pengoperasian tidak membutuhkan
pengetahuan komputer yang ekstensif
Menyediakan informasi summary
perusahaan secara tepat waktu
Menyediakan pemahaman yang lebih
baik terhadap informasi
Menyaring data untuk manajemen
waktu yang lebih baik.
Menyediakan sistem untuk tracking
informasi yang semakin meningkat

3.

Fungsi yang terbatas

Tidak bisa melakukan perhitungan yang


kompleks

Sulit
untuk
mengkuantifikasikan
manfaat dari implementasi SIE

Bisa
mengakibatkan
kelebihan
informasi bagi banyak eksekutif

Sistem bisa menjadi terlalu besar untuk


dikelola

Sulit dalam
mutakhir

Data input requirements tambahan


seringkali kurang diperhitungkan.

Memberikan masalah data security

menjaga

data

tetap

57.
58.

59. 6.Perbedaan Sistem Informasi Manajemen (SIM), Sistem


Pendukung Keputusan (DSS)/DSS dengan Sistem Informasi
Eksekutif (EIS).
60.
Secara prinsip Sistem Informasi Eksekutif dimana EIS dirancang
untuk membantu eksekutif atau manajer senior untuk melakukan pemantauan
terhadap perencanaan strategis perusahaan maupun untuk membantu dalam
melakukan perencanaan strategis di masa yang akan datang, sedangkan SIM
merupakan sistem yang dirancang untuk menangani dan membantu manajer
menengah
dalam menjalankan fungsi perencanaan , pengendalian dan
pengambilan keputusan dengan menyampaikan laporan-laporan yang dihasilkan
secara periodik. Sedangkan Sistem Pendukung Keputusan (DSS) adalah tipe lain dari
pada sistem informasi komputer yang dirancang untuk mendukung dan
meningkatkan proses pengambilan keputusan. Akan semakin banyak pengguna
komputer yang akan semakin mengenal DSS karena sistem ini dikembangkan
sebagai suatu alat bagi manajer tingkat menengah sampai bawah dan analisis
sistem. DSS ini dikembangkan untuk mendukung keputusan dari tingkat menengah
ke atas, sedangkan EIS berkonsentrasi pada tingkat manajemen paling atas.
61.
Walaupun baik EIS maupun DSS dirancang untuk mendukung
dan meningkatkan proses pengambilan keputusan, tipe keputusan aktual yang
dibuat oleh seorang eksekutif berbeda dari yang dibuat oleh manajer tingkat
menengah. EIS dapat dianggap sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi
untuk membantu memformulasikan query intelijen yang kemudian bisa dilanjutkan
ke DSS. Suatu analisis yang terinci kemudian bisa dilakukan dengan menggunakan

4. Evi Indrayani

5.

1. Sistem Informasi Executive


2.

3.

DSS, yang dilakukan oleh seorang analisis bukan eksekutif. Maksud dari EIS adalah
untuk memberi kesempatan bagi eksekutif untuk mengenali organisasi tersebut
secara keseluruhan dan bukan hanya suatu area tertentu. DSS itu sendiri seringkali
menyediakan suatu informasi yang sangat rinci untuk membantu menganalisis
masalah di suatu area/departemen tertentu. Perbedaan penting lainnya adalah
bahwa data eksternal yang diperoleh dari database on-line dan juga data internal
akan diuji bersama-sama untuk menjawab suatu query dari EIS. Sedangkan DSS
biasanya kurang memberikan penekanan pada data eksternal dalam proses
pengambilan keputusannya. Perbedaan lainya adalah bahwa EIS memberikan
terutama hanya informasi-informasi rangkuman (summary). EIS ini memberikan
rinciannya melalui kemampuan drill-down. Sedangkan DSS akan berusahan untuk
menampilkan semua rincian yang terkait ke analisis masalah secara bersamaan
pada pertama kalinya.
62.
63.7. Hubungan antar tipe Sistem Informasi
64.
65. Empat macam tingkat sistem informasi yaitu :
1. Sistem Informasi tingkat Operasional (Operasional Level Systems).
66.
Sistem informasi yang memonitor aktivitas dan kegiatan informasi
ditingkat dasar. Misalnya : pengeluatan uang kas, daftar pemesanan dari
salesman dan sebagainya.
2.

Sistem Informasi Tingkat Pengetahuan (Knowledge Level Systems)


67.
Sistem informasi yang mendukung dan menyediakan pengetahuan
dan data pekerjaan di dalam sebuah perusahaan.

3.

Sistem Informasi Tingkat Manajemen (Management Level Systems.)


68.
Sistem Informasi yang mendukung pengawasan (monitoring),
pengontrolan, pengambilan keputusan dan aktivitas administrasi dari manajer
menengah (middle manager).

4.

Sistem Informasi Tingkat Strategi (Strategic Level Systems).


69. Sistem informasi yang mendukung aktivitas perencanaan jangka panjang
yang disusun oleh manajer senior.
70.

Untuk memperjelas hubungan antar tingkat daan tipe sistem informasi


maka pada gambar 2, dapat dilihat hubungan antara tingkat sistem informasi,
tipe sistem informasi dan pengguna sistem informasi.

71.

4. Evi Indrayani

5.

1. Sistem Informasi Executive


2.

3.

72.Type of Information System

73.Focus

74. Expert Systems

75. Knowledge from experts

76. Decision support systems

77. Decision interactive support

78. Executive information systems

79. Information for executives

80. Management
systems

81. Information for managerial end users

information

82. Transaction processing systems

83. Data from business operations

84.
85. Ada 6 tipe utama dari sistem informasi tersebut yaitu :
1. Sistem Pemrosesan Transaksi/ Transaction Processing Systems (TPS)
86. Sistem terkomputerisasi yang menampilkan dan menyimpan transaksi harian
yang rutin yang diperlukan untuk menjalankan perusahaan.
2. Sistem Otomasi Kantor / Office Automation Systems (OAS)
87. Sistem komputer, seperti work processing, electronic mail systems dan
scheduling system yang didisain untuk meninkatkan produktivitas dari pekerja
pengumpul data di dalam kantor.
3. Sistem Informasi Manajemen / Management Information Systems
88. Sistem komputer yang menangani dan membantu manajer menengah dalam
menjalankan fungsi perencanaan, pengontrolan dan pengambilan keputusan
dengan cara menyimpukan data yang bersifat rutin dan menyampaikannya
dalam bentuk laporan yang dapat di mengerti.
4. Sistem Pendukung Keputusan/Decision Support Systems (DSS)
89. Sistem komputer yang mengkombinasikan data, model analisis dan statistik
dengan tren yang berlaku untuk membantu pengambilan keputusan yang
bersifat semi terstruktur maupun yang tidak terstruktur.
5. Sistem Informasi Eksekutif / Executive Information Systems (EIS)
90. Sistem informasi yang dirancang untuk membantu pengambilan keputusan
yang bersifat tidak terstruktur dengan bantuan gambar dan komunikasi.
91.
92.

4. Evi Indrayani

5.